Servicestrategi for Halsnæs Kommune 1. Indledning Den 31. maj 2002 vedtog Folketinget en ændring af den kommunale styrelseslov, der betød, at alle landets kommuner skulle udarbejde en servicestrategi. Ifølge loven skal kommunalbestyrelsen én gang i hver valgperiode udarbejde en servicestrategi gældende for en fire-årig periode. I en ny vejledning om udarbejdelse af servicestrategier fra juni 2006 fremgår det, at kommuner, der berøres af sammenlægninger som følge af kommunalreformens ikrafttræden pr. 1. januar 2007 skal udarbejde en servicestrategi inden udgangen af 2007. Servicestrategien skal dække den resterende del af valgperioden, dvs. perioden 2008-2009. Formålet med en servicestrategi er at give kommunens borgere et overblik over, hvordan byrådet konkret vil arbejde med at udvikle kvaliteten og effektiviteten i den kommunale opgavevaretagelse. Servicestrategien skal udformes som en redegørelse, der gøres tilgængelig for kommunens borgere og indeholder følgende: En oversigt over indsatsområder til udvikling af kvalitet og effektivitet i kommunens opgaveløsning En angivelse af på hvilke områder kommunen påtænker at anvende udbud En arbejdsplan for planlagte initiativer til kvalitets- og effektivitetsudvikling En udbudspolitik 2. Indsatsområder til kvalitets- og effektivitetsudvikling Byrådet har med Vision 2016 fastlagt den overordnede retning for Halsnæs Kommune, og det værdigrundlag, som kommunen baserer sig på. For Halsnæs Kommune er det vigtigt at være i front, ikke mindst når det gælder den kommunale service overfor borgerne, og det er byrådets klare målsætning, at kommunen skal være kendt som en økonomisk bæredygtig kommune med borgeren i centrum. Det er derfor vigtigt, at man hele tiden videreudvikler kvaliteten og effektiviteten i ydelserne, så borgerne får så meget service for pengene som overhovedet muligt. Side 1 af 9
For at sikre denne udvikling, vil vi med servicestrategien tydeliggøre, hvordan kommunen i den resterende del af valgperioden vil arbejde med at udvikle kvalitet og effektivitet i kommunens opgaveløsning. Der er tre hovedinstrumenter, som kommunen vil benytte sig af i bestræbelserne på at udvikle kvalitet og effektivitet i opgavevaretagelsen: Inddragelse af eksterne leverandører, f.eks. via udbud og udlicitering af kommunale ydelser eller rådgivningsopgaver. Tiltag til forbedring af kommunens generelle styring og organisering, f.eks. udvikling af kommunens mål- og rammestyringskoncept, aktivitetsbaserede budgettering og virksomhedsaftaler samt eventuelle tilpasninger og justeringer af den administrative organisation. Brug af specifikke redskaber til effektivitets- og kvalitetsudvikling, så som benchmarking, analyser og evalueringer, brugerundersøgelser, arbejdsgangsanalyser og kompetenceudviklingstiltag. 2.1. Udbud og udlicitering Udbud og udlicitering vil indgå i overvejelserne om løsning af kommunale driftsopgaver, såfremt det i det konkrete tilfælde vurderes hensigtsmæssigt. I vurderingen af, om det er hensigtsmæssigt at udbyde og/eller udlicitere en kommunal opgave vil følgende forhold blive taget i betragtning: Myndighedsopgaver kan ikke udliciteres. Om det er muligt at specificere opgaven entydigt og afgrænse ydelserne i forhold til andre kommunale ydelser. Om det er muligt at skille en opgave fra myndighedsudøvelse. Om opgaven kræver en kompetence, som kommunen ønsker at fastholde. Side 2 af 9
Om der er et privat marked for de pågældende ydelser, det vil sige, om der er flere leverandører, som er villige til at konkurrere om at vinde et udbud af en given opgave. Omkostningerne ved at gennemføre et udbud kontra de forventede gevinster herved. Såfremt det vurderes, at de samlede omkostninger ved at udbyde en opgave er større end den forventede besparelse eller serviceforbedring, bør udbud ikke gennemføres. Der henvises i øvrigt til kommunens udbudspolitik, jf. bilag til denne strategi. 2.2. Udvikling af kommunens generelle styringskoncept Kommunen har valgt mål- og rammestyring som den overordnede styreform for kommunen. Det indebærer, at der på den ene side gives udstrakte økonomiske og styringsmæssige frihedsgrader til de kommunale virksomheder og på den anden side, at der til gengæld formuleres håndfaste politiske mål og resultatkrav, som virksomhederne skal efterleve. Kommunens mål- og rammestyringskoncept indebærer også, at der tilstræbes en høj grad af sammenhæng mellem service- og aktivitetsniveauet på et givent område og områdets økonomiske rammer. Det danner både afsæt for budgettildelingerne og for den løbende budgetopfølgning. Byrådet indgår virksomhedsaftaler med kommunens virksomheder, som beskriver hvilke serviceydelser den enkelte virksomhed skal levere, hvilket budget der stilles til rådighed herfor og hvilke mål og resultatkrav virksomheden skal efterleve. Virksomhedsaftalerne fornyes én gang årligt. Virksomhederne udarbejder desuden årlige virksomhedsplaner, som bl.a. indeholder en handleplan for, hvorledes virksomheden vil arbejde med at indfri resultatkravene i virksomhedsaftalen. Virksomhedsplanerne er et instrument for virksomhedsledelsen til at skabe en dialog mellem virksomhedens ledelse og virksomhedens brugere og medarbejdere. Gennem dialogen skabes incitamentet til dynamik og udvikling i virksomheden. For at sikre at målene bliver anvendt til at styre efter, er det helt fundamentalt, at der sker en løbende og systematisk opfølgning/måling på i hvilken grad de politiske mål og resultatkrav Side 3 af 9
bliver indfriet. Der foretages derfor to integrerede mål- og budgetopfølgninger i selve budgetåret og en årsopgørelse ved årets afslutning, som behandles politisk og som danner afsæt for dialogen mellem de politiske udvalg og virksomhedernes brugere, ledere og medarbejdere på årlige dialogmøder. 2.3. Anvendelse af specifikke redskaber til kvalitets- og effektivitetsudvikling Nøgletalssammenligninger og benchmarking anvendes allerede inden for en række områder i kommunen, f.eks. inden for skoleområdet, beskæftigelsesområdet, ældreområdet og spildevandsområdet. Via benchmarking opnås viden om, hvordan kommunens service- og omkostningsniveau ser ud sammenlignet med andre kommuner, herunder om opgavevaretagelsen kan forbedres og/eller varetages med færre ressourcer uden at det går ud over serviceniveauet. Analyser og evalueringer anvendes både som beslutningsgrundlag, f.eks. i forbindelse med politikudarbejdelse, som led i planlægning og budgetlægning og som led i kommunens generelle opfølgning og kvalitetsudvikling. Analyser og evalueringer er ressourcekrævende værktøjer, som skal anvendes strategisk på områder, hvor de vurderes at kunne bidrage til at skabe klarhed over de faktiske forhold på et givent område og derigennem skabe grundlag for fremadrettede tiltag til forbedring af kvalitet og effektivitet. For Halsnæs Kommune er det overordentligt vigtigt, at borgerne er tilfredse med den service, kommunen tilbyder. Kommunen vil derfor benytte sig af brugerundersøgelser på en række områder for at afdække, om brugerne af de kommunale serviceydelser er tilfredse eller om der med fordel kan gennemføres forbedringer. Kommunen anvender arbejdsgangsanalyser med henblik på at afdække, om den nuværende organisering af opgaveløsningen, arbejdsgange og rutiner fungerer hensigtsmæssigt. En række arbejdsgange på rådhuset er blevet underlagt arbejdsgangsanalyser og LEAN, herunder arbejdsgange i forbindelse med håndtering af kontanthjælp og sygedagpenge, visitation af børn og unge med særlige behov samt dagsordensproduktion og håndtering af post. Udvikling af de ansattes kompetencer er også et vigtigt led i at skabe grobund for udvikling af effektivitet og kvalitet i opgaveløsningen. Det er pålagt samtlige kommunens virksomheder at gennemføre individuelle MUS-samtaler og at udarbejde kompetenceudviklingsplaner for hver enkelt medarbejder. Herudover bliver der gennemført en række forskellige kompetenceudviklingstiltag, f.eks. en generel uddannelse for kommunens ledere, etablering af ledernetværk, projektlederuddannelsesforløb og Side 4 af 9
opkvalificering i brugen af en række forskellige IT-baserede styringsredskaber. Ud over ovennævnte tværgående tiltag, foregår der en række forskellige områdespecifikke tiltag, f.eks. udvikling af kvalitetsstandarder på ældreområdet, pædagogiske læreplaner på dagtilbudsområdet og udarbejdelse af kvalitetsrapporter inden for skoleområdet. 3. Arbejdsplan for kvalitets- og effektivitetsudvikling i perioden 2008-2009 Der vil i den resterende del af valgperioden, dvs. i perioden 2008-2009, blive arbejdet med at videreudvikle og udbrede ovennævnte effektivitets- og kvalitetsudviklingsredskaber. 3.1. Videreudvikling af kommunens mål- og rammestyring Der vil i de kommende år blive arbejdet på at videreudvikle kommunens mål- og rammestyring, herunder: At skabe en stærkere kobling mellem mål og økonomi, bl.a. ved at tydeliggøre sammenhængen mellem budgetmæssige op- og nedprioriteringer og resultatkravene i virksomhedsaftalerne. At skabe en stærkere kobling mellem de overordnede politiske målsætninger og resultatkravene, bl.a. ved at arbejde med en nedbrydning af målsætningerne i servicemål, som så igen nedbrydes i resultatkrav, jf. målhierarkiet i mål- og rammestyringskonceptet. At lette opfølgningen på resultatkravene ved at gøre resultatkravene mere operationelle og målbare og flytte fokus fra planlagte aktiviteter til forventede og opnåede resultater. 3.2. Fortsat arbejde med specifikke redskaber til kvalitets- og effektivitetsudvikling Kommunen deltager i et tværkommunalt projekt i KL-regi omkring udvikling af nøgletalsindikatorer, som kan beskrive produktiviteten samt service- og kvalitetsniveauet inden for de store kommunale serviceområder. Projektet vil danne afsæt for, at kommunen opbygger sit eget ledelsesinformationssystem i løbet af de kommende 2-3 år. Side 5 af 9
Benchmarkinganalyser planlægges anvendt inden for flere, strategisk udvalgte områder, herunder f.eks. på IT-området og ydelser inden for borgerserviceområdet. Der gennemføres få, men strategisk velvalgte analyser og evalueringer, som skal understøtte det politiske beslutningsgrundlag, herunder i forbindelse med budgetlægningen, og skabe grobund for læring og kvalitetsudvikling i virksomhederne. Der vil i de kommende år blive gennemført brugerundersøgelser på både skole-, dagpasnings- og ældreområdet men også på en række øvrige områder, f.eks. på kultur- og fritidsområdet. Der vil i de kommende år blive gennemført en række nye arbejdsgangsanalyser, herunder analyser, som kan understøtte en gennemførelse af de reduktioner af den administrative ramme, som er indeholdt i den såkaldte trappe-model. Kompetenceudvikling vil fortsat være et højt prioriteret indsatsområde. Der er således i Budget 2008-2011 afsat ekstra midler til generel kompetenceudvikling af kommunens ansatte, kompetenceudvikling på plejecentre og indenfor hjemmehjælpsområdet, efter- og videreuddannelse af lærere og uddannelse af meritlærere samt uddannelse af flere SOSU-elever. Blandt øvrige, højt prioriterede indsatsområder kan nævnes: Bolig- og byudvikling: Der gennemføres i budgetperioden 2008-2011 et ambitiøst boligudbygningsprogram og gennemføres omfattende ejendomssalg, som væsentligt bidrager til en styrkelse af likviditeten og en positiv udvikling i kommunens skattegrundlag, hvilket skaber det økonomiske fundament for opretholdelse af et højt service- og kvalitetsniveau. Herudover gennemføres byudviklingstiltag i både Hundested og Frederiksværk. Renovering og udbygning af skoler, modernisering af plejeboliger og udbygning af dagpasningstilbud: Der gennemføres i budgetperioden 2008-2011 en omfattende renovering og udbygning af en række af kommunens skoler. Der bygges en ny daginstitution i Kregme, og der gennemføres en forbedring af legepladser, legestuer og udearealer i en række daginstitutioner. Der igangsættes planlægning af et moderne plejecenter i Hundested og åbnes flere pladser på Arresøparken. Side 6 af 9
Fastholdelse og rekruttering af medarbejdere: Der sættes fokus på rekruttering og fastholdelse af medarbejdere, herunder via fokus på forbedring af medarbejdernes sikkerhed, sundhed og trivsel og via etablering af en særskilt pulje på ældreområdet til rekruttering og fastholdelse af medarbejdere. 4. Udbudspolitik for Halsnæs Kommune Udbudspolitik for Halsnæs Kommune er vedlagt som bilag til servicestrategien. 5. Halsnæs Kommunes mål for konkurrenceudsættelse Som led i aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2007 var der enighed om, at en større del af de kommunale opgaver skal konkurrenceudsættes. Der er således indgået aftale om, at de private leverandørers andel af de kommunale udgifter skal øget med 25 % i perioden 2007-2010 for alle kommuner under ét. På baggrund af regnskabstal for 2006 er de private leverandørers andel af udgifterne beregnet til henholdsvis 18,3 % for Hundested og 20,6 % for Frederiksværk. Halsnæs Kommune er derfor ikke langt fra måltallet på 25 % for hele landet. Halsnæs Kommune forventer at gennemføre nedenstående (gen-) udbud i den resterende del af valgperioden, jf. pkt. 6. Side 7 af 9
6. Oversigt over igangværende og påtænkte /planlagte udbud Opgaver (Gen-)udbud (forventes i- gangsat md/år Forventet kontraktindgåel se md/år Revisionsydelser 01.08.07 01.01.08 Bankforretninger 02.01.08 01.03.08 Service af ventilationsanlæg og ventilatorer 01.01.08 Lovpligtigt service på elevatorer og lifte 01.01.08 Dec. 2007 Kloakservice på større institutioner i Hundested Serviceaftaler: 01.01.12 01.01.09 Storebjergskolen Lerbjergskolen Knud Rasmussens Hus Plejecentret Halsnæs Hundested Rådhus Drift og vedligehold af vejbelysning og signalanlæg September 2009 Nov./Dec. 2009 med entreprisestart januar 2010 Rottebekæmpelse 2008 Indsamling af dagrenovation Nov./Dec. 2009 med entreprisestart januar 2010 Storskraldsindsaml. 2008 Side 8 af 9
Tømning af genbr.beh. 2008 Dagrenovationsopkald 2008 Kompostering af haveaffald 2008 Naturpleje enkeltopgaver 2008 Oprensning af vandløb enkeltopgaver 2008 Opmåling af vandløb enkeltopgaver 2008 Miljøanalyser 2008 GIS-kort (Teknisk og luftfoto) 2008 Gadefejning 2010 Vinduespolering 2008 Kørsel til træning og aktivitet 01.01.10 Praktisk og personlig bistand til modtagere af hjemmehjælp. Kørsel med børn til skole og svømning 27.02.07 01.08.07 Side 9 af 9