Jægerspris Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 15. marts 2016 kl. 16.30 i Servicecentret beliggende Egeparken 4, Jægerspris Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 3.4 Bestyrelsesforhold... 3 3.5 Boligorganisationens årsregnskab... 3 3.6 Revisionsprotokol... 3 3.7 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.8 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.9 Boligorganisationens budget... 4 3.10 Årsregnskab for perioden 2013/2014... 4 3.11 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab... 4 3.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 3.13 Personaleforhold Generel orientering... 5 3.14 Domea.dks Landskonference 2016... 5 3.15 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger... 5 4 Nybyggeri og renovering... 5 4.1 Helhedsplan Esrogård... 5 4.2 Helhedsplan Møllehegnet... 5 4.3 Belægningsarbejder Møllehegnet... 6 4.4 Belægningsarbejder Mølleparken... 6 5 Boligorganisationens afdelinger... 6 5.1 Årsregnskaber... 6 5.2 Driftsbudgetter... 6 5.3 Godkendelse af råderetskatalog... 7 6 Mødeplanlægning... 7 7 Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Bente Christoffersen, formand Jørgen Cramer, næstformand afbud AnneLise Hansen Bent Puggaard Ruth Andersen afbud Ellen Nørskov Dorthe Allenbak afbud Jørgen Christensen Øvrige deltagere: Kim Randrup, Domea.dk Erik Sejersten, Vidensperson afbud Tina Tving Stauning, Vidensperson Bent Gordon Johansen, Kundechef. Udsendt den 17. marts 2016
1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden samt tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 11. november 2015. Referatet blev godkendes uden bemærkninger. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Formanden orienterede om følgende: Ny forretningsføreraftale med Domea.dk er på plads både hvad angår carporte, sammenlægning og opsigelsesvarsel. Flytning af transformer til hjælp for SuperBrugsen. Rabatkort fra Domea.dk er på vej. Nets gebyr opkræves fremover hos kommende lejemål. Strategiseminar d. 4. juni med boligselskaber tilsluttet Servicecentret. Fællesmøde i Frederikssund Kommune. Referencegruppe i Frederikssund Kommune ved udvikling af Strategi for Flygtningeområdet. Negativ kapitalforvaltning betyder negative renter for selskaberne. Skilteprojekt er på plads. Bestyrelsespost i Kraft Varmeværk. Skiltning og forslag ved indsamling af pap kommer fra driften. Tak til Frederikssund Kommune for lån af lejlighed i Gerlev ved vandskade af anden lejlighed. Tak til alle for deres indsats i årets løb. Orientering om fælles ventelister på tværs af boligorganisationer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Kim Randrup orienterede om følgende: Fælles formandsmøde vedr. ny strategi, som er iværksat. Opstilling af medlemmer til Domea.dks bestyrelse og det kommende valg Negativt renteafkast i Domea.dks håndtering af boligselskabernes penge. Eazy Project afventer stadig en stor opdatering. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Tina Tving Stauning orienterede om: Side 2 af 7
Sikkerhed for almene boliger i Vinge blandt ejerboliger. Nye almene boliger i den sydlige del af Frederikssund. Udvikling af bymidte i bl.a. Jægerspris og Skibby. Nyt LED lys mange steder i kommunen. Cykelsti fra Dalby er i støbeskeen. Udarbejdelse af Flygtningestrategi Frederikssund Kommune. 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Bente Christoffersen Formand Repræsentantskabet 2016 Jørgen Cramer Næstformand Repræsentantskabet 2017 Ruth Andersen Medlem Repræsentantskabet 2016 Bent Puggaard Medlem Repræsentantskabet 2016 Jørgen Christensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Dorthe Allenbak Medlem Repræsentantskabet 2017 Ellen Nørskov Medlem Repræsentantskabet 2017 AnneLise Hansen Medlem Repræsentantskabet 2017 Kim Randrup Medlem Domea.dk Erik Sejersten Vidensperson Tina Tving Stauning Vidensperson Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Bente Christoffersen, Ruth Andersen, Bent Puggaard og Jørgen Christensen er på valg. Tina Tving Stauning og Erik Sejersten er af boligselskabets repræsentantskab udpeget til videns personer med plads i organisationsbestyrelsen jvf. boligselskabets vedtægter. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.5 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2015 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr. 417,. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.6 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Side 3 af 7
Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2015 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til protokollen: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporten. 3.9 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 3.10 Årsregnskab for perioden 2013/2014 Frederikssund Kommune har med brev af 23.11.2015 meddelt, at årsregnskab for perioden 2013/2014 er taget til efterretning. 3.11 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Følgende repræsentanter blev udpeget: Bente Christoffersen Lone Olsen Mølleparken Pia Andersen Esrogård. Side 4 af 7
3.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Der var ikke kandidater, som kredsdelegerede. 3.13 Personaleforhold Generel orientering Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.14 Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. 3.15 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Det anbefales, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af følgende afdelinger: 2901 2902 2908 2926 Sammenlægningen skal ske ved regnskabsskæring og foreslås gennemført pr. 1. oktober 2016. Bestyrelsen at bemyndigede formand og næstformand til at træffe endelig beslutning vedrørende midlertidig afdelingsbestyrelse i den sammenlagte afdeling, såfremt de eksisterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke i tide kan nå til enighed. 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Helhedsplan Esrogård Der gives på mødet en statusorientering. Endvidere vedlægges Bygge Forretningsføreraftale for Domea.dk Byg til godkendelse. Bestyrelsen godkendte Forretningsføreraftalen til formandsskabets underskrift samt den udsendte statusorientering. 4.2 Helhedsplan Møllehegnet Der gives på mødet en statusorientering. Side 5 af 7
Endvidere vedlægges Bygge Forretningsføreraftale for Domea.dk Byg til godkendelse. Bestyrelsen godkendte Forretningsføreraftalen til formandsskabets underskrift samt den udsendte statusorientering. 4.3 Belægningsarbejder Møllehegnet Der gives på mødet en kort statusorientering. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. 4.4 Belægningsarbejder Mølleparken Der gives på mødet en kort statusorientering. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. oktober 2014 til 30. september 2015 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 2901: overskud på kr. 504.853 Afdeling 2902: underskud på kr. 32.178 Afdeling 2908: overskud på kr. 398.659 Afdeling 2913: overskud på kr. 1.855 Afdeling 2926: overskud på kr. 94.880 Afdeling 2927: overskud på kr.1.256.480 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til 18. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber uden bemærkninger. 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. oktober. 2013 til 30. september 2014 vedlægges som bilag. Side 6 af 7
Jægerspris Boligselskab huslejeudvikling Reguler. 2015 2016 Samlet Reguler. kr./måne kr./år d kr./år bespar. 1.404 2,98 156 1.872 3.276 1.524 0 0 0 1.524 1.584 2,81 180 2.160 3.744 1.008 1,79 114 1.368 2.376 kr./måne d Møllehegnet 2,18 117 Mølleparken 2,32 127 Egeparken 2,01 132 Esrogård 1,3 84 Smedeparken 2,1 125 1.500 2,98 174 2.088 3.588 Parkvej 0,95 55 660 0 0 0 660 Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 5.3 Godkendelse af råderetskatalog Beboerne i afdeling 2901 og 2926 har på et afdelingsmøde godkendt ændringer i afdelingens råderetsregler. Reglerne vedlægges. Afdelingsmødets beslutninger vedrørende råderet skal godkendes af boligorganisationens bestyrelse. Bestyrelsen godkendte de ændrede råderetsregler. 6 Mødeplanlægning 14062016 Bestyrelsesmøde kl. 16.30 på Servicecenteret 06092016 Bestyrelsesmøde kl. 16.30 på Servicecenteret 23112016 Bestyrelsesmøde kl. 16.30 på Servicecenteret 14032017 Bestyrelsesmøde, med efterfølgende Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 16.30 på Servicecenteret Bestyrelsen godkendte ovenstående mødeplan. 7 Eventuelt Bente takkede Ruth for hendes indsats i både afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelsen. Bente takkede Bent Puggaard for 12 års indsats i afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Formanden orienterede om hvordan bestyrelsesmedlemmer ved udtrædelse kan overtage deres IPad mod betaling. Bent Gordon Johansen Referent Side 7 af 7