Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 22. maj 2018, kl i beboerlokalet, Havrevangen 22, Hillerød

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 22. maj 2018, kl i beboerlokalet, Havrevangen 22, Hillerød Til stede: Anette Fogh, Jette Nørskov, Karen-Lis Mohr, Klaus O. Larsen, Anna Marie Mason, Øyvind Bakke, Birte Starup Administrationen: Kundechef Henning Bøgh Holtov, driftschef Børge Frisbæk, kontorassistent Babette Fønss Afbud: Revisionen: Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, Pia Søndergaard Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent fra organisationsbestyrelsesmøde den 9. november 2017 inkl. fortroligt referat Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden... 5 Sager til beslutning Selskabets og afdelingernes regnskaber /26

2 8. Årsberetning Forvaltningsrevision 2017 for Styringsdialog Selskabets driftsbudget EU s persondataforordning og indgåelse af databehandleraftaler manchet Etablering af LYNC-telefoner på ejendomskontoret Honorar for administrativ hjælp til ejendomskontoret Sager til orientering Effektiviseringsmål opfølgning Nyt fra afdelingerne og ejendomskontoret Orientering om byggesag Stauns Hjørne Orientering om byggesag Åmosevej Hillerød Kommunes godkendelse af regnskab Kundetilfredshedsmåling i Orientering om investeringsforeninger Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt fortrolighed Bilag 1: Revisionsprotokollen omdeles på mødet... 3 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber for Bilag 3: Årsberetning for Bilag 4: Styringsrapport 2017 for Bilag 4.1: Styringsrapport 2017 for afdeling Bilag 5: Selskabets budget Bilag 6: Databehandleraftale - KAB Bilag 7: Effektiviseringsmål Bilag 8: Revideret tidsplan for lokalplan Åmosevej Bilag 9: Rapport kundetilfredshedsmåling /26

3 1. Valg af dirigent Formand Anette Fogh blev valgt til dirigent. 2. fra organisationsbestyrelsesmøde den 9. november 2017 inkl. fortroligt referat inkl. fortroligt referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 9. november 2017 er udsendt den 21. november Der er ikke modtaget bemærkninger til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende bliver underskrevet af formanden. erne blev godkendt og underskrevet. 3. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab vil deltage i mødet under dette punkt. Revisionsprotokollen fremlægges til organisationsbestyrelsens påtegning. Bilag 1: Revisionsprotokollen omdeles på mødet Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver den fremlagte revisionsprotokol. Revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet. 3/26

4 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg: Formand Anette Fogh 2019 Næstformand Jette Nørskov 2018 Medlem Karen-Lis Mohr 2018 Medlem Klaus O. Larsen 2018 Medlem Øyvind Bakke 2019 Medlem Anna Marie Mason 2019 Medlem Birte Starup 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. den 14. maj 2018 følgende sammensætning: Anette Fogh Jette Nørskov Karen-Lis Mohr Klaus O. Larsen Anna Marie Mason Øyvind Bakke Birthe Starup Bertel Rønne Hanne Milwertz Sten Lykke Clausen Anders Hansen Bent Haagensen Birte Kreilgaard Else I. Jørgensen Afdeling Nyhuse Havrevangen Hillerødsholm Stutterivænget Hillerødsholm Havrevangen Nyhuse Havrevangen Stutterivænget Stutterivænget Hillerødsholm Hillerødsholm Stutterivænget Nyhuse 4/26

5 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Meddelelser fra formanden Formanden vil give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var intet til orientering. Punktet medtages ikke fremover på dagsordenen. Sager til beslutning 7. Selskabets og afdelingernes regnskaber 2017 Boligorganisationen Boligorganisationens regnskab udviser et overskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapital. Arbejdskapitalen Efter overførsel af årets overskud udgør arbejdskapitalen kr. Den disponible del, efter fradrag for indskud i KAB, udgør kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del, efter fradrag for indskud i Landsbyggefonden samt eventualforpligtelse, udgør kr. 5/26

6 Afdelingerne Hillerødsholm Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 1.030,45 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 735,11 kr. pr. m² for familieboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 3,38 % Stutterivænget Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 402,52 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 439 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 724,05 kr. pr. m² for familieboliger. 6/26

7 Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 2,25 % Havrevangen Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 209,64 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.016,28 kr. pr. m² for familieboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 4,90 % Grønnegade Ældreboliger Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 536,25 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.014,28 kr. pr. m² for ældreboliger. 7/26

8 Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 3,33 % Nyhuse Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 248,34 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 862,07 kr. pr. m² for familieboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 3,69 % Mosehusene Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 221,21 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.046,21 kr. pr. m² for ældreboliger. 8/26

9 Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 3,03 % Løngangshuset Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 775,10 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.282,85 kr. pr. m² for ældreboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 2,27 % Ålholmhjemmet Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. Underskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 134,66 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.349,10 kr. pr. m² for ældreboliger. 9/26

10 Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 5,02 % Sophienborgvænget Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 40,30 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.228,85 kr. pr. m² for ældreboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 2,71 % Hammarshøj Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i 2017 i alt kr., svarende til 86,43 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.101,59 kr. pr. m² for ældreboliger. 10/26

11 Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2017 på 5,72 %. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber for 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årsregnskab 2017 for boligorganisation og afdelinger samt indstiller årsregnskaberne til repræsentantskabets godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte årsregnskab 2017 for boligorganisation og afdelinger samt indstillede disse til repræsentantskabets godkendelse. 8. Årsberetning 2017 Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for seneste regnskabsår. Organisationsbestyrelsen bedes drøfte beretningen og eventuelt fremkomme med tilføjelser. Bilag 3: Årsberetning for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender udkast til årsberetningen, som efterfølgende bliver fremlagt til godkendelse i repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen drøftede og godkendte udkast til årsberetningen, som efterfølgende blev fremlagt til godkendelse i repræsentantskabet. 9. Forvaltningsrevision 2017 for Forvaltningsrevisionsrapporten, som er udarbejdet de senere år, vil i forbindelse med lovændringer nu udgå. 11/26

12 I forbindelse med udarbejdelse af den nye årsberetning skal der gives kommentarer til den Økonomiske Styringsrapport (tidligere Forvaltningsrevisionsrapport). Imidlertid er den Økonomiske Styringsrapport endnu ikke opsat til KAB s it-system, hvorfor denne, og den nye årsberetning, ikke udarbejdes for året Fremadrettet (dvs. fra næste regnskabsperiode) vil den Økonomiske Styringsrapport indgå i Årsberetningen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Styringsdialog 2018 Til brug for styringsdialogmødet med Hillerød Kommune i 2018 er der udarbejdet et udkast til styringsrapport omfattende regnskabsåret Udkast til styringsrapport for afdelinger og organisation er udarbejdet af administrationen og vedlægges som bilag til organisationsbestyrelsens behandling og godkendelse. Der vedlægges kun rapport for en enkelt afdeling, som eksempel, da rapporter ikke er færdiggjort. Organisationsbestyrelsens eventuelle ønsker til emner til dialogmødets dagsorden bør endvidere fastlægges. Hillerød Kommune har endnu ikke meddelt dato for styringsdialogmøde. Det samlede materiale forventes indsendt til Hillerød Kommune senest med udgangen af juni Bilag 4: Styringsrapport 2017 for Bilag 4.1: Styringsrapport 2017 for afdeling 4201 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen behandler og godkender den samlede styringsrapport for 2017 og eventuelt træffer beslutning om ønskede emner til dialogmødets dagsorden. 12/26

13 Organisationsbestyrelsen behandlede og godkendte den samlede styringsrapport for Emne til drøftelse på kommende dialogmøde: Kommunens visitation af psykisk syge i familieboligafdelingerne. 11. Selskabets driftsbudget 2019 Som bilag vedlægges selskabets budget for perioden 1. januar-31. december Bilag 5: Selskabets budget 2019 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets budget for Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets budget for EU s persondataforordning og indgåelse af databehandleraftaler manchet Den 25. maj 2018 træder EU s forordning om persondata i kraft. Reglerne sætter fokus på håndtering af persondata og har til formål at yde en stærk databeskyttelsesramme i EU. Boligorganisationerne og KAB opbevarer og håndterer mange typer af persondata, f.eks. oplysninger om helbred og økonomiske forhold, men også cpr.- numre og adresseoplysninger. KAB overholder alle regler for håndtering af persondata og hverken deler, sælger eller videreformidler data om beboerne. Formelt set skal der, for at leve op til persondataforordningen, underskrives en databehandleraftale mellem boligorganisationen og KAB inden 28. maj 2018, se bilag. Persondataforordningen kræver: At personoplysninger behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til de registrerede personer. At den registrerede beboer eller medarbejder oplyses om, hvilke oplysninger vi indsamler om vedkommende og hvorfor. 13/26

14 At vi oplyser, hvor længe vi agter at gemme oplysningerne i vores system, og hvem vi deler dem med. At vi kan dokumentere, hvilke personoplysninger vi gemmer hvor, og hvordan disse beskyttes. At arbejdsrutinerne for behandlingen af persondata er beskrevet, og at medarbejderne kender retningslinjerne. Generelt betyder forordningen, at kun personer, der har brug for de enkelte oplysninger, må se dem, og oplysningerne må kun bruges til det, vi har oplyst. Datatilsynet vil fra den 25. maj 2018 kunne udstede administrative bøder på op til 4 % af en virksomheds årlige omsætning. Forventningen er, at Datatilsynet kun vil gøre brug af de højeste bøder i de groveste tilfælde, hvor der helt tydeligt er udvist grov uagtsomhed med persondata, implementering og kontrol. KAB har vedvarende fokus på beboernes datasikkerhed, og vi vil fremover løbende præcisere og beskrive beboernes datasikkerhed i forbindelse med konkrete dataindsamlinger. Forordningen betyder blandt andet, at der i KAB bliver en mere restriktiv adgang til beboernes informationer, datastrømmene i KAB bliver gennemgået og medarbejderne bliver undervist i, hvordan de skal forholde sig til persondataforordningen. Bilag 6: Databehandleraftale - KAB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver databehandleraftalen mellem boligorganisationen og KAB. Organisationsbestyrelsen godkendte og underskrev databehandleraftalen mellem boligorganisationen og KAB. 13. Etablering af LYNC-telefoner på ejendomskontoret KAB har for 2 år siden fået installeret LYNC på alle kontorene i Vester Voldgade, og flere ejendomskontorer har også fået installeret det. 14/26

15 Ved at installere LYNC på ejendomskontoret i vil det lette arbejdet for personalet i dagligdagen, idet de lettere vil kunne komme i direkte forbindelse med medarbejdere i Vester Voldgade og omvendt. Installation af LYNC koster kr. pr. bruger om året, og i det beløb er der gratis support fra KAB Hotline, kø på hovednummer og telefonsvarer. Omkostningen på kr. fordeles i samtlige afdelinger efter gældende fordelingsnøgle. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender indstillingen om etablering af LYNCtelefoner på ejendomskontoret. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen om etablering af LYNC-telefoner på ejendomskontoret. 14. Honorar for administrativ hjælp til ejendomskontoret I forbindelse med kontorassistentens ansættelsesophør i januar 2018 har kontorassistenten i Fredensborg Boligselskab været behjælpelig med nogle administrative opgaver for ejendomskontoret, udenfor hendes normale arbejdstid. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at godkende, at der udbetales et honorar på kr. fra arbejdskapitalen til hende for de ca. 15 timer, som hun har brugt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender indstillingen. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 15/26

16 Sager til orientering 15. Effektiviseringsmål opfølgning Organisationsbestyrelsen opstillede på mødet den 9. marts 2017 en række effektiviseringsmål for perioden Der er herudover afholdt et fællesmøde for alle afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen i den 18. april 2017 om de opstillede effektiviseringsmål. Der gives på mødet en orientering fra administrationen om status for arbejdet med de opstillede effektiviseringsmål. Status fremgår endvidere af vedlagte mål-oversigt - effektiviseringsmål Bilag 7: Effektiviseringsmål : Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Nyt fra afdelingerne og ejendomskontoret Hillerødsholm Afdelingen har på et ekstraordinært afdelingsmøde den 18. februar 2016 bevilget kr. til undersøgelse af revner i gavle og udarbejdelse af et udspecificeret oplæg på et projekt omfattende udvendig isolering, nye vinduer, ventilation, udskiftning af stofledninger og eventuelt etablering af altaner. I forbindelse med undersøgelserne blev det konstateret, at funderingen på ejendommen ikke er stabil nok til at kunne bære den vægtforøgelse, især altaner og udvendig isolering vil udgøre. I forbindelse med, at projektleder besigtigede afdelingen, blev det besluttet i samarbejde med driften at få lavet en undersøgelse af murbindernes tilstand i gavlene. Denne undersøgelse viste, at murbinderne er rustne, og der på sigt kan være fare for, at gavlene vil falde sammen. 16/26

17 Afdelingsbestyrelsen blev orienteret om undersøgelserne på møde den 17. januar 2018, og det blev besluttet at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde den 14. februar 2018 for at bede afdelingsmødet om at bevilge yderligere kr. til rådgiver i forbindelse med yderligere undersøgelser af gavle, fundament og de øvrige arbejder i projektet. Grundlaget for at bede om yderligere kr. er, at der er stor sandsynlighed for, at Landsbyggefonden vil gå ind og yde støtte, især i forbindelse med udbedring af rustne murbindere, og det endnu ikke kan vides, hvilke undersøgelser LBF vil kræve, og hvad de koster. Forslaget til det ekstraordinære afdelingsmøde om at bevilge yderligere kr. blev bevilget, på trods af at afdelingsformanden anbefalede på mødet at stemme nej til forslaget. Projektleder har indmeldt sagen til LBF, og deres tilbagevenden afventes Stutterivænget Der har været afholdt 2 møder med projektleder i følgegruppen. Der er sendt miniudbud ud på rådgiverdelen, og rådgivere har besigtiget ejendommen. Der afventes nu tilbud fra rådgiverne, og det tilstræbes at holde følgegruppemøde ultimo maj for at afgøre, hvilken rådgiver der arbejdes videre med. Containerpladsen, som har været på tegnebrættet de seneste år, er ved at blive etableret Havrevangen Afdelingen har stiklednings-antenneanlæg med aftale om kollektiv fuldpakke, hvilket bevirker, at aftalen med YouSee skal laves om, så den opfylder gældende lovkrav om frit valg af TV-pakker. Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 3. maj 2018 om ændring af aftalen. Driften har fokus på træbeklædningen, og der bør ske en vurdering af en specialist, om der skal foretages nogle vedligeholdelsesmæssige tiltag Grønnegade Ældreboliger Afdelingens antenneanlæg, der er et sløjfeanlæg, skal ombygges til stikledningsanlæg, så det opfylder lovkravene om, at beboerne selv kan vælge, hvilke TV-pakker de ønsker at modtage, og om de vil fravælge muligheden for antennesignal. Der er modtaget tilbud fra YouSee, som vil ombygge anlægget uden omkostning for afdelingen, mod at aftalen ikke kan opsiges de næste 5 år. Der blev holdt ekstraordinært afdelingsmøde den 26. april 2018, hvor det blev enstemmigt vedtaget at acceptere tilbud fra YouSee. 17/26

18 42005 Nyhuse Der har været afholdt 2 møder med projektleder og følgegruppe. Der er sendt miniudbud ud på rådgiverdelen og rådgivere har besigtiget ejendommen. Der afventes nu tilbud fra rådgiverne, og det tilstræbes at holde følgegruppemøde ultimo maj for at afgøre, hvilken rådgiver der arbejdes videre med. Afdelingens antenneanlæg, der er et sløjfeanlæg, skal ombygges til stikledningsanlæg, så det opfylder lovkravene om, at beboerne selv kan vælge, hvilke TV-pakker de ønsker at modtage, og om de vil fravælge muligheden for antennesignal. Der er modtaget tilbud fra YouSee, som vil ombygge anlægget uden omkostning for afdelingen, mod at aftalen ikke kan opsiges de næste 5 år. Der blev holdt et ekstraordinært afdelingsmøde den 26. april 2018, hvor det blev enstemmigt vedtaget at acceptere tilbud fra YouSee Mosehusene Driften arbejder på at få aftalt et møde med en ingeniør fra Hillerød Forsyning om besigtigelse af jordsætninger på afdelingens område, i forbindelse med at de har udført gravearbejde Løngangshuset Afdelingens beboerlokale er blevet lukket for almindeligt dagligt brug og kan kun fremover udlånes, mod at der betales et depositum. Dette har bevirket at der er mere ro afdelingen Ålholmhjemmet Der er problemer med vand/fugt-indtrængen i cykelkælder, og der er aftalt med Bygningsvedligehold i Hillerød Kommune, at der igangsættes en nærmere undersøgelse og plan for udbedring. Der er afsat kr. i budget 2019 til disse undersøgelser. Der har den 26. april 2018 været afholdt møde i ejerforeningen, hvor regnskab for 2017 og budget for 2019 blev godkendt. Der har det seneste år været 2 lejemål i afdelingen, der i forbindelse med udflytning har været svært nikotinskadet, så det har været nødvendigt at bruge specialfirma for at eliminere nikotinlugt. 18/26

19 I forbindelse med, at kommunen selv overtog rengøringen af servicearealerne, og tidligere mundtlige aftaler blev annulleret, er omkostningerne til rengøring blevet væsentligt dyrere. Driften undersøger for tiden muligheden for selv at overtage rengøringen for at spare på udgifterne til rengøring Sophienborgvænget Afdelingsbestyrelsen består for tiden af formand og medlem, da det sidste medlem udtrådte af bestyrelsen sidste efterår, og da suppleanterne var opbrugt, er der ingen beslutningsdygtig bestyrelse. Det er aftalt med de 2 bestyrelsesmedlemmer, at der ikke holdes et ekstraordinært afdelingsmøde for at vælge nyt medlem, men at man afventer det ordinære afdelingsmøde til september Der blev afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 31. januar, hvor renoveringsprojektet blev gennemgået. Projektet er indskrænket til kun at omfatte udskiftning af døre og vinduer samt partiel reparation af tag og tagrygninger. Organisationsbestyrelsen har tidligere bevilget et samlet udlæg til projektet på kr., dette beløb er indregnet i projektet, og tilbagebetales til organisationen, når der hjemtages lån. Organisationsbestyrelsen har ligeledes bevilget en kapitaltilførsel til projektet på kr. af egen trækningsret. Lånebeløbet til projektet forventes at blive et 30-årigt realkreditlån med en rente på 5,5 % og en hovedstol på kr. Huslejekonsekvensen er en stigning på 4,67 % årligt, eller 57 kr. pr. m2. For at undgå unødig forsinkelse med indhentning af tilbud fra leverandører, myndighedsgodkendelser osv. har organisationsbestyrelsens formandskab godkendt, at projektleder og rådgiver arbejder videre med projektet Hammarshøj I afdelingen er der etableret et storskraldsrum, som for 2 år siden blev lukket på grund af, at beboerne ikke holdt orden i rummet samt hensatte madaffald og flasker. 19/26

20 Rummet blev ved den lejlighed tømt og efterfølgende aflåst, hvilket gav anledning til flere klager fra beboerne. Driften holdt møde med beboerne, der lovede, at de ville holde orden og respektere de opsatte skilte med, hvor storskraldet skulle stilles. Der er nu igen opstået problemer med, at storskrald ikke sorteres efter skiltning. Driften overvejer at aflåse rummet igen. Der har det seneste år været 2 lejemål i afdelingen, der i forbindelse med udflytning har været svært nikotinskadet, så det har været nødvendigt at bruge specialfirma for at eliminere nikotinlugt. Generelt Der har siden seneste organisationsbestyrelsesmøde den 9. november 2017 været lidt udfordringer med langtidssygdom blandt personalet, men situationen er ved at normaliseres. Kontorassistent Annie Baungaard-Sørensen blev opsagt i slutningen af januar 2018, og kontoret har i den forbindelse været udfordret med også at håndtere flere af hendes arbejdsopgaver. Ejendomskontoret i Fredensborg Boligselskab har dog været behjælpelig med håndtering af flyttesager. Babette Fønss er ansat som ny kontorassistent pr. 1. maj Babette kommer fra en tilsvarende stilling i AKB København. Ejendomskontoret har været udfordret med det nye IT system UNIK, da der viste sig at være en del fejl i forbindelse med håndtering af fakturaer. Det bevirkede blandt andet, at en del leverandører ikke fik deres tilgodehavender til tiden, men de fleste har udvist stor forståelse og tålmodighed. Der er stadig nogle hængepartier med at hente nødvendige data fra UNIK, blandt andet har det ikke været muligt at tilgå afdelingernes forbrugsinformationer, og saldospecifikationerne har været mangelfulde. I forbindelse med, at afdelingerne Mosehusene og Løngangshuset er overgået fra B- til A- ordning, er dette ikke konverteret med over i UNIK. KAB s IT-afdeling arbejder på at få dette løst. Der er planlagt ordinære budgetmøder i alle afdelinger, møderne afholdes i første halvdel af september /26

21 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Renoveringsprojektet i Hillerødsholm Følgegruppen udvides med 2 medlemmer fra organisationsbestyrelsen Anna Marie Mason og Anette Fogh. 17. Orientering om byggesag Stauns Hjørne Projekt Siden sidst er der blevet støbt fundamenter og terrændæk, der er muret sokler, og betonelementer er nået til montage af 2. sal. Elementmontagen (etape B) forventes færdig start/midt maj Etape C muring af facader, vinduer og døre, tag m.v. samt indvendige arbejder forventes opstartet slut maj/start juni. Der er god dialog med rådgivere og entreprenør, som arbejder efter tidsplanen. Der forventes afholdt åbent hus den 21. september 2018, hvor mulige kommende beboere har mulighed for at se 1-2 boliger. Vedrørende nabogrunden er der intet nyt at fortælle. Vi kender endnu ikke til deres forventede igangsætning. Vi orienterer dog løbende vores nabo om sagens stade, da vi efter aftale låner en del af deres grundstykke til skurby m.v. Tid Projektet kører planmæssigt efter tidsplanen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21/26

22 18. Orientering om byggesag Åmosevej Projekt Projektet har siden sidste gang været ramt af udfordringer med at imødekomme lokalplanskrav. Derfor har KAB og følgegruppen drøftet det videre forløb for at se, om projektet kunne realiseres inden for økonomien. Rådgiverne blev derfor sat i gang med at projektere løsninger på et tidligere grundlag end normalt for at få opfyldt kravene til lokalplanen. Dette er nu løst og fremsendt til kommunen. Kommunen sætter nu lokalplanen i politisk behandling med forventet endelig godkendelse den 26. september Samtidig med dette fremstilles Skema A til godkendelse. KAB har haft flere møder med kommunen. Dels for at se på løsninger for at imødekomme krav til lokalplanen, men også i hvad angår sagsbehandling af myndighedsprojekt i forhold til byggetilladelse og også i forhold til Skema B. Kommunen vil, ved godkendelse af Skema A, bede om bemyndigelse til at kunne behandle og godkende Skema B. Dette giver en besparelse på 2-3 måneder. Gives der ikke bemyndigelse, vil kommunen alligevel have modtaget Skema B-materialet, så det kan behandles og vedtages den 31. oktober Herefter kan grundkøbene realiseres, og tinglysning af skøder kan foretages. Da det nye bygningsreglement BR18 træder i kraft den 1. juli 2018, har vi fået accept fra kommunen om at fremsende myndighedsandragende senest den 30. juni Dette betyder, at vi kan ansøge om byggetilladelse på baggrund af nuværende eksisterende bygningsreglement BR15. Derved undgår vi at blive ramt af strengere krav, hvilket ville være fordyrende for projektet. Rådgiverne og BM Byggeindustri (totalentreprenøren) vil modtage fuldmagter fra de fire grundsælgere, så der kan søges om byggetilladelse, selvom grunden endnu ikke tilhører Afdeling Åmosevej. Slutteligt vil vi igangsætte en sammenmatrikulering, hvilket vil sige, at de fire grunde juridisk set skal samles til en, og det tager tid, da det skal godkendes af forskellige myndigheder. Følgegruppen har godkendt ovenstående på følgegruppemøde den 11. april Tid Nedenstående er foreløbige tider. Se bilag 18 Revideret tidsplan for lokalplan. 22/26

23 Projektering og myndighedsandragende frem til den 30. juni 2018 Godkendelse af lokalplan samt Skema A den 26. september 2018 Godkendelse af Skema B senest den 31. oktober 2018 Hovedprojektering ultimo 2018/primo 2019 Nedrivning og byggemodning ultimo 2018/primo 2019 Bilag 8: Revideret tidsplan for lokalplan Åmosevej Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Hillerød Kommunes godkendelse af regnskab 2016 Hillerød Kommune har ved brev af 4. april 2018 meddelt, at de har taget årsregnskabet for 2016 for til efterretning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Kundetilfredshedsmåling i 2017 I KAB s målsætningsprogram er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1-5, hvor 5 er højest. 23/26

24 I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Den enkelte boligorganisations resultat vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Resultatet for foreligger ved rapport af den 20. december Rapporten vedlægges som bilag 20. Bilag 9: Rapport kundetilfredshedsmåling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter resultatet for. Rapporten udviser generelt fin tilfredshed. Der var ikke yderligere kommentarer. 21. Orientering om investeringsforeninger 2018 startede med forholdsvis kraftige rentestigninger, der medførte kursfald for de tre afdelinger under Kapitalforeningen KAB/Lejerbo Invest. Årets første store begivenhed var mødet i Den Europæiske Centralbank (ECB), hvor centralbankchef Mario Draghi fremhævede den stigende økonomiske vækst i Europa. Herefter har den amerikanske præsident Donald Trump primært været i rampelyset, hvor handelskrigen har fået investorerne til at trimme deres porteføljer blandt aktierne. Det har givet kursfald i den del af markedet, mens der igen sendes flere penge over mod sikker havn. Det har betydet stigende kurser og faldende renter, som har bevirket, at afdelingerne næsten er tilbage ved udgangspunktet for indgangen til /26

25 Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 19. april 2018 Værdiudvikling hele 2018 Værdiudvikling hele ,53 116,11-0,42 %-point +1,79 %-point SEB Invest ,35 118,09-0,25 %-point +3,05 %-point Nykredit Port ,08 120,83-0,24 %-point +2,63 %-point Indskud i investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Beboerklagenævnssager Der er ingen ændring i statistik for beboerklagenævnssager, siden den sidste statistik blev udarbejdet den 16. oktober Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 7. november 2018 kl /26

26 Repræsentantskabsmøde: Repræsentantskabsmøde tirsdag den 22. maj 2018 kl Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Eventuelt Der var intet til eventuelt. 25. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Der var intet til fortrolighed. 26/26