Deltagere: Marlene, Magnus, Allan, Miriam, Catharina, Klaus, Simon, Marianne, Troels Afbud: Magnus forlod mødet 19.30 Konstituerende bestyrelsesmøde Emne Tidligere handlingspunkter Ansvarlig og deadline Emne 1. Mødet startede med at alle blev introduceret for hinanden. Der er 5 forældre i bestyrelsen med fægtebørn, som er deltagere i ind og udenlandske stævner (Marlene, Allan, Miriam, Simon og Klaus). Desuden to medlemmer (Magnus og Troels), som ikke har aktivt fægtende børn. Ud over viden om fægtning, er der mange andre faglige kompetencer til rådighed. 2. Godkendelse af Den udsendte dagsorden blev vedtaget med følgende ekstra dagsorden punkter: Hvordan skal vi arbejde med bestyrelsen Hvad skal vi arbejde med i bestyrelsen Hvad vil vi arbejde med Stævnestyring Team Danmark Svar fra klubben i forhold til cheftræner/fægtemester situation Næste møder 3. Valg af referent Troels 4. Godkendelse af referat Ikke behandlet 5. Valgresultat Marlene blev til mødet valgt til dirigent indtil Simon, der ved afstemning blev valgt til formand, herefter overtog rollen som dirigent. Marlene blev næstformand. Klaus fortsætter som kasserer. Sekretærrollen går på omgang. Troels har rollen til næste møde(sørger for bestilling af mødelokale og forplejning). Til generalforsamlingen i april ønsker Klaus at træde ud af bestyrelsen. Ansvarlig og deadline Side 1 af 5
6. Kommunikation bestyrelsen imellem 7. Udvalg og særlige opgaver Efter lodtrækning blev Allan s og Miriam s poster også sat på valg ved generalforsamlingen til april 2014. Det blev enstemmigt besluttet, at dialogen bestyrelsen imellem foregår via GoogleDrev. Her kan man læse trådene fra hvert enkelt indlæg, referaterne kan lægges her, mv Der blev sat ansvarlige for de enkelte udvalg og særlige opgaver. Det er de ansvarliges opgave at finde andre, der kan hjælpe med opgaverne i de respektive udvalg. Det blev yderligere besluttet, at der var særlige opgaver, som blev anset for så vigtige, at de ikke kunne ligge i udvalg, men måtte være et fokuseret bestyrelsesanliggende. Team Copenhagen ansøgning: Som formand blev Simon anset for hovedansvarlig for ansøgningen. Dette blev anset for en særlig vigtig bestyrelsesopgave og derfor udføres i selve bestyrelsen. Simon ville trække på de fornødne informationer/hjælp, der skulle til for at udfærdige den. B&U: Catharina, som kontakter de personer, der blev nævnt af nogle betyrelsesmedlemmer for at høre om deres interesse i udvalget. Elite: Allan. Stævne-/lejr: (Trekanten International, Trekanten Open, Sommerlejeren). Miriam, Troels, Simon, Catharina. Forestående indsat er arrangeringen af Trekanten International, der ligger i samme weekend, som Eurovision song contest finalen. Dette blev anset for en stor opgave, som der skulle ekstra hjælp/input til. Simon ville her optræde som konsulent, da hverken Troels eller Miriam tidligere har arbejdet med disse stævner og derfor mangler kendskab til dem. Junior/senior/veteran: Troels, Marianne. Sponsor: Miriam, Catharina. Kommunikationsudvalg: Ubesat, Simon foreslog, at Marlene var ansvarlig for kommunikationsudvalget. Marlene tænker over det og giver besked hurtigst mulig. Catharina vil indtil videre stå som kontaktperson for de nuværende medlemmer i udvalget. Teknisk ansvarlig: Troels. Skulle tale med Chatarina/ Allan(?) om alle opgaverne. Fysiske faciliteter: Side 2 af 5
8. Ekstra budget til fægtetur til Cabriés Jesper. Allan ville tale med ham. Trekantens venner: Miriam Desuden: Allan stillede spørgsmålstegn ved, om ansøgningen var Simons eneansvar. Simon svarede at han naturligvis ville hente input hos de folk, der havde relevant viden om eksempelvis medaljemålsætningen de næste år. Det blev besluttet, at Mödlingens ubrugte støttemidler på 2.500 kr blev flyttet til Cabriés stævnet, som i år er dyrere end normalt. På mødet havde tre af bestyrelsesmedlemmerne (Klaus, Simon og Marlene) børn med på netop denne tur. Det blev besluttet, at de derfor var inhabile til at vedtage noget om den ekstra støtte. Allan og Troels valgte enstemmigt at Mödlingens støtte gik til Cabries stævnet. 9. Deadlines De mest presserende punkter fra Marlenes dagsorden blev stillet op og der blev aftalt datoer for de næste møder og hovedpunkter til behandling på disse møder. Det betød ikke, at resten af punkterne fra dette mødes dagsorden skulle tilsidesættes, blot at der skulle prioriteres i disse i forhold til eksterne deadlines. Af de mest presserende sager var: Team Copenhagen Ansøgning. Deadline: 10. januar. Cheftræner ansættelse. Processen er allerede i gang. Budget for 2014. Simon og Klaus udfærdiger. Udvidelse af klubhus. Allan spørger Jesper om det er 100% sikkert, at vi har lov til at overføre midlerne til 2014. 10. Punkter på dagsordenen på næste møde Denne prioritet blev også udgangspunktet for hoveddagsordenen til næste møde. Vision og målsætning En aftalt proces for ansættelse af cheftræneren. Den nye bestyrelse overtager det hidtidige ansættelsesarbejde fra den tidligere bestyrelse. Team Copenhagen Marlene efterlyste bestyrelsen holdning til cheftræner/landstræner ifm en ansægning til TD som DFF var i gang med at skrive. Vedr cheftræneransættelsen, blev det enstemmigt vedtaget, at klubben går videre med, at ansætte en cheftræner/fægtemester. Der er ansøgninger på bordet. Bestyrelsen blev enige om at fortsætte processen for ansættelsen af fægtemesteren. Marlene skulle tage svaret med tilbage til eliteudvalget under DFF. Indholdet hos Side 3 af 5
11. Ekstraordinær generelforsamling fægtemesteren bliver drøftet under det efterfølgende møde. Marianne anførte, at det var en udenlandsk fægtemester, med international senior erfaring. Det blev også besluttet at alle har læst TC ansøgningen for 2013 igennem til næste møde. Planlægning af vedtægtsændringer. Det blev vedtaget, at inden den ordinære generalforsamling i april/maj, at afholde en ekstraordinær generalforsamling, hvor en kortere række ændringer i vedtægterne skal vedtages. 12. Næste møder Tirsdag d. 10. december 18.30-21.00 Tirsdag d. 17. december kl 18.30-21.00 Tirsdag d 7. januar 2014 kl 18.30-21.00. Onsdag d 29. januar 18-20.30 13. Øvrigt og slutteligt Catharina orienterede om en henvendelse fra en forældre vedr medlemslisten, der blev sendt ud i forbindelse med de mange medlemsindmeldelser op til den ekstraordinære generalforsamling og som kunne være en overtrædelse af persondataloven. Spørgsmålet blev vendt kort, men man nåede ikke et svar. Allan spurgte, om det var på sin plads måske at reservere en hel dag til at komme i bund med nogle af de ekstra spørgsmål, der var i bestyrelsen. Marlene foreslog, at bestyrelsen så tiden an og først besluttede, hvorvidt der er behov for et heldagsmøde efter afholdelsen af de første bestyrelsesmøder i december og januar. Der blev talt om det, men man kom ikke til en konklusion. Som medlem af DFFs Eliteudvalg informerede Marlene om, at DFF ønsker en status over Fægteklubben Trekantens ansættelse af en cheftræner inden ugens udgang. Simon spurgte til, hvilke krav DFF stiller til en landstræners kvalifikationer. Marlene kunne orientere, at en landstræner skal have international erfaring med udvikling af seniorelite, og at DFF forventer, at klubbens kommende cheftræner, B&U ansvarlige træner og fægterne kan indgå i et godt og uproblematisk samarbejde. Som tidligere nævnt blev det besluttet, at bestyrelsen ønsker at gå videre med ansættelsesprocessen af en udenlandsk cheftræner. Marlene/Catharina/Allan talte om vigtigheden af at bestyrelsen arbejder ordentligt sammen. Alle var enige om, at det var arbejdet for klubben, der var det vigtigste. Der var enstemmighed om, at være åbne og at have tillid til Side 4 af 5
hinanden. Marianne bad om at få dagsorden og referat opslået på hjemmeside og i klubben da dette længe har været et ønske fra klubbens medlemmer. Og at de opgaver, der blev givet til bestyrelse og suppleanter tidligere, videreføres. Dette blev vedtaget af en enig bestyrelse. Simon opfordrede til, at hvis der var kommentarer til Lenes referat fra den ekstraordinære generalforsamling, skulle de sendes direkte til hende. Allan havde en forespørgsel fra Trekantens Venner. Klubben har mulighed for at deltage i Kulturhavnen igen i 2014. Det har tidligere være god basis for at rekruttere fægtere fra dette arrangement. Problemet er, at det er på samme tidspunkt som sommerlejren. Trekantens Venner vil gerne stå for det praktiske omkring arrangementet, men vil ikke rekruttere trænere og børn. Det blev besluttet at lægge opgaven B&U-udvalget og kun at tilmelde Trekanten til om søndagen. Side 5 af 5