Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 25. november 2015, kl. 16.00 i Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre Organisationsbestyrelsen: Marianne Salomonsen, Beth Hørsted, Chris Wenlock, Johnna Brandal, Jørnanker Døpke, Michal Støckel, Inge Nielsen, Niels Ulsing, Finn Gerdes Medarbejderudpeget observatør: Richard Taube Afbud: KAB: Kundechef Annette Birkov, driftschef Gert Wandahl Pedersen Revisionen: Pia Søndergaard, Alberg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse 1. Referat samt fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 9. september 2015... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Bestyrelsens sammensætning... 3 4. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 4 5. Godkendelse af regnskab for 2014-2015 med tilhørende revisionsprotokol... 4 6. Budget for 4000-3... 6 1/20
7. Beretning 2014-2015... 6 8. Forvaltningsrevision... 7 9. Bestyrelseshonorar 2015-2016... 8 10. KAB s beboerophold 2016... 9 11. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt... 10 12. 4011, Langhusene status på Mgo-plader og facadeplader... 11 Sager til orientering... 12 13. 4004, Friheden I, helhedsplan status... 12 14. Ny udlejningsaftale status... 15 15. Boplacering af flygtninge... 15 16. Strategimøde med Hvidovre Kommune og Lokal politi øst... 15 17. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelsen... 16 18. Selskabets økonomiske situation... 17 19. Ejendomskontorets virke... 18 20. Nyt fra afdelingerne... 18 21. Beboerklagenævnssager... 19 22. Kommende møder... 19 23. Eventuelt... 20 Bilag 1: Revisionsprotokolsider... 3 Bilag 2. Selskabets og afdelingernes regnskaber... 5 Bilag 3: Selskabets budget for 2016-2017... 6 Bilag 4: Årsberetning 2014-2015... 6 Bilag 5: Forvaltningsrevision... 8 Bilag 6: Koncept for KAB s beboerophold... 9 Bilag 7: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB... 10 Bilag 8: Oversigt over beboerklagenævnssager... 19 2/20
1. Referat samt fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 9. september 2015 Referat samt fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 9. september 2015 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 6. oktober 2015. Finn Gerdes har gjort opmærksom på, at han under punkt 9 undlod at tage stilling til udkast til ny udlejningsaftale. Instilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet med ovennævnte bemærkning. 2. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Alberg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen. Bilag 1: Revisionsprotokolsider Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning På valg Marianne Salomonsen 2016 Friheden I Beth Hørsted 2016 Friheden I Chris Wenlock 2016 Langhusene Johnna Brandal 2015 Friheden I Jørnanker Døpke 2015 Friheden I Michal Støckel 2015 Friheden VI Inge Nielsen 2015 Friheden I Niels Ulsing Udpeget af kommunen Finn Gerdes Udpeget af kommunen 3/20
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 5. Godkendelse af regnskab for 2014-2015 med tilhørende revisionsprotokol Som bilag vedlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juli 2014 til 30. juni 2015 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: 4000-3 Resultatopgørelsen balancerer med 20.678.710 kr. og slutter med et overskud på 93.068 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør 59.161.433 kr., heraf er dispositionsfonden på 53.785.330 kr. og arbejdskapitalen på 5.376.103 kr. Dispositionsfondens disponible del udgør 2.550.950 kr., heraf har selskabet en eventuel forpligtigelse i forbindelse med afdelingernes tilgodehavender til inkasso på 201.884 kr. Arbejdskapitalens disponible del udgør 4.629.793 kr. 4/20
Sideaktivitet Status balancerer med 46.000 kr. 4004-2 Friheden I Resultatopgørelsen balancerer med 68.259.272 kr. og slutter med et overskud på 1.313.280 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 6.227.066 kr. Status balancerer med 306.970.696 kr. 4005-0 Friheden VI Resultatopgørelsen balancerer med 6.657.000 kr. og slutter med et overskud på 197.189 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 596.878 kr. Status balancerer med 57.290.128 kr. 4006-7 Frihedens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med 1.838.992 kr. og slutter med et underskud på 130.552 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 229.013 kr. Status balancerer med 17.988.992 kr. 4010-9 Lille Friheden Resultatopgørelsen balancerer med 7.643.934 kr. og slutter med et overskud på 218.770 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 616.267 kr. Status balancerer med 114.080.451 kr. 4011-6 Langhusene Resultatopgørelsen balancerer med 10.789.861 kr. og slutter med et overskud på 150.547 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 1.265.104 kr. Status balancerer med 240.044.386 kr. Regnskaberne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden er behandlet og godkendt på afdelingsmøde den 12. november 2015. Afdeling Langhusene afholder ikke afdelingsmøde om regnskabet. Afdelingsbestyrelsen har uden bemærkninger taget regnskabet til efterretning. Bilag 2. Selskabets og afdelingernes regnskaber 5/20
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for 2014-2015 og tager revisionsprotokollen til efterretning. 6. Budget for 4000-3 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2016 til 30. juni 2017 for Boligselskabet Friheden. Driftsbudgettet balancerer med 15.405.000 kr. og slutter med en budgetreserve på 73.000 kr. 4011-6 Langhusene betaler et lavere administrations bidrag til KAB svarende til Lille Pakke. Til selskabet bidrager afdeling Langhusene til honorar, møder, kurser, kontorhold, revision samt henlæggelse til arbejdskapitalen og dispositionsfonden. Selskabet har besluttet, hvert år at give et tilskud på 110 kr. (2011-pris) pr. boliglejemål til beboeraktiviteter. Tilskuddet gives direkte fra arbejdskapitalen. Bilag 3: Selskabets budget for 2016-2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forslag til budget 2016-2017 for Boligselskabet Friheden. 7. Beretning 2014-2015 Som bilag vedlægges udkast til årsberetning, der skal aflægges på det ordinære repræsentantskabsmøde den 25. november 2015. Bilag 4: Årsberetning 2014-2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender årsberetningen. 6/20
8. Forvaltningsrevision I henhold til Driftsbekendtgørelsens 70, stk. 2 skal boligorganisationen årligt udarbejde en rapportering om mål og opnåede resultater på baggrund af en gennemført forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er organisationsbestyrelsens egenkontrol i forhold til, om Boligselskabet Friheden lever op til krav om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. KAB har udviklet et redskab til brug for gennemførelse af den lovpligtige forvaltningsrevision. Redskabet Nøgletal for forvaltningsrevision er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Forvaltningsrevisionsrapporten måler på fire temaer: - Økonomiske nøgletal - Udlejning og ventelister - Beboerklagenævnssager - Personaleadministration Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision gav posten Tab ved fraflytning anledning til særlig fokus, da udgifterne i Friheden I var steget markant. I dette regnskabsår er udgiften til Tab ved fraflytning faldet igen, men er dog fortsat højt 500.000 kr.). I Lille Friheden har der været en mindre stigning på posten Tab ved fraflytning i løbet af de seneste tre regnskabsår, og der holdes fokus på udviklingen. Der har ligeledes været stigning i antal måneder med tomgangsleje i 2014/2015, hvilket skyldes to dødsbo, hvor skifteretten har været længe om at frigive boet. har desuden to lokale målsætninger: 1) Ejendomskontoret som servicecenter 2) Elforbrug i Ad 1) Der er sket udskiftning af både driftschef, driftsleder og driftslederassistent i løbet af regnskabsåret og der har derfor været fokus på, at de nye medarbejdere er kommet godt ind i opgaverne og har fået etableret et godt samarbejde med bestyrelsen og øvrige samarbejdspartnere. Dette er med til at styrke ejendomskontorets funktion som servicecenter, og servicen vil have fornyet fokus i det kommende regnskabsår, hvor der blandt andet skal drøftes servicerammer med afdelingsbestyrelsen. 7/20
Ad 2) Grundet det uregelmæssige elforbrug i Friheden I s helhedsplan er det reelle forbrug svær at måle. Derfor er det blevet besluttet at vente med at iværksætte en ny måling til efter helhedsplanens afslutning. Bilag 5: Forvaltningsrevision Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionsrapporten til efterretning og eventuelt træffer beslutning om særlige fokusområder eller målsætninger. 9. Bestyrelseshonorar 2015-2016 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, det vil sige fra den 1. juli 2016. Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 76,97 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,17 kr. pr. lejemålsenhed. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 8/20
10. KAB s beboerophold 2016 KAB afholder igen i år beboerophold for familier og seniorer. I 2015 havde opholdene i alt 147 deltagere, heraf deltog 66 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2016 vil KAB ansøge Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Samlet pris Den samlede pris for deltagelse på KAB s beboerhold, dvs. beboerens egenbetaling plus tilskud fra boligorganisationen, udgør i alt 4.900 kr. for deltagelse på seniorophold og for deltagelse på familieophold er prisen i alt 4.600 kr. for voksne og 2.800 kr. for børn. Egenbetaling I 2016 er prisen for deltagelse på Senioropholdet i alt 3.900 kr. i egenbetaling. Det dækker udgiften til en uges ophold på Hotel Storebælt i Nyborg. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til seniorhøjskolen. Egenbetalingen for deltagelse på Familieopholdet vil i 2016 udgøre i alt 3.600 kr. for voksne og 1.800 kr. for børn. Tilskud fra boligorganisationen Den enkelte boligorganisation kan - i lighed med tidligere år - gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, reservere det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerophold. Boligorganisationens tilskud er med til at finansiere transport, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for opholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere m.v. Boligorganisationerne er dermed med til at sikre, at familier og seniorer, der ellers ville have vanskeligt ved at afholde ferie, får mulighed for et sommerophold med andre beboere fra KAB-fællesskabet. Boligorganisationens pris vil være op til 1.000 kr. pr. plads i 2016, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. I 2015 deltog en beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Bilag 6: Koncept for KAB s beboerophold Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil 1.000 kr. pr. plads. 9/20
11. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014 juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Vedlagt er et resumé af evalueringen. Selve evalueringen kan findes på www.kab-bolig.dk, og er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den, der klager, og for den, der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der også ofte involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samarbejde mellem lokale driftsfolk, de, der normalt behandler beboerklager i KAB, samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på 5000 kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 7: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB 10/20
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. 12. 4011, Langhusene status på Mgo-plader og facadeplader Bestyrelsen blev sidst orienteret om MgO-plader den 9. september 2015 og om facadeplader den 25. marts 2015. Sagerne har nu følgende status: MgO-plader KAB har modtaget skrivelse fra Byggeskadefonden den 23. september 2015, hvori der står, at vi bliver kontaktet af Bunch Bygningsfysik a/s for aftale om besigtigelse indenfor en måned. KAB afventer at blive kontaktet. Bestyrelsen blev på sidste møde oplyst om, at MgO-plader kun var blevet anvendt på fire boliger. Rådgiver har nu sendt yderligere dokumentation, som viser, at ud over de fire boliger beliggende Mellemvangsvej 58 1.th./ 1.tv og nr. 60 1. th./ 1.tv. er der anvendt MgO-plader i Mellemvangsvej 38-56, men muligvis også helt eller delvist i Mellemvangsvej 20-36. Dette afklares, når Byggeskadefonden besigtiger Langhusene. Byggeskadefonden vil ligeledes afklare om der er anvendt MgO-plader i udhusene. Facadeplader På bestyrelsesmødet den 25. marts 2015 blev orienteret om, at udbedring af klaprende facadebeklædning afventer resultatet af udbedring af tilsvarende problemstilling i afdeling Ravnsborg. Siden denne orientering har der været en del korrespondance om art og omfang af udbedringen i afdeling Ravnsborg, som har tilsvarende problemer med klaprende facadebeklædning især i gavle. Der har været afholdt et møde i afdeling Ravnsborg den 9. september 2015 med deltagelse af Scandibyg, KAB og uvildig rådgivende ingeniør EKAS. I forbindelse med dette møde er fremsat følgende forslag til forlig, som KAB s byggeafdeling ved Carsten Bjørneboe og Hejdi Gregersen har indstillet til organisationsbestyrelsens godkendelse i Boligselskabet SYDBO og som er godkendt på deres møde den 15. september 2015: Alle skifferbeklædninger ved stern uden beslag/clips skal eftergås med Kongebros forbedrede skruer 11/20
Udskiftning af beslag i hjørner ved stern, der hvor den geometriske opbygning umuliggør en traditionel fastgørelse samt lignende steder i sternopbygningen, hvor forholdet fremkommer. Dette skønnes at være til stede ca. 2-3 steder pr. gavl Alle hjørner eftergås og udbedres for løse halve og kvarte sten, ved de høje vinduer i gavl samt generelt løse sten i havemure ved gavle Udover ovennævnte tilbyder Scandibyg at rykke hurtigt ud, hvis afdelingen melder ind at der er sten, der sidder og klaprer. Denne indmelding skal gå fra afdelingsbestyrelsen til KAB s byggeafdeling, således at det sikres, at KAB s byggeafdeling er løbende oplyst om de klaprende facadebeklædningers art og omfang. Det foreslåede forlig vil være uden præjudice for eventuelle senere retslige afgørelser. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen vedrørende udestående forhold i afdeling Langhusene til efterretning. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen godkender forlig vedrørende klaprende skifferbeklædning, som ovenfor beskrevet. Sager til orientering 13. 4004, Friheden I, helhedsplan status. På organisationsbestyrelsesmødet i september 2015 blev organisationsbestyrelsen orienteret om status på følgegruppens arbejder i forhold til beboerne i forbindelse med opstart af byggesagen, tidsplanen for referenceblokken og samlet for etape 1 samt udførelse af nødværgeforanstaltninger i blok 12 samt uheldet med de mange vandskader under udskiftningen af taget. Status udførelse af referenceblokken Udførelse af referenceblokken (blok 10) Hvidovre Enghavevej 82-86 forløber generelt godt, dog er der opstået forsinkelser på 3-4 uger. Årsagen er installationsarbejde af Dong og udskiftning af en underentreprenør. Desværre er det ikke muligt at indhente forsinkelsen i blok 10, men det får ikke betydning for arbejderne i de øvrige blokke. Følgegruppen besigtiger i denne fase referencepartier og træffer en lang række materialemæssige valg. 12/20
Der afholdes evalueringsmøde vedrørende tidsplanen, logistikken samt udførelsen af referenceblokken den 16. december 2015. Nødværgeforanstaltninger utætte tage/blok 12 Udførelsen af tagudskiftningen er, efter der er blevet monteret overdækning af blokken, forløbet planmæssigt. De udvendige arbejder forventes afsluttet primo december. Vandskaderne er udtørret, der er foretaget skimmelundersøgelser og sanering af skimmel. De indvendige overflader er under udførelse. Det er prioriteret, at de fire lejligheder med de største vandskader og hvor beboerne er midlertidigt genhuset udføres først. Herefter udføres den indvendige udbedring opgangsvis således at alle arbejder forventes afsluttet medio december 2015. Vandskaderne er anmeldt til projektets allrisk-forsikring. Desværre har forsikringsselskabet afvist at dække de to første vandskader (4. august 2015 og 24. august 2015) og er i gang med at behandle dækningen af den tredje vandskade (skybrud - 4. og 5. september 2015). KAB har rejst krav overfor entreprenør Adserballe & Knudsen og bedt dem om at anmelde skaderne til deres erhvervsansvarsforsikring. For at fremme den indvendige udbedring af skaderne, har entreprenøren indvilget i, at påbegynde arbejdet selvom der ikke er en afklaring af hvem der skal dække udgifterne til udbedringen. Affaldsskakte Helhedsplanen indeholder udskiftning af affaldssystem til et decentralt system. Valg af affaldssystem foregår i tæt samarbejde med ejendomskontoret. De nuværende affaldsskakte vil alle blive lukket inden udgangen af 2015. Tidsplan Den samlede udførelsesperiode opdelt i 4 etaper udføres fra juni 2015-april 2019. Udførelsesperioden for etape 1 er fra juni 2015-primo marts 2017. Udførelses periode for etape 2 er fra februar 2016-medio november 2017. Hovedtidsplanen følges og detailtidsplan for etape 1 ser således ud: Blok 10: juni 2015-medio februar 2016 Blok 7: august 2015-primo november 2016 Blok 8: medio september 2015-primo august 2016 Blok 9: ultimo september 2015- ultimo december 2016 Lejlighedssammenlægningerne i blok 9 udføres i perioden fra 28. november 2016-12. februar 2017. 13/20
Efter evalueringsmødet den 16. december 2015 kan det eventuelt blive nødvendigt at foretage mindre justeringer af hoved- og detailtidsplanen. Genhusning af beboere med særlige behov Beboerne i Friheden er før den fysiske opstart af arbejderne blevet bedt om at henvende sig på ejendomskontoret, såfremt de mente at de havde ekstraordinært behov for genhusning i byggeperioden. Ca. 60 beboere har henvendt sig for at blive skrevet op på listen og informationsvognen modtager ugentlige henvendelser fra beboere, der ønsker at blive optaget på listen. Baggrund for ønskerne dækker primært over følgende: Psykiske lidelser Problemer med støv (KOL, svær astma, svær allergi) Beboere med natarbejde Beboere med fysiske handicaps/lidelser (kørestolsbrugere, blinde, svære rygproblemer, dårligt gående, dokumenterede søvnproblemer eller dokumenteret støjoverfølsomhed) Beboerne skal dokumentere deres lidelser/særlige behov, og om de oplistede beboere bliver genhuset vil til enhver tid bero på en individuel vurdering af beboernes særlige situation. Administrationen arbejder på at undersøge mulige løsninger for, at disse beboere kan blive genhuset i små pavilloner svarende til beboerhotellet indeholdt i byggesagen. Der arbejdes på indhentning af tilbud samt afklaring af finansiering. Status på permanent genhusning af beboere Efter en lang periode med meget få opsagte boliger, der svarer til de behov de berørte beboere har, er der her i efteråret 2015 igen ledige boliger som matcher genhusningsbehovet. Status er, at der kun mangler at blive genhuset en beboer til de arbejder, der skal starte i april 2016, en beboer til september 2016 og tre beboere til oktober 2016. Lærlinge og praktikanter Adserballe & Knudsen har fire lærlinge og Finn L & Davidsen har tre og ansætter yderligere en lærling pr. 1. december 2015. Der ud over har de hver en person i støttet beskæftigelse (praktik eller løntilskud). Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om projektets status til efterretning. 14/20
14. Ny udlejningsaftale status Organisationsbestyrelsen godkendte den 9. september 2015 et udkast til ny udlejningsaftale. KAB forhandler aktuelt med Hvidovre Kommune om den nye aftale, men da det er nødvendigt med yderligere møde(r) har kommunen foreslået, at nuværende udlejningsaftale forlænges til udgangen af april 2016. Formandskabet har godkendt forlængelse af udlejningsaftalen til udgangen af april 2016. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Boplacering af flygtninge Hvidovre Kommune skal i 2015 modtage 22 flygtninge og i 2016 skal de modtage 25 flygtninge. I den anledning har KAB deltaget i et møde med kommunen. Kommunen oplyste på mødet, at de ikke aktuelt påtænker at boplacere flygtninge i almene boliger. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Strategimøde med Hvidovre Kommune og Lokal politi øst er kommet på Rigspolitiet Tryghedsindeks, som vurderer på trygheden i udsatte boligområder set ud fra et politifagligt perspektiv og på baggrund af en spørgeskemaundersøgelse blandt borgere i hele lokalområdet. I tryghedsindekset ses blandt andet, at den generelle tryghed ligger højt i Friheden, men andelen af tilfælde af vold og kriminalitet og borgernes lave grad af tillid til politiet har medført, at Friheden er kommet på listen. Organisationsbestyrelsesformanden har taget sagen op, og skrevet et bekymringsbrev til borgmesteren, hvilket har resulteret i et møde med borgmesteren, Vestegens politi m.fl. fredag den 30. oktober 2015, hvor emnet blev drøftet. På mødet kunne politiet oplyse, at Friheden igen er taget af listen over udsatte boligområder, grundet en positiv udvikling i antal tilfælde af kriminelle handlinger bl.a. tyveri af nummerplader. Endvidere blev der aftalt et tættere samarbejde mellem driften og lokalpoliti samt mellem driften og kommunen. 15/20
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelsen I KAB s målsætningsprogram 2015-2018 er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1-5, hvor 5 er højest. I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med 2018. Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. Et link til spørgeskemaet vil blive sendt til hver enkelt organisationsbestyrelsesmedlems e- mail. Der er 8 spørgsmål, og det tager ca. 2-3 minutter at besvare dem. Alle besvarelser er anonyme, og vil blive behandlet fortroligt. Bestyrelsesmedlemmerne vil få en orienteringsmail en uge inden linket til spørgeskemaet fremsendes. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Det er naturligvis vigtigt for det endelige resultat, at svarprocenten er så høj som muligt. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og at bestyrelsen sikrer en høj svarprocent. 16/20
18. Selskabets økonomiske situation Som nævnt tidligere, så var der en pæn værdiudvikling på investeringerne i 2014, især hvis man sammenligner med året før. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 3. nov. 2015 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2014 Indre værdi (Kurs) 3. nov. 2015 Værdiudvikling hidtil 2015 Værdiudvikling hele 2014 23.792.300 110,87 110,36-0,51 %-point 4,50 %-point SEB 23.570.200 110,99 110,22-0,57 %-point 4,03 %-point Nykredit Port. 23.283.400 113,42 112,98-0,44 %-point 4,95 %-point Nu hvor året snart er slut, må vi konstatere, at 2015 ikke bliver noget godt år i den forstand. Som det fremgår af ovenstående tabel, så har værdiudviklingen hidtil i år været negativ med i gennemsnit 0,51 %-point. Her skal der bemærkes at især 2. kvartal var præget af et ustabilt obligationsmarked og i perioder svagt stigende renter, hvilket tilsammen gav obligationskursen et slag i den forkerte retning. P.t. er kursen på investeringerne langsomt men støt stigende, og det forventer vi at den fortsætter med resten af året og næste år. Vi har således en forhåbning om, at det samlede resultat for kalenderåret 2015 i hvert fald vil være bedre end hvis vi havde pengene stående i banken. Bankens indlånsrente er p.t. -0,75. Vi skal igen gøre opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Set i lyset af de usædvanlige forhold på finansmarkederne, eksempelvis den negative bankrente, kan det komme på tale at indskyde eller hæve på investeringsforeningerne med relativ kort varsel. Skulle det blive aktuelt vil der blive orienteret herom på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/20
19. Ejendomskontorets virke Den 9. november 2015 afholdes møde med Københavns Tekniske Skole med henblik på at ansætte en ny ejendomsserviceteknikerelev. Udvidelse af ejendomskontoret er blevet forsinket af, at Hvidovre Kommune behandler sagen som fortidsmindebeskyttelse på grund af højen bag ved materialegården. Vi har fremsendt fotos, facadetegning, fuldmagt og situationsplan. Vi afventer svar inden indsendelse af byggeandragende. Der afholdes valg blandt medarbejderne til hvervet som medarbejderobservatør til Organisationsbestyrelsen inden organisationsbestyrelsesmødet den 25. november 2015. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Nyt fra afdelingerne 4004, Friheden I Helhedsplanen pågår lige nu i blok 7, 10 og 12. Der henvises til punkt 12. Alle affaldsskakte lukkes inden for ca. halvanden måned. Fremover skal beboerne aflevere deres affald i skurene, indtil de nedgravede affaldssystemer er klar medio 2016. Dette giver en væsentlig lettelse for medarbejderne. Beboerne vil blive varslet med 14 dage, og arbejdet med lukning af skakte forventes at vare ca. 14 dage. 4005, Friheden VI Der har været afholdt 5-års eftersyn på elevatorerne. De forhold, som KAB havde bemærkninger til i eftersynsrapporten, bliver alle sammen udbedret uden udgift for afdelingen. Planlægning af udskiftning af faldstammer og stigstrenge pågår sammen med rådgiver. Der skal udføres yderligere forundersøgelser, inden endelig renoveringsmetode anbefales til afdelingsbestyrelsen. 4010, Lille Friheden Etablering af tre minihaver pågår. Udskiftning af vandmålere og afspærringsventiler udføres i perioden fra den 9. til den 27. november 2015. 18/20
Generelt Der er ikke tilfredshed med rengøringsfirmaets rengøringskvalitet. Ejendomskontoret har afholdt flere møder med firmaets inspektør, senest den 27. oktober 2015, hvor det blev meddelt, at hovedrengøringen ikke var ordentligt udført. Der vil blive udført en delvis ny hovedrengøring. Det overvejes at få en uvildig vurdering af rengøringen, som kan bruges til at lægge pres på rengøringsfirmaet eller i yderste konsekvens at opsige aftalen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2012-2015. Bilag 8: Oversigt over beboerklagenævnssager Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Kommende møder Forslag til møder i 2016: Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde onsdag den 16. marts 2016, kl. 17.00 i Oasen onsdag den 7. september 2016, kl. 16.30 i KAB onsdag den 23. november 2016, kl. 16.00 i Oasen onsdag den 23. november 2016, kl. 19.00 i Oasen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19/20
23. Eventuelt 20/20