Dato: 27.04.09 Vor ref.: LHF Referat fra 1. møde i implementeringsgruppen for teletolkeprojektet Dato: Onsdag den 22. april 2009 Sted: Deltagere: MedCom Lene Schilling Muldtofte, Region Nordjylland Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Mickael Bech, Odense Universitetshospital Eva Lund, Odense Universitetshospital Axel Pallesen, Region Midtjylland Stina Lou, Center for Folkesundhed, Region Midtjylland Erik Knudsen, Århus Kommune Jesper Piculell, Århus Kommune Bente Christiansen, Region Sjælland Anette Dahl Høm, Region Sjælland Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Morten Kjeldgaard, Netplan Lars Hulbæk, MedCom Rikke Viggers, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Lone Høiberg, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Eva B. Møller, Region Sjælland Referat: 1. Velkomst samt gruppens formål v. Lars Hulbæk, MedCom Velkomst v. Lars Hulbæk. Kort gennemgang af dagsordenen. Kort præsentationsrunde. Digital Sundhed har uddelegeret programledelsen for telemedicin og hjemmemonitorering til MedCom. Programmet er tidsmæssigt berammet til strategiperioden 2008-2012. Man vil satse på de teknologier, der i forvejen virker og få dem udbredt. Vi vil dog også gerne ud og modne de idéer, som er knapt så klar. Digital Sundhed har i december 2007 udgivet ny national IT-strategi, som har udmøntet sig i en række handleplaner, som blev vedtaget i foråret 2008.
Målet med teletolkeprojektet er, at 90 % af de relevante sygehusafdelinger inden udgangen af 2012 benytter teletolkning. Herudover skal projektet være spydspidsafprøvet i almen praksis og kommuner. Herudover skal der etableres et nationalt knudepunkt for sikker videokonference til brug for teletolkning og genanvendelse i efterfølgende nationale udbredelsesprojekter indenfor rammerne af Digital Sundheds program for telemedicin og hjemmemonitorering, herunder telepsykiatri. Der er et budget på 41 mio. kr. til den nationale udbredelse fra ABT-fonden over årene 2009-2012, og en del af pengene skal selvfølgelig ud til deltagernes organisationer via forpligtende samarbejdsaftaler. Implementeringsgruppen er projektets centrale gruppe, der har som formål at sikre projektets samlede fremdrift, følge op på implementeringssamarbejdsaftaler samt sikring af erfaringsudveksling. Gruppen vil blive udvidet, efterhånden som der kommer flere spydspidsorganisationer med, og består af repræsentanter fra alle regioner, spydspidskommuner og spydspidslægepraksis. Hovedformålet med dagens møde er kvalificering af national business case og projektplan, bane vejen for samarbejdsaftaler om deltagelse i projektet samt ruste alle til igangsætning af regionale/lokale projekter. 2. Baggrund for projektet v. Susanne Noesgaard, MedCom Susanne præsenterede organisationsdiagram for teletolkningsprojektet. MedCom har delt teletolkeprojektet op i 5 spor: teknik, hospitaler, kommuner, praksis og tolkeudbydere. Der er nedsat en videoteknikgruppe samt denne implementeringsgruppe. Der er sket en ændring i populationen igennem de senere år, således at vi har 340.000 indvandrere og efterkommere fra ikke-vestlige lande. Deres sundhedsprofil er ofte diabetes type 2, muskellidelser, posttraumatisk stress-syndrom samt livsstilssygdomme. Der er ca. 75.000 tolkninger pr. år på hospitaler, 135.000 tolkninger i 2008 i praksis samt herudover i sundheds- og beskæftigelsesområdet i kommuner. Hverdagen som tolk: Er ofte ensomme har ikke kolleger at vende problemer med. Det kan være svært at bevare den professionelle distance, da tolken ofte sidder sammen med patienten i venteværelset, og patienten spørger ofte ind til tolkens private liv eller inddrager tolken i egne private problemer. Der forekommer ofte familietolkninger eller børnetolkninger, som ofte kan give problemer, da familiemedlemmer ikke altid oversætter alt, eller det kan være svært at bruge børn, hvis man fx skal tale om psykiske eller seksuelle problemer. MedCom har været i gang med en kortlægning af regionernes tolkeudbydere. Hovedstaden har gamle aftaler, men er i udbud nu. 55.000 i praksis. Sjælland har gamle aftaler og skal i udbud i 2009. 25.000 i praksis. Syddanmark benytter 2 bureauer, som de har aftale med indtil januar 2010. 30.000 i praksis. Midtjylland benytter 3 bureauer, som de har aftale med indtil oktober 2010. 20.000 i praksis. Nordjylland benytter 4 bureauer, som de har aftale med indtil oktober 2010. 5.400 i praksis. Tolkningerne benyttes ofte i forbindelse med speciallægekonsultationer, og da ca. halvdelen af alle speciallæger bor i Region Hovedstaden, foregår mange tolkninger der. 2
Man kunne forestille sig, at regionerne går sammen om døgnbemanding af tolkecentre. Der er en række kvalitative gevinster: Kvalificering af sundhedsfaglig tolkning, professionel distance for tolkene, større tilgængelighed af tolkning, letter koordineringen ved forsinkelse eller aflysning, øget reel tolketid i forhold til transporttid, mindre brug af familietolke samt blufærdighed. Det potentielle genbrug af videokonferenceinfrastrukturen vil være til telemedicinsk behandling, telemedicinsk tilsyn, telemedicinsk supervision, tværfaglig telemedicinsk konference, telemedicinsk operationsforberedelse, telemedicinske uddannelsesaktiviteter samt telemedicinsk behandling af patienter i eget hjem. 3. Erfaringer fra Odense Universitetshospital v. Eva Lund, OUH Der blev gennemført pilotprojekt i januar til marts (juni) 2008 på OUH. Projektet blev udvidet lidt pga. sygeplejerskestrejken. 5 afdelinger på OUH og Kolding Sygehus deltog. Der blev gennemført 82 tolkninger fordelt på 2 sprog arabisk og somalisk. Projektet blev gennemført i samarbejde med Cisco Systems, der stillede det tekniske udstyr til rådighed i projektperioden, mens regionen dækkede omkostninger til sundhedsfagligt personale og tolkning. Erfaringerne fra pilotprojektet viste stor tilfredshed fra patienterne, hvor der var meget lidt modstand og usikkerhed. Der var bedre tilgængelighed (større fleksibilitet ved forsinkelser og i akutte situationer). Der var bedre kontakt mellem behandler og patient, mere professionel tolkning og god kvalitet heraf. Det var let at anvende løsningen, som krævede meget kort oplæringstid. Ingen tekniske problemer. Tendens til kortere konsultationer (dog ikke dokumenteret). Status p.t. er, at den tekniske infrastruktur er etableret. De første afdelinger, der skal skifte til teletolkeløsninger er udpeget, og det er de afdelinger fra OUH, som deltog i pilotprojektet (af hensyn til gældende udbud i 2009). Der er indgået aftale med tolkeleverandører. Lokaler er under etablering. Forventet driftsstart 1. juni 2009. Der er aftalt afprøvning hos 2-3 praktiserende læger i løbet af efteråret. Der er indtil videre lavet aftale med Tolke Danmark, hvor der 1. juni sidder en tyrkisk og arabisk tolk fra 8-13 på hverdage, da det er her, der foregår allerflest ambulante konsultationer. Vi talte lidt om, at der kan være forskellige scenarier for etablering af tolkecentre. Region Syddanmark har valgt at starte ud med et tolkelokale på sygehuset. Et andet scenarie er som i Århus, hvor tolkene direkte er ansat i kommunen. Herudover er der private tolkecentre i egne lokaler. Og så kunne man forestille sig tolkning hjemme fra egen bolig, hvilket man dog godt kan have en bekymring omkring med hensyn til tavshedspligt m.m. Indtil videre regner Eva med at bruge det lokale mail-system som bookingsystem, men på sigt vil det jo også være noget, som tolkeudbyderne skal konkurrere på løsning af. Det er jo noget, man skal tage højde for, når man indgår nye kontrakter med tolkeudbyderne. Ligeledes skal man tænke på praktiske forhold i relation til afregning. 4. Tre er et umage par v. Stina Lou, Center for Folkesundhed, Århus Stina Lou fra Center for Folkesundhed i Århus har været projektleder på en undersøgelse af tolkningens vilkår og betydning i kommunikationen mellem etniske minoriteter og sundhedsvæsnet, Tre er et umage par. Der er udgivet en rapport, som man kan finde på www.centerforfolkesundhed.dk (publikationer/sundhedsfremme). Ellers er man velkommen til at kontakte stina.lou@stab.rm.dk. 3
Se i øvrigt Stinas præsentation! Lars foreslår, at vi måske med udgangspunkt i Stinas undersøgelse samt i samarbejde med nogle sundhedsprofessionelle udarbejder en pjece Den gode teletolkekonsultation i lighed med Den gode e-mail-konsultation, som MedCom tidligere har udarbejdet med sundhedsfaglige anbefalinger til anvendelsen af den nye teknologi. 5. Business Case v. Mickael Bech, MTV-enheden, OUH En business case danner et beslutningsgrundlag, som vurderer de forretningsmæssige aspekter af løsningen og den samlede investering samt fremstilling af værdiskabelsen. Baggrunden for business casen er behovet for tolkninger ved sygehuse, almen praksis, speciallægepraksis og i kommunerne. Man har ikke forholdt sig til behovet for tolkning i andre dele af den offentlige sektor. Mulig løsning af tolkning er brug af 2-sproget sundhedspersonale, fremmødetolkning, telefontolkning eller tolkning ved videokonferenceudstyr. Mange af de kvalitative fordele ved teletolkning opnås ikke nødvendigvis på baggrund af selve teletolkningen, men i høj grad af etableringen af teletolkecentre. Forretningsmodeller: - Tolkning via videokonferenceudstyr giver mulighed for bedre udnyttelse af markedet for tolkeydelser. - Den økonomiske model er ikke baseret på en bestemt (økonomisk) organisering af tolkeudbyderne. - Det antages, at tolkene er ansat ved flere tolkeudbydere. Mickael gennemgik en tabel samt en række antagelser, som danner grundlag for de økonomiske forudsætninger i business casen. Det har selvfølgelig betydning, hvilken slags udstyr man investerer i, og her arbejder man med 2 modeller: Model 1 til 20.000 pr. station og model 2 til 10.000 pr. station. Efter nogle økonomiske beregninger over en 6-årig periode vil model 1 koste minus 37 mio. kr. (dog positivt efter knap 10 år) og model 2 plus 22 mio. kr. (tilbagebetalt efter 4. år). Der er dog ikke taget højde for genbrug af udstyret til andre efterfølgende projekter, og man har heller ikke værdisat de kvalitative gevinster, miljømæssige fordele ved mindre transport samt øvrige sidegevinster af teletolkning. Man har i beregningen afskrevet hardwaren over 4 år. En fremmødetolkning koster 648 kr. Model 1 i år 6 med fuld udbredelse vil koste 517 kr., og model 2 i år 6 med fuld udbredelse vil koste 442 kr. Størst betydning for det økonomiske har udbredelses- og dækningsgraden, prisen for udstyret samt udnyttelsesgraden for teletolkene. Størst betydning for det kvalitative har organiseringen af tolke i tolkecentrene. Andre risici er organisering af afregningssystemer, som muliggør så stor udnyttelse af markedet for tolkeydelser som muligt. Langt overvejende er der positive fordele ved teletolkning, men det kræver investeringer i udstyr, ændringer af organisatoriske rutiner for realisering af ressourcebesparelser og omstilling af kommunikationsformer. Den fremlagte business case drøftedes i gruppen, herunder: - at 2 teletolkninger pr. tolkearbejdstime ikke var lavt sat, idet der kan forventes væsentlige stordriftsfordele ved massiv udbredelse. 4
- at business casen ikke er specielt følsom overfor de reelt gennemførte tolkninger (fx 75.000 eller 135.000 tolkninger i praksissektoren), hvis blot der er tale om stort volumen. - at business casens forudsatte tolkebehov i kommunerne formentlig er lavt sat. - at en del af videoudstyret allerede er anskaffet i andre sammenhænge. - at projektet kan vise sig at skabe et øget antal tolkninger pga. øget tilgængelighed og udækkede tolkebehov i dag. - at projektet i modsat fald kan risikere at gøre nogle tolke arbejdsløse som et led i professionaliseringen af tolkeydelserne. - at de kvalitative gevinster med fordel kan fremhæves, men ikke omregnes til kroner og øre. 6. Regioner og kommuner rundt v. Rikke Viggers, MedCom Region Syddanmark: Der er nedsat en regional styregruppe som udløber af pilotprojektet i Odense. Der er ligeledes nedsat en teknikgruppe med repræsentanter fra MedCom. Den tekniske infrastruktur er ved at være på plads på OUH og formentlig i hele regionen inden årets udgang. Indkøbsafdelingen inviteres med til næste styregruppemøde. Der skal forhandles nye kontrakter på tolkning i Sydjylland inden årets udgang. Vil som sagt forsøge at afprøve det hos 2-3 praktiserende læger. Region Syddanmark er ved at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse på sygehusene for at finde ud af, hvad der findes af telemedicinløsninger. Skemaet sendes ud med referat til almen orientering for de øvrige regioner. Region Sjælland: Det er meget nyt for dem. Har et udbud i gang fælles for sygehus- og praksissektoren. Har udarbejdet kravspecifikation, men har ikke tænkt teletolkning ind i det, hvilket de naturligvis vil skynde sig at gøre. Kunne meget naturligt drage nytte af de erfaringer, de har i udbudsmaterialet fra Århus. Århus finder lige ud af, hvilke rettigheder de har i den forbindelse og sender materialet til de regionale repræsentanter. Region Sjælland er dog rigtig langt med videokonferenceudstyr på det administrative område samt på sygehusafdelinger, så rent teknisk er de langt. Region Hovedstaden: Har en repræsentant i teknikgruppen. Er ved at være klar med udbudsmateriale. Har ikke mange erfaringer med telekommunikation, men Rigshospitalet har dog lidt med Færøerne og andre småprojekter. Infrastrukturen skulle være så småt på plads. Region Midtjylland: Er overhovedet heller ikke kommet i gang. Skal have initieret projektet og skal have det funderet ledelsesmæssigt. Har aftale med 3 teletolkebureauer, som rækker frem til 2010, som Axel er i gang med at kontakte. Ved ikke helt, hvor meget teknik, der er derude, men der er i hvert fald noget i psykiatrien, da de ligger meget spredt geografisk. Ved dog ikke, om det bruges til teletolkning, men er ved at undersøge, hvad det ellers bruges til. Region Nordjylland: Er i gang med at lave en indstilling, som dog er blevet stoppet af ledelsen, da man er lidt bekymrede for, hvor meget arbejdsløshed blandt tolke projektet afføder. Skal have nedsat styregruppe og projektgruppe. Har meget svært ved at vurdere, hvad det vil koste regionen. Lene er udpeget som projektleder i regionen. Århus Kommune: Århus er med som én blandt flere spydspidskommuner. Har brugt 3-5 år på teletolkning, dog indenfor tegnsprogstolkning. Har et bud på, hvordan man kan organisere en tolketjeneste. Har nogle tolkestudier p.t. i Århus, Viborg (tolk i eget hjem) og København (tolk i eget hjem), men de kan i princippet ligge hvor som helst. Benytter kun uddannede tolke. Deres call manager center er en digital telefoncentral, som opsamler al logistik, har mulighed for køcentral m.m. Kører teletolkningscenter (døvetolkning) på nationalt plan. Arbejder med videotelefoner, men 5
også med bærbar PC, som har den fordel, at man også kan skrive samtidig. Vil også gerne indføre 3G-mobiltelefon. Det kræver tilkøb af et ekstra modul. I spydspidsprojektet vil de gerne have egen tolketjeneste på sprogområdet med fx arabisk, somalisk, polsk samt andre sprog. Dette vil de gøre ved at udvide med endnu et eller flere tolkestudier. De vil inddrage Jobcenter Århus, sundhedsaktører i Århus samt almen praksis i Århus. Er dog spændt på det tekniske, da de jo har en løsning kørende via TDC, men MedComs projekt skal køre over sundhedsdatanettet. Det blev aftalt, at regionerne udveksler de kravspecifikationer, der er udarbejdet i forbindelse med udbud af tolkeydelser (Århus Kommune distribuerer), og at Region Syddanmarks spørgeskema vedr. kortlægning af telemedicinske aktiviteter i regionen stilles til rådighed for andre i gruppen, der skal i gang med en lignende opgave. 7. Kort om den tekniske løsning v. Morten Kjeldgaard, Netplan Videokonference skal kunne køre på tværs af platforme. Der findes forskelligt udstyr og tjenesteydelser, som understøttes af proprietære systemer og protokoller. Skal ligeledes kunne understøtte gængse standarder. Nye bærbare og udvalgte skærme leveres med indbygget webcam. Skype, Windows Live og Office Communicator er smarte, men er kun til 1 til 1-kommunikation og kræver tilvænning. UC fra teleproducenter. MS RoundTable bør ikke undervurderes. Producentspecifik software fra Tandberg, Polycom m.fl. Der er perspektiver i 3G, men det er ikke klar til prime time. Der findes dedikerede systemer, som tilbyder høj funktionalitet og kvalitet, men baseres på proprietære løsninger. Der er lavet en kortlægning, som viser, at der anvendes mange platforme og løsninger blandt MedComs brugere. Der skal være nem adgang til videokonferencer. Skal kunne understøtte ad hoc-konferencer, mobile løsninger samt hele spektret fra møderumsløsninger til personlige løsninger. Skal ligeledes kunne understøtte fremtidige løsninger, herunder Unified Communications mv. Nogle af de tekniske løsninger er også noget af det, man bør stille som krav til tolkeudbyderne. Videoknudepunktet er indtil udgangen af 2012 finansieret af projektet, hvorefter det formentlig bliver brugerbetalt. 8. Projektplan v. Lone Høiberg, MedCom Lone Høiberg gennemgik projektplanen. Under gennemgang af formålet med projektet blev der ytret ønske om at få det præciseret lidt mere, hvorledes det forventes, at arbejdsbyrden lettes i klinikken. Endvidere bør det specificeres, at kommuner og lægepraksis også indgår i de nævnte 10 spydspidsorganisationer, som det forventes at kunne høste erfaringer fra allerede primo 2010. Lone præsenterede kort tidsplanen. Evalueringsmodel: Gruppen gav udtryk for, at det kan være svært at lave nogle af de nævnte førmålinger, og at detaljeniveauer derfor bør overvejes. Konkret blev det påpeget, at det kan være svært at kvantificere anvendelsen af familietolke og tidsbesparelser, hvorfor dette i stedet kan indgå i et spørgeskema for at afdække personalets vurdering af effekten. 6
Kvalitet: Det er formålet, at teletolkning sikrer slutbrugeren (både patient, tolk og sundhedspersonale) lettere adgang til tolkesamtaler ved brug af videokonference i sundhedsvæsnet. Projektet vil kvalitetssikre på følgende områder: Tryghed, funktionelle krav, tidsbesparelse, nøjagtighed, anvendelighed, sikkerhed, kompatibilitet, stabilitet, tilgængelighed for vedligeholdelse, udvidelsesmulighed, fleksibilitet og sammenligning med andet produkt. Det blev besluttet at medtage et kort afsnit i projektplanen omkring kvalitet. MedCom vil rigtig gerne have flere forslag fra gruppen. MedCom forestiller sig at afholde nogle workshops med fx følgende emner: Kvalitetsmål/evalueringsplan, uddannelse, patientinformation eller tolkeydelser (bestilling, booking). Andre emner er velkomne. Gruppen gav udtryk for, at kvalitetsdimensionen er vigtig for projektets succes, og at især fleksibiliteten i teletolkeløsningen er en vigtig kvalitetsparameter. MedCom vil ligeledes gerne have en tilbagemelding på, hvem der bliver/er projektleder i de forskellige organisationer. 9. Det videre arbejde v. Lars Hulbæk, MedCom Hvis nu vi har en samarbejdsaftale klar fra MedCom i maj måned, hvor lang tid har parterne så brug for til den politiske behandling af den? Det er planen at holde møde i denne gruppe igen i juni måned. Man kunne overveje, at MedCom kommer på besøg i organisationerne forinden for at tale samarbejdsaftale. Vi forestiller os at indgå 2 samarbejdsaftaler med regionerne en på 1,5 mio. kr. til implementering og en på 0,5 mio. kr. til teknik. Hvis organisationerne kan komme med nogle tilbagemeldinger omkring mødedatoer for diverse fora, vil de være meget velkomne, så man kan få samarbejdsaftalerne ud til behandling på disse møder. Forslag til mødeplan: - 11/6-09 med fokus på samarbejdsaftaler (udsendes i forvejen) efterfølgende ændret til 10/6-23/9-09 med status på praktisk afprøvning af teknikken - 18/11-09 med status på klinisk afprøvning - 14/1-10 med erfaringer fra spydspidsorganisationers drift Sæt herudover X i kalenderen den 10/12-09, hvor der afholdes afslutning af MedCom6- projektperioden på Hotel H.C. Andersen i Odense (eftermiddag og aften). Lars opsummerede øvrige ting opsamlet under mødet. 10. Eventuelt Mødeindkaldelser, bilag, referater og præsentationer er tilgængelige på MedComs hjemmeside på http://www.medcom.dk/wm110883. Her kan man også finde navne på deltagerne i implementeringsgruppen: http://www.medcom.dk/wm110012&kode=teletolkeimplementeringsgruppen samt teknikgruppen: http://www.medcom.dk/wm110012&kode=teletolketeknikgruppe. Business case og projektplan vil også være at finde der. 7