Disposition: 1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1 Herunder Tema omkring IT sikkerhed 2. Formalia, side 3 3. Baggrundsinformation, side 3 1. Konklusion herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af tilsynet på Aktivitetstilbuddet Skriversvej er tilfredsstillende. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Skriversvej er et velfungerende aktivitetstilbud. Siden sidste års tilsyn er der sket ændringer i aktivitetstilbuddet Skriversvej. Antallet af brugere i aktivitetstilbuddet forøget i forbindelse med, at et andet aktivitetstilbud er lukket og nogle medarbejdere er ligeledes blevet overført. Der foreligger 141 handleplaner for brugerne i tilbuddet og der er udarbejdet pædagogiske delhandleplaner for samtlige brugere. Medarbejderne oplyser at delhandleplanerne løbende opdateres, herunder særligt i forbindelse med revisitationerne. Tilsynet får indtryk af en gruppe meget engagerede og faglig kompetente medarbejdere, der har fokus på den enkelte brugers støttebehov og tilstedeværende ressourcer samt er opmærksomme på den individuelle tilgang, den enkelte bruger måtte have behov for. I planlægningen af og udførelsen af aktiviteterne, tages der hensyn til brugernes selvbestemmelse og medindflydelse, i det omfang den enkelte rummer, overskuer og magter dette. I forhold til magtanvendelsesområdet får tilsynet oplyst, at der for indeværende år, har været enkelte hændelser, hvor det har været nødvendigt med anvendelse af magt. Ved tilsynets efterfølgende gennemgang af dokumentationen på området, ses en enkelt registreret magtanvendelser. Denne problematik var ligeledes til stede ved sidste års tilsyn, hvor tilsynet af aktivitetstilbuddet, fik oplyst et større antal magtanvendelsesepisoder end myndigheden havde registeret. Leder oplyser at magtanvendelsesreglerne indgår som fast punkt på personalemøder to gange årligt. Under tilsynet bliver det oplyst, at der er fokus på socialpædagogiske tiltag for at forebygge magtanvendelse. 1
Vold overfor medarbejderne indberettes i EASY og utilsigtede hændelser indrapporteres til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database). Aktivitets og samværstilbuddet er at finde på Tilbudsportalen. Oplysningerne om tilbuddet er opdateret og svarer til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010. Afdelingsleder har afviklet MUS samtale med samtlige medarbejdere i foråret 2013. Både medarbejdere og leder oplyser, at der er gode rammer for faglig udvikling, herunder kurser og fastlagt mødeaktivitet til faglig sparring. Flere medarbejdere er aktuelt i gang med kursus i det pædagogiske koncept KRAP, hvor der er fokus på en Kognitiv, Ressourcefokuseret og Anerkendende Pædagogik. Det er intentionen, at alle medarbejdere på sigt skal gennemføre kursusforløbet. Tilsynet får oplyst, at tilbuddet i en periode har været og delvis fortsat er påvirket af den omorganisering, der var været i forbindelse med, at de to aktivitetstilbud er lagt sammen. Tilsynet får indtryk af, at medarbejderne formår at forholde sig konstruktivt til situationen og oplever, at der ledelsesmæssigt tages hånd om problematikken. Der er aktuelt udarbejdet en APV, som har afstedkommet et særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Der er planlagt en temadag i begyndelsen af november 2013, som indgår i den fremadrettede indsats i forhold til at bedre arbejdsmiljøet. Tilsynet får indtryk af tilstedeværelsen af en gensidig respekt leder og medarbejdere imellem i bestræbelserne på, at skabe de bedste rammer for den fremtidige indsats og udvikling på Skriversvej. De brugere tilsynet samtalte med, udtrykte alle stor tilfredshed med stedet. Brugerne virkede trygge i omgivelserne, herunder de fysiske rammer og i kontaktet med medarbejderne. Tilsynet observerede generelt en omsorgsfuld og kærlig tilgang til brugerne og der var en behagelig stemning i tilbuddet. TEMA: IT sikkerhed Leder oplyser at tilbuddet generelt ikke har elektronisk korrespondance vedrørende personfølsomme oplysninger med samarbejdspartnere som f.eks. behandlingstilbud, pårørende, kommuner, Kriminalforsorgen og regioner m.m. da denne vil varetages af det enkelte botilbud. Tilsynet gør tilbuddet opmærksomt på, at eventuel korrespondance med personfølsomme oplysninger skal foregå via sikker mail www.virk.dk og www.borger.dk. I forhold til opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilbuddet, bemærker tilsynet, at der på en opslagstavle i et af husene, hænger et medicinskema med påført personnummer. Personnumre er omfattet af personfølsomme oplysninger og skal dermed behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Tilsynet har i den periode, hvor tilsynsrapporten var i høring, fået oplyst at det pågældende dokument er fjernet og at der generelt vil blive fulgt op på datasikkerheden. 2
I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger: Tilsynet anbefaler, at tilbuddet er undersøgende på, om de af tilbuddet indberettede magtanvendelser, er behandlet af myndigheden på området. Tilsynet påbyder, at tilbuddet sikrer at personfølsomme oplysninger opbevares forsvarligt. Dokumenter med brugernes personnumre må ikke hænge synligt fremme for uvedkommende. Tilsynet påbyder, at Skriversvej anvender sikker mail i mailkorrespondancen med andre offentlige myndigheder, værger og pårørende m.fl., hvor der videregives/indhentes personfølsomme oplysninger. Der forefindes udførlig vejledning om brug af sikker mail på intranettet. 2. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Kort telefonisk interview med Afdelingsleder Vibeke Mikkelsen. Medarbejderrepræsentanter: Tre medarbejdere deltog. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt. Beboere: Tre brugere deltog. Brugernes identitet er tilsynet bekendt. Pårørende: Ingen pårørende var til stede under tilsynet. Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at deltage. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold. Program for uanmeldt tilsyn d. 21. oktober 2013: Kl. 08.45 08.50 Ankomst og planlægning af tilsynet. Kl. 08.50 09.10 Telefonisk interview med afdelingsleder. Kl. 09.10 09.30 Interview med medarbejder. Kl. 09.30 10.55 Observationsperioder i de forskellige aktivitetshuse, herunder samtaler med brugere og medarbejdere. Kl. 10.55 11.15 Overværelse af musical hvor brugerne opførte Bølle Bob. 3. Baggrundsinformation. Det uanmeldte tilsyn blev gennemført d. 21. oktober 2013 i tidsrummet fra kl. 8.45 11.15. Tilsynet indledes med, at den tilsynsførende kunne konstatere at afdelingsleder ikke var til stede i tilbuddet. En medarbejder kontaktede telefonisk leder og tilsynet samtalte i den forbindelse med lederen. Tilsynet gennemførte interview / samtaler med afdelingsleder, medarbejdere og brugere. Den tilsynsførende færdes under tilsynet på egen hånd rundt i grupperne og foretog i den forbindelse observationer af medarbejdernes tilgang og aktiviteter med brugerne. Den af tilsynet udarbejdede skriftlige rapport, vil i første omgang blive sendt til afdelingslederen til gennemlæsning og kommentering med henblik på at sikre, at der ikke er faktuelle fejl i rapporten. Tilsynsrapporten er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Tilbagemelding til tilsynsenheden skal ske senest 5 hverdage efter modtagelsen af rapporten. 3
Aktivitetshuset Skriversvej er beliggende i landzone ved en privat fællesvej. Naboerne er dels små virksomheder, dels privat beboelse. Der er ca. 3 km til Viborg centrum. Aktivitetshuset består af tre huse på sammenlagt 1010 m2 på en stor grund. Derudover er der en arbejdshal. Det store areal giver mulighed for mange og alsidige udendørs aktiviteter. Skriversvej er et aktivitets og samværstilbud for voksne i aldersgruppen 18 65 år med varigt nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsniveau, som har behov for et aktivitets og samværstilbud. Tilbuddet er åbent mandag til torsdag i tidsrummet fra kl. 8 16 og fredag fra kl. 8-15. Tirsdage i lige uger lukker aktivitetstilbuddet kl. 14 på grund af personalemøde. Det juridiske grundlag udgøres af servicelovens (SEL) 104. Aktivitetshuset Skriversvej består af flere forskellige grupper, der har en bred vifte af aktiviteter som f.eks. kreative aktiviteter, sansestimulation, serviceaktiviteter, aktiviteter omkring dyr/have og andre udendørs aktiviteter i skov m.m. Skriversvej har gennem en årrække haft en overnormering, men i forbindelse med lukning af et andet aktivitetstilbud pr. 1. marts 2013, er pladsantallet udvidet fra 46 pladser til 56 pladser. Da flere brugere i forbindelse med de seneste revisitationer, er visiteret til en halvdagsplads, er det samlede antal brugere, der benytter tilbuddet aktuelt på i alt 67 brugere, svarende til 61 pladser. Det stigende antal brugere i aktivitetstilbuddet, har afstedkommet pladsmangel i særligt de indendørsfaciliteter. Flere af de brugere, der kommer fra det nedlukkede aktivitetstilbud, er kørestolsbrugere, der på den baggrund er mere pladskrævende. På baggrund af ovenstående, er de fysiske rammer, herunder i særlig grad toiletfaciliteterne udfordret. Aktuelt er toiletforholdene i gang med at blive udvidet og gjort mere handicapvenlige, så de i højere grad passer til målgruppens behov. Udover de fysiske rammer for beboerne, er der en problematik omkring personalefaciliteterne. Medarbejdernes oprindelige kontor og personaleområde er, grundet pladsmangel, inddraget til grupperum til brugeraktiviteter. Der er således ikke personalefaciliteter eller personalekontor i de nuværende bygninger. Der blev i sommeren 2013 politisk bevilliget en udvidelse af de fysiske rammer, i form af en særskilt tilbygning på omkring 180 m2. Det forventes at byggeriet påbegyndes januar 2014. Der er 13 fastansatte medarbejdere og en lønnet praktikant, der alle på nær en enkelt medarbejder, der er ansat i en midlertidig stilling, har en uddannelsesmæssig baggrund som pædagog. Dertil kommer en gruppe afløsere og studerende. De ledelsesmæssige forhold udgøres af en Afdelingsleder og en Strategisk leder for Handicapområdet. Afdelingslederen er udover at være leder for Skriversvej, også leder for et aktivitetstilbud Gimle i Bjerringbro. Den strategiske leder er leder for samtlige afdelingsledere i tilbuddene indenfor handicapområdet. Helhedsindtrykket af oprydningen og de rengøringsmæssige forhold vurderes værende tilfredsstillende. 4
Botilbuddet er registreret hos Fødevareregionen og har senest i august måned 2013 haft tilsyn herfra og fik i den forbindelse, tildelt en Elite smiley. 5