Godkendt af byrådet den 12.04.2010 Principper for økonomistyring
Indholdsfortegnelse 1. GENERELT... 3 1.1. Lovgrundlag... 3 1.2. Formål... 3 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det admini-... 3 strative niveau... 3 1.4. Opbygningen... 4 1.5. Gyldighedsområde... 4 1.6. Ajourføring... 4 2. BUDGET OG REGNSKAB... 5 2.1. Budgetprocessen... 5 2.2. Driftsbevillinger... 5 2.3. Anlægsbevillinger... 5 2.4. Tillægsbevillinger... 5 2.5. Budgetopfølgning... 6 2.6. Regnskab... 6 3. BOGFØRINGSPROCESSEN... 7 3.1. Bogføringen... 7 3.2. Ledelsestilsyn... 7 3.3. Afstemning af balancekonti... 7 4. IND- OG UDBETALINGER... 8 4.1. Finansiel styring... 8 4.2. Tegningsberettigede... 8 4.3. Ind- og udbetalinger... 8 4.4. NemKonto registret... 8 4.5. Kontantkasser herunder dankort og automater... 9 4.6. Kreditkort... 9 4.7. Opkrævning af kommunale fordringer... 9 5. ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER... 10 5.1. Anvendelse af it-systemer generelt... 10 5.2. Kvalitetssikring og kvalitetskontrol... 10 6. AKTIVER OG PASSIVER... 11 6.1. Fysiske aktiver... 11 6.2. Rettigheder og forpligtigelser... 11 6.3. Værdier tilhørende andre... 11 2
1. GENERELT 1.1. Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Fredericia Kommunes kasse- og regnskabsregulativ jf. Lov om kommuners styrelse (Styrelsesloven) 42, stk. 7: Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. 1.2. Formål Formålet med principperne er at sikre: Den politiske ledelse og den administrative topledelse et overblik over kommunens økonomi. Den decentrale ledelse af afdelinger og institutioner et overblik over afdelingen eller institutionens egen økonomi. En korrekt administration af kommunens økonomi. En klar præcisering af økonomi- og ledelsesansvar. 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Jf. Styrelsesloven er det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring henført til det politiske niveau: Økonomiudvalget Økonomiudvalgets rolle omkring kommunens økonomiske styring fremgår af Styrelseslovens 18: Stk. 2. Økonomiudvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning. Stk. 3. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen og løn- og personaleforhold. Udvalgene Udvalgenes rolle omkring kommunens økonomiske styring fremgår af styrelseslovens 21: 3
Udvalgene bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af kommunalbestyrelsen. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og foretager gennem økonomiudvalget indstilling til kommunalbestyrelsen, hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne. Borgmesteren Ifølge styrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. I praksis er kommunens administrative ledelse bl.a. via dette regelsæt pålagt det umiddelbare ansvar for en del opgaver i relation til kommunens økonomiske styring. 1.4. Opbygningen Principper for økonomistyring beskriver primært de helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper. Der suppleres med uddybende administrative forretningsgange, som i detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper bruges i praksis. Links til forretningsgange er placeret sidst i hvert afsnit og har samme nummer som det afsnit, hvori de er beskrevet. Indenfor eget ansvarsområde skal direktørerne samt afdelingscheferne påse, at de fastsatte forretningsgange overholdes, og medvirke til, at de vedligeholdes. Kommunens eksterne revisor skal underrettes om alle ændringer af principperne, før ændringerne sættes i kraft. 1.5. Gyldighedsområde Principperne er gyldige for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er dette regelsæt også gældende for disse. De enkelte afdelinger er ansvarlige for, at de relevante krav indarbejdes i samarbejdsaftaler m.m. og for at koordinere indholdet med Økonomi, som vedligeholder en samlet oversigt over sådanne aftaler. 1.6. Ajourføring Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomidirektøren har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regulativet i overensstemmelse hermed. Ændringer til regelsættet skal gennem økonomiudvalget forelægges byrådet til godkendelse. Redaktionelle ændringer, som ikke ændrer de grundlæggende principper i regelsættet, kan dog foretages af Økonomidirektøren. Tilsvarende gælder ændringer affødt af byrådsbeslutninger o.a., hvor der også foretages konsekvensrettelser af regelsættet. Ændringer i bilag samt nye bilag til regelsættet skal alene godkendes af Økonomidirektøren. 4
2. BUDGET OG REGNSKAB Budgettet og regnskabet udarbejdes i en form, der som minimum opfylder regler fastsat af Ministeriet. 2.1. Budgetprocessen Økonomiudvalget godkender hvert år i starten af året en tids- og aktivitetsplan samt principper for den kommende budgetproces. 2.2. Driftsbevillinger Bevillingsniveauet fastlægges i forbindelse med vedtagelsen af det enkelte års budget. Byrådet har fastsat at bevillingsniveauet er på udvalgsniveau. For at tydeliggøre budgetansvaret er bevillingerne opdelt i serviceudgifter og øvrige udgifter. Serviceudgifter er omfattet af principperne for rammestyring, dvs. at evt. overskridelser skal finansieres af området selv. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en økonomiansvarlig, som har ansvaret for: Tilsyn med anvendelsen af bevillingen. Aflæggelse af regnskab når anlægsarbejdet er afsluttet. 2.4. Tillægsbevillinger Såfremt en bevilling ikke er tilstrækkelig, skal der iværksættes en række tiltag. Den økonomiansvarlige skal søge at tilpasse aktiviteten i følgende prioriterede orden: Inden for området (den økonomiansvarlige). Inden for aktivitetsområdet (afdelingschefen eller direktøren). Kan der findes finansiering? 2.3. Anlægsbevillinger Byrådet giver anlægsbevillinger til hvert enkelt anlægsprojekt. Et anlægsprojekt må ikke igangsættes, før der foreligger en anlægsbevilling og et tilhørende rådighedsbeløb. For udvalgte anlægsprojekter skal der tillige foreligge en betalingsplan. Udvalg/Fagchef Udvalg/Direktør Udvalg/Direktion Indenfor aktivitetsområdet? Indenfor På tværs Nej Nej Nej udvalget? af udvalg? Ja Ja Ja Ansøgning om tillægsbevilling Inden for udvalgsområdet (direktøren og fagudvalget). Omplacering 5
Rent undtagelsesvist kan der gennem økonomiudvalget ansøges om en tillægsbevilling. Det skal altid angives, hvordan tillægsbevillingen ønskes finansieret. 2.5. Budgetopfølgning Rammestyring er det bærende princip i kommunen. Der gives en bevilling for hvert udvalg. Bevillingen opdeles i et eller flere aktivitetsområder. Et aktivitetsområde opdeles i et eller flere budgetområder. Budgetopfølgningsniveauerne er illustreret i nedenstående figur: Byråd Udvalg Aktivitetsområde Budgetområde Byråd Byrådet godkender den politiske opfølgning. Udvalg På udvalgsniveau har direktørerne ansvaret for den politiske opfølgning. Aktivitetsområde På aktivitetsområdeniveau har afdelingscheferne i samarbejde med Økonomi ansvaret for den løbende opfølgning. Budgetområde Lederne for hvert budgetområde har ansvaret for løbende opfølgning. For kommunen som helhed foretages hvert år opfølgning pr. 31. marts, 30. juni og 30. september med efterfølgende politisk behandling hurtigst muligt herefter. Økonomiudvalget kan beslutte, at der i perioder laves budgetopfølgning oftere på udvalgte områder. Som hovedregel er der for serviceudgifterne muligheder for overførsel af mer- eller mindreforbrug mellem årene (spar/lån). Økonomi er ansvarlig for at udarbejde en samlet oversigt over de beløb, som ønskes overført til det efterfølgende års budget. Overførslen skal godkendes af Byrådet. Den nuværende politiske opfølgning af budgettet efter budgetvedtagelsen er illustreret i nedenstående figur: Budgetopfølgning Budgetopfølgning Budgetopfølgning Godkendelse af regnskab og Spar/lån Pr. 31/3 Pr. 30/6 Pr. 30/9 Pr. 31/12 2.6. Regnskab Der skal inden slutningen af året udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. Lovhenvisning: Ministeriets regler for budgettet og regnskabet Budget- og regnskabsprocessen: Tids- og aktivitetsplan for den kommende budget- og regnskabsproces 6
3. BOGFØRINGSPROCESSEN 3.1. Bogføringen Alle data, som har indflydelse på kommunens økonomi, skal registreres løbende af hensyn til mulighederne for effektiv sags- og budgetopfølgning. Arbejdsgange og interne kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko, så det foregår med minimal risiko for kommunen og med beskyttelse af de involverede medarbejdere mod unødig mistænkeliggørelse. Økonomi er ansvarlig for at udarbejde vejledende retningslinjer for bogføringen, dvs. hele procesforløbet fra indkøb over leverancekontrol, fakturakontrol til bogføring, betaling og arkivering. 3.2. Ledelsestilsyn Ledelsestilsynet skal sikre, at økonomistyringen sker på betryggende vis. Ledelsestilsynet skal omfatte: Budgetopfølgning kan forbruget holdes inden for de afsatte rammer? Opfølgning på personaleoversigt er personerne på budgetområdet ansat og er lønforholdene korrekte? Stikprøvevis bilagskontrol Afstemning af evt. balancekonti Ovenstående er de handlinger, som minimum skal udføres løbende. Kontrollen kan udvides efter en konkret vurdering af væsentlighed og risiko. Kontrollen skal udvides, hvis der er mistanke om fejl eller svig. Ledelsestilsynet skal beskrives og beskrivelsen arkiveres på Medarbejderportalen/Hjælperen/Ledelsestilsyn og ITkontrol. Forslag til, hvordan et ledelsestilsyn kan beskrives, er vist i skabelon til ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet dokumenteres, kommenteres og arkiveres digitalt, så den kan findes frem efter behov. 3.3. Afstemning af balancekonti God økonomistyring forudsætter, at kommunens balancekonti dvs. bank-, beholdnings- og mellemregningskonti m.m. - afstemmes regelmæssigt, og at der korrigeres for eventuelle fejl. Afstemning af balancekonti er en integreret del af kommunens ledelsestilsyn. Økonomi opretter balancekonti efter anmodning fra de enkelte afdelinger eller stabe. Afdelinger og stabe styrer selv, hvem der er ansvarlig for anvendelsen af den enkelte konto og for afstemning af den. Økonomi har via økonomisystemet oversigt over, hvem der er ansvarlig for afstemningen. Afstemning skal ske løbende. Samtlige balancekonti skal dog afstemmes ultimo regnskabsåret. Forretningsgang 3.1 Behandling af regnskabsbilag Forretningsgang 3.2.1 Ledelsestilsyn Skabelon 3.2.2 Skabelon til ledelsestilsyn 7
4. IND- OG UDBETALINGER 4.1. Finansiel styring Byrådet fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Disse regler er beskrevet i kommunens finansielle strategi. 4.2. Tegningsberettigede De tegningsberettigede fremgår af referat fra det konstituerende møde. Disse er bemyndiget til at underskrive dokumenter vedrørende køb, salg og andre dispositioner over fast ejendom, optagelse af lån og afgivelse af garanti. Økonomi har kompetencen til at oprette konti i pengeinstitutter. Økonomi skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene. Ingen person må alene kunne foretage hævninger på eller overførsler fra kommunens bankkonti. Fuldmagtsforholdene og de tilknyttede it-systemer skal være sat op på en sådan måde, at der altid kræves to personer i forening. Undtaget fra denne regel er: Bankkonti, som er tilknyttet kontantkasser, der fungerer som et fast forskud. Betalinger, som skyldes transaktioner registreret i kommunens økonomisystem. 4.3. Ind- og udbetalinger Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres inden de gennemføres. Det offentliges ind- og udbetalinger er i vidt omfang reguleret ved lov. Hovedprincippet er, at kommunens ind- og udbetalinger skal digitaliseres og systematiseres, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. Kommunens ind- og udbetalinger skal som hovedregel foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Lederen af Borgerservice er ansvarlig for at tilrettelægge procedurer, så der i begrænset omfang kan modtages eller udbetales kontante beløb. 4.4. NemKonto registret Udbetalinger finder sted ved anvendelse af et centralt register NemKonto - som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til NemKonto registeret. Såfremt en borger ønsker det, kan vedkommende få udbetalt en bestemt ydelse, f.eks. børnepenge til en anden konto, end vedkommendes NemKonto. Dette kaldes en specifik NemKonto. 8
Økonomi har ansvaret for at kontrollere, at der er tilstrækkelig dokumentation for kommunens indberetninger til specifik NemKonto. 4.5. Kontantkasser herunder dankort og automater Er det for et områdes almindelige drift nødvendigt at anvende kontanter til ind- eller udbetaling, kan der oprettes kontantkasser. Disse kan for eksempel være: Kasser til modtagelse af betalinger Faste forskud til afdelinger til betaling af småudlæg Automater Oprettelse af kontantkasser kan kun ske efter aftale med Økonomi. En afdeling kan vælge at få tilknyttet et dankort, der fungerer som et fast forskud. Økonomi fastsætter rammerne for administration og intern kontrol af kontantkasser. De enkelte økonomiansvarlige har ansvaret for administrationen og kontrollerne inden for rammerne. Kontantkasser, dankort og automater er ressourcekrævende rent administrativt og skal så vidt muligt undgås. 4.7. Opkrævning af kommunale fordringer Afdelinger, som udskriver regninger, skal registrere kommunens fordringer elektronisk. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk. Borgerservicechefen er ansvarlig for eventuelle rykkerprocedurer og har kompetence til at afskrive fordringer fra afsluttede konkurser, dødsboer m.v. Borgerservicechefen kan desuden afskrive fordringer, der vurderes at være uerholdelige og som ligger under den af Økonomiudvalget fastsatte beløbsgrænse. Økonomiudvalget behandler én gang om året en oversigt over restancer over beløbsgrænsen, som vurderes at være uerholdelige og derfor indstilles til afskrivning. Proceduren for uerholdelige fordringer er illustreret i nedenstående figur: Uerholdelig fordring Afsluttet konkurs, dødsbo Ja Nej Under beløbsgrænsen Ja Nej Indstilles til Økonomiudvalget til afskrivning Borgerservicechef afskriver 4.6. Kreditkort Kommunen kan til tjenstligt brug anskaffe kreditkort. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af kreditkort. Vedtægt: Styrelsesvedtægt Forretningsgang 4.3: Ind- og udbetalinger i Borgerservice Forretningsgang 4.4: Administration af specifik NemKonto Forretningsgang 4.5: Kontantkasser Forretningsgang 4.6: Kreditkort 9
5. ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER 5.1. Anvendelse af it-systemer generelt Den væsentligste del af Fredericia Kommunes ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter sagsbehandlingen inden for de forskellige områder. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes en IT-sikkerhedspolitik, som blandt andet skal sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken. For alle IT-systemer udpeges en systemejer, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse. Systemejeren har ansvaret for, at der foreligger retningslinjer og instrukser for det pågældende system og at de overholdes. Det er til enhver tid IT-afdelingens rolle at understøtte organisationen i anvendelse af It-systemer. 5.2. Kvalitetssikring og kvalitetskontrol Økonomidirektøren fastlægger vejledende regler for beskrivelse af kontrolniveau på de enkelte ind- og udbetalingssystemer. Alle kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. Politik It-sikkerhedspolitik IT Retningslinier Retningslinier for systemejere Forretningsgang 5.1.1 Anvendelse af IT-systemer Skabelon 5.1.2 Skabelon for beskrivelse af anvendelse af IT-systemer 10
6. AKTIVER OG PASSIVER De nærmere regler for registrering af kommunens aktiver er fastsat af Ministeriet. 6.1. Fysiske aktiver Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m. hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Økonomiudvalget fastsætter nærmere regler for omfanget af forsikring af kommunens aktiver. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte afdeling i samarbejde med Økonomi. 6.2. Rettigheder og forpligtigelser Økonomi er ansvarlig for, at kommunens rettigheder og forpligtigelser registreres og optages i kommunens regnskab i relevant omfang. 6.3. Værdier tilhørende andre Kommunen opbevarer eller administrerer ikke værdier tilhørende andre. Såfremt en borger har brug for opbevaring af værdier, anbefales det, at pårørende opbevarer værdierne, eller der anskaffes en pengeboks med kode. Hvis der rent undtagelsesvist opbevares værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering heraf. Lovhenvisning Ministeriet - materielle og immaterielle aktiver Forretningsgang 6.1 Administration af fysiske aktiver 11