Tlf: 33 12 65 45 www.bdo.dk BDO Kommunernes Revision Provstegade 10, 2. sal DK-8900 Randers SYDDJURS KOMMUNE Beretning nr. 12 (side 231-244) Delberetning for regnskabsår 2010 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 231 2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 232 2.1 Økonomihåndbogen... 232 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder... 232 2.3 Kassevirksomhed... 232 3 GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER... 233 3.1 Likvide beholdninger... 233 3.2 Øvrige balanceposter... 233 4 FINANSIEL POLITIK... 234 5 IT-SIKKERHED... 234 6 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 235 6.1 Forretningsgange og sagsrevision... 235 6.2 Løn og vederlag m.v. til politikere... 236 7 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 237 7.1 Generelt... 237 7.1.1 Formål... 237 7.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 237 7.2 Forretningsgange m.v.... 238 7.3 Personsager... 239 7.3.1 Tilbud til udlændinge... 239 7.3.2 Førtidspensioner... 239 7.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) 240 7.3.4 Revalidering... 240 7.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige)... 241 8 FOKUSREVISION... 242 9 FORVALTNINGSREVISION... 242 10 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER... 243 10.1 Revisionsberetning nr. 10 (side 180): Personsager... 243
11 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 244 11.1 Personsager på det sociale område... 244
Til Syddjurs Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2010 udført indtil februar 2011. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2010 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 231
2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Økonomihåndbogen Vi har gennemgået kommunens økonomihåndbog og herunder vurderet om håndbogen i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasseog regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at økonomihåndbogen beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Vi har gennemgået en række områder med det formål at undersøge, hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt økonomihåndbogen bestemmelser udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i økonomihåndbogen. Vi har undersøgt om der er tilrettelagt procedure for ledelsestilsyn på de decentrale enheder. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. På besøgstidspunktet konstaterede vi, at forretningsgangen for månedlig intern kontrol af udgiftsbilag ikke var efterlevet. Vi har efterfølgende fået oplyst, at den manglende kontrol er foretaget samt at kontrollen fremover vil ske løbende. Økonomiudvalget har på sit møde den 21. februar 2011 behandlet kommunens status m.v. for udførelse af ledelsestilsyn. Det fremgår af sagsfremstillingen, at det af ressourcemæssige hensyn ikke som planlagt har været muligt at få afviklet en systematisk gennemgang af alle aftaleholdernes ledelsestilsyn. Det fremgår endvidere, at der er planlagt en række initiativer til at udvikle og forbedre ledelseskontrollen. Vi vil følge op på dette ved kommende besøg. 2.3 Kassevirksomhed Siden indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af Nem- Konto er aktiviteterne ved kassefunktionen begrænsede. Kommunes kassevirksomhed er i dag afgrænset til at omfatte enkelte afdelingskasser. Vi har foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af indestående i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 16. september 2010. 232
Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.3 har vi foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af indestående i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 16. september 2010. 3.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder økonomihåndbogens bestemmelser om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i et underbilag til økonomihåndbogen beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. I følge afstemningsoversigten skal mellemregningskontiene vedrørende løn afstemmes hver måned. På revisionstidspunktet konstaterede vi, at dette ikke var efterlevet, da kontiene sidst var afstemt pr. 30. april 2010. Årsagen hertil er, at kommunens lønadministration pr. 1. maj 2010 varetages af KMD og i den forbindelse har der været lidt uklarhed om, hvem der skal udarbejde afstemningerne. Vi har fået oplyst, at KMD ved udgangen af november 2010 har fremsendt de manglende afstemninger og fremover vil afstemning ske løbende. Vi har ligeledes fået oplyst, at kommunen har en igangværende dialog om afstemningernes kvalitet og indhold. Vi vil følge op på dette i forbindelse med den afsluttende revision af regnskabet for 2010, hvor det også påses, at der er sket afklaring af de forhold, som vi har nævnt i den afsluttende beretning om revisionen af regnskabet for 2009. I forbindelse med revisionsbesøget er der ikke foretaget opfølgning på de omtalte forhold i den afsluttende beretning om revisionen af regnskabet for 2009 vedrørende mellemregningskontiene i borgerservice og KMD-aktiv, da forholdene først forventes afklaret i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2010. Vi vil derfor først foretage opfølgning i forbindelse med den afsluttende revision af regnskabet for 2010. Det er herudover vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. 233
4 Finansiel politik Vi har foretaget en undersøgelse af, om kommunen har udarbejdet en fornuftig finansiel politik bl.a. i form af kommunens lånepolitik. Vi har ved vores gennemgang påset: om kommunens finansielle politik er godkendt politisk om der i politikken er klare beskrivelser i forhold til bemyndigelser, ansvar og rapportering i forhold til en aktivstyring af gælds- og investeringsporteføljen om kommunens finansielle politik indeholder retningslinier for aktiv styring af de likvide aktiver og kommunens gældsportefølje om kommunen har forholdt sig til statsgarantiens udløb ved indskud i pengeinstitutter om politikken følges i praksis. Det er vores vurdering, at har udarbejdet en fornuftig finansiel politik og vi har ved vores gennemgang konstateret, at den også følges i praksis. 5 It-sikkerhed Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også medføre specifikke risici for de interne kontroller. I forbindelse med revisionen har vi foretaget en vurdering af, hvordan kommunen har reageret på disse risici. Vi har først kortlagt, hvordan kommunen selv har tilrettelagt styringen, dvs. vurderet kommunens strategier for it-anvendelse og it-sikkerhed. Dernæst har vi vurderet, om der er tilrettelagt interne kontrol- og rapporteringssystemer, som sikrer ledelsens overblik over itsikkerheden i kommunen. Endeligt har vi udført en række revisionshandlinger, hvor vi har fokuseret på de områder af kommunens it-sikkerhed, som har størst betydning for os som revisorer. Vi har foretaget revisionshandlinger inden for følgende områder: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer 234
Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav. Hvor vi har vurderet det som relevant, har vi foretaget vurderinger, der indeholder elementer af forvaltningsrevision, herunder ledelse og styring samt effektivitet. Gennemgangen har vist, at vi kan basere vores revision på fungerende kontroller i og omkring de enkelte systemer og at kommunens it-anvendelse ikke indebærer revisionsmæssige risici, som ikke i forvejen er dækket af vores revision. Uden at det har påvirket vores konklusion har revisionen med baggrund i kommunens regelsæt alligevel givet anledning til anbefalinger fra vores side. Vores forslag og anbefalinger til forbedring af it-sikkerheden i er samlet i en særskilt rapport fremsendt til kommunen i januar 2011. Kommunen har i 2010 iværksat egne audit af udvalgte kritiske systemer og anbefalingerne er i stor udstrækning identiske med vore. Som eksempler kan nævnes: Implementeringen af informationssikkerheden mangler endnu at blive forankret i en ledelsesmæssig godkendt tidsplan Der er ikke udarbejdet dokumenterede risikovurderinger Systemejerbegrebet er ikke fuldt implementeret, særligt mangler beskrivelse og implementering af ændringsstyring. 6 Løn- og personaleområdet 6.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2010 til 31. august 2010. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller (bl.a. kontrol af ind- og uddata fra lønsystemet), som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 31 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, 235
at lønindplaceringen, jfr. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst og eventuel forhåndsaftale, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for personer som er omfattet af multimediebeskatning foreligger en underskrevet erklæring. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Kommunen mangler at få ajourført deres kontrolinstruks efter lønadministrationen fra 1. maj 2010 varetages af KMD. Forvaltningen har oplyst, at kontrolinstruksen vil blive ajourført og at der i henhold til kontrakten med KMD vil blive indhentet en detaljeret revisorerklæring bl.a. om der er etableret betryggende forretningsgange og interne kontroller. Det fremgår af kommunens retningslinier for multimediebeskatning, at kontrol af medarbejdere, som har underskrevet en tro og love erklæring, foreligger hos institutionen. Vi skal anbefale, at det undersøges, om kontrollen rent faktisk bliver udført og dokumenteret af hensyn til overholdelse af kommunens pligt som arbejdsgiver ved eventuelt kontrolbesøg fra SKAT. 6.2 Løn og vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af vederlag til politikere samt pension til borgmester i forhold til at påse, at gældende regler er overholdt. På revisionstidspunktet konstaterede vi, at ikke alle politikere var omfattet af multimediebeskatning. Vi har efterfølgende fået oplyst, at alle politikere skal multimediebeskattes og er rettet. I forbindelse med gennemgangen af pension til tidligere borgmester har vi konstateret, at beregningen ikke var foretaget korrekt. Forholdene blev forelagt lønkontoret og er efterfølgende blevet berigtiget i forbindelse med udbetalingen for november 2010. Det er herefter vores opfattelse, at vederlag til politikere er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler. 236
7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 7.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser. 7.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 237
7.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige). Vi har foretaget gennemgang af 97 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Ydelseskontoret Ledelsestilsyn Ifølge kommunens retningslinier om administrative forretningsgange intern kontrol KMD- Aktiv skal der udtages 5 sager pr. uge til kontrol for udbetalingsenhed 033. Vi har konstateret, at der ikke i alle tilfælde foretages kontrol af 5 sager pr. uge, ligesom kontrollen ikke var foretaget siden primo august 2010. Vi har fået oplyst, at der fastsættes forretningsgange med henblik på at sikre, at kontrollen sker i overensstemmelse med de fastsatte regler. Voksen handicap Ledelsestilsyn SL 100 Vi har konstateret, at der fortsat ikke er foretaget ledelsestilsyn på området. Vi har fået oplyst, at ledelsestilsynet nu er fastlagt, og at der vil blive foretaget ledelsestilsyn med tilbagevirkende kraft i overensstemmelse med de fastlagte retningslinjer herfor. Borgerservice Boligstøtte, folkepension og førtidspension, børnefamilieydelser og underholdsbidrag samt sygedagpenge og barsel Vi har konstateret, at der for ovennævnte områder ikke er foretaget kontrol 4 gange årligt jfr. kommunens retningslinier herfor. Vi har fået oplyst, at kontrollen først er foretaget fra 3. kvartal 2010 (enkelte områder fra 2. kvartal 2010). Vi har aftalt, at kontrollen fremover bliver foretaget i overensstemmelse med kommunens retningslinier. Beboerindskudslån Vi har konstateret at der ikke foreligger stillingtagen til bestemmelserne i boligstøttelovens 58, stk. 4, hvoraf det fremgår, at kommunalbestyrelsen kan forlange at rente- og afdragsfriheden for lån ophører eller at lånet afdrages over et af kommunalbestyrelsen fastsat kortere åremål eller eventuelt indfries med 12 måneders varsel. 238
Vi har efterfølgende fået oplyst, at borgerservice har fastlagt forretningsgang for kontrollen, således at der 1 gang årligt foretaget gennemgang af indkomstkontrollisten som modtages fra KMD i marts måned. I den forbindelse vil det blive vurderet, om husstandsindkomsten/formue giver anledning til tilbagebetaling. Sygedagpenge kontrol af indberetninger via Virk.dk Det fremgår af 8 i bekendtgørelse nr. 643 af 11. juni 2010 med ikrafttræden den 23. august 2010, at kommunen hver måned skal udtage 10 indberetninger, der foretages igennem SDPRløsningen til stikprøvekontrol. Stikprøverne kan alene foretages på sager, som ikke er udpeget til skærpet kontrol af VAS (systemet for Validering af Atypisk Sygefravær). Kommunen skal sende oplysning til VAS om hvilke sager, der er udtaget til stikprøvekontrol. På revisionstidspunktet fik vi oplyst, at denne form for kontrol ikke var udført. Vi har efterfølgende fået oplyst, at kontrollen er foretaget for januar 2011 og fremover vil blive udført i overensstemmelse med den fastlagte forretningsgang af 3. januar 2011. På øvrige personsagsområder er det vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 7.3 Personsager På de under afsnit 7.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 7.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 3 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 7.3.2 Førtidspensioner Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. 239
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 7.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 64 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: manglende jobplaner/underskrevne jobplaner i 7 sager ud af 9 aktiverings- og forrevalideringssager. manglende rettidig opfølgning i 8 sager ud af 19 kontanthjælps, aktiverings- og forrevalideringssager (fra 7 dage til 124 dage for sent). manglende journalføring/dokumentation for, at indholdet af foretagne jobsamtaler er foretaget i overensstemmelse med 29 i bekendtgørelse nr. 865 af 1. juli 2010. Forholdet er konstateret i 5 sager ud af 17 kontanthjælps- og aktiveringssager. manglende rettidig opfølgning i 8 sager ud af 12 sygedagpengesager (fra 6 dage til 56 dage for sent). På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har fået oplyst, at der i 2. halvår 2010 er foretaget en organisationsændring med det formål at styrke det faglige tilsyn samt sagsbehandlingens generelle kvalitet. Der er således udpeget en faglig konsulent, med ansvar for forretningsgange, ledelsestilsyn m.v. ligesom der er taget skridt til intern undervisning og større entydighed i ansvaret for sagsbehandlingen. Det er vores vurdering, at kommunen med disse tiltag har taget en række initiativer, som fremadrettet kan bidrage til at forbedre sagsbehandlingens kvalitet. Der henvises i øvrigt til afsnit 11.1, Revisionens bemærkninger. 7.3.4 Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 14 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, som kan henføres til manglende rettidig opfølgning i 4 sager ud af 5 sager vedrørende udbetaling af revalideringsydelse (fra 10 dage til 49 dage for sent). På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. 240
Der henvises i øvrigt til afsnit 7.3.3 og afsnit 11.1, Revisionens bemærkninger. 7.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige) Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning vedrørende forsikrede ledige, som kan henføres til: manglende rettidig opfølgning i 3 sager ud af 6 sager (fra 9 dage til 98 dage for sent). manglende jobplan i 2 sager ud af 6 sager. fejlkonteringer i 4 sager ud af 6 sager. Det er oplyst, at der er fortaget fornødne berigtigelser i sagerne. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises i øvrigt til afsnit 7.3.3 og afsnit 11.1, Revisionens bemærkninger. 241
8 Fokusrevision Arbejdsdirektoratet har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 3. maj 2010 til samtlige kommunalbestyrelser og de kommunale revisorer meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2010 gennemfører en fokusrevision vedrørende aktive tilbud samt økonomistyring og hjemtagelse af refusion på kontanthjælps- og starthjælpsområdet. Vi har foretaget denne fokusrevision, jf. de fremsendte spørgeskemaer, og har afgivet en erklæring til Arbejdsdirektoratet/Beskæftigelseministeriet til deres brug. 9 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi har derfor valgt at redegøre nærmere herfor i de øvrige afsnit i denne beretning. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit hvor løbende forvaltningsrevision er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 4, Tilrettelæggelse af kommunens finansielle politik. Afsnit 7.2, Anbefaling om etablering af forretningsgang for udnyttelse af boligstøttelovens 58, stk. 4, vedrørende rente- og afdrag på lån. 242
10 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I forbindelse med revisionen har vi foretaget opfølgning af tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold, omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er gengivet tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne. 10.1 Revisionsberetning nr. 10 (side 180): Personsager Vi afgav følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision af kommunens regnskab for 2009: Sagsadministrationen for integration, kontanthjælp, sygedagpenge og revalidering ses ikke i alle tilfælde at være foretaget i overensstemmelse med gældende regler. For integrationsområdet er der tale om: Manglende kontrol af uforenelige ydelser og formueforhold Manglende stillingtagen til hvorvidt den pågældende skal tilmeldes som jobsøgende i Jobcenter eller årsag til ikke tilmelding At tilbuddene i introduktionsprogrammet ikke fremgår af kontrakten med timetal, kategori og periode Manglende dokumentation for udgifter i forbindelse med etablering. For kontanthjælp, sygedagpenge og revalidering er der tale om for sen opfølgning på det individuelle kontaktforløb jf. LAB s bestemmelser herom. Desuden er der for revalideringsområdet tale om anvendelse af forkert takst i forbindelse med beregning af refusion til arbejdsgiver. Kommunen har bl.a. på baggrund af vores bemærkning i beretning nr. 7 af 23. april 2009 fokuseret på overholdelse af rettidigheden ved udførelsen af ledelsestilsynet i 2009. Vi anbefaler, at kommunen udover fortsat fokus på rettidigheden - også fremadrettet fokuserer på kvaliteten i gennemgangen af sagerne, så regler i henhold til lovgivningen overholdes. Byrådets besvarelse Syddjurs byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 29. april 2010. Det fremgår af administrationens besvarelse, at der er iværksat en række initiativer på områderne til afklaring af de omtalte forhold. På baggrund af byrådets besvarelse og den udførte revision i 2010 anser vi bemærkningen for afsluttet vedrørende de ovenfor anførte forhold på integrationsområdet samt anvendelse af forkert takst i forbindelse med beregning af refusion til arbejdsgiver på revalideringsområdet. For så vidt angår for sen opfølgning henvises til afsnit 7.3.3, 7.3.4 og 7.3.5. 243
11 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 11.1 Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Kontante ydelser Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger. For det nærmere indhold henvises til henholdsvis afsnit 7.3.3, 7.3.4 og 7.3.5. Vi har fået oplyst, at der i 2. halvår 2010 er foretaget en organisationsændring med det formål at styrke det faglige tilsyn samt sagsbehandlingens generelle kvalitet. Der er således udpeget en faglig konsulent, med ansvar for forretningsgange, ledelsestilsyn m.v. ligesom der er taget skridt til intern undervisning og større entydighed i ansvaret for sagsbehandlingen. Det er vores vurdering, at kommunen med disse tiltag har taget en række initiativer, som fremadrettet kan bidrage til at forbedre sagsbehandlingens kvalitet. Randers, den 21. marts 2011 BDO Kommunernes Revision (fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Ole Nielsen Chefrevisor Anne Grethe Goth Ledende revisor 244