Dagsordenen blev godkendt med den ændring, at behandling af punkt 6 blev skubbet til senere på mødet.

Administrationens Samarbejdsudvalg (ASU) Referat Møde den: 8. december 2016 Til stede: Arnold Boon, Anne Lindholm Behnk, Niels Damgaard Hansen, Nikolaj Harbjerg, Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Claus Palle, Søren Dam, Knud Holt Nielsen, Anders Kragh Moestrup, Uffe Engberg, Søren Harbo Jensen, Kjeld M. Søndergaard, Ole Hermansen, Anne Mette Morthorst og Lizzi Edlich (ref.) Afbud: Marie Louise Bro Pold Pkt. 1 - Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med den ændring, at behandling af punkt 6 blev skubbet til senere på mødet. Dato: 20. december 2016 Side 1/1 Punkter til drøftelse: Pkt. 2 Opfølgning på ASU-mødet den 3. oktober 2016 Oversigt over tidsbegrænsede ansættelser, som blev efterspurgt på sidste møde, er indarbejdet i bilagsmaterialet til punkt 10. Vedrørende evt. udvidelse af pilotforsøg med parkeringspladser oplyste Arnold Boon, at AU Økonomi og Bygninger har foreslået ordningen udvidet til resten af universitetsparken fra starten af 2017. Søren Dam udtrykte ønske om, at parkeringspladsen ved Viktor Albækbygningen og Tandlægeskolen også kommer til at indgå i ordningen. Uffe Engberg fandt det uhensigtsmæssigt, at ordningen kun tillader registrering til én parkeringsplads, idet mange medarbejdere har brug for at kunne parkere forskellige steder. Arnold Boon lovede at videregive bemærkningerne. Pkt. 3 Økonomi I stedet for den sædvanlige gennemgang af økonomioversigter havde udvalget en to og to-drøftelse med efterfølgende mulighed for at stille spørgsmål til det udsendte materiale samt give gode råd til ledelsen ift. enhedsadministrationens økonomi. Der fremkom i den forbindelse følgende bemærkninger, spørgsmål og svar. Udvikling & Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde Tlf.: 8715 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk medarbejdere.au.dk/administrati on/administration/auhr/kompetenceudvikling/

Den udsendte økonomioversigt viser tallene på enhedsadministrationsniveau. Det gav anledning til drøftelse af, om det kunne være hensigtsmæssigt at tilføje oversigter for vicedirektørområder og især administrationscentrene hver for sig. Konklusionen blev, at ASU s opgave er at se på tværs af enhedsadministrationen, og at oversigter for de underliggende niveauer risikerer at komplicere billedet unødigt. Det blev aftalt, at økonomioversigten fremover bør tilføjes uddybende forklaringer, især hvis de aggregerede tal dækker over væsentlige udsving. Side 2/1 Som supplement til økonomioversigterne blev det foreslået at udsende en pivot-tabel, så udvalgets medlemmer selv kan trække de oplysninger, de måtte være interesserede i. Der var ikke umiddelbart opbakning til forslaget, da ikke alle mestrer det værktøj. Der blev spurgt til, hvorfor IT stort set er uændret i budgettet, når man fra ledelsens side ønsker at styrke området. Arnold Boon forklarede, at det skal ses i sammenhæng med, at administrationen generelt er underlagt en løbende 2 procents besparelse, og at fællesudgifterne som udgangspunkt skal reduceres med 20 procent. Samtidig er det besluttet at give eksterne driftstilskud på 20 mio. kr. bl.a. for at styrke ITområdet. Finansieringen skal som udgangspunkt findes ved at reducere andre fællesudgifter. En del er indarbejdet, men målet er ikke helt nået endnu. Set i det billede er det en styrkelse at fastholde niveauet for IT. Som forklaring på faldet på 10 mio. kr. fra B17 til B18 på administrationscentrene sagde Arnold Boon, at det drejer sig om den generelle 2 procents besparelse. Vedrørende posten Bygninger og direktørpulje, som i økonomirapport 3/16 står med 76 mio. kr., men fra B17 er sat til 0, forklarede Arnold Boon, at disse bygningsudgifter fremover er indeholdt i Fælles bygningsdrift, mens direktørpuljen, på ca. 2-3 mio. kr. til uforudsete udgifter i løbet af året, er indeholdt i fællesudgifter. På spørgsmål om, hvorfor AU Library er udskilt i budgettet forklarede Kristian Thorn, at det er valgt, fordi AU Library er en speciel konstruktion, hvor finansieringen sker på fakulteterne, mens enheden ledelsesmæssigt hører under AU Uddannelse. Det samme gør sig gældende for Karriere, hvor Nikolaj Harbjerg forklarede, at enheden hører under Administrationscenter Aarhus BSS, men finansieres solidarisk af de fire fakulteter. Der blev udtrykt ønske om at kunne se på udviklingen i en personalemæssig sammenhæng, idet der i udvalget var tvivl, om de budgetmæssige reduktioner kan nås ved naturlig afgang som forudsat. I den forbindelse blev det foreslået at udarbejde en oversigt, som viser aldersfordeling i enhedsadministrationen. Det blev også foreslået at oprette en jobbank og mulighed for jobrotation, så eventuelle reduktioner i antallet

af medarbejdere i en enhed kunne forsøges afhjulpet af enheder, der har brug for at rekruttere medarbejdere. Side 3/1 Arnold Boon sagde, at der ikke findes et årsværksbudget, men at der i enhedsadministrationen i dag skønsmæssigt er ca. 1.800 årsværk alt inklusive. I 2020 forventes dette tal at være reduceret til ca. 1.700 årsværk. Det blev aftalt, at AU HR udarbejder en oversigt over aldersfordeling i enhedsadministrationen. Anne Behnk tilføjede, at naturlig afgang også indbefatter medarbejdere, som skifter job. Til forslaget om at oprette en jobbank var Anne Behnk enig i, at man skal forsøge at flytte medarbejdere fremfor at afskedige, men at ledige stillinger som udgangspunkt skal slås op. Søren Dam og Knud Holt Nielsen var ikke enig i den fortolkning, idet de bemærkede, at alle medarbejdere er ansat under rektor og derfor efter deres opfattelse kunne flyttes mellem enheder uden opslag. Dette var også i stor udstrækning sket i forbindelse med den administrative forandringsproces. I forhold til medarbejderne fandt Knud Holt Nielsen, at det er et bedre signal at sende, at man fra ledelsens side tilbyder stilling i en anden enhed, end at overlade det til medarbejderne selv at søge ledige stillinger. Det blev aftalt, at AU HR undersøger regler og muligheder på området Arnold Boon var bekymret for, om en jobbank ville blive et ekstra og uvirksomt bureaukrati. Alle enheder skal reducere med 2 pct., hvorfor ingen afdeling umiddelbart mangler medarbejdere. Når og hvis situationen opstår, vil alle muligheder for omplacering blive undersøgt under hensyntagen til relevante kompetencer. Nikolaj Harbjerg og Niels Damgaard Hansen bemærkede, at selv om institutterne ikke er underlagt den samme systematiske 2 pct. besparelse som enhedsadministrationen, er økonomien i høj grad også under pres på fakultets- og institutniveau, ikke mindst som følge af den forventede indtægtsnedgang i universitetssektoren i de kommende år. Efter spørgsmål/svar-runden blev medarbejderrepræsentanterne i udvalget opfordret til at komme med gode råd til ledelsen i forhold til enhedsadministrationens økonomi: Helle Colding Seiersen opfordrede til, at det også for administrationen blev muligt at overføre uforbrugte midler fra det ene år til det andet. Ole Hermansen sagde, at når man fra ledelsens side har besluttet at skaffe midler til opprioritering af nogle IT-projekter, vil det være godt på forkant at informere AU IT om, hvilke planer der ligger, så AU IT i god tid kan sikre, at de rigtige kompetencer er til stede.

Uffe Engberg foreslog at indføre aktivitetsregnskaber mhp. bedre at kunne sammenligne regnskaber fra år til. Side 4/1 Søren Harbo opfordrede ledelsen til i deres kommunikation om økonomi at have fokus på medarbejdernes tryghed. Nikolaj Harbjerg bemærkede hertil, at medarbejdernes tryghed ligger ledelsen meget på sinde, men at der kan være et dilemma i tryghed vs. åbenhed. Efter hans opfattelse er det bedre at tale om, hvad der ligger i pipeline, og at hensynet til tryghed således ikke må prioriteres over åbenheden om de igangværende processer. Knud Holt Nielsen sagde, at hvis der skal være løbende og naturlig afgang, bliver man nødt til at tænke i, hvordan man kan flytte medarbejderne rundt. I den sammenhæng bør man også sørge for nødvendig kompetenceudvikling, så rokering kan lade sig gøre. Anders Kragh Moestrup opfordrede til, at eventuelle afskedigelser ikke sker drypvis, så det kan undgås, at medarbejderne hele tiden oplever usikkerhed. Niels Damgaard Hansen bemærkede hertil, at det er vanskeligt både at klare nedskæringerne løbende ved hjælp af naturlig afgang og samtidig ikke sikre, at det ikke sker drypvis. Arnold Boon sagde, at AU forventes at komme ud af 2016 med et pænt overskud ca. 100-150 mio. kr. Det skyldes ekstra indtægter pga. studiefremdriftsreformen. Disse midler er bundet i fakulteternes budgetter. Søren Dam foreslog, at noget af overskuddet bruges til at afbøde besparelserne. Arnold Boon svarede, at Universitetsledelsen fastholder administrationens sparekrav på 2 pct. årligt. Søren Harbo foreslog, at skrive mere præcist i økonomioversigten, hvad der spares fra år til år på hvilke projekter. Arnold Boon bemærkede hertil, at man godt kan redegøre for opgaver, der ikke længere udføres. Det er vanskeligere der, hvor der sker en løbende udvikling af administrationen, som betyder at de samme opgaver kan løses med færre medarbejdere. Arnold Boon afsluttede punktet med at takke udvalget, fordi de ville være med til at drøfte økonomipunktet på en anden måde. Pkt. 4 Kompetenceudvikling Helle Colding Seiersen sagde, at mange medarbejdere er kede af universitetsledelsens beslutning om, at der ikke længere tilbydes engelskkurer i England. Hun var ikke enig i, at AU kan spare 65 pct. ved at undervisningen foregår i Danmark, da en del af finansieringen kommer fra Kompetencefonden. Hun undrede sig over, at man ikke fra universitetsledelsens side overlod det til de enkelte ledere at beslutte kompe-

tenceudvikling for egne medarbejdere i overensstemmelse med tidligere vedtagne principper om decentralisering på dette område. Hun ønskede derfor svar på følgende spørgsmål: Må lederne selv bestemme, hvilken kompetenceudvikling deres medarbejdere skal have? Gælder universitetsledelsens beslutning kun engelskkurer? Hvilke medarbejdergrupper er omfattet af beslutningen? Side 5/1 Arnold Boon udtrykte forståelse for medarbejderrepræsentanternes synspunkter og sagde, at man i ledelsen havde lyttet til argumenterne, men at ledelsen fastholder den oprindelige beslutning. Hensigten er at få mest mulig kompetenceudvikling for pengene og dermed kunne give et relevant tilbud til flere medarbejdere. Universitetsledelsen har besluttet nogle retningslinjer, som indebærer, at sprogkurser for alle medarbejdere på AU fremover under hensyn til økonomi og læring - skal foregå i Danmark. I lighed med alle andre retningslinjer er det ledelsens forventning, at man efterlever det lokalt. Søren Dam bemærkede, at hvis udbyttet ved at tage kurset i England er meget større, er en ekstra udgift på et par tusind ikke så meget. Medarbejderrepræsentanterne gjorde opmærksom på, at nogle enheder har benyttet firmaet Probana ifm. lederudvikling, hvilket de fandt problematisk. Pkt. 5 Moderniseringsstyrelsens arrangement Low performance Arnold Boon sagde, at det omtalte arrangement var blevet holdt i AU s lokaler på baggrund af en henvendelse fra Moderniseringsstyrelsen. AU har ikke været involveret i eller på forhånd været orienteret om det nærmere indhold i arrangementet, jf. den skriftlige orientering, som var udsendt sammen med dagsordenen. Medarbejderrepræsentanterne tog orienteringen til efterretning. Punkter til mundtlig orientering: Pkt. 6 Orientering om AU Library Arnold Boon indledte punktet med at understrege, at dette emne er fortroligt, indtil ledelsen har haft mulighed for at orientere medarbejderne i AU Library om sagen. Dette vil ske på et medarbejdermøde fredag den 9. december. Han beklagede, at der tilsyneladende var folk i København, som havde indgående kendskab til ledelsens overvejelser, inden man på AU havde haft mulighed for at orientere medarbejderne, og indskærpede over for ASU, at fortrolighedsforpligtelsen skal overholdes.

Arnold Boon orienterede om, at universitetsledelsen som følge af den fusion, der er besluttet mellem Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket (kommer til at hedde Det Kongelige Bibliotek), har overvejet den fremtidige organisering af biblioteksområdet på AU. Fokus for AU er, hvordan universitetet i en ændret organisatorisk kontekst også fremover kan tilbyde de bedst mulige biblioteksydelser til studerende og forskere. Ca. halvdelen af AU s biblioteksbetjening ligger allerede i regi af Statsbiblioteket, den øvrige del ligger hos AU. Organiseringen er kompliceret, idet medarbejderne hører til i AU Uddannelse, mens finansieringen kommer fra fakulteterne. Universitetsledelsen ønsker at få indflydelse på den fremtidige organisering og service samt andel i effektiviseringsgevinsterne. Biblioteksområdet er økonomisk presset, bl.a. fordi forlagene formår at opkræve priser, som overstiger den almindelige løn og prisudvikling. Ud over biblioteksservicen er der også en stor gruppe medarbejdere, der skal tages hånd om. Side 6/1 Universitetsledelses holdning er, at AU s bibliotek vil stå stærkest ved at blive en del af det nye Kongelige Bibliotek. Bestyrelsen har taget universitetsledelsens orientering herom til efterretning. AU har fået en fornuftig aftale med Statsbiblioteket om at være med i deres beslutninger samtidig med, at der er tid til at gennemføre en proces på AU. Der vil derfor frem til og med februar 2017 blive gennemført en proces med inddragelse af LSU, fakultetsledelserne og de Akademiske Råd. Herefter vil bestyrelsen blive inddraget igen. Kristian Thorn tilføjede, at der er mulighed for at køre en god og åben proces. I AU Uddannelse ville der dagen efter være et møde, hvor medarbejderne i AU Library orienteres. Der vil blive gennemført en grundig proces i LSU med mulighed for at komme med bekymringer, forslag osv., som kan indgå i det endelige forslag. Tanken er, at medarbejderne sidder med samme opgaver, samme fysiske placering og også fortsat indgår i samarbejdsfora osv. På forespørgsel af Uffe Engberg sagde Kristian Thorn, at der ligger er udkast til principper for en aftale, som LSU vil blive præsenteret for på et møde den 16. december. Der er ikke tale om et aftalegrundlag, men konturerne af et samarbejde, som universitetsledelsen vil gå videre på baggrund af. Arnold Boon tilføjede, at AU får stillet en del ydelser til rådighed fra Statsbiblioteket, uden at der foreligger en præcis aftale. Det overvejes, om det er nødvendigt at være mere præcis og detaljeret. Ulempen er, at en sådan aftale også kan være begrænsende. På et spørgsmål om beslutningsgangen svarede Kristian Thorn, at det i dialog med ministeriet er ved at blive afklaret, om en fusion forudsætter ministerens godkendelse. Han tilføjede, at det ikke er tanken at overføre hele finanslovsbevillingen, som den er i dag, men at overføre en del via finansloven og en del via fakturering.

Helle Colding Seiersen udtrykte tilfredshed med, at der bliver mere tid til yderligere drøftelser og afklaring. Det lå hende på sinde at sikre, at de medarbejdere, som kommer til at tilhøre en anden arbejdsplads, fortsat har det godt på AU og ikke bliver ekskluderet i samarbejdsfora osv. Side 7/1 Anne-Mette Morthorst var glad for, at der kommer en åben proces, hvor medarbejderne involveres i at kvalificere det beslutningsgrundlag, som skal lægges foran universitetsledelsen og bestyrelsen. Det er en stor beslutning at overdrage mellem 80 og 100 medarbejdere. Hun fandt det derfor vigtigt, at ledelsen er klar over, hvordan man skal agere i sådanne sager og betragter medarbejderne som medspillere. Hun sagde om, at selv om der er besluttet en fusion mellem Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket, har det nye Kongelige Bibliotek stadig en forpligtelse til at være universitetsbibliotek. Det er ikke et scenarie, at AU ikke skulle have indflydelse på servicen. Hun tilføjede, at AU har en effektiv organisation, og der er set nøje på hvad de 70 mio. kr. er brugt til. Hun stillede spørgsmålstegn ved, hvad AU fagligt får ud af at flytte medarbejderne. Kristian Thorn sagde, at AU Library er en stor succes, og at biblioteket er blevet udviklet meget, hvilket også er grunden til, at AU ikke har villet ændre aftalen med Statsbiblioteket. Men situationen ser anderledes ud nu. Arnold Boon tilføjede, at det også i universitetsledelsen bliver bemærket, at AU har et meget velfungerende bibliotek. Det er derfor vigtigt at forholde sig til, hvordan det fremtidssikres. Knud Holt Nielsen påpegede, at der kan være en risiko for, at der hvor AU og Statsbiblioteket i dag med den nuværende konstruktion har sammenfaldende interesser, efter en fusion vil have modsatrettede interesser. Eksempelvis vil open acces yderligere presse regionale tidsskrifter. Det risikerer at blive forstærket, hvis man ikke har en klar dialog om det. Arnold Boon sluttede punktet af med at takke udvalgsmedlemmerne for synspunkterne. Der vil blive fulgt op i HSU og universitetsledelsen mhp. at finde de bedste løsninger. Pkt. 7 Orientering om APV-handleplan for Enhedsadministrationen Anne Behnk sagde, at APV-handleplanen er udarbejdet af den fælles ASU/AAMU- APV-følgegruppe, og den er enhedsadministrationens formelle produkt til HAMU/HSU. Kunsten har været at summe alle gode planer, tanker og ideer sammen op til noget, som kan samles i en fælles handleplan for enhedsadministrationen. Følgegruppen har valgt at gå med de 4 AU-temaer plus et yderligere Samarbejde og ledelse på tværs af lokationer.

Knud Holt Nielsen hæftede sig ved, at lederudvikling i handleplanen er et tilbud og ikke obligatorisk. Det var hans opfattelse, at de ledere, som har mest brug for lederudvikling, ikke er dem, der tilmelder sig sådanne forløb. Han var derfor fortaler for, at lederudvikling og især kurser i stresshåndtering bliver obligatorisk og løftes op på enhedsadministrationsniveau. Det tilsvarende fandt han burde gøre sig gældende ift. uddannelse i distanceledelse. Side 8/1 Arnold Boon sagde, at han i forbindelse med MUS med administrationschefer og vicedirektører ser, om der er ting, han skal være særlig opmærksom på. Han kan i den forbindelse finde det relevant at give tilbud om specifikke kurser. Det var hans opfattelse, at det samme gør sig gældende for ledere på de underliggende niveauer. Kristian Thorn var ikke tilhænger af obligatoriske kurser, som han fandt tilbydes ud fra tanken one size fits all. Han var derfor fortaler for den individuelle vurdering. Han forsikrede, at der er et ægte engagement omring ledelsesudvikling fra den samlede ledelse. Arnold Boon rundede punktet af med at fortælle, at der også er blevet orienteret om APV-handleplanen i AAMU, hvor det også kunne konstateres, at der bliver fulgt godt op på den fysiske APV. Der var anerkendelse til APV-følgegruppen for et godt stykke arbejde. Pkt. 8 Orientering fra HSU-mødet 1. december 2016 Arnold Boon orienterede om, at budgettet for de kommende lønforhandlinger er fastsat til 0,6 % af de regnskabsførte løn-ressourcer for 2016 (ekskl. pension og feriegodtgørelse). Den lokale ledelse beslutter lønforhandlingsbudgettet i den enkelte enhed. Punkter til skriftlig orientering: Punkt 9 Enhedsadministrationens APV-evaluering Ingen bemærkninger til dette punkt. Punkt 10 - Arbejdsmiljøstatistikker Ingen bemærkninger til dette punkt.

Punkt 11 - Orientering om tilgang og afgang samt tidsbegrænsede ansættelser i Enhedsadministrationen Side 9/1 Ingen bemærkninger til dette punkt. Punkt 12 Kommunikation fra mødet Dette punkt udgik. Punkt 13 Eventuelt Nikolaj Harbjerg orienterede om bestyrelsens beslutning om, at den del af BCOM, som ikke flyttes til Arts, lægges sammen med Institut for Virksomhedsledelse og bliver en sektion i instituttet. LSU i Administrationscenter Aarhus BSS er netop blevet informeret. Der går nu et analysearbejde i gang mhp. at afdække, om ændringerne medfører stillingsnedlæggelser i administrationscentret som følge af opgavebortfald. Det drøftes løbende i LSU. På forespørgsel fra Helle Colding Seiersen oplyste Nikolaj Harbjerg, at de to stillinger, som er flyttet fra Administrationscenter Aarhus BSS til Arts, er fulgt med opgaver knyttet til de sprogfag, som er blevet flyttet. Arnold Boon orienterede om, at den planlagte flytning af AU Roskilde til Campus Emdrup er skrinlagt på grund af ændrede økonomiske forudsætninger. I stedet vil der blive foretaget de nødvendige renoveringer af bygningerne i Roskilde. På forespørgsel af Helle Colding Seiersen fortalte Arnold Boon, at der ikke er ændret i beslutningerne vedrørende Foulum og Årslev. Bestyrelsen har tilsluttet sig, at FOOD bliver samlet i Skejby mhp. en styrkelse af fødevareforskningen. De administrative medarbejdere vil flytte med instituttet. Der vil dog fortsat være administrative medarbejdere i Foulum, da ANIS bliver boende der.