Varde Kommune Velkommen til Social og Handicap 1
Indhold Varde Kommune... 1 Velkommen til Social og Handicap... 1 Velkommen til Social og Handicap.... 4 Vores Varde.... 6 Organisationsdiagram Varde Kommune... 6 Varde Kommunes værdier.... 7 Social og Handicap.... 7 Ytringsfrihed og tavshedspligt.... 8 Personalepolitik.... 9 Den overordnede Personalepolitik... 9 Andre Personalepolitikker... 10 MED-organisationen.... 10 Løn og lønsedler.... 11 Flex- og ferieregler for virksomheden Social- og handicap.... 12 Lukkedage.... 13 Vedr. registrering af fleks / kalender.... 14 Ferie... 14 Sygdom... 15 Sygefravær... 15 Børns sygedage... 16 Bemærkning:... 16 Personkreds:... 16 Barnets 1. sygedag... 17 Barnets 2. sygedag... 17 Rygepolitik... 18 Tilmeldingsblanket til kaffe- og te ordning... 18 2
Personaleforeningen BCV... 19 Personalekort/adgangskort... 20 Hvilke systemer anvender vi?... 20 Vejledning i brugen af CISCO telefon... 23 Guide til installation af printere... 23 Alarm... 24 Parkering... 24 3
Velkommen til Social og Handicap. Vi er glade for at byde dig velkommen, og vi vil gøre vores til at du får en god start. Velkommen til Social og Handicap. Vi er glade for, at du har fundet interesse i at søge job hos os, og vi ser frem til samarbejdet med dig. Du er landet i en stor organisation - du får omkring 4000 nye kolleger, fordelt på mange forskellige områder. På Vores Varde finder du rigtig mange forskellige oplysninger om det at være medarbejder i Varde Kommune. Hvis du ikke finder svaret her vil du som oftest kunne hente svar hos dine kolleger eller hos din nærmeste leder. Vi har et stort ønske om, at gøre din opstart i Social og Handicapafdelingen så god, let og gnidningsløs som overhovedet muligt Vi ved, at det kan føles uoverskueligt at komme som ny medarbejder, og at det tager tid at lære en ny arbejdsplads at kende, men du har selv en aktiv rolle at spille i det: Du kan være opsøgende - spørg løs og deltag i 'kaffesnakken' Spørg hellere en gang for meget end en gang for lidt 4
Vær åben - del gerne ud af dig selv, måske ved du noget kollegerne har brug for Vi har med denne medarbejderhåndbog gjort et forsøg på at samle de mest basale og relevante oplysninger, som vi vurdere, at en ny medarbejder har brug for. Skulle du i din introduktionsperiode blive opmærksom på mangler, så vil vi rigtig gerne have din kommentar hertil. Velkommen Gitte Eskesen Chef for Social og Handicap 5
Vores Varde. Vores Varde er Varde Kommunes intranet - og vores interne hovedinformationskanal. Det betyder, at der er her at du først og fremmest skal holde dig orienteret om hvad der sker i organisationen. Du finder desuden en mængde manualer, værktøjer og politikker på Intranettet. Det er din virtuelle opslagstavle og en vidensdelingsbase for alle kommunens ansatte. Vores Varde er et åbent intranet - det betyder at målgruppen er kommunens ansatte, men at andre også kan læse med og finde inspiration her. http://intranet.vardekommune.dk/ Organisationsdiagram Varde Kommune Se vedlagte. 6
Varde Kommunes værdier. I Varde Kommune bygger vi hverdagen på værdier. Vores værdigrundlag er bygget op som et hus med fundament, etager, rum og et tag. Fundamentet er de begreber, vi betragter som helt basale forudsætninger for at fungere sammen: Ordentlighed Samarbejde Tillid Ansvarlighed Dialog Information Åbenhed Oven på fundamentet ligger Varde Kommunes værdier. Værdierne er de byggestene og det kit, der former huset, og holder det sammen. Det er værdierne, vi handler ud fra både i små og store opgaver. http://intranet.vardekommune.dk/media/119606/vaerdierne_i_var de_kommune-1-.pdf Social og Handicap. Social og Handicap er en afdelingen under Social, Sundhed og Beskæftigelse. Her arbejder vi efter visionen STI, Sammenhæng, Tilgængelighed og Inddragelse. Vores overordnede målsætninger; Rehabilitering og forebyggelse er et fælles fagligt fundament for hele Sundheds-, Handicap-, 7
Psykiatri-, Ældre- og Beskæftigelsesområdet. Fokus er at fastholde eller udvikle bedst mulige fysiske, sansemæssige, intellektuelle, psykologiske og sociale funktionsevner. Rehabilitering giver mennesker med nedsat funktionsevne de redskaber, der er nødvendige for at opnå uafhængighed og selvbestemmelse. Vi sikrer, at borgeren oplever tilgængelighed, inddragelse og sammenhæng i indsatsen mod et så selvstændigt og meningsfyldt liv som muligt. Afdelingen består af 50 medarbejdere på Borgercenter Varde, og vores kollegaer i udfører delen på Lerpøthus, Vidagerhus, De gule huse og Værestedet. Vi er i alt 120 medarbejdere. Social og Handicap varetager opgaver som udspringer af lov om social service og sundhedsloven Visitation af hjemmepleje, plejeboliger, sygepleje og træning Sagsbehandling af hjælpemiddelssager, boligændringer, kropsbårne hjælpemidler og invalidebiler Myndighedsopgaver i forhold til støttekontaktpersoner, aktivitets- og samværstilbud, beskyttet beskæftigelse, midlertidige og længerevarende botilbud Misbrugsbehandling Administration og sekretariatsbetjening i forhold til ovennævnte opgaver Udfører af socialpsykiatrien Ytringsfrihed og tavshedspligt. Der gælder nøjagtig den samme ytringsfrihed for offentligt ansatte som for andre borgere i Danmark. 8
Det er både godt og konstruktivt at deltage i den offentlige debat som privatperson og at bidrage til Varde Kommunes gode forhold til pressen som fagperson. I Varde Kommune må alle medarbejdere udtale sig til pressen hvis de kender til sagen og er fagligt kompetente på området. Selvfølgelig skal du altid overholde din tavshedspligt. Tavshedspligten gælder først og fremmest personfølsomme oplysninger. Og sidst men ikke mindst: Brug din sunde fornuft. Personalepolitik. Der er udarbejdet en række personalepolitikker for medarbejderne i Varde Kommune. Den overordnede Personalepolitik Vores overordnede personalepolitiske vision siger, at Varde Kommune er en attraktiv arbejdsplads, hvor der er sammenhæng mellem opgaver, vilkår og medarbejderressourcer. 9
Vi sikrer fastholdelse af Varde Kommunes vigtigste ressource medarbejderne blandt andet gennem kompetenceudvikling og et godt arbejdsmiljø. Varde Kommune er en værdibaseret organisation, og derfor er personalepolitikken ret kortfattet. Kommunens værdier skal have indvirkning på beslutninger, der træffes og ageres på i alle kommunens enheder. Det er i vid udstrækning op til de enkelte enheder at gennemføre de overordnede målsætninger. Hovedelementer i personalepolitikken er fastholdelse, kompetenceudvikling, arbejdsmiljø, rummelighed, sundhedsfremme og livsfaser/seniorordninger. Andre Personalepolitikker Der er desuden udarbejdet en række andre personalepolitikker. http://intranet.vardekommune.dk/ansat-fra-a-aa/politikker.aspx MED-organisationen. MED-organisationen er Varde Kommunes sikkerheds- og samarbejdsudvalg. Med-systemet er din direkte vej til indflydelse på din hverdag som ansat i kommunen. Her er både medarbejdere og ledere repræsenteret for hver enkelt afdeling eller institution. MEDsystemet er delt op i flere niveauer lokal, fælles og hoved-med hedder de. Systemet bliver brugt som høringsorgan for medarbejderne, når der sker noget i organisationen. For eksempel i forhold til personalepolitikker eller strukturændringer. 10
Alle sikkerhedsspørgsmål - som for eksempel arbejdsmiljø - ligger også indenfor MED-organisationen. Der er mindst fire personer i din virksomhed, som er MEDmedlemmer, du kan læse dagsordner og referater fra dit lokale MED-udvalg på jeres egne sider her på Vores Varde. Løn og lønsedler. Varde Kommune aflønner efter gældende overenskomster samt principperne i Ny Løn. Visse stillinger aflønnes dog efter individuelle kontrakter. Som medarbejder i Varde Kommune får du kun din lønseddel elektronisk tilsendt i e-boks. Du får altså ingen papir-lønseddel, og du skal selv sørge for at tilmelde dig e-boks. E-Boks er en gratis elektronisk postkasse, som alle borgere kan oprette via internettet. Der er adgang til e-boks via hjemmesiden www.e-boks.dk. Du er velkommen til at kontakte Personaleafdelingen hvis du har tvivlsspørgsmål. 11
Flex- og ferieregler for virksomheden Social- og handicap. Gældende flex-regler for virksomheden social- og handicap. Afvikling af flex, skal altid være foreneligt med arbejdspladsen. Arbejdstiderne for en fuldtidsansat er Mandag onsdag 08.00-15.30 Torsdag 08.00-17.00 Fredag 08.00-13.00 Man kan ikke fast omlægge sin arbejdstid, men der kan i perioder forekomme opgaver som ligger udenfor normtiden. Flextid: Mandag 08.00-09.00 15.00-15.30 Tirsdag 08.00-09.00 15.00-15.30 Onsdag 08.00-09.00 15.00-15.30 Torsdag 08.00-09.00 16.45-17.00 Fredag 08.00-09.00 - Team Hjælpemidler, Team Visitation og Team Voksen har telefontid kl. 8.00 12.00. Træffes bedst mellem kl. 8.10 9.10 Fra kl. 12.00 til lukketid varetages vagttelefonen af Team Administration. 12
Fix-tid: Mandag 09.00-15.00 Tirsdag 09.00-15.00 Onsdag 09.00-15.00 Torsdag 09.00-16.45 Fredag 09.00-12.45 Ønsker man at flexe i Fix-tiden aftales dette med nærmeste leder/ koordinator. Det er vigtigt at ferie m.m. indberettes i flexsystemet inden det afvikles, da flex lukkes ved månedens udgang og man derfor ikke har mulighed for at rette tilbage i tiden. Ved månedens udgang må man højest have +37 timer i flex samt -10 timer. Timer over 37 vil blive slettet såfremt, man ikke har en aftale om afvikling af overskydende timer. Der trækkes liste ved månedens udgang (skæringsdatoen). Listen vil blive gennemgået af teamleder/koordinator. Ved opsigelse skal evt. planlagt ferie og fleks i opsigelsesperioden indberettes i god tid Lukkedage. Lukkedage i administrationen - Titan, BCV og Årre Økonomiudvalget besluttede den 22. maj 2007 at administrationen har lukket følgende dage: Dagene mellem jul og nytår, bort set fra Borgerservice. Der sker ikke opvarmning på nær i Borgerservice. Det er op til medarbejderne om perioden afvikles med ferie eller flex. Den 1. maj og 5. juni er der lukket for service. Det vil være op til medarbejderne om denne periode afvikles med ferie eller flex. 13
Dagen efter Kristi Himmelfartsdag er samtlige rådhuse lukket - inkl. Borgerservice i Varde. Det vil være op til medarbejderne om denne periode afvikles med ferie eller flex. Den 1. maj og 5. juni, er halve dage, dvs. at man har fri med løn fra kl. 12:00 og den øvrige del af arbejdsdagen afholdes med flex eller ferie. Vedr. registrering af fleks / kalender. Hold kalender ajourført. I aftaler anføres adresse + telefonnumre på borgerne. Ved ydermøder (en ½ time før eller efter) hvor det er mest hensigtsmæssigt at arbejde hjemmefra flexes ind eller ud hjemmefra. Ved rettelser i fleks skal anføres årsag. Ferie Ferien varsles til nærmeste leder, som sikre sig at dækning i ferieperioden er faglig forsvarlig. På MED-møde d. 05. maj 2014 er nedenstående besluttet: Senest 1.10 skal alle medarbejdere til teamleder tilkendegive om de ønsker at benytte 6. ferieuge. Senest ved udgangen af februar måned skal evt. restferie være planlagt afholdt i samråd med teamleder. Senest ved udgangen af marts måned skal hovedferie være planlagt afholdt i samråd med teamleder. Planlægningen skal tage hensyn til arbejdspladsens behov i f.t. medarbejderressourcer samtidig med, at de enkelte medarbejderes ønsker i så vidt muligt omfang imødekommes. 14
Hvis flere, end det er muligt at imødekomme, ønsker ferie på samme tid, vil der blive taget hensyn til, hvem der året før fik godkendt ferie på det pågældende tidspunkt. På den måde vil det ikke være de samme, der f.eks. får ferie i uge 7. Derudover følges de centralt for Varde kommune fastsatte regler for ferieafholdelse/fleks på fastlagte lukkedage. Sygdom Sygefravær Sygemeldinger skal meddeles til teamleder pr. telefon. Er teamlederen fraværende gives besked til Elin. Der bookes altid 3 dages sygemelding fremad i kalenderen ved sygemelding. Raskmelding altid til Elin Vestergård. Medarbejderen er ansvarlig for at sygemeldinger er ført i flexsystemet. Der er lovkrav om at der skal afholdes sygefraværssamtaler ved i alt 21 sammenhængende sygedage eller ved 4 enkeltstående sygefraværsmeldinger det seneste år. Varde Kommune har udarbejdet retningslinjer i forbindelse med sygefravær. (dok nr. 379224) Teamleder er ansvarlig for at Varde Kommunes retningslinjer overholdes: Ved mere end 3 dages sammenhængende sygefravær kontaktes medarbejder af nærmeste leder. 15
Ved i alt 21 sammenhængende sygedage eller 4 enkeltstående sygefraværsmeldinger indkaldes medarbejderen til en fraværssamtale med teamlederen. Ved sammenhængende længerevarende fravær (mere end 21 sammenhængende dage) jævnlig kontakt mellem teamleder og medarbejder. Børns sygedage Overenskomsten siger: Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første sygedag og 2. sygedag - hvis barnet er under 18 år, og har ophold hos den ansatte, og fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og Det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. Hvis den ansatte misbruger ordningen, kan adgang til fravær inddrages. Bemærkning: I vurderingen af, om der skal gives tjenestefrihed, indgår en afvejning af barnets alder og sygdommens karakter. Stk. 2 Der udbetales sædvanlig løn, dog ikke arbejdsbestemte og arbejdstidsbestemte tillæg. Stk. 3 Tjenestefriheden regnes ikke som sygefravær. KL har udarbejdet fortolkningsregler: Personkreds: Biologiske forældre/adoptivforældre, forældre med forældremyndighed uden at være egentlige biologiske forældre. Tilfælde som falder uden for dette afgøres efter konkret skøn. 16
Barnets 1. sygedag Om et barns sygdom kan begrunde tjenestefrihed må bero på en konkret vurdering af sygdommens art sammenholdt med barnets alder. Afgørende i alle tilfælde er, at der er et akut pasningsbehov, som nødvendiggør fraværet. Barnets 1. sygedag er som udgangspunkt den kalenderdag, hvor barnet bliver syg. Hvis barnet bliver sygt sent på døgnet og det som følge heraf ikke er muligt at finde anden pasningsmulighed, vil barnets 1. sygedag dog være den efterfølgende kalenderdag. Bliver barnet eksempelvist syg på en fridag, så har medarbejderen ikke mulighed for at holde barnets 1. sygedag på den efterfølgende arbejdsdag. I dette tilfælde kan medarbejderen holde barnets 2. sygedag, såfremt det ikke har været muligt at finde anden pasningsmulighed. Det er kun muligt at holde barnets 1. sygedag én gang. Dette gælder i de tilfælde, hvor begge forældre er kommunalt, regionalt eller statsligt ansat samt i de tilfælde, hvor den ene af forældrene er privat ansat og den anden forældre er offentligt ansat. Barnets 2. sygedag Barnets 2. sygedag holdes i forlængelse af barnets 1. sygedag efter de samme kriterier som gælder for afholdelse af barnets 1. sygedag. Det vil sige, at det også her er afgørende, at der er opstået et akut pasningsbehov, der gør fraværet nødvendigt. Barnets 2. sygedag afholdes på den efterfølgende kalenderdag uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag. Afholdes barnets 1. sygedag eksempelvis om fredagen, så er barnets 2. sygedag om lørdagen på den efterfølgende kalenderdag. Barnets 2. sygedag ligger således ikke om mandagen. Barnets 1. og 2. sygedag kan holdes uafhængigt af hinanden. Det vil sige, at en ansat kan bevilges tjenestefrihed på barnets 2. 17
sygedag, selvom den pågældende ikke har holdt barnets 1. sygedag. Bliver faderen, der er privatansat, kaldt hjem for at passe sit syge barn og bliver moderen, der er kommunalt ansat, hjemme og passer barnet dagen efter, så holder moderen barnets 2. sygedag. Situationen er den samme, hvis faderen er offentligt ansat. Er begge forældre kommunalt ansat, så kan forældrene kun afholde barnets 1. og 2. sygedag én gang, dvs. at forældrene ikke kan blive hjemme ved barnet i sammenlagt 4 arbejdsdage. Rygepolitik Dokument nr. 32111/14 Tilmeldingsblanket til kaffe- og te ordning I Varde Kommune og dermed også Social og Handicap har vi en kaffe- og te ordning hvor vi betaler kr. 40,- pr. måned. Du har således mulighed for at benytte vores kaffe- og te automat i afdelingen såvel som i kantinen. Hvis du tilmelder dig ordningen vil du automatisk blive trukket 40,- kr. i løn hver måned. Du er fritaget for betaling hvis du ikke får løn fra Varde Kommune, f.eks. hvis du er ansat i virksomhedspraktik eller sygepraktik i en periode. 18
Tilmelding sendes til lønafdelingen. I Social og Handicap er der mulighed for at tilmelde sig torsdagskage. Kagegivning går på skift efter en liste. Tilmelding sendes til Helle Holm på hehj@varde.dk Det er også muligt at være med i personalets gavekasse. Der opkræves penge, når der er lavvande i kassen. Også her er der tilmelding til Helle Holm på hehj@varde.dk Personaleforeningen BCV Den forholdsvis nystartede fælles personale-forening på Borgercenter Varde er en forening, der gennem arrangementer skal være med til at fremme det sociale på tværs af afdelinger og medarbejdere på Borgercenter Varde. Foreningen vil ikke omfatte gaver og lignende, som fortsat er op til den enkelte afdeling. Medlemsskabet koster 20 kroner pr. måned, der automatisk bliver trukket i din løn. Ønsker du at være medlem, skal du udfylde skema, som du kan få hos Helle Holm, hehj@varde.dk Vi har indtil nu arrangeret: Julebanko, Julefrokosts og forskellige tema-arrangementer bla. Cykeltur på skinnecykler, Stylingaften og i det nye år er planlagt Glaskursus og Bagekursus 19
Personalekort/adgangskort Dit personalekort / adgangskort laves hos pedellerne i kælderen på Frisvadvej. Vi bestræber os på at kortet kan være klar en af dine første dage i dit ansættelsesforhold. Du skal medbringe dit medarbejdernummer som du finder i din personalemappe sammen med dine log in koder til IT. Du bliver fotograferet og får kortet lavet med det samme. Det tager ca. 10 min. Pedellerne træffes i kælderen, som regel i tidsrummet: 8.45 9.30 og 12 13. Du kan få din leder eller en kollega til at følge med dig ned i kælderen. Om muligt kan du ringe til serviceleder Kurt Christensen på 21 42 76 93 for at være sikker på at pedellerne er på stedet. Kortet bruges til dørene på Borgercenter Varde og til køb af mad i kantinen. Hvilke systemer anvender vi? I Social og Handicap arbejder vi i forskellige systemer alt afhængig af, hvilket team du som medarbejder er tilknyttet. I afdelingen anvendes der hos de forskellige teams følgende itsystemer; 20
Team Visitati on Team Hjælpemi dler Team Administrat ion Team Voks en Tværgåe nde Team Avaleo X X X X X Myndighed og Analytics KMDsag X X X X X Uniq Omsorg X X X X Acadre X X X X X Net Blanket X X X X X KMD børn og voksne X 21
Netforvaltning sundhed X X Mediconnet X X Bosted X Prisme X X KMD Opus X X Flex x x X x x Digital medarbejdersign atur Indberetning X X 22
Lagerstyring Zealand X EG selvbetjeningsløs ning kropsbårne hjælpemidler x Vejledning i brugen af CISCO telefon Se vedlagte Dok nr.: 51441 / 13 Guide til installation af printere 1. Vælg ZENworks billedet 2. Tryk på 3. printer 3. Dobbeltklik på: Installer Konica Minolta ikonet. 4. Klik på Skyprinter 04 5. Vælg tilslut printer Herefter kan du få hjælp af dine kolleger til at oprette dig med dit medarbejderkort på selve printeren. Der kan nu printes ud ved alle Minolta printere der er opstillet i Varde Kommune ved brug af medarbejderkortet. 23
Alarm. Indenfor åbningstiden hovedindgangen åben. Alarmen er typisk slået til fra kl. 18.00 til kl. 06.00. Parkering Parkering af personalets biler foregår på parkeringspladsen til højre for hovedindgangen set fra Frisvadvej. 24