www.bunkogelkjaer.dk CVR-nr. 32 57 25 10 Alssundværkstedet Anmeldt tilsyn Den 27. februar 2013

www.bunkogelkjaer.dk CVR-nr. 32 57 25 10 Alssundværkstedet Anmeldt tilsyn Den 27. februar 2013

Indholdsfortegnelse Formalia... 3 Ledelsesrepræsentanter... 3 Medarbejderrepræsentanter... 3 Beboerrepræsentanter... 3 Indledning... 3 Program... 4 Konklusion... 4 Tilbuddets udviklingsområder... 4 Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne... 5 Visitation... 5 Personfølsomme oplysninger... 5 Klager... 6 Brugerindflydelse... 6 Forhold vedrørende den faglige indsats... 6 Handleplaner... 6 Magtanvendelser... 7 Medicin... 7 Forhold vedrørende de fysiske rammer... 8 Egnethed... 8 Standard... 8 Forhold vedrørende medarbejderne... 8 Faglige kompetencer... 8 Nye medarbejdere... 9 Andet... 10 2 af 11

Formalia Dette anmeldte tilsyn på Alssundværkstedet, Bosager 2, 6400 Sønderborg, blev gennemført af eksterne konsulenter Kirsten Lundsgaard og Signe Bang den 27. februar 2013. Ledelsesrepræsentanter Daglig leder Connie T. Jakobsen Områdeleder Maybrit Kaj Henriksen Medarbejderrepræsentanter Pædagog og tillidsrepræsentant Pædagog og arbejdsmiljørepræsentant Pædagog og brugerrådsformand Pædagog Beboerrepræsentanter Ved rundvisningen talte tilsynet med brugere fra de forskellige afdelinger. En bruger, som også sidder i brugerrådet, ønskede at indgå i dialog med tilsynet. Indledning Alssundværkstedet danner ramme om et integreret aktivitets- og samværstilbud samt et beskyttet beskæftigelsestilbud med plads til 41 brugere, hvoraf 36 pladser aktuelt er besat. Dagtilbuddet drives i henhold til Lov om Social Service (SEL) 103 og 104. Målgruppen er voksne brugere med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser, hvoraf nogle brugere har forskellige følgehandicaps så som angst, syns- og hørenedsættelse. Organisatorisk består Alssundværkstedet af tre afdelinger; værkstedsafdeling, daghjem og dagcenter. Som et integreret værksted tilbydes brugerne i vidt omfang et beskæftigelsestilbud i den afdeling som det ønskes eller vurderes mest hensigtsmæssigt. I daghjemmet og dagcentret er der tilknyttet i alt 28 brugere, i værkstedsafdelingen er der tilknyttet otte brugere. Tilbuddet ledes af en områdeleder og en daglig leder. Områdelederen er leder for fem værksteder, hvor der samlet er 189 pladser. Grundlaget for tilsynets gennemførelse er aftalt med Sønderborg Kommune og beskrevet i en tilhørende tilsynsmanual. Forinden tilsynsbesøget har tilbuddet fremsendt forberedende materiale bestående af overordnet instruks om korrekt håndtering af medicin udarbejdet af Sønderborg Kommune, retningslinjer for medicinhåndtering på Alssundværkstedet, udskrift af Tilbudsportalen, skema for registrering og indberetning af magtanvendelse, og to anonymiserede handleplaner. Endvidere en medarbejderoversigt samt en sygefraværsoversigt. Herudover 3 af 11

har tilsynet forberedt sig gennem tilgængeligt materiale på hjemmesiden og i forhold til Sønderborg Kommunes gældende kvalitetsstandard for området. Tilsynsbesøget er gennemført anmeldt og er et udtryk for det øjebliks billede, som er tilgængelig på tidspunktet for tilsynets gennemførelse. I tilsynet er der lagt vægt på kontrol og brugerrelaterede forhold. Det eksterne tilsyn refererer til Sønderborg Kommune, som er tilsynsmyndigheden. Program Tilsynet blev gennemført i tidsrummet kl. 10.00 til kl. 16.00. Efter en kort præsentation og planlægning af tilsynsbesøget, fik konsulenterne en rundvisning i huset. Undervejs hilste konsulenterne på de tilstedeværende og fik fremvist de tre beskæftigelsesafdelinger. Herefter blev der gennemført dialogbaseret interview med deltagerne hver for sig i grupper. Til sidst blev tilsynsbesøget afrundet sammen med ledelsen. Konklusion Tilsynets konklusion i forhold til brugeroplevet kvalitet, medarbejderoplevet kvalitet og tilsynets oplevelse af faglig kvalitet. Det er tilsynets konklusion, at der ved Alssundværkstedet er fokus på at udvikle rammer og betingelser for en målgruppe, der er kendetegnet ved i varierende grad at have brug for støtte. Det er endvidere tilsynets overordnede konklusion, at der i tilbuddet er fokus på at tilrettelægge en arbejdsindsats, der varetager brugernes individuelle ønsker og behov, hvilket vurderes at styrke den brugeroplevede kvalitet. Tilbuddet har siden sensommeren 2012 været i en intern proces, hvor der med ekstern hjælp arbejdes på at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Det er tilsynets vurdering, at den igangværende proces har en positiv indflydelse på arbejdsmiljøet generelt. Det er endvidere tilsynets vurdering, at ledelsen har relevant fokus på at medarbejderne kvalificeres fagligt, således at de kan imødekomme faglige udfordringer i opgaverne og brugernes behov individuelt. Det faglige niveau vurderes at svare til brugernes forskellige behov. Tilbuddets udviklingsområder Tilsynets opsummering af punkter til behandling, hvor Skal er udtryk for forhold, som er uacceptable, og som skal bringes i orden, eventuelt i samarbejde med forvaltningen eller tilsynsmyndigheden. Anbefalinger er udtryk for tilsynets vurdering i et forhold, som skal overvejes, men ikke nødvendigvis følges. Tilsynet finder, at myndighedens overordnede handleplan jf. SEL 141 skal efterspørges systematisk på borgere, som modtager et aktivitets- og beskæftigelsestilbud. Dette med henvisning til varetagelsen af beboernes retssikkerhed og dokumentation af samtykke. Borgernes CPR-numre skal tydeligt fremgå på medicinæsker jf. sundhedsstyrelsens vejledning om medicinhåndtering. 4 af 11

Tilbuddet bør indarbejde en intern procedure for indberetning af utilsigtede hændelser til DPSD. Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne Visitation Tilsynet har fokus på håndtering af ind- og udflytning eller ind- og udvisitering. Herunder brugerinddragelse og samtykke fra den involverede. Visitation til Alssundværkstedet varetages af myndighedsafdelingen, som efter en konkret henvendelse, kontakter værkstedet. Ledelsen foretrækker, at nye brugere tilbydes et besøg forud for indskrivning med henblik på blandt andet at sikre brugernes samtykke til visitationen. Takker brugeren herefter nej tak til Alssundværkstedet, tilbydes brugeren et andet beskæftigelses tilbud. Aktuelt medsendes der ikke konsekvent en 141 handleplan, men det forventes fremadrettet, at 141 handleplaner bliver tilgængelige i det nye CSCjournalsystem, som erstatter det elektroniske journalsystem Bosted System, der anvendes for nuværende. Det er myndigheden, der fremsender visitationsafgørelsen til borgeren. Brugerne er indskrevet efter tre takster: værkstedstakst, daghjemstakst og dagcentertakst. Idet tilbuddet drives som et integreret værksted betyder det, at brugerne visiteres alt efter individuelle interesser og behov. Det integrerede værksted giver mulighed for, at brugere med behov for et miljøskift, kan skifte til en anden afdeling i tilbuddet. Det er tilsynets indtryk, at der er opmærksomhed på at sikre samtykke for borgerne i forbindelse med visitation. Personfølsomme oplysninger Tilsynet har fokus på opbevaring og håndtering af personfølsomme oplysninger i henhold til blandt andet persondataloven. Personlige oplysninger om brugerne opbevares elektronisk. Ved dokumentgennemgang konstaterer tilsynet at brugen af Bosted System ikke anvendes i den udstrækning, som systemet tillader. Som nævnt er tilbuddet i en overgangsproces, hvor der implementeres et nyt IT system. Alle medarbejdere har været på kursus heri og en medarbejder er uddannet dokumentationsvejleder, og fungerer som en videns person, som det øvrige personale kan søge hjælp og sparring hos i integreringen af CSC-social. Det er tilsynets indtryk, at medarbejderne ser frem at bruge det nye IT-system, og at der er en forventning til, at dokumentationen af det skriftlige arbejde hermed højnes. Printede dokumenter eller tilsendte dokumenter med personfølsomme oplysninger opbevares i aflåst arkivskab på personalets fælleskontor. Det er tilsynets vurdering, at håndteringen af personfølsomme oplysninger sker i overensstemmelse med persondataloven. 5 af 11

Klager Tilsynet har fokus på beboernes klageadgang. Endvidere hvordan klagesager håndteres. Med bevillingsskrivelsen følger en klagevejledning fra borgerens handlekommune. Der tilstræbes at opnå et positivt samarbejde med brugernes eventuelle pårørende og/eller bosteder, og erfaringen er, at et tæt samarbejde, hvor eventuelle misforståelser tages i opløbet, er fordrende for et konstruktivt samarbejde. Der har ikke tidligere været en egentlig klage over tilbuddet, ligesom der ikke verserer aktuelle klager. Brugerindflydelse Tilsynet har fokus på muligheden for fælles brugerinddragelse gennem eksempelvis brugerråd eller pårørenderåd. Alssundværkstedet har et brugerråd. Tilsynet taler med to af medlemmerne: en brugerrepræsentant og en medarbejderrepræsentant. Brugeren fortalte, at der er rift om at få en plads i brugerrådet. Hver sommer er Alssundværkstedet, sammen de øvrige værksteder i Sønderborg, medarrangør af en musik festival (Festival Syd), som afholdes på et grønt område tæt ved. Brugerrådet er involveret i planlægningen af festivalen, og har blandt andet indflydelse på, hvilke bands der skal optræde. Der sidder fem brugere i brugerrådet, og der afholdes månedlige møder, hvor relevante nye tiltag eller kritik punkter debatteres. Blandt andet nævnes det at brugen af mobiltelefoner i arbejdstiden for nyligt har været debatteret, og at der er udarbejdet nye retningslinjer herfor. Et nyt tiltag i dagcenter gruppen, hvor brugerne nu frit kan vælge sig på daglige opgaver og aktiviteter, følges tæt af brugerrådet. Endvidere informeres der på møderne om, hvad der sker af nyt indenfor Voksen Handicap området. Brugerrådet står ligeledes for at arrangere interne fester, såsom julefrokost, og der foruden ture ud af huset. Forhold vedrørende den faglige indsats Handleplaner Tilsynet har fokus på samspillet mellem myndighedens 141-handleplan og den pædagogiske handleplan/behandlingsplanen for indsatsen. Endvidere fokus på omsætningen af mål og delmål i indsatsen samt på dokumentation. Herudover på den individuelle brugerinddragelse, mulighed for indflydelse på eget liv. Ledelsen oplyser at der ikke konsekvent foreligger en overordnet handleplan jf. SEL 141 for borgerne. Der er igangsat en proces, hvor alle brugere med tilknytning til et botilbud har gennemgået en funktionsudredning efter ISU+ i myndighedsafdelingen. Efterfølgende er det hensigten, at myndigheden udarbejder den overordnede handleplan og fremsender denne til borgerne. Som nævnt vil myndighedens handleplan fremadrettet fremgå i det nye elektroniske journalsystem CSC-social og dermed også indgå i forbindelse med visitationen. Af hensyn til værkstedernes ansvar overfor borgerne anbefaler tilsynet, at handleplanen efterspørges på det årlige handleplansmøde, hvor både myndigheden og 6 af 11

eventuelle botilbud deltager, således at der bakkes op omkring borgerens retssikkerhed. De brugere der ønsker det, får lavet en delhandleplan vedrørende indsatsen på værkstedet. Enkelte brugere har sagt nej tak til at få lavet en delhandleplan ved værkstedet. Brugerinddragelse sker individuelt og ud fra det kendskab som medarbejderne har til brugerne. Ved værkstedsafdelingen arbejdes der med udviklingssamtaler og handleplaner. Brugerne tages med på råd i forhold til, hvad der skrives om dem og omkring eventuelle tiltag, som planlægges. De brugere, der har brug for det, tilbydes et formøde inden handlemødet, hvor de tages med på råd om, hvilke emner der skal behandles på møderne, om de pårørende skal inviteres med, og om eventuelle emner, som brugeren ikke ønsker debatteret på mødet. For de brugere der bor ved et botilbud, afholdes der formøde med botilbuddet, hvor forskellige emner vedrørende brugeren afstemmes. Alle brugere i daghjemmet og dagcentret får udarbejdet handleplaner, og der foregår her et tæt samarbejde med botilbuddet og de pårørende. På Alssundværkstedet er der indskrevet enkelte brugere fra en anden kommune. Tilsynet orienteres om at der arbejdes med en fælles tilgang mellem botilbud og dagbeskæftigelsen i forhold til at skabe en mere ensrettet tilgang til de mål, der opstilles i delhandleplanerne. Det er tilsynets vurdering, at tilbuddets arbejde med handleplaner har et tilfredsstillende skriftligt niveau. Magtanvendelser Tilsynet har fokus på antal og art, medarbejdernes kendskab til lovgivningen og retningslinjer. Herudover retningslinjer for og tilgange til konflikthåndtering og forebyggelse. Brugerinddragelse på individog fællesniveau. Der har været én magtanvendelse jf. SEL. 126 siden september 2011 og frem til tilsynsbesøget. Den pågældende episode medførte, at der blev udarbejdet en ny handleplan indeholdende en beskrivelse af, hvad der er en magtanvendelse og hvordan brugeren støttes, således at konfliktniveauet mindskes. De interne retningslinjer revideres løbende. Tilsynet orienteres endvidere om, at der på personalemøder tales om, hvordan konflikter afværges, og at nye medarbejdere også inddrages i drøftelserne herom. En medarbejder med efteruddannelse i Marte Meo metoden, fortæller om et ønske om at anvende metoden hyppigere som et redskab til at få nye vinkler på, hvornår og hvordan konflikter opstår, og anvende den nye viden med det formål at mindske konflikter yderligere. Det er tilsynets vurdering at medarbejderne har indsigt i vejledningen om magtanvendelse og at der arbejdes fortløbende med, hvordan medarbejderne skal handle i givne situationer, således at konflikter mindskes. Medicin Tilsynet har fokus på retningslinjer i henhold til gældende vejledning fra Sundhedsstyrelsen, opbevaring og administration i forhold til medicin. Endvidere på forebyggelse af utilsigtede hændelser. 7 af 11

Der doseres ikke medicin på værkstedet. Medicin modtages doseret fra brugernes hjem, og opbevares i aflåst skab i kantinen. Der er udpeget en medicinansvarlig medarbejder på stedet. Der er udarbejdet en overordnet medicininstruks, som lever op til Sundhedsstyrelsens vejledning om medicinhåndtering af den 30. Juni 2006. Den overordnede instruks er omsat til en intern vejledning om medicinhåndtering. Tilsynet bemærker positivt, at der er udarbejdet procedure for, hvordan medicin og PN medicin medbringes på ture. Jf. gældende retningslinjer for håndtering af lægemidler skal brugernes CPR numre fremgå på alle doseringsæsker, hvilket tilsynet konstaterer ikke er tilfældet ved Alssundværkstedet. Tilbuddet skal sikre at brugernes CPR fremgår tydeligt på alle medicinæsker. Tilsynet anbefaler endvidere, Alssundværkstedet etablerer en praksis, som imødekommer værkstedets lovgivningsmæssige forpligtigelse til at registrere og indberette fejl i forbindelse med utilsigtede hændelser, som opstår i forbindelse med medicingivning, sektorovergange, infektioner og uheld. Alle Utilsigtede hændelser skal indberettes elektronisk til Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD). Forhold vedrørende de fysiske rammer Egnethed Tilsynet har fokus på de fysiske rammers egnethed i forhold til målgruppen. Alssundværkstedet består af tre integrerede værksteder. Alle afdelinger bærer præg af at være funktionelt indrettet efter den konkrete målgruppes funktionsniveau. Der er desuden et stort udeområde, der er indrettet med bålplads og med mulighed for forskellige aktiviteter. Endvidere en fælles kantine, hvorfra det tilstræbes, at der kan købes hjemmelavet mad hver onsdag. De øvrige dage har brugerne madpakker med. Det er tilsynets vurdering, at de fysiske rammer er egnede til formålet og tilgodeser brugernes individuelle behov. Standard Tilsynet har fokus på rengøring og hygiejneforhold i fællesområder samt på brugerindflydelse i forhold hertil på fællesniveau. Alssundværkstedet køber rengøring af eksternt firma. Tilbuddet fremstod rent og ryddeligt ved tilsynets besøg. Forhold vedrørende medarbejderne Faglige kompetencer Tilsynet har fokus på antal og medarbejdernes faglige sammensætning og kompetenceområder sammenholdt med brugernes behov, herunder brugen af vikarer. 8 af 11

Den faste medarbejdergruppe består hovedsageligt af pædagoger, derudover en håndværksuddannet værkstedsmedarbejder, en lønnet studerende samt en administrativ medarbejder ansat under seniorordning. I alt er der ni medarbejdere ansat samt en chauffør på deltid. Proceduren omkring brug af vikarer ved daghjemmet og dagcentret er, at hvis der opstår sygdom blandt to eller flere af medarbejderne, tilkaldes en vikar, dette til trods for at der ikke er et egentligt vikarbudget. I værkstedsafdelingen benyttes ikke vikarer. Ved tilbuddet arbejdes der ud fra en anerkendende tilgang, og alle medarbejdere har som introduktion hertil deltaget i et ni dages kursus kaldet MERK. Der arbejdes endvidere med Marte Meo metoden, Tegn Til Tale og Neuropædagogik. Det tilstræbes at de medarbejdere, der ønsker det, tilbydes at deltage i et længere varende kursus i neuropædagogik, således at tilgangen hertil styrkes i medarbejdergruppen. Alssundværkstedet har opnået gode resultater med Marte Meo metoden, og tilsynet informeres om at en medarbejder, der bliver færdig som Marte Meo terapeut senere på året, skal indgå i et team, som Sønderborg Kommune kan trække faglig ekspertise fra. Medarbejderrepræsentanterne gav udtryk for, at der er gode muligheder for at videreuddanne sig, men at det er forskelligt, hvor meget medarbejderne ønsker at videreuddanne sig. I sensommeren 2012 var der problemer med det psykiske arbejdsmiljø, og i den forbindelse indkaldtes der via Sønderborg Kommunes HR afdeling, ekstern assistance til at få løst op for den opståede problematik. Den igangværende proces, som foregår med forskellige supervisions forløb, har bevirket, at der blandt medarbejdere og ledelse er åbnet op for synliggørelsen af gruppernes forskellige opgaver på tværs internt i huset. Målet er at sikre en helhed i tilbuddet, og samtidig styrke det psykiske arbejdsmiljø gennem øget indsigt og kendskab til hinanden. Tilsynet orienteres om, at processen med ekstern supervision er fortløbende indtil medarbejdere og ledelse vurderer, at forløbet kan afsluttes. Ved personale toilettet hang der skemaer, hvor medarbejdere med smileys kan indikere, hvordan arbejdsdagen har været. Ledelsen oplyser, at ordningen i øjeblikket ikke anvendes aktivt, idet medarbejderne ikke synes, det giver mening lige nu. Processen med smileys er derfor sat på standby for en periode. I henhold til ledelsen indikerer et nyligt overstået arbejdsmiljøtilsyn, at tilbuddet er på rette vej, hvilket også er det indtryk, som dette tilsyn efterlader. Det er endvidere tilsynets vurdering at der er et lavt sygefravær blandt medarbejderne (6,25 %). Ledelsen orienterer om, at der er truffet aftale med en sygeplejerske om undervisning i at undgå smittefare på en arbejdsplads, hvor risikoen for at smitte hinanden er stor. Nye medarbejdere Tilsynet har fokus på hvordan nye medarbejdere introduceres til indsatsen og brugerne som helhed. Nye medarbejdere og studerende introduceres til arbejdet ud fra en manual over 14 dage. En af de faste medarbejdere har ansvaret for, at nye medarbejdere får den fornødne viden om arbejdsopgaverne. Den udarbejdede manual er under revidering, og en medarbejder er tovholder på, at indholdet svarer til praksis. 9 af 11

Nyansatte tilbydes fire dages MERK kursus, hvilket som nævnt er en introduktion til den anerkendende tilgang, der arbejdes efter ved tilbuddet. Lederen oplyser, at det ikke er svært at rekruttere nye medarbejdere og at nye medarbejdere ytrer, at Alssundværkstedet er et godt sted at arbejde. Alssundværkstedet modtager desuden lønnede pædagog studerende i praktik og der er flere medarbejdere, der har en vejlederuddannelse. Andet Stemninger og observationer på stedet. Kontrol af indhold på Tilbudsportalen. Ved rundvisningen observerer tilsynet kommunikationssvage brugere, der tilbydes sansestimulation eksempelvis i form af madrasser med lyd, og andre former for sansestimulerende redskaber. Daghjems afdelingen er indrettet med mange individuelle værelser, og alle rum var på tilsynsdagen stort set i brug med forskellige aktiviteter. Tilsynet gennemgik oplysninger på Tilbudsportalen med ledelsen. Det vurderes at Tilbudsportalen er opdateret. 10 af 11

11 af 11