Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 18. november 2013, kl. 19.00 på Hovedkontoret i Egedal Centret 53 C 1, Stenløse Til stede: Afbud: Fra administrationen: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 16. september 2013.... 3 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 21. oktober 2013... 3 3. Revisionsprotokol... 3 4. Meddelelser fra formanden... 3 5. Bestyrelsens sammensætning... 4 Sager til behandling/beslutning... 4 6. Konstituering af næstformand... 4 7. Bestyrelseshonorar 2013/2014... 5 8. 5712-7 Halkærgård stabilitetssvigt... 6 9. Ansøgning fra afdeling 7 vedrørende lån fra dispositionsfonden... 7 10. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 8 11. Gavepolitik for... 9 1/25
12. Tilmelding af afdelinger til telefonisk vagtcentral... 9 13. Regler og ansvar for anvendelse af ipad... 10 14. Valg af tre repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab... 11 15. Valg af kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforening... 12 16. Konstituering af udvalg, herunder nyt fra udvalg... 12 17. Afdelingernes budgetter for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014... 13 18. Vandregnskab... 19 Sager til orientering... 21 19. Udskiftning af trinetter... 21 20. Beboerklagenævnssager... 21 21. Status og opdatering af igangværende sager... 22 22. Emner til næste møde... 24 23. Kommende møder:... 24 24. Eventuelt... 24 25. Referat fra mødet fortrolighed... 24 Bilag 1: Byggeregnskab pr. 30. juni 2013. Renovering af stabilitetssvigt byggeskadesag... 7 Bilag 2: Byggeregnskab pr. 30. juni 2013. Renovering af stabilitetssvigt - opretningsarbejder... 7 Bilag 3: Ansøgning om lån fra dispositionsfonden, afdeling 5707, Stengården... 8 Bilag 4: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 9 Bilag 5: Gavepolitik... 9 Bilag 6: Statistik for beboerklagenævnssager 2010-2013... 21 2/25
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 16. september 2013. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 16. september 2013 er udsendt den 26. september 2013. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 21. oktober 2013 Referat fra repræsentantskabsmødet afholdt den 21. oktober 2013 er udsendt den 1. november 2013. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Vi vil gerne sige rigtig hjertelig velkommen til de nye medlemmer af denne HB bestyrelse, Aksel Hein og Flemming Sørensen og håber alle vil tage aktiv del i de udvalg der er, og bliver nedsat. Vi har den 7.11.2013 møde med kommunen, hvor vi skal tale om kommunens henvisninger af boliger, i skrivende stund er mødet ikke afholdt, men vi holder fast på 25 % i alle afdelinger, dvs. hver 4. bolig. Vi fortæller nærmere herom på det kommende HB møde. På formandsskabets vegne Bjørli Denbak, formand 3/25
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5. Bestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 21. oktober 2013 blev foretaget valg til organisationsbestyrelsen. Bjørli Denbak (afd. 8) 2014 Formand Steffen Bargholz (afd. 3) 2014 Næstformand Nina Møller (afd. 24) 2015 Næstformand Brian Øllegaard (afd. 1) 2014 Medlem Anne Sørensen (afd. 5) 2014 Medlem Birgit Petersen (afd. 8) 2014 Medlem Jens Kristensen (afd. 11) 2014 Medlem Vanda Jakobsen (afd. 12) 2015 Medlem Leif Fynbo (afd. 13) 2014 Medlem Jette Thaarup (afd. 14) 2015 Medlem Torben Tingstrup (afd. 16) 2015 Medlem Aase Brøndsted (afd. 5) 2014 Medlem Anne Larsen (afd. 25) 2015 Medlem Mogens Poulsen (afd. 26) 2014 Medlem Tina Degn (afd. 28) 2014 Medlem Jørn Schmidt (afd. 3) 2015 Medlem Lene Søberg (afd. 3) 2015 Medlem Laila Søttrup Olsen (afd. 8) 2015 Medlem Karin Lassen (afd. 5) 2014 Medlem Aksel Hein Pedersen (afd. 1) 2015 Medlem Flemming Sørensen (afd. 6) 2015 Medlem at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til behandling/beslutning 6. Konstituering af næstformand Repræsentantskabet i har på deres møde den 21. oktober 2013 afholdt valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. 4/25
I henhold til boligorganisationens vedtægter vælger organisationsbestyrelsen af sin midte to næstformænd, der sammen med formanden udgør s formandskab. Det skal tilstræbes, at formandsskabet har så bred repræsentation fra afdelingerne som muligt. Næstformænd konstitueres for en 2 årig periode, idet der tages hensyn til deres valgperiode. På valg er: Nina Møller at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med valg af en næstformand for en 2 årig periode. 7. Bestyrelseshonorar 2013/2014 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. januar 2014. Reguleringsindekset for september 2013 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,92 kr. pr. lejemålsenhed og for de efterfølgende 44,94 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra 48.248,00 kr. til 48.791,86 kr. Organisationsbestyrelsen har på et tidligere organisationsbestyrelsesmøde besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager 24.396 kr. og næstformænd 12.198 kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. 5/25
at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 8. 5712-7 Halkærgård stabilitetssvigt Godkendelse af byggeregnskab. Projekt og finansiering blev godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde den 26. maj 2010. Sagen er opdelt i en byggeskadedel og en forbedrings-/opretningsdel med deraf følgende to byggeregnskaber. Byggeskadedelen omfatter sikring af stabilitetssvigt i boligerne samt etablering af vådrumsikring i badeværelser herunder skimmelafhjælpning. Arbejderne er støttet af Landsbyggefonden. Den ustøttede del udgør udelukkende udskiftning af tagrender i afdelingen. Arbejdet blev afleveret den 22. februar 2013, og der foreligger revisionsgodkendt byggeregnskab af 10. oktober 2013. Byggeregnskab og finansiering er som følgende opdelt i en støttet og ustøttet sag. Byggeregnskab støttet sag: Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter 2.354.344 kr. 2.117.414 kr. -236.930 kr. Omkostninger og gebyrer 789.920 kr. 1.145.449 kr. -355.529 kr. Samlet anskaffelsessum 3.144.264 kr. 3.262.863 kr. -118.599 kr. Finansiering 30 årigt realkreditlån, støttet 3.144.264 kr. Mindre forbruget på den støttede del skyldes, at der er opnået besparelse på håndværkerudgiften på malerarbejdet samt besparelse på administrative omkostninger herunder byggelånsrenter, stempel og revision. 6/25
Byggeregnskab ustøttet sag: Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter 467.575 kr. 467.575 kr. 0 kr. Omkostninger og gebyrer 146.755 kr. 169.669 kr. -22.914 kr. Samlet anskaffelsessum 614.330 kr. 637.244 kr. -22.914 kr. 30 årigt realkreditlån, ustøttet 614.330 kr. Mindre forbruget på den ustøttede del skyldes, at der er opnået besparelse på de administrative omkostninger herunder byggelånsrenter, stempel og revision. Ydelsen på begge lån finansieres ved fritagelse for indbetaling udamortiserede lån til egen dispositionsfond svarende til 33 %. Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges byggeregnskaber. Bilag 1: Byggeregnskab pr. 30. juni 2013. Renovering af stabilitetssvigt byggeskadesag Bilag 2: Byggeregnskab pr. 30. juni 2013. Renovering af stabilitetssvigt - opretningsarbejder at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 9. Ansøgning fra afdeling 7 vedrørende lån fra dispositionsfonden Organisationsbestyrelsen har på organisationsbestyrelsesmødet den 16. september 2013 behandlet en ansøgning fra afdelingsbestyrelsen i afdeling 7, Stengården om lån fra boligorganisationens dispositionsfond på 1.425.000 kr. til miljøforbedringer. Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde den 16. september 2013 at udsætte behandling af ansøgningen til næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes på mødet, at det skal undersøges, om afdelingen selv har mulighed for at lånefinansiere miljøforbedringerne, inden ansøgningen bliver behandlet på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen har tidligere behandlet en ansøgning fra afdeling 7, Stengården, om bevilling af støtte fra boligorganisationens dispositionsfond på 1.425.000 kr. til miljøforbedringer. 7/25
Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde den 21. januar 2013 at give afslag på ansøgningen om støtte. Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde 18. marts 2013 at fastholde beslutningen om afslag. Dispositionsfondens midler udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal anvendes som stødpude overfor eventuelt uforudsete begivenheder. Dispositionsfonden kan i forsvarligt omfang udlånes midlertidigt, såfremt boligorganisationens økonomi ikke bringes i fare. Boligorganisationens dispositionsfondsmidler udgør i 2013 3.800.000 kr. Vurdering af afdelingens muligheder for at lånefinansiere 1.425.000 kr. til miljøforbedringer: Afdeling 7. Stengården, har mulighed for at finansiere udgiften til miljøforbedringer ved optagelse af et realkreditlån på 1.425.000 kr. De økonomiske konsekvenser ved optagelse af 20 årigt eller 10 årigt realkreditlån på 1.425.000 kr.: Realkreditlån Ydelsen Lejestigning/ årlig ydelse Lejestigning pr. m² Lejestigning i % Leje efter forbedring pr. m² 20 årigt lån 6,94 % 98.895 kr. 10,74 kr. 1,20 % 903,80 kr. 10 årigt lån 11,88 % 169.290 kr. 18,38 kr. 2,06 % 911,44 kr. Afdeling 7, Stengården, har pr. 1. januar 2014 en gennemsnitlig leje pr. m² på 893,06 kr. Optagelse af realkreditlån må forventes at kræve 100 % kommunegaranti. Bilag 3: Ansøgning om lån fra dispositionsfonden, afdeling 5707, Stengården at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om ansøgning om lån fra boligorganisationens dispositionsfond på 1.425.000 kr. til miljøforbedringer. 10. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Forretningsordenen for organisationsbestyrelsen skal godkendes af organisationsbestyrelsen efter hvert nyvalg i repræsentantskabet. Forretningsorden er senest godkendt på organisationsbestyrelsesmøde den 21. maj 2013. 8/25
Ved godkendelse sætter forretningsordenen rammerne for arbejdet i organisationsbestyrelsen. Bilag 4: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen godkender forretningsorden for organisationsbestyrelsen. 11. Gavepolitik for Formandsskabet ønsker, at boligforeningens gavepolitik tages op til revision, idet den hidtidige politik på nogle områder syntes utilstrækkelig. Som bilag vedlægges forslag om gavepolitik. Bilag 5: Gavepolitik at organisationsbestyrelsen godkender forslaget. 12. Tilmelding af afdelinger til telefonisk vagtcentral KAB har indgået en samhandelsaftale med skadefirmaet SSG om en telefonisk vagtordning, som beboerne kan kontakte uden for normal arbejdstid. Fordelen ved en sådan ordning er, at ved akut opstået skader i og uden for boligen, har beboerne en mulighed for at få hjælp ved at kontakte SSG, som har døgnåben. Ved en anmeldt skade til SSG, vil skaden blive vurderet, og er det en skade, der ikke kan vente til næste arbejdsdag, vil SSG rekvirere håndværker til opgaven. Prisen for denne ordning er 10,00 kr. inkl. moms pr. bolig pr. år. I nogle afdelinger har vi i dag en aftale med Dansk Totalvagt, med en lignede vagtordning, hvor vi betaler 45,00 kr. inkl. moms pr. bolig pr. år. Administrationen anbefaler, at alle afdelingerne i tilslutter sig ordningen. 9/25
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender at tilbuddet fremsendes til alle afdelingerne i. 13. Regler og ansvar for anvendelse af ipad en besluttede på organisationsbestyrelsesmødet den 16. januar 2012 at digitalisere bestyrelsesarbejdet og indkøbe ipad til medlemmer af organisationsbestyrelsen. IPads ene ejes af boligforeningen, og er ikke dækket af KAB s forsikring, men af boligforeningens egen forsikring på it-udstyr. I boligforeningens forsikring gælder, at der er en selvrisiko på 5.612 kr. (indeks 2012) på skader på it-udstyr. Indkøbsprisen for en ny ipad er ca. 5.000 kr., og forsikringens selvrisiko på 5.612 kr. overstiger derfor indkøbsprisen for indkøb af en ny ipad. På den baggrund besluttede organisationsbestyrelsen på mødet den 16. september 2013, at der skulle udarbejdes retningslinjer for anvendelse af ipad. Forslag til regler og ansvar for anvendelse af ipad: IPad en ejes af og stilles til rådighed for medlemmer af organisationsbestyrelsen, så længe de er medlemmer af organisationsbestyrelsen. Hvis ipad udlånes til andre, er medlemmet erstatningsansvarlig, hvis ipad en beskadiges eller mistes. Ipad en er primært et arbejdsredskab for organisationsbestyrelsesmedlemmer til udførelse af deres bestyrelsesarbejde. Medlemmer må gerne have private ting liggende på ipad, men er lagerpladsen brugt op, skal private ting slettes først. Går ipad en i stykker, og det er et hændeligt uheld, vil den blive repareret på boligforeningens regning. Hvis medlemmet ikke har passet tilstrækkeligt på ipad, eller bevist behandlet den uforsvarligt, vil udgiften til reparation eller indkøb af en ny ipad blive opkrævet hos medlemmet. Formandsskabet i vurderer i samarbejde med KAB, om medlemmet gøres erstatningsansvarlig for udgiften til reparation eller indkøb af ny ipad. Erstatningsansvar vurderes ud fra principperne i de almindelige erstatningsregler, hvor det fremgår, at: 10/25
- har medlemmet opført sig fornuftigt i brug af ipad, er medlemmet ikke ansvarlig for det skete. Det kaldes hændeligt uheld - har medlemmet handlet skødesløst, er medlemmet ansvarlig for det skete. Det kaldes simpel uagtsomhed - har medlemmet handlet mere uforsigtigt end selv skødesløse personer, er medlemmet også ansvarlig for det skete. Det kaldes grov uagtsomhed - har medlemmet lavet skaden med vilje, er medlemmet selvfølgelig også ansvarlig. Det kaldes forsætligt - medlemmet kan også være erstatningsansvarlig for sine undladelser. Undladelser er f. eks. når medlemmet undlader at foretage en handling, så der sker en skade, som kunne være undgået. Der vil blive udarbejdet blanket, hvor medlemmet skriver under på modtagelse af ipad og beskyttelseskappe, samt accepterer regler og ansvar for anvendelse af ipad. Formandsskabet fremsætter forslag om, at medlemmer der udtræder af bestyrelsen får mulighed for at købe den udleverede ipad. Købsprisen beregnes ud fra, hvor længe medlemmet har haft ipad en til rådighed, købsprisen vil dog som minimum udgøre 500,00 kr. at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om regler og ansvar for anvendelse af ipad. 14. Valg af tre repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Følgende medlemmer er på valg til KAB s repræsentantskab: Bjørli Denbak Steffen Bargholz Torben Tingstrup at organisationsbestyrelsen vælger tre medlemmer til KAB s repræsentantskab. 11/25
15. Valg af kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforening Følgende medlemmer er på valg til Boligselskabernes Landsforening: Nina Møller Jette Thaarup Vanda Jakobsen at organisationsbestyrelsen vælger kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforening. 16. Konstituering af udvalg, herunder nyt fra udvalg Kursusudvalget Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Nina Møller. Handlingsplanudvalget Tovholder Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Steffen Bargholz, Brian Øllegaard. Forretningsordens- og vedtægtsudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Brian Øllegaard. Ungdomsboligudvalget, Halkærgård Tovholder Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Leif Fynbo. Halkærgård-udvalget Vanda Jakobsen, Kirsten B. Sørensen, Aksel Hein Pedersen. Boelholm-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller, Anna Sørensen, Jørgen Hansen, Aase Brøndsted, Margit Nansen. Teglværksparken-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller. Fortehusene-følgegruppen Nina Møller, Brian Øllegaard, Anna Sørensen. Energi- og miljøudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Leif Fynbo, Brian Øllegaard. 12/25
at organisationsbestyrelsen foretager valg til udvalg og følgegrupper. 17. Afdelingernes budgetter for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014 Driftsbudgetterne udviser følgende: 5701-4 - Stenløsebo Afdelingsmødet godkendte budgettet den 27. august 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. janaur 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 871,95 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 191.000 kr., hvilket svarer til 210,82 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 256.733 kr. 5702-1 - Vestervang Afdelingsmødet godkendte budgettet den 28. august 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 665,36 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 309.000 kr., hvilket svarer til 255,90 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 586.311 kr. 5703-9 - Halkær Afdelingsmødet godkendte budgettet den 2. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. 13/25
Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 708,91 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 620.000 kr., hvilket svarer til 191,83 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 1.549.640 kr. 5705-3 Boelholm I Afdelingsmødet godkendte budgettet den 5. september 2013. Driftsbudgettet for år 2013 udviser en mindre udgift på 1.397.000 kr., hvilket medfører en huslejenedsættelse pr. 1. januar 2014 på 16,47 %. Den gennemsnitlige leje nedsættes med 180,05 kr. pr. m² og udgør herefter 913,02 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 980.000 kr., hvilket svarer til 126,30 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 2.209.881 kr. 5706-0 Boelholm II Afdelingsmødet godkendte budgettet den 4. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en mindre udgift på 833.000 kr., hvilket medfører en huslejenedsættelse pr. 1. januar 2014 på 10,22 %. Den gennemsnitlige leje nedsættes med 116,85 kr. pr. m² og udgør herefter 1026,26 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 1.069.000 kr., hvilket svarer til 149,95 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 2.090.894 kr. 5707-8 Stengården I Afdelingsmødet godkendte budgettet den 3. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 233.000 kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2014 på 2,92 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 25,30 kr. pr. m² og udgør herefter 893,06 kr. pr. m². 14/25
Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 1.612.000 kr., hvilket svarer til 175,03 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 1.461.297 kr. 5708-5 Stengården II/I Afdelingsmødet godkendte budgettet den 12. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 911,91 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 746.000 kr., hvilket svarer til 241,82 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 722.832 kr. 5710-2 Skibsted Afdelingsmødet godkendte budgettet den 12. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 1.006,98 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 881.000 kr., hvilket svarer til 160,83 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 1.739.013 kr. 5711-0 Møllehøj Afdelingsmødet godkendte budgettet den 02. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 917,82 kr. pr. m². 15/25
Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 512.000 kr., hvilket svarer til 163,16 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 956.857 kr. 5712-7 - Halkærgård Afdelingsmødet godkendte budgettet den 3. september 2013. Driftsbudgettet for år 2013 udviser en mindre udgift på 26.000 kr., hvilket medfører en huslejenedsættelse pr. 1. januar 2013 på 2,09 %. Den gennemsnitlige leje nedsættes med 20,97 kr. pr. m² og udgør herefter 1002,42 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 159.000 kr., hvilket svarer til 128,23 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 443.052 kr. 5713-4 Veksølund Afdelingsmødet godkendte budgettet den 9. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 970,93 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 1.354.000 kr., hvilket svarer til 230,17 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 1.032.008 kr. 5714-1 Stengården II/2 Afdelingsmødet godkendte budgettet den 11. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 975,57 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 1.086.000 kr., hvilket svarer til 183,93 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 940.138 kr. 16/25
5716-6 Stengården II/4 Afdelingsmødet godkendte budgettet den 5. september 2013. Driftsbudgettet for år 2013 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² (for familieboliger: og udgør 0 kr. pr. m² og udgør herefter 1.086,82 kr. pr. m² (for ungdomsboliger: 957,88 kr. pr. m²). Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 946.000 kr., hvilket svarer til 148,65 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 2.864.144 kr. 5719-8 Halkærgård Ungdomsboliger Afdelingsmødet godkendte budgettet den 10. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 29.000 kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2014 på 7,97 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 106,34 kr. pr. m² og udgør herefter 1.441,14 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 28.000 kr., hvilket svarer til 102,68 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 209.064 kr. 5720-8 Kelstedgård Afdelingsmødet godkendte budgettet den 11. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 76.000 kr. (for ungdomsboliger: 56.573 kr.), hvilket medfører en huslejenedsættelse pr. 1. januar 2014 på 3,26 %. (for ungdomsboliger 8,05 %). Den gennemsnitlige leje nedsættes med 36,71 kr. pr. m² (for ungdomsboliger: 86,62 kr. pr. m² og udgør herefter 1.076,36 kr. pr. m² (for ungdomsboliger: 956,69 kr. pr. m²). Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 165.000 kr., hvilket svarer til 139,55 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 334.505 kr. 17/25
5723-0 Fortehusene Afdelingsmødet godkendte budgettet den 11. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 977,12 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 156.000 kr., hvilket svarer til 241,86 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 124.359 kr. 5724-7 Teglværksparken Afdelingsmødet godkendte budgettet den 17. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 0 kr., hvilket medfører en huslejeregulering pr. 1. januar 2014 på 0 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 0 kr. pr. m² og udgør herefter 986,17,56 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 240.000 kr., hvilket svarer til 120,03 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 1.248.634 kr. 5725-4 Marienlyst Park Afdelingsmødet godkendte budgettet den 29. august 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 12.000 kr., hvilket medfører en huslejeforhøjelse pr. 1. januar 2014 på 0,95 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 8,98 kr. pr. m² og udgør herefter 951,75 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2013 udgør 175.000 kr., hvilket svarer til 131,03 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 566.036 kr. 18/25
5726-1 Æblehaven Afdelingsmødet godkendte budgettet den 28. august 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 10.000 kr., hvilket medfører en huslejeforhøjelse pr. 1. januar 2014 på 0,78 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 7,54 kr. pr. m² og udgør herefter 970,14 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 179.000 kr., hvilket svarer til 134,88 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 595.702 kr. 5728-6 Stenløse Syd Afdelingsmødet godkendte budgettet den 17. september 2013. Driftsbudgettet for år 2014 udviser en merudgift på 33.000 kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2014 på 0,57 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 5,27 kr. pr. m² og udgør herefter 933,51 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2014 udgør 692.000 kr., hvilket svarer til 110,58 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2013 udgør 987.406 kr. at organisationsbestyrelsen godkender afdelingsbudgetterne. 18. Vandregnskab I en konkret afgørelse i beboerklagenævnet i Roskilde Kommune, hvor et vandregnskab er blevet kendt ugyldigt grundet fordelingen af ikke målbart vandforbrug i fordelingsregnskabet, har klageren fået medhold i, at der ikke skal ske efterbetaling af udgifter til vandforbrug. Årsagen er, at der stilles meget specifikke krav til dokumentationen af, hvordan dette forbrug er opstået. Dette krav kan være meget vanskeligt at opfylde. Konsekvensen, når et regnskab kendes ugyldigt, er, at boligselskabet/afdelingen fortaber retten til at inddrive efterbetalinger også selvom disse skyldes et regulært merforbrug på det målte vandforbrug. Disse efterbetalinger havner derfor kollektivt i bebyggelsen. 19/25
KAB anbefaler derfor, at alle afdelinger fremadrettet i kun afregner målt forbrug i fordelingsregnskabet. Det ikke målte forbrug optages i driftsregnskabet som en udgift. Når disse udgifter medtages i afdelingens driftsudgifter, så fordeles det efter samme principper som alle andre driftsudgifter i afdelingen, og afdelingen eliminerer risikoen for at få underkendt fordelingsregnskabet. Hvad er ikke målt forbrug? Enhver boligafdeling har et afregningspunkt med leverandøren (Forsyningsselskabet). Alt vand, som passerer dette punkt, skal der betales for. Der opstår imidlertid ofte en forskel på det vand, der skal betales for i forhold til det vand, der forbruges/skønnes forbrugt i boligerne. Dette er definitionen på ikke målt forbrug. Hvorfor opstår denne difference? De fleste boligafdelinger har tappesteder, der ikke er underlagt måling. Det kan være tappesteder på fællesarealerne, i skralderum, containergårde, vaskerum m.m. Men det kan også være vand, der forsvinder som følge af defekter og utætheder i afdelingens distributionssystem. I vedrører dette følgende afdelinger: 5702-1 Vestervang 5703-9 Halkær 5705-9 Boelholm I 5706-0 Boelholm II 5707-8 Stengården I 5708-5 Stengården II/I 5711-0 Møllehøj 5712-7 Halkærgård 5716-6 Stengården II/4 5724-7 Teglværksparken 5725-4 Marienlyst Park 5726-1 Æblehaven 5728-6 Stenløse Syd at organisationsbestyrelsen beslutter, at alle afdelinger fremadrettet i kun afregner målt forbrug i fordelingsregnskabet, og det ikke målte forbrug optages i driftsregnskabet, som en udgift. 20/25
Sager til orientering 19. Udskiftning af trinetter Udskiftningen omhandler trinetter i afdeling 5707 Stengården, 5711 Møllehøj, 5716 Stengården og 5720 Keldstedgård i et-rums- og ungdomsboliger. Administrationen har fået en meddelelse fra Sikkerhedsstyrelsen om risiko for kortslutning ved disse boligers trinetter. Fejlen opstår, når køleskabet udskiftes. Ved udskiftning af køleskabet vil der opstå synlige ledninger mellem køleskab og kogeplader, og dette kan føre til overgang i kogepladerne med risiko for personskade og brand til følge. Vi har foretaget en undersøgelse af afdelingernes trinetter, og der er fundet fejl ved alle, hvilket kræver, at disse udskiftes. Administrationen har anbefalet, at trinetterne fjernes, og der opsættes nyt køkken med et vaskeskab, bordplade med ny vask og kogeplader, og køleskabet genbruges. Prisen er anslået til ca. 1 mio. kr., men der indhentes p.t. tilbud på opgaven. Formandsskabet har af sikkerhedsmæssige årsager akut bevilget udgiften dækket over boligforeningens dispositionsfond. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2010-2013. Bilag 6: Statistik for beboerklagenævnssager 2010-2013 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21/25
21. Status og opdatering af igangværende sager Afd. 5701 Stenløsebo Opmåling af Stenløsebo 3 er bestilt, og vi afventer opmålingen af landmåler. Facadearbejder er udført. Afd. 5702 Vestervang Udskiftning af afdelingens gaskedler er udført og afleveres den 11. november 2013. Afd. 5703 Halkær Registrering af afdelingens badeværelser for fejl og skader i flise- og gulvbelægning er overstået, og udbedring af skader pågår. Der udskiftes hække mod vej til to boliger efter plan. Afd. 5705 og 5706 Boelholm Der pågår stadig udbedring af fejl på solfangeranlægget. Udskiftning af de to varmtvandsbeholdere er udført på garanti. Der indhentes p.t. priser på udskiftning af afdelingernes traktor, udskiftningen er budgetlagt til 2014. Afd. 5707 Stengården Fejl og mangler i forbindelse med døre og vinduesudskiftningen pågår stadig. Der afholdes møde med rådgiver og entreprenør for afslutning af byggesagen, mødedato er d.d. ikke aftalt. Afd. 5708 Stengården Det er aftalt med bestyrelsen, at der skal fældes en del større træer grundet skygge i haverne. Der er bestilt udskiftning af afdelingens vandmålere. Afd. 5710 Skibsted Der er kommet ny afdelingsbestyrelse, og det er et ønske, at der arbejdes videre med udskiftning af afdelingens køkkener og beklædning af skure. Der er planlagt udskiftning af defekt rottesikring mellem fundament og facadeplader, disse arbejder deles over tre år i henhold til budget. Afd. 5711 Møllehøj Afdelingsbestyrelsen arbejder p.t. på en total køkkenudskiftning. Afd. 5712 Halkærgård Afdelingsmødet godkendte udskiftning af afdelingens gaskedler, dette udføres i begyndelsen af 2014. Afd. 5713 Veksølund Afdelingsmødet godkendte udskiftning af afdelingens Velux ovenlys vinduer. Første følgegruppemøde afholdes i november 2013, forventet opstart på udskiftningen er planlagt 22/25
til april 2014. Afd. 5714 Stengården Det er besluttet, at der skal opføres 13 carporte på afdelingens p-pladser. Henholdsvis fem carporte på Valkyries Plads og otte carporte på Valhals Plads. Opførslen af carportene er besluttet på sidste afdelingsmøde, og projektet er under udarbejdelse. Afd. 5716 Stengården Der pågår planlægning af renovering af afdelingens legepladser. Rapport fra Byggeskadefonden er modtaget, og der er foretaget gennemgang af rådgiver og entreprenør i henhold til rapporten. Afd. 5720 Kelstedgård Der er udført en reparation af facader og efterfølgende kalkning af hovedhuset. Afd. 5724 Teglværksparken Kontraktforhandlinger med Telcom er overgået til TDC, om opsætning af mobilmast på Teglværksparkens grund. Kontrakten er under udarbejdelse. Afd. 5725 Marienlyst Park Opvaskemaskinen i fælleshuset er udskiftet. Der er foretaget kontrol af afdelingens undertage for defekter. Afd. 5726 Æblehaven Der er foretaget kontrol af afdelingens undertage for defekter. Afd. 5728 Stenløse Syd Der er foretaget gennemgang og service på alle boligers ventilationsanlæg (genveks). Stormskader efter stormen den 28. oktober 2013. Generelt skete der ikke de store skader efter stormen, dog er der mindre skader på tag/rygsten, flethegn og nogle træer er væltet eller skadet. I Stenløse Syd var der en facadeplade der blæste ned, og få andre er løse, en del tagrender fik skader og nogle blæste ned. Skaderne er anmeldt til forsikringen, og er under udbedring. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23/25
22. Emner til næste møde Der lægges op til, at medlemmerne af organisationsbestyrelsen kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Kommende møder: Organisationsbestyrelsesmøder: Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 27. januar 2014, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 17. marts 2014, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 19. maj 2014, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 15. september 2014, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 17. november 2014, kl. 19.00 Repræsentantskabsmøder: Repræsentantskabsmøde mandag den 26. maj 2014 kl. 19.00 Repræsentantskabsmøde mandag den 20. oktober 2014 kl. 19.00 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Eventuelt 25. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. 24/25
at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 25/25