Principper for økonomistyring 1
Indhold 1. Generelt... 4 Lovgrundlag... 4 Formål... 4 Uddybende bilag... 4 Gyldighedsområde... 4 2. Ajourføring... 5 3. Styreform... 6 Generelt... 6 De politiske rammer... 6 Den administrative styring i Faxe kommune.... 6 4. Ansvar og roller... 7 Generelle principper... 7 5. Budget og budgetprocedure... 8 Generelle principper... 8 Bevillingsniveau... 8 Anlægsbevillinger... 8 Det enkelte års budgetprocedure... 8 6. Budgetopfølgning... 9 Samlet budgetopfølgning... 9 Løbende budgetopfølgning... 9 Støttefunktioner... 9 Budgetoverførsel mellem årene... 9 7. Regnskabsaflæggelse... 10 Generelt... 10 Kommunens årsberetning... 10 Anlægsregnskaber... 10 Andre regnskaber... 10 Anlægsaktiver... 10 8. Bogføringsprocessen... 11 Generelt... 11 Bogføringsgrundlag... 11 9. Finansiel styring og betalingsformidling... 12 Generelt... 12 Betalingsformidling... 12 Garantier... 12 Transporter... 12 Værdipost... 12 Kassefunktioner... 13 Anvendelse af betalingskort... 13 Nemkonto... 13 Debitorpleje... 13 Mellemregningsforhold... 13 10. Indgåelse af aftaler i Faxe kommune... 14 11. Controlling... 15 12. Anvendelse af it-systemer... 16 Kvalitetskontroller... 16 2
Kvalitetskontroller... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Personer, som kan være særligt udsatte for kritik... 16 Kontroller mod svig... 16 13. Andre områder... 18 Sikring af kommunens aktiver... 18 Sikring af værdier tilhørende andre... 18 Køb af varer og tjenesteydelser... 18 Forsikring af værdier... 19 3
1. Generelt Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Faxe Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Principperne er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7 om, at "Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft." Principperne beskriver også grundlaget for økonomiudvalgets ansvar for indsigt i kommunens økonomiske forhold jf. styrelseslov og styrelsesvedtægt. Formål Formålet med principperne er at sikre: opfyldelse af den økonomiske politik og de økonomiske mål klarhed om principper, procedurer og opgaver i økonomistyringen klarhed om budgetansvar og ledelsesansvar en korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko Uddybende bilag Principperne beskriver primært de overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper med henblik på økonomistyring. Det suppleres af uddybende bilag m.m., som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan principperne udmøntes i praksis. Gyldighedsområde Principperne er gyldige for hele kommunens virksomhed. Såfremt kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsmæssige opgaver for selvstændige virksomheder, herunder selvejende institutioner, fælleskommunale selskaber m.v., skal det fremgå af aftalegrundlaget med disse, i hvilket omfang principperne også gælder disse. Direktøren med ansvar for økonomi skal sikre, at de relevante betingelser i indarbejdes i aftalegrundlaget. 4
2. Ajourføring Centerchefen for økonomi og HR er ansvarlig for at vedligeholde principperne og fremsætte forslag til ændringer heri. Redaktionelle ændringer, som ikke ændrer de grundlæggende principper, kan foretages af direktøren med ansvar for Økonomi. Tilsvarende gælder ændringer affødt af byrådsbeslutninger o.a., hvor der også foretages konsekvensrettelser. Bilag, som omfatter områder, der kræver politisk behandling, skal godkendes af Økonomiudvalget I øvrige tilfælde skal ændringer i bilag til principperne alene godkendes af direktøren med ansvar for Økonomi. Kommunens revision underrettes om alle ændringer af principperne samt bilag hertil. 5
3. Styreform Generelt Faxe Kommune har valgt en styringsmodel baseret på Vi er en politisk ledet organisation Vi er én virksomhed Vi har aftalt styring ud fra princippet central styring og decentral ledelse Vi styrer på aftalte mål rammer og på resultater Vi dokumenterer, evaluerer og synliggør vore initiativer og resultater (link til ledelsesgrundlag) De politiske rammer Byråd og udvalg udstikker de overordnede mål, de økonomiske rammer og de generelle prioriteringer. Den overordnede vision og strategi for kommunens udvikling er formuleret i politiske målsætninger, som fremgår af byrådets planstrategi. Ud over planstrategien kan byrådets fastlægge mål og politikker i diverse politikker, planer og grundlag mv. Byrådet fastsætter de overordnede rammer for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og for den løbende planlægning og styring af kommunens økonomi. Det sker i Faxe kommunes økonomiske politik. Politikken indeholder samtidig en række konkrete flerårige pejlemærker for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og skaber dermed et konkret grundlag for den løbende planlægning og styringen af kommunens økonomi. Link til økonomisk politik I de enkelte års budget fastlægges de nærmere ressourcer, der er til rådighed for aktiviteterne på de forskellige områder. Byrådet fastlægger herunder hvilke aktiviteter, der skal op- eller nedprioriteres og hvor meget der skal investeres i nye faciliteter mv. Overholdelse af budgetterne sikres blandt andet via den løbende økonomistyring og budgetopfølgning. Den administrative styring i Faxe kommune. Kommunens ledelse har ansvaret for at sikre at de politiske mål og beslutninger omsættes i praksis, herunder ved at skabe rammerne for, at medarbejderne kan udnytte deres kompetencer og tage ansvar for målopfyldelsen. Styringsmodellen i Faxe bygger på central styring og decentral ledelse. Central styring, decentral ledelse indebærer på den ene side en helhedsorienteret politisk styring og på den anden side en høj grad af uddelegering af beslutningskompetence. Med centerstrukturen arbejdes med strategisk og tværgående ledelse fra direktionen, mens centercheferne er dedikerede til faglig drift og udvikling heraf. Faxe kommunes administrative organisation er en koncernmodel med en centerstruktur. Direktionens primære opgave er at varetage den samlede ledelse af organisationen. Centercheferne har den primære opgave at varetage det faglige, økonomiske og personalemæssige ansvar på sit område. 6
Hvert center kan have et antal institutionsledere/afdelingsledere. Deres primære ansvar er at sikre den daglige drift og personaleledelse, samt at fokusere på daglig ressourceprioritering. Der er etableret et dialogbaseret aftalesystem for at sikre at de overordnede politisk og administrative mål omsættes til konkrete initiativer og resultater gennem ledelseslagene, herunder at mål og rammer for de enkelte områder tydeliggøres. 4 Ansvar og roller Direktionen har det overordnede ansvar for at sikre en fornuftig styring af kommunens samlede økonomi, herunder for at sikre at der løbende følges op på det samlede budget og overholdelsen heraf. Direktionen skal ligeledes påse, at der er fastlagt de fornødne overordnede forretningsgange og procedurer for en hensigtsmæssig styring af økonomien samt at disse anvendes i praksis. Direktionen påser, at de enkelte centerområder udfører økonomiske ledelsestilsyn efter aftalte intervaller. Center for Økonomi og HR understøtter direktionen i ovenstående opgaver bl.a. ved at levere de nødvendige oversigter mv. og ved aktivt at gøre opmærksom på evt. problemer. Centerchefen Den enkelte centerchef har ansvaret for løbende at følge op på, at budgettet på den del af udvalgsområdet, som hører under centeret, holdes og udmøntes i henhold til de politiske beslutninger. Centerchefen har ansvaret for, at centerets budgetansvarlige personer, herunder institutionsledere mv., bidrager til budgetoverholdelse og efterlever gældende love, forretningsgange og procedurer. Det sker bl.a. gennem udførelse af ledelsestilsyn. Centerchefen har pligt til at søge bistand i Center for Økonomi & HR ved behov for analyser eller handlemuligheder, der kan sikre at budgettet overholdes. Tilsvarende er CØH forpligtiget til at yde den nødvendige bistand til centeret. Ligeledes har centerchefen ansvaret for at påse, at midlerne anvendes effektivt inden for de politisk besluttede rammer. Center for Økonomi og HR Center for Økonomi og HR har til opgave at sikre at de nødvendige systemer og procedurer for en effektiv økonomistyring er til stede og anvendes i organisationen. Centeret har ligeledes til opgave at udføre aktiv controlling i forhold til de øvrige centres økonomi og efterlevelse af regler og procedurer. Controllingopgaverne er nærmere beskrevet i bilag 11. Center for Økonomi og HR skal herunder aktivt følge op på budgetafvigelser i forhold til fagcenteret, samt gøre direktionen opmærksom på væsentlige afvigelser. Center for Økonomi og HR skal følge op på konstaterede fejl og uhensigtsmæssigheder med henblik på at disse forhold rettes op. Ved gentagne fejl og uhensigtsmæssigheder, skal centeret underrette direktionen herom. 7
5. Budget og budgetprocedure Generelle principper Det af byrådet godkendte budget definerer rammerne for næste års forvaltning, og bevillingerne skal overholdes, medmindre der jf. Styrelseslovens regler opstår særlige situationer. Inden for det enkelte udvalgsområde har fagudvalgene generelt kompetencen til at ændre på fordelingen af budgetbeløbene. Bevillingsniveau Bevillingsniveauet er udvalgsniveau. Det indebærer, at det enkelte fagudvalg har adgang til at foretage omfordelinger indenfor udvalgets samlede budget så længe budgettets materielle forudsætninger er overholdt. Der er dog enkelte områder, hvor der er ikke uden Byrådets godkendelse kan omplaceres inden for udvalgets ramme (Link til bilag 4.1 retningslinjer for at foretage budgetomfordelinger). Anlægsbevillinger Retningslinjerne for anlægsbevillinger fremgår af bilag om anlægsbevillinger (Bilag 4.3 Retningslinjer for anlægsbevillinger). Det enkelte års budgetprocedure Økonomiudvalget har ansvaret for, at der hvert år inden den 1. april udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure (budgetvejledning). Planen skal sikre, at budgetprocedure og budgetindhold respekterer såvel centrale myndighedskrav som kommunens egne behov. (link til seneste budgetvejledning) 8
6. Budgetopfølgning Samlet budgetopfølgning Tre gange årligt - pr. 31. marts, 31. maj og 31. august udarbejdes en samlet budgetopfølgning, som forelægges fagudvalgene. Bevillingsniveauet fremgår af de generelle bemærkninger, som godkendes sammen med budgetvedtagelsen. Budgetopfølgningen behandles efterfølgende i Økonomiudvalg og Byråd. Derudover kan det enkelte udvalg foretage en hyppigere opfølgning på udvalgte områder, ligesom økonomiudvalget kan initiere en hyppigere opfølgning på de enkelte udvalgsområder. Økonomiudvalget vurderer løbende, hvilke områder der kræver særlig bevågenhed. Løbende budgetopfølgning Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af de generelle politikker og målsætninger for hvert af kommunens indsats- og aktivitetsområder. Borgmesteren har bemyndiget kommunaldirektøren til - via direktørerne - at udpege de medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. En del af dette sker i praksis via aftalt styring. Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Dette skal blandt andet sikre den tætte sammenhæng mellem budgetansvaret og ansvaret for aftalen. Centerchefen for økonomi og HR er ansvarlig for at vedligeholde en oversigt over bevillinger og budgetansvarlige.. Hvis en budgetansvarlig kan forudse merudgifter, der ikke umiddelbart kan dækkes af mindreudgifter på andre delområder inden for vedkommendes område, er vedkommende forpligtiget til at forelægge en sag for fagudvalget med angivelse af forslag til imødegåelse af budgetproblemet. Det er ikke acceptabelt at afvente den næste, ordinære budgetopfølgning. Støttefunktioner Center for økonomi og HR stiller relevante rapporter eller udtræksværktøjer til rådighed og fungerer også som støttefunktion for de daglige budgetansvarlige. Budgetoverførsel mellem årene Reglerne for budgetoverførsler mellem årene fremgår af bilaget om budgetoverførsler. (link til bilag 5.4 Regler om budgetoverførsler mellem årene) Direktøren med ansvar for Økonomi har ansvaret for, at byrådet årligt forelægges en oversigt over det opsamlede over-/underskud for de enkelte budgetansvarsområder. 9
7. Regnskabsaflæggelse Generelt Økonomi- og Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Herudover udarbejdes en årsberetning. Centerchefen for økonomi og HR er ansvarlig for, at der inden udgangen af november måned udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse (link til Tids- og aktivitetsplan for kommende års regnskabsaflæggelse) Regnskabet aflægges snarest efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. Kommunens årsberetning Regnskabet aflægges i en årsberetning, det vil sige et regnskab bestående af en generel beskrivelse af aktiviteterne opfølgning på målene på de enkelte aktivitetsområder resultatopgørelse, balance og finansieringsoversigt en overordnet præsentation af de vigtigste økonomiske nøgletal Herudover udarbejdes en række bilag og specifikationer jf. Økonomi- og Indenrigsministeriets regler herom. Anlægsregnskaber Der aflægges kun særskilte anlægsregnskaber, såfremt anlægsbevillingen overstiger 2 mill. kr. regnskabet afviger mere end +/- 30% fra bevillingen det i øvrigt er fastsat som et krav i forbindelse med anlægsbevillingen I modsat fald aflægges anlægsregnskabet som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. (link til bilag 6.2 Anlægsregnskab). Andre regnskaber Kommunen kan i løbet af året udarbejde andre former for regnskaber. Eventuelle krav om regnskabsaflæggelse vil fremgå af politikken for det enkelte område. Anlægsaktiver Anlægsaktiver optages i kommunens anlægskartotek og indgår i kommunens balance efter de gældende regler fra Økonomi- og Indenrigsministeriet Centerchefen for økonomi og HR fastsætter nærmere regler for indregning og måling af de fysiske aktiver. (Bilag 6.3 Retningslinjer for opgørelse af fysiske aktiver) 10
8. Bogføringsprocessen Generelt Ud over at leve op til de lovmæssigt fastsatte krav, herunder god bogføringsskik som beskrevet af Velfærdsministeriet i Budget- og regnskabssystem for kommuner, arbejder kommunen for at synliggøre de faktiske omkostninger ved produktionen/leveringen af en given ydelse. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Et hovedprincip er, at bogføringen skal finde sted decentralt, dvs. i den institution eller afdeling, der har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt den enkelte enhed ønsker at fravige dette princip kan dette dog ske, hvis enheden i øvrigt finder det hensigtsmæssigt. Bogføringsgrundlag Økonomiafdelingen er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføring, anvisning og attestation (link til bilag 7.1 Generelle regler for bogføring, anvisning og attestation), der beskriver de generelle retningslinjer for bogføring herunder krav til interne kontroller omkring bogføringen, idet principperne for kontrol er følgende: kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af afdelingen/institutionen selv. udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres Centerchefen for økonomi og HR udarbejder vejledende regler for, hvordan kontrol og bogføring i praksis finder sted 11
9. Finansiel styring og betalingsformidling Generelt Økonomiudvalget har ansvaret for, at der fastsættes overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Beslutningskompetencen er fastsat således, at der kan træffes hurtige beslutninger på området. Dette understøtter den aktive styring. Centerchefen for økonomi og HR kan, inden for de fastsatte rammer, tage beslutninger om tilpasninger af gælds- og aktivporteføljen. Økonomiudvalget orienteres på det førstkommende møde om væsentlige gennemførte ændringer af gældsporteføljen (Link til bilag 8.1 Finansiel politik for Faxe Kommune) Betalingsformidling Økonomiafdelingen er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Det er den enkelte budgetansvarlige, som har ansvaret for at de enkelte betalinger registreres korrekt med henblik på effektuering. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til it-systemer til betalingsformidling. Direktøren med ansvar for økonomi kan dispensere fra denne regel, hvis der alene er tale om konti med begrænset indestående. Center for økonomi og HR skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene. Det sker via kommunens banksystem. Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Uanset at bogføringen foregår decentralt, sker betalingsformidlingen centralt og i videst muligt omfang ved automatiske bankoverførsler eller lignende. Garantier Procedurer for garantistillelse fremgår af særskilt bilag. (Bilag 8.3 Garantier) Centerchefen for økonomi og HR er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for garantistillelse. Transporter Den enkelte afdeling eller institution er selv ansvarlig for korrekt håndtering af betalinger, hvis der er indgået aftale om transport af fordringen, dvs. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Værdipost Der er udarbejdet retningslinjer for håndtering af værdipost. Centerchefen for økonomi og HR udarbejder retningslinjer for håndtering af værdipost. (Bilag 8.11 Retningslinjer for håndtering af værdipost) 12
Kassefunktioner Oprettelse af afdelings- og forskudskasser godkendes af centerchefen for økonomi og HR. (Bilag 8.4 retningslinjer for kontantkasser) Anvendelse af betalingskort Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Direktøren med ansvar for økonomi er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af sådanne kort), idet reglerne skal: sikre mod sammenblanding af kommunale og private midler beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav minimere risikoen for misbrug Anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af Center for økonomi og HR. (link til bilag 8.5 A-C Regler for betalingskort) Nemkonto Centerchefen for økonomi og HR udarbejder retningslinjer for anvendelse af Nemkonto (Bilag 8.6 Retningslinjer for Nemkonto) Debitorpleje Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt foregå elektronisk. Økonomiudvalget udarbejder generelle retningslinjer for gebyrer, forrentning og afskrivning. (Link til bilag 8.7 Retningslinjer for gebyrer, forrentning og afskrivning) Mellemregningsforhold Den budgetansvarlige har ansvar for at afstemme de af kommunens aktiver, passiver og mellemregninger, som de har ansvar for. Afstemningsintervallerne er fastsat individuelt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Samtlige konti skal dog foreligge afstemt i forbindelse med regnskabsafslutning. Økonomiafdelingen udarbejder retningslinjer for afstemning af mellemregningsforhold. (link til bilag 8.9 Retningslinjer for afstemning af mellemregningsforhold) Af oversigten skal fremgå af hvem og hvor ofte, der skal foretages afstemning af den enkelte konto. 13
10. Indgåelse af aftaler i Faxe kommune Retten til at indgå aftaler på vegne af Faxe kommune er fastlagt i bilaget til dette punkt. Der er fastlagt en godkendelsesordning af alle typer af aftaler i Faxe kommune med en generel beløbsgrænse på kr. 500.000. Dette er en godkendelse af aftalen efter dens indhold for at sikre at Faxe kommune overholder gældende udbudsregler, og i øvrigt kontraktmæssigt ikke bliver stillet i en ugunstig position. Det er her nærmere fastlagt, hvornår aftaler også skal godkendes af hhv. centerchef og direktør, og at aftaler med en samlet forpligtigelse på mere end kr. 5.000.000 skal godkendes af Økonomiudvalget før aftalen kan indgås. Der er fastlagt særlige regler for leasing og leje- og serviceaftaler. Alle leasingaftaler skal godkendes af Center for Økonomi & HR, og at leasingaftaler med en samlet forpligtelse på mere end kr. 1.000.000 skal forelægges Økonomiudvalget. Faxe kommune indgår ikke leasingaftaler for en anskaffelsessum på mindre end kr. 100.000. Der skal sikres den fornødne skriftlige dokumentation i journalsystemet omkring alle bindende aftaler. 14
11. Controlling Controlling skal sikre en retvisende opfølgning, overholdelse af regler og skal understøtte eventuelle korrigerende tiltag, nye beslutninger mv., hvilket skal være med til at sikre opmærksomhed på effektiviseringsprojekter, udgiftsreduktioner og maksimal effekt af de kommunale indsatser. For at sikre ovenstående skal controlling understøtte: Ledelsens indseende med de væsentligste økonomiske forretningsgange Den eksterne revisions arbejde. Effektive og hensigtsmæssige forretningsgange Tilsynet med selvforvaltende enheder i forhold vedtagne forretningsgange Analyse af udvalgte temaer Identifikation af kritiske aktiviteter, herunder identificerer stærke og svage sider / faldgruber og barrierer samt opstille succeskriterier for kommunen. Datafangst og rapportering. Nærmere beskrivelse fremgår af bilag 10.1 om controlling, samt afsnit 4 om ansvar og roller. 15
12. Anvendelse af it-systemer Nedenstående bestemmelser omfatter alene IT systemer, der genererer økonomiske registreringer. Afsnittet supplerer men erstatter ikke til den generelle IT-sikkerhedspolitik. Systemejer skal altid sikre, at der i forbindelse med anvendelsen af kommunens It-systemer, der genererer økonomiske registreringer, er den fornødne sikkerhed, herunder sikre klare skriftlige procedurer for systemadministration og systemadgang mv. Systemejer har endvidere ansvaret for datakvaliteten og for at tilrettelægge forretningsgange for anvendelsen af systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentationskontroller og kvalitetskontroller. Kvalitetskontroller Systemejer har ansvaret for datakvaliteten. Er opgaveløsningen decentraliseret, følger ansvaret for datakvaliteten med. Systemejer kan uddelegerer hele eller dele af opgaven. Hvis hele eller dele af opgaven er uddelegeret skal dette tydeligt fremgå af retningslinjer og instrukser for det specifikke it-system. Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Der bør i de fleste tilfælde være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Systemejer skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Systemejer har ansvaret for at definere kriterier for hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. Der udpeges én systemejer for hvert system De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. For fællessystemer, dvs. systemer som anvendes på tværs af aktivitetsområder, udpeger direktionen en evt. systemejer. IT vedligeholder en liste over systemejere. For at understøtte datakvaliteten og mindske risikoen for fejl tilstræbes, at grunddata så vidt muligt kun genereres og indtastes ét sted. Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Såfremt et it-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. Kontroller mod svig Anvendelse af it-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. 16
Disse kontroller - dokumentationskontroller - skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den, der har foretaget en indberetning til it-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen. Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser) og ved alle ændringer af pengestrømmens retning. Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder - også ved stikprøver - såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. 17
13. Andre områder Sikring af kommunens aktiver Direktøren med ansvar for økonomi er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. (Bilag 10.1 Sikring af kommunens aktiver). Direktionen er ansvarlig for, at der udarbejdes en it-sikkerhedspolitik, som blandt andet skal sikre værdier i form af it-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken. (IT-sikkerhedspolitik) Sikring af værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering heraf. (link til bilag 10.2 Sikring af andres aktiver). Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte institution i samarbejde med Økonomiafdelingen. Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbs- og udbudspolitik, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. (Link til indkøbspolitik) Tilsvarende gælder for indgåelse af leje- og leasingkontrakter. (Bilag 8.10 Retningslinjer for leje-, leasing- og serviceaftaler)) Ansvaret for at leve op til intentioner og mål i politikkerne er et linjeansvar, det vil sige tæt forbundet med budgetansvaret. Indkøb indgår indkøbsaftaler for at skabe optimale vilkår for løbende anskaffelser. En indkøbsaftale indeholder endvidere en forpligtelse i forhold til samhandel med den respektive aftaleleverandør. Effekten af indkøbsaftalen skal sikres ved systematisk fokus på aftalens vilkår, leverandørens performance og indkøbernes brug af aftalen. På indkøbsaftalerne er priserne ofte optimeret på et afgrænset sortiment af varer og ydelser. Målsætningen er at opnå en anvendelsesgrad af aftalerne på 75 pct. Loyaliteten understøttes ved klar og målrettet markedsføring, systematisk controlling og systemunderstøttelse af indkøbsprocessen. Indkøbsenheden følger op på: At kommunens indkøb foretages på de optimerede produkter og ydelser hos aftaleleverandør at kommunens indkøb foretages på de optimerede produkter og ydelser hos aftaleleverandører. Implementering af system til dynamisk rapportering på aftaleanvendelse 18
Forsikring af værdier Økonomiudvalget er ansvarlig for, at der udarbejdes en forsikringspolitik. (Link til Forsikringspolitik) Kommunens risikostyringskoordinator er ansvarlig for at udarbejde oplæg hertil, og for at udmønte politikken i praksis. 19