Mødereferat Den 6. marts 2013 Planlægning og Byggeri Teknik og Miljø Aarhus Kommune Styringsdialog 2012, ALBOA, Almennyttig Boligorganisation Aarhus Mødedato: 24. november 2012 Mødetid: 10.00 Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligforeningen: Direktør John Jensen Afdelingschef Peter Hebroe Forretningsfører Kjeld Jespersen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Camilla Maria Nielsen Claus Michael Krogh Claus Bo Jensen Støttet Byggeri Kalkværksvej 10 8100 Aarhus C Sagsnr.: POB/12/01576-016 Journalnr.: 03.11.02S55 Sagsbeh.: Claus Bo Jensen Telefon: 8940 2740 Direkte: 8940 2741 Telefax: 8940 2508 E-post: almentbyggeri@mtm.aarhus.dk Direkte: cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Ledelse og beboerdemokrati 4. Udlejning/beboersammensætning 5. Afdelinger 6. Evt. aftale
1. Baggrund I 2012 er der for andet år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2012 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Den årlige redegørelse vil være et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. Pr. 1. januar 2011 er Boligforeningen BO&LIV, Viby Andelsboligforening og Højbjerg Andelsboligforening fusioneret til én ny boligorganisation: ALBOA, Almen boligorganisation Aarhus. Udover årsregnskab 2011, revisionsprotokollat, spørgeskema, beretning og er udleveret hæfte Diverse politikker 2012, et oplæg til udarbejdelse af forretningsgange og en samlet oversigt over afdelingernes henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Der var ikke fra ALBOA s side ytret ønske om drøftelse af særlige emner på mødet. Mødet tog derfor udgangspunkt i styringsmålsætningerne i almenboligloven. Det var anført i styringsrapporterne, at der ikke var behov for aftaler med kommunen om boligorganisationens realisering af styringsmålsætningerne. I det følgende er redegjort for de punkter, der blev drøftet. 2. Økonomi, drift og administration Dispostionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Årsregnskab 2011 Årsregnskab 2010 Dispositionsfond (disponibel) kr. pr. lejemål 5.215 4.705 Arbejdskapital (disponibel) kr. pr. lejemål 1.509 3.200 Egenkapital kr. pr. lejemål 16.825 14.715 Egenkapitalens likvide del i årsregnskab 2011 overstiger marginalt benchmark i styringsrapporten. Egenkapitalens samlede størrelse ligger indenfor normalområdet for de øvrige Aarhusianske boligforeninger. Hovedparten af boligforeningerne i Aarhus ligger mellem 10 og 20.000 kr. pr. lejemålsenhed. Side 2 af 7
Tilgangen til arbejdskapitalen i årets løb skyldes boligorganisationens overskud i 2011 (2,3 mio. kr.). Størrelsen på arbejdskapitalens likvide del skal ses i lyset af de ca. 13 mio. kr., der aktuelt er bundet til nybyggeri og projekter. Beløbet tilbageføres arbejdskapitalens likvide del når endelig finansiering eller kassekredit er etableret. Boligorganisationen har et mål om, at arbejdskapitalens likvide del som minimum skal udgøre 3.200 kr. pr. lejemålsenhed. Når målet er nået vil der være mulighed for at yde tilskud til begrænsning af administrationsbidrag eller tilskud til enkelte afdelinger. Der har i 2011 været en tilgang på dispositionsfonden på 13,5 mio. kr. Dette skyldes, at afgangen på dispositionsfonden har været forholdsvis lille. Samtidig er tilgangen i form af udamortiserede lån stadigt stigende. I 2011 er der af dispositionsfonden ydet tilskud til afdelingerne på samlet 2,6 mio. kr. I ALBOA har man et mål om, at der minimum skal henstå 3.500 kr. pr. lejemålsenhed (2011-niveau) i likvide midler i dispositionsfonden. Som det fremgår ovenfor er målet realiseret. Der lægges vægt på, at dispositionsfondens likvide del har en størrelse, der muliggør tilskud til pludseligt opståede problemer. Der er et ønske om at dispositionsfonden skal bruges aktivt for beboerne. Repræsentantskabet har den 30. november 2011 fastlagt overordnede politikker for bevilling af lån/tilskud fra dispositionsfonden. Der tilstræbes en aktiv politik for anvendelse af dispositionsfonden til sikring af: tidssvarende boliger et fornuftigt huslejeniveau dækning af pludselig opståede udgifter Forrentningen af midler i fællesforvaltning har i regnskabsåret været på 4,6%, hvilket er mere end budgetteret. Derfor har langt hovedparten af afdelingerne overskud i 2011. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Årsregnskab 2011 Administrationsbidrag kr. pr. lejemål 3.855 Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål 3.843 Nettoadministrationsudgiften svarer til benchmark og det gennemsnitlige niveau i Aarhus. Udgiftsniveauet afspejler, alt andet lige, det serviceniveau man ønsker i boligorganisationen. Side 3 af 7
De realiserede nettoadministrationsudgifter svarer stort set til administrationsbidragene. Administrationsbidraget for 2012 er reduceret i forhold til 2011-niveauet. Ifølge budget 2012 er administrationsbidraget fastlagt til 3.785 kr. Administrationsbidraget i 2013 og 2014 fastlagt til hhv. 3.850 kr. og 3.940 kr. Boligorganisationen er opmærksom på, at principperne om kostægte budgettering kan afføde et behov for et tilskud fra egenkapitalen eller via driften (konto 531) i tilfælde, at nettoadministrationsudgifterne overstiger de administrationsbidrag, der er stillet i udsigt og som forventes realiseret de kommende år. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Der arbejdes generelt med drifts- og vedligeholdelsesplaner efter princippet om levetidshenlæggelser, dvs. rullende planer, der rækker ud over 20 år. Boligforeningen vægter betydningen af, at henlæggelserne inflationssikres således, at købekraften af de indestående henlæggelser er intakte når udgifterne bliver en realitet. Det oplystes på mødet, at købekraften af indestående henlæggelser sikres ved regulering af de årlige henlæggelser. Ifølge oplysningsskemaerne har alle afdelingerne efter boligorganisationens vurdering tilfredsstillende vedligeholdelsesmæssige tilstand. Det fremgår af spørgeskemaet (bilag til regnskabet), at der i nogle afdelinger er utilstrækkelige henlæggelser til planlagt vedligeholdelse. Det angives ikke hvilke afdelinger, der ikke har fuldt finansierede vedligeholdelsesplaner, revisor anfører intet herom i protokollat. Er der ikke tilstrækkelige henlæggelser er konsekvensen, at finansieringen af kommende planlagte vedligeholdelsesarbejder må ske på anden vis. Boligforeningen oplyste, at der i de nye boligafdelinger henlægges der fra dag 1 ud fra langtidsbudgettet. Der skulle derfor gerne skulle være tilstrækkeligt med henlæggelser til at dække udskiftningsudgiften i disse afdelinger. Boligforeningen vurderede, at manglende henlæggelser primært er et problem i afdelinger opført før 1986. På mødet fremlagdes en langsigtet genoprettelsesplan (henlæggelser) for afdeling 3, der pr. ultimo 2011 har en saldo på henlæggelser på 111 kr. pr. m 2. De årlige henlæggelser til planlagt vedligeholdelse andrager ifølge oplysningsskemaet for afdeling 3, 60,67 kr. pr. m 2. Genoprettelsesplanen for afd. 3, der i en indkøringsperiode påtænkes delvist finansieret via dispositionsfonden indebærer, at henlæggelser til planlagt vedligeholdelse stiger med 50.000 kr. om året til 2022 og fra dette tidspunkt andrager 113 kr. pr. m2. Genoprettelsesplanen tjener alene til at hæve niveauet for de årlige henlæggelser til normalniveauet for ALBOA`s andre boligafdelinger i samme alderskategori. Side 4 af 7
Det var kommunens umiddelbare opfattelse, at planen var mindre ambitiøs mht. indfasningsperiodens længde (10 år) og slutniveau samt upræcis mht. hvilket års priser, der er tale om. Et betydeligt efterslæb pga. manglende henlæggelser i fortiden kan ikke i alle tilfælde forventes fuldt indhentet ved lejestigninger. Det vil være problematisk i forhold til nuværende lejere, der vil opleve markante lejeforhøjelser. Modsat kan det ikke forsvares, at afdelinger med ufinansierede vedligeholdelsesplaner kun betaler måske halvdelen (kr. pr. m 2 ) af normale henlæggelser. Det vil svare til at pålægge fremtidens lejere den byrde, der burde have været løftet af tidligere og nuværende lejere. Der blev på mødet udleveret en oversigt, hvorefter 17 afdelinger betaler mindre end 100 kr. pr, m 2 i årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Det fremgår ikke af materialet hvor mange af disse, der ikke har fuldt finansierede vedligeholdelsesplaner. Kommunen vil tage generelle initiativer i forhold de ufinansierede vedligeholdelsesplaner. Forvaltningsrevision Opdatering af forretningsgangsbeskrivelser er igangsat i forbindelse med fusionen. Der er i forbindelse med dialogen udleveret et oplæg, dateret 16. november 2012, der vedrører udarbejdelsen af forretningsgangsbeskrivelser. Årsregnskab 2011 Årsregnskabet er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati Boligorganisationen vægter at fastholde og udbygge det i forvejen velfungerende beboerdemokrati. Næsten alle afdelinger har ifølge oplysningsskemaerne en afdelingsbestyrelse. Der er 6 afdelinger, der aktuelt ikke har afdelingsbestyrelse (heraf en privat udlejningsejendom). Beboerdemokratiet er af boligforeningen vurderet til at være velfungerende i samtlige afdelinger. Der er store udsving i deltagelsen i afdelingsmøderne. Der foreligger omfattende statistisk materiale på mødedeltagelsen i de enkelte afdelinger. Der er truffet beslutning om at afholde udgifter til efteruddannelse af dispositionsfonden for at udvikle og fastholde et velfungerende beboerdemokrati. Der er i den forbindelse Side 5 af 7
nedsat et udvalg til at behandle ansøgninger om tilskud. Der er afsat 100.000 kr. årligt til formålet. 4. Udlejning/beboersammensætning Hverken lejeledighed eller fraflytningsprocent (jf. styringsrapport) gav anledning til bemærkninger. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at samtlige afdelinger er socialt velfungerende i ret høj grad. Der har tilsyneladende været fejl i Indikator for beboersammensætningen eftersom punktet ikke er udfyldt for de enkelte afdelinger i oplysningsskemaerne. Boligforeningen oplyste, at der selvsagt er tendenser i beboersammensætningen i forskellige områder, som hele tiden nødvendiggør analyse og konkret stillingtagen. Der ses dog aktuelt ikke nye problemområder, der ikke allerede er omfattet af igangværende initiativer. 5. Afdelinger Generelt set har bygningerne i samtlige afdelinger ifølge oplysningsskemaerne en tilfredsstillende vedligeholdelsestilstand. Afd. 23 og 25 (Rundhøj I og II) er omfattet af igangværende boligsociale tiltag. Landsbyggefonden har meddelt afslag på ansøgning om boligsociale tiltag i Rundhøjområdet. Kommunen og boligforeningen har i stedet indledt samarbejde om området. Der er derudover en række renoveringsansøgninger på vej til Landsbyggefonden 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation I Aarhus kommune er der over årene etableret forskellige fora for koordinering og samarbejder mellem kommune og boligforeningerne. Dette arbejde fortsætter ufortrødent og vil naturligt begrænse behovet for konkrete aftaler med kommune og boligorganisation i styringsdialogmæssig sammenhæng. Dialogen har ikke afdækket umiddelbare behov for indgåelse af (yderligere) aftaler. Kommunen påtænker snarlige initiativer overfor boligforeningerne i anledning af, at problemer med ufinansierede vedligeholdelsesplaner tilsyneladende er ret udbredte i Aarhus. Side 6 af 7