Næstved Kommune Risikostyring og Arbejdsmiljø www.naestved.dk Sagsid.: 81.38.04-P35-1-14 Referat 09 12 2015 MED-Hovedudvalget Mødedato 09-12- 2015 Tid 10:00 12:00 samt afslutning fælles med sandwich 12 12:30 Sted Byrådssalen, Teatergade 8, 2. sal NB: Formøde for medarbejderne: Onsdag den 3. december kl. 8:30-10:30, Teatergade, mødelokale 3 Overordnet tema: Budgettema-analyser for 2016 (punkt 4) Mødedeltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Bruno Lind, Sven Koefoed-Hansen, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Patricia Dundorff for Lene Nedergaard Andersen, Annette Bendix Sørensen, Tanja Jepsson for Morten Dahm, Nils Ørby-Lieberkind, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Mette Weirup Lyngsø Karen Dahl Mejlstrup, Lisbeth Ulla Møller, Bo Kiersgaard, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind og Birthe Hoeck Hansen. Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Fraværende/afbud Per B. Christensen, Morten Dahm, Maria Pedersen, Linda Bødker og Lene Nedergaard Andersen Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Gæster Else Hansen, leder af genoptræningsenheden/projektejer (pkt. 3) Mette Thim, projektleder af projekt medarbejderen som bruger (pkt. 3) Referent Dorthe E V Jensen Side 1 af 16
MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2015 til 31. december 2016: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Sven Koefoed-Hansen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Lene Nedergaard Andersen, OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Morten Dahm, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Henrik Sandel Hansen LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS --- Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Karen Dahl Mejlstrup FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Thomas Andreasen, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Steen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Sara Gundelach Vergo, AC/Djøf Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind (Eventyrgården) Lenette Bech (Evigglad) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Linda Bødker (Visitation Handicap&Psykiatri) --- Birthe Hoeck Hansen (selvejende) Karina Andersen (selvejende) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljø- og HR-chef, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 16
Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden... 4 2. Godkendelse af referat fra den 9. september 2015 og evaluering af mødet... 4 3. Evaluering på projekt medarbejderen som bruger... 4 4. Projektaftaler for budgettema-analyser 2016... 6 5. Procedure om kørsel og konkretisering i retningslinjen om godtgørelse af merudgift tjenesterejser og - kørsel... 9 6. Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen... 10 7. Forsøg på MED-området samt tilbud om vederlagsfrit klippekortmodul... 12 8. Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen... 13 9. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold... 14 10. Status på fremmøde i Næstved Kommune... 15 11. Udvalgets mødeplan for 2016... 15 12. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved... 16 13. Eventuelt øvrigt kun til orientering... 16 Kommende sager:... 16 Mødeplan for 2016 (se punkt 11).... 16 Oversigt over Bilag: Bilag 3a Projektafslutningsrapport Bilag 3b Opsamling medarbejderen som bruger Bilag 3c Projekt pitch_medarbejderen som bruger Bilag 4.a Benchmark effektivisering af adm. opgaveløsning opfølgning Bilag 4.b Bedre udnyttelse af indkøbsaftaler Bilag 4.c Effektivisering af adm. opgaveløsning TAO Bilag 4.d Afbureaukratisering skaber rum for kerneopgaven Bilag 4.e Sygedagpenge og aktivering nedbringe udgifter Bilag 5 Retningslinje om godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser og -kørsel Bilag 6 Evalueringsrapport Arbejdsmiljøkonferencen 2015 Bilag 7.a Invitation til forsøg fra KL og Forhandlingsfællesskabet Bilag 7.b Ansøgningsskema til forsøg Bilag 7.c Tilbud om klippekortmodul fra PUF Bilag 8.a Ansøgning fra MED-udvalget på Korskildeskolen Bilag 8.b Referat fra MED-udvalget Kalbyrisskolen Bilag 8.c Referat fra MED-udvalget BørneFamilieEnheden Bilag 9.a Notat fra KL om finansloven Bilag 9.b Brev fra KL til kommunerne Bilag 12 Oversigt over Arbejdstilsynets besøg Side 3 af 16
1. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt 2. Godkendelse af referat fra den 9. september 2015 og evaluering af mødet Se referatet på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2015 Drøftelse og Beslutning Godkendt. Ingen bemærkninger til mødeform mv. på sidste møde. 3. Evaluering på projekt medarbejderen som bruger Gæster, som deltager ved punktet: Else Hansen, Leder af genoptræningen/projektejer og Mette Thim, projektleder. RESUMÉ Kompetenceudvalg: Direktionen Projekt 'Medarbejderen som bruger' er gennemført i perioden august - oktober 2015. Projektet er nu evalueret og evaluering forelægges direktion og MED- Hovedudvalget. Projektet er gennemført hos Genoptræningen, som er en del af Sundhedscenteret. Medarbejderne hos Genoptræningen har været informeret om og inddraget i projektet både før og efter det gennemførte interview. Oplevelsen hos medarbejderne er positiv. Der er endvidere en række små hverdagsforbedringer at implementere på baggrund af projektets resultat. INDSTILLING Administrationen indstiller: 1. Projektevaluering tages til efterretning 2. Projektets proces og resultater præsenteret for MED- Hovedudvalget d. 9. december - særligt med henblik på erfaringer med anonymitet 3. Metoden afprøves i endnu en enhed i kommunen - deltagelse vil være efter eget ønske 4. Kommunikation om projektet lægges på ERNA og omtales i næste Stabsnyt med opfordring til virksomheder om at melde sig. SAGSFREMSTILLING Projekt 'Medarbejderen som bruger' er gennemført hos Genoptræningen. Projektbeskrivelsen er vedlagt sagen som almen orientering. Ved evaluering af projektet skal særligt fremhæves: En meget positiv oplevelse for medarbejderne hos genoptræningen En konstruktiv og bidragende dialog med interviewpersonerne under interviewet Ingen har ytret bekymring omkring anonymitet ift. personfølsomme oplysninger (MED- Hovedudvalgets bekymring) Flere input til arbejdet hos Genoptræningen, som virksomheden går videre med i det fremadrettede arbejde - dog ingen særskilt gevinst i form af nye idéer set ift. 1%'s reduktionen Projektet er gennemført med væsentligt mindre ressourceforbrug end indledningsvist anslået Der er blevet annonceret efter interviewpersoner via opslag hos genoptræningen, og via opslag på ERNA. Det er projektlederens indtryk, at de fleste deltagere har læst om projektet på ERNA. Side 4 af 16
Der var 10 tilmeldte medarbejdere/brugere til interviewet, som blev afholdt d. 29. september 2015. Der var ingen afbud/udeblivelser, tværtimod en stor interesse for at deltage og bidrage med sine oplevelser. MED- Hovedudvalget udtrykte ved behandling af projektaftalen bekymring for sikring af medarbejdernes anonymitet i rollen som bruger, hvor personfølsomme oplysninger ville blive inddraget i en arbejdsmæssig sammenhæng. Projektet har foretaget de sikringer af medarbejdernes personlige oplysninger, som har været mulige i projektforløbet. Det er projektejer og projektleders oplevelse, at det ikke har givet anledning til bekymring hos deltagerne, ligesom oplysninger om identitet er afskærmet i SBSYS. Projektet har givet anledning til en række input, som Genoptræningen nu arbejder videre med. Opsamling er vedlagt som bilag, her blot et udpluk: Skiltning af adgang til elevator Fælles faglig holdning til omfanget af hjemmeøvelser Håndtering og motivation af teenagere i genoptræningsforløb Af projektbeskrivelsen fremgår det, at projektet var tiltænkt afprøvning i to virksomheder indenfor kommunen. Desværre valgte CAM af ressourcemæssige årsager ikke at deltage i projektet. Derfor er der kun gennemført én afprøvning. Erfaringerne med projektet vil blive væsentligt styrket af endnu en afprøvning. Afprøvning af metoden tager afsæt i erfaringer fra Sundhedssektoren. Næstved Kommune ønskede at afprøve effekten af samme metode i en kommunal kontekst. I den indledende dialog om projektet har kommunikation af erfaringer efter gennemførsel haft et særligt fokus. Det har været drøftet, om projektet kan bruges som en anledning for Næstved til at synliggøre kommunen som en innovativ arbejdsplads eller lignende. Bilag 3a Projektafslutningsrapport Bilag 3b Opsamling medarbejderen som bruger Bilag 3c Projekt pitch_medarbejderen som bruger Direktionen har drøftet evalueringen på deres møde den 24. november. Direktionen godkendte indstillingen. Samt tilføjes til deres drøftelse at det undersøges, om CAM kan deltage med et projekt. Drøftelse Mette og Else fortalte om indledende overvejelser i forhold projektets praktiske rammer og bekymringen omkring anonymitet, som MED-Hovedudvalget havde nævnt på mødet den 17. juni. Målet med projektet var, at få et andet perspektiv på brugen af genoptrænings-ydelser, nemlig qua den dobbeltrolle, som deltagerne i projektet har, da de både er ansatte samt brugere/pårørende til brugere af ydelsen. Der var 10 deltagere i alt, hvilket var flere end forventet. To deltagere var pårørende/forældre til børn, som havde modtaget ydelser. De øvrige 8 havde selv været brugere af ydelsen. Deltagerne var meget positive og glade for muligheden for at deltage og give udtryk for både ris og ros. Inden selve interviewet blev der gennemført spørgeskemaundersøgelser, hvor blandt andet alle faktuelle forhold kunne oplyses. Dette betød, at der kunne holdes en større grad af anonymitet ved fokusgruppeinterviewet, således at deltagerne ikke skulle fortælle hele deres historie og kun var på fornavne. Ingen af deltagerne gav udtryk for, at de var utrygge ved det fælles interview. Deltagerne deltog med stor åbenhed, og de var berørte af at få lov til at fortælle om deres historie og oplevelser. Side 5 af 16
Som omtalt på mødet i Hovedudvalget den 17. juni, er der taget kontakt til Hvidovre Hospital for at høre nærmere detaljer om deres overvejelser og erfaringer med et lignende projekt. Desværre lykkedes det ikke at få tilbagemelding fra en relevant projektleder/tovholder, og derfor har det ikke været muligt at få yderligere informationer. De ansatte i genoptræningsenheden har haft lidt bekymringer for projektet både i forhold til om man kunne risikere en høj grad af personligt rettet kritik samt i forhold til anonymiteten, hvor medarbejderne evt. også kunne genkende brugerne. Medarbejderne fik dog en god oplevelse, da der var megen ros til forløbene. Brugerne udtalte i forbindelse med interview-delen blandt andet følgende I reddede mit liv, De kunne se når jeg trængte til opmuntring. Disse udtalelser har været med til at give de ansatte et løft, og en stolthed over det arbejde og den forskel de gør især fordi der har været fra kolleger. Deltagerne i interviewet oplevede at blive taget alvorligt. Forældre til teenagebørn oplevede dog en udfordring, hvor man ikke synes teenagebørnene blev mødt med nok forståelse omvendt har teenagebørn til tider måske svært ved at holde koncentration under træningen. De input og forslag fra brugerne, som kom ud af projektet, vil der blive arbejdet på at gøre bedre/optimere nogle ting. For eksempel helt lavpraktiske ting, som at der mangler et skilt til elevatoren, evt. ændringer af velkomstbrev samt gøre opmærksom på evt. at medbringe træningstøj til træningen mv. Der er sat fokus på en divergens i forhold til hyppighed for hjemmetræning. Tillige arbejdes for at etablere bedre støtte til de unge i form af kursus i motivation og evt. etablere et afsnit kun til unge mennesker. Der følges også op på, hvordan genoptræningsenheden bedre kan håndtere, at borgere udebliver fra en aftale uden at melde afbud. Det skønnes ikke, at kunne have opnået samme evaluering og input, hvis der blot var blevet holdt et personalemøde, hvor de ansatte selv evaluerede på arbejdsgange og procedurer. Dette skyldes, at man som ansatte ofte ikke i samme grad bemærker manglen af fx et skilt eller andre detaljer. Det lader til at have været en god proces, hvilket udvalget anerkender. Det giver en styrke af den sociale kapital, når man på denne måde kan have en åben dialog og feedback kolleger imellem. Da kommunen fortsat skal reducere udgifter med 1 % de kommende år, kunne et sådant projekt anskues som et værktøj til at sætte fokus på, hvordan man kan arbejde med mere effektive og kvalificerede opgaveløsninger. Projektet og metoden vil indgå som et tilbud og eksempel på hvordan man kan gennemføre en sådan proces andre steder og det vil også være muligt i begrænset omfang at få konsulent-hjælp fra CSI (Center for Strategi og Innovation). 4. Projektaftaler for budgettema-analyser 2016 Resume Kompetenceudvalg: Økonomiudvalget Som opfølgning på årets budgetlægning udvælges et antal budgettema-analyser. Analyserne skal anvise muligheder for at skaffe et effektiviseringsprovenue til råderumspuljen, jf. effektiviseringsstrategien. Denne pulje disponeres af Byrådet i forbindelse med budgetlægning. Side 6 af 16
Indstilling Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget godkender forslag til projektaftaler. Sagsfremstilling Som opfølgning på årets budgetlægning udvælges et antal budgettema-analyser. I år er følgende valgt: 1. Effektivisering af den administrative opgaveløsning Opfølgning på benchmarkundersøgelse Vurdering af potentialet i en Tværgående Administrativ Organisering (TAO) 2. Bedre udnyttelse af indkøbsaftaler "Compliance" 3. Implementering af initiativer på sygedagpenge- og aktiveringsområdet til nedbringelse af udgiftsniveauet 4. Fokus på afbureaukratisering skaber rum for kerneopgaven. I denne sag fremlægges projektaftaler for de nævnte analyser (bilag 2-6). Tidsplanen for arbejdet med budgettema-analysen er: Projektaftalerne behandles i Økonomiudvalget den 16. november 2015 Analyserne finder sted i perioden medio november 2015 til medio maj 2016 Senest ultimo maj 2016 afrapporteres analyserne enkeltvis til direktion og økonomiudvalg, hvorefter analysernes eventuelle provenue kan indgå i budgetlægningen for 2017. Som det fremgår af projektaftalerne, har budgettema-analyserne snitflader til hinanden. Dette tages der hensyn til under udarbejdelse af analyserne og i afrapporteringsfasen. Økonomi Center for Økonomi og Analyse har ingen yderligere bemærkninger. Tidligere Politisk Behandling Økonomiudvalget Beslutning fra Økonomiudvalget, 16.11.2015 Budgettema-analyserne blev gennemgået af Direktionen og godkendt af Økonomiudvalget. Der skal være opmærksomhed på eksterne konsulentydelser. Bilag 4.a Benchmark effektivisering af adm. opgaveløsning opfølgning Bilag 4.b Bedre udnyttelse af indkøbsaftaler Bilag 4.c Effektivisering af adm. opgaveløsning TAO Bilag 4.d Afbureaukratisering skaber rum for kerneopgaven Bilag 4.e Sygedagpenge og aktivering nedbringe udgifter MED-Hovedudvalget drøfter konsekvenser og betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Drøftelse Mere detaljeret beskrivelse af analyserne fremgår af bilagene samt det oplæg, som formanden fremlagde på mødet. Oplægget er vedhæftet referatet som bilag 4.f. Målet er, at analyserne skal give/vise forslag til hvor udgifter kan reduceres fremadrettet. Der skal ske en afrapportering af de 5 analyser senest medio maj 2016. Side 7 af 16
Analysen om benchmark tager udgangspunkt i en KORA-analyse, som blev gennemført i 2014 for kommunerne Esbjerg, Randers, Horsens og Næstved om sammenligning af administrative udgifter. De fire kommuner har nogle af de laveste administrative udgifter i Danmark. Næstved har dog højere udgifter decentralt i forhold til ledelse og administration sammenlignet med de øvrige tre. Næstved bruger dog meget få udgifter på administrative myndighedsopgaver, som fx visitation, socialrådgivere, det tekniske område og ydelsesområdet. I analysen om Tværgående Administrative Opgaver (TAO) skal der ses på, om procedurer, arbejdsgange og IT-løsninger fx ansættelse, indkøb og it-administration/stamdata - kan gøres på en mere effektivt/optimal måde. Slagelse Kommune har nyligt gennemført en lignende proces som har påvist, at det er ting, som kan gøres smartere. Her er et af eksemplerne, at opgaver som løses relativt sjældent, bliver løst centralt frem for decentralt. Hvis konklusionen af analysen bliver tiltag lignende projektet i Slagelse Kommune, så vil administrative decentrale ressourcer blive samlet fra fx ældredistrikter, dagtilbudsområder og andre større centre inden for handicap og psykiatri. I Slagelse Kommune betyder TAO en fælles administrativ indgang, hvor ca. 2/3 af besparelsen har været på decentrale opgaver og 1/3 af besparelse på centrale. Slagelse har en anden organisering end Næstved, hvilket naturligvis vil indgå i analysen. Fokus på indkøb og i hvor høj grad en indkøbsaftale anvendes (compliance) skal analyseres nærmere. Som det ser ud nu anvendes indkøbsaftaler i ca. 50 % af indkøbene, hvilket er ok, når der sammenlignes med andre kommuner i Region Sjælland. Målet på længere sigt er, at der spares penge ved højere grad af anvendelse af indkøbsaftaler (85 % ses som et realistisk mål). Der vil være eksempler, hvor det ikke vil være muligt at anvende indkøbsaftalerne. Der skal analyseres processer og opgaveløsninger med det mål at afbureaukratisere. Opgaveløsninger, som har mindre (eller ingen) værdi for kerneopgaven skal minimeres eller helt forsvinde. Processer og opgaveløsning afdækkes fx via fokusgruppeinterview, analyse af eksisterende arbejdsgange, studerende til at afdække bureaukratiske processer samt udvælge 3-4 centre, hvor der etableres forsøg og arbejdes med analyse af processer og opgaver. Frikommune-forsøg er på vej. Det bliver ikke nødvendigvis Næstved Kommune, men det kunne være en mulighed afhængigt af, hvilke forsøg/projekter der kan sættes i gang. Der blev nævnt et temamøde, hvor dagsordenen var Djøf med løgn, som handlede om målstyring, strategistyring mv., hvilket gav et godt indblik i, at der med fordel kan ses på effektivisering af procedurer/opgaver. Formålet med analysen omkring sygedagpenge og aktivering er færre udgifter. Målet er at bringe udgifterne ned på landsgennemsnittet i 2017. Her ses både på den dynamiske udbudsmodel, Offentlig-Privat- Innovation (OPI) med Falck samt tilpasning af aktiviteter for Næstved Ressourcecenter, som i stedet for at få visiterede borgere, selv kan byde ind på især mentor/støtte-foranstaltninger. Medarbejderne nævnte et par eksempler på mulige afbureaukratiseringer: pædagogiske tiltag, som gør at der udbetales 16 kr. pr. barn til en som har privat pasning og samarbejde med SKAT, hvor indberetningen af disse beløb skal ske. Overlapning af dokumentation i kommunen som helhed, og hvor i organisationen denne dokumentation skal anvendes/være. Vi skal være opmærksomme på om det evt. er organiseringen der skal i spil, når vi allerede har effektiviseret ind til benet og ikke kan gøre opgaver mere effektive/hurtigere. Det er vigtigt, at der er fokus Side 8 af 16
på kerneopgaven så denne er defineret decentralt på hver arbejdsplads. Herefter vil det være muligt at se, hvilke processer/opgaver der så ikke skal udføres, eller som ikke giver værdi. Ledelsesniveauet skal sikre, at opgaveløsningerne hænger sammen fx koordineringen mellem dagtilbud og skole, når et barn flytter fra dagtilbud til skole. Vi skal være opmærksomme på, at der skal anvendes personaleressourcer til gennemførelse af analysen. Der gøres opmærksom på, at eksempler på afbureaukratisering kan blive opfattet som brok. I analyseprojektet vil det være legitimt at gøre opmærksom på uhensigtsmæssige opgaver/processer. 5. Procedure om kørsel og konkretisering i retningslinjen om godtgørelse af merudgift tjenesterejser og -kørsel Der har i organisationen været tvivl og usikkerhed i forhold til de ændrede regler om tjenestekørsel og kørselsgodtgørelse. Personalechefen orienterer om reglerne, som er således jf. KL: 1. Udgangspunkt: Offentlig transport 2. Som alternativ til offentlig transport kan kommunen godkende, at arbejdsmæssig transport sker i egen bil 3. For kørsel i egen bil udbetales en godtgørelse pr. km. efter lav takst ( lejlighedsvis tjenestekørsel i egen bil ) 4. Hvis en medarbejder forudsættes at køre i bil, eller hvis medarbejderen kun vanskeligt kan bestride sit arbejde, hvis medarbejderen ikke kører i bil, kan kommunen a. Enten stille en bil til rådighed b. Udfærdige en kørselsbemyndigelse 5. Kørselsbemyndigelsen er personlig og skal indeholde en beskrivelse af, i hvilke situationer en medarbejder er bemyndiget til at køre i egen bil 6. Kørsel efter bemyndigelse godtgøres efter den høje takst men hvis kørslen ikke falder inden for bemyndigelsens ordlyd godtgøres efter lav takst 7. Det er kommunen, der afgør, om der skal udstedes en kørselsbemyndigelse 8. Afgørende for, om der skal udstedes kørselsbemyndigelse er, a. Er kørslen af et sådant omfang (her har vi sagt minimum 1.000 km.) b. Er kørslen af en sådan art, at den er nødvendig eller af væsentlig værdi for arbejdspladsen 9. Hvis kørslen er nødvendig eller af væsentlig værdi for arbejdspladsen, udbetales kørsel efter høj takst 10. Som alternativ til at udbetale kørsel efter høj takst kan der henvises til offentlig transport eller kommunen kan stille en bil til rådighed. Fra COA er modtaget en fortolkning af betaling for kørsel under 1000 km., som er præciseret i forhold til hvis man kører mere 1000 kilometer pr. år. Derfor foreslås at der i retningslinjen tilføjes et sætning: Under punktet handling og afsnittet Vær dog særlig opmærksom på at der er indført en minimumsgrænse på 1000 km. pr. år før der udbetales kørselsgodtgørelse til høj takst og kørsel udover over 20.000 km i det enkelte kalenderår udbetales ligeledes til lav takst. foreslås tilføjet: Dog således, at kører du mere end 1000 km. pr. år er det alle kørte kilometer, der udløser høj takst også 0-1000 kilometer. Bilag 5 Forslag til ændret retningslinje med præciseringen (tilføjet med rød skrift). Side 9 af 16
Beslutning For at få en kørselsbemyndigelse (høj takst) skal kørslen være driftsmæssig nødvendig og afgørende for virksomheden. Vilkår og økonomiske forhold skal være overvejet grundigt og med sund fornuft. Kørselsbemyndigelse kan gives efter disse overvejelser og når kørslen ikke kan tilrettelægges på anden vis. Medarbejderen kan få en kørselsbemyndigelse ud fra forventningen til omfanget af kørslen. Der sker ingen efterregulering af kørslen, men kørselsbemyndigelsen kan justeres fremadrettet, hvis det forventede omfang ændrer sig. Grundlaget omkring kørselsbemyndigelse og takster var en analyse omkring kørsel, som viste en meget omfattende økonomi relateret til kørsel. Derfor er udgangspunktet nu offentlig transport eller tjenestebil, og at der kan gives kørselsbemyndigelse til høj takst. Næstved Kommune har besluttet en afgræsning mellem lav og høj takst på 1000 km. Udover den foreslåede tilføjelse i retningslinjen, tilføjes endvidere at kørsel. Det tilføjes i retningslinjen under afsnittet Handling, at Kørselsbemyndigelse gives i forhold til det formål der er angivet for kørslen. 6. Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen Arbejdsmiljøkonferencen er siden efteråret 2010 blevet holdt som en heldagskonference i rammerne på Grønnegade Kulturcenter. Alle årene har der været to fælles foredrag og 6-7 forskellige workshops med både interne og eksterne tovholdere på workshops. I 2009 blev der holdt en heldagskonferencen i efteråret i Næstved Hallerne, hvor rammerne ikke var gode i forhold til akustik og mulighed for workshop-afholdelsen, samt en halv temadag med fælles foredrag om social kapital i foråret. I 2008 blev holdt en halv temadag med fælles foredrag om stress & trivsel samt om APV-proces. Overblik over indhold og foredrag på konferencerne: 2008: Stresshåndtering og APV Fælles foredrag med Thomas Milsted og Pia Thomsen. 2009, forår: Social Kapital samt opfølgning på Projekt aktiv Arbejdsmedicin Fællesforedrag med Tage Søndergaard Kristensen. 2009, efterår: Fra ord til handling. Workshop var baseret på konkrete værktøjer/emner, som fx ergonomi, sundhed/trivselshotline, APV mv. Ikke fælles foredrag, men fælles indslag om arbejdsmiljø og energi. 2010: Sikker og sund arbejdsplads emner som bevægelse/sundhed, ulykker, rekruttering og fastholdelse, vold og trusler samt mobning. Fælles foredrag med Bente Klarlund Pedersen og Henrik Holt Larsen. 2011: Attraktiv arbejdsplads i en tid med forandringer emner som motivation, arbejdsglæde, mindfulness, nærvær og fravær, medarbejderinddragelse Fælles foredrag med Henrik Krogh og Jens Hansen. 2012: Den gode medarbejderudviklingsdialog udviklingsplan og kompetenceplan - emner som fokus på god dialog mellem medarbejder og leder, mål og forventninger, MUS, udviklingsplaner og kompetenceudvikling Fælles foredrag med Trine Gregorius og Henrik Høgh-Olesen Side 10 af 16
2013: Forandringer emner som færre ressourcer og godt arbejdsmiljø, hvordan?, netværk, innovation og kreativitet, fortæl hvad der lykkes, engagement, social kapital, fælles forståelse af arbejdsmiljøet, socialt kapitel. Fælles foredrag med Helen Eriksen og Morten Friis. 2014: Krav og Ressourcer/tid" emner som kerneopgaven, psykisk arbejdsmiljø og APV, mental robusthed, konfliktmægling, ildsjæle, samarbejde, nudging m.m. Fælles Foredrag med Anders Seneca og Lars Christiansen. 2015: Motivation og arbejdsglæde emner som arbejdsglæde, humor, trivsel, feedback, samarbejde mv. Fælles foredrag med Helle Hein og Mads Vangsø. Om tilrettelæggelsen af konferencerne Den årlige konference tilrettelægges af CPH i forhold til det overordnede tema og input, som udvalget beslutter. Kriterier for workshopholdere er, at en workshop på 1½ time skal involvere deltagerne samt at indholdet skal være relateret til det overordnede tema. Det er meget ofte ikke muligt, at CPH kan se/deltage i en workshop inden selve dagen, idet workshoppen tilrettelægges målrettet til brug på dagen - for eksempel i forhold til, at målgruppen på dagen er både ledere og medarbejdere på alle niveauer i organisationen. Tema og overordnet indhold i workshoppen afstemmes med CPH. De fælles foredrag bestilles i forhold til et fast koncept på foredraget. CPH orienterer undervejs formand og næstformand. CPHs bemærkninger til evalueringsrapporten for 2016: Overordnet giver hovedparten udtryk for, at det er en god dag med masser af inspiration. For nogle workshops er der givet udtryk for, at workshoppen ikke har været relevant nok. Der er givet input til at overveje om dagens skal holdes på en anden måde, fx med mere målrettet lokalt arbejde på dagen i eksempelvis den dynamiske trio. Hertil bemærkes at ikke alle virksomheder stiller med deres dynamiske trio som deltagere, og at hensigten er at man skal gå hjem på sin egen arbejdsplads med inspirationen og dér aftale hvilke initiativer der evt. skal sættes i værk. En enkelt har skrevet til os, at det er ærgerligt at mange daglige ledere ikke deltager her må tænkes på daginstitutions-afdelingerne og CPH bemærker at de daglige ledere er uden for den primære målgruppe på dagen, men at områdelederne gav de daglige ledere muligheden for deltagelse. CPH indstiller at indhold og rammer for konferencerne drøftes at der træffes beslutning om det fremadrettede koncept og hovedtema for 2016 Bilag 6: Evalueringsrapport for konferencen 2015 Drøftelse og beslutning Der var ros til arrangementet. Der er nogle, som synes at der ikke var nok faglighed/seriøsitet i foredraget om eftermiddagen, og frokost-forholdene virkede ikke så optimale. Der vil altid være oplæg som ikke appellerer lige meget til alle. Fra dagtilbudsområdet blev der gjort opmærksom på, at det var en uheldig signalværdi, at det måtte prioriteres at tillidsrepræsentanten ikke kunne deltage, hvis der manglede bemanding i afdelingen. Side 11 af 16
Dagen fungerer generelt set fint. Fremadrettet arbejdes for, at der kommer mere fokus på anvendelse af de input og værktøjer, som præsenteres i oplæg/workshop. Dette kan fx ske ved afsætning af tid til, at deltagerne områdevis/lokalt (leder, arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant) drøfter, hvad de hæftede sig ved, og hvordan input/inspiration kan bruges lokalt på arbejdspladsen. 7. Forsøg på MED-området samt tilbud om vederlagsfrit klippekortmodul Afprøvning og udvikling af metoder der øger værdien af MED-samarbejdet - forsøg KL og Forhandlingsfællesskabet sætter i de næste år fokus på værdien af den danske model i kommunerne. Det gøres blandt andet ved at give MED-udvalgene mulighed for at iværksætte forsøg på MED-området. Formålet med forsøgene er, at udvikle og afprøve metoder og fremgangsmåder, der øger værdien af MED-samarbejdet. Erfaringerne fra forsøgene vil indgå i KL og Forhandlingsfællesskabets drøftelser af visioner for fremtidens MED-system forud for næste overenskomstforhandlinger. Forsøg kan iværksættes i hele eller dele af MED-organisationen og kan for eksempel være i forhold til emner (er blot eksempler man kan selv finde på andre mulige forsøg): MED-udvalgets rolle i strategiske processer MED s bidrag til at understøtte den kommunale opgaveløsning til gavn for borgerne Kompetenceudvikling af MED-udvalg Fritagelse af MED-udvalgene for alle obligatoriske opgaver på nær de EU-relaterede (stress, mobning, vold og trusler, chikane) Andre måder at samarbejde på end det der er beskrevet i Rammeaftalen eller lokal MEDaftale (dog ikke arbejdsmiljølovens bestemmelser kan undtages ) De formelle rammer for samarbejdet i MED-systemet Kommunikation mellem MED-udvalg og øvrige ansatte Der vil i et vist omfang være mulighed for at søge økonomisk støtte til ekstern bistand til for eksempel processtyring og evaluering. Kommunen skal selv sørge for øvrige relevante ressourcer/midler i forhold til at iværksætte forsøg samt rammer omkring et forsøg. Tilbud fra PUF om ét vederlagsfrit klippekortmodul i 2016 Parternes uddannelses Fællesskab (PUF) har fremsendt et tilbud om klippekortmoduler. Uddannelsesdagen, som tilbydes er vederlagsfrit i forhold til brug af en ekstern PUF-underviser som underviser. Det er PUFs bestyrelse, som har besluttet at tilbyde i alt 125 klippekortmoduler vederlagsfrit til alle kommuner og regioner i Danmark. Det handler om følgende moduler: Det gode MED-samarbejde MED og Arbejdsmiljø MED-udvalgets opgaver ved forandring Formålet er, at give MED-udvalgene konkret inspiration til det lokale MED-samarbejde og at give MED-udvalgene mulighed for at sætte fokus på egen praksis i forhold til samarbejdet om disse temaer. Side 12 af 16
Tildeling af disse vederlagsfri moduler sker efter først-til-mølle princippet, dog således at hver kommune og region frem til 1. januar 2016 max. kan rekvirere ét modul. Herefter vil der være fri adgang til at rekvirere uddannelsesdagene. Klippekortmodulet er vederlagsfrit i forhold til brug af PUF-underviser. Forplejning, lokale og øvrige ressourcer skal kommunen selv betale. Normal omkostning ved rekvirering af en PUF-underviser til et klippekort-modul er 10.200 op til 22 deltagere og 13.400 for 22-30 deltagere samt transport, forplejning og evt. ophold (priser ekskl. moms). MED-Hovedudvalget drøfter relevans og muligheder. Bilag 7.a Invitation til forsøg fra KL og Forhandlingsfællesskabet Bilag 7.b Ansøgningsskema til forsøg Bilag 7.c Informationsbrev fra PUF Drøftelse og beslutning Der bydes ind på PUFs tilbud om et klippekortmodul vederlagsfrit for MED-Hovedudvalget i forbindelse med det ekstraordinære møde i foråret. Dette kan indgå som en opfølgning på temamødet, som udvalget holdte i april. Etablering af forsøg kræver at der kan afsættes ressourcer, hvilket umiddelbart ikke er en mulighed. 8. Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen Som følge af beskrivelsen i MED-aftalens 9D skal MED-Hovedudvalget godkende i ændres organisering af arbejdsmiljøgrupper: MED-Hovedudvalget har beslutningskompetencen for ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper og MED-Virksomhedsudvalg. De berørte MED-udvalg såvel Virksomhed som Område skal fremsende begrundelse for den foreslåede ændring af organiseringen. MED-udvalgs organiseringen skal til enhver tid afspejle linjeorganisationen og vil derfor ikke indeholde ændringer, som skal godkendes af MED-Hovedudvalget. Men de respektive lokale MEDudvalg/Personalemøder med MED-status skal drøfte og høre medarbejdernes synspunkter inden der træffes ledelses-/politisk beslutning om organisatoriske ændringer/omstillinger (MED-aftalens 7 stk. 4). Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt virksomhedens/områdets/afdelingens medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. a) Korskildeskolen ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende to til fremadrettet en. Begrundelsen er både personalemæssige og geografiske ændringer til kun en matrikel. Bilag 8a. b) Kalbyrisskolen ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra nuværende en til fremadrettet to. Bilag 8b samt tillægsbilag med begrundelse eftersendt. c) BørneFamilieEnheden ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende tre til fremadrettet fire. Begrundelsen er at skabe mere nærhed og indsigt i arbejdsmiljøarbejdet i en af afdelingerne, som indtil nu ikke har sin egen. Bilag 8c. Side 13 af 16
Bilag 8.a Ansøgning fra Korskildeskolens MED-udvalg Bilag 8.b Referat fra Kalbyrissskolens MED-udvalg Bilag 8.c Referat fra BørneFamilieEnhedens MED-udvalg Administrationen indstiller at ændringerne godkendes af MED-Hovedudvalget, på baggrund af, at drøftelser og beslutning om ændringer retmæssigt har foregået lokalt i samarbejde mellem ledere og medarbejdere (det lokale MED-udvalg/Personalemøde med MED-status), som bedst kender opgaveportefølje, geografi, kultur og den organisatoriske sammenhæng på virksomhedsniveau. Beslutning Det vægtes at der er sket en god lokal drøftelse. Der gøres opmærksom på, at når der lokalt ønskes ændringer, både ved færre og flere arbejdsmiljøgrupper. Der skal lokalt på arbejdspladserne være bevidsthed om betydningen af antallet af arbejdsmiljøgrupper (fx at én arbejdsmiljøgruppe skal dække hele virksomheden). CPH følger tæt op på henvendelser om ændringer og informerer/rådgiver, når der ønskes færre (eller flere) arbejdsmiljøgrupper. Ændringerne blev godkendt. 9. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder orienteres om finansloven og betydning for Næstved Kommune. Bilag 9.a Notat fra KL om indhold i finansloven Bilag 9.b Brev fra KL til kommunerne om finansloven Orientering og drøftelse Omprioriteringsbidraget på 2,4 mia. kr. er blevet genudmøntet, og der er givet 1,9 mia. kr. tilbage til kommunerne. Herudover gives 1 mia. kr. til værdighedstiltag, som kommunerne har pligt til at dokumentere brugen af samt aftale en værdighedspolitik for. Kommunerne har tilsammen fået ½ mia. kr. ekstra. Samlet set er der genudmøntet flere midler end de statslige tilskud som er fjernet. Budgettiltagene gennem de seneste par år gør, at vi allerede er forberedt på ændringerne. Hvis der kommer til at ske en fuld udmøntning i 2017, 18 og 19 bliver vi nødt til at finde yderligere tiltag, for at kunne holde balance i budgetterne fremadrettet på sigt vil 2018 og 19 blive de største udfordringer for balancen i økonomien. Finanslovsaftalen vil derfor på sigt formentlig give nogle udfordringer for kommunen, men den kurs vi har lagt, vil indtil videre gøre, at vi har balance. Der følges op i sommeren 2016. Værdighedsmilliarden er målrettet ældreområdet, og det skal dokumenteres, hvad den er anvendt til. Det hjælper ældreområdet til ikke at skulle spare helt så meget som først antaget, men 1% besparelser er fortsat gældende. Samlet set vil der stadig være en besparelse på ældreområdet. Flygtninge-udfordringer påvirker alle områder i organisationen også økonomisk. På en række områder vil der komme merudgifter fx integration, sprogundervisning, forsørgelsesudgifter, Side 14 af 16
som staten kompenserer for. Der er en række områder, som staten ikke kompenserer direkte for fx det at vi får nye borgere. Der koordineres på tværs, hvor stort set alle fagcentre er involveret. Økonomisk ligger merforbruget p.t. i integrationen, men dagtilbud, skoler mv. vil også komme til at mærke ændringer. Den tværgående koordinering skal styrke overblikket over ændringer og påvirkninger. Det er indtil videre primært unge/voksne enlige, som er ankommet til Næstved. Flygtninge-udfordringen er der fokus på politisk både i forhold til udgifter, men også i forbindelse med husning (midlertidige boliger kontra permanente). 10. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde i år 2015 på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året 2015 - Fremmøde. Næstved Kommune set som helhed har en fremmødeprocent på 94,54 for perioden januaroktober 2015 det tilsvarende tal for samme periode i 2014 var 94,90. Målet for 2015 er at opnå en fremmødeprocent på 95,30. I forbindelse med dette punkt, orienterer personalechefen om implementering og anvendelse af KOMLIS som værktøj i forhold til fremmøde/sygefravær. Drøftelse Fremmødeprocenten er lavere end samme periode for 2014 og væsentligt under målet for året. Der er øget fokus på længerevarende fravær, og indsatsen ( fast track ) integreres som en fast fremmøde-indsats. Der arbejdes med vilkår for at få en sygemeldt hurtigt tilbage, eller om nødvendigt en hurtigere afklaring, hvis der er udsigt til at den sygemeldte ikke kan vende tilbage på arbejdet. Der vil blive øget fokus på årsager til fraværet og i foråret introduceres alle ledere (centerchefer og virksomhedsleder) til et værktøj, som fremadrettet skal anvendes for at have fokus på fraværsårsager. Målet er, at der opnås større kvalificeret handling på øget fremmøde også via den dynamiske trio (arbejdsmiljøgruppen og tillidsrepræsentant). Indsatsen fremadrettet får ikke umiddelbart betydning for retningslinjen og administrationsgrundlaget. 1% fravær koster kommunen 12-14 millioner kroner årligt dette er inkl. afledte omkostninger, som evt. vikardækning. Ved audit besøg (arbejdsmiljøbesøg) er der tillige fokus på dialog om forventninger til og kvalitet i opgaveløsningen inden for rammen (krav og ressourcer i forhold til kerneopgaven). Der er gennemført forskellige undersøgelser i forhold til betydningen for trivsel i relation til kompetencer. Nyligt en undersøgelse på sygeplejeområdet, hvor sygeplejersker ikke mener at kunne udføre deres opgave fagligt forsvarligt. Der er tillige indikationer for, at 50 % af sygefraværet skyldes det psykiske arbejdsmiljø. 11. Udvalgets mødeplan for 2016 Der foreslås følgende møderække for udvalget: Onsdag den 24. februar 10-12:15 Mandag den 11. april 10-12.15 (ekstraordinært) Side 15 af 16
Onsdag den 1. juni 10-12:15 Onsdag den 21. september 10-12:15 Onsdag den 2. november 10-12:15 (ekstraordinært) Onsdag den 9. november, som forslag til Arbejdsmiljøkonference Onsdag den 7. december 10-12:15 Beslutning Godkendt. 12. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 12: Oversigt over besøg i perioden fra den 27. august 24. november 2015. Orientering Ingen bemærkninger. 13. Eventuelt øvrigt kun til orientering Orientering Park og Vej kunne fortælle, at det er meget nyttigt at benytte sig at muligheden for at få førstehjælpskursus. Nyligt gav en ansat livsreddende førstehjælp til en mand, som faldt om på gaden. Der ydes tillige en stor indsats for at holde byen ren i forbindelse med VM i håndbold. I Center for Handicap og Psykiatri er tydeligheden i samarbejdet mellem MED-organisationens niveauer drøftet. Det opleves, at den røde tråd og samarbejdet mellem niveauerne mangler. Det foreslås at der i højere grad sendes tilbud/drøftelser ud til de øvrige niveauer i MEDorganisationen fra udvalget herunder også i forhold til årshjul. Drøftelsen kan evt. indgå i tema på det ekstraordinære møde i foråret. Kommende sager: Forslag til ændret arbejdsmiljøpolitik Årlig arbejdsmiljødrøftelse og beslutning om arbejdsmiljøstrategi for 2016 Mødeplan for 2016 (se punkt 11). Side 16 af 16