REFERAT Dialogmøde 2013 Høng Boligforening Dato: 8. oktober 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Lars Dithmer Forretningsfører Jens Philip Jensen Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej. Om særlig indsats i nogle afdelinger : nej. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Af der foretages budget kontrol / opfølgning. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Bestyrelsen følger budget kontrol tæt. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 3.446 3.889 3.237 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 25.629 4.564 3.805 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 2.500 2.015 2.506 Høng Boligforening oplyser, at dispositionsfonden forventes at falde, idet de forventer brug af dispositionsfonden til egenbetaling i forbindelse med ansøgning om støtte i Landsbyggefonden. Der har ikke været sager i Beboerklagenævnet. Referat fra dialogmødet 2013 med Høng Boligforening 1/5
2) Ledelse og beboerdemokrati ledelse og beboerdemokrati: At få flere til at deltage i generalforsamling og afdelingsmøder. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Der tilbydes relevante kurser. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 100 % (sidste år: 80 %) Kommunal anvisning 0 % (sidste år: 20 %) Fleksibel udlejning 0 % (sidste år: 0 %) Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Annoncering 0 % (sidste år: 0 %) Ledige boliger pr. ultimo regnskabsåret 0 % (sidste år: 0 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status nybyggeri- og renoveringsaktivitet: At sørge for at boligerne bliver ved med at fremstå velholdte. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Lejerne har ønsket at lejlighederne skal gøres mere ældrevenlige, således at ældre lejerne kan blive boende. se herom pkt. 2 C. Kommunen: til efterretning. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Kommunen har noteret sig, at Høng Boligforening i styringsrapporten har oplyst, at afdelingens boliger har en tilfredsstillende vedligeholdelsestilstand har en tidssvarende størrelse har tidssvarende bad og toilet har tidssvarende køkkener har tidssvarende fællesfaciliteter har tidssvarende udearealer Referat fra dialogmødet 2013 med Høng Boligforening 2/5
Høng Boligforening orienterede om, at der er indsendt ansøgning til Landsbyggefonden om støtte til fremtidssikring af afdelingens boliger. Boligselskabet har indgået aftale med KUBEN vedrørende sagsbehandlingen af støttesagen. Der er et ønske om at fremtidssikre boligerne ved bl.a. at gøre dem mere ældrevenlige, således at de ældre beboere kan blive boende. Dette vil kræve en del renovering, hvilket igen vil øge huslejen til et niveau, som iflg. boligforeningen forventes at blive alt for høj. Boligforeningen forventer således, at ansøgningen vil resultere i renoveringsstøtte og i driftsstøtte (kapitaltilførsel). Kommunen: Kommunen tog orienteringen til efterretning, og henstillede til at kommunen bliver inddraget i sagen så tidsligt som muligt. Vedrørende planforhold m.v. henvises til Plan og Byg v/ teamleder Jesper Handberg. Ved en evt. besigtigelse med Landsbyggefonden ønsker kommunen ligeledes at blive inviteret. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Tidligere indgået aftale er overholdt. 3. Regnskab 2012 Regnskab 2012 (01.01.2012 31.12.2012) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 792 kr. Underskud overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2012 Pr. 31.12.2012 001 1, Lærkevej / Vibevej / Drosselvej 4.282 20.013 484,63 Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor vurderer, at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er i overensstemmelse med de gældende regler og de 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner. Forvaltningsrevision: Iflg. revisionsprotokollen er der opstillet styringsmålsætninger for forvaltningsrevision. Fra 2012 og de nærmeste år er der sat fokus på følgende områder: Regnskaber, administrationsudgifter, egenkapital, arbejdskapital, henlæggelser, vedligeholdelse, formueforvaltning, ledige boliger, tab på fraflytning, nybyggeri og modernisering. Revisors konklusion på forvaltningsrevisionen er : Det er vor vurdering, at de af ledelsen allerede foretagne tiltag på forvaltningsrevisionsområdet bidrag til at boligorganisationen udviser skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen. Arbejdet med udbygningen af forvaltningsrevisionen bør fortsættes i de nærmeste år. Tilsynet finder ikke, at det i revisionsprotokollatet anførte omkring forvaltningsrevisionen er tilstrækkeligt, og vi henstiller således til, at den lovpligtige forvaltningsrevision fremover udføres og beskrives. Der henvises i øvrigt til Landsbyggefondens vejledning, se www.lbf.dk. Referat fra dialogmødet 2013 med Høng Boligforening 3/5
Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning med følgende bemærkninger: De almene boligorganisationer er underlagt obligatorisk forvaltningsrevision. Dette indebærer, at revisor i revisionsprotokollatet skal forholde sig til spørgsmålet om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og herunder påpege eventuelle væsentlige afvigelser i forhold til udgiftsniveauet i øvrige boligorganisationer. Endvidere fremkommer revisor med egentlige beretninger om eventuelle dyberegående undersøgelser af enkeltområdet (jf. Landsbyggefondens vejledning om Forvaltningsrevision, side 27). Forvaltningsrevisionen udføres ud fra boligorganisationens målsætninger og forretningsbeskrivelser. Tilsynet finder ikke, at det i revisionsprotokollatet anførte omkring forvaltningsrevisionen er tilstrækkeligt, og vi henstiller således til, at den lovpligtige forvaltningsrevision fremover udføres. Vi henviser til Landsbyggefondens vejledning, se www.lbf.dk 4. Skimmelsvamp Boligforeningen oplyser, at de ikke har haft sager med konstateret skimmelsvamp. Når en lejer retter henvendelse om formodning af skimmelsvamp, så undersøges dette af et uvildigt firma, ligesom der gives rådgivning om udluftning m.v. 5. Stamoplysninger / lejemålsenheder Kommunen har konstateret en mindre uoverensstemmelse mellem stamoplysningerne i Landsbyggefonden og de i regnskabet anførte. Det drejer sig om antallet af garager. I regnskab er oplyst garager 24 garager og i LBF stamoplysninger er oplyst 20. Forkerte lejemålsoplysninger medfører forkerte nøgletal, bl.a. i styringsrapporten. Det er boligorganisationens eget ansvar at rette stamoplysningerne i Landsbyggefonden. - Det blev aftalt, at Høng Boligforening snarest retter fejlen. Kommunen: Kommunen udleverede kopier herom, og henviser i øvrigt til LBF. 6. Udsættelser - Udvikling/antal/forebyggelse m.v. Høng Boligforening har det seneste regnskabsår haft 1 udsættelse. Herudover er varslet 1 udsættelse den 23/10-13. Boligforeningen har et fint samarbejde med kommunens Borgerservice, hvortil Høng Boligforening sender den lovpligtige underretning om, at lejerestancen er sendt til fogedretten. Herefter sender Borgerservice den videre til rette afdeling i kommunen. Forretningsføreren efterlyser herefter en kvittering fra den rette afdeling, idet han finder det betænkeligt, at han er uvidende om, hvorvidt den er landet det rigtige sted, inden han står med fogeden uden for døren. Efter dialogmødet har økonomichefen drøftet den manglende kvittering med chefen for Børn og Familie og chefen for Voksenspecialenheden, som nu vil foranledige, at der fremover vil blive sendt en kvittering. Borgerservice er ligeledes orienteret herom. 7. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Referat fra dialogmødet 2013 med Høng Boligforening 4/5
Kommunen har noteret sig, at referater fra Bestyrelsesmøder er på hjemmesiden Generalforsamling og afdelingsmøder: Ingen referater på hjemmesiden. Lars Dithmer oplyser, at disse i dag gøres tilgængelige ved opslag, men det overvejes og de ligeledes skal på hjemmesiden. 8. Eventuelt Ingen af parterne har emner. 9. Næste dialogmøde - 2014 Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2014. Det blev aftalt, at Høng Boligforening indberetter styringsrapporten senest den 1 /7-2014. Kommunen indberetter denne fristdato i www.almenstyringsdialog.dk. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. 10. Aftaler Høng Boligforening sikrer, at kommunen inddrages så tidligt som muligt og inden endelig udarbejdelse af helhedsplan vedrørende støttesagen til LBF, og såfremt LBF kommer på besigtigelse, at kommunen ligeledes bliver inviteret. Høng Boligforening indberetter korrekte oplysninger i LBF Stamregister samt sikrer, at der fremover ikke er uoverensstemmelse mellem stamregister og regnskabsoplysningerne. Kommunens sagsbehandler-afdeling sender fremover kvittering til Høng Boligforening for modtagelsen af underretning om restance fremsendt til fogedretten med henblik på udsættelse. Til brug for dialogmøde 2014 indberetter Høng Boligforening styringsrapporten senest 1/7-2014. Nærværende referat godkendes af Høng Boligforening Kalundborg Kommune den 4 / 11-2013 den 14 / 10-2013 Formand Lars Dithmer Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Høng Boligforening 5/5