100% automatisk kørebog

100% automatisk kørebog Tænk på miljøet - kør med omtanke Gør noget godt for miljøet og for din pengepung. Brug Carlog System, her får du hurtigt og nemt et overblik over dit kørselsbehov og dermed dit forbrug af brændstof. Vi kører bare den vej vi plejer. Gør du og dine ansatte også det? Dagens kilometer-forbrug kan reduceres med adskillige kilometer. I Carlog System kan du se alle dagens ruter på et og samme kort. Du får det totale overblik på få minutter. Carlog System Kærvej 39 9440 Aabybro support@carlog.dk 1

Indhold 1. Installation... 4 1.1 Opsætning af Carlogprofil... 4 1.2 Brugeroplysninger... 5 1.3 Firmaoplysninger... 7 1.4 Satser... 7 1.5 Opret bil... 8 1.6 Kørselstyper... 9 1.7 Bemærkninger... 10 1.8 Installation af Trackbox... 11 1.9 Funktionscheck... 12 1.10 Funktionscheck med SMS... 12 1.11 Montering af digital udgang (evt. bilvarmer)... 13 2. Se ruter... 15 2.1 Se ruter... 15 2.2 Se ruter på kort... 16 2.3 Rediger en rute... 18 2.4 Tilføj en rute... 19 2.5 Tilføj en retur rute... 20 2.6 Tilføj en retur rute efter sidste rute... 21 2.7 Ny start adresse... 23 2.8 Sammenlæg ruter... 24 3. Rapporter... 25 3.1 Udskriv rapport... 25 3.2 Gem som Pdf-fil... 27 3.3 Gem som EXCEL-fil... 28 4. Adressekort... 29 4.1 Tilføj kunde manuelt... 30 4.2 Tilføj kunder via import... 31 5 FAQ... 32 5.1 Der mangler en rute?... 32 5.2 Hvad sker der hvis der ikke er datadækning?... 32 5.3 Ændring af password... 32 2

5.4 Dataopbevaring... 32 6. Support... 33 6.1 Kontakt support... 33 6.2 Online support... 33 3

1. Installation 1.1 Opsætning af Carlogprofil Inden du begynder monteringen af Trackboxen i bilen skal du oprette din Carlogprofil, følg vejledningen herunder, og du er snart i gang. Start med at logge på: http://mobi.carlog.dk Indtast brugernavn og password (som du har modtaget på mail fra Carlog) Har du ikke modtaget login oplysninger på mail, kontroller venligst din spammail/spamfilter på din PC 4

1.2 Brugeroplysninger Herunder indtastes alle brugeroplysninger. 5

Vælg: Bruger Indtast eller ret de brugeroplysninger som ikke allerede er påført af Carlog. Km før Carlog systemet De Km du har fået godtgørelse for før brugen af Carlog skal skrives ind her. (dette er nødvendigt for at kunne beregne efter de korrekte takster) Fix kunde radius Kunder i adressekort indenfor den valgte radius bliver vist med Firmanavn / navn i kørselsrapporten. (se også side 35) Password Du kan ændre dit password her. (hvis du ændre password, husk også at ændre det på din iphone. Bopæl til arbejde Skal kun anvendes af brugere der er tilknyttet en firmaordning. Kan kun redigeres af en firma-administrator. Hjemmeadresse for 60 dages regel Adressen i dette felt SKAL være din folkeregisteradresse. Skifter du bopæl er det din pligt at rette adressen i felterne. Låsning af telefon Skifter du telefon skal du resette dit EMEI nummer, klik på Reset Imei Du kan nu benytte en ny telefon. (se også side xx) HUSK at afslutte med Gem 6

1.3 Firmaoplysninger Herunder skal alle firmaoplysningerne for det firma der skal udbetale kørselsgodtgørelse indtastes. (Disse oplysninger er indtastet når man er med i en firmaordning) Vælg: Firma Indtast alle firmaoplysninger. HUSK at afslutte med Gem 1.4 Satser Herunder ses de satser der beregnes kørselsgodtgørelse efter. Vælg: Satser Tilføj sats, indskriv år, kilometersats for under 20.000km og over 20.000km Kontroller satserne inden brug af programmet. (Carlog opdaterer automatisk ved årsskifte) HUSK at afslutte med Opret Obs! Det er ikke muligt at tilføje/rette i satser hvis man er tilføjet en firmaordning. 7

1.5 Opret bil Herunder indtastes de biler der skal beregnes kørselsgodtgørelse for. Der kan indtastes flere biler. Der kan også indtastes kilometer-stand for de enkelte biler, herefter kan de totale kilometer aflæses. Vælg: Biler Tilføj bil, indtast navn, nummerplade eller registreringsnummer. Vigtigt! Husk at vælge den bil som skal benyttes som standard: HUSK at afslutte med: Opret 8

1.6 Kørselstyper Herunder ses en tidstabel. Ønsker du at logge alt dit kørsel, både erhverv og privat, kan denne tabel hjælpe med at sortere din kørsel. Logning af erhvervskørsel: Ønsker du kun at logge erhvervskørsel skal du ikke ændre på tidstabellen. Logning af privat og erhvervskørsel: Ønsker du automatisk sortering af dit kørsel mellem erhverv og privat efter f.eks. dine arbejdstider kunne den f.eks. se sådan ud: HUSK at afslutte med: Gem 9

1.7 Bemærkninger Herunder oprettes de detalje-bemærkninger der kan vælges imellem når man fremstiller kørselsrapporten. Tilføj bemærkningerne: Service, Salg og Kundebesøg eller de bemærkninger som passer dig. Vigtigt! Husk at vælge den bemærkning som skal benyttes som standard: HUSK at afslutte med: Opret 10

1.8 Installation af Trackbox Det er vigtigt at være omhyggelig med monteringen af boksen, da mangelfuld montering vil forringe kvaliteten af kørebogen, f.eks. fejlagtigt vise spring i positioner og fejl i adresseopslag. Boksen må IKKE monteres under metalplader eller i lukkede metalbokse. Mangelfuld montering ville desuden forringe batteriets standby tid. Boksen monteres vandret eller lodret og fastgøres med skruer eller strips. Ved loret montering bør boksen IKKE monteres med tilslutningskablet nedad, da dette forringer GPS antennes følsomhed. Forsøg at optimere boksens udsyn til himlen. Skal boksen monteres skjult, bør dette ske under plastic eller lign. og IKKE metal. For at undgå eventuel GSM-støj bør boksen som minimum monteres 50 cm fra radio og højttalere. De nødvendige tilslutninger ses herunder: Nr. Farvekode Trackbox 1 Rød ledning Strømforsyning +12V / 24V 2 Hvid ledning Disp. 3 Brun ledning Digital indgang 2 (+12V tænding) 4 Pink ledning Disp. 5 Gul ledning OUT1 6 Blå ledning Stel - Boksen kobles til fast 12V eller 24V spænding gennem en 1 amperes flink sikring. Denne sikring er vigtig for at undgå skader på ledningsnet m.m. Indgang 2 skal altid tilsluttes køretøjets tændingssignal, da dette sænker strømforbruget og forlænger batteriets standby tid. Obs! Ledningerne: hvid, pink og gul skal IKKE bruges i en standardmontering. 11

1.9 Funktionscheck Enheden er forsynet med en lysdiode som viser følgende: Konstant grønt lys afbrudt af kortvarigt rødt blink: Ingen lys i lysdioden: Lyser konstant rødt: Kortvarigt rødt blink: Lyser konstant grønt: Enheden er på GSM-nettet og navigerer Alt OK. Enheden er ikke tilkoblet strøm Enheden er tilkoblet strøm, men er ikke på GSM-nettet Enheden er tilkoblet strøm, og er på GSM-nettet Enheden navigerer GPS-fix 1.10 Funktionscheck med SMS Det er muligt at kontrollere enhedens signalforhold med en SMS kommando. Det er bedst at foretage dette check udendørs, da et evt. bygnings tag vil forringe signalkvaliteten. Sådan gør du: Aflæs enhedens mobilnummer på forsiden af enheden eller udvendig på emballagen. Indtast mobilnummeret xxxxxxxx og skriv mt signal i tekstbeskeden og send beskeden. Du vil modtage følgende besked: MTC ACK (Serienummer på enheden) Signal: GSM=22, SAT=8, SN=44 GSM er et mål for hvor god GSM dækning der er for enheden. Dette tal bør være mindst 10 jo højere tal, jo bedre. SAT er et mål for antal satellitter GPS modtageren ser og skal minimum være 3 og gerne 6 eller derover. SN er mål for GPS-signalets styrke. Bør være større end 35 12

1.11 Montering af digital udgang (evt. bilvarmer) Ønsker du at bruge Trackboxen til styring af en bilvarmer kan det gøre med den digitale udgang OUT 1 (gul ledning) Jævnfør udstyrets E1 godkendelse må den digitale udgang under ingen omstændigheder benyttes til styring af udstyr der påvirker sikkerheden under kørsel. Den må kun benyttes til styring af komfortudstyr. Eksemplet her under viser et 12VDC relæ. Der kan også anvendes et 24V relæ og en 24V strømforsyning. Relæets strømforbrug må max være 200mA (DC) og relæets kontaktsæt skal være specificeret til at kunne bære den belastning, som man ønsker at styre. Bemærk, at udgangen kun kan håndtere DC, IKKE AC. Der SKAL derfor anvendes DC-strømforsyning til relæet. Trackbox Rød Blå + - Bilens 12VDC forsyning Gul Ekstern12VDC relæ (medfølger ikke) Dette kontaktsæt kan så styre bilvarmen. 13

Styring af OUT 1 med SMS kommandoer Funktion: SMS kommando til box SMS kommando retur svar Beskrivelse Tidsstyret aktivering MT OUT1=120 af udgang Permanent aktivering af udgang MT OUT1=ON MCT ACK (serie nr.) OUT1 Timer= 120 Minutes 0 Seconds MTC ACK (serie nr.) OUT1 ON Deaktivering af udgang MT OUT1=OFF MTC ACK (serie nr.) OUT1 OFF Med denne kommando aktiveres udgangen i et ønsket antal minutter. I det viste eksempel anvendes 120 minutter(2timer) Udgangen aktiveres umiddelbart efter kommandoens afgivelses og deaktiveres automatisk efter udløbet af den angivne tid. Udgangen kan også deaktiveres inden udløbet af den angivne tid vha. OFF kommandoen som er beskrevet længere nede. Med denne kommando aktiveres udgangen permanent. Udgangen deaktiveres vha OFF kommandoen. Med denne kommando deaktiveres udgangen. Kommandoen kan anvendes uanset om udgangen er aktiveret tidsstyret eller permanent Sådan gør du: Aflæs enhedens mobilnummer på forsiden af enheden eller udvendig på emballagen. Indtast mobilnummeret xxxxxxxx og skriv mt out1=120 i tekstbeskeden og send beskeden. Du vil modtage følgende besked: MTC ACK (Serienummer på enheden) OUT1 timer= 120minutes 0seconds 14

2. Se ruter Her kan alle de kørte ruter ses. Der kan redigeres i de kørte ruter, der kan indtastes nye ruter og der kan vælges på hvilken måde, man vil se de kørte ruter. 2.1 Se ruter Her kan alle de kørte ruter ses og vises på Google Maps Vælg den periode som du ønsker at se dine kørte ruter for. Her vises hvilken adresse der er kørt fra og til. Her vises dato og tidspunkt for start og stop. Her vise afstanden mellem de to adresser. De kørte ruter kan også ses på et kort ved at klikke på til venstre ud for hver rute. 15

2.2 Se ruter på kort Her ses en af de kørte ruter på kort. For at komme tilbage til ruteoversigten vælg: øverst på kortet. 16

Det er også muligt at se flere ruter på samme kort Marker de ruter du ønsker at se på samme kort, klik herefter på: Her ses de valgte ruter i 3 forskellige farver på samme kort. 17

2.3 Rediger en rute Er der behov for at redigere i en rute kan det gøres ved at klikke på i kolonnen valg yderst til højre. Ønsker du at slette en rute gøres det ved at klikke på i kolonnen valg yderst til højre. Det er også muligt at slette flere ruter på én gang, marker de ruter som skal slettes og klik herefter på: Rediger din rute, der kan rettes på alle data. HUSK at afslutte med GEM. Vælges genberegn rute beregnes den korteste vej. 18

2.4 Tilføj en rute Har du glemt at logge en rute kan den tilføjes manuelt. Vælg: tilføj en rute: Kontroller at det er på den korrekte dato du ønsker at tilføje en rute. Indtast evt. Firmanavn eller navn, adresse, post nr. og by. HUSK at afslutte med Opret. 19

2.5 Tilføj en retur rute Ønsker du at tilføje en retur rute fra forrige rute. Marker den rute der skal laves retur rute fra, klik herefter på: Retur ruten er nu tilføjet. 20

2.6 Tilføj en retur rute efter sidste rute Ønsker du at tilføje en rute med sidste rutes stopadresse som ny startadresse. Klik på: Det er nu kun nødvendig at udfylde felterne i Til kolonnen HUSK at afslutte med: Opret. 21

Den nye rute er nu tilføjet. Alle nye ruter der tilføjes manuelt bliver automatisk tilføjet 1 time efter sidste kørte rute med mindre man selv ændrer dato eller tidspunkt. Ruter der tilføjes manuelt beregnes altid efter korteste rute. 22

2.7 Ny start adresse Ønsker du at ændre start adressen på en af dine ruter, så den starter fra samme adresse som du stoppede forrige rute på, kan denne funktion bruges. Marker den rute hvor start adressen skal ændres. Klik herefter på: 23

2.8 Sammenlæg ruter Det er muligt at sammenlægge 2 ruter til 1 rute. Marker de 2 ruter som skal sammenlægges. Klik herefter på: De 2 ruter er nu sammenlagt til 1 rute. 24

3. Rapporter Du kan gemme dit kørselsregnskab som en pdf.fil. Du kan også vælge at eksportere det til en EXCEL-fil. 3.1 Udskriv rapport Vælg: den periode du ønsker at udskrive for. Vælg: herefter kørselstype og bil. Vælg: sorter evt. på bemærkninger. Til eller fravælge tidspunkt, sagsnummer, kilometerstand. Vælg: se rapport 25

Her ses alle de kørte ruter for den valgte periode Nu kan der vælges imellem pdf.fil eller eksport til EXCEL. 26

3.2 Gem som Pdf-fil Pdf-filen lukker op i et nyt vindue og kan udskrives herfra eller gemmes. Vælg: Pdf-fil Her ses en pdf-rapport for den valgte periode. 27

3.3 Gem som EXCEL-fil Nu kan der vælges imellem pdf.fil eller eksport til EXCEL. Pdf-filen lukker op i et nyt vindue og kan udskrives herfra eller gemmes. Vælg: EXCEL-fil Her ses en EXCEL-rapport for den valgte periode. Det er også muligt at se den kørte rute fra EXCEL-filen, klik på kort i kolonnen GPS yderst til højre i EXCEL-arket. 28

4. Adressekort Her kan man oprette de kunder som man køre til flere gange. Når man så besøger denne kunde bliver firmanavnet også vist på kørselsrapporten. Husk at denne funktion skal tilvælges på side 6 Her ses kunder som allerede er tilføjet adressekortet. De to grønne linjer vedrører din hjemadresse. Den første grønne linje er en tidligere hjemadresse som du er fraflyttet. Den anden grønne linje er din nuværende hjemadresse. Læs mere om hjemadresse på side 6 Der kan tilføjes kunder til adressekortet på to måder: Indtastning manuelt. Import via fil (du kan hente importskabelon på carlog.dk under menuen download ). 29

4.1 Tilføj kunde manuelt Når du ønsker at tilføje en kunde til adressekortet manuelt. Klik på: Indtast Firmaoplysninger og afslut med opret kunde For at oplysningerne kan bruges skal der være et gyldigt GPS-opslag. Når der vises et lille kort i kolonnen valg er GPS-opslaget gyldigt. 30

4.2 Tilføj kunder via import Når du ønsker at tilføje flere kunde til adressekortet via en fil. Klik på: Vælg: gennemse og vælg herefter din fil. klik på Åben og klik herefter på upload file. 31

5 FAQ 5.1 Der mangler en rute? Der kan gå op til 2 minutter inden de loggede positioner vises i dit kørselsregnskab på http://mobi.carlog.dk 5.2 Hvad sker der hvis der ikke er datadækning? Alle data (loggede positioner) bliver gemt i enheden, og sendes når der igen bliver datadækning. 5.3 Ændring af password Husk ved ændring af password til login på mobi.carlog at afslutte med GEM 5.4 Dataopbevaring Carlog System gemmer dine kørselsdata i 5 år i abonnementsperioden. Ved abonnementsudløb slettes alle data efter 90 dage. 32

6. Support For kunder med et Carlog ID og gyldig produktnøgle kan der ydes support til carlog s software. 6.1 Kontakt support Support kan kontaktes på support@carlog.dk eller 31974064 6.2 Online support Vi kan også yde online support på din pc. Der kan på ingen måde ydes support hvis ovenstående ID og produktnøgle mangler. Ved kontakt til supporten, hav venligst én af disse to oplysninger klar. HUSK alle vores hjælpevideoer på www.carlog.dk 33