Redegørelse Møde vedr.: Styringsdialog Randers Boligforening af 1940 Mødested: Laksetorvet, lokale D.3.32 Forvaltning: Sekretariat Dato: 06-10-2016 Sendes til: Randers Boligforening af 1940 og RandersBolig Deltagere: Fra administrationen: kontorchef Susanne Kyra Jensen, teamleder økonomi Jette Halkjær og forvaltningskonsulent Trine Christensen Fra boligorganisationen: formand Jan Guldmann og Hans Kristiansen Fra Randers Kommune: Tine Bräuner Jung og Pernille Schmidt, den boligsociale enhed samt jurist Lene Holdtdal og jurist Inge Qvortrup, Tilsynet med almene boliger Randers Kommune havde indbudt til styringsdialogmøde d. 6. oktober 2016 med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst 2. Boligorganisationens økonomi, herunder a. Regnskab 2014/2015, herunder i. Dispositionsfond ii. Arbejdskapital iii. Trækningsret ved Landsbyggefonden b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning 3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014/2015 b. Beboerindskud, jf. bemærkning i revisionsprotokollatet 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Generelle bemærkninger til flere afdelinger, herunder i. Styrket beboerdemokrati ii. Saldi for ufinansierede arbejder iii. Illikvide afdelinger pga. lån i egne midler b. Afdeling 23, status på renoveringssag c. Afdeling 33, Schousgadekvarteret helhedsplan status d. Afdeling 38, Vestergrave e. Afdeling 43/51, Møllegården og Fabersvang f. Afdeling 49, Vestervold g. Afdeling 50, baghuset 5. Boligsocial helhedsplan i Randers Nordby 6. Boligsocial styringsdialog a. Udgangspunktet for boligorganisationernes nybyggeri og renoveringen er gode tidssvarende familieboliger. Det betyder imidlertid, at en del indbyggere i kommunen
ikke vil have råd til denne type boliger. Hvordan kan vi i fællesskab sikre at beboerne med de laveste indkomster sikres en fremtidig bolig ved renovering og nybyggeri. b. Permanent og midlertidig boligplacering af flygtninge 7. Eventuelt 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014/2015 Årets resultat er et mindre underskud, som dækkes af arbejdskapitalen. Underskuddet skyldes ekstraordinære udgifter i forbindelse med vandskade i afdeling 15. Administrationsbidrag til RandersBolig er opkrævet som budgetteret. Der er opkrævet et lidt højere administrationsbidrag til egen boligorganisation end budgetteret, hvilket skyldes større udgifter til personale, revision og kontorhold. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør 47,7 mio. kr. ved årets udgang. Den disponible saldo udgør knap 5 mio. kr., hvilket er en mindre stigning i forhold til sidste regnskabsår. Dispositionsfondens bundne del består af udlån til afdeling 37 og afdeling 35. Der afvikles på begge lån. Dertil har afdeling 50 negativ mellemregning, ligesom der er udlånt til udgifter i forbindelse med projekterne i afdeling 33, Schousgade og afdeling 51, Fabersvej. Endelig er der trækningsretsmidler i Landsbyggefonden for knap 34 mio. kr. Dispositionsfonden har ydet tilskud til helhedsplan og 6 afdelinger til hjemfaldspligt, lejenedsættelse, ombygning og tab ved Jysk Ejendomsinvest. Dertil er der ydet tilskud til boligsocial medarbejder og lokalkontoret. Tilgang til dispositionsfonden består af indbetalinger fra afdelingerne, indbetalinger fra udamortiserede lån, renter samt indbetaling fra Randers Kommune i forbindelse med tidligere tomgangsleje i afdeling 51. Dispositionsfonden har dækket tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning på samlet ca. 2,3 mio. kr., hvilket er et væsentligt fald siden sidste år, hvilket er særdeles positivt. Tilsynet bemærker endvidere, at det er positivt, at boligorganisationens tidligere mellemværende med Jysk Ejendomsinvest er endeligt afsluttet. Der er fremsendt prognose over dispositionsfondens udvikling, som ser positiv ud. Planens forudsætninger indebærer, at der udvises påholdenhed med udlån fra dispositionsfonden. Det har dog været nødvendigt at udlåne ekstra til afdeling 33, Schousgade. Dette tab vil som udgangspunkt blive dækket som led i kommende helhedsplan, jf. punktet nedenfor om afdeling 33, Schousgade.
Bestyrelsen har igangsat, at der bliver udarbejdet analyse af huslejeniveauet i boligorganisationen med henblik på afklaring af behov for eventuelle fremtidige tilskud fra dispositionsfonden. Likviditet Boligorganisationen har overskydende likviditet, og der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler. Arbejdskapital Arbejdskapitalen udgør knap 13 mio. kr. Der opkræves fortsat særlige bidrag fra afdelingerne, da saldo er under maksimumgrænsen. Den disponible del af arbejdskapitalen er steget med knap 1700 kr. pr. lejemålsenhed, hvilket er meget positivt. Stigningen skyldes, at RandersBolig har afdraget på lån. Administrationen oplyser, at udlån til RandersBolig i form af lån egen boligorganisation og kapitalindskud er delvist tilbagebetalt pr. 26. maj 2016. Arbejdskapitalen forventes i løbet af en kort periode at nå maksimumgrænsen, hvorefter afdelingerne ikke vil skulle indbetale bidrag dertil. Trækningsret Trækningsretten udgør knap 34 mio. kr., hvoraf 25 mio. kr. er disponible. Der er i regnskabsåret udbetalt til afdeling 3 til udskiftning af tag. Administrationen oplyser, at der i 2015/2016 er udbetalt til 7 afdelinger, og at der er disponeret midler til yderligere 2 afdelinger. Revisor bemærker, at boligorganisationen ikke har overholdt frist for ansøgning om hjemtagelse af midler fra trækningsretten ved Landsbyggefonden. Administrationen oplyser, at der er indført ny forretningsgang, som betyder, at der nu fremsendes ansøgning til Landsbyggefonden vedr. udbetaling af trækningsretsmidler samme dag, som byggeregnskab indsendes til kommunens godkendelse. Budgettering Revisor bemærker, at der i 2015/2016 er budgetteret med et underskud som følge af udgifter til afholdelse af 75-års jubilæum. Tilsynet påpeger, at det jf. almenboliglovgivningen ikke er lovligt at budgettere med underskud. Tilsynet understreger, at dette ikke må gentage sig ved fremtidig budgetlægning. Bestyrelsen oplyser, at budgetteringen har været drøftet med administrationen og efterfølgende besluttet i bestyrelsen. Bestyrelsen tager tilsynets bemærkning til efterretning.
b. Tab ved lejeledighed og fraflytning: Tab ved lejeledighed er faldet væsentligt i regnskabsåret og er nu på ca. 750.000 kr. Der forventes ikke stigning på denne konto i det kommende regnskabsår. De særlige udgifter forbundet med afdeling 33, Schousgade dækkes foreløbigt af dispositionsfonden, og vil efterfølgende blive inddraget i helhedsplan. Helhedsplan vil dog kun dække lejetab på indtil 10 mio. kr. jf. nedenstående punkt 4. Skema over tomgang er fremsendt til tilsynet. Tab ved fraflytning er ligeledes reduceret, og ligger nu på godt 1,5 mio. kr. Administrationen har stort fokus på dette område, hvor det særligt er enkeltsager, der giver store tab. 3. Afdelingernes økonomi Alle afdelinger undtagen afdeling 50 har haft overskud. Der er kun negativ resultatkonto i 6 afdelinger, der alle afdrages over 3 år i overensstemmelse med lovgivningen med undtagelse af afdeling 50 på grund af afdelingens situation samt afdeling 57, som har fået godkendt længere periode til at afdrage. Positive resultatkonti anvendes til at sikre en jævn huslejeudvikling, hvilket tilsynet finder positivt. Henlæggelser Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget. Alle afdelinger med undtagelse af afdeling 29 og afdeling 51 har kunnet dække årets forbrug til planlagt og periodisk vedligeholdelse via henlæggelser. Administrationen oplyser, at i 2015/2016 er der kun trappestigninger i 2 afdelinger, hvilket er en positiv tendens. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning er faldet. Revisor gør opmærksom på, at det er vigtigt, at henlæggelserne ikke falder for meget, således at der ikke er dækning for fremtidige udgifter. Administrationen oplyser, at der er fokus på behov for henlæggelser, som bliver vurderet i forbindelse med budgetlægningen. Der vurderes pt. at være et tilstrækkeligt henlæggelsesniveau. Beboerindskud Revisor bemærker, at der er konstateret afvigelser mellem bogholderiets udvisende og liste med lejemålenes indskud. Administrationen oplyser, at alle differencer nu er identificeret, og der er planlagt møde med revisionen, hvor det skal afklares, hvorledes tilretningen skal foregå. Alle differencer bliver tilrettet inden årsafslutningen. Revisor bemærker endvidere, at der i afdelingerne 53-59 henstår uændret aktiv på 130.000 kr. Administrationen oplyser, at dette er sammenhængende med tilretning af ovenstående beboerindskud, og dette vil derfor blive tilrettet samtidigt med beboerindskud.
Landsbyggefonden bemærker i sin regnskabsgennemgang, som tilsynet har modtaget kopi af, at der i afdelingerne 36, 39, 45, 46 og 48 er konteret lejeindtægt som familieboliger, men det fremgår af Landbyggefondens database, at afdelingernes boliger er ungdoms- og ældreboliger. Administrationen oplyser, at der vil blive gennemført gennemgang af samtlige lejemål, hvilket bliver et større udredningsarbejde. Der vil ved regnskabsafslutning pr. 30. september 2016 ske ændring af boligtypen, således at årsregnskaberne fremstår korrekt. 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Generelle bemærkninger til flere afdelinger Flere afdelinger har i deres styringsrapport påtalt, at der er behov for styrkelse af beboerdemokratiet. Bestyrelsen oplyser, at der gøres en stor indsats for at sikre, at der er beboerdemokrati i alle afdelinger. Der er afdelinger uden afdelingsbestyrelse, hvilket bl.a. skyldes, at nogle afdelinger består udelukkende af ungdomsboliger, institution, er under ombygning eller lign. Organisationsbestyrelsen har fokus på denne problemstilling. Det er organisationsbestyrelsen, der udfylder styringsrapport for de afdelinger, hvor der ikke er afdelingsbestyrelse. Ufinansierede arbejder Revisor bemærker, at en stor del af afdelingerne har ufinansierede arbejder, hvilket også medfører illikvide henlæggelser som følge af lån i egne midler. Administrationen har fremsendt oversigt over de pågældende afdelinger til tilsynet. Administrationen oplyser, at baggrunden for, at der foreligger mange ufinansierede arbejder er, at der typisk er tale om mindre udgifter på ca. 0,5 mio. kr., hvorfor det ikke vil være rentabelt at optage ekstern lånefinansiering. Specifikt vedrørende afdeling 4 er der tale om et erhvervslejemål, hvorfor der ikke kan optages eksterne lån. Der er i stedet indgået en lejeaftale med Fakta, hvor lejer er bundet til lejekontrakten i hele lånets løbetid. Administrationen oplyser, at der er hjemtaget lån til 11 afdelinger i 2014/2015, og at der ved regnskabsafslutning 2015/2016 vil blive vurderet, om der er grundlag for at hjemtage yderligere lån. Der er fokus på hjemtagelse af trækningsretsmidler til dækning af tidligere lån i egne midler, hvilket tilsynet finder positivt. Administrationen har fremsendt oversigt over afdelinger med variable lån. Administrationen oplyser, at ved fremtidige lånehjemtagelser vil der alene blive optaget lån med fast forrentning i overensstemmelse med lovgivningen. Afdeling 23, renoveringssag Kommunen har givet tilsagn om skema B i maj 2016. Bestyrelsen oplyser, at ombygningen forløber planmæssigt. Der har i løbet af processen været udfordringer med ledninger, der skulle flyttes og kloakseparering har medført en ekstra udgift. Udfordringerne er dog håndteret, og projektet forventes planmæssigt færdigt ultimo 2016.
Afdeling 33, Schousgade Administrationen oplyser, at Landsbyggefonden har givet tilladelse til frasalg af yderligere to ejendomme. Tilsynet forespurgte på, hvornår ansøgning om godkendelse af frasalg kan forventes fremsendt til kommunen og ministeriet. Administrationen oplyser, at Kuben Management er anmodet om at igangsætte ansøgningsprocessen, men der kan på mødet ikke oplyses nærmere tidspunkt for fremsendelse. Yderligere 3 ejendomme er endeligt godkendt til frasalg af Landsbyggefonden, Randers Kommune og ministeriet. Tilsynet forespurgte på, om salget er iværksat. Bestyrelse og administration oplyser, at ejendommene endnu ikke er sat til salg. Administrationen oplyser, at renovering af de eksisterende ejendomme fortsat forventes gennemført med helhedsplan. Landsbyggefonden har tilkendegivet, at projektet kan gennemføres med den oprindelige kapitaltilførsel med frasalg af yderligere 2 ejendomme, og at Landsbyggefonden er villige til at finde løsninger, såfremt frasalg af de sidste 2 ejendomme mod forventning ikke skulle blive godkendt i ministeriet. Projektet er principielt set klar til at komme i licitation, men der er ikke fastlagt dato. Boligorganisationen oplyser, at renoveringen forventes at kunne starte op primo 2017 med forventet afslutning ca. medio 2018. Tilsynet forespurgte på boligorganisationens håndtering af det forhold, at Landsbyggefonden har godkendt maximalt at indregne tomgangstab 10 mio. kr. i helhedsplanen. Administrationen påpegede på sidste års styringsdialogmøde, at det er en alvorlig udfordring, at projektet er blevet udsat, da budgettet for 2016/2017 viser, at det samlede tomgangstab vil overskride 10 mio. kr. i regnskabsperioden. Der er ved afslutning af regnskabsåret 2014/2015 opsamlet et tomgangstab på ca. 7,5 mio. kr. Administrationen har ikke opgjort tomgangstab for 2015/2016 på nuværende tidspunkt, hvorfor der ikke er klarhed omkring det aktuelle niveau for lejetab. Tilsynet understreger, at håndteringen af afdelingen kræver stort fokus og stram styring fra såvel bestyrelse som administration. Tilsynet opfordrer til, at frasalg af de godkendte ejendomme igangsættes for at minimere lejetab, ligesom licitation skal iværksættes hurtigst muligt. Tilsynet henleder derudover opmærksomheden på, at bestyrelse og administration skal tage aktivt stilling til, hvorledes tomgangstab, der ikke dækkes af helhedsplan, skal håndteres i boligorganisationen. Aftalt at administrationen fremsender status for projektet og tidsplan til tilsynet inden 1. november 2016. Administrationen oplyser, at der skal afholdes møde i byggeudvalget og møde med Kuben Management i uge 41, hvorefter ovenstående vil blive udarbejdet.
Afdeling 38, Vestergrave Afdelingen har et stort lejetab, som skyldes ét lejemål, der er vanskeligt at udleje. Lejemålet er nu udlejet pr. 15.1.2016, hvor boligorganisationen giver tilskud til reducering af huslejen. Lejetabet forventes derfor at falde betragteligt. Der er tale om en lille afdeling, hvorfor det ene lejemål påvirker økonomien meget. Afdeling 43/51, Møllegården og Fabersvang Realkreditinstituttet har afslået at deltage i 1/5 ordning til kapitaltilførsel i afdeling 51. Randers Kommune, Social og Arbejdsmarked er ansvarlig for sagsbehandlingen af afdeling 51. Kommunen har haft kontakt til Landsbyggefonden vedrørende fornyet stillingtagen til finansiering af den sidste 1/5 i kapitaltilførsel. Sagsfremstilling vedrørende afdeling 43 er udarbejdet og afventer alene stillingtagen til afdeling 51, da disse sager er sammenhængende. Bestyrelsen vil gerne have sagen fremskyndet ved kommunen som følge af tab i afdelingen. Tilsynet gør opmærksom på, at tab ved tomgang i afdeling 51 dækkes af kommunen som følge af anvisningsaftale, og at kommunen afventer Landsbyggefondens udmelding vedr. kapitaltilførsel, førend kommunen kan foretage sig yderligere. Tilsynet opfordrer bestyrelsen til at tage kontakt til Landsbyggefonden for at gøre opmærksom på sagens hastende karakter, ligesom Randers Kommune allerede har gjort. Afdeling 49, Vestervold Afdelingen har et stort lejetab i regnskabsåret. Administrationen oplyser, at alle lejemål er udlejet fra sommeren 2016, hvorfor lejetabet vil blive reduceret. Der gives ikke tilskud fra boligorganisationen til huslejenedsættelse og der er ikke tomgang i afdelingen. Afdeling 50, Baghuset Afdelingen har et stort opsamlet overskud, der skyldes et stort lejetab som følge af, at afdelingens eneste lejemål (erhverv) i henhold til bestyrelsesbeslutning ikke har været udlejet siden 2014. Administrationen og bestyrelsen har været i dialog vedrørende fremtidig anvendelse af lejemålet, men der er ikke aftalt en endelig løsning. Administrationen oplyser, at afdelingens økonomi er gennemgået og sat på aktionsplan. Bestyrelsen oplyser, at det er besluttet, at lejemålet ikke skal forsøges udlejet, indtil der foreligger afklaring af afdelingens fremtid. Tilsynet stiller sig undrende overfor, at der ikke tages beslutning om afdelingens fremtid og lejemålets fremtidige anvendelse, herunder eventuel nedrivning eller udlejning, da der opbygges et væsentligt lejetab i den mellemliggende periode. Aftalt at administrationen i samarbejde med bestyrelsen udarbejder plan for Baghusets anvendelse, som fremsendes til tilsynet inden 1. januar 2017.
5. Boligsociale helhedsplan Boligorganisationen har anmodet om at få dette punkt på dagsordenen. Afdelingsbestyrelsen oplever, at der er udfordringer i afdeling 29 forbundet med den blandede beboersammensætning. Det er særligt enkeltsager med særligt udfordrede beboere i afdelingen, som kan være vanskeligt at håndtere for afdelingsbestyrelsen og afdelingens øvrige beboere. Der foretages ikke kommunal anvisning i området, men der er kort venteliste og let adgang til at få boliger i afdelingerne. Administrationen er i tæt dialog med afdelingsbestyrelsen vedrørende håndtering af vanskelige beboere. Der håbes på yderligere støtte fra kommunen i form af yderligere bostøtte eller lignende. Der opfordres generelt til bred kommunikation på tværs af alle myndigheder og boligorganisation. Den boligsociale enhed oplyser, at der er et godt samarbejde mellem kommunen og boligorganisationen, og understreger, at boligorganisationen til enhver tid kan henvende sig vedrørende borgere, der giver særlige udfordringer i afdelingerne. Det understreges dog, at tavshedspligten medfører, at den boligsociale enhed ikke altid vil kunne fortælle boligorganisationen, hvorledes en konkret sag er håndteret. Administrationen oplyser, at der er stor forventning om at opnå boligsocial helhedsplan til området. 6. Boligsocial styringsdialog Den boligsociale enhed oplyser, at der er et igangværende arbejde med udarbejdelse af en social boligstrategi, hvor bl.a. behovet for billige boliger skal afdækkes. Jan Guldmann og Susanne Kyra Jensen deltager i styregruppen som repræsentanter fra RandersBolig. Der forventes at foreligge et udkast til social boligstrategi ved udgangen af året. Den boligsociale enhed orienterede om, at der ikke er kommet flygtninge til Randers i det omfang, som det oprindeligt var anslået, hvilket har indflydelse på kommunens vurdering af behov for små billige boliger. Social og arbejdsmarked, Randers Kommune har været i dialog med RandersBolig vedrørende aftaler om anvisning til delelejligheder. RandersBolig afventer Randers Kommunes stillingtagen til det fremsendte forslag til aftalegrundlag. Randers Kommune har indgået aftale med Randers Boligforening af 1940 om 10 lejligheder til brug for anvisning. Lejlighederne er fordelt udover flere afdelinger, og det fungerer godt. De anviste beboerne har et tæt bostøtteforløb, hvor der bl.a. er udpeget mentor. 7. Eventuelt Administrationen oplyser, at der er fokus på øgede antal sager, hvor der er konflikt med beboere. Der arbejdes med udvikling af kompetencer vedr. konflikthåndtering og mægling hos det
administrative personale, så de ansatte er bedre rustet til at håndtere problemfyldte sager. Der har været en enkelt sag, hvor der har været anvendt ekstern konfliktmægler til mægling mellem afdelingsbestyrelse og beboer. Jan Guldmann ønsker at gøre opmærksom på værdien i afholdelse af boligorganisationens 75-års jubilæum, da dette giver lejerne et positivt indtryk af den boligorganisation, hvor de bor.