VEJLEDNING - DEL 3 DEL 3: Standardrapporter Standardrapporternes typer, opbygning og hvordan de trækkes Vejledningen udgør tredje del af de samlede vejledninger til Tilfredshedsportalen: Del 3: Standardrapporter Rapporttyper og opbygning Sådan trækkes en rapport Eksport og redigering Se også: Del 1: Tilfredshedsportalen og ekommune, Adgang og funktionaliteter Del 2: Overførsel af data til portalerne Del 4: Analysecenter Bilag 1: Værdier for svartyper Bilag 2: Klargøring af data og manuel upload
RAPPORTTYPER OG OPBYGNING På ekommune.net findes der på nuværende tidspunkt seks forskellige typer af standardrapporter. Rapporterne er lavet til at dække de mest almindelige behov og flere af de elementer der findes i en rapport vil gå igen i de andre rapporter. Formålet med standardrapporterne er at give de kommuner der anvender portalen en hurtig og effektiv måde at få et overblik over deres tilfredshedsundersøgelse og derefter et grundlag til at udarbejde deres egen endelige rapport efter. Det er derfor muligt at eksportere en hvilken som helst af disse rapporter til et format der derefter kan redigeres efter behov. De seks forskellige typer af rapporter som er inddelt i to forskellige grupper Kommunerapporter og Institutionsrapporter : 1. Kommunerapport Kommunerapport Rapporten indeholder resultater på samtlige tilfredshedsspørgsmål, Svarfordeling, antal respondenter, konfidensinterval og afvigelse fra landsundersøgelsen. Indsatskort der beskriver den beregnede vigtighed (indvirkning på tilfredheden) af hvert spørgsmål. 2. Kommunerapport Sammenligning med andre kommuner Rapporten indeholder sammenligninger af alle tilfredshedsspørgsmål med andre (selvvalgte) kommuner og landsundersøgelsen. I rapporten er der markeret afvigelser på mere eller mindre end 0.20 i.f.h.t. landsundersøgelsen. 3. Kommunerapport Sammenligning over tid Rapporten indeholder en sammenligning på samtlige tilfredshedsspørgsmål mellem to år i samme kommune. Denne rapport kan kun trækkes hvis der findes datasæt fra mindst to forskellige år i den givne kommune. 4. Institutionsrapport Institutionsrapport Rapporten indeholder resultater på samtlige tilfredshedsspørgsmål på en institution, antal respondenter, konfidensinterval og afvigelse fra gennemsnittet for samtlige kommunens institutioner. 5. Institutionsrapport Sammenligning med andre institutioner Rapporten indeholder sammenligninger af samtlige tilfredshedsspørgsmål af andre (selvvalgte) institutioner i kommunen. I rapporten er der markeret afvigelser på mere eller mindre end 0.20 i.f.h.t. gennemsnittet for samtlige af kommunens institutioner 6. Institutionsrapport Sammenligning over tid Sammenligning på samtlige tilfredshedsspørgsmål mellem to år i samme institution. Denne rapport kan også kun trækkes hvis der findes datasæt fra mindst to forskellige år på den samme institution. Alle rapporterne er bygget op, så de består af en forside der beskriver hvilken kommune/institution, ramme og år som rapporten dækker. Derefter kommer en kort indledning og beskrivelse af rapportens opbygning, disse kan ændres efter behov. Dernæst kommer selve rapport-elementerne som er beskrevet ovenfor og til sidst i rapporten findes en læsevejledning der beskriver hvordan de forskellige grafer of diagrammer i rapporten læses. Version 11 Side 2
SÅDAN TRÆKKES EN RAPPORT At trække en standardrapport på ekommune er består af to-tre enkle skridt: 1. Vælg rapporttype 2. Angiv parameterværdier 3. Tryk anvend for at generere rapporten Der findes seks rapporttyper der er beskrevet nærmere i det foregående afsnit, disse rapporttyper tilgås ved at man først logger ind på den lukkede portal www.ekommune.net Herefter vælges Se rapporter og enten Kommunerapporter eller Institutionsrapporter alt efter hvilken gruppe af rapporter der ønskes. Dette viser en liste over de forskellige typer af standardrapporter. Den ønskede rapporttype vælges nu ved at der trykkes på titlen. Billede 1 Vælg rapporttype Når rapporttypen er valgt bliver brugeren bedt om at udfylde 4-6 nødvendige parametre, alt efter type. Som oftest vil de parametre der skal udfyldes være Spørgeramme (Om det er Plejebolig, Dagtilbud, osv.), Egen Kommune (Kommunen som foretager undersøgelsen), År (Året som undersøgelsen er foretaget i). Dertil kommer enkelte andre parametre som eksempelvis Institution (Hvis man forsøger at trække en institutionsrapport på en enkelt institution) eller Sammenligningskommuner (Hvis man forsøger at benchmarke sin undersøgelse mod andre kommuner). Version 11 Side 3
Billede 2 Angiv parameterværdier Man angiver parameterværdierne ved at vælge trykke på dropdown-boksen og vælge dem på listen. Listerne vil oftest kun indeholde valg, hvor der findes data. Ønsker man eksempelvis at lave en sammenligning mellem kommuner, vil der kun fremgå de kommuner der har foretaget en undersøgelse på samme område. Hvis der efter et kommunenavn står et udråbstegn (!), betyder det at svarprocenten i kommunens undersøgelse har været meget lav (Under 30 %). Når alle parametre er udfyldt, kan der trykkes anvend og en standardrapport på det ønskede område vil derefter blive genereret og vist i vinduet. Billede 3 Valg af parameterværdier og anvend Version 11 Side 4
EKSPORT OG REDIGERING Når en rapport er blevet trukket som beskrevet i sidste afsnit, kan den læses på portalen, men ikke redigeres i. Hvis man læser rapporten på portalen vil det dog ofte resultere i lidt ventetid da rapporten skal hentes hver gang der skiftes side. Det anbefales derfor at rapporten med det samme hentes ned på egen computer. Dette gøres ganske enkelt ved at der i øverste venstre hjørne vælges Handlinger, derefter Eksporter og til sidst vælges den filtype rapporten ønskes i. Det anbefales at der enten anvendes Excel eller Word hvis rapporten skal redigeres i ellers anbefales PDF. Billede 4 Eksporter rapport Et af hovedformålene med standardrapporterne er at give kommunerne et udgangspunkt til udarbejdelsen af deres egen endelige rapport omkring en tilfredshedsundersøgelse. Standardrapporten er i sig selv komplet og kan benyttes uden yderligere redigering.det vil dog næsten altid ønskes at: - enkelte rapportelementer fjernes eller fremhæves, - der tilføjes elementer fra andre rapporter, - beskrivelserne ændres/præciseres - der tilføjes uddybende forklaringer/kommentarer omkring enkelte udsving. Dette foregår ikke direkte på portalen, men sker i stedet efter at rapporten er blevet gemt i et redigerbart format, med et program som Word, Excel eller lign. Version 11 Side 5