SPORBESKRIVELSE FOR ØKONOMISTYRINGSSPORET

Transkript

1 SPORBESKRIVELSE FOR ØKONOMISTYRINGSSPORET

2 Sporbeskrivelse for Dokumentkontrol Revisionshistorik Ændringer: Ændrings dato Hvad er der blevet ændret Dokument oprettet Distribution Dette dokument er blevet distribueret til: Navn Titel Side 1 af 11

3 Sporbeskrivelse for Sporbeskrivelse for Sporleder: Kirsten Skjødt Baggrund Med henblik på eksekvering af den stedfundne fusion mellem universitetsenhederne AU, ASB, DJF, DMU og DPU er iværksat et kompleks af rammeprogrammer (herefter under et benævnt Forandringsprojektet ). Forandringsprojektet igangsætter i 2008 et antal spor, herunder: IT infrastruktur og ledelse Økonomistyring og indkøb Studieadministration HR udvikling Bygningsdrift og service Kommunikation Hvert spor omfatter en række projekter, hvoraf nogle allerede er defineret, og andre endnu ikke. Samtlige spor refererer til Forandringsprojektet s øverste styringsenhed, der ledes af universitetsdirektør Niels Højberg. har valgt PricewaterhouseCoopers til at bistå med eksekvering af økonomistyrings-/indkøbssporet og de heri indeholdte projekter. Formål Formålet med forandringsprojektets økonomistyringsspor er at etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for, der dels skal sammenkoble operationelle aktiviteter og finansielle konsekvenser, og dels understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder. Den fremadrettede økonomistyring skal understøtte et nærhedsprincip og et helhedsperspektiv gennem en udstrakt grad af standardisering i både systemunderstøttelsen og i udformningen af processer og instrukser. Afgrænsning(Foreløbig) Økonomistyringsmodel: o BI er ikke umiddelbart indbefattet af den nye økonomistyringsmodel, men er dækket i et selvstændigt projekt. Navision Stat: o Mht. integration til eksterne systemer, omfatter projektet kun Navision Stat-delen af integrationen, mens krav mv. til det eksterne system håndteres i separate Side 2 af 11

4 Sporbeskrivelse for projekter. F.eks indgår Workflow (elektronisk fakturahåndtering ) i et selvstændigt Indkøbs-projekt, men skal teknisk integreres med Navision Stat. o IT-infrastrukturen, herunder netværk, servere, databaser mv.,som har stor indflydelse på projektet, håndteres i et særskilt program i AU s overordnede forandringsprojekt. o BI håndteres i et selvstændigt projekt. Business Intelligence o BI projektet involverer kun systemerne Navision Stat, SLS, PØS og ARS. o BI projektet medtager kun rapporteringskrav defineret i økonomistyringsmodellen. Budgetværktøj: Under udarbejdelse Indkøbsworkflow: Under udarbejdelse økonomistyring: Under udarbejdelse Resultater Økonomistyringsmodel: Under udarbejdelse Navision Stat: Under udarbejdelse Business Intelligence: Under udarbejdelse Budgetværktøj: Under udarbejdelse Indkøbsworkflow: Under udarbejdelse økonomistyring: Under udarbejdelse Løsningsmodel Økonomistyringsmodel: Ikke afklaret Navision Stat: Ikke afklaret Business Intelligence: Ikke afklaret Budgetværktøj: Ikke afklaret Indkøbsworkflow: Ikke afklaret økonomistyring: Ikke afklaret Side 3 af 11

5 Sporbeskrivelse for Leverancer Nedenstående følger en beskrivelse af de leverancer, der er inden for hvert projekt under Økonomisporet. Der bliver først beskrevet hvad leverancen går ud på, dernæst hvad leverancens mål er, og til sidst følger en dato for udførelsen af leverancen. På de projekter, hvor der ikke er angivet nogen leverancer, vil disse blive afklaret senere i projektets forløb. Økonomistyringsmodel: et med at designe og implementere en ny fælles økonomistyringsmodel for er lykkedes, hvis følgende hovedresultater bliver realiseret: Leverance Mål Dato Beskrivelse af hvad Antal krav beskrevet økonomistyringsmodellen skal kunne understøtte Beskrivelse af hvilke krav der er til økonomistyringsmodellen på de forskellige organisatoriske niveauer Antal organisatoriske niveauer beskrevet Beskrivelse af hvilke hovedtal, nøgletal og indikatorer økonomistyringsmodellen skal kunne understøtte Konsolidering og gruppering af de samlede krav til økonomistyringsmodellen Beskrivelse af krav til datamodel/it-system Antal KPI/nøgletal beskrevet Antal hovedområder konsolideret Antal delleverancer leveret Design af kontoplansstruktur Antal delleverancer leveret Indhold og frekvens af rapportering Antal rapporter beskrevet Standardiserede processer (inkl. beskrivelser) vedr. - Antal designede - Antal beskrevne Standardiserede processer (inkl. beskrivelser) vedr. budgetter - Antal designede budgettering - Antal beskrevne budgettering Side 4 af 11

6 Sporbeskrivelse for Standardiserede processer (inkl. beskrivelser) vedr. rapportering Standardiserede processer (inkl. beskrivelser) vedr. projektstyring Standardiserede vedr. Standardiserede vedr. budgetter Standardiserede vedr. rapportering Standardiserede vedr. projektstyring - Antal designede rapportering - Antal beskrevne rapportering - Antal designede projektstyring - Antal beskrevne projektstyring - Antal udarbejdede vedr. vedr. - Antal udarbejdede vedr. budgettering vedr. budgettering - Antal udarbejdede vedr. rapportering vedr. rapportering - Antal udarbejdede vedr. projektstyring vedr. projektstyring Fastlæggelse og beskrivelse af roller og Antal beskrivelser af Side 5 af 11

7 Sporbeskrivelse for ansvar vedr. Fastlæggelse og beskrivelse af roller og ansvar vedr. budgetter Fastlæggelse og beskrivelse af roller og ansvar vedr. rapportering Fastlæggelse og beskrivelse af roller og ansvar vedr. projektstyring Uddannelse og implementering af processer vedr. Uddannelse og implementering af processer vedr. budgettering Uddannelse og implementering af processer vedr. rapportering roller og ansvar vedr. Antal beskrivelser af roller og ansvar vedr. budgettering Antal beskrivelser af roller og ansvar vedr. rapportering Antal beskrivelser af roller og ansvar vedr. projektstyring budgettering - Antal uddannede brugere i rapportering rapportering Navision Stat: Ikke afklaret Business Intelligence: Ikke afklaret Budgetværktøj: Ikke afklaret Indkøbsworkflow: Ikke afklaret økonomistyring: Ikke afklaret Side 6 af 11

8 Sporbeskrivelse for Overdragelse: Økonomistyringsmodel: Ikke afklaret Navision Stat: Ikke afklaret Business Intelligence: Ikke afklaret Budgetværktøj: Ikke afklaret Indkøbsworkflow: Ikke afklaret økonomistyring: Ikke afklaret er Nedenstående følger en beskrivelse af hvert enkelt projekt under, delt op i projektnavn samt uddybende beskrivelse af, hvad projektet går ud på. navn Økonomistyringsmodel Navision Stat indhold Formålet med at designe og implementere en økonomistyringsmodel er at etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for. Med sammenhængende menes dels at økonomistyringen skal sammenkoble operationelle aktiviteter og finansielle konsekvenser, dels at den skal understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder. Den fremadrettede økonomistyring skal understøtte et nærhedsprincip og i et helhedsperspektiv udføres effektivt. Dette skal opnås gennem en udstrakt grad af standardisering, hvilket gælder i både systemunderstøttelsen som i udformningen af processer og instrukser. Formålet med projektet er overordnet, at der fremadrettet skal anvendes ét fælles økonomisystem (Navision Stat 5.0) på alle AU s hovedområder. Dette indebærer: At opgradere den nuværende NS 3.60 til NS 5.0 på 8000C At opgradere den nuværende NS 3.60 til NS 5.0 inkl. ARS på DJF og DMU At skifte fra Oracle ØS til NS 5.0 på ASB og DPU. Det er desuden formålet: At projektet skal sikre, at opsætning og evt. tilretninger i Navision Stat understøtter de krav der udmøntes i økonomimodelprojektet (projekt 3.1.3) At der i relation til økonomisystemet udarbejdes standardiserede forretningsprocesser med tilhørende instrukser og vejledninger At der tages hensyn til specifikke decentrale forretningsmæssige og styringsmæssige behov på de enkelte hovedområder, sålænge Side 7 af 11

9 Sporbeskrivelse for det harmonerer med, at de overordnede forretningsprocesser bliver standardiserede på tværs af organisationen At sikre integration til div. eksterne systemer (PØS, ARS, STADS, mfl.). Business Intelligence et består af Fase 1 (analyse): - Erfaringsopbygning med ny rapportering - Analyse af datamodel datatabeller og kontoplan - Organisering arkitektur og kompetencer Fase 2 (AU økonomirapportering): - Implementering af ny BI organisation og arkitektur - Opfyldelse af krav fra økonomistyringsmodellen Budgetværktøj Indkøbsworkflow økonomistyring Formålet med at indføre Business Intelligence på AU inden for økonomirapportering er væsentligst At skabe et ensartet datagrundlag på hele AU mht. økonomisystemerne At opfylde kravene til rapportering, som fremkommer ud fra økonomistyringsmodellen At stille analyser og rapporter til rådighed for brugerne på en let tilgængelig måde At etablere et begyndende grundlag for et komplet BI system for alle kildesystemer på AU på sigt (en efterfølgende Fase 3, der dog ikke hører under dette BI projekt) Under udarbejdelse Beskrivelse kommer efter valg af Navision Stat scenarie Beskrivelse kommer efter valg af Navision Stat scenarie Side 8 af 11

10 Sporbeskrivelse for Tidsplan Økonomistyringsmodel: Under udarbejdelse Navision Stat: Under udarbejdelse Business Intelligence: Under udarbejdelse Budgetværktøj: Under udarbejdelse Indkøbsworkflow: Under udarbejdelse økonomistyring: Under udarbejdelse Periode Aktivitet Organisering Nedenstående organisationsdiagram viser s struktur: Sporgruppe (Kirsten Skjødt ) Koordinationsgruppe (Anette Svejstrup ) Referencegruppe (Anette Svejstrup ) Programkontor (PwC ) Navision Stat Budgetværktøj Indkøbsworkflow leder Peter Lundegaard Økonomimodel leder Jesper Runge Business Intelligence økonomi styring leder Henrik Gudiksen leder Annelise Nyvold Lundbye Side 9 af 11

11 Sporbeskrivelse for Grænseflader Økonomistyringsmodel: Ikke afklaret Navision Stat: Ikke afklaret Business Intelligence: Ikke afklaret Budgetværktøj: Ikke afklaret Indkøbsworkflow: Ikke afklaret økonomistyring: Ikke afklaret Særlige hensyn Økonomistyringsmodel: Ikke afklaret Navision Stat: Ikke afklaret Business Intelligence: Ikke afklaret Budgetværktøj: Ikke afklaret Indkøbsworkflow: Ikke afklaret økonomistyring: Ikke afklaret Godkendelse af sporbeskrivelsen Styregruppen har godkendelse sporbeskrivelsen og justeringer til sporbeskrivelsen. Udgave Dato Side 10 af 11