Fægteklubben Trekanten Referat af bestyrelsesmøde d. 19. august 2014 Mødenummer: Deltagere: Simon, Magnus, Lene, Catharina, Emil, Marianne

Transkript

1 Deltagere: Simon, Magnus, Lene, Catharina, Emil, Marianne Afbud: Referent: Karin, Miriam, Troels Lene Emne 1. Godkendelse af dagsorden Simon bød velkommen til sæsonens første møde. Som en fortsættelse af sidste sæsons arbejde henstillede han til, at bestyrelsesmedlemmerne fortsat melder afbud til møder, de ikke kan deltage i, samt at respektere mødetidspunkter. Det blev drøftet hvor sent, det er hensigtsmæssigt at sætte nye punkter. Det blev besluttet, at det er senest dagen før men akut opståede punkter selvfølgelig kan tages op. Ansvarlig og deadline 2. Godkendelse af referat For at sikre, at alle har læst mødematerialet, blev det besluttet, at alle relevante bilag fremover skal vedhæftes dagsordenen. Dagsordenen blev herefter godkendt. et og de indkomne rettelser blev gennemgået. et blev godkendt. 3. Post ind/ud Halvårets bestyrelsesmøder og klubudviklingsmøder er fastlagt. Alle møder afholdes i mødelokalet ved cafeteriaet bortset fra møderne d. 23. august og d. 13. september, som afholdes i klubben. Simon vedhæfter relevante bilag ved dagsordenen fremover Lene sender endelige referater til Simon og Annette (til ) Simon fortæller om møderne med Sylvain om Maltes fægtemesteruddannelse. Planen er, at Malte skal følge den franske fægtemesteruddannelse, og kursusbeskrivelsen er sendt til DFF med henblik på godkendelse. Svaret er endnu ikke kommet. Der er opstået en bookingfejl i forbindelse med Trekanten Open, hvor bookingen ikke er blevet registreret, og Valby Hallen derfor er udlejet til anden side. Simon er i dialog med Københavns Kommune om sagen. Der blev brainstormet på løsningsmuligheder i bestyrelsen. Marianne kender en stor Side 1 af 5

2 hal i Gilleleje. Catharina foreslog Carlsberg. Større, tomme industrihaller kan måske også anvendes. Måske kan der findes en løsning, så vi kan få hele Ryparkens Idrætsanlæg i stedet? Gode idéer efterlyses. Deltagelse i Kulturhavn 2014 var en stor succes. Trekanten havde masser af besøgende ved deres stand, og de frivillige hjælpere gjorde et stort og godt stykke arbejde tak til alle! Trekanten deltager også i Kulturnat d. 10. oktober. Catharina er tovholder. Projektgruppe skal oprettes. Vi vil gerne kunnet tilbyde kulturnatsgæsterne noget ud over det sædvanlige, så gode idéer efterlyses. 4. Status fra udvalgene Udvalgene er ved at have fundet deres form. Der blev givet et kort resume fra de udvalg, der havde nyt at berette. Eliteudvalget: Første møde er afholdt, og der er fastlagt en møderække for elitefægterne (indeholdende individuelle samtaler, opfølgning, fælles dialogmøder, og fastholdelse af fægtere, der gerne vil have en pause fra elitefægtningen). Bestyrelsen takker for et godt oplæg. Der bevilges op til 500 kr. til den nye aktivitet Træning for gamle fægtere (fægtere, der ellers ikke længere er aktive i klubben). Trekantens Projektkontor: Udvalget hed tidligere Udvalget for junior, senior og veteran. Lene orienterer om udvalgets projektstruktur og om de fire hovedarbejdspunkter. Punkterne er Fægteaktiviteter for alle, Introhold for alle, En klub med sammenhængskraft på tværs og Synliggørelse af hvad der foregår i klubben. Bestyrelsen tilslutter sig idéerne og det besluttes desuden, at kommunikationen mellem medlemmer, trænere og bestyrelse også fremover skal ligge i dette udvalg. Udvalgsformænd er ansvarlige for, at kommissorier opdateres og kommer på Lene opdaterer beskrivelsen og får den lagt på Sammensætningen og beskrivelse af alle udvalg kan i den nærmeste fremtid ses på. (mailes til annettebdamgaard@gmail.com) Side 2 af 5

3 5. Budget Simon udleverede og gennemgik en opstilling med indtægter og udgifter i første halvår samt et estimat for årets samlede indtægter/udgifter. Bestyrelsen fik opstillingen med hjem til nærlæsning. Det blev diskuteret, om udgiften til rengøring kunne nedbringes og kvaliteten af rengøringen måske højnes ved at overgå til nogle af klubbens medlemmer (fx elitefægterne, som der ved kunne tjene penge til rejser, mv.) Det skal også undersøges, hvilke krav der egentlig stilles til revision af klubbens regnskaber. Måske kan revisorudgiften mindskes. Alle skal senest mandag d. 25. august give kommentarer til det udleverede, inkl. forslagene til fordelingen af overskuddet. Simon taler med Frederik Lemche om krav til revisor Udkastet viser et forventet overskud. Et forslag til anvendelse af en del af overskuddet blev også forelagt. Senest mandag skal alle bestyrelsesmedlemmer give bemærkninger til det udleverede og tage stilling til de indtil videre stillede forslag til anvendelse af overskuddet. Formålet er bl.a. at der efterfølgende kan udarbejdes budget for 2015 og at den ekstraordinære generalforsamling vedr. sidste års regnskab kan afholdes. Budget og regnskab skal tages op igen ved næste bestyrelsesmøde. Fra eliteudvalget var der modtaget et forslag til rejsestøtte til elitefægterne i 2. halvår. Forslaget lød på kr., hvilket er i tråd med det budgetterede og de afsatte midler i forhold til tidligere. Bestyrelsen besluttede at tildele eliteudvalget beløbet, og har videregivet eliteudvalget ændringer til detailfordelingen pr. stævne. Ter Apel-turen støttes med overskuddet fra julekalendersalget. 6. Trænere Simon har udsendt mail om de nuværende aftaler med trænere i denne sæson (mailen genfremsendt, så alle er opdaterede). Budget og regnskab skal tages op igen ved næste møde Punktet følges op ved næste møde Der er ingen ændringer i B&U-træningen, mens der er indgået aftale med Stewart Watson om varetagelse af mandags- og torsdagstræningen for voksne, da Orvar Jønsson og Mike Robins af private årsager desværre ikke har mulighed for at give lektioner i Trekanten i denne sæson. Som supplement til Stewarts lektioner er der lavet aftale med Marcus Everitt om at give kårdelektioner på voksenholdet om torsdagen, hvor også Natalia (polsk Side 3 af 5

4 landsholdsfægter og træner) vil give en hånd med. Om mandagen giver Kim Bruun Pedersen fortsat lektioner, og Lene og Frederik træder ind efter behov. Introholdene varetages i år af trænerteamet Nicolai, Lene, Frederik, Kim og Lydia. Jan Hansen, Kolja og Laurence vil fortsat indgå som trænere på B&U-hold. 7. Aktiviteter fra nu og til generalforsamling 2015 Trænerpunktet følges op igen ved næste møde. Punktet udskydes til næste møde. 8. Team Copenhagen Der skal aftales midtvejsmøde med Jeppe fra Team Copenhagen. Simon genudsender Miriams notat til bestyrelsen og sigter mod afholdelse af mødet d. d. 9. september. 9. Til beslutning Det besluttes at: - Catharina er tovholder på planlægningen af Kulturnat (se også pkt.3). - Der afsættes midler til at Lydia kan deltage i DFF s trænerkursus, niveau 2. - Overskuddet fra salg af julekalendere anvendes til støtte til Ter Apel-turen. - Polterabendplanlægning kan overgå fra Signe til Emil. 10. Eventuelt Den manglende gulvvask i salen blev drøftet. Af hensyn til metalpistene bliver der ikke vasket gulv. Dette er ikke en hensigtsmæssig løsning, da der pga. snavs bliver alt for glat i salen. Helleup har samme system og har en maskine til gulvvask. Emil vil undersøge mærke på maskine samt sæbeprodukt. 11. Kommende møder Alle møder er aftalt for 2. halvår, og mødeplan er udsendt. Der henvises til denne for specifikke datoer. Lydia skal have besked Emil taler med Signe Emil undersøger, hvad Hellerup gør Med venlig hilsen Lene Jensen (referent) Side 4 af 5

5 Til opfølgning: Uafsluttede og on-going Emne Ansvarlig og deadline 1. Aflåsning af udstyr Ny løsning med aflåst udstyr til events, mm. søges. Jesper er ansvarlig. Marianne følger op på processen. Marianne og Jesper 2. Forretningsorden Miriam udarbejder forslag til mødet i november Miriam 3. Debatforum på Theis undersøger fortsat, men punktet har ikke højeste Theis prioritet for bestyrelsen. (Derimod opfatter bestyrelsen det som af større vigtighed at finde en person, der kan profilere Trekanten på Facebook, Twitter og lignende sociale medier). 4. Gamle referater skal Der skal samles op på de manglende referater. Simon? lægges på 5. Nye referater skal Lene sender nye godkendte referater til Simon og Annette Lene + Annette lægges på 6. Aktiviteter i den kommende bestyrelsesperiode Damgaard (webredaktør) Aktiviteterne skal fastlægges og prioriteres. 7. Team Copenhagen Punktet skal op ved næste møde. Simon sætter det 8. Notat om vedligeholdelse af udstyr Punktet skal op ved næste møde. Simon sætter det 9. Forslag om indkøb af udstyr skal behandles Punktet skal op ved møde, når alle forslag er indkommet Simon sætter det 10. Udvalg Udvalgene i sæson skal være klar og offentliggjort på. Alle udvalgsformænd 11. Fotogalleri Lene laver fotogalleri af dem, der laver klubarbejde i Trekanten. Der blev bevilget midler op til kr. til projektet. Lene Alle Side 5 af 5