Domea Fredensborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 29. april 2015 kl. 12.00 i fælleshuset Baunebjergvej 3050 Humlebæk Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra administrationen.... 2 3.3 Bestyrelseshonorar... 2 3.4 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning... 3 3.5 Boligorganisationens budget... 4 3.6 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 4 3.7 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 4 3.8 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 3.9 Domeas Landskonference 2015... 5 3.10 6804 De skæve boliger budget nedstemt på afdelingsmøde... 6 3.11 Driftsbudgetter... 7 3.12 Orientering om driftsforhold... 8 3.13 Sammenlægning af Frøparken og Humlebæk Seniorpark... 9 4 Mødeplanlægning... 9 5 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Maria Beckwith Bent Irgens Jørgensen Mette Nyrup Ole Meier Tina Thomsen Formand Næstformand Medlem Medlem Medlem Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, Domea Lars Gruby, Domea Udsendt den 8. maj 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referaterne for organisationsbestyrelsesmødet og repræsentantskabsmødet d. 9. december 2014. Det indstilles, at referaterne godkendes. Referaterne blev godkendt 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Maria Beckwith orienterede om, at hun og Bent Jørgensen har været til formands- og næstformandsmøde i Domea-regi. Mødet havde til formål at fastsætte Domeas fremadrettede politiske struktur. Herudover har de deltaget i Domeas regionsmøde, hvor Maria er blevet valgt som næstformand og Bent som suppleant. 3.2 Orientering fra administrationen. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lars Gruby orienterede om, at der på baggrund af input fra formands- og næstformandsmødet bliver arbejdet videre i administrationen på en ny regionsstruktur, som vil skulle endeligt besluttes på Domeas repræsentantskabsmøde til juni. På samme møde skal der vælges ny formand for Domea. Der er pt. gang i en rekrutteringsproces hertil. Der er 4 kandidater i spil. 3.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. Side 2 af 9
For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Det indstilles til bestyrelsen træffer beslutning om bestyrelseshonoraret for det indeværende år. Bestyrelsen frasiger sig årets honorar. 3.4 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 318,00 pr. lejemålsenhed (2015-niveau). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Dispositionsfonden udgjorde ved regnskabsårets afslutning kr. 240.124 svarende til 976 kr. pr. lejemål. Maksimum grundlaget for indbetalinger fra afdelingerne er på kr. 4.268. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Herudover er det en fordel at have midler i dispositionsfonden, hvis der søges og opnås støtte fra Landsbyggefonden til kapitaltilførsel til en nødlidende afdeling. Dette kræver nemlig, at organisationen stiller med 1/5. Som det fremgår af nedenstående tabel, udgør tab ved fraflytninger ikke umiddelbart et stort problem i selskabet men det er Domeas erfaring, at det er et problem som generel vokser disse år, hvorfor Domea anbefaler selskabet at være på forkant hermed. Tab ved fraflytninger Risikobehæftede tilgodehavender Antal 072013-06- Navn lejemål 2014 6801 Egeparken 37 Kr. 57 Kr. 107.358 6802 Bøgelunden 66 Kr. 456 Kr. 31.633 6803 Frøparken 52 Kr. 8531 Kr. 19.542 6804 de skæve boliger 20 0 0 6806 Brønsholmdal 69 i.r. i.r. 6807 Lundegården 41 0 0 Side 3 af 9
6808 Humlebæk Seniorpark 30 0 0 Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Bestyrelsen fulgte indstillingen. 3.5 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. juni 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Michael Jørgensen orienterede om budgettet, herunder om de begrænsede midler i arbejdskapitalen og dispositionsfonden. Tina Thomsen oplyste om at der er mulighed for at søge Landsbyggefonden om tilskud til opbygning af dispositionsfonden, så længe den befinder sig under det lovgivningsmæssige fastsatte minimumsgrundlag. Det blev aftalt at Domea retter henvendelse til Landsbyggefonden for at undersøge mulighederne. Budgettet blev herefter vedtaget. 3.6 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Maria Beckwith og Bent Jørgensen blev valgt. 3.7 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Side 4 af 9
Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I jeres boligorganisation er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Maria Beckwith og Bent Jørgensen blev valgt. Da Maria er næstformand i regionen blev der spurgt ind til, om bestyrelsen har ret til at udpege en tredje derved at en næstformand i andre sammenhænge er født medlem. Det blev aftalt at Domea undersøger dette nærmere. Har Domea Fredensborg ret til endnu en repræsentant blev Ole Meier valgt. Domea har efterfølgende undersøgt dette og regionens formand og næstformand vælges af og blandt de stemmeberettigede, som er udpeget af organisationerne. Formand og næstformand er ikke fødte medlemmer, og de vil skulle afgive deres respektive tillidsposter i regionen, hvis de ikke længere er valgt udpeget af deres egen boligorganisation til regionsmødet. Følgelig kan Domea Fredensborg kun udpege 2 medlemmer, uanset at Maria Beckwith aktuelt er valgt som næstformand for regionen. 3.8 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Maria Beckwith og Bent Jørgensen blev valgt. 3.9 Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Side 5 af 9
Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Det blev aftalt, at organisationen betaler for afdelingsbestyrelsesmedlemmers eventuelle deltagelse, og at formanden skriver ud til afdelingsformændene herom. 3.10 6804 De skæve boliger budget nedstemt på afdelingsmøde Afdelingsbestyrelsen i afdeling 6804 har afvist at godkende det foreslåede budget for afdelingen for årene 2015-2016. Budgettet blev første gang forelagt bestyrelsen d. 15.01.2015 med en foreslået stigning på 13,01%, svarende til en stigning på 127 kr. pr. m2 pr. år. Stigningen skyldtes, at et af driftstabslånene optaget hos Domea, skulle påbegynde afvikling, samt øget budget til drift af fællesvaskeri, renholdelse og henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Bestyrelsen fandt, at stigningen var for høj, især taget i betragtning, at arbejdet med at rottesikre boligerne i afdelingen ikke var indeholdt i budgettet. Budgettet blev igen forelagt bestyrelsen d. 23.04.2015 med en foreslået stigning på 11,69%, svarende til en stigning på 114 kr. pr. m2 pr. år. I dette budget er afviklingen af driftstabslån udskudt, til gengæld er der indregnet optagelse af lån til rottesikring. Der er hverken ændret på posten for drift af fællesvaskeri, da det foreslåede budget modsvarer forbruget i senest afsluttede regnskabsår, eller på posterne til renholdelse og henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, da de budgetterede beløb er begrundet i afdelingens stand. Da budgettet ikke har kunnet varsles med de krævede tre måneder til starten af næste regnskabsår 01.07.2015, vil dette budget delt over 10 måneder betyde en huslejestigning på 14,02%, svarende til en stigning på 137 kr. pr. m2 pr. år. Afdelingsbestyrelsen har afvist at godkende budgettet til forelæggelse på afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen mener ikke, at en huslejestigning af denne størrelse er rimelig, taget i betragtning af, afdelingen er for svage beboere uden stort økonomisk råderum. Afdelingsbestyrelsen er i øvrigt af den opfattelse, at huslejestigningen for så vidt angår lånet til rottesikring er i strid med Bekendtgørelse om tilskud til fremme af udviklingen af almene boliger til særligt udsatte grupper (skæve boliger) 4, stk. 4 Udgifter til udbedring af skader, som har deres årsag i forhold vedrørende etableringen af boligerne, kan ikke indgå i lejen. Fra Domeas side finder vi ikke, at det er muligt at skære yderligere i budgettet. Samtidig gøres opmærksom på, at afviklingen af driftstabslånene stadig udestår. Budgettet er vedlagt som bilag. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at budgettet sendes til behandling i kommunalbestyrelsen med henvisning til Bekendtgørelse om tilskud til fremme af udviklingen af almene boliger til særligt udsatte grupper (skæve boliger) 38 Kommunalbestyrelsen skal godkende den foreløbige leje, når institutionen tages i brug, den endelige leje samt reguleringer af lejen i øvrigt. Bestyrelsen indsender ansøgning om godkendelse af lejen til kommunalbestyrelsen samtidig med, at udlejningen påbegyndes eller forhøjelse af lejen varsles. Side 6 af 9
Michael Jørgensen præciserede ovenstående. Det er sådan at budgettet skal forelægges afdelingsmødet. Når afdelingsbestyrelsen ikke ønsker at forelægge et budget er det organisationens ansvar. Situationen er således at der pga. afdelingens økonomiske situation ikke er andre muligheder end det fremsatte budget. Domea vil dog drøfte afdelingens situation med kommunen med henblik på at afsøge langsigtede løsningsmuligheder for afdelingen. Det blev aftalt at Domea på vegne organisationsbestyrelsen indkalder til et afdelingsmøde. Forkaster afdelingsmødet budgettet vil det efterfølgende blive sendt til kommunen, der har den endelige afgørelse. 3.11 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. juli. 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: 6801 Egeparken: Afdelingen har generelt et højt huslejeniveau, et vedligeholdelsesefterslæb og vigende henlæggelser. Afdelingen bevæger sig på kanten af udlejningsvanskeligheder. Domea har derfor i samarbejde med afdelingsbestyrelsen forsøgt at holde huslejestigningen på et absolut minimum, men det betyder at afdelingens budget også er ret skrabet især hvad angår henlæggelser. Domea har i samarbejde med afdelingsbestyrelsen indsendt en ansøgning til Landsbyggefonden om huslejestøtte. I det indeværende budgetår har afdelingen været ramt af større udgifter til rottebekæmpelse, hvortil der er optaget lån. 6802 Bøgelunden: Afdelingen har en sund økonomi og i årets budget er der på trods af den lave huslejestigning afsat kr. 955.000 til opsparing til DV-planen 6803 Frøparken: Afdelingen har en sund økonomi, hvorfor det har været muligt at holde huslejen nogenlunde i ro. 6804 De skæve boliger: Se punkt 3.10 6806 Brønsholmdal: Det har været nødvendigt at lade huslejen stige med godt 5%, da udlejningsbudgettet som er gældende frem til 30. juni i år har været for optimistisk hvad angår udgifterne til konto 114 renholdelse og konto 120 opsparing til DV-plan. Det vedtagne budget er ret skrabet hvad angår opsparing. I samarbejde med afdelingsbestyrelsen er det blevet besluttet at huslejestigninger må tages i etaper, således at opsparingen løbende optrappes. Afdelingen står tillige i den situation, at der pga. den lave budgettering til konto 114 i øjeblikket oparbejdes et underskud som vil skulle afvikles fra det kommende budgetår. Underskuddet vil efter alt at dømme blive afviklet over minimum 5 år. Side 7 af 9
Det er dog vigtig i samme åndedrag at være opmærksom på det relative lave huslejeniveau i afdelingen på trods af stigningen. Afdelingens husleje ligger på under kr. 1.000 kr. kvm. pr. år. I henhold til Landsbyggefondens huslejestatistik er gennemsnithuslejen for boliger opført fra 2001 og frem i Region Hovedstad kr. 1.106 i 2013. 6807 Lundegården: Pga. generel fornuftig økonomi har det ikke været nødvendigt at hæve huslejen 6808 Humlebæk Seniorpark: Økonomien er generelt fornuftig i afdelingen, men huslejeniveauet er højt. Antal Balance i Lejeregulering i Ny leje pr. Navn lejemål kr. % m 2 /år 6801 Egeparken 37 3.342.000 2,85 1126 6802 Bøgelunden 66 5.124.000 1,00 1010 6803 Frøparken 52 4.901.000 0,87 1018 6804 de skæve boliger 20 927.000 11,69 1091 6806 Brønsholmdal 69 6.724.000 5,12 990 6807 Lundegården 41 3.183.000 0,00 1228 6808 Humlebæk Seniorpark 30 2.715.000 1,76 1381 samlet 315 26.916.000 2,72 1089 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter, men udtalte kritik af Domea for håndteringen af udlejningsbudgettet for Brønsholmdal. Organisationsbestyrelsen fandt det uforståeligt og uacceptabelt at Domea har fastsat en urealistisk lav udgift til ejendomspersonale i udlejningsbudgettet, set i lyset af at lejerne i Brønsholmdal i budgettet skal stige 5,12% - en stigning, som bestyrelsen fandt var på et uacceptabelt niveau. 3.12 Orientering om driftsforhold Domea giver på mødet en status over planerne om at lade Domea Fredensborgs afdelinger indgå i et servicecenter. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lars Gruby orienterede om status på driftsplanerne for Domea Fredensborg. Planen er fortsat, at afdelingerne skal serviceres via det driftscenter som Humlebæk Boligselskab har oprettet. Humlebæk Boligselskab har dog pt. gang i sonderinger for generelt at udvide driftsbasen ikke kun med almene boliger men også med ejerforeninger og lign. Side 8 af 9
Tina Thomsen supplerede med, at planen er forelægge sagen for Humlebæk Boligselskabs repræsentantskab til efteråret, hvorefter der vil kunne træffes en afgørelse. Lars Gruby konkluderede herefter, at Domea vil vende tilbage til bestyrelsen, når Humlebæks Boligselskabs beslutning forelægger til efteråret. 3.13 Sammenlægning af Frøparken og Humlebæk Seniorpark Bestyrelsen har bedt Domea undersøge de økonomiske konsekvenser. Disse fremgår af vedlagte bilag. Ønsker bestyrelsen, at Domea på den baggrund skal gå videre med sagen bliver næste skridt, at det skal godkendes på afdelingsmøder i de 2 afdelinger, hvorefter at repræsentantskabet og endeligt kommunen også skal godkende det. Det indstilles til bestyrelse at træffe beslutning om der skal arbejdes videre med sammenlægning af de 2 afdelinger. Bestyrelsen gav Domea mandat til at gå videre med sagen. Der arbejdes efter at det skal på de næste ordinære afdelingsmøder. 4 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Næste organisationsbestyrelsesmøde blev fastsat til d. 16. september kl. 14. Repræsentantskabsmødet afholdes d. 9. december kl. 18, inden da er der organisationsbestyrelsesmøde kl. 17 5 Eventuelt Maria Beckwith spurgte ind til arbejdet med reklamefinansierede afdelingsbrochurer. Det er problemer med at fremskaffe de nødvendige leverandørlister. Det blev aftalt at Michael Jørgensen finder de nødvendige oplysninger, så vi kan komme videre med sagen. Side 9 af 9