Tønder Boligselskab 48 Referat fra ordinært organisationsbestyrelsesmøde den 14. september 2010 kl. 16.00, mødet fandt sted på Hostrups Hotel, med følgende dagsorden: 1. Velkomst ved formanden 2. Godkendelse af referater fra bestyrelsens møder den 19.4.2010. 3. Godkendelse af boligselskabets årsregnskab for 2009/2010. 4. Godkendelse af boligselskabets budget for 2011/2012. 5. Fremlæggelse af revisionsprotokollen. 6. Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning. 7. Bestyrelseshonorar. 8. Diverse lovændringer a) Udlejningsregler (bilag nr. 1 vedlagt) b) Økonomi, drift og beboerdemokrati (bilag nr. 2 vedlagt) 9. Vedtægtsændringer som følge af ny lov (vedtægter vedlagt) 10. Opfølgning på forvaltningsrevisionskoncept (bilag nr. 3 vedlagt) 11. Forslag til repræsentation på: a) Temadag Styringsreform den 9. oktober 2010 b) BL Kredsvalgsmøder kreds 8 12. Driftsspørgsmål. 13. Sager fra formand og afdelinger, herunder fælles dispositionsfond. 14. Sager fra administrationen a) Byggeri b) Annoncering af ledige boliger. 15. Boligorganisationens uddannelsespolitik for ejendomsmestre og beboerdemokrater. (bilag nr. 4 vedlagt) 16. Forretningsføreraftale til genforhandling 17. Eventuelt. Deltagere fra bestyrelsen: Allis M. Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Hans-Jørgen Nielsen Kaj Ringsted Rita Mortensen Svend Weiland Petersen Vakant Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Martin Andreasen, Domea Pkt. 1: Velkomst ved formanden Allis M. Jensen bød velkommen. Pkt. 2: Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsens møde den 19.4.2010. Referatet blev godkendt og underskrevet. Pkt. 3: Godkendelse af boligselskabets årsregnskab for 2009/2010. Regnskabet er udsendt den 2.09.2010.
Tønder Boligselskab 49 Martin Andreasen fremlagde regnskabet med følgende bemærkninger. Byggefond og selskab Årets overskud på kr. 311.929 er overført til arbejdskapitalen, som pr. 31. marts 2010 udgør i alt kr. 1.349.937, og pr. samme dato udgør dispositionsfonden i alt kr. 560.312. Afd. 1303 Klostervej m.fl. Årets resultat viser et overskud på kr. 176.753. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. pr. 31. marts 2010 i alt kr. 867.268. Afd. 1304 - Sælstræde Årets resultat viser et underskud på kr. 2.525. Underskudskontoen udgør herefter kr. 2.525, der budgetteres afviklet over 1 år. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 31. marts 2010 i alt kr. 462.410. Afd. 1313 Kastanie Bo Årets resultat viser et underskud på kr. 21.088. Underskudskontoen udgør herefter kr. 21.088, der budgetteres afviklet over 3 år. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 31. marts 2010 i alt kr. 640.157. Afd. 1314 Kastanie Bo serviceareal Årets resultat viser et underskud på kr. 14.165. Underskudskontoen udgør herefter kr. 14.165, der budgetteres afviklet over 3 år. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 31. marts 2010 i alt kr. 336.538. Afd. 1329 Tønder Byhuse Årets resultat viser et overskud på kr. 37.827. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 31. marts 2010 i alt kr. 3.637.345. Afd. 1351 Sælstræde/Halstræde Årets resultat viser et overskud på kr. 19.337. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. pr. 31. marts 2010 i alt kr. 248.885. Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Pkt. 4: Godkendelse af boligselskabets budget for 2011. Budgettet er udsendt den 2.09.2010. Martin Andreasen gennemgik budgettet med følgende bemærkninger: Afd. 1303 huslejestigning på 0,00 % Afd. 1304 huslejestigning på 1,73 % pr. 01.04.2011. Afd. 1313 huslejestigning på 4,45 % pr. 01.04.2011. Afd. 1314 huslejestigning på 2,14 % pr. 01.04.2011. Afd. 1329 huslejestigning på 3,37 % pr. 01.04.2011. Afd. 1351 huslejestigning på 1,48 % pr. 01.04.2011.
Tønder Boligselskab 50 Bestyrelsen godkendte og underskrev budgettet. Pkt. 5: Fremlæggelse af revisionsprotokollen. Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollen. Pkt. 6: Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning. Indsat i regnskabet side 10 21. Årsberetning blev godkendt. Pkt. 7: Bestyrelseshonorar. Der skal tages stilling til følgende: - indeksregulering af honoraret - om fordelingen forsat skal ske med 2 portioner til formanden, 1 ½ portion til næstformanden, og 1 portion til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. - om samme fordelingsnøgle skal anvendes ved byggesager. Det blev besluttet at honoraret skulle indeksreguleres og at fordelingen skulle være som ovennævnte. Pkt. 8: Diverse lovændringer. a) Udlejningsregler Pr. 1. januar 2010 skete der en række ændringer i reglerne om udlejning og anvisning af almene boliger. På vedlagte bilag fremgår de vigtigste generelle nye udlejnings- og anvisningsregler. (bilag nr. 1) Bestyrelsen bedes forholde sig til indstillingerne som anført i bilagene. Det blev besluttet at følge indstillingerne. b) Økonomi, drift og beboerdemokrati Ligeledes pr. 1. januar 2010 skete der lovændringer på ovennævnte områder. Vi vedlægger som bilag de vigtigste ændringer (bilag nr. 2) Bestyrelsen bedes også her forholde sig til indstillingerne som anført i bilagene. Det blev besluttet at følge indstillingerne, dog med denne tilføjelse at opkrævning til arbejdskapitalen kun finder sted hvis den er under kr. 2.786 (2009- nivau) pr. bolig. Pkt. 9: Vedtægtsændringer som følge af ny lov Grundet nye regler for almene boliger pr. 1. januar 2010 (L208): skal der foretages justering af vedtægterne for Tønder Boligselskab. - Skal organisationen organiseres med eller uden medlemsindskud - 2 - Formandskab - 5 - Repræsentantskabets stemmeantal - 9
Tønder Boligselskab 51 - Om personligt fremmøde er en betingelse for stemmeret - 10 - Referat fra bestyrelsesmøde underskrives af hele bestyrelsen eller kun formanden - 13 - Personligt fremmøde er nødvendigt eller om der kan stemmes ved fuldmagt - 16 Desuden fremgår yderligere vedtægtsændringer af de allerede fremsendte bilag 1 og 2 vedr. udlejning, drift, økonomi og beboerdemokrati. Bestyrelsen godkendte forslaget til nye vedtægter og vil foreslå dem godkendt på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. Pkt. 10: Opfølgning på forvaltningsrevisionskoncept (Bilag 3) Boligorganisation Tønder Boligselskab er underlagt reglerne om forvaltningsrevision, og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater som bilag 3. Indstilling Det indstilles at forsætte med de godkendte målsætninger og konkrete mål samt tage evalueringen til efterretning (og efter behov, hvis der er ikke opfyldte målsætninger, at drøfte og aftale konkrete handlingsplaner). Bestyrelsen godkendte indstillingen. Derudover drøftede bestyrelsen ejendomsmester Allan Bak Christensens kriterier og valg af håndværkere og leverandører. De fortrukne håndværkere er maler: Vera Vind og Helle Nielsen, tømrer: Tønder Låseservice (Ejnar Christiansen), elektriker: El-Centrum, murer: Arne Hansen, Bredebro, kloak: Erik Jacobsen (nu Højgård & Schultz), havearbejde: Højmose Anlægsgartneri. Ud over kloak, her foreslås en ændring til firma Kjellkvist A/S til kloakarbejde, godkendte bestyrelsen indstillingen og besluttede at håndværkervalg m.v. tages op igen om et år. Pkt. 11: Forslag til repræsentation på: a) Temadag styringsreform Boligcenter Haderslev inviterer organisations bestyrelserne til temadag den 9. oktober på Scandic i Kolding, hvor styringsreformen laves i samråd med Domea. Erik Lønne Gottfredsen oplyste, at det var vigtigt at både org. bestyrelsen og afdelingsbestyrelserne var repræsenteret, da arbejdet med at færdiggøre indholdet til materialet i styringsreformen, meget gerne skulle have fingeraftryk fra bestyrelsesmedlemmerne. Afdelinger som ikke er repræsenteret får lavet materialet lavet færdigt af Domea som en tillægsydelse. Bestyrelsen var indstillet på at deltage og opfordrer dem der har mulighed for at deltage til at tilmelde sig hurtigst muligt til hke@domea.dk b) Valg af kredsdelegeret til BL - kreds 8 for 1 år. Allis M. Jensen, formand og Anne Christiansen, næstformand blev valgt. Pkt. 12: Driftsspørgsmål. - Orientering om opstilling af elevatortårne i Brofennen og badeværelsesrenovering på Klostervej m.v.
Tønder Boligselskab 52 Martin Andreasen orienterede om at der var blevet tegnet og søgt byggetilladelse til opførsel af 3 elevatortårne af stål/glas ved Brofennen 2, 4 og 6. Landsbyggefonden har givet tilsagn om støtte med kr. 450.000 fra trækningsretten bestyrelsen godkendte en forhøjelse af tidligere beslutning om ansøgning på kr. 375.000 (bestyrelsesmødet den 19.04.2010). Udover tilskuddet fra LBF gives der et tilskud på kr. 250.000 fra arbejdskapitalen, hvilket giver et samlet tilskud på kr. 700.000 til elevatortårnene. Der afholdes licitation på arbejdet den 20.09.2010. - Arbejdet med renovering af badeværelserne på Klostervej m.v., afd. 1303 har været udbudt i en form for totalentreprise til 2 murermestre, Knud Weiland og Arne Hansen. Priserne inkl. moms blev kr. 87.775 fra Weiland og kr. 68.247 fra Arne Hansen, en prisforskel på 22% - billigste tilbud betyder at arbejdet kan laves kr. 30.000 billigere pr. badeværelse end det oprindelige overslag, således det lån der skal optages til at dække restudgiften efter tilskud på 2 x kr. 25.000 fra org. og afd. er modregnet, kan nedsættes med kr. 30.000 og den månedlige ydelse for lejeren med kr. 170 til kr. 455. Der er pt. 4 lejere der har tilmeldt sig renovering og der bliver sendt orientering ud til øvrige beboere om at tilmelding fortsat er mulig. - Der blev spurgt om fraflytningsprocenten var stigende i Tønder. Efterfølgende har et opslag på DomeaWeb vist af flytteprocenten i de sidste 12 måneder har været: 7,14% i 1303 58,3% i 1304 29,96% i 1329 5,26% i 1351, fordeling på boligtyper m.v. og procenter for tidligere perioder kan ses på DomeaWeb ved at vælge menu punktet Statistik. Allis M. Jensen ønskede at mulighederne for at lave en spørgeundersøgelse ved fraflyttende lejere blev undersøgt. - Bestyrelsen godkendte driftsaftalen mellem afdelingerne (omfatter fordeling af fællesudgifter til bl.a. ejendomsfunktionærer, maskin- og værkstøjsindkøb, salt/snerydningsudgifter m.v.) og den blev underskrevet. Aftalen bliver kopieret og sendt ud til de berørte afdelingsbestyrelser. Pkt. 13: Sager fra formand og afdelinger. Fælles dispositionsfond. Tilslutning til oprettelse af en fælles dispositionsfond i Domea. Efter orientering fra Allis M. Jensen og Erik Lønne Gottfredsen om formålet med den landssækkende dispositionsfond, blev det besluttet at Tønder Boligselskab tilslutter sig den. Bidraget på ca. kr. 35.000 dækkes af arbejdskapitalen. Allis M. Jensen orienterede derudover om at der var afholdt 2 møder i kontaktudvalget, som består af samtlige boligselskaber/foreninger i Tønder Kommune, der er nedsat 3 udvalg som bl.a. skal forhandle med kommunen om byggeri/renovering (MA), affald/forsyning (AMJ), udlejning (AMJ), Allis opfordrede interesserede til at deltage i udvalgsarbejdet. At der har været afholdt møder i Haderslev vedrørende styringsreform, landsdækkende dispositionsfond. Tønder Boligselskab giver et mindre støttebeløb til BMX-klubben (ca. kr. 1.500) og pigefodbold (ca. kr. 3.000 til indkøb af windbreaker), som betales af arbejdskapitalen, da der er tale om markedsføring.
Tønder Boligselskab 53 Pkt. 14: Sager fra administrationen. a) Byggeri Erik Lønne Gottfredsen orienterede om, at der ikke var aktuelle planer om nybyggeri, dog havde der været henvendelser fra Tønder Kommune om muligheder for i alt 14 boliger til handicappede i eksistrende eller ombyggede boliger, disse planer er dog efterfølgende blevet stoppet af kommunen. Der kan opstå muligheder for at opføre ældreboliger i Tønder by og opstår der muligheder er Domea bemyndiget til at tage kontakt til kommunen. b) Annoncering Behovet for annoncering af ledige boliger er stigende, skal annonce udgifterne derfor dækkes af hovedselskabet? Det blev vedtaget, at øge annoncering både med specifikke lejemål og med generelle annoncer (bl.a. den med billede af pige og hund). Udgifterne til dette dækkes af arbejdskapitalen. Forslaget fra Erik Lønne Gottfredsen, om at deltage i et møde med de øvrige boligselskaber i regionen om et specialtillæg til Jyske Vestkysten blev godkendt og at evt. deltagelse i JV-tillægget betales af arbejdskapitalen. Pkt. 15: Boligorganisationens uddannelsespolitik for ejendomsmestre og beboerdemokrater. (bilag 4) Kompetenceudvikling, i hvilket omfang skal der afholdes kurser for bestyrelsesmedlemmer, funktionærernes deltagelse i faglige kurser og om udgifterne til disse kurser dækkes helt eller delvist af arbejdskapitalen. Bestyrelsen godkendte og underskrev oplægget til uddannelsespolitik og besluttede at omkostningerne til kurser for både org. bestyrelses-, afd. - og beboerrådsmedlemmer samt ejendomsfunktionærer bliver dækket af arbejdskapitalen. Det blev også vedtaget, at bestyrelsesmedlemmer som ikke havde mulighed for at deltage uden løntab, ville få disse dækket mod dokumentation fra arbejdsgiveren, udgiften til dette dækkes af arbejdskapitalen. HUSK: At tilmelde dig kurset for org- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt beboerrepræsentanter den 4. (fra kl. 15.00) og 5. marts (til kl. 13.00) 2011 på Ecco Center. Pkt. 16: Forretningsføreraftale til genforhandling, udløber 30.6. 2010. Indtil der forligger nyt koncept på forretningsføreraftale forslår vi at den gældende aftale forsætter. Det blev godkendt at den nuværende aftale forlænges med 1 år, men at den genforhandles så snart det er muligt. Pkt. 17.: Eventuelt. Af hensyn til evt. ansøgning til Landsbyggefonden vedrørende Bernadotteparkens fremtidssikringsanalyse blev det aftalt, at Domea spørger Rambøll om pris på udarbejdelse af en helhedsplan for bebyggelsen. Domea, Boligcenter Haderslev, 15.09.2010 Erik Lønne Gottfredsen/Martin Andreasen/HKE Referatet er godkendt den