LEDELSESGRUNDLAG Sygehusledelsen, januar 2016

LEDELSESGRUNDLAG Sygehusledelsen, januar 2016

INDHOLD Ledelsesgrundlag 3 Ydre vilkår 7 Indre vilkår 9 Ledelsesgrundlag 11 Beslutnings- og mødestruktur 18 Sådan bruges ledelsesgrundlaget 22

3 Psykiatrien i Region Syddanmark ER TIL FOR PATIENTER & PÅRØRENDE

4 I ARBEJDET MED AT UDREDE OG BEHANDLE HAR SYGE- HUSETS LEDERE PATIENTEN I CENTRUM SAMT FOKUS PÅ KVALITET, SAMMENHÆNG, TILGÆNGELIGHED OG EFFEKTIVITET.

5 Sygehuset er nået langt i at realisere politiske mål og visioner for syddansk psykiatri. Muligheden for, at borgere kan blive behandlet ambulant tæt på, hvor de bor, er øget. Successivt tages nybyggede psykiatriske afdelinger i brug. Akut syge borgere mødes i akutmodtagelser med fokus på psykisk og somatisk sygdom. Telepsykiatri og digital patientkommunikation gør det nemmere at tage hånd om sig selv og sin pårørende. Og patienter og pårørende er partnere både i behandlingsforløbet og som repræsentanter i arbejdsgrupper og udvalg samt som medarbejdere og frivillige. Med det afsæt bevæger sygehuset sig frem mod 2018, hvor partnerskabsaftaler mellem afdelinger og sygehusledelse sætter mål og rammer for en halvering af brugen af tvang. Og hvor lighed i sundhed er et omdrejningspunkt på linje med lige fokus på psykisk og somatisk sygdom og på patientsikkerhed. Disse tiltag er beskrevet overordnet i Virksomhedsgrundlaget Psykiatrien i Bevægelse og knyttes her sammen med ledelsesgrundlaget, der ligger i en naturlig forlængelse heraf og giver et samlet overblik over, hvad ledelse er i Psykiatrien i Region Syddanmark. Ledelse sker i mange sammenhænge og med mange deltagere. Ledelse handler om normer, værdier og relationer og om processer. Ledelse i Psykiatrien i Region Syddanmark defineres af en række ydre og indre vilkår fx lovgivning og af egne mål og visioner for, hvad ledelse er. Ledelsesgrundlaget og strukturen danner, sammen med de overordnede værdier, fundamentet for den måde, vi arbejder på. Ledelse er en central forudsætning for at understøtte og udvikle medarbejdere og den fælles kerneopgave, så Psykiatrien i Region Syddanmark samlet set lever op til sygehusets mission: Psykiatrien i Region Syddanmark udreder og behandler mennesker med psykisk sygdom med det formål, at de bliver raske eller så velfungerende, at de kan leve deres liv og tage del i samfundet.

6 Den vigtigste opgave er at sikre, at borgere i Region Syddanmark får den rigtige hjælp, det rigtige sted på det rigtige tidspunkt. Sygehuset skal tage sig af de mest syge og i kraft af specialviden og faglige kompetencer gå forrest i arbejdet med at sikre et velfungerende samarbejde med patienter og pårørende på tværs af sektorer. Sygehuset skal indrettes, så det fysisk, organisatorisk og fagligt har det bedste udgangspunkt for at udfylde denne rolle. Ledelsesgrundlaget er et element heri. Ledelse er en selvstændig disciplin og godt lederskab er fundamentet for, at medarbejderne kan se mening med og mulighed for at være med til at opfylde sygehusets mission. Ledelse er også grundlaget for at levere service og høj faglig kvalitet til patienter og pårørende samt for at sikre udvikling og effektivitet i sygehusets drift. Ledelsesgrundlaget er retningsgivende i forhold til ledelse på alle niveauer i sygehuset. Ledelsesgrundlaget er struktureret og opbygget med en beskrivelse af de ydre og indre vilkår, selve ledelsesgrundlaget og ledelsesstrukturen.

7 YDRE VILKÅR for ledelse i Psykiatrien i Region Syddanmark De ydre vilkår omfatter love, aftaler og politikker på nationalt og regionalt niveau. Sondringen mellem det regionale ansvar for behandlingspsykiatrien og det kommunale ansvar for sociale tilbud og støtte er endvidere et vilkår. Samarbejdet omkring patienter og pårørende samordnes via sundhedsaftalerne mellem de 22 kommuner og Region Syddanmark. Sundhedsloven og Psykiatriloven Sundhedsloven regulerer indsatsen i sundhedsvæsenet og fastsætter krav, der skal sikre respekt for det enkelte menneske, dets integritet og selvbestemmelse samt opfylde behovet for: Let og lige adgang til sundhedsvæsenet Udredning og behandling af høj kvalitet Sammenhæng mellem ydelserne Valgfrihed Let adgang til information Et gennemsigtigt sundhedsvæsen Kort ventetid til udredning og behandling. For psykiatriens vedkommende gælder også særlige bestemmelser, som er fastlagt i psykiatriloven i forhold til frihedsberøvelse og anvendelse af tvangsforanstaltninger i behandlingen af psykisk syge. Beføjelser som stiller krav om en særlig bevågenhed også ledelsesmæssigt. På regionalt niveau er regionsrådet øverste myndighed og ansvarligt for, at sundhedsvæsenet tilbyder en patientrettet indsats vedrørende forebyggelse, sundhedsfremme og behandling. Region Syddanmark skal endvidere i samarbejde og dialog med øvrige interessenter sikre en stadig udvikling af kvaliteten og en effektiv ressourceudnyttelse i sundhedsvæsenet gennem uddannelse, forskning, planlægning og samarbejde. Den syddanske psykiatriplan er et element heri. Medarbejderindflydelse Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse danner sammen med særligt aftalte spilleregler i Region Syddanmark den lokale aftale, som er den overordnede ramme for medindflydelses-, medbestemmelses- og arbejdsmiljøarbejdet i sygehuset. Rammeaftalen danner en del af grundlaget for Region Syddanmarks personalepolitik. Lokalaftalen skal skabe grundlag for kontinuerlig udvikling af samarbejdet

8 mellem ledelse og medarbejdere samt sikre, at alle medarbejdere har ret til medindflydelse og medbestemmelse. Ledelsen er forpligtiget til at informere om væsentlige ledelsesbeslutninger og andre forhold, der har betydning for arbejds- og personaleforhold. Ledelsen er ligeledes forpligtiget til at inddrage medarbejderne ved fastlæggelse af retningslinjer i relation til arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Det konkrete arbejde foregår primært i det daglige samarbejde mellem ledelse og tillidsrepræsentanter og gennem det fælles medarbejderudvalg, lokale medarbejderudvalg og arbejdsmiljøorganisationen.

9 INDRE VILKÅR for ledelse i Psykiatrien i Region Syddanmark Psykiatriplanen Den syddanske psykiatriplan fastlægger på overordnet niveau det faglige indhold i, antallet og placering af afdelinger og funktioner i Psykiatrien i Region Syddanmark. Samarbejde med kommuner, praksissektor og det øvrige sundhedsvæsen skal sikre gode og sammenhængende patientforløb. Samtidig skal der til stadighed arbejdes på at udvikle sygehuset som en attraktiv arbejdsplads blandt andet ved fokus på forskning, udvikling og uddannelse. Til at konkretisere og operationalisere psykiatriplanens intentioner er der udarbejdet et koncept for ambulant psykiatri, et koncept for døgnpsykiatri, et koncept for oligofrenipsykiatri og et koncept for akutpsykiatri. Disse er retningsgivende for tilrettelæggelsen af indsatsen i Psykiatrien i Region Syddanmark. Virksomhedsgrundlag Psykiatrien i bevægelse Virksomhedsgrundlaget fastlægger de overordnede rammer indenfor hvilke god ledelse defineres. Der er formuleret vision, mission og værdier samt udarbejdet en strategi for sygehuset. Mission Psykiatrien i Region Syddanmark udreder og behandler mennesker med psykisk sygdom med det formål, at de bliver raske eller så velfungerende, at de kan leve deres liv og tage del i samfundet. Vision Patienter og pårørende oplever, at Psykiatrien i Region Syddanmark sikrer kvalitet i tilbuddene, sammenhæng i udredning og behandling, tilgængelighed samt effektivitet. Sygehusets medarbejdere og ledere er veluddannede. Udvikling og forskning er en vigtig del af hverdagen. Høj faglighed, trivsel og det gode arbejdsmiljø prioriteres. Som stor regional uddannelsesinstitution er sygehuset med til at uddanne studerende og elever inden for alle relevante faggrupper og specialer. Åbenhed og dialog er omdrejningspunkt for mødet mellem sygehuset og

10 patienter og pårørende. Sygehuset inddrager og samarbejder med patienter og pårørende og med andre, der spiller en vigtig rolle for recovery og helbredelse (fx kommuner, egen læge og andre sygehuse). Akut syge patienter bliver mødt i en akutmodtagelse med fokus på psykisk og somatisk sygdom. Sygehuset tilbyder udredning og behandling inden for rammerne af de til enhver tid gældende garantier. Medarbejdere og ledere forebygger brug af tvang og har halveret brugen af tvang i 2018. Sygehuset behandler 90 procent af patienterne ambulant, og sikrer, at der er døgnbehandling og en seng til alle patienter, der har brug for det. Både ambulant behandling og døgnbehandling sker i tidssvarende fysiske rammer. Telepsykiatri og digital kommunikation og information er velfungerende tilbud til patienter og pårørende. Værdier De fælles nationale værdier for psykiatri (respekt, faglighed og ansvar) samt Region Syddanmarks borgerrettede og medarbejderrettede værdier er fundament for sygehusets virke. Værdierne danner også sammen med sygehusets politikker, retningslinjer og instrukser grundlaget for ledelse i sygehuset og for, hvordan ledere og medarbejdere kan skabe mening og forpligtigelse i organisationen. Medarbejdere og ledere viser RESPEKT for patienter og pårørende ved at være i dialog og ved at inddrage patienter og pårørende i behandlingen. Medarbejdere og ledere vægter ordentlighed i ord og handling og har fokus på, at der er RUM TIL FORNYELSE OG BEGEJSTRING, så alle er med til at skabe vækst i FAGLIGHED. Medarbejdere og ledere lader sig inspirere og udvikle af samarbejdet med patienter og pårørende. Medarbejdere og ledere deler viden, tager udfordringer, faldgruber og fejl op og arbejder på at sikre, at rammer, ressourcer og motivation er på plads. Hver eneste patient og pårørende mærker, at medarbejdere og ledere tager ANSVAR. Medarbejdere og ledere sikrer sammenhængende forløb og gode løsninger i hverdagen. Ansvaret gælder også kollegernes og egen trivsel.

11 LEDELSESGRUNDLAG Ledelse handler om at lede andre. Ledelse er at træffe beslutninger, sætte retning, opstille klare og tydelige mål og følge op. Ledelse er at vise tillid og loyalitet. Ledelse er at skabe resultater sammen med medarbejderne og skabe rammer for udvikling af selvledelse. Ledelse er at anvende de tildelte ressourcer optimalt samt at udvikle og tage initiativer. Alt sammen med det mål at give den bedste behandling til borgere med psykisk sygdom. Ledelse er at vise respekt for patienter, pårørende og medarbejdere ved i samarbejde at planlægge og tilrettelægge behandlingen. Respekt er at udstikke klare mål og følge op, vise ordentlighed, tydelighed, vilje og evne til at lytte, anerkende og samarbejde. Ledelse er at sætte fagligheden i højsædet ved at skabe rum til fornyelse og begejstring. Faglighed forstået som at sætte mål for den faglige indsats og drage læring. Faglighed som at sikre sammenhæng i indsatsen og fokusere på patienter og pårørende. Ledelse er at tage ansvar for, at rammer, ressourcer og motivation er på plads. Ansvar er at sikre, at opgaver og kompetencer følges ad, og at der er klare og korte kommunikationsveje. Ansvar er at tage vare på det fælles arbejdsmiljø. Ledelsesstrukturen i Psykiatrien i Region Syddanmark Psykiatrien i Region Syddanmark består af psykiatriske afdelinger, børneog ungdomspsykiatriske afdelinger, Afdeling for Traume- og Torturoverlevere, PsykInfo, Telepsykiatrisk Center, Service og Administrationen. En klinisk afdeling er som udgangspunkt organiseret, så der er ambulante funktioner, døgnpsykiatri og akuttilbud. Ledelsesorganisationen er det fundament, hvorpå sygehuset skal udvikle den faglige indsats overfor patienterne. Ledelsesstrukturen afspejler de formelle ledelsesniveauer, som i et forpligtende samarbejde med den faglige struktur, skal sikre den bedst mulige udredning, behandling samt sammenhæng i forløbene for patienterne. Ledelsesstrukturen består af tre formelle ledelsesniveauer sygehusledelse, afdelingsledelse og funktionsledelse, suppleret med en tværgående faglig struktur, som skitseret nedenfor.

12 Sygehusledelse Afdelingsledelse Funktionsleder og overlæge Funktionsleder Specialeansvarlig overlæge Maxigrupper Ambulant, døgn og akut Øvrige Ledelse af sygehuset Sygehuset ledes af en sygehusledelse bestående af en administrerende sygehusdirektør, en lægefaglig og en sygeplejefaglig direktør. Sygehusledelsen har ansvaret for den overordnede ledelse af sygehuset under respekt for de udmeldte rammer og beslutninger. Sygehusledelsen refererer til regionsdirektøren, som repræsenterer Region Syddanmarks direktion. Ledelse af afdelinger De psykiatriske og de børne- og ungdomspsykiatriske afdelinger ledes af en afdelingsledelse, der refererer til sygehusledelsen. Afdelingsledelsen har fælles ledelse i betydningen, at den enkeltes handlinger og beslutninger sker på vegne af afdelingsledelsen, og det enkelte medlem er overordnet leder for alle medarbejdere i afdelingen. Afdeling for Traume- og Torturoverlevere, PsykInfo, Telepsykiatrisk Center, Service og Administrationen ledes af en afdelingschef, som har det samlede ledelsesansvar for afdelingen. Denne refererer til sygehusledelsen. Sygehusledelse og afdelingsledelser leder blandt andet gennem uddelegering af opgaver og kompetencer til andre ledelsespersoner fx overlæger, funktionsledere og medarbejdere med særlige opgaver.

13 For at sikre at korrekt faglig behandling går hånd i hånd med en hensigtsmæssig anvendelse af afdelingens ressourcer skal afdelingsledelsen til stadighed sikre, at det gensidige forpligtende samarbejde mellem de forskellige ledere i afdelingen fungerer smidigt og effektivt. Afdelingens underordnede ledere har et fælles ansvar for at koordinere og tilrettelægge indsatsen overfor patienterne under hensyntagen til afdelingens økonomi og drift samt patientsikkerhed og kvalitet. De har tillige et ansvar for, at medarbejderne er korrekt instruerede og at instrukser er ajourførte. Ledelse af funktioner Funktionsledelse etableres, hvor driftsgrundlaget under hensyntagen til behandlingstilbuddet, funktionens størrelse, geografiske placering eller organisering gør det nødvendigt. En funktion kan være et døgnafsnit, en lokalpsykiatri. En funktionsleder defineres som én leder med personaleansvar. Funktionslederen varetager den daglige ledelse af alle ikke-lægefaglige medarbejdere i en funktion. Funktionslederen refererer til afdelingsledelsen. Funktionslederen har, indenfor de rammer som er udstukket af afdelingsledelsen, ansvaret for, at den daglige drift finder sted under hensyntagen til gældende regler, bestemmelser og instrukser. Funktionslederen har ansvaret for at planlægge ressourceforbrug i funktionen hensigtsmæssigt via delegation fra afdelingsledelsen. Funktionslederen er ansvarlig for de ledelsesmæssige opgaver i funktionen fx at holde medarbejderudviklingssamtaler. Faglig ledelse og ansvar for særlige opgaver Sygehusets overlæger har en væsentlig lederrolle i sygehuset. Overlægerne leder og organiserer det konkrete patientforløb og den konkrete udrednings- og behandlingsindsats. Det faglige og kliniske ledelsesansvar og virke i forbindelse med patientbehandlingen skal ske indenfor de rammer, der er udstukket af afdelingsledelsen og i overensstemmelse med sygehusets instrukser og virksomhedsgrundlag. Afdelingsledelsen kan udover at lede gennem funktionsledere og overlæger lede ved at uddelegere særlige opgaver og kompetencer fx vedrørende uddannelse- og vejledning, kvalitet- og udvikling, fagområder samt forskning og projekter. Overlæger og andre medarbejdere med særlige opgaver har et afgørende medansvar for sygehusets udvikling og drift og skal i det daglige arbejde

14 indgå i et tæt og forpligtende tværfagligt ledelsessamarbejde med funktionslederne for i fællesskab og sammen med afdelingsledelsen at nå sygehusets mål. Den faglige struktur Fagområder Faglig bevågenhed på enkelt funktioner og områder sikres gennem etablering af fagområder i Sundhedsstyrelsens terminologi. Afdelingerne organiseres i et antal fagområder, typisk mellem tre og seks afhængig af afdelingens størrelse og forpligtigelser, herunder specialfunktioner. Et eksempel på et fagområde er psykoser, ældrepsykiatri eller spiseforstyrrelser. Et fagområde omfatter såvel den ambulante indsats som indsatsen under indlæggelse. Fagområderne for hver afdeling fastlægges af sygehusledelsen i dialog med afdelingsledelsen. Et fagområde kan etableres indenfor én afdeling eller på tværs af afdelingerne, hvor funktionens størrelse og kompleksitet tilsiger dette. Specialeansvarlig overlæge Som faglig ansvarlig for et fagområde udpeges en specialeansvarlig overlæge. Ansvaret omfatter hele området hvad enten det er etableret indenfor én afdeling eller på tværs af kliniske afdelinger. Den specialeansvarlige overlæge skal sikre den faglige kvalitet og udvikling inden for et eller flere fagområder (herunder udarbejdelse af kliniske retningslinjer og instrukser indenfor området) og løbende medvirke til uddannelse og opdatering af kollegaer fra alle faggrupper. Ansvaret for godkendelse og implementering påhviler afdelingsledelsen. Den specialeansvarlige overlæge er specialeansvarlig i relation til eventuelle specialfunktioner indenfor området. Den specialeansvarlige overlæge indgår i et forpligtende samarbejde med funktionsledere og overlæger omkring driften og udviklingen af fagområdet.

15 Matrixgrupper Børne- og ungdomspsykiatrien organiseres i matrixgrupper på tværs af de børne- og ungdomspsykiatriske afdelinger. Matrixgrupperne erstatter rollen som specialeansvarlig overlæge. Matrixgrupperne arbejder med indhold og udvikling af den faglige kvalitet i specialet, herunder udarbejdelse af kliniske retningslinjer og instrukser indenfor fagområdet. Eksempler på matrixgrupper er neuropsykiatri, spiseforstyrrelser, affektive lidelser og psykoser. Matrixgrupperne skal tilgodese specialisering i diagnoser og alder. Ansvar og kompetence Ledelse i Psykiatrien i Region Syddanmark indebærer ansvar og kompetence afstemt efter ledelsesopgaven på det konkrete ledelsesniveau. Ansvar er både ret og pligt til at udføre en opgave. Ansvar kan ikke delegeres. Den ansvarlige kan delegere opgaver og kompetence til medarbejdere, så disse får ret til beslutning og handling. Kompetence er ret til at varetage løsning af en opgave, selvom ansvaret ikke nødvendigvis er placeret samme sted. Afdelingsledelsen har det overordnede faglige og ledelsesmæssige ansvar for patientbehandlingen. Afdelingsledelsen har ligeledes et ansvarsforhold i forlængelse af autorisationslovenes bestemmelser. Delegation af forbeholdt sundhedsfaglig virksomhed (recepter og attester) påhviler den ledende overlæge i henhold til bekendtgørelse 1219 af den 1/12-2009. Ansvar og kompetencer til at foretage økonomiske dispositioner fastlægges i Regler for Økonomstyring og registreringspraksis i Region Syddanmark. Sygehusets udmøntning af regelsættet fremgår af Psykiatriens Ledelsestilsyn.

PATIENTEN I CENTRUM KVALITET SAMMENHÆNG TILGÆNGELIGHED EFFEKTIVITET

18 BESLUTNINGS- OG MØDESTRUKTUR Ledelse af psykiatrisygehuset kædes sammen via møder og samarbejds- og ledelsesfora. Ledelsesmæssige beslutninger træffes gennem disse fora. De overordnede møde- og beslutningsstrukturer er med til at gøre beslutningsprocesserne i sygehuset effektive, involverende og tydelige. Der er følgende overordnede mødefora: Sygehusniveau Sygehusledelsesmøder Sygehusledelsesmøder er besluttende møder om strategiske, overordnede og konkrete forhold vedrørende varetagelse af sygehusets drift. Møderne holdes som udgangspunkt én gang om ugen. Deltagerne er sygehusledelsen og den administrative ledergruppe. Referat fra sygehusledelsesmødet foreligger to dage efter mødet. Referatet lægges på intranettet. Møder mellem sygehusledelsen og afdelingsledelserne Sygehusledelsen og afdelingsledelserne mødes en gang om måneden. Ledermødet er et besluttende mødeforum, hvor strategiske, generelle og konkrete sager af principiel eller konkret betydning for de ledelsesmæssige eller tværgående forhold i psykiatrisygehuset drøftes. Administrationens ledergruppe deltager i møderne. En gang om året holdes ledermødet i seminarform, primært med fokus på tematiseret drøftelse. Referat fra ledermødet foreligger senest en uge efter mødet. Referatet lægges på intranettet. Herudover mødes sygehusledelsen to gange årligt med den enkelte afdelingsledelse (bilaterale møder). Møderne vedrører primært økonomi, aktivitet og kvalitet samt afdelingernes udfordringer og ledelsessparring. En gang om året holdes en temadag for sygehusets funktionsledere, overlæger, afdelingsledelser og sygehusledelse.

19 Ud over de systematiske møder deltager sygehusledelsen i møder med afdelingsledelsen efter behov. Initiativ herfra kan komme fra begge parter. Udover de formelle ledelsesfora har sygehusledelsen etableret en række rådgivende udvalg og fora der, via involvering af sygehuses afdelingsledelser, medarbejdere og andre relevante ressourcepersoner, skal være med til at kvalificere sygehusledelsens beslutningsgrundlag. Hvert udvalg/mødefora arbejder på en delegeret beføjelse, som fremgår af udvalgtes kommissorium. Referater foreligger i henhold til det i kommissoriet foreskrevne. Sygehuset har følgende råd, udvalg og mødefora Psykiatriens Kvalitetsråd Oversygeplejerskegruppe FMU fælles medarbejderudvalg Arbejdsmiljøudvalg Beredskabsudvalg Videns- og Kompetenceudviklingsrådet Forskningsstrategiråd Psykiatriens Lægemiddelkomite Det lokale lægelige videreuddannelsesråd Lægefagligt specialeråd psykiatri Lægefagligt specialeråd børne- og ungdomspsykiatri Klinisk Etisk Komite Afdelingsniveau Hver afdelingsledelse holder løbende møder om ledelses- og driftsmæssige forhold. Den enkelte afdelingsledelse tilrettelægger mødekadence og struktur. Referater lægges på intranettet.

22 SÅDAN BRUGES LEDELSESGRUNDLAGET Ledelsesgrundlaget er grundlag for ledelse i det daglige og er referenceramme i situationer eller ved drøftelser, hvor ledelse er på dagsordenen, både formelt og uformelt. Det kan være i forbindelse med rekruttering af nye ledere, omlægninger og sammenlægninger af afdelinger og funktioner.

PSYKIATRIEN I REGION SYDDANMARK Teglgårdsparken 26 5500 Middelfart GRAFISK DESIGN : P19 TRYK : CLAUSENGRAFISK