Referat MED-Hovedudvalget

Transkript

1 Næstved Kommune Risikostyring og Arbejdsmiljø Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget Mødedato Tid 12:30 14:00 Sted mødelokale 8, 1. sal, Teatergade Mødedeltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Sven Koefoed-Hansen, Bruno Lind, Per B. Christensen, Bo Kiersgaard, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Morten Lundhøj, Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby-Lieberkind, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Patricia Dundorff, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind, Birthe Hoeck Hansen og Sabrina Vibeke Christiansen. Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Fraværende/afbud Steen N. Jensen, Karen Dahl Mejlstrup, Mette Weirup Lyngsø og Linda Clemmensen. Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 8

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2015 til 31. december 2016: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Sven Koefoed-Hansen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer Gitte Jørgensen, OAO/HK Tommy Skov, OAO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Linda Clemmensen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Karen Dahl Mejlstrup FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA suppleanter Flemming Møss, LO/HK Flemming Møss, LO/HK Majbrit Andreassen OAO/FOA Kirsten Solveig Nielsen, OAO/FOA Tanja Jepsson, OAO/SL Henrik Sandel Hansen, LO/3F Nanna Svendsen, FTF/DS Pia Sundberg, FTF/DLF Annette Heegaard Steen, FTF/BUPL Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind (Eventyrgården) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Sabrina Vibeke Christiansen (Ældre syd) Birthe Hoeck Hansen (selvejende) Lenette Bech (Evigglad) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Benthe Karin Nielsen (Nattergalen) vakant Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljø- og HR-chef, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 8

3 Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Forslag til ny administrativ organisering... 4 Mødeplan for Oversigt over Bilag: Bilag 1 Bedømmelsesgrundlag_centerchefer_ny organisation Bilag 2 Projektaftale_administrative ledelsesstrukturer Bilag 3 Ny organisering 2017 Side 3 af 8

4 1. Forslag til ny administrativ organisering MED-Hovedudvalget drøfter oplægget til organisationsændring. Sagen fremstilles som den forelå på Økonomiudvalgets møde den 26/9: Resume Kompetenceudvalg: Økonomiudvalget Forslaget til ny administrativ organisering indebærer fortsat en koncerndirektion, og den kendte styringsmodel. Til gengæld er der i forslaget 10 centre mod hidtil færre centre i centrale stabe. 3 færre fagcentre. Forslaget indebærer 7 færre centerchefer og 3 færre teamchefer. Antallet af chefer pr. medarbejdere vil hermed være på niveau med niveauet i sammenligningskommunerne. Indstilling til ØK Kommunaldirektøren indstiller: 1. at forslaget til ny administrativ organisation sendes i høring, 2. at projektaftalen inkl. tidsplanen for den videre proces godkendes, 3. at bedømmelsesgrundlaget for udpegelse til chef- og lederstillinger godkendes 4. at bruttobesparelsen anvendes som anbefalet til råderumspuljen og til styrkelse af myndighedsfunktioner. Sagsfremstilling Økonomiudvalget besluttede på sit møde den 15. august 2016 at bemyndige kommunaldirektøren til at fremlægge et forslag til mere effektive administrative ledelsesstrukturer i administrationen. Baggrunden var blandt andet en benchmarkundersøgelse, der viser, at der er færre medarbejdere pr. administrativ chef i Næstved, end der er i de kommuner, vi normalt sammenligner os med. Det er specielt antallet af centerchefer og teamchefer, der gør denne f orskel. Kommunaldirektørens forslag har til formål at sikre en organisation, der har fokus på evnen til og muligheden for at løse sammensatte opgaver for borgere, virksomheder, lokalsamfund m.v. effektiv administrativ opgaveløsning, effektiv og sikker understøttelse af kommunens virksomheder og centre. Forslaget indeholder: en reduktion på 3 fagcentre med angivelse af ønsket rationale heri for borgere, virksomheder, lokalsamfund m.v. en reduktion på 4 tværgående centre med dels styrket strategisk betjening af politikere og koncerndirektion og med effektivisering af administrative drifts- og udviklingsopgaver. Forslaget indeholder desuden mulighed for en styrkelse og en (om)prioriteri ng af myndighedsfunktioner i administrationen. Dels som følge af organisationsændringen, dels som følge af det økonomiske rationale i organisationsændringen. Forslaget er t ænkt i forlængelse af direktionens strategiplan og forudsættes at være robust på et sigt af 3-5 år. Det endelige forslag forelægges for Byrådet i november Side 4 af 8

5 Konsekvenser Forslaget indeholder både færre centerchefer og færre teamchefer. Der vil således være en udpegelsesproces og en proces med håndtering af overtallige chefer. Med færre chefer vil ledelsesspændet i administrationen stige, men det skal ses i forlængelse af kommunens ledelsesgrundlag, som blandt andet forudsætter fokus på kerneopgaven og delegation til medarbejderne i tillid, respekt og samarbejde. Medarbejderrepræse ntanter har været interviewet, inden forslaget er udarbejdet. Færre centrale administrative chefer kan have betydning for kommunens virksomheder, men kommunaldirektørens forslag bygger netop på, at der er foretaget en lang række store ændringer af virksomhedsstrukturen på de store serviceområder, og at det derfor er naturligt også at tilpasse den centrale administrative ledelse. Repræsentanter for Virksomhedspanelet har været interviewet, inden forslaget er udarbejdet. Økonomiske oplysninger Økonomiudvalget besluttede på mødet 15. august 2016, at der skal sikres en administrativ besparelse på 2 mio. kr. i 2017 en administrativ besparelse på 4 mio. kr. fra 2018 og følgende år at der desuden skal være mulighed for styrkelse af myndighedsområder. Kommunaldirektørens forslag indebærer 7 færre centerchefer og 3 færre teamchefer. Med gennemsnitsløn for henholdsvis centerchefer og teamchefer (inkl. pensionsbidrag for de overenskomstansatte centerchefer og teamchefer) er besparelsen, hvis den gennemføres 100%, og når den har fuld årsvirkning fra 2018 og følgende år: 7 x kr x kr = Kr Det anbefales, at bruttobesparelsen fordeles med 25%, som forbliver i centrene, og 75%, som dels anvendes til styrkelse af råderumspuljen og til styrkede myndighedsfunktioner: i 2017 vil der være 37,5 %x kr = kr , hvoraf de 2 mio. kr. som forudsat går i råderumspuljen i 2018 og følgende år vil der være 75 % x kr = kr , hvoraf de 4 mio. kr. som forudsat går i råderumspuljen. der vil således både i 2017 og 2018 være mulighed for styrkelse af myndighedsfunktioner. Der sker sideløbende med disse besparelser reduktion i de administrative udgifter som følge af processen med Sammenhængende Administrativ Opgaveløsning, SAO. Høringer Forslaget til administrativ organisation vil blive sendt i høring i MED- Hovedudvalg, MED- Områdeudvalg, MED-Virksomhedsudvalg i administrationen og i Virksomhedspanelet. Der sker særskilt inddragelse af tillidsrepræsentanterne fra de faglige organisationer, der repræsenterer de administrativt ansatte. Lovgrundlag Der er krav om inddragelse af MED-organisationen, når der sker organisationsændringer. Der er - som forudsat i MED-aftalen - sket inddragelse allerede tidligt i processen. Side 5 af 8

6 INDDRAGELSE Forslaget indebærer yderligere fokus på lokaldemokrati og frivillighedsarbejde ved en organisatorisk sammenlægning med fritid og kultur. Der skønnes at være synergi mellem lokaldemokrati, lokal inddragelse, frivillighed og lokale foreninger. Tidligere Politisk Behandling Økonomiudvalget Økonomiudvalget startede arbejdet med udarbejdelse af ny administrativ organisation i mødet den 15. august om Benchmark af administrationen, sag nr Beslutning, Økonomiudvalget, Linda Frederiksen var fraværende. Ad 1: Godkendt. Ad 2: Godkendt. Ad 3: Godkendt. Ad 4: Godkendt. Bilag 1 Bedømmelsesgrundlag_centerchefer_ny organisation Bilag 2 Projektaftale_administrative ledelsesstrukturer Bilag 3 Ny organisering 2017 Status, tidsplan mv. for ny organisering kan følges på ERNA: Drøftelse MED-Hovedudvalget, Hovedudvalget er primær høringspart, samt administrationen i de centre, som berøres af oplægget til organisationsændring. Den øvrige del af organisation kan også fremsende bemærkninger. Hovedelementerne i oplægget er, at der sker 3 sammenlægninger inden for fagcentrene, ældre og sundhed, uddannelse og dagtilbud, samt at Natur og Miljø og Plan og Erhverv samles til et center. Endvidere rummer oplægget, at de 6 tværgående stabe sammenlægges til 2 stabscentre. Økonomiudvalget har aftalt at holde ekstraordinært møde den 4/11, hvor ØK forventes at godkende udpegningen af de nye centerchefer. Tidsplanen bliver derved justeret lidt. Teamledere udpeges i samarbejde mellem direktør og ny centerchef. Medarbejdernes bemærkninger: Medarbejderne ønsker, at sende et signal om, at det er nu beslutninger skal påvirkes i høringsperioden. I benchmarkanalysen er set på ledelsesstruktur/ledelseslag, og ikke set på drift og opgaver. Af analysen fremgår at vi er en forholdsvis billig administration i dag. Oplægget ses homogent, men der mangler detaljer for eksempel i illustrationen af dagtilbud og skoler, hvor det ønskes at alle 6 skoler er indtegnet hver for sig samt at de selvejende er illustreret. MED-organiseringen er vigtig. Med fremadrettet MED-udvalg/MED-Områdeudvalg, som fagligt skal rumme bredere, er der bekymring for, at der bliver langt fra arbejdspladsen/medarbejderen Side 6 af 8

7 til oplevelsen af reel medindflydelse og medbestemmelse. Der rettes tillige opmærksomhed på fagligheden for området. Det er vigtigt at fagligheden kan drøftes dér, hvor det giver mening et stort MED-Områdeudvalg for skole og dagtilbud betyder mere bredde og mindre styrke på fagligheden. Centerchefen skal have tid og rum til at mødes med fx faglige organisationer samt at holde kvalificerede MED-udvalgsmøder. Ledelsens kommentarer til dagtilbud og skole: Samspillet mellem dagtilbud og skole skal styrkes. Det er ikke meningen, at dagtilbud skal skoleficeres og omvendt. Ledelsesmæssigt er det et vigtigt signal også udadtil - at der er større sammenhæng mellem dagtilbud og skole. Det kan tillige give mulighed for styrkelse af værktøjer, som kan anvendes mere ensartet for alle i området. For eksempel værktøjer til kompetencevurdering, bedre koord inering i forhold til børnenes/elevernes faglighed nationalt fokus på en helhedst ænkning fra 0-18 år, samt de administrative og styringsmæssige opgaver. Det skal ikke ses som en pædagogisk ensretning. Det ses ledelsesmæssigt ikke at være hensigtsmæssigt, at have en teamleder for dagtilbud og en teamleder for skoler, da man derved risikerer at få endnu et mellemliggende niveau. Centerchef er fortsat leder af alle virksomhedsledere ligesom i dag. Ledelsen ser, at der bliver kortere beslutningsvej mellem ledelsesniveauerne. I dag er ansvaret for skole og dagtilbud forankret hos en direktør, fremadrettet vil det være en centerchef, som har ansvar for begge dele. Der er for andre områder lagt op til en lignende blanding af nuværende teams/afdelinger. Fx er der i ældre og sundhed også lagt op til at teams blandes på tværs af nuværende opgaver. Medarbejderne fra ældreområdet giver tilkende, at det giver mening, så der bliver en styrkelse af fx forebyggende tiltag. I forhold til MED-Områdeudvalget for ældre og sundhed er der dog bekymring for, at dette bliver meget stort, for at fagligheden kan rummes. Medarbejdernes bemærkninger vedrørende administrationen: Hvordan får teamlederne mulighed for at gøre opmærksom på deres kompetencer i forbindelse med udpegningen? Udover de rent fysiske rammer, som for eksempel lokale-kabalen, skal der være rum og midler til implementeringen af strukturændringen herunder nye kolleger/kulturer/samarbejdsrelationer. Den organisatoriske ændring skaber nogen uro på arbejdspladserne, og samtidig er der systemer, som enten er eller skal i udbud. I forhold til CAM, hvor der ikke sker de store ændringer, men der lægges et ledelses-lag mere ind end i de øvrige centre, er det vigtigt, at der en konkret og tydelig beskrivelse af, hvilken kompetence og funktion dette ledelses-lag indeholder. Om MED-strukturen generelt, synes medarbejderne at der bliver langt fra arbejdspladsen/ medarbejderen til MED-udvalget. Ledelsens kommentarer i forhold til administrationen: MED-strukturen er endnu ikke drøftet. Side 7 af 8

8 Det ekstra ledelseslag i CAM, skal have en faglig ledelsesrolle. Oplægget tydeliggør ledelsesrollerne i forhold til i dag. Målet er, at ledelsesroller bliver mere klare og tydelige, som de er beskrevet i oplægget. Der vil blive arbejdet på, at beskrive de faglige ledere, så der er fokus på ledelseskompetencen. Det er korrekt, at der ikke er meget tid til udpegningen af teamchefer - dette er af hensyn til at få udpegningen af ledere på plads så hurtigt som muligt. Der er et godt fundament af viden hos direktør og centerchef, som i samarbejde finder frem til teamlederfunktioner. Ledelsen er enig i, at der skal være opmærksomhed på tid og rum til processen/implementering ikke bare det fysiske, men også kulturen/socialt. Målet er ikke at teamleder skal være mere faglig end de nuværende teamchefer (der er i oplægget beskrevet at teamleder skal have tung faglighed). Teamleder skal dog have en ret dybtgående viden om den faglighed man leder men man skal ikke være mere faglig specialist end man er i dag. Centerchefen er leder af teamledere og virksomhedsleder. Teamleder er personaleledere i teamet. I forhold til nuværende ledere, som ikke længere skal være leder, men hvor man vil beholde kompetencen, dog som medarbejder, vil det blive vurderet, om der er økonomisk/budget mæssigt råderum til at beholde en leder som medarbejder. Ligesom en vurdering af om der naturligt sker/er vakancer, som gør at stillingen kan udfyldes af en tidligere leder. I oplægget er der ikke skelnet mellem ansættelse på konto 05 eller 06 i oplysningen om cirka antallet af medarbejdere i et team. Opsummering af drøftelserne: I forhold til om MED-Hovedudvalget kan udarbejde et høringssvar sammen fremhæves, at ledelsen kan være enig i: Fokus på ordentlig tid og rum til implementering og fusionsproces Vigtigt at ledelses-lag beskrives ordentligt så det er klart og tydeligt Der skal være fokus på, at MED-strukturen ikke skaber for lang afstand mellem arbejdspladserne/medarbejderne og beslutningstager/ledelsen. Fokus på at strukturen i dagtilbud og skoler ikke fører til en pædagogisk ensretning Lige adgang til centerchef og beslutningstagere som i dag. Ledelsen er ikke enig i, at der skal være en team-opdeling i hhv. skole og dagtilbud. Gitte samler op på om der skal være et særskilt høringssvar kun fra medarbejderne. Mødeplanen for 2016: Onsdag 9. november, Arbejdsmiljøkonference heldagsarrangement 8-16 Onsdag 7. december 10-12:15 Side 8 af 8