Gode råd om at forberede den (næsten) perfekte præsentation Kilde og inspiration: Artikel fra 'Teknikeren"' 02/2002 forfatter ukendt nænsomt bearbejdet. Hovedemne: Øvrigt Delemne: Gode råd og mentale virkemidler Gode råd 3 Denne tekst giver råd og anvisning om, hvordan man kan forberede en præsentation et oplæg så budskabet med enkle virkemidler formidles videre til modtagerne. Og dermed øge sandsynligheden for, at modtagerne forstår budskabet i præsentationen præcis som afsenderen ønsker. De gode råd er ikke specielt rettet mod sportens verden, men det er min overbevisning at man med rimelighed kan overfører virkemidlerne og teknikken til håndboldtrænerens situation hvad enten det, der skal præsenteres, er et oplæg til spillerne, en snak med sponsorer eller lignende. Selv den længste rejse starter med det første skridt! (Kinesisk ordsprog) Hold igen! Man behøver ikke at være et naturtalent for at lave et godt oplæg. Virkemidlerne er ret enkle det er straks sværere at overholde dem. Lyset er sænket i lokalet. Oplægsholderens talestrøm vil ingen ende tage. Den ene PowerPointslide afløser den anden og pointerne er godt gemt bag detailoplysninger, minutiøs dokumentation, masser af tekst og finurlige betragtninger, der kun har interesse for eksperter på området. Hvor længe holder du koncentrationen? Hvor længe holder du dig vågen? Svaret på det første spørgsmål er 5 10 minutter, afhængig af hvor interessant emnet trods alt er. Hvornår du falder i søvn afhænger formodentlig kun af rummets temperatur og belysning. Der er intet du kan gøre for at ændre situationen, men du kan glæde dig over, at du kun behøver at skrive én sætning i en efterfølgende evaluering til oplægsholderen: Hold igen! Tjek, tjek og dobbelttjek undgå fejl, du kunne have forberedt dig på! Du gør klogt i på forhånd at tænke situationen grundigt igennem, hvis du selv skal lykkes med din præsentation: Hvad er formålet med din præsentation? At provokerer? At vække til eftertanke? At give ny viden? At skabe debat? At overbevise? At få folk til at reagere? Hvad er dit hovedbudskab? Hvem er dine tilhørere og hvilke forventninger, forudsætninger og interesser har de? Har de forudfattede meninger, som du må forholde dig til eller udfordre, og hvor må du være ekstra omhyggelig med argumentation og dokumentationen? Du gør det meget lettere for dig selv, hvis du på forhånd gør dig overvejelser om og eventuelt skriver ned hvad dit formål er med præsentation hvad dit hovedbudskab er hvem du skal lave præsentationen for (kort beskrivelse af dit publikum i stikord) på et stykke papir, som du lægger foran dig, mens du arbejder med manuskriptet/din præsentation. Side 1
Så har du en tjekliste, som sikrer, at du holder dig på rette spor og ikke taler hen over hovedet på tilhørerne, eller keder dem med detaljer, som ikke interesserer dem eller som er irrelevante i forhold til hovedbudskabet. Brug også lidt tid til at få styr på mere tekniske detaljer: hvor mange mennesker kommer der? hvordan er lokalet? hvilke hjælpemidler er der til rådighed? hvilke muligheder giver det dig og hvilke begrænsninger medfører det? Det tekniske virker måske som en lille detalje i det store spil om formidlingen, men den, der én gang har stået med en projektor, der stod, så en eventuel slide ikke kunne læses på bagerste række, husker at tjekke lokalets størrelse næste gang! Og den, der har stået med en pc, der ikke kan logge på eller som manglede nødvendig software for at starte op og vise præsentationen, huske at tjekke i god tid og ikke mens de første tilhørere finder på plads i lokalet! Fokusér på ét klart budskab ikke en håndfuld halvt oplyste! Opgiv det på forhånd: Du kan ikke nå hele vejen rundt om et emne, medmindre du har en meget afgrænset præsentation. Der er en god grund til, at mange virksomheder vælger at lade ét simpelt slogan tegne produkternes (og ofte også virksomhedens) profil. De ved nemlig, at vi ikke er i stand til at huske for mange og for komplicerede budskaber at vi ikke kan overskue hele historien. For år tilbage brugte IKEA sloganet "Democratic design", der sendte klare signaler om produkternes særlige kendetegn og kvaliteter. Vi afkodede hurtigt, at IKEA's produkter ikke er dyre, men at der alligevel lægges vægt på et godt design. Vi kunne også læse mellem linjerne, at produkterne kom ud i store mængder, og at vi risikerede at finde nøjagtig de samme møbler hos alle de andre fattigrøve, som vi kender. Det var ikke her, vi skulle købe noget, hvis vi vil have det for os selv. Hukommelsen er reelt lige så kort, når det drejer sig om indholdet i et foredrag. Derfor er det vigtigt at have ét eller ganske få budskaber/konklusioner at bygge præsentationen op omkring. Fuldt forståeligt: Det er ikke rart at vælge. Du har jo så meget at fortælle, og der er så mange ting, der er vigtige at få med. Men kig engang på din tjekliste og stil dig selv spørgsmålene: "Hvad er tilhørernes interesse i emnet?" "Hvad har de brug for at vide?" "Hvad husker de, hvis jeg vækker dem kl. 3 natten efter foredraget?" Så har du svaret på, hvor du skal lægge dit ambitionsniveau og hvordan du skal prioritere stoffet. Du kan eventuelt gardere dig imod en for snæver behandling af emnet ved at sætte tid af til en spørge /diskussionsrunde, hvor du får lejlighed til at tage andre aspekter op, eller gå i dybden med nogle ting. Side 2
Skriv en disposition og hold dig til den, når du forbereder dig! Det betaler sig at bruge tid på at lave en god disposition for en præsentation, inden du sætter dig til tastaturet. Det gør det nemmere for dig at holde tråden i manuskriptet og det gør det nemmere for dine tilhørere at følge den røde tråd i det, du siger. Den klassiske dispositionsmodel for undervisning og foredrag er opbygget 'som en fisk' (se illustration) og minder på mange måder om dispositionen på en eksamens projektopgave. Det er ikke den eneste måde at gøre det på, men den er et sikkert valg, hvis du ikke er en øvet taler. Du starter ved hovedet, som er en lille del af fisken, og derfor også af din præsentation indledningen skal være forholdsvis kort og snæver: Her fortæller du dit publikum, hvad de kan forvente (fx din baggrund, foredragets emne og længde, hvordan du griber det an m.m.). Som den gode guide du er, fortæller du også her, hvad din pointe/konklusion er. Som minimum er du i hvert fald nødt til at antyde den, eller det spørgsmål, som leder hen til den. Det har dine tilhørere brug for, for at forstå og fortolke de emner, du behandler undervejs. Og det er en god overgang til næste trin på dispositionen: Præsentationens (og fiskens) krop. Kroppen består af de vitale dele, nemlig argumenterne for dit budskab. Det er her, du dokumenterer, eksemplificere og går i detaljen med emnet. Del emnerne op i prioriterede og logisk sammenhængende afsnit, så tilhørerne ikke skal bruge kræfter på at få tingene til at hænge sammen. Husk, at en mundtlig fremstilling er mere krævende end en skriftlig. Tilhørerne har jo ikke mulighed for at gå tilbage i stoffet, hvis der er noget de har glemt eller overhørt undervejs. Så den skal sidde der første gang og det vigtigste fortjener sikkert at blive gentaget eller sat i direkte forhold til konklusionen/budskabet. Side 3
Selv om du anstrenger dig for at kun at tage det vigtigste med, har tilhørerne som regel nok at holde styr på. Derfor bør du til sidst kort samle op på det, du har sagt. Du er nået til sidste del halen. Det er her du opsummerer argumenterne/diskussionerne og slår din konklusion/dit budskab fast endnu engang. Man kan sammenligne det med et resumé, men det må gerne være lidt mere underholdende end blot en ren gentagelse. Eksemplets magt Det er som regel i argumentations /dokumentationsfasen, at de fleste talere taber deres tilhørere, så overvej nøje, hvordan du kan gøre denne fase mere spændende. Et godt fif er at variere din fremstilling med vedkommende citater, eksempler eller billeder, der hiver det abstrakte ned på et forståeligt niveau, eller sætter ting i relation til noget folk kender i forvejen. Du kan også komme med en lidt overraskende betragtning om dit emne, en provokerende bemærkning eller noget, der kalder på smilet. Men pas på de egentlige vittigheder ikke mindst i starten af dit oplæg. Lægger du ud med en vittighed, der falder til jorden, kan resten af præsentationen blive en lang og sej kamp. PowerPoint eller PowerPest? En anden mulighed for at skabe overskuelighed eller variation er at bruge en pc med tilhørende projektor og en præsentation i Microsoftprogrammet PowerPoint. Det har også en pædagogisk funktion, fordi mange mennesker reelt har brug for at støtte sig til noget skriftligt noget visuelt for at kunne huske, hvad der er blevet sagt. Men pas på! Det skal kun bruges som et smykke ikke en krykke! Som programmets navn PowerPoint antyder, så egner præsentationsslides sig til at fremhæve og styrke pointer. De har primært deres berettigelse, når du skal vise komplicerede forhold på fx grafer, og når du skal give overblik over de emner, du vil bevæge dig igennem (dispositioner). Det er ikke og må ikke blive noget forlænget manuskript, hvor du stort set citerer dig selv ordret. Hvorfor skulle man dog så høre efter hvad du siger, når man i løbet af et splitsekund kan læse det meste på lærredet? Skriv kun det allermest nødvendige i stikordsform. Og lug gerne ud i flere omgange for mange slides i PowerPoint er værre end slet ingen. PowerPoint kan mange ting, og nogle foredragsholdere har hang til teknisk lir, når der er chancen for at bruge en projektor. Overskrifterne flyver ind fra højre, underpunkterne blafrer på skærmen som persienner i stormvejr, og der krydres med mere eller mindre velvalgte illustrationer. Drop det med mindre det har en egentlig funktion som fx at du ikke vil give dem alle stikord på én gang, men vil tvinge dem ind i et læseforløb, der følger pointerne i det du siger. Husk også at tavlen stadig eksisterer, så du ikke kun gør brug af én støttepædagog. Det gør ikke noget, at du bruger lidt tid på at skrive stikord eller tegne Tværtimod opbløder det lidt af det præfabrikerede indtryk og viser, at du faktisk behersker dit stof. Måske er der også et relevant videoklip som du kan bruge til at eksemplificere eller perspektivere nogle af tingene? Eller ting du kan vise? Det er i det hele taget værd at huske, at variation skaber opmærksomhed: Skift tempo, gå rundt, inddrag dine tilhørere via spørgsmål, hæv og sænk stemmen, hav øjenkontakt med forskellige, skift ansigtsudtryk og tag en tænkepause, hvor du deler materiale rundt. Side 4
Sørg for at signalere, at du selv synes det er interessant, og at du er engageret! For at du kan gøre det, må du være uafhængig af dit manuskript. Skriv gerne dit oplæg ned, så du har det liggende for en sikkerheds skyld. Men lav en taleseddel i stikordsform, hvor du har det vigtigste med. Rom blev ikke bygget på én dag Det tager cirka 10 gange så lang tid at forberede en præsentation, som at afholde den. Så begynd i god tid og tvangsudskriv kæreste, familie eller venner til at høre den. Det giver dig lejlighed til at øve dig foran et publikum. der holder af dig trods fejl og fumlerier og det giver dig anledning til at foretage de sidste justeringer. Det har desuden den fordel, at du kan tjekke, om du kan holde dig inden for den tidsramme, som du har lovet dit publikum i indledningen. Forbered dig på, at du trods god forberedelse kan risikere at skulle skære i dit oplæg af hensyn til tiden. Hvad er mindre vigtigt og kan skæres væk? Hvad kan siges meget kort? Det tager sin tid at blive god til at lave en præsentation. Der er ingen vej uden om: Kun øvelse gør mester! Side 5