INDKØBSPOLITIK For Helsingør Kommune

INDKØBSPOLITIK For Helsingør Kommune Vedtaget af byrådet 26.09.2011

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 FORMÅL OG OMFANG REGLER PRINCIPPER FOR INDKØB KRAV TIL KVALITET OG MILJØ SOCIALE KLAUSULER ANSVAR OG OPGAVER ETIK OG MORAL SAMARBEJDE MED ANDRE E-HANDEL HJEMTAGELSE AF BESPARELSER INFORMATION OM INDKØB TEGNINGSRET ÆNDRINGER

FORORD I Helsingør Kommune køber vi hvert år ind for næsten 1 mia. kr. Derfor er det vigtigt, at Kommunen har gode indkøbsaftaler, og at priserne er skarpe. Indkøbspolitikken formulerer rammerne for Kommunens udbud af kontrakter, samt skitserer en fornuftig brug af kontrakterne for at sikre en høj udnyttelsesgrad. Der er mange penge at spare ved løbende at udsætte Kommunens indkøb for konkurrence. Helsingør Kommune er én kunde i forhold til vores leverandører, og skal fremstå som en professionel kunde, som får stordriftsfordele gennem samlede indkøb, i det omfang, det ikke sker på bekostning af særlige behov. Det gælder om at få mest muligt for pengene, men prisen skal ikke stå alene. Helsingør Kommune vægter kvaliteten højt og køber miljø-, klima- og energirigtige produkter. Vi stiller krav om, at produkterne skal være produceret under etisk og arbejdsmiljømæssigt forsvarlige forhold. Helsingør Kommune er en aktiv og seriøs samhandelspartner for virksomhederne. Gennem udbud af kontrakter og rammeaftaler udvælger og samarbejder Kommunen med de bedste leverandører i markedet. Kommunen medvirker gerne til udvikling ved et aktivt samspil og dialog med leverandører om innovation af produkter, optimering af opgaveløsning og udvikling af nye ydelser. Helsingør Kommune vælger leverandører efter de kriterier, som opstilles ved hvert enkelt udbud. Kommunen handler gerne med det lokale erhvervsliv, såfremt lokale virksomheder giver de bedste og mest konkurrencedygtige tilbud på de vilkår, der er beskrevet i udbudsmaterialet. På de store indkøbsområder med EU-udbudspligt eller annonceringspligt er alle i Kommunen forpligtet til at købe ind ved at bruge de fælles indkøbsaftaler. På andre områder er der mulighed for mere frit at vælge, hvor man vil købe ind. Fælles indkøbsaftaler er vigtige for at Kommunens institutioner og andre decentrale enheder kan foretage effektive indkøb. Det frigør tid til at fokusere på kerneopgaverne. På den måde opfylder vi lovgivningens krav og indhøster gevinsterne ved volumenrabatter, samtidig med at variationen i decentrale behov og ønsker tilgodeses. Venlig hilsen Johannes Hecht-Nielsen Borgmester

1 FORMÅL OG OMFANG Indkøbspolitikken opstiller de overordnede rammer for Kommunens indkøb, og den omfatter alle indkøb af varer og tjenesteydelser samt leasing aftaler, som foretages i Helsingør Kommune. Indkøbspolitikkens principper anvendes endvidere på bygge- og anlægsområdet, fx ved køb af håndværker- eller rådgivningsydelser. Ifølge Helsingør Kommunes styrelsesvedtægt fastsætter Økonomiudvalget regler om blandt andet samordning af Kommunens indkøbsfunktioner. Indkøbspolitikken udgør Økonomiudvalgets udmøntning heraf. Med indkøbspolitikken optræder Helsingør Kommune samlet som én kunde over for private leverandører. Gennem indkøbsaftaler, der gælder for hele Kommunen, opnår Kommunen stordriftsfordele samt forretningsmæs sige og administrative gevinster. Alle Kommunens centre og institutioner er forpligtet til at leve op til og rette sig efter indkøbspolitikken. Udover Kommunens egne enheder gælder indkøbspolitikken også for selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Kommunen, når der er truffet aftale herom. A. Indkøbspolitikken skal sikre, at Kommunen køber ind på betingelser, der er så fordelagtige som muligt. B. Kommunens krav til kvalitet og mil jø skal altid fremgå, når kontrakter og rammeaftaler udbydes. C. Kommunen ønsker at udnytte konkurrencen og standardisering af varesortimenter til at opnå fordele til gavn for de indkøbende enheder og Kommunen som helhed. D. Udbud af kontrakter og rammeaftaler skal have fokus på at effektivisere arbejdsprocesser i Kommunen og reducere tidsforbruget for Kommunens ansatte. E. Kommunens leverandører skal være sikre på den omsætning, der udbydes. Dermed kan priser og betingelser aftales for et større volumen. Ved indkøb skal man altid sikre, at man overholder reglerne. 3

2 REGLER Kommunen skal altid foretage sine indkøb i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser 1. Herved skabes der synlighed omkring hvilke kontrakter, Kommunen udbyder, hvilke krav Kommunen stiller, og hvilke kriterier Kommunen lægger vægt på i forbindelse med tildelingen. Formålet med reglerne om offentlige indkøb er generelt at åbne konkurrencen for offentlige kontrakter og fjerne risikoen for, at der fx udøves nationalitetsdiskrimination, og for at ordregiverne lader sig lede af andre hensyn end økonomiske hensyn i deres indkøbspolitik. tjenesteydelser så som driftsoverenskomster og social- og sundhedsydelser, beskæftigelses- og undervisningstilbud m.v. 4 skal der alene foretages annoncering, også selvom værdien af kontrakten overstiger 1.438.448 kr. EU-traktaten EU-traktatens grundlæggende principper for offentlige indkøb skal altid respekteres som det naturlige fundament ved udbud og annoncering. Det gælder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet og ikkediskrimination. EU s Udbudsdirektiv Hvis en kontrakt eller Kommunens indkøb af varer eller tjenesteydelser på et område overstiger beløbsgrænsen på 1.438.448 kr. ekskl. moms 2 skal der gennemføres EU-udbud. Ved løbende kontrakter regnes værdien over 48 måneder. God forvaltningsskik Hvis en enhed i Kommunen skal foretage et indkøb, som overstiger 50.000 kr., men ligger under beløbsgrænsen for annoncering på 500.000 kr., skal der hentes flere tilbud. Som hovedregel skal der indhentes 2-3 tilbud, hvorefter der indgås en aftale med den leverandør, der fremkommer med det bedste og billigste tilbud. Tilbudsloven Hvis værdien af en kontrakt ligger mellem 500.000 kr. og 1.438.448 kr. ekskl. moms skal der foretages en annoncering efter reglerne i Tilbudsloven 3. For særlige 1 I forhold til nedenstående gennemgang af reglerne gøres der opmærksom på, at der gælder særlige tærskeværdier for bygge- og anlægsområdet, som ikke er nævnt her. 2 Beløbet er gældende for 2010 og 2011. Beløbsgrænsen tilpasses hvert andet år. 3 Lov nr. 338 af 18. maj 2005 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren med ændringer, der følger af lov nr. 572 af 6. juni 2007, herunder reglerne om annonceringspligt. Loven benævnes i daglig tale Tilbudsloven. 4 Dette gælder de ydelser, som er beskrevet i Bilag II B til EU s Udbudsdirektiv. 4

3 PRINCIPPER FOR INDKØB Fælles indkøbsaftaler over 500.000 kr. Helsingør Kommune skal have obligatoriske indkøbsaftaler på alle områder, hvor der er udbudspligt efter EUudbudsreglerne og Tilbudsloven. Kvalitetsniveauet og varesortimentet kan standardiseres. Kommunen kan samtidig sikre rette behovsdækning ved at der tages hensyn til økonomi, kvalitet og miljø. Hvis en obligatorisk aftale ikke bliver benyttet som forudsat, kan leverandøren i visse tilfælde stille et berettiget krav om erstatning. Vedkommende skal dermed ikke selv bruge tid på at finde en leverandør til indkøbet. Indkøb under 50.000 kr. Der skal fortsat være vide muligheder for at Kommunens indkøbere kan foretage småindkøb, hvor der ikke er indgået en indkøbsaftale. Leasing Alle leasingkontrakter skal følge Kommunens kasse- og regnskabsregulativ og indgås via Team Udbud i Center for Økonomi og Styring. Såfremt decentrale enheder ikke har anvendt en obligatorisk aftale korrekt, påhviler et evt. erstatningskrav de pågældende enheder. Prisaftaler mellem 50.000-500.000 kr. Helsingør Kommune indgår ikkebindende indkøbsaftaler, når omsætningen på et område ikke er stor nok til at der er udbuds- eller annonceringspligt. Ikke-bindende aftaler (også kaldet frivillige aftaler) anvendes også, når det på grund af spredningen i ønsker og behov er mest hensigtsmæssigt at Kommunens indkøbere er frit stillet med hensyn til, hvor man vil handle. De frivillige aftaler kan benyttes, hvis indkøberen mener det er fordelagtigt. Såfremt leasingperioden overstiger 5 år og/eller anskaffelsessummen overstiger kr. 1.000.000,- (inkl. betaling af scrapværdi det sidste år) skal Økonomiudvalget godkende, at der indgås en leasingaftale. Operationel leasing For alle person- og varebiler under 3500 kg med undtagelse af specialbiler skal anskaffelse ske gennem operationel leasing. Finansiel leasing For andre anskaffelser, hvor anskaffelsessummen er minimum kr. 150.000,00 og restværdien minimum kr. 50.000,00 kan man overveje om finansiel leasing er økonomisk rentabel. 5

4 KRAV TIL KVALITET OG MILJØ For at sikre den rette behovsdækning i rette kvalitet skal kvalitetsniveauet defineres under hensyntagen til Helsingør Kommunes krav til miljø og energiforbrug skal altid fremgå, når kontrakter og rammeaftaler udbydes. Fastlagt serviceniveau Borger og medarbejdersikkerhed, herunder hygiejneaspektet Funktionelle og øvrige arbejdsmiljømæssige forhold for personalet Økonomi Miljø Helsingør Kommune lægger bl.a. vægt på at: Købe produkter, der er miljømærkede Købe energieffektive produkter. Kvalitetsniveau og behov fastlægges i tæt samarbejde mellem brugere og faglige eksperter. Der nedsættes i den forbindelse arbejdsgrupper. Kommunens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler, der er til rådighed, hvilket indebærer, at definering af kvalitet skal ske ud fra et tilstrækkelighedsprincip i forhold til Kommunens behov. Opnå mindst mulig belastning af miljø og klima Vælge produkter der kan genbruges/genanvendes, og produkter hvor der er tænkt på, hvordan affaldsmængden bliver mindst mulig Vælge leverandører, som arbejder med miljøledelse 6

5 SOCIALE KLAUSULER Arbejdsmiljømæssige aspekter inddrages i defineringen af rette behov i forbindelse med udbud. I forbindelse med indgåelse af tjenesteydelsesaftaler vil Kommunen efter konkret vurdering og i relevant omfang stille krav om opfyldelse af sociale klausuler i forbindelse med opgavens udførelse. Kommunen er i medfør af ILOkonvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at leverandøren og eventuelle underleverandører tilsikrer medarbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Leverandøren forpligter sig til at sikre de medarbejdere, beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse, løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor, og er forpligtet til at orientere medarbejderne om de gældende arbejdsvilkår. Ved levering af ydelserne og udførelsen af aftalen i almindelighed forpligter leverandøren sig til at overholde nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: FN s deklaration om menneskerettigheder Rio deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption Kommunen stiller relevante krav til virksomhederne vedr. socialt ansvar, herunder brug af børnearbejde, beskæftigelse på særlige vilkår m.v. Der kan endvidere i forbindelse med udbud af driftsopgaver stilles krav om elevuddannelse, aktivering, fleks- og skånejob, integration, revalidering og jobtræning. Endvidere lægges der hvor det er relevant vægt på, om leverandøren arbejder med arbejdsmiljøledelse. 6 ANSVAR OG GRUPPER Opgaver i relation til indkøbspolitikken løftes i et samarbejde, hvor de enkelte enheder i Kommunen har et tydeligt ansvar og opgaver. Forslag til etablering af fælles indkøbsaftaler kan komme fra alle dele af Kommunen, såvel decentrale enheder og centre som enkeltpersoner og virksomheder. 7

Forum for Strategisk Konkurrenceudsættelse Formålet med Forum for Strategisk Konkurrenceudsættelse er at varetage de overordnede planlægningsmæssige og strategiske opgaver i relation til udbudsstrategien. Gruppen består af 1 direktør og Chef for Center for Økonomi og Styring. Derudover 3 repræsentanter fra de centre, hvor der er flest udbud. Forum for Strategisk Konkurrenceudsættelse påser, at udbudsstrategien implementeres og følges. Team Udbud Team Udbud i Center for Økonomi og Styring har ansvaret for at udmønte indkøbspolitikken i samarbejde med centre og institutioner. I forbindelse med udbud har Team Udbud følgende opgaver: Varetager den juridisk-kommercielle del af udbudsforretningerne Udbud og Indkøb stiller en skabelon til rådighed, bistår med vejledning Indsamler forbrugsdata for verificering i brugergruppen Udformer og kvalitetssikre udbudsmateriale Fremkomme med oplæg til tildelingsog udvælgelseskriterier samt evalueringsmodel Foretager tilbudsevaluering og kalkulation og udformer oplæg til brugergruppen om valg af produkter/ydelser og leverandør(er) Har leverandørkontakten under udbudsforretningen Arbejdsgrupper EU-udbud foretages af ad hoc arbejdsgrupper med deltagelse af relevante medarbejdere og brugere fra centrene og decentrale enheder indenfor området. Arbejdsgrupperne ledes af Team Udbud eller af en ledelsesperson fra området. Arbejdsgruppe skal rumme de fornødne faglige ekspertiser. Derudover skal arbejdsgruppen omfatte en deltager, som repræsenterer det økonomiske ansvar for opgaven. Arbejdsgruppens opgaver: Verificerer forsynings- og indkøbsbehov Udarbejder kravspecifikationer Medvirker til standardisering af kvalitets- og serviceniveau samt medvirker til at opnå så smalt et sortiment som muligt Inddrager relevante arbejdsmiljømæssige aspekter Inddrager miljømæssige aspekter Medvirker ved evaluering af tilbud Foranstalter at der gennemføres dokumenterede afprøvninger ved behov Foretager indstilling om valg af produkter/ydelser og leverandører Ansvarlig for implementering af aftalen Opfølgning og løbende evaluering af aftalen Udarbejder kontrakter og rammeaftaler 8

Politiske udvalg Alt efter karakteren af et udbud og den politiske interesse herfor kan beslutninger vedrørende udbud og annonceringer forelægges Økonomiudvalget eller relevante fagudvalg. Centrene Centrene har ansvaret for at udbuds- og annonceringspligtige kontrakter inden for centrenes område bringes i udbud og for det løbende samarbejde med leverandører. Centeret har ansvaret for med hjælp og vejledning fra Udbud og Indkøb - at foretage behovsopgørelse, kravspecifikation og tilbudsvurdering. Ledere af institutioner Ledere af decentrale institutioner har ansvaret for, at der for alle budgetenheder udpeges medarbejdere med indkøbsansvar5. Alle ledere har ansvar for at sikre, at det er klart for alle medarbejdere: Hvem der har budgetansvaret Hvem der må træffe beslutninger om indkøb Hvordan indkøb skal foregå. 7 ETIK OG MORAL Helsingør Kommune lægger vægt på at være og blive opfattet som en troværdig, professionel og etisk korrekt samarbejdspartner i forholdet til sine leverandører. Enhver, der beskæftiger sig med indkøb i Kommunen, skal handle i Kommunens interesse og skal bevare et uafhængigt forhold til leverandørerne og købe ind uden præferencer. Samhandelsaftaler skal behandles fortroligt og må ikke udbredes til uvedkommende. I forbindelse med udbud må arbejdsgruppens medlemmer ikke have anden kontakt med Leverandører end almindelige og normal arbejdsrelaterede kontakt. Såvel tilbudsgivere som valgte leverandører skal behandles professionelt med vægt på ligebehandling og gennemsigtighed. 5 Medarbejdere med indkøbsansvar vil ofte være budgetansvarlige. 9

8 SAMARBEJDE MED ANDRE Helsingør Kommune samarbejder med de øvrige Nordsjællandske Kommuner i Indkøbsfællesskab Nordsjælland om fælles udbud af indkøbsaftaler. Fælles udbud kan effektivisere anvendelsen af indkøbsressourcer, give større volumen og dermed bedre priser og kvalitet, end når Kommunen selv udbyder en aftale. Derudover anvender Helsingør Kommune centralt indgåede indkøbsaftaler udbudt af Statens Indkøbssekretariat og Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI), hvor det er fordelagtigt. 9 E-HANDEL Målet med e-handel i Helsingør Kommune er at minimere de ressourcekrævende arbejdsgange forbundet med indkøb for Kommunens medarbejdere samt give ét adgangspunkt til Kommunens aftaler. Kommunen anvender KMD WebBestilling som e-handelssystem, hvor den enkelte indkøber kan handle nemt og hurtigt. Hos alle leverandører, der har et elektronisk varekatalog i WebBestilling, skal indkøb foretages elektronisk her igennem. Kommunens e-handelsløsning omfatter desuden: WebAftale katalog over alle Kommunens indkøbsaftaler, herunder både varekøb og tjenesteydelser. WebBetaling - Benyttes ved betaling af faktura i forbindelse med indkøb. Hvis der ikke findes et elektronisk varekatalog i WebBestilling for en given leverandør, findes oplysninger i WebAftale om, hvordan samhandlen foregår. 10

0 HJEMTAGELSE AF BESPARELSER Kommunen tilstræber en høj udnyttelsesgrad af indgåede aftaler for derigennem at kunne realisere det opnåede besparelsespotentiale. Kommunen vil som hovedregel altid realisere de potentielle gevinster fuldt ud ved en reduktion i de berørte budgetrammer. Budgetkorrektionerne iværksættes umiddelbart efter kontraktindgåelse og med virkning fra det tidspunkt, hvor den ny indkøbsaftale træder i kraft og har effekt. Kun undtagelsesvist og i særlige omstændigheder vil enhederne kunne beholde budgetrammen helt eller delvist. Gevinstrealisering sker i et samarbejde mellem Center for Økonomi og Styring og de involverede fag- eller fællescentre. For hver udbudssag udarbejdes et overslag over forventede besparelser, der følges op med et overslag over realiserbare besparelser, når udbudsforretningen er gennemført. Økonomiudvalget orienteres som udgangspunkt kvartalsvist, ligesom de konkrete udmøntninger af hver enkelt beslutning om gevinstrealisering løbende vil fremgå af driftskorrektioner til Kommunens budget. 1 INFORMATION OM INDKØB Indkøbspolitikken skal realiseres ved god og effektiv kommunikation med centrene, decentrale indkøbere og leverandører. Kommunens EU-udbud bliver offentliggjort på Kommunens hjemmeside og ved en bekendtgørelse i EU-Tidende samt evt. www.mercell.dk. Ved nationale udbud og øvrige konkurrenceudsættelser annonceres på Kommunens hjemmeside samt evt. på www.mercell.dk, www.udbudsavisen.dk og/eller www.ikabud.dk. 11

2 TEGNINGSRET Tværgående aftaler indgået på baggrund af EU-udbud eller annonceringer underskrives af Kommunaldirektøren, eller et andet medlem af Direktionen. Aftaler der kun gælder ét center underskrives af den ansvarlige centerchef. Aftaler med kontraktværdi under 500.000 kr. underskrives af den ansvarlige centerchef. Leasingkontrakter underskrives af den ansvarlige centerchef samt af Centerchef for Økonomi og Styring. 3 ÆNDRINGER Indkøbspolitikken evalueres af Team Udbud hvert 2. år. Indkøbspolitikken forlægges Økonomiudvalget og Byrådet til godkendelse efter evaluering. 12

Har du spørgsmål, så kontakt Team Udbud Helsingør Kommune Team Udbud Stengade 59 3000 Helsingør Tlf. 49282250 udbud@helsingor.dk