Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. maj 2012, kl. 17.00 Beboerlokalet, Havrevangen 22, Hillerød Til stede: Fra administrationen: Afbud: Niels B. Schmidt Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 6. marts 2012... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 3 4. Repræsentantskabets sammensætning... 4 5. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 5 6. Selskabets og afdelingernes regnskaber for 2011... 5 7. Selskabets driftsbudget 2013... 6 8. Fælles udbud af EnergiMærkningsOrdning... 7 9. Gavepolitik... 8 10. Årsberetning... 8 Sager til orientering... 8 11. Nyt fra afdelingerne... 8 12. Forsikring... 9 1/13
13. Skemaer til styringsdialogmøde... 9 14. Vedligeholdelsesordning... 10 15. Selskabets økonomiske situation... 12 16. Beboerklagenævnssager... 13 17. Mødeplanlægning... 13 18. Referat fra mødet fortrolighed... 13 19. Eventuelt... 13 Bilag 1: Revisionsprotokol... 3 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber for 2011... 6 Bilag 3: Selskabets budget 2013... 6 Bilag 4: Gavepolitik... 8 Bilag 5: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning... 8 Bilag 6: Skema for styringsrapport for... 10 Bilag 7: Oplysningsskema for afdeling Stutterivænget (eksempel)... 10 Bilag 8: Statistik over beboerklagenævnssager 2009-2012... 13 2/13
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 6. marts 2012 Referat af ovennævnte organisationsbestyrelsesmøde er udsendt til organisationsbestyrelsen den 20. marts 2012. Der er ikke indkommet rettelser eller kommentarer til referatet. at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2011. Revisionsprotokollen er vedlagt som bilag. Ernst & Young vil deltage i mødet under dette punkt. Revisionsprotokollen fremlægges til organisationsbestyrelsens påtegning. Bilag 1: Revisionsprotokol at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver den fremlagte revisionsprotokol. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har derefter følgende sammensætning: På valg: Formand Anette Fogh 2013 Næstformand Jette Nørskov 2013 Karen-Lis Mohr 2012 Klaus O. Larsen 2012 Bertel Rønne 2013 Erik Nielsen 2013 Sten Lykke Clausen 2012 Dorte Davidsen - suppleant 2012 Niels B. Schmidt - suppleant 2012 Anna Marie Mason - suppleant 2012 3/13
4. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har følgende sammensætning pr. 11. maj 2012: Anette Fogh Jette Nørskov Karen-Lis Mohr Klaus O. Larsen Bertel Rønne Erik Nielsen Sten Lykke Clausen Anna Marie Mason Henning Toftbirk Else Wind Øyvind Bakke Dorte Davidsen Niels B. Schmidt 5. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4/13
Sager til beslutning 6. Selskabets og afdelingernes regnskaber for 2011 Reviderede regnskaber for perioden 1. januar til 31. december 2011 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er opstillet således, at en sammenligning med årets budgettal er mulig. Regnskabet udviser følgende nøgletal: 4200-0 Resultatopgørelsen balancerer med 4.057.583 kr. og slutter med et overskud på 208.983 kr., der dækkes af arbejdskapitalen. Status balancerer med 22.695.321 kr., og selskabets dispositionsfond udgør inkl. renter 2.492.656 kr., svarende til 5.515 kr. pr. lejemål. Arbejdskapitalen udgør 799.170 kr. 4201-8 Hillerødsholm Resultatopgørelsen balancerer med 2.312.371 kr. og slutter med et overskud på 132.659 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 2.541.150 kr. Status balancerer med 8.981.079 kr. 4202-5 Stutterivænget Resultatopgørelsen balancerer med 2.687.636 kr. og slutter med et underskud på 23.439 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 1.237.526 kr. Status balancerer med 9.946.699 kr. 4203-2 Havrevangen Resultatopgørelsen balancerer med 3.841.530 kr. og slutter med et overskud på 46.680 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 478.939 kr. Status balancerer med 61.006.111 kr. 4204-0 Grønnegade Ældreboliger Resultatopgørelsen balancerer med 3.151.426 kr. og slutter med et underskud på 5.424 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 1.163.003 kr. Status balancerer med 48.745.957 kr. 4205-7 Nyhuse Resultatopgørelsen balancerer med 3.961.320 kr. og slutter med et overskud på 474.169 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 1.404.362 kr. Status balancerer med 66.063.977 kr. 5/13
4206-4 Mosehusene Resultatopgørelsen balancerer med 5.464.173 kr. og slutter med et overskud på 442.432 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 1.913.961 kr. Status balancerer med 89.249.999 kr. 4207-1 Løngangshuset Resultatopgørelsen balancerer med 1.399.298 kr. og slutter med et overskud på 44.283 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 831.645 kr. Status balancerer med 20.205.339 kr. 4208-9 Ålholmhjemmet Resultatopgørelsen balancerer med 4.011.420 kr. og slutter med et underskud på 109.821 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 450.889 kr. Status balancerer med 48.695.123 kr. 4209-6 Sophienborgvænget Resultatopgørelsen balancerer med 2.319.112 kr. og slutter med et overskud på 190.180 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 319.340 kr. Status balancerer med 36.630.043 kr. 4210-6 Hammarshøj Resultatopgørelsen balancerer med 2.614.738 kr. og slutter med et overskud på 422.854 kr. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 318.404 kr. Status balancerer med 49.587.867 kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber for 2011 at organisationsbestyrelsen godkender selskabets regnskaber, som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 7. Selskabets driftsbudget 2013 Som bilag vedlægges selskabets budget for perioden 1/1 2013 31/12 2013. Bilag 3: Selskabets budget 2013 at organisationsbestyrelsen godkender selskabets budget for 2013. 6/13
8. Fælles udbud af EnergiMærkningsOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte i kraft i efteråret 2011. Ordningen er lovpligtig, og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB administrerede boligorganisationer. Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KAB-fællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe - opdelt efter type, størrelse eller opførselssår. Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/ejendoms-leder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygnings-gruppe, og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober 2012. Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet muligheden for fælles udbud senest 1. juli 2012. KAB s Byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via www.kab-bolig.dk. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr på 5.000 kr. inkl. moms for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet.betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: at boligorganisationen tager til efterretning, at alle bygninger skal forsynes med lovpligtigt energimærke. 7/13
Det indstilles desuden, at boligorganisationen senest 1. juli 2012 beslutter, at deltage i det fælles udbud af EMO med en udgift på 5.000 kr. inkl. moms. 9. Gavepolitik På organisationsbestyrelsens møde den 6. marts 2012 blev udkast til gavepolitik drøftet. Gavepolitikken er efterfølgende tilrettet med udgangspunkt i de bemærkninger, der fremkom på mødet. Som bilag vedlægges revideret gavepolitik. Bilag 4: Gavepolitik at organisationsbestyrelsen vedtager gavepolitikken for. 10. Årsberetning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er udarbejdet af selskabets formand i samarbejde med administrationen. Beretningen aflægges på repræsentantskabsmøde den 21. maj 2012. Bilag 5: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning at organisationsbestyrelsen drøfter udkast til årsberetning, godkender denne og fremlægger årsberetningen til godkendelse i repræsentantskabet. Sager til orientering 11. Nyt fra afdelingerne 4201-8 Hillerødsholm Der er blevet efterisoleret på lofterne i nr. 24 og 26. Strygerullerne vil snarest blive udskiftet. Knud Valbjørn er fortsat sygemeldt, og Kean Rasmussen sørger for den daglige drift. 4202-5 Stutterivænget Knud Valbjørn er fortsat sygemeldt, og Kean Rasmussen sørger for den daglige drift. 8/13
Der er fældet nogle af de gamle store træer. Det er besluttet at udskifte vaskemaskinerne. 4205-7 Nyhuse Der er opsat nyt opkrævningssystem i vaskeriet. Systemet fungerer tilfredsstillende. 4207-1 Løngangshuset Det giver fortsat mange problemer for og med beboerne, at kommunen ikke længere tilbyder et støtteteam. Ejendomskontoret har omkring fem telefonhenvendelser og to personlige henvendelser om dagen, der udelukkende vedrører uoverensstemmelser mellem beboerne. 4209-6 Sophienborgvænget Piletræerne er blevet beskåret, og tagrygsten er blevet repareret. Generelt For alle afdelingerne gælder det, at der i nærmeste fremtid, vil blive udarbejdet budget for 2013 i samarbejde med afdelingsbestyrelserne. 12. Forsikring På organisationsbestyrelsesmødet den 6. marts 2012 blev forhold i forbindelse med præmieog forsikringsdækning i de forskellige afdelinger drøftet - bl.a. forhold i Grønnegade Ældreboliger og Havrevangen. Forholdene er blevet drøftet med KAB s forsikringsmedarbejder og med forsikringsmægler Willis. Det kan oplyses, at Grønnegade Ældreboliger og Havrevangen, i lighed med de øvrige afdelinger, har rør og stikledningsdækning, og at der generelt er overensstemmelse mellem antal m 2 i de enkelte afdelinger og præmiestørrelse. 13. Skemaer til styringsdialogmøde På organisationsbestyrelsesmødet den 6. marts 2012 blev orienteret om det senest afholdte styringsdialog møde med Hillerød Kommune. 9/13
Til styringsdialogen anvendes styringsrapportskema for og oplysningsskema for de almene afdelinger. Disse udarbejdes og fremsendes til kommunen inden mødet. Organisationsbestyrelsen opfordres til på - mødet at gennemgå og behandle styringsrapporten. Bilag 6: Skema for styringsrapport for Bilag 7: Oplysningsskema for afdeling Stutterivænget (eksempel) 14. Vedligeholdelsesordning På organisationsbestyrelsens møde den 6. marts 2012 blev der givet en orientering om vedligeholdelsesordning A og B. Forskellen på de to ordninger blev forklaret. Organisationsbestyrelsen bad om eksempler på økonomien ved de to ordninger, hvorfor punktet igen er medtaget. Vedligeholdelsesordning A Vedligeholdelsesordning A er karakteriseret ved, at beboeren både har vedligeholdelsespligten i boperioden og pligten til istandsættelse ved fraflytning. Beløbet nedskrives over maksimalt 10 år. Som ny beboer overtager man boligen normalistandsat. Det behøver ikke betyde, at boligen er nymalet på alle flader, men boligen skal være istandsat som beskrevet i afdelingen vedligeholdelsesreglement. Misligholdelse betales af fraflytteren. Vedligeholdelsesordning B Ved vedligeholdelsesordning B er det udlejer, der har vedligeholdelsespligten. I praksis indebærer det, at der for lejemålet føres en vedligeholdelseskonto, som beboeren kan bruge til at få dækket udgifter til vedligeholdelsen, når det er nødvendigt, og der er penge på kontoen. Kontoen kan bruges til hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling. 10/13
Der hensættes et årligt beløb i kr. pr. m². i forhold til lejemålets størrelse, ud fra det beløb som fastsættes i budgettet. Der sker ingen istandsættelse ved indflytning og heller ikke ved fraflytning. Kontoen spærres, når beboeren har opsagt boligen. Misligholdelse betales af fraflytter. Eksempler: Eksempler A- ordning B-ordning Ny beboer flytter ind. Boligen er istandsat. Boligen overtages som den er med en saldo på vedligeholdelseskontoen på 7.320,35 kr. - beboeren sørger selv for maling m.v. indenfor dette beløb. Beboer har boet 4 år i boligen og ønsker at male boligen. Beboeren fraflytter boligen efter en boperiode på 6 år. Beboeren fraflytter efter 10 år eller mere. Beboeren betaler selv alle udgifter. Beboeren skal betale 40 % som normalvedligeholdelses. Afdelingen har overtaget 60%. Beboeren betaler ikke for normalvedligeholdelse. Afdelingen har overtaget forpligtelsen. Beboeren har en saldo på 10.312 kr. og har i de 4 års boperiode opsparet 5.720 kr. (22 kr. pr. m² og ved 65 m² bolig i 4 år). Beboeren får udgifter til malerarbejde dækket af vedligeholdelseskontoen. Beboeren betaler ikke for normalvedligeholdelse. Beboeren betaler ikke for normalvedligeholdelse. 11/13
15. Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. Rapporten for 1. kvartal 2012 vil snart findes på hjemmesiden. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for kalenderåret 2011 været på 6,90 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for kalenderåret 2011 været på 8,40 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. I Nykredit Portefølje har værdiudvikling/afkast for kalenderåret 2011 været på 8,10 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,00 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 30. april 2012 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2011 4.377.169 100,81 102,10 SEB 3.112.336 100,73 103,24 Nykredit 3.138.459 100,98 103,46 Indre værdi 30. april 2012 Ændring af indre værdi 1,29 %- point 2,51 %- point 2,48 %- point Der er pr. 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra hver af de tre investeringsforeninger; Danske Capital, SEB og Nykredit Portefølje. 12/13
16. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2009-2012. Bilag 8: Statistik over beboerklagenævnssager 2009-2012 17. Mødeplanlægning Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 19. september 2012, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 29. november 2012, kl. 17.00 18. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. 19. Eventuelt 13/13