AKB Blåkildegård Referat af Ejendomskontor møde. Tirsdag d. 24 Marts 2015, kl. 17:00. I mødelokalet Femkanten J 1. Til stede: Søren Evers, Peter Møller, Jan-Erik Lund, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Franck Fogh-Dahl. Sekretær: Michella Engelstock Afbud: Niels Bisgaard. Kenneth Berg. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra AB/EK møde d. 17 Februar 2015. 3. Status siden sidst. 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. 5. Ny pjece om fleksible udlejningsregler. 6. Økonomistatus pr. 20/03-15. 7. Forbrugermåling. 8. Eventuelt. 1 af 13
AKB Blåkildegård 1. Godkendelse af dagsordenen. Udkast til dagsordenen med bilag er udsendt til bestyrelsens sekretær fredag d. 20/03-15. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 2. Godkendelse af referatet fra mødet d. 24/03-15. Referatet blev godkendt på mødet og er udsendt til bestyrelses medlemmerne Søndag d. 29/03-15. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 3. Status siden sidst. - Tagpap på gule container vil blive igangsat senere i lighed med maling af containeren. Bestyrelsen har oplyst passende grøn farve, som vil passe naturligt ind i det grønne miljø. - Seneste byggemødereferater og statusopgørelse for projekt havehegn er fremsendt til byggeudvalgets medlemmer. - Der er skrevet ud til 37 boliger angående manglende vedligeholdelse af have. 11 sager afventer foråret, da det ikke tjener noget formål med vinter og sne, at bede om afslutning i de resterende boliger. Af disse sager har 7 beboere ikke påbegyndt pasning og 4 beboere mangler kun lidt oprydning af kvasbunker. Vi følger derfor op i uge 13, marts 2015. 4 sager er sendt til afklaring i beboerklagenævnet (1) Vi afventer bestyrelsens tilbagemelding med revidering af lejekontrakt til selskabslokalet. - Nordlysvinduerne på atelierhusene er blevet gennemgået. Der er kun den ene rude, som er defekt. Udskiftning er bestilt. - Der har været nogle henvendelser angående reetablering af havehegn imellem enkelte boligers haver. Ejendomskontoret vil hjælpe med at afskærme for husdyr i det omfang det er nødvendigt, og der vil blive opført hæk til foråret imellem haverne, og det gamle hegn fjernet, jævnført bestyrelsens beslutning af 27. august 2013. 2 af 13
AKB Blåkildegård 3 Status siden sidst (Fortsat fra forrige side) (2) Ejendomskontoret afventer bestyrelsens tilbagemelding angående forslag til ny husorden, råderetsregler, vedligeholdelsesreglement og installationsret. (3) Indhentning af tilbud på etablering af græsplæne ved stueboligernes overtagelse af haverne jævnført bestyrelsens beslutning af 27. august 2013 afventer endelig beslutning om ny trappe og altan til 1. salsboligerne. Der er opført ny hæk hele vejen. (4) Vi har tidligere talt om beboercafé møder, så beboerne kan få mulighed for at få oplysninger om bestemte emner og stille spørgsmål. Vi skal have aftalt tidspunkt for 1. møde. - Domænet www.mellem-os.dk er indkøbt og tilhører nu Blåkildegård. - Varmeregnskab med følgebrev angående glemt udgift varmeregnskab 2013 er uddelt til beboerne. - Der har været problemer med tryk på vandet i Cirklen A 1-4 efter udskiftning af vandledninger. Årsagen er en ventil i vejen i det kommunale system. Kommunen er blevet gjort opmærksom på problemet, og de meddeler os, at de vil skifte ventilen ved lejlighed. Vandtrykket er ikke tilfredsstillende i bruseafdelingen i badeværelset. Blandingsbatteriet her har indbygget filtre, som beboerne ikke selv kan rense. Ejendomskontoret har bedt vores servicemand om at se på problemet og rense filtrene. - Ejendomskontoret har ikke modtaget spørgsmål til sidste måneds budgetkontrol jf. referat. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: (1) Bestyrelsen er ikke bekendt med at ejendomskontoret har bedt om en revidering af lejekontrakten. (2) Bestyrelsen har tidligere meddelt ejendomskontoret at der lige nu ikke er tid til at tage sig af råderets regler, vedligeholdelsesreglement, installationsret og husorden grundet helhedsplanen. (3) Afdelings bestyrelsen beslutning af mødet d. 27 August 2013 omkring trappe og altan til førstesals boligerne samt afgivelse af have er ændret radikalt i prøveblokken, derfor skal dette tages op til ny vurdering. Der skal gøres opmærksom på at dette vil blive en beboer beslutning. (4) Omkring beboercaféen foreslår afdelingsbestyrelsen at den afholdes samme dag, som afdelingsbestyrelsen i forvejen holder åbent. Dvs. første gang d. 09/04-15. 3 af 13
AKB Blåkildegård 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. - Bemandingssituationen: 2 medarbejdere være på kursus i 1 dag i april måned. Vi har p.t. 2 person fra Jobcentret i jobprøvning i 13 uger. Ny elev er påbegyndt praktik i afdelingen pr. 26.1.2015. Poul Erik Eriksen har fremover fri hver fredag. Afløsning varetages af Steen Jensen og Peter Pedersen på skift. 1 medarbejder har opsat sin stilling. Opgaverne varetages af de øvrige medarbejdere, og der skal findes et firma til varetagelse af rengøring og syn af selskabslokalerne. - Ejendomskontoret vil være lukket tirsdag den 21. april 2015 hele dagen grundet personaleseminar. Beboerne vil få en meddelelse ud. - Ejendomskontoret er i gang med at udføre et prøveprojekt i Firkanten F med udskiftning af alle blandingsbatterier i boligerne i denne række til nye moderne energi- og vandbesparende blandingsbatterier. Når forsøget er afsluttet, vil bestyrelsen blive orienteret om resultatet. - Ejendomslederen har fået tildelt kursus i boligjura. Kurset afsluttes sidste gang den 23.-24. marts 2015. Kurset afsluttes med diplom. - Ejendomslederen har 25 års jubilæum fredag den 17. april 2015. Der vil blive uddelt indbydelse til alle beboere og samarbejdspartnere. (1) Istandsættelse af bogcaféen er afsluttet. Der mangler indretning. Gruppen er blevet rykket, men uden resultat. - Prøveblokken Cirklen A er igangsat, og der har været en del opstartsvanskeligheder og efterfølgende forlænget byggeperiode. Ejendomskontoret følger op på processen. - Der er fremsendt opkrævning på dækning af udgifter for sanering for skimmelsvamp i 1 bolig. Indbetaling er ikke modtaget, hvorved sagen går i fogedretten. - Ejendomskontoret har fået 1 henvendelse fra beboere angående havehegn. Beboeren er utilfreds med, at hegnet bliver erstattet med en hæk, da han selv har opsat hegnet og dækket udgiften. - Regnskabet for 2014 er godkendt af revisionen. Vi forventer, det bliver udsendt til bestyrelsen senest den 24. marts 2015 forud for mødet den 31. marts. - Der er 2 bolig med konstateret skimmelsvamp. Målerresultaterne i boligen viste, at indeklimaet ligger indenfor det acceptable niveau, hvorved vi har igangsat skimmelsanering i boligerne. (2) Vi forventer, at afdelingsmødet om regnskab 2014 og valg til bestyrelsen kan afholdes i selskabslokalet Femkanten J 1. - 5-års eftersyn på udskiftning af gruppetavlerne, vil blive begrænset til stikprøvekontrol af installationerne i udvalgte boliger, hvorved vi sparer udgifterne til ekstern rådgiver på denne opgave. 4 af 13
- 4. Meddelelser fra ejendomskontoret (Fortsat fra forrige side) AKB Blåkildegård - Budgetmødet med KAB er nu aftalt til tirsdag den 30. juni 2015 kl. 17.00. Mødet er afsat i mødekalenderen. (3) Der har været afholdt møde mellem Søren Evers, KAB s byggesagsbehandler Christian Thorup og ejendomsleder Niels Bisgaard om diverse spørgsmål til byggesagerne i afdelingen. Notat af mødet og diverse dokumenter er fremsendt til Søren. - E-syn vil blive indført i alle KAB s afdelinger i løbet af den kommende tid. Syn vil herefter blive udført ved hjælp af bærbart edb udstyr. - Der er kontaktet 3 ejendomsmæglere for bud på salg af Blåkildevej 13. Vi mangler nu kun HOME for at vi kan komme med en anbefaling om foretrukken mægler til foreståelse af salget af boligen. - Ejendomskontoret rykker bestyrelsen for aftale om indførelse af det nye servicekoncept i afdelingen. (4) Der har været en beboerhenvendelse om de lave udkørsler fra p-pladserne, som giver skade på sænkede biler. Udkørsler fra p-pladserne har haft det nuværende udseende, og der vil ikke blive ændret på dette før beboerne har besluttet andet. - Ansøgning om fjernelse af hæk ved Femkanten F 8 medtages på årets markvandring. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: (1) BSU kan være bogcaféen behjælpelig med at få bogcaféen indrettet. BSU henvender sig til de frivillige i bogcaféen ang. dette. (2) Vi gør opmærksom på at der står skrevet at afdelingsmødet bliver afholdt i selskabslokalet femkanten J 1, men i møde kalenderen står der at det afholdes kl. 19 i Kulturcentret. (3) Formanden orienterede om mødets forløb og gør opmærksom på at der ikke er fremsendt dokumenter til ham, ang. dette møde. (4) Ejendomskontoret og afdelingsbestyrelsen ser på dette under markvandringen. 5 af 13
5. Ny pjece om fleksible udlejningsregler. AKB Blåkildegård KAB har udarbejdet en pjece med de forskellige afdelingers godkendte regler om fleksibel udlejning. Pjecen ligger på ejendomskontoret i beboermodtagelsen, så alle beboere kan læse den efter behov. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 6. Økonomistatus pr. 20/03-15. Udskrift af udgiftskontrol vedlægges dagsordenen til kommentering og orientering. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Der stilles spørgsmål til følgende konti: Hvad dækker disse beløb over? 114 110. Trivselsordning - fællestillidsmand. 38.000 kr. 114 8260. Kantineudgifter/fortæring EK. 100.000 kr. 114 8661. Indkøb - pointsystem. 35.000 kr. 116 0011. Terræn, konstruktion. 7.419.200 kr. 119 8242. Beboerblade. 30.000 kr. 119 8413. Konsulentbistand FF-selskabet. 20.000 kr. 114 86. Arbejdstøj og sikkerhedsudstyr. 79.802 kr. Hvorfor 2 store printere i EK? Er de ikke meget dyre? Kan vi ikke nøjes med én, nu hvor den store printer ikke printer 2kanten længere? 7. Forbrugsmåling. Opgørelse over årets første forbrug af vand, varme og elektricitet foreligger endnu ikke. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 8. Eventuelt. Ingen bemærkninger. 6 af 13
Referat af Afdelingsbestyrelses møde. Tirsdag d. 24 Marts 2015, kl. 19:00. I mødelokalet Femkanten J 1. AKB Blåkildegård Til stede: Søren Evers, Peter Møller, Jan-Erik Lund, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Franck Fogh-Dahl. Sekretær: Michella Engelstock Afbud: Niels Bisgaard. Kenneth Berg. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra AB/EK møde d. 24/03-15. 3. Spørgsmål fra beboerne. 4. Nyt fra formanden. 5. Nyt fra BSU. 6. Nyt fra infoudvalget. 7. Nyt fra byg og grønt udvalget. 8. Spørgsmål til ejendomskontoret. 9. Eventuelt. 10. Mødeplan. 7 af 13
AKB Blåkildegård 1. Godkendelse af dagsordenen. Udkast til dagsordenen med bilag er udsendt til bestyrelses medlemmerne, fredag d. 20/03-15 Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 2. Godkendelse af referat fra AB møde Tirsdag d. 24/03-15 Referatet blev godkendt på mødet og er udsendt til bestyrelses medlemmerne Søndag d. 29/03-15. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 3. Spørgsmål fra beboere. - Ingen spørgsmål fra beboerne. Indstilling: det indstilles at bestyrelsen drøfter punkterne og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Ingen spørgsmål fra beboerne. 8 af 13
AKB Blåkildegård 4. Nyt fra formanden. Orientering om diverse sager på mødet. - Afdelingsbestyrelsen henvender sig til ejendomskontoret ang. ændring af forretningsordenen. Punkt 4 i forretningsordenen ang. godkendelse af referat. - Formanden spurgte ind til hvor mange fra bestyrelsen der havde modtaget aflysningen for helhedsplan mødet onsdag d. 25/03-15. Ingen af afdelingsbestyrelsens medlemmere havde modtaget en aflysnings mail fra ejendomskontoret. - Til rette vedkommende. 8 Marts 2015. I går lørdag den 7 marts 2015 havde jeg lejet det lille selskabs lokale Trekanten G 19-20 til privat fest. Da vi kommer derover om morgen og skal til at gøre klar til fest får vi noget af en overraskelse, da det viser sig vi skal til at gøre rent først. Hvilket vi ikke finder rimeligt. Wc/toilet var beskidt - fedtede ulækre plader i oven men fedt på - beskidte skabe - ødelagt og beskidt service - klistrede gulv - klistrede fedtede stole og borde - samt ødelagt stik kontakt - og ødelagt sofa. Synes simpelhen ikke det kan være rigtig at man skal til at gøre nærmest hovedrent inden man kan være bekendt at holde fest. Samtidig har vi taget et glas derfra det var helt skåret i kanten mere så ingen kommer til skade af at drikke af det. Forventede når man lejede lokalet var pænt rent og i orden til at man kunne komme i gang med at forberede sin fest. Vi har taget billeder af det hele som dokumentation som vedhæftes dette brev. Hvis der er nogen ansat til at tjekke lokalet efter ulejet skulle der nåske strammes lidt op på dette, for lokalet var under al kritik. ps. det er ikke første gang vi har lejet et beskidt lokale, men nu er toppen nået. Denne klage er også afleveret på ek. Ek fortalte mig at dem som før mig også var meget skuffet og rengøringen. Hilsen en beboer i Blåkilde. Beboerens navn, er afdelingsbestyrelsen bekendt. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Taget til efterretning. 9 af 13
AKB Blåkildegård 5. Nyt fra BSU. Orientering om diverse sager på mødet. (Ansøgning fra festudvalget) Kære Afdelingsbestyrelse Festudvalget vil gerne ansøge om at få lov til kun at være 3 medlemmer i styregruppen. Vi har konstitueret os på generalforsamling som følgende : formand: Betina Rasmussen, næstformand Zena Laukamp, kasserer Pernille Rieber. Til vores arrangementer har vi mange frivillige, som vil hjælpe os med alt det praktiske, og som vi vil invitere til informationsmøder løbende inden arrangementerne afholdes. På vegne af festudvalget Betina Rasmussen (Spørgsmål fra seniorklubben) Spørgsmål til de nye generelle klubvedtægter: Inden vi gik i gang med den egentlige generalforsamling var der mulighed for at stille spørgsmål til de klubvedtægter, der blev vedtaget på seneste beboermøde i maj 2014. Da afdelingsbestyrelsen ikke havde mulighed for at være med på generalforsamlingen, valgte vi i seniorklubben at fremsende spørgsmålene på mail til AB.Der burde være mulighed for færre bestyrelsesmedlemmer i klubberne uden at skulle søge dispensation. F. eks. minimum 3. Hvorfor skal der betales depositum, hver gang der lejes selskabslokale? I klubvedtægterne er nøje beskrevet, regler for generalforsamling. Hvorfor står der ingen steder regler for afholdelse af ekstraordinær generalforsamling? Mvh. Seniorklubben. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: Svar på ansøgning fra festudvalget: En enig bestyrelse siger o.k og BSU kontakter dem. Svar på spørgsmål fra seniorklubben: Klubreglerne er lavet af beboer/klubber og vedtaget på afdelingsmøde.udefra det vedtægter regler er der ikke muligt at være mindre 5 bestyrelsesmedlemmer i en klub. Dog har beboerne besluttet at man kan søge om at være et mindre antal i bestyrelse. Klubberne betaler depositum som alle andre dermed opnår man ens regler for alle, og depositummet vil blive tilbageholdt hvis eksempel rengøring er manglefuld. Da beboerne besluttede de nye klubregler har man overset dette punkt. Alle er velkommen til at indsende forslags ændring af klubregler til et afdelingsmøde. Venlig hilsen BSU 10 af 13
6. Nyt fra Infoudvalget. Orientering om diverse sager på mødet. AKB Blåkildegård Infoudvalget orienterede bestyrelsen om at de forventer at hjemmesiden står klar, inden næste beboermøde. Infoudvalget oplyste deslige at der afholdes et møde/kursus med KAB s infomedarbejder om hjemmesiden. - Afdelingsbestyrelsen gør klubberne opmærksomme på at der stadig er computere til afhentning. Kontakt afdelingsbestyrelsen på mail: ab@blaakildegaard.net - hvis dette skulle have interesse. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: Taget til efterretning. 7. Nyt fra byg og grønt udvalget. (1) Hej ab. Nu har jeg adskillige andre med småbørn, været nede ved den "nye"rutschebane " bag kontoret. Den er vildt fed, men men der er i gen mulighed for at børnene selv kan komme op på Rutschebanen. Hverken ved at gå eller kravle, der er intet at tage fat i. Jo man ka støtte sig til kanten af rutchebanen, men i vådt vejr er det helt mudderet og de glider. Har selv været der oppe i vådt vejr og ja vi glider på rø... Ligeså er der en hel del grene som stikker lige ud og er i barne ansigt højde, ikke smart. Har vedhæftet et billede på en evt. Muligheder så børnene kan komme sikret op og ned. Håber på jeres forståelse og at der vil i nærmeste fremtid blive gjort noget, så vi ka få fuld udbytte af rutchebanen. Mvh. En beboer i Blåkilde. (2) Hej afdelingsbestyrelse.. Allerede i dag - ikke engang 24 timer efter mødet i kulturcentret - er der problemer igen!!! Håndværkerne er gået hjem uden at : 1 - lukke hegn af mod mur ved genbrugs pladsen 2 - ikke sat presenning op ved oa2 3 - ikke lagt / flyttet plader på stien..og derfor stadig "huller". Vores mindste faldt i det idag. BARE IKKE GODT NOK..!!!! ringede til Jens Peter og han var hurtigt forbi.. Men ingen ændring.. Han meddelte så på mail / sms, at det var sendt videre til byggelederen og at han nok skulle nævne det på byggemødet i morgen, onsdag... Vi er ved at være godt trætte af at bruge tid og energi på at skulle nævnte det (næsten) hver dag.. Vi glæder os til det er bragt i orden og vi ikke mere skal tænke på det, og vi kan koncentrere os om at skulle bo her i alt rodet... Det tager kræfter, energi og humøret fra os i længden Mvh. En beboer i Blåkilde. 11 af 13
AKB Blåkildegård 7. Nyt fra byg og grønt udvalget. (Fortsat fra forrige side) 12/03-15. (3) Til afdelingsbestyrelsen. Ang: Det stykke hæk ved beton muren til F der støder ind til grøntområde og ind for min port G 7 + G 8. Kan den evt. blive fjernet, da alle blade, når det blæser, kommer ind i 7+8 gården. Hækken er til ingen nytte. Mvh. En beboer i Blåkilde. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: (1) På markvandringen d. 07/04-15 vil Byg og Grønt se på sagen. (2) Taget til efterretning. (3) Taget til efterretning. 8. Spørgsmål til ejendomskontoret. - Ejendomskontoret skal bestræbe sig på, så vidt muligt at behandle alle blåkildegårds beboere ens. Eksempel 1: Nogle skal betale for ekstra afhentning af skrald, mens andre ikke skal. Eksempel 2: Nogle kan parkere sin campingvogn udenfor det afmærkede områder, mens andre skal holde sig indenfor. Alle beboere skal have lige vilkår. Flere eksempler kan fremlægges hvis ejendomskontoret ønsker dette. - Vi beder endnu engang ejendomskontoret om at håndhæve husordens reglementet som er besluttet af beboerne i blåkilde. Eksempel: Mange hække mellem haverne, er over 1.80 m. høje. Der observeres deslige at der forefindes gårde med træer, som er højere end 2.50 m. - Afdelingsbestyrelsen spørger ejendomskontoret hvordan udfaldet blev med hunde-poseprojektet i blåkildegård? Og føler ejendomskontoret evt. at det er på tide med en ny hundekampagne? - Afdelingsbestyrelsen undres over at varmemesteren og ejendomslederen kan afholde ferie samtidig. Det mener afdelingsbestyrelsen ikke er fornuftigt. Indstilling: Det indstilles at ejendomskontoret drøfter punktet og meddeler beslutningen til afdelingsbestyrelsen. Beslutning: 12 af 13
AKB Blåkildegård 9. Eventuelt. Afdelingsbestyrelsen læste det foreløbige referat fra informationsmødet om helhedsplanen i Taastrup Kulturcenter d. 09 Marts 2015, 19.00-22.00. Afdelingsbestyrelsen gør opmærksom på, at det foreløbige referat ikke udsendes, før dette er gennemgået for eventuelle rettelser og godkendt af bestyrelsen. 10. Mødeplan. MØDEART. DATO. TIDSPUNKT. STED. AB møde. EK møde. Tirsdag d. 21 April 2015. Tirsdag d. 21 April 2015. Kl. 19.00 Femkanten J 1. Kl. 17.00 Femkanten J 1. Alle forslag til dette møde skal være afdelingsbestyrelsens sekretær i hænde senest Torsdag d. 16 April 2015, Kl. 12:00. Afdelingsbestyrelsen har åbent i bestyrelses lokalet Femkanten I 19, Torsdag d. 09 April 2015, fra 17:00-18:00. Kig endelig forbi til en god snak! God påske! 13 af 13