GRUNDKURSUS I METODER OG ARBEJDS- GANGE FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL August/september 2012 præsen TATION 1
PROGRAM 1. Velkommen 2. Principper for den nye økonomimodel 3. Hvad ændres og hvad ændres ikke med den nye økonomimodel? 4. Introduktion til den nye registreringsramme og opgaveformål 5. Introduktion til projektøkonomistyring 6. Kort introduktion til ny rapportpakke 7. Afrunding 2
1. VELKOMMEN
VELKOMMEN FORMÅL MED KURSET Formål og fokus: Formålet med kurset er at give den nødvendige indsigt i og en grundlæggende forståelse af den nye økonomimodel, herunder nye fælles arbejdsgange. På baggrund af kurset får økonomimedarbejdere et fælles afsæt for de daglige opgaver. Kurset fokuserer på ændringerne i udførelsen af økonomiopgaver, som skyldes dels ny organisering, dels ny økonomimodel. Kurset dækker således ikke alle økonomiopgaver, der udføres og vil heller ikke gennemgå budgetmodel for 2013. Der vil i stedet blive informeret herom på de enkelte hovedområder. Kurset har desuden til formål at introducere de nye fælles termer inden afholdelse af det systemtekniske kursus. Målgruppe: Kurset er målrettet mod alle økonomimedarbejdere i både front og back office. 4
2. PRINCIPPER FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL
PRINCIPPER FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL Fælles registrerings- og rapporteringsramme Forskellige budgetmodeller. Fælles økonomisystem Navision (inklusive sags- og ressourcemodul). Økonomi -model Registrering Rapportering Budgettering Nye fælles dimensioner i kontostrengen. Fælles bogføringskreds fra fire til en PROJE KT bogføringskreds + IHA (som overgår senere). FINANS KONTO AKTIVITE T (vha. projekts kabelon) DE LRE GNS KAB (DE LRE GNS KAB) Bogføringskreds 8000C Bogføringskreds ASB + DPU S TE D HOVE DPROJE KT S AGS OP LY S NINGE R MV. S AGS MÆ RKE R: S AGS MÆ RKE R: NU: Bogføringskreds AU OPGAVE FORMÅL FORS KNINGS - S TATIS TIKKODE R OPGAVE FORMÅL Bogføringskreds DMU Bogføringskreds DJF 6 TE MAOMRÅDE R
PRINCIPPER FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL Projektøkonomistyring Hele økonomien organiseres i projekter både ordinær drift og eksternt finansierede aktiviteter pakkes ind i projekter til brug for intern økonomistyring. Der anvendes to typer af regnskaber med forskellige formål: Det interne regnskab har til formål at understøtte den interne økonomistyring, herunder også at understøtte tværgående initiativer og strategiske prioriteringer, samt styring af projektregnskaber. Det eksterne regnskab (Aarhus Universitets (AU) årsrapport) har til formål at understøtte kravene til ekstern regnskabsaflæggelse. Det interne regnskab er i Navisions sagsmodul, mens det eksterne regnskab fortsat er i Navisions finansmodul. I den interne økonomistyring bliver projektet den styrende dimension. Den nye fælles projektøkonomistyring systemunderstøttes af sagsmodulet i Navision, som alle derfor skal anvende fremover. 7
PRINCIPPER FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL Aktivitetsbaseret økonomistyring gradvis implementering På sigt skal AU indføre en aktivitetsbaseret økonomimodel, som kan give indblik i, hvad det koster at gennemføre aktiviteter og som kan give bedre mulighed for at dokumentere ressourceforbrug på kerne- og støtteaktiviteter. Men i 2013 og 2014 er der først og fremmest fokus på sikker drift. Derfor bliver ændringerne indført gradvist i faser: I første fase: mulighed for afrapportering på aktiviteter via sagsmærker, men ingen fælles aktivitetsbudgettering. I anden fase: fælles afrapportering på aktiviteter grundet fælles budget- og økonomimodel. Fase 1 Fase 2 Fase 3 September 2012 Oktober 2012 Januar 2013 Januar 2014? Januar 2015? Ny fælles registreringsramme og brug af sagsmodulet. Opgaveformål mv. via sagsmærker Nye budgetforudsætninger for budget 2013 Fælles retningslinjer for overhead og indtægtsregistrering samt fælles økonomiprocesser Ny fælles budgetmodel med institutbaseret økonomi, med intern/ ekstern rapportering på aktiviteter Ny fælles aktivitetsbaseret økonomimodel med aktivitets- og ressourcestyring 8
PRINCIPPER FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL NY ORGANISERING OG ANSVARSFORDELING Roller og ansvar Den nye organisering af økonomifunktionen og økonomimodellen medfører ændrede roller for økonomimedarbejdere: Specialiseret opgavevaretagelse ved etablering af den nye økonomifunktion på AU Fokus på samspil og sparring mellem projektøkonomer og -ledere Fokus på samspil og sparring mellem forretningscontrollere og institutledere/ dekaner/vicedirektører Medarbejderne udfører specialistopgaver og varetager således i mindre grad blækspruttefunktioner. Dette medfører en højere opgavekvalitet. Udarbejdelse af projektbudgetter og økonomisk opfølgning sker i et samarbejde mellem projektøkonomer og -ledere. Via det løbende tætte samarbejde med projektledere kan projektøkonomer agere som sparringspartnere og udarbejde en grundig økonomisk opfølgning samt rapportering på projekterne. Forretningscontrollere assisterer institutledere med økonomisk viden og indsigt i disses budgetansvarsområder gennem budgettering, løbende opfølgning og sparring samt rapportering. Oftest har de enkelte institutter tilknyttet en specifik forretningscontroller, som har den fornødne indsigt i instituttets aktiviteter og økonomi. 9
PRINCIPPER FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL NY ORGANISERING OG ANSVARSFORDELING Roller og ansvar Økonomifunktionen skal fremadrettet varetage en mere synlig og proaktiv rolle: Økonomifunktionen skal i højere grad have fokus på den fremadrettede økonomiske udvikling. Økonomifunktionen skal i større udstrækning agere som en udadvendt sparringspartner for hele den øvrige organisation og understøtte ledere og medarbejdere med f.eks. analyser, rapportgenerering og konsekvensberegninger. 10
PRINCIPPER FOR DEN NYE ØKONOMIMODEL NY ORGANISERING OG ANSVARSFORDELING Økonomi-front offices rolle fokuserer på alle aspekter: Historisk økonomistyring Styring, efter begivenhed og virkninger er indtrådt. Baseres på bagudrettede rapporter. Eksempel: Afrapportering til bevillingsgiver samt kvalitetssikring af data og konstatering af budgetafvigelser, når disse indtræder. Samtidig økonomistyring I praksis lige efter begivenheden. Initiativer rettes mod begivenheden for at begrænse dens virkninger. Eksempel: Løbende tæt dialog med projektledere om fremdrift og økonomisk status. Proaktiv økonomistyring Forud for begivenheden: Rettes mod planer for at udnytte muligheder. Eksempel: Ved brug af erfaringsdata/ efterkalkulation ved projektplanlægning. Eller ved anvendelse af nøgletal, der kan indikere en økonomisk konsekvens eksempelvis antal ansøgninger sendt til bestemte bevillingsgivere, eller antal modtagne ansøgninger til bestemte studier. 11
3. HVAD ÆNDRES OG HVAD ÆNDRES IKKE MED DEN NYE ØKONOMIMODEL?
HVAD ÆNDRES IKKE MED DEN NYE ØKONOMIMODEL? Økonomisystemerne er de samme Navision dog med ny fælles anvendelse af sags- og ressourcemoduler AURUS IndFak Webshop. Håndtering af afskrivninger, donationer og anskaffelser er uændret Anlægsaktiver oprettes uændret i købsgruppen, Regnskab. Afskrivningerne foretages automatisk på baggrund af anlægsoplysninger i Navision. Der henvises til vejledningen vedrørende anlæg på Økonomiportalen. Budgetmodel og intern ressourceallokering ændres ikke for 2013 For budget 2013 eksisterer der ikke én standardiseret budgetmodel på AU, og hovedområderne på tværs har ligeledes ingen ensartet håndtering af intern ressourceallokering. For det enkelte hovedområde kan der blive tale om en vis harmonisering internt på hovedområdet. 13
HVAD ÆNDRES MED DEN NYE ØKONOMIMODEL? (1/2) Projektøkonomistyring Alt pakkes ind i projekter i et projektstyringssystem. Det skaber mulighed for senere at indføre aktivitetsbaseret økonomistyring med øget gennemsigtighed og bedre beslutningsgrundlag. Tidsallokering Der indføres tidsallokering på AU, således at lønomkostningerne allokeres ud på projekterne. Tidsallokeringen foregår i sagsmodulet, og for de enkelte medarbejdere opsættes tidsallokeringsnøgler, således at lønomkostningerne henføres til de relevante projekter. Ens registreringsramme Alle transaktioner vil ske i én bogføringskreds og i samme Navision-setup. Det mindsker afstemninger samt støj og misforståelser grundet forskellige systemmæssige anvendelser på tværs af AU. 14
HVAD ÆNDRES MED DEN NYE ØKONOMIMODEL? (2/2) Nye fælles procedurer og forretningsgange (sker løbende) I takt med overgangen til den nye økonomimodel harmoniseres en række økonomiske administrative processer, herunder bl.a. fakturering/hjemskrivning af midler, samt hvordan lønnen fordeles til projekter. Formålet er at skabe en mere standardiseret opgavevaretagelse på tværs af AU og herigennem etablere en gennemsigtig økonomistyring. Nye fælles retningslinjer for overhead og indtægtsregistrering Der indføres nye fælles principper for, hvordan overheadbidrag og indtægter på eksterne projekter indtægtsføres. Formålet er at undgå, at principielle forskelligheder bliver en barriere for økonomisk samarbejde. 15
ØKONOMIMANUAL Der udarbejdes en manual for den nye økonomimodel: I økonomimanualen vil de principper, processer og vejledninger, som den nye økonomimodel består af, blive beskrevet. Den vil i det daglige fungere som et opslagsværk, når første fase af økonomimodellen træder i kraft. Økonomimanualen skal ses som en erstatning for de tidligere procesbeskrivelser på økonomiportalen og vil være tilgængelig på AU s intranet. Eksempel på procesbeskrivelse i den nye økonomimanual: 16
ØKONOMIMANUAL Økonomimanualen skal bruges af alle økonomimedarbejdere, således at anvendelsen af processer og systemer på sigt bliver standardiseret. Manualen bliver løbende opdateret og vedligeholdt centralt i AU Økonomi, og relevante front office-medarbejdere inddrages i dette arbejde efter behov. I løbet af efteråret 2012 tages økonomimanualen i brug, i takt med at principper, procesbeskrivelser samt systemvejledninger færdiggøres. Der vil løbende blive kommunikeret, når noget nyt er tilgængeligt på hjemmesiden. 17
4. INTRODUKTION TIL DEN NYE REGISTRERINGSRAMME OG OPGAVEFORMÅL
INDHOLD Registreringsrammen: Den hidtidige registreringsramme Den nye fælles registreringsramme Oprettelse og anvendelse af projekt aktiviteter Anvendelse af sagsmærker. Opgaveformål: Sammenhæng til registreringsrammen Hvad er opgaveformål? Håndtering af grænseflader mellem opgaveformålene Opgaveformål i implementeringens faser Illustration af opgaveformål Eksempel på projekts tilknytning af opgaveformål Opgave i påsætning af opgaveformål som sagsmærke. 19
REGISTRERINGSRAMMEN - SOM EN DEL AF DEN NYE ØKONOMIMODEL
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - DEN HIDTIDIGE REGISTRERINGSRAMME Kontostrengen har, frem til implementering af den nye økonomimodel, indeholdt obligatoriske såvel som ikke-obligatoriske dimensioner. Fremadrettet forkortes kontostrengen, hvilket vil betyde at ikke alle dimensioner vil være en del af den nye registreringsramme. Anvendelse af registreringsrammen vil fremadrettet ske på ensartet vis, hvorfor der ikke vil fremgå ikke-obligatoriske dimensioner. Obligatoriske dimensioner Ikke-obligatoriske dimensioner FINANSKONTO DELREGNSKAB STED - PROJEKT AKTIVITET ANALYSE- FOKUS BYGNING RAPPORT- FORMÅL Finanskontoplanen ændres ikke Momskoderne ændres ikke 21
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - DEN NYE FÆLLES REGISTRERINGSRAMME (1/2) I fase 1 opnås en ny fælles registreringsramme. Anvendelse af to nye standardmoduler i Navision Navisions sagsmodul og ressourcemodul Løbende registreringer sker kun på tre direkte dimensioner finanskonto, projekt og aktivitet. Aktiviteter opsættes på projektet ved hjælp af projektskabeloner, tilpasset projektets karakteristika. De tidligere dimensioners delregnskab og sted afledes fremover af projektet og vil dermed være en del af projektets stamdata. Ligeledes vil samleprojekt være en del af stamdata og vil kunne bruges til at gruppere flere relaterede projekter. Kontostreng: FINANSKONTO PROJEKT AKTIVITET (vha. projektskabelon) Opsætning på projektet: DELREGNSKAB STED (DELREGNSKAB) Registreringer afledt af projektet SAMLEPROJEKT SAGSOPLYSNINGER MV. SAGSMÆRKER: OPGAVEFORMÅL SAGSMÆRKER: OPGAVEFORMÅL Uden for bogføringen, men et rapporteringshensyn FORSKNINGS-STATISTIKKODER 22 TEMAOMRÅDER
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - DEN NYE FÆLLES REGISTRERINGSRAMME (2/2) Delregnskab: Delregnskab vil fremover fremgå som stamdata på projektet. Den nye fælles registreringsramme bør anvendes på standardiseret vis, herunder anvendelse af delregnskaber (der henvises i den forbindelse til regelsættene for indtægtsdækket virksomhed og eksterne midler). Det er fortsat et eksternt krav fra ministerier mv., at der kan rapporteres på nedenstående delregnskaber: Delregnskab 1: Ordinære midler Delregnskab 2: Indtægtsdækket virksomhed Delregnskab 3: Retsmedicin Delregnskab 4: Tilskudsfinansieret forskning Delregnskab 5: Anden aktivitet. 23
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - OPRETTELSE OG ANVENDELSE AF PROJEKT (1/2 ) Fem cifre PROJEKT* Fortløbende numre, det vil sige ingen betydende cifre i projektnummer Mange stamdataoplysninger (bevillingsgiver(e), projekthaver, tidsperiode mv.) *Projekt er tilsvarende begrebet sag i Navisions sagsmodul. **Aktivitet er tilsvarende begrebet sagsopgave i Navisions sagsmodul. Fem cifre AKTIVITET** Det første ciffer er betydende, jf. nedenstående logik Fælles struktur Mulighed for at oprette undtagelser til projektets stamdataoplysninger Der oprettes en fælles logik for første ciffer: 1. Uddannelse 2. Forskning 3. Talentudvikling 4. Videnudveksling 5. Intern støtte 6. Medfinansiering 7. Overheadomkostninger 8. Fase 1 projekter (ordinær drift) 9. Indtægter. Hvori adskiller projekter sig fra aktiviteter? F.eks. et eksternt projekt med medfinansiering. Her må oprettes en undtagelse på aktiviteten medfinansiering, idet dette hører til delregnskab 1 og ikke, som projektet, til delregnskab 4. I forbindelse med uddelegering af budgetansvar bør oprettes et projekt med underliggende aktiviteter. Der er desuden udformet en række retningslinjer for, hvornår der bør oprettes et projekt se næste side. 24
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - OPRETTELSE OG ANVENDELSE AF PROJEKT (2/2) Der oprettes nye projekter: For hver ekstern bevilling (relaterede bevillinger kan samles i samleprojekter til styrings- og rapporteringsformål). For hver intern delegation af budgetansvar, det vil sige, at hvor der oprettes et budget til en projektansvarlig. Og hvor det i øvrigt er hensigtsmæssigt at udskille økonomisk aktivitet (midlertidighed, synliggørelse, dokumentation osv.). 25
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - OPRETTELSE AF AKTIVITETER (1/3) aktiviteter ved brug af projektskabeloner: Aktiviteter vil i den nye registreringsramme være en obligatorisk dimension. Projekter vil kunne opsættes med afsæt i prædefinerede projektskabeloner. Der oprettes for hver projekttype en projektskabelon med relevante aktiviteter, således at skabelonen er tilpasset projekttypens karakteristika. Skabelonerne udgør dermed en hjælp til den daglige drift og projektstyring. Aktiviteter oprettes med fokus på, hvad der går på tværs af finanskonti. Anvendelse af aktiviteter muliggør derfor grupperinger på tværs af finanskonti. Der er nedsat to arbejdsgrupper, som arbejder på at fastlægge en struktur for aktiviteter. En gruppe beskæftiger sig med de eksterne midler, mens en anden gruppe beskæftiger sig med de interne midler. Nærværende materiale indeholder derfor eksempler på de to gruppers igangværende arbejde. 26
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - OPRETTELSE AF AKTIVITETER (2/3) Fastlæggelse af projekttyper Projekter med ensartede bevillingsvilkår (herunder krav om afrapportering, overheadtype, periodisering mv.) vil kunne danne en projekttype. For hver projekttype oprettes en projektskabelon. Fastlæggelse af projektskabeloner I projektskabelonerne vil det være muligt, ud fra en bruttoliste, at udvælge relevante aktiviteter. Projektskabelonen kan således tilpasses, og de udvalgte projektoprettere i den virtuelle gruppe vil kunne oprette aktiviteter, men det er ikke tilladt at ændre logikken, det vil sige til-fra-summerne. Eksempel på FI-skabelon (eksternt projekt) 27
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - OPRETTELSE AF AKTIVITETER (3/3) Fastlæggelse af projekttyper For hver type af interne projekter oprettes ligeledes en projektskabelon. Projektskabelonen danner projektets aktiviteter. Eksempler på projekttyper inden for ordinær drift: Institutprojekt (se skabelon til højre med anvendelse af aktivitetsinterval 8xxxx) Bygningsdriftsprojekter (med tilknytning af skabelon for aktivitetsinterval 5xxxx, Intern støtte) Egentlige projekter på DR 1 (med tilknytning af skabelon for relevant aktivitetsinterval 1xxxx-5xxxx). Eksempel på institutskabelon (interne driftsprojekter) 28
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - ANVENDELSE AF SAGSMÆRKER (1/2) I sagsmodulet sættes sagsmærker på projekter og, i tilfælde af undtagelser, på aktiviteter. Hvorfor bruge sagsmærker? fungerer som et supplement til dimensionerne - og påsætning vil være tvungen. giver mulighed for at lave udtræk på tværs af projekter. giver en fleksibel løsning, idet de kan tilføjes og fjernes løbende. er anvendelige i analysesammenhænge, idet man kan tilføje det sagsmærke, som vedrører analysen. giver mulighed for at påføre en ekstra detaljeringsgrad på projekt - og eventuelt aktivitet. giver et grundlag for det formålsfordelte regnskab. Sagsmærker Benyttes til mærkning af projekter eller aktiviteter, så budgetterede eller realiserede tal på projekter/aktiviteter kan opsamles i rapporteringen. Sagsmærker kan påføres og ændres løbende og kan derfor anvendes til ad hoc-forespørgsler. Sagsmærker kan kun anvendes i forbindelse med rapportering og ikke til løbende budgettering og registrering i Navision. Hvad påsættes som sagsmærker? Opgaveformål påføres alle projekter som sagsmærker. Temaområder påføres alle projekter som sagsmærker, hvor det er påkrævet. Forskningsstatistikkoder påføres projekter inden for forskning og talentudvikling som sagsmærker (eksempelvis 120 Matematik,150 Biologi eller 520 Psykologi). 29
INTRODUKTION TIL REGISTRERINGSRAMMEN - ANVENDELSE AF SAGSMÆRKER (2/2) Sagsmærker medfører en begrænset administrativ anvendelse, idet de ligger uden for registreringerne. Vær opmærksom på, at: sagsmærker ikke bogføres. sagsmærker ikke budgetteres. sagsmærker ikke har datomærkning. Tilknyttes projekt Tilknyttes aktivitet Eksempel på tilknytning af opgaveformål som sagsmærke Umiddelbart efter projektoprettelse tages der stilling til, hvilke sagsmærke(r) der skal tilknyttes, samt disses sagsmærkeværdi (en procentfordeling). Det vil være primært være forretningscontrollerens opgave at påsætte sagsmærker på projektstamkortet. 30
OPGAVEFORMÅL - TIL BRUG FOR AKTIVITETSINDDELING AF ØKONOMIEN
INTRODUKTION TIL OPGAVEFORMÅL - SAMMENHÆNG TIL REGISTRERINGSRAMMEN Registreringsramme Projekt Der sker en aktivitetsinddeling på alle projekter. Opgaveformål opsættes på projektet som sagsmærker og dermed uden om bogføringen. Dette kan på flere punkter sammenlignes med den tidligere formålsfordeling i regneark på 8000C, ASB og DPU. Stamdata nedarves som hovedregel Opgaveformål Påsættes som sagsmærke på projekt (og undtagelsesvist på aktivitet) i Navision. Eksempel: heltidsuddannelse, forskning eller andet, jf. slide 37. Aktivitet 32
INTRODUKTION TIL OPGAVEFORMÅL - HVAD ER OPGAVEFORMÅL? Opgaveformål er en liste over konkrete opgaver på AU. Hvert opgaveformål relaterer sig til ét af AU s fem hovedformål. Opgaveformål har til formål at inddele AU s økonomi til brug for aktivitetsrapportering og senere aktivitetsstyring med henblik på at skabe sammenhæng mellem faglige aktiviteter og strategien. Opgaveformål giver mulighed for at påføre registreringer en supplerende detaljeringsgrad, som er muligt at synliggøre i en rapporteringsløsning, eksempelvis ved udtræk af udvalgte type(r) af projekter på tværs af AU. Hovedformål De fem hovedformål udspringer af AU s strategi og er dermed defineret på baggrund af de fire kerneaktiviteter: 1. Uddannelse 2. Forskning 3. Videnudveksling 4. Talentudvikling samt intern støtte. 33
INTRODUKTION TIL OPGAVEFORMÅL - HÅNDTERING AF GRÆNSEFLADER MELLEM OPGAVEFORMÅLENE Opgaveformålene under et givent hovedformål har i flere tilfælde grænseflader over til øvrige hovedformål. Der er derfor behov for retningslinjer for hvilke opgaveformål der bør anvendes i hvilke sammenhænge og dermed retningslinjer for anvendelse af opgaveformål ved opsætningen af projekter i Navision. Uddannels e Fors kning Talentudvikling 2 Videnudveks ling Retningslinjer for, hvordan opgaveformålene anvendes, beskrives nærmere i økonomimanualen. Denne forventes færdiggjort i løbet af efteråret 2012. Intern s tøtte 7 Overordnede retningslinjer: 1. Opgavens karakter og ikke sted er afgørende for valg af opgaveformål. 2. Kurser, der både bruges i forbindelse med ph.d. og kandidatuddannelse, kategoriseres som uddannelse. 3. Al myndighedsbetjening, som initierer ny forskning, kategoriseres som forskning. 4. Forskningsrelateret formidling kategoriseres som forskning. 5. Forskeruddannelse kategoriseres som talentudvikling. Ph.d.-forskningsprojekter kategoriseres som forskning. 6. Al administration direkte relateret til henholdsvis uddannelse, forskning, talentudvikling og videnudveksling, henføres til rette faglige hovedformål, mens ledelse og administration, som ikke relaterer sig til ét af de øvrige hovedformål, henføres til intern støtte. 34
INTRODUKTION TIL OPGAVEFORMÅL - OPGAVEFORMÅL I IMPLEMENTERINGENS FASER (1/2) Mål: At understøtte AU s strategi samt binde de faglige aktiviteter og økonomien tættere sammen ved hjælp af opgaveformål, som er baseret på AU s fire strategiske kerneaktiviteter. Middel: At kortlægge AU s opgaver, hvilket er sket med løbende involvering af organisationen. Fase 1 Fase 2 Fase 3 September 2012 Ny fælles registreringsramme og brug af sagsmodulet Januar 2014? Ny fælles budgetmodel med institutbaseret økonomi Januar 2015? Ny fælles aktivitetsbaseret økonomimodel Opgaveformål i fase 1 Fokus på understøttelse af ekstern afrapportering, herunder også formålsfordelt regnskab, myndighedsbetjening mv. Opgaveformål som sagsmærker. Opgaveformål i fase 2 Udvikling af opgaveformål med fokus på fælles budgetmodel. Opgaveformål i fase 3 Understøttelse af interne og eksterne styringsbehov på baggrund af aktivitetsbaseret budgetmodel. 35
INTRODUKTION TIL OPGAVEFORMÅL - OPGAVEFORMÅL I IMPLEMENTERINGENS FASER (2/2) Hvad kan opgaveformål bruges til i fase 1? I fase 1 anvendes opgaveformål til aktivitetsinddeling til brug for aktivitetsafrapportering og ikke til aktivitetsbaseret budgettering og styring. Påsætning af opgaveformål til aktivitetsafrapportering kan ske på projekter og, i tilfælde af undtagelser, på aktiviteter. Brug af opgaveformål vil i første fase være tvungen med det formål at anvende 2013 som et læringsår. Det første år ses dermed som første skridt på vejen mod en aktivitetsbaseret økonomimodel til brug for planlægning og opfølgning. 36
INTRODUKTION TIL OPGAVEFORMÅL - ILLUSTRATION AF OPGAVEFORMÅL Denne tabel udgør en oversigt over de sagsmærker, som ved driftsstart skal anvendes på alle projekter: Påkrævet minimumopdeling i opgaveformål via seks karakterer. Frivillig maksimumopdeling i opgaveformål via tolv karakterer, hvilket giver mere detaljerede sagsmærker, som f.eks. opdeling på uddannelsesretning. Eksempler herpå: uddannelses-retningen, den specifikke ph.d.-skole mv. 37
INTRODUKTION TIL OPGAVE - EKSEMPEL PÅ PROJEKTS TILKNYTNING AF OPGAVEFORMÅL Eksemplet tager udgangspunkt i et forskningsprojekt, finansieret af Forsknings- og Innovationsstyrelsen (FI). Projektet indeholder relevante aktiviteter fra projektskabelonen på side 27. Der er sat sagsmærker på projektet og lavet undtagelser for aktiviteterne post.doc. og ph.d., idet der heri indgår dels uddannelse, dels talentudvikling. 38
INTRODUKTION TIL OPGAVE - PÅSÆTNING AF OPGAVEFORMÅL SOM SAGSMÆRKE Med udgangspunkt i udleverede opgaveark og de heri illustrative eksempler på projekter, skal I nu prøve at anvende den nye registreringsramme - og påsætte opgaveformål. Dan grupper á fire til fem personer, som I sidder, og brug de næste 20 minutter på at drøfte: hvordan anvendelse af sagsmærker kan give en øget indsigt. hvordan I vil oprette de for projektet relevante aktiviteter. hvorledes I vil sætte opgaveformål på projekterne. hvad der vil være en relevant fordelingsnøgle for projektets opgaveformål. Derefter opsamles i plenum. Forbered jer på at præsentere jeres synspunkter for os andre. 39
5. INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING
INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - INDHOLD Hvad er nyt? Forløb for projektøkonomistyring Ressourcer og kostpriser ansøgning/projekt Planlægning og budgettering af projekt Registrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Afrapportering Opgave i projektbudgettering og -opfølgning. 41
INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - HVAD ER NYT? Indførelse af projektøkonomistyring af hele AU s økonomi medfører, at: Projekter bliver en gennemgående registreringsdimension. Det vil sige, at alt skal budgetteres og registreres pr. projekt, og opfølgningen vil derfor også ske på projekter og på porteføljer af projekter. Brugen af projekter vil være forskellig afhængig af finansieringskilde. For ordinære midler sker styringen eksempelvis mere aggregeret med udgangspunkt i f.eks. sted, hvorimod det for eksternt finansierede projekter er det enkelte projekt (bevilling), der er fokus for styring. Der indføres fælles tidsallokeringsmodel på AU, som fordeler lønomkostninger til projekter, da PØS og ARS udfases: ARS PØS Direkte kontering af løn AU tidsallokering i Navision for månedslønnede Lønomkostninger allokeres til projekter Projekter 42
INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - HVAD ER NYT? Indførelse af projektøkonomistyring af hele AU s økonomi medfører, at: Alle ansatte (undtagen timelønnede) skal have fordelt al deres tid (timeantallet jf. ansættelseskontrakt) ud på projekter, i forhold til både planlægning, registrering og opfølgning, således at værdien af tiden kan henføres til de berørte projekter. Dette sker for at understøtte målet om gennemsigtighed i økonomistyringen det vil sige viden om, hvad ting koster. Timelønnede skal budgetteres og registreres efter andre retningslinjer. Registrering af faktisk forbrugt tid til brug for eksterne projekter med eksplicit krav herom håndteres særskilt ved direkte indtastning af tidsregistrering i Navision via en sagsgentagelseskladde. De enkelte ressourcer (medarbejdere) får på baggrund af deres løn beregnet en kostpris pr. time, som anvendes i tidsallokeringen til lønfordeling. 43
INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - HVAD ER NYT? Indførelse af projektøkonomistyring af hele AU s økonomi medfører, at: Fælles projektskabeloner skal anvendes til projektplanlægning og -opsætning, afhængig af projekttype. Medfinansiering af direkte omkostninger i forbindelse med eksterne tilskudsmidler synliggøres på det enkelte projekt. Formålet med dette er at give et bedre planlægningsog prioriteringsgrundlag for institutledere og dekaner, samt i forhold til afrapportering til bevillingsgivere. 44
INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - FORLØB FOR PROJEKTØKONOMISTYRING Forudsætning for projektøkonomistyring Økonomistyring af det enkelte projekt A. Oprettelse af ressourcer og kostpriser Projektforløb: B. Oprettelse af ansøgning/ projekt C. Projektplanlægning og -budget Input til justering af kostpriser D. Registrering af omkostninger og indtægter Input til forecast E. Opfølgning og controlling En forudsætning for projektøkonomistyring er, at medarbejderne er oprettet som ressourcer med tilhørende kostpriser i ressourcemodulet i Navision, således at disse kan fordeles til de enkelte projekter. Selve projektøkonomistyringen foregår i sagsmodulet i Navision og starter med planlægning og afsluttes med slutrapport for og nedlukning af projektet. F. Løbende og slutrapportering Undervejs i projektet er fokus på projektbudgettet og korrekt registrering af indtægter og omkostninger. På baggrund af budget og realiseret forbrug kan der ske opfølgning og controlling samt afrapportering. 45
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - A. RESSOURCER OG KOSTPRISER ressourcer og beregning af kostpriser Forud for budgettering skal alle medarbejdere, som ikke er timelønnede, oprettes som ressourcer i Navisions ressourcemodul via SLS. Oprettelsen sker som udgangspunkt automatisk ved en overførsel fra SLS til Navision, som Økonomistyring, AU Økonomi (back office) er ansvarlig for. Til hver enkelt ressource knyttes en række stamdata, herunder ansættelsesgrad i form af kontraktligt bestemt arbejdstid og kostpris på baggrund af løn. Dermed har alle medarbejdere (med undtagelse af timelønnede) en kostpris, der anvendes i tidsallokeringen. Hver måned laves en kontrol på individ- og stedniveau. Hvis afvigelsen mellem sagsmodul og finansmodul er større end en endnu ikke fastsat grænse, beregnes centralt en ny kostpris ud fra gældende regelsæt. 46
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - A. RESSOURCER OG KOSTPRISER Enkelte løndele for månedslønnede budgetteres og registreres ikke ved hjælp af kostpriserne (se tabellen nedenfor), og dermed tidsallokering, men skal i stedet budgetteres på planlægningslinjer på samme måde som timelønnede. Omkostningsfordeles i SLS, ressourceoprettes ikke i Navision Omkostningsfordeles i Navision, ressourceoprettes i Navision "Månedslønnet" Ekstra udbetalinger, vagttillæg, engangstillæg, over-/merarbejde Fast tilbagevendende del af lønudbetaling "Timelønnet" Timelønsanvisninger og HRprocedurer Timelønnede skal ikke oprettes som ressourcer, men omkostningsfordeles i stedet til projektet via fuld kontostreng (DR, stillingstype, sted, projekt og aktivitet) i SLS. Lønkontoret, AU HR påsætter kontostreng efter input og godkendelse fra hovedområdernes økonomicentre. Kontering kan også foretages decentralt i SLS-web. 47
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - A. RESSOURCER OG KOSTPRISER For projekter, hvor en medarbejder endnu ikke er ansat, kan der decentralt oprettes en unavngiven NN-ressource. Der er centralt beregnet kostpriser for alle ressourcegrupper (stillingstyper). Kostprisen er ressourcegruppens gennemsnitlige kostpris. NN-ressourcer kan kun benyttes til budgettering, da der ikke kan bogføres på NN-ressourcer. Ressourcemodul Ressourcegruppe 1 Ressource A Ressource B Ressource Ressource NN NN-ressourcer vedligeholdes og spærres manuelt, og er et decentralt ansvar. Ved skifte i stillingstype i løbet af et kalenderår, hvor lønnen ændres markant, bør der ske en genberegning af kostprisen, så denne fremadrettet afspejler de ændrede forhold. Der findes en kontrolrapport der udskriver ressourcer med stillingstypeskift. Kostprisen kan tilrettes manuelt i ressourcemodulet af Økonomistyring, AU Økonomi, og i sagsmodulet sker der herefter automatisk genberegning af budgetter for de projekter, som den pågældende ressource er allokeret til. 48
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - A. RESSOURCER OG KOSTPRISER Økonomistyring, AU Økonomi er ansvarlig for at beregne og opdatere kostpriser på de enkelte ressourcer. Kostprisen beregnes en gang pr. år, og fremskrives fem år frem, i forbindelse med budgetlægningsprocessen på baggrund af lønudgiften for sidst kendte måned ud fra følgende formel: Formel for beregning af kostpris: Månedens løn /(månedens ÅV * fuldtidstimenorm) * faktor + bidrag pr. time Månedens løn: Udbetalt SLS-løn for sidst kendte måned. Årsværk: Det årsværk, der fremgår af lønudbetaling for sidst kendte måned. Fuldtidstimenorm: Som hovedregel 1924 timer pr. år (dog er der enkelte undtagelser for få medarbejdergrupper). Faktor: En estimeret størrelse til opregulering, der skal tage højde for både særlig feriegodtgørelse, lønforhandling og diverse komponenter, knyttet til udsving vedrørende ferieudbetalinger (den særlige feriegodtgørelse er 1,5 %, og lønforhandling er for 2013 fra HR udmeldt til 1 %, mens diverse -komponenten knytter sig til ferie). 1,5 %+1 %+0,5 % = 3 %. Bidrag: AER og ATP er indeholdt i SLS-grundlag, AES og Flex er ikke indeholdt. Månedligt flexbidrag p.t. 315 kr., og månedligt AES-bidrag er 15 kr. 49 * Efter beregning af kostprisen sker der efterfølgende pris- og lønregulering (PL) for de kommende år.
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - A. RESSOURCER OG KOSTPRISER Kostpriser beregnes med udgangspunkt i afgrænsning på givne finanskonti (art), ureguleret løn (samko) og frasortering af lønelementer (løndel) og på baggrund af forudsigelige lønarter. Følgende lønarter anses for forudsigelige og indgår i grundlaget for løn, medtaget i kostprisberegningen: Lønart Kostpriselement 1811 Løn (inklusive eventuelle faste historiske tillæg) 1881 Pension 4424 Stipendier For stipendiater og ansatte i flexjob er der modifikationer til ovenstående. Der sker således ikke en allokering af den faktiske løn til projekterne, idet allokeringen sker gennem kostpriser og allokeret tid. PØS-brugere på AU får således ikke samme grad af præcision i lønfordelingen som i dag. 50
Lønomkostninger Timer Øvrige AARHUS ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - A. RESSOURCER OG KOSTPRISER Metodikken for kostprisberegning (omkostninger og brutto timeantal) medfører et behov for opfølgning og controlling. Det sker for at sikre, at projekterne får henført lønomkostningerne så korrekt som muligt. at lønomkostningerne i finansmodulet (det eksterne regnskab) kan afstemmes med lønomkostningerne i sagsmodulet (det interne regnskab). Særligt følgende opmærksomhedspunkter skal tages i betragtning: Særlige bidrag Refusion (refusion for ansatte i fleksjob er dog medregnet i kostprisen) Tillæg og løn med tilbagevirkende kraft Lønudvikling Bruttotimer (1924 timer), anvendt i beregning, dvs. ingen indirekte tid i kostprisen. Påvirker håndtering af: Ferie Sygdom Uddannelse Orlov Procedurer for kontering hvilke projekter skal anvendes? Sikre, at eksterne projekter betaler for de korrekte omkostninger Særligt behov for opfølgning ved refusion Nogle EUprojekter skal afregnes med faktisk løn ikke kostpriser. Kræver oplysninger fra ØSLDV Udformning af kontrol-/afstemningsproces og -metode for kostpriser, samt procedure for håndtering af refusioner, afventer endelig afklaring. 51
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - B. OPRETTELSE AF ANSØGNING/PROJEKT Foruden ressourceoprettelse skal der forud for budgettering også ske oprettelse af projekter, eftersom projekter er den gennemgående registreringsdimension i den interne økonomistyring. Udvalgte økonomimedarbejdere, som er tilknyttet den virtuelle specialistgruppe for projektoprettelse, kan oprette projekter. Tidspunktet for projektoprettelse er forskelligt, afhængig af finansieringen af aktiviteterne, og der kan til formålet vælges forskellige statuskoder, som samtidig bestemmer, hvilke stamdata der skal indtastes, og om der kan ske bogføring: Tilbud Ordre Afsluttet Afslået. Ens for alle finansieringstyper er dog, at der skal oprettes projekter i sagsmodulet i Navision. 52
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - B. OPRETTELSE AF ANSØGNING/PROJEKT 1* Ansøgning til bevillingsgiver 2* Oprette projekt med status Tilbud" 3* Ændre projektstatus til Ordre 4 Oprette/ opsætte projekt 1. For eksterne projekter starter processen for projektøkonomistyring allerede på det tidspunkt, hvor der er sendt en ansøgning til bevillingsgiver. 2. På ansøgningstidspunktet skal der oprettes et projekt i sagsmodulet med status Tilbud (som er spærret for bogføring). Den enkelte projektøkonom/forretningscontroller udfylder et regneark, som skal indlæses i Navision af en projektopretter fra den virtuelle gruppe. og der spærres for bogføring. Der oprettes ét projekt pr. bevilling, og et samlet overblik over relaterede bevillinger fås ved hjælp af funktionaliteten Samleprojekt. 3. Ved godkendelse fra bevillingsgiver ændres projektets status fra status Tilbud til status Ordre via datostyring igen ved at projektøkonom/forretningscontroller udfylder et regneark og sender til projektoprettergruppen. 4. Ved projektoprettelse sker opsætning/opdatering af projektet med relevante stamdata, herunder valg af projektskabelon mv. og datofeltet Frigivet d. udfyldes. Herefter kan der ske kontering på projektet. For alle andre projekter end eksterne bevillinger (DR4 og DR5) foretages oprettelse i sagsmodulet og datofeltet Frigivet d. udfyldes og status ændres automatisk til Ordre. IV-projekter (DR2) skal oprettes ud fra de gældende retningslinjer for indtægtsdækket virksomhed ligeledes med dato i feltet Frigivet d. og status ændres automatisk til Ordre. Der kan ske budgettering på et projekt med både status Tilbud og Ordre. * Punkt 1, 2 og 3 er kun relevante for eksterne projekter (DR4 og DR5). 53
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - B. OPRETTELSE AF ANSØGNING/PROJEKT Godkendelse af projektoprettelse Forud for registrering af ansøgninger og oprettelse af projekter skal der foreligge et godkendt dokumentationsgrundlag (hvor der er taget stilling til økonomiske konsekvenser for universitetet i form af fx medfinansiering). Identifikation af EU-projekter: Eftersom projektnummeret ikke længere indeholder betydende cifre, skal EU-projekter fremadrettet identificeres ved hjælp af projekttitlen. Fremadrettet skal udfyldelse af feltet Beskrivelse 1 for EU-projekter derfor altid starte med EU efterfulgt af et mellemrum inden den resterende beskrivelse indtastes. 54
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Efter oprettelse af et projekt kan der ske økonomisk planlægning og budgettering i Navision. Budgetter skal dække den fulde projektperiode, men periodiseres årligt pr. kalenderår. Der sker således ikke en detaljeret periodisering af budgettet for de enkelte økonomiopfølgningsperioder i løbet af året. Undtaget herfra er dog budgettering af tidsallokering, som periodiseres månedligt via en ny funktionalitet. Projektbudgettering sker som udgangspunkt én gang årligt ved den ordinære budgetproces i efteråret men desuden også løbende for projekter, der oprettes i løbet af året. Projektbudgetterne skal valideres årligt af den budgetansvarlige (kan være forskellige personer afhængig af ansvarsdelegation på hovedområde) som led i den ordinære budgetproces. Valideringen sker på baggrund af udtræk fra Navision eller rapporteringsløsningen. 55
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Projektbudget dets anvendelse: Projektbudgettet er det økonomiske omdrejningspunkt for projektet og tjener flere forskellige formål: Som plan projektplanens økonomiske konsekvens Styringsgrundlag Prioriteringsgrundlag Koordineringsgrundlag Kontrol og opfølgning Motivation Likviditetsoverblik Grundlag for ekstern afrapportering det, man vil opnå og styre frem mod prioritering af ressourcer ud fra økonomi konsekvensberegninger af ændringer måling af fremdrift, afvigelser mv. om at nå/holde sig inden for budgettet kontraktlinjer som grundlag for udfakturering det økonomiske udgangspunkt for opfølgning 56
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Ved planlægning og budgettering af et projekt estimeres de forventede samlede omkostninger samt indtægter. Nedenfor illustreres de typiske elementer i budgettering af et eksternt henholdsvis internt projekt: Overheadomkostninger (DR4) Medfinansierede omkostninger (DR1) Øvrig drift (DR4) Direkte løn/ tidsallokering (DR4) Eksempel på eksternt projekt (delregnskab 4) Eksempel på internt projekt (delregnskab 1) Omkostninger Indtægter Eventuel medfinansiering (DR1) Bevilling, inklusive eventuelt overheadbidrag (DR4) Øvrig drift (DR1) Direkte løn / tidsallokering (DR1) Omkostninger Eventuelle indtægter Evt. budgetramme fra ordinære midler (f.eks. STÅindtægter, salgsindtægter mv.) (DR1) Totaløkonomisk overblik over projektet Alle relevante indtægter og omkostninger budgetteres Totaløkonomisk overblik over projektet Alle relevante indtægter og omkostninger budgetteres 57
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Omkostninger direkte løn (ikke timelønnede): Direkte lønomkostninger er de lønomkostninger, der kan fordeles direkte til det pågældende projekt ved hjælp af tidsallokering for de til projektet tilknyttede medarbejdere (ressourcer). Ressourcemodul Ressourcegruppe 1 Ressource A Ressource B Ressource Ressource NN1 Ressourcegruppe 2 Ressource C Ressource D Ressource NN2 Sagsmodul Projekt 1 Ressource A Ressource D Projekt 2 Ressource C Ressource NN2 Ved tidsallokeringen lægges den forventede lønomkostning ind i projektbudgettet ved hjælp af det allokerede antal timer og en timekostpris for den enkelte medarbejder eller NN-ressource. Tidsallokeringen angives pr. medarbejder pr. måned. Man skal være opmærksom på, at hver enkelt medarbejders tid allokeres 100 %. Projektøkonomen budgetterer direkte løn i Navision på baggrund af input fra projekt-/institut-/afdelingsleder (i henhold til fuldmagtshierarkiet), som er ansvarlig for projektplanlægningen. Der skal ske en særskilt decentral budgettering på planlægningslinjer af ekstra lønomkostninger, der ikke er indeholdt i kostprisen, som eksempelvis: vagttillæg, engangstillæg, over-/merarbejde samt resultatløn mv. 58
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Omkostninger timeløn: Lønomkostninger for timelønnede medarbejdere budgetteres ved hjælp af almindelige planlægningslinjer, da timelønnede ikke oprettes som ressourcer i Navisions ressourcemodul. Der skal således ikke i Navision indtastes allokeringsnøgler, men derimod beløb som ved øvrige omkostninger. Timeløn budgetteres på den relevante finanskonto for timelønnede for at kunne sammenligne budget og regnskab (enten 2130, DVIP eller 2150, DTAP). Til brug for estimering af forventede lønomkostninger for timelønnede er der for hver stillingstype af timelønnede centralt beregnet en gennemsnitlig timepris, som kan bruges til opslag. Den gennemsnitlige timepris indeholder også feriepenge mv. 59
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Omkostninger - øvrig drift: Øvrige direkte driftsomkostninger budgetteres ud fra forventet forbrug i samråd med projektleder, og påføres projektet som planlægningslinjer af projektøkonom. Detaljeringsniveauet for øvrige driftsomkostninger skal følge finanskontoplanen, således at der som minimum budgetteres pr. budgetteringsfinanskonto. For eksterne projekter skal detaljeringsniveauet for budgettering af øvrige driftsomkostninger desuden være i overensstemmelse med aftalen med bevillingsgiver. Hvorvidt afskrivninger på eksisterende aktiver automatisk kan generere en budgetpost er under afklaring. Afskrivninger,der skyldes nyinvesteringer, budgetteres i samråd med projektleder og påføres projektet som en planlægningslinje. Budgettering på planlægningslinjer gennemgås nærmere på det systemtekniske kursus. 60
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Omkostninger overhead (kun for eksterne projekter): Overheadomkostninger budgetteres for projekter på delregnskab 4 og 5 (eksterne projekter) og kun i de tilfælde, hvor en overheadsats eller et overheadbeløb fremgår af aftalen med bevillingsgiver. Aktivitetsintervallet 7xxxx anvendes til formålet. Der er ingen interne overheadberegninger, hvorfor satsen eller beløbet bestemmes af bevillingsgiver/bevillingsbrev. Overheadsatsen på de enkelte projekter påføres/administreres ved hjælp af opsætningen. Ved budgettering af projekter på delregnskab 2 (IV) kan der ligeledes forekomme overheadomkostninger, som skal budgetteres. Proceduren for budgettering af overhead for dette delregnskab er p.t. ikke udarbejdet. 61
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Indtægter bevilling (kun for eksterne projekter): På indtægtssiden budgetteres med bevillingens samlede størrelse, der fremgår af aftalen med bevillingsgiver. Bevillingen budgetteres på planlægningslinjer (både som skemalinje og kontraktlinje) på projektet af projektøkonomen. Bevillingen, der budgetteres, er inklusiv en eventuel overheadindtægt, som bevillingsgiveren yder. Overheadindtægten skal ikke specificeres som en særskilt aktivitet mv., men identificeres ved hjælp af opsætningen af projektet. Herefter afløfter Navision automatisk overheadindtægten af bevillingen, som skal anvendes i den senere indtægtsregistrering. 62
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Indtægter medfinansiering (kun for eksterne projekter): Hvis de budgetterede direkte omkostninger, forbundet med gennemførelse af projektet, er større end bevillingen (eksempelvis for projekter, hvor der opnås bevilling til ansættelse af en forsker, men ikke til de øvrige omkostninger), skal denne forskel mellem omkostninger og bevilling budgetteres som medfinansiering. Som konsekvens heraf synliggøres medfinansiering på det enkelte projekt. Besluttet medfinansiering af projekthenførbare omkostninger oprettes, budgetteres og registreres som aktivitet i aktivitetsintervallet for medfinansiering. Forud herfor skal institutleder eller dekan godkende den planlagte medfinansiering. Medfinansiering oprettes og budgetteres fremadrettet som en aktivitet på delregnskab 1. Til budgettering og registrering af medfinansiering anvendes aktivitetsintervallet 6xxxx. 63
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - C. PLANLÆGNING OG BUDGETTERING AF PROJEKT Indtægter ordinære midler: Økonomistyring, AU Økonomi udmelder og indlægger en budgetramme i Navision for hvert hovedområde. Dette vil desuden være gældende for de AU-fælles bidrag mv. Dernæst er hvert hovedområde ansvarlig for at tildele de forskellige projekter indtægterne ved hjælp af planlægningslinjer. I første fase sker denne videre fordeling af ordinære midler ud fra det enkelte hovedområdes retningslinjer. 64
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Direkte omkostninger løn: Forud for bogføringen af den budgetterede tidsallokering til lønfordeling har projektøkonom/ forretningscontroller ansvar for at kontrollere, at grundlaget for bogføring, i form af allokerede planlægningslinjer og ressourcestamdata, er korrekt. Herunder skal det kontrolleres, at hver enkelt medarbejder på det pågældende sted er allokeret med hverken mere eller mindre end 100 % af ansættelsesgraden (årsnormen). Dette kontrolleres ved hjælp af kontrolrapporter fra Navision. Herunder skal planlægningslinjerne tilpasses, således at nye projekter, senere projektopstart, ændret ressourcebehov for gennemførelse af projektet mv. afspejles i fordelingen og dermed bogføringen. Projektøkonom/forretningscontroller har ved opfølgningen mulighed for at tilrette forkerte tidsallokeringslinjer, mens eventuelle ændringer til ressourcestamdata foretages centralt af Økonomistyring, AU Økonomi. (Der vil være mulighed for ompostering). Opfølgningen skal foretages i løbet af de cirka ti dage ( ti-dages vindue ), der går fra lønkørslen for månedsløn og til den efterfølgende lukning af Navision. Selve bogføringen af tidsallokeringen foretages, ved at en medarbejder i Økonomistyring, AU Økonomi bogfører de oprettede planlægningslinjer, der hører til den pågældende måned, ved hjælp af en samlet kørsel. Hermed bogføres ressourceomkostningerne på projekter. NB! Omkostninger til timelønnede bogføres i Navision på baggrund af den fulde kontostreng fra SLS i forlængelse af lønkørslen. 65
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Direkte omkostninger øvrig drift: Øvrige driftsomkostninger bogføres ved hjælp af workflowsystemet IndFak, idet betaling og bogføring af alle varekøb foretages heri. Selve bogføringen varetages af kreditorgruppen i Regnskab, AU Økonomi. Projektøkonom/forretningscontroller er typisk involveret i processen forud for bogføringen med ansvar for at sikre, at varekøbet godkendes af rette person. Indirekte omkostninger - overhead (kun for eksterne projekter): I forbindelse med budgettering er eventuelle overheadomkostninger budgetlagt på projektet. I takt med at der bogføres direkte omkostninger på projektet, sker der en automatisk registrering af overheadomkostninger. Registreringen sker automatisk via en kørsel i Navision, der afvikles ugentligt (frekvens pt. ikke endelig fastlagt), og som anvender den indtastede overheadsats på projektstamkortet. Sammenhængen mellem bogførte omkostninger, overhead omkostninger samt indtægtsregistrering fremgår på næste side. 66
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Indirekte omkostninger - overhead (kun for eksterne projekter): A. Omkostningsforbrug (direkte omkostninger) + = B. Overheadomkostning C. Indtægtsførelse (A+B) Opsætning* Opsætning Opsætning IndFak og sagsmodul Overhead-indtægt på DR1 Kørsler * Afgrænses på DR, art og aktiviteter Opmærksomhedspunkter: - Småsalg - Anskaffelser og afskrivninger - Omkostninger, der ikke må belastes med overhead 67
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Indtægtsregistrering (kun for eksterne projekter DR 4 og 5): Indtægtsregistrering sker i takt med forbruget af direkte omkostninger som en spejlkontering automatisk via en kørsel i Navision, som afvikles ugentligt (frekvens pt. ikke endelig fastlagt). Dermed er indtægtsførelse ikke nødvendigvis forbundet med den faglige fremdrift, eftersom fremdrift og omkostningsforbrug ofte ikke er synkrone. Eksempel på indtægtsregistrering på eksternt projekt: Bevilling 100 Omkostningsforbrug Planlagt/ realiseret medfinansiering 1 2 3 Total Budget 25 25 60 110 10 Forecast år 1 20 25 60 105 5 Forecast år 2 25 60 105 5 Forecast år 3 70 115 15 Indtægtsregistrering Pr. år (delregnskab 4) 20 25 55 Akkumuleret (delregnskab 4) 20 45 100 Registreres som omkostning (delregnskab 1) 15 Symbolfork laring: Realiseret Budget Omkostningsforbrug konteres på projektet på delregnskab 4 op til bevillingens grænse da der ikke må indtægtsføres mere end bevillingen. Dernæst skal resterende omkostninger konteres på delregnskab 1 (stadig på samme projektnummer) og dækkes dermed af ordinære midler (medfinansiering). Denne fremgangsmåde kræver fokus på controlling i forhold til overholdelse af bevillingens størrelse. 68
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Indtægtsregistrering af overhead (kun for eksterne projekter): I takt med omkostningsforbruget af de direkte omkostninger, indtægtsføres overheadbidraget fra bevillingsgiver automatisk via en kørsel i Navision, som afvikles ugentligt (frekvens pt. ikke endelig fastlagt). Indtægtsregistreringen er ikke forbundet med den faglige fremdrift, eftersom fremdrift og omkostningsforbrug ofte ikke er synkrone. 69
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Hjemskrivning af midler samt fakturering overordnet proces: 1. Initiere faktureringsgrundlag 2. Danne kontraktlinjer 3. Danne salgsfaktura 4. Berige salgsfaktura (det vil sige tilføje eventuel yderligere tekst + vedhæfte bilag) 5. Klarmelde salgsfaktura 6. Bogføre salgsfaktura 7. Udsende faktura Projektøkonom og forretningscontroller Disse fire trin udføres altid det samme sted enten i front office eller i Debitorgruppen, Regnskab Regnskab Det grundlæggende princip er altid, at uanset hvor trin 2-5 sker, skal de godkendes hos front office. Fakturering sker via kontraktlinier. Regnskab har ansvaret for håndteringen af indbetalinger samt rykkere mv. 70
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Hjemskrivning af midler samt fakturering - roller og ansvar Hjemskrivning af midler samt fakturering på DR 2, 3, 4 og 5: Trin 2 5 foretages af en projektøkonom i front office. Hjemskrivning af midler sker ud fra det betalingsskema, som er aftalt i bevillingsbrevet. Alle de aftalte rater tilføjes som kontraktlinjer på projektet. Hjemskrevne midler posteres på en balancekonto, hvorefter balancen løbende reduceres i takt med at indtægterne registreres i resultatopgørelsen. Sælgerkoden skal altid påføres en faktura. Koden ved hjemskrivninger på eksterne midler skal påføres af projektøkonomen, der har håndteret trin 2-5. Fakturering for DR 1: Trin 2 5 foretages af Debitorgruppen, Regnskab. Det godkendte faktureringsgrundlag fremsendes af projektøkonomer og forretningscontrollere i front office. Sælgerkoden skal altid påføres en faktura. Medarbejderen hos Debitorgruppen, Regnskab påfører sælgerkoden. 71
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Intern handel: Varer/ydelser Hvad skal det koste.? Håndtering af økonomiske konsekvenser ved intern handel på AU ved brug af: Prislister (disse skal udarbejdes decentralt) Forhandling Andre aftaler Retningslinjer for prisfastsættelse. Alle økonomiske transaktioner foretages i én bogføringskreds i den nye økonomistyringsmodel. Men der vil stadig være intern handel på tværs af stednumre inden for ét hovedområde samt på tværs af hovedområder. 72
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Intern handel processen: Der udstedes ikke egentlige fakturaer ved intern handel. Intern handel håndteres og bogføres på baggrund af omposteringsbilag og finanskladder. Til al intern handel skal der udarbejdes bilag til transaktionen i Navision, således at dokumentationen er fuldstændig. Dette er særligt vigtigt i forbindelse med eksterne projekter, hvor der er en række dokumentationskrav. 73
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Intern handel processen Der er to typer af intern handel: Intern handel på tværs af hovedområder 1 1 Den sælgende enhed (projektøkonom eller forretningscontroller) udarbejder et faktureringsgrundlag og udfylder et omposteringsbilag med fuld kontostreng, som godkendes, inden disse sendes til den købende enhed. Den købende enhed godkender bilaget og grundlaget og påfører restkontering (projekt og aktivitet), hvorefter materialet mailes til Balancegruppen i Regnskab, AU Økonomi (balancehotline@adm.au.dk). Godkendelserne sker i henhold til fuldmagtshierarkiet. Slutteligt bogfører Regnskab den interne handel på de forskellige stednumre på tværs af hovedområder. Sagsopgaveintervallet 91xxx anvendes til internt salg. Nedenstående finanskonti anvendes til kontering i Navision: 4530 salg XX 4330 køb XX 74
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - D. REGISTRERING AF OMKOSTNINGER OG INDTÆGTER Intern handel processen Der er to typer af intern handel: Intern handel inden for et hovedområde 2 Den sælgende enhed (projektøkonom, forretningscontroller eller anden hertil bemyndiget) udarbejder et faktureringsgrundlag og udfylder et omposteringsbilag med fuld kontostreng, som godkendes, inden disse sendes til den købende enhed. Den købende enhed godkender bilaget og grundlaget, hvorefter materialet kan mailes til enten projektøkonom/ forretningscontroller i hovedområdets økonomicenter eller Balancegruppen i Regnskab, AU Økonomi, som så varetager bogføringen. Hvis omposteringen inkluderer moms eller anlægsposteringer, så skal omposteringen ske i balancegruppen. Godkendelserne sker i henhold til fuldmagtshierarkiet. Nedenstående finanskonti anvendes til kontering i Navision: 4520 salg XX 4320 køb XX 75
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - E. OPFØLGNING OG CONTROLLING Når projektet er oprettet og har fået tildelt et budget, skal der ske løbende opfølgning og controlling af de registrerede indtægter og omkostninger. Opfølgning og controlling har som overordnet formål at sikre, at: Grundlaget for den økonomiske styring er tilstrækkelig. Datagrundlaget til rapportering er fuldstændigt. Eventuelle fejlposteringer/mangler identificeres rettidigt. Der sker en periodisk budgetopfølgning. Der skabes et solidt grundlag til forecasts. Der skabes erfaringsdata til senere anvendelse.. Nedenfor gennemgås nogle eksempler på, hvad opfølgning og controlling skal indeholde. 76
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - E. OPFØLGNING OG CONTROLLING Opfølgning og controlling på tidsallokering: HVAD Genstand for opfølgning HVORNÅR Frekvens for opfølgning Controlling af tidsallokering har fokus på at sikre registreringernes rigtighed i forhold til: - ressourcestamdata (ansættelsesgrad, sted, nye ressourcer og tidstype) - medarbejdere, tilknyttet projektet - timeantal - periode for projekt eller tidsallokering - kostpriser, anvendt på projektet. Månedlig opfølgning på de allokerede lønomkostninger, eftersom budgettering og bogføring også sker månedligt. Opfølgningen skal foretages i løbet af de ca. ti dage, der går fra lønkørslen for månedsløn og til den efterfølgende lukning af Navision. HVORDAN Metode for opfølgning HVEM Roller i forbindelse med opfølgning Metoden for opfølgning er dels tæt og løbende dialog med projekt-/institut-/afdelingsleder, dels gennemgang af kontrolrapporter. Opfølgningen kan give anledning til enten bagudrettet ompostering eller fremadrettet omallokering (rebudgettering/projektændringer) Projektøkonom/forretningscontroller (afhængig af ansvarsfordeling på det enkelte hovedområde). 77
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - E. OPFØLGNING OG CONTROLLING Opfølgning og controlling på budgetoverholdelse og fremdrift: HVAD Genstand for opfølgning HVORNÅR Frekvens for opfølgning Den generelle budgetopfølgning for projekter vedrører alle andre posteringer end tidsallokering og har til formål at sammenholde realiseret forbrug med budget og faglig fremdrift. Budgetopfølgningen har fokus på at give et overblik over projektets økonomiske status samt at give input til korrigerende handlinger ved manglende fremdrift og/eller budgetoverskridelse. Budgetopfølgning for projekter følger frekvensen for den samlede økonomiopfølgning. HVORDAN Metode for opfølgning HVEM Roller i forbindelse med opfølgning Metoden for budgetopfølgning på projekter er en kombination af tæt og løbende dialog med projekt-/institut-/afdelingsleder vedrørende fremdrift samt gennemgang af rapporter. Forretningscontroller/projektøkonom (afhængig af ansvarsfordeling på hovedområde). 78
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - E. OPFØLGNING OG CONTROLLING Opfølgning og controlling på hjemskrivning af midler ved eksterne projekter: HVAD Genstand for opfølgning HVORNÅR Frekvens for opfølgning Controlling på hjemskrivning af midler ved eksterne projekter har fokus på at sikre, at de bevillingsmidler, som AU er berettiget til, bliver faktureret. Controlling på hjemskrivning af midler for eksterne projekter følger frekvensen for den samlede økonomiopfølgning samt eventuelle krav herom fra bevillingsgiver. HVORDAN Metode for opfølgning HVEM Roller i forbindelse med opfølgning Metoden til controlling på hjemskrivning af midler er at sammenholde statusrapporter med projektets stamdata. Projektøkonomer er ansvarlige for udførelse af controlling. 79
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - E. OPFØLGNING OG CONTROLLING Projektændringer og rebudgettering: Controlling og opfølgning kan give anledning til rebudgettering. I samråd med projektleder er det projektøkonomens og forretningscontrollerens opgave at være opmærksom på eventuelle ændringer i projektet eller i projektets forudsætninger, som giver anledning til rebudgettering. Typer af ændringer, som kan give anledning til rebudgettering og/eller ændring i projektstamdata: Ændret startdato Ændret slutdato Tidsmæssig forskydning på tværs af kalenderår Ændring i tidsallokering f.eks. nye medarbejdere, sygdom, nyudnævnelse mv. Ændring i budgetsum på skemalinjer (omkostninger eller indtægter samt evt. ændringer i indbetalinger) økonomisk væsentlighed Ændringer i indbetalingsflow på kontraktlinjer (f.eks. tillægsbevillinger) 80
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - F. AFRAPPORTERING I projektets løbetid sker der løbende afrapportering, internt såvel som til eventuelle bevillingsgivere. Sidste trin i processen for projektøkonomistyring er slutafrapportering og nedlukning af projektet. Projektopretterne har ansvaret for nedlukning af projekter, således at registreringer ikke længere er mulige. 81
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - F. AFRAPPORTERING Afrapportering til bevillingsgiver for eksterne projekter: HVAD Genstand for afrapportering HVORNÅR Frekvens for afrapportering Afrapportering til bevillingsgiver har fokus på at opfylde bevillingsgivers krav til regnskabsaflæggelse og anden afrapportering ud fra den gældende aftale. Afrapportering til bevillingsgiver skal ske i henhold til aftalen med bevillingsgiver. HVORDAN Metode for afrapportering Afrapportering sker ved brug af rapporter, analyser, bearbejdning samt opstilling af de relevante informationer. HVEM Roller i forbindelse med afrapportering Projektøkonomer er ansvarlige for at udarbejde afrapporteringen. BI-enheden har ansvar for at udvikle projektregnskaber, der er tilgængelige for projektøkonomer. 82
ressourcer og kostpriser ansøgning/ projekt Projektplanlægning og budget R egistrering af omkostninger og indtægter Opfølgning og controlling Løbende og slutrapportering INTRODUKTION TIL PROJEKTØKONOMISTYRING - F. AFRAPPORTERING Afslutning og nedlukning af projekt: HVAD Genstand for nedlukning HVORNÅR Frekvens for nedlukning Nedlukning af projekter har fokus på at sikre, at alt er posteret, og at der opnås et samlet økonomisk overblik over projektet, som kan give input til læring i forhold til fremtidige lignende projekter. Projektet skal spærres for bogføring i Navision, når projektet er afsluttet, hvorefter det ikke er muligt at udføre økonomiske transaktioner. HVORDAN Metode for nedlukning HVEM Roller i forbindelse med nedlukning Statuskoden for projektet tilpasses. Kun de udvalgte projektoprettere har adgang til at oprette og lukke projekter samt ændre i projektstamdata. 83
OPGAVE - PROJEKTBUDGETTERING OG -OPFØLGNING Med udgangspunkt i et aktuelt projekt skal I nu prøve at planlægge økonomien og følge op herpå. Dan grupper á fire til seks personer, som I sidder, og brug de næste 40 minutter på at læse og løse den udleverede opgave. Efter gruppearbejdet opsamles i plenum. Forbered jer derfor på at præsentere jeres synspunkter for os andre. 84
6. KORT INTRODUKTION TIL NY RAPPORTPAKKE
AGENDA Processen Hvilke målgrupper og behov har vi arbejdet med? Planlagte rapporter Det er ikke med (nu) Hvordan ser det ud? Uddannelse og support 86
PROCESSEN IDEELT SET Analysere og afdække forretningens behov Analysere kildedata EDW bygges (kodedrengene arbejder) BI bygger kuber BI bygger rapporter Den samlede løsning testes UPS! Vi mangler noget... Inddragelse af de kommende brugere Findes de? Dur de? Fuld kopi af de nødvendige data Oversætte data/navne til behov Rense data (kvalitetskontrol) Strukturerer Lægger data til rette Sikrer hastighed og analysemuligheder Kobler relevante data 87
DEN AKTUELLE PROCES Brugerinddragelse/behovsanalyse: 6 workshops med 7-20 deltagere (projektøkonomer, controllere, økonomichef og økonomiledere. Både front- og back office) Fremvisning og drøftelse med projektledere/bevillingshavere Resultat: Planlagt 12 rapporter og et analyseværktøj (en kube) Rapporterne udgives først og herefter analyseværktøjet Men...kursændring pga. tidspres Sporlederkredsen besluttede en ny prioritering: Analyseværktøjet frigives først til en håndfuld medarbejdere Herefter laves rapporterne Analyseværktøjet indeholder de data, som rapporterne trækker på Man kan derfor i pricippet bygge de planlagte rapporter udfra det 88
MÅLGRUPPER OG BEHOV Produkter: Standard projektrapporter Målgrupper: Standard rapport til økonomistyring i institutter, HO og VD-områder Analysemulighed til projektøkonomer og controllere Rapporter til projektøkonomer Projektejere, projektledere, bevillingshavere, projektøkonomer og andre med behov for information om det enkelte projekt (overblik over projektøkonomi) Forretningscontrollere (økonomiske analyser) Institutledere/dekaner/VD (overblik over økonomi på sted) Projektøkonomer (administration af projekt) Rollebaseret indgang Man ser det, man har brug for og det, man har adgang til 89
PLANLAGTE RAPPORTER - PROJEKTØKONOMI Projektliste Rapporten viser en liste over projekter. Indholdet af listen er styret af den rolle en bruger har i projektet. Projekt stamdata Rapporten viser et udvalg af staminformationer det valgte projekt. (De oplysninger der er i Navision) Økonomi pr. projekt Rapporten viser statusoversigt for valgt år. Er året ikke afsluttet, vises sum for år til dato. Projektforløb Rapporten viser økonomien set over hele projektets forløb. Kun aktuel for forskningsprojekter (delregnskab 4+5) Projektposteringer (kun synlig hvis man har en rolle i projektet) Rapporten viser finansposteringer på det valgte projekt. Projekt budgetkontrol Projekt likviditetskontrol Projekt - administratorrapport 90
PLANLAGTE RAPPORTER STATUS PÅ STED Statusopgørelse Rapporten viser økonomisk status for et valgt stedhierarki/stednr. Status fordelt på delregnskaber Rapporten viser økonomisk status for et valgt stedhierarki/stednr. fordelt på delregnskaber Tidsallokering og anden løn Rapporten viser allokeret tid grupperet på stillingskategorier. Se evt. en mere detaljeret beskrivelse af rapporterne på: AURAP.au.dk under Superbrugere Arbejdsgruppe økonomirapportering Pakkebeskrivelse rapportpakke 2 91
... DET ER IKKE MED NU Behov, som pt. ikke kan understøttes med rapportering : Opgaveformål Projektaktivitetshierarki Indtægtsanalyser inkl. gruppering af bevillingsgivere herunder finanslovsmidler Statistik over ansøgninger (succesrater mv.) Samleprojekter Medfinansiering Afrapportering på sagsmærker Afrapportering til bevillingsgiver på basis af projektskabeloner Der er identificeret andre målgrupper og processer, som heller ikke understøttes med denne rapportpakke: Universitetsledelsen Ekstern afrapportering Medarbejdere i backoffice (ekskl. projektøkonomi) Budgetproces 92
HVORDAN SER DET UD? Det hele er samlet i et SharePoint site på https://aurap.au.dk: Første pakke ser sådan ud: 93
UDDANNELSE OG SUPPORT Der oprettes en superbrugerorganisation, som er bindeled mellem BI og brugerne Superbrugerne får den første - og grundigste - uddannelse Superbrugerens rolle herefter: Brugersupport og -uddannelse Opsamle og videreformidle ændringsønsker og fejl Deltagelse i superbrugernetværk Deltagelse i test 94
7. AFRUNDING
AFRUNDING - DEN NYE ØKONOMIMODEL I HOVEDPUNKTER Højere grad af standardiserede processer vi er på vej til at blive mere ens. Én bogføringskreds samt én registreringsramme - giver færre afstemninger mv. Et skridt på vejen til én fælles økonomimodel på AU - stor forandring tager tid. Del viden inden for jeres økonomicenter - samt på tværs af centre. Gå hjem og mød forretningen (fx institutledere) - de er interesseret i jeres hjælp og de har brug for den. Der kommer udfordringer i overgangsfasen - vi bliver nødt til at hjælpe hinanden, vi er alle ny i job. 96
SPØRGSMÅL OG/ ELLER TILFØJELSER Tak for i dag og for jeres deltagelse 97