Dannerhøj-Kirkeageren afd. 17 Ordinært beboermøde afholdt Mandag, den 20. april 2015 kl. 19.00 Fælleshuset på Dannerhøj REFERAT: 1 Afdelingsformand Eigil Stausholm bød velkommen til beboermødet. 2. Valg af dirigent. På bestyrelsens anbefaling blev Frede Skrubbeltrang valgt til dirigent. Dirigenten Frede Skrubbeltrang kunne konstatere, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet ved, at der i mindst 14 dage før beboermødet har været udsendt indkaldelse. Beboermødet er dermed beslutningsdygtigt. Dagsorden blev gennemgået af dirigenten og godkendt af forsamlingen uden bemærkninger: 1. Velkomst 2. Valg af dirigent 3. Valg af referent 4. Valg af stemmeudvalg 5. Bestyrelsens beretning 6. Orientering om regnskabet 2014 7. Afdelingens driftsbudget 2016 8. Behandling af indkomne forslag 9. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er: 10. Valg af to suppleanter 11. Valg til repræsentantskab 12. Eventuelt. Carsten Munck Malmgaard Kaj Iversen 1
Til mødet var der fremmødt i alt 28 stemmeberettigede fra afdelingen, Inklusiv bestyrelsen. Desuden deltog medarbejdere fra administrationen, driftsaf delingen og med lemmer af organisationsbestyrelsen. 3. Rikke Bjørn Jensen blev valgt til referent 4. Egon Jensen og Mie Vingaard Kristensen blev valgt til stemmeudvalg. 5. Bestyrelsens beretning v/formand Eigil Stausholm: - Planlagt og periodisk vedligeholdelse : Der har været forbrug af henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, fældning af træer m.m. - Der har været løbende udskiftning af elkomfurer og toiletter i Dannerhøj. - reparation af tage og murværk. -Vi har udvidet vores affaldsplads for haveaffald med 100%, for at spare udgifter til tømning idet vi ikke har kunnet fylde en lastbil, så nu er tømningsudgifterne halveret, og dermed været en god investering. -Legehus er nedrevet Bestyrelsen havde valgt at nedrive legehuset, der var råddent og dyrt at renovere. Huset blev ikke brugt særlig meget det var stort kun unge mennesker der brugte det som ryge- og drikkerum. Vi vil senere hen drøfte mulighederne for at investere i nogle få legeredskaber for mindre børn -Jacob er startet med at sprøjte giftfri (vand med hvidløg m.m.) i afdelingen og dermed fulgt op på sidste års afdelingsbeslutning om at vi skulle være en giftfri afdeling. -I Nøvling er udvendige lamper blevet udskiftet til mere energivenlige og dermed en besparelse på vores fælles elregning. Vores teamleder holder ugentlig kontrol med vores fælles energiforbrug på El, vand og varme. - Fraflytninger Der har total set for Dannerhøj og Kirkeageren været i alt 8 fraflytninger, hvilket udgør en fraflytningsprocent på 14%. Sammenlignet med sidste år var der en samlet fraflytningsprocent på 19%. For ungdomsboligerne gælder det, når studieforløb er afsluttet, at den studerende skal fraflytte ungdomsboligen. Møder og øvrige aktiviteter Der har været afholdt 4 ordinære bestyrelsesmøder, 1 markvandringsmøde med vores driftstsafdeling/driftsteam samt 1 regnskabsmøde, hvor hhv. administrationen og driftsafdelingen deltog, 1 møde med Bredbånd Nord, der handlede om mulighederne for at blive koblet på det nye fibernet der er/kommer i området. På bestyrelsesmøderne beskæftiger bestyrelsen sig bl.a. med emner som: 2
- planlægning af årets aktiviteter - behandle indkomne forslag og ansøgninger - behandle indkomne klager. - ser til at der er god ro orden i afdelingen - deltage i markvandringer sammen med viceværten samt teamleder. - Vores repræsentantskabsmedlem Tove og jeg har deltaget ved såvel det årlige repræsentantskabsmøde på Jyttevej samt deltaget i et temamøde sammen med repræsentanter fra andre afdelinger i Vivabolig om organisationsudvikling - Bestyrelsen har deltaget i et informationsmøde for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer i Vivabolig. Et godt møde, hvor emnerne var aktiviteter, inspiration og erfaringer fra andre afdelinger, gennemgang af vedtægter, opgaver og ansvar. Der vil igen i år blive indkaldt til et tilsvarende møde. -Nye køkkener i Dannerhøj Bestyrelsen har deltaget i møder med køkkenfirmaer der har givet tilbud på at levere nye køkkener i Dannerhøj til de beboere der ønsker at gøre brug af mulighederne under kollektiv råderet jf. udleveret råderetskatalog der i dag er med på vores dagsorden under punktet indkomne forslag, og hvor vi skal tage stilling til dette. Vi vil om kort tid indkalde til INFO-møde for afdelingens beboere og hvor HTH vil komme og fortælle om mulighederne og processen ved valg af nyt køkken. -Vaskeriet Vores ny vaskeri har nu været i drift i et par år og vi har justeret nogle af priserne Ekspres Mini ændret og nedsat til kr. 8,- pr. vask og tørretumbling ændres fra kr. 0,25 til kr. 0,15 pr. minut. Evt. yderligere prisregulering vurderes fra år til år idet vi ønsker, at driftsøkonomien skal være udgiftsneutral. -Af arrangementer i afdelingen har vi i december måned afholdt Julestemning, hvor der blev hygget med gavespil, musik og sang. Der deltog i alt 16 personer fordelt på børn og voksne. En evaluering af arrangementet viste, at der var stemning for at gentage arrangementet igen i år efter en årrække, hvor vi har været nødsaget til at aflyse pga. manglende tilslutning. Så det er positivt, at der igen er blevet tilslutning. Referater fra vore bestyrelsesmøder bliver lagt på Vivaboligs hjemmeside samt på Beboernet ligesom referaterne er ophængt i vaskeriet. Referatet fra det årlige beboermøde bliver omdelt til samtlige vore beboere i Dannerhøj og Kirkeageren samt lagt på vores beboernet. Det skal dog bemærkes, at der i referaterne ikke fremgår personlige oplysninger af nogen art. Endvidere bliver fælles og lokale informationer og alt nyt indrykket i vores beboerblad Kontakten der udkommer 3 gange om året. Der omdeles et Nyhedsbrev fra afdelingen til samtlige beboere i Dannerhøj og Kirkeageren. Er der nyt af presserende karakter bliver samtlige beboere orienteret ved brev. Ny teamstruktur. Vores vicevært er indgået i en ny teamstruktur. Vores ny teamleder René Kristoffersen vil senere fortælle noget om, hvad det betyder for os beboere i afdelingen. PLANER FOR 2015 3
Almindelig vedligeholdelse og udskiftninger iht. 10 års plan herunder maling af overfladebeklædninger i Nøvling, reparation og udskiftning af vvs. anlæg i Dannerhøj Udskiftning af tage i Dannerhøj: Tagrenovering i Dannerhøj og vinduesudskiftning i etape 1 er fortsat et projekt der arbejdes med. Præcis hvornår det starter er ikke pt. endelig Vores driftschef Jan Kristensen vil sikkert fortælle lidt mere om status på projektet. Når der fremligger noget mere konkret, vil der blive indkaldt til et INFO-møde om hele projektet. Afslutningsvis vil jeg benytte lejligheden til at sige tak til mine kolleger i afdelingsbestyrelsen: Tove Kristiansen, Rikke Bjørn Jensen, Carsten Malmgaard samt Kaj Iversen for rigtig godt samarbejde. Også stor tak til vores vicevært Jacob Martens for en stor indsats i afdelingen samt for det gode samarbejde, en stor tak til alle medarbejderne i administrationen for god sparring og support når der har været brug for det. Vil udskiftning af tage og vinduer samt køkken medføre huslejestigninger? Driftsleder Jan Kristensen: fsv. angår tag og vinduer, vil dette ikke medføre huslejestigninger idet Landsbyggefonden m.fl. støtter/financierer helhedsplanen. Fsv. angår udskiftning af køkken vil dette være frivillig og alene give huslejestigning til de der ønsker at få det udskiftet. Beretning godkendt uden bemærkninger. Teamleder René Kristoffersen orienterede om Teamets (team 6) arbejde herunder hvilke fordele den nye teamstruktur har for afdelingen. Når viceværten er på uddannelse/kursus, vil det koste afdelingen penge? Direktør Lotte Bang: Orienterede om, at afdelingen bl.a. får refusion for den perio de viceværten er i uddannelse. 6. Orientering om regnskabet Regnskabet for 2014 blev gennemgået af teamleder René Kristoffersen. Årsresultatet blev et overskud på kr. 44.184,00. Overskud overføres til resultatkonto iht. Lovgivning til afvikling af evt. tidligere års underskud. 7. Afdelingens driftsbudget 2015 (til godkendelse) Budgettet blev fremlagt og gennemgået af René Kristoffersen. På baggrund af forventede udgifter i 2015 vil det være nødvendig med en merindtægt på kr. 112.082 altså en huslejestigning på 2,96%. Hvorfor stiger huslejen hvert år? René Kristoffersen svarer, at det er normalt. Alt i samfundet stiger herunder vores udgifter. Desuden trænger vores afdeling til vedligeholdelse. Lotte Bang: Der er selvfølgelig en smertegrænse men at man skal regne med 2-3% stigning om året fremover, sammenlignet med andre afdelinger, f.eks etagebygge- 4
ri, vicevært, grønne områder m.m. Spørgsmål: Hvorfor er henlæggelserne blevet større? René: Det er en nødvendighed men vi arbejder på at gøre områderne mere vedligeholdelses frie. Budgettet blev godkendt uden bemærkninger. 8. Behandling af indkomne forslag Forslag: Godkendelse af råderetskatalog indeholdende fornyelse af køkken. indsendt af Vivabolig Forslagsstillerens motivation: At få samlet fremtidige beslutninger ét sted så også kommende beboere kan se, hvad der er vedtaget i afdelingen. Et nyt køkken vil medføre en huslejestigning på kr. 450,00 om måneden, afhængig af evt. tilkøb. Der vil blive indkaldt til informationsmøde hvor HTH tiltager ligesom der vil blive fremvisning af 2 lejemål, hvor der er lavet nyt køkken. Forslaget blev godkendt. 9.Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er: Carsten Munck Malmgaard (villig til genvalg) Kaj Iversen (villig til genvalg) Begge blev genvalgt for en 2-årig periode. 10. Valg af to suppleanter På valg er : Lotte Madsen, Dannerhøj 41 (villig til genvalg) Peter Larsen, Dannerhøj 66 (villig til genvalg Begge blev valgt i nævnte rækkefølge for 1 år. Bestyrelsen består herefter af: Formand Eigil Stausholm, Dannerhøj 13 Kasserer Tove Christiansen, Dannerhøj 29 Sekretær Rikke Bjørn Jensen, Dannerhøj 3 Best. medlem Carsten Munck Malmgaard, Dannerhøj 1 Best. medlem Kaj Iversen, Dannerhøj 48 (Efter afdelingsmødet konstituerede bestyrelsen sig og er uændret) 11. Valg til repræsentantskab Beboermødet besluttede, at afdelingsbestyrelsen selv skal vælge repræsentanter til organisationens repræsentantskab. På baggrund af afdelingens antal lejemål har vi 1 plads, der er repræsenteret af Tove Christiansen + 1 plads der gælder for formanden Eigil Stausholm, pga. hans medlemskab af Vivaboligs organisationsbestyrelse. Genvalg til Tove. 5
12.Eventuelt. Hvad koster beboerbladet Kontakten? Frede Skrubbeltrang: Det koster ca. kr. 10,00 pr. stk. Repræsentantskabet har besluttet, at bladet skal bestå indtil videre, trods intranet og beboernet. Formand Eigil Stausholm sluttede mødet med tak for god ro og orden. Afdelingen var inden mødet vært ved et mindre traktement. Visse, den Eigil Stausholm Formand Tove Christiansen Kasserer Rikke Bjørn Jensen Carsten Malmgaard Kaj Iversen 6