Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Plejecenteret Birkegården Anlægsgade Stoholm

Transkript

1 Disposition: 1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1 2. Formalia, side 2 3. Indledning, side 3 - herunder beskrivelse af plejecentret 4. Resume af anbefalinger og opfølgning på sidste tilsyn, side 4 5. Organisatoriske forhold, side 4 6. Beboertrivsel/tilfredshed, side 5 7. Observationsperiode, side 5 8. Den generelle faglige indsats, side 5 - herunder magtanvendelsesområdet 9. Medicinhåndtering, side 7 - herunder utilsigtede hændelser 10. Beboernes økonomi, side Tema: Tavshedspligt, side Dokumentation, side Medarbejderforhold, side 9 - herunder den faglige udvikling 14. Tilbudsportalen, side De fysiske rammer, side 11 - herunder sundheds og sikkerhedsmæssige forhold 1. Konklusion herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbudene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af tilsynet på Birkegården er meget tilfredsstillende. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Birkegården er et meget velfungerende plejecenter. Plejecenteret har netop, i forbindelse med kommunens budgetforlig, været genstand for en harmonisering af deres leve bo miljø så de nu lig de øvrige kommunale plejecentre fungerer som tillempet leve bo miljø. Den politiske beslutning har på flere niveauer givet anledning til frustrationer, som tilsynet får indblik i, under tilsynet på stedet. Det er tydeligt at Birkegården som en samlet enhed, har forsøgt at kæmpet for at bevare deres oprindelige model og oplever omdannelsen, som en kvalitetsforringelse på flere niveauer, men har samtidig forståelse for nødvendigheden af, at der skulle ske en harmonisering. De beboere tilsynet samtalte med, gav samstemmende udtryk for stor tilfredshed med forholdene på Birkegården. I særlig grad fremhæves medarbejdernes hjælpsomhed og fleksibilitet, som værende afgørende for den samlede oplevelse. Enkelte beboere bemærkede og kommenterede en forringelse af de 1

2 ernæringsmæssige forhold, herunder at maden ikke længere smagte som hjemmelavet og ofte opleves som værende uden smag. Medarbejderne beskriver arbejdsmiljøet på stedet, som værende præget af en høj grad af både kollegial og ledelsesmæssig støtte. Det er tilsynets indtryk, at der er en høj grad af social kapital tilstede på Birkegården, forstået som tilstedeværelsen af en sammenhængskraft i de sociale relationer, der er baseret på gensidig tillid og respekt og som tilsynet vurderer, har været af afgørende betydning i forbindelse med de ændringer Birkegården har været gennem. Ledelsesmæssigt er der opmærksomhed på at sikre tilstedeværelsen af en høj faglighed og der er iværksat kompetenceudvikling og initiativer i den sammenhæng i bestræbelserne på at sikre fastholdelse og udvikling af gode standarder i opgaveløsninger samt en grundlæggende faglig kvalitet i tilbuddet. Udover en opmærksomhed på fagligheden er der øje for de medarbejdermæssige vilkår og på at værne om de forhold der er medvirkende til at afgive positiv afkast der i den sidste ende, skal øge den beboeroplevede kvalitet. I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger: Tilsynet påbyder at tilbuddet efter omdannelsen til tillempet Leve-bo miljø og nedlæggelse af det midlertidige afsnit, får opdateret og gennemgået oplysningerne på Tilbudsportalen, så de er i overensstemmelse med de faktiske forhold i tilbuddet jf. Bekendtgørelse om Tilbudsportalen nr af 19. december Tilsynet anbefaler at kladdeversioner gøres permanente jf. De sundhedsfaglige vejledninger for dokumentationsområdet hvor fremgår, at dokumenter forbindelse med udarbejdelsen, kan oprettes som kladde, men inden en uge skal gøres permanente. 2. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Centerleder Vibeke Ebbesen Medarbejderrepræsentanter: To - tre medarbejdere deltog. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt. Beboere: Tre beboere deltog. Beboernes identitet er tilsynet bekendt. Pårørende: Ingen pårørende var til stede / deltog under tilsynet. Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at gå fra. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold. Program for uanmeldt tilsyn d. 2. februar 2015: Kl Ankomst og planlægning af tilsynet Kl Observationsperiode i afsnittet Æblehaven, herunder samtale/samvær med beboere Kl Observationsperiode i afsnittet Stokrosen, herunder samtale/samvær med beboere Kl Interview med medarbejdere Kl Interview med centerleder Kl Observationsperiode i Blommehaven, herunder samtale/samvær med beboere 2

3 3. Indledning Det uanmeldte tilsyn blev gennemført d. 2. februar 2015 i tidsrummet fra kl Tilsynet indledes med, at tilsynet kunne konstatere at plejecentrets ledelse ikke var til stede, men befandt sig på det andet plejecenter i Sjørup. Leder blev telefonisk orienteret om tilsynets ankomst, men grundet forberedelse til varslet anmeldt tilsyn fra Arbejdstilsynet den efterfølgende dag, ville leder ikke kunne deltage i det kommunale tilsyn. Leder meddelte dog senere på formiddagen alligevel sin ankomst. Både leder og medarbejdere blev orienteret formålet med besøget og hvordan det skal foregå. Ved tilsynsbesøget blev der foretaget dialogbaserede interview med ledelsen, medarbejdere og et udvalgt antal beboere i forhold til tilbuddets størrelse. Dokumentationen blev gennemgået hos de beboere tilsynet samtalte med. Dialogen kombineres med observationsperioder med henblik på indsamling af data, som er nødvendige for at målet med tilsynet kan opnås. Tilsynsrapporten er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Rapporten har været i høring ved tilbuddet til gennemlæsning og kommentering og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Overordnet beskrivelse af plejecentret, herunder den fysiske beliggenhed er centralt beliggende i Stoholm by lige ved byens parkanlæg, med kort afstand til indkøbs- og transportmuligheder. Stoholm ligger mellem Viborg og Skive, hvor der er cirka 19 km til Viborg og 15 km til Skive. Birkegården består af de tre afsnit, Æblehave, Stokrosen og Blommehaven. Hvor Ældrehaven og Stokrosen hver består af ti to-rumsboliger, er der i Blommehaven ligeledes ti lejligheder, men lejlighederne her, er et-rums boliger og to af boligerne fungerer desuden som aflastningspladser. To- rumslejlighederne er beliggende i stueetagen og indrettet med tekøkken, stue, soveværelse og stort badeværelse og der er en lille terrasse til hver lejlighed. Til et rumslejlighederne, hører ligeledes et stort badeværelse. Lejlighederne er beliggende på 1. sal. Alle lejligheder ligger ud til fællesareal, hvor beboerne har mulighed for, at indtage samtlige måltider og hvor aktiviteter foregår. Der er gjort meget ud af indretningen i både gangarealer og i fællesarealerne, der er indrettet med spiseplads og opholdsmøbler. De fysiske rammer fremstår dermed meget hyggelige og velindrettede. I tilknytning til fællesrummene i stueetagen, er der en lukket gårdhave, som beboerne frit kan benytte. Der er et aktivitetscenter i stueplan, hvor udeboende borgere ligeledes kommer og på 1. salen forefindes desuden træningsfaciliteter. Der er siden sidste års tilsyn sket flere ændringer på Birkegården. Afsnittet Blommehaven fungerede indtil 1. januar 2014 som midlertidigt afsnit under anden ledelse, men er nu omdannet til permanente plejeboliger. For Æblehavens og Stokrosens vedkommende er der ligeledes sket ændringer da afsnittene som nævnt, er gået fra at være Leve bo miljøer, til en mere tillempet model. Formålet har været at harmonisere serviceniveauet med de øvrige plejecentre i kommunen, der fungerer som tillempet leve bo miljøer. 3

4 Det juridiske grundlag udgøres af Lov om almene boliger 5 stk.2 og 105 stk. 2. På tilsynstidspunktet var der to tomme boliger på Birkegården, hvilket er meget usædvanligt for plejecenteret og ikke har været praksis gennem de sidste mange år. 4. Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse Tilsynet bemærker at der er arbejdet med flere af anbefalingerne fra sidste år og at der i den sammenhæng, er tale om kvalitetsforbedrende initiativer. o Tilsynet foreslår en særlig opmærksomhed på indsatsen i forhold til inddragelse af flere frivillige. Se eventuel Viborg Kommunes Frivillighedsstrategi: e%20politikker%20og%20strategier/filer/frivillighedsstrategi.pdf Leder oplyser at rekruttering af frivillige fortsat er et indsatsområde. o Tilsynet anbefaler at plejecenteret er opsøgende på, om stedet som helhed, er korrekt registeret ved fødevarestyrelsen. Tilsynet kan ved dette års tilsyn konstatere, at alle afsnit på Birkegården fremgår af Fødevarestyrelsens hjemmeside. o Tilsynet anbefaler at relevante problemområder beskrives i handleplaner og at disse benyttes som et dagligt arbejdsredskab til dokumentation og udvikling af kvaliteten i plejen / indsatsen. Tilsynet anbefaler desuden, at man er opmærksom på at undgå dobbeltdokumentation. Tilsynet bemærker ved dette års gennemgang af dokumentationen, at en problemstilling hos en beboer, der har gentaget sig flere gange, har udløst udarbejdelse af en handleplan for området, således at oplysningerne er samlet et sted med det formål, at skabe overblik samt grundlag for evaluering og ændring af behandlingen / indsatsen. Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på: 5. Organisatoriske forhold Ledelsen udgøres af en Centerleder og en Strategisk leder for samtlige plejecentre i Viborg Kommune. Centerlederen er, udover at være leder for plejecenteret Birkegården, også leder for et andet plejecenter Sjørup Ældrecenter, der er beliggende cirka 10 km derfra. Der er siden sidste års tilsyn sket ændringer på teamkoordinatorområdet, der før blev varetaget af to medarbejdere. Siden 1. maj 2014 er funktionen samlet hos en person, der nu varetager teamkoordinatorfunktionen for alle tre afsnit / team. Teamkoordinatoren varetager administrative opgaver omkring tjenestetidsplanlægning og andre koordineringsopgaver uddelegeret fra ledelsens side og indgår som udgangspunkt ikke i pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne. Medarbejderne er opdelt i tre team, et for hvert af afsnittene Æblehaven, Stokrosen og Blommehaven. Medarbejderne har en primær tilknytning til et team, men hjælper hinanden på tværs. I forhold til centersygeplejerskefunktionen, er der ligeledes her sket ændringer. Hvor sygeplejersken inden Blommehavens omdannelse, ligeledes varetog opgaver i hjemmeplejeregi, kan den nu udelukkende koncentrere sig om beboerne på Birkegården. 4

5 6. Beboertrivsel/tilfredshed De beboere tilsynet samtalte med gav samstemmende udtryk for en stor overordnet tilfredshed med forholdene på plejecentret og at ophold her var forbunden med en stor følelse af tryghed. Bebeboerne oplevede at blive behandlet med respekt og udtrykte tilfredshed med omgangstonen på stedet. De oplevede medarbejderne som værende søde, imødekommende og hjælpsomme og ikke mindst fleksible i opgaveløsningen. Særligt fleksibiliteten gav beboerne følelsen af, at have indflydelse på deres egen hverdag og på tilrettelæggelsen af denne. Beboerne fortalte desuden at der er overensstemmelse mellem deres behov for hjælp og de leverede ydelser og at de havde oplevelsen af, at få den nødvendige og aftalte hjælp i forhold til personlig pleje og praktisk bistand. Hvor beboerne ved tidligere tilsyn, i høj grad har fremhævet den ernæringsmæssige indsats, herunder i særlig grad glæden ved den hjemmelavede mad, gav flere beboerne ved dette års tilsyn udtryk for, at maden ikke længere smagte som den plejede og ofte manglede smag, hvilket særlig var gældende for sovsene, som en af beboerne nævnte. Beboerne udtrykte fortsat tilfredshed med den måde måltiderne foregår på, herunder rammerne og stemningen under måltiderne. Det var blandt de beboere tilsynet samtalte med tilfredshed egen bolig og med fællesfaciliteterne der indbyder til beboerne omgang med hinanden og dermed understøtter muligheden for socialt samvær. 7. Observationsperiode Under tilsynet på Birkegården, havde den tilsynsførende observationsperioder i samtlige tre afsnit, herunder i de fælles opholds -/ spisestuer i forbindelse med både morgen og middagsmåltidet. Der var i alle tre afsnit, medarbejdere tilstede i fællesarealerne og tilsynet bemærker, at medarbejderne deltager i måltiderne og bidrager til, at skabe nogle gode rammer og stemning omkring måltiderne, herunder en snak om den aktuelle menu. Under måltiderne bemærker tilsynet medarbejdernes evne til både, at have en opmærksomhed på den kollektive stemning men samtidigt ligeledes, at have øje for den enkelte beboer. Tilsynet bemærker desuden, at beboerne hjælper indbyrdes, som en naturlig del af samværet og omsorgen for hinanden, hjælper hinanden som f.eks. under et af måltiderne, hvor tilsynet er vidne til, at en beboer er behjælpelig med, at sørge for service til en medbeboer. Medarbejdernes tilgang til både beboerne, men også i al almindlighed, er meget smilende og imødekommende og omgangstonen, det værende sig både beboer og medarbejdere imellem som medarbejderne indbyrdes, er præget af anerkendelse og respekt. 8. Den generelle faglige indsats Der foregår ingen visitering fra myndighedens side og beboerne har dermed ingen myndighedsafgørelse på den leverede indsats. Samtlige beboere har fået fremsendt en orienteringsskrivelse fra myndighedsafdelingen med oplysninger om, hvordan ydelsestildelingen foregår samt orientering om klagemuligheder. Indsatsen hos nye beboere afgøres bl.a. på baggrund af den indsats, beboeren modtog forud for indflytningen til Birkegården, herunder en faglig vurdering med udgangspunkt i Viborg Kommunes kvalitets- 5

6 standard. Desuden afholdes der en indflytningssamtale, som varetages af centersygeplejerske og beboerens kontaktperson og i samtalen sker bl.a. en forventningsafstemning i forhold til den indsats, en beboer og dennes pårørende kan forvente, herunder serviceniveauet. Indsatserne tilrettes løbende i forhold til det aktuelle funktionsniveau hos beboeren og fremgår af en døgnrytmeplan, som er gældende som dokumentation, for de ydelser beboeren modtager. Hver beboer tildeles ved indflytning to kontaktpersoner da hver beboer har både en social og sundhedsassistent, en social og sundhedshjælper som kontaktperson. Desuden fungerer centersygeplejerskerne også som kontaktperson. Kontaktpersonen har en række fastlagte opgaver hos beboeren og er den person, der er helhedsansvarlig for den pleje og omsorg beboeren modtager. I dagligdagen tilrettelægges indsatsen hos beboerne på baggrund af kørelister og ugeplaner. Indsatsen hos den enkelte beboer tilrettelægges og afgøres bl.a. ved hjælp af ugeskemaer, hvor de faste opgaver som bad og praktiske gøremål fremgår. Ugeplanerne benyttes som fordelingsredskab af de fremmødte de enkelte dage og indgår desuden som et redskab til, at sikre en vis systematik og struktur i opgaveløsningen samt for at sikre dokumentation for levering af ydelserne. I forhold til rengøringen i bl.a. beboernes boliger, er der ansat en husassistent til at varetage dette, hvilket medarbejderne sætter stor pris på, da de dermed er fritaget for dele af de praktiske opgaver og kan prioriterer tiden til andre opgaver. I forhold til den pædagogiske, pleje og omsorgsmæssige praksis, er der i indsatsen hos beboerne, fokus på deres selvbestemmelse og medindflydelse. Medarbejderne fortæller, at man er opmærksomme på, at imødekomme beboernes ønsker og behov og dermed forsøger, at være fleksible i opgaveløsningen. Der afholdes Husrådsmøder i de enkelte afsnit som understøtter beboernes medindflydelse. Her indgår og spørges der f.eks. ind til beboernes ønsker til fremadrettede aktiviteter på stedet. Der er i indsatsen hos den enkelte beboer, desuden fokus på inddragelse af og understøtte den enkelte beboers ressourcer. Ressourcefokusset skærpes i øjeblikket da, der er i Viborg Kommune iværksattes et projekt med fokus på hverdagsrehabilitering, navngivet Målrettet træning/rehabilitering for beboere på plejecentre, hvor der er fokus på beboernes mestring og inddragelse af deres ressourcer i indsatsen. Der er dermed et mere systematisk fokus på den enkelte beboers rehabiliteringspotentiale. Birkegården har deltaget i et pilotprojektet, der ligger til grund for det iværksatte projekt for samtlige plejecentre i kommunen og har dermed et indgående kendskab hertil. Tilsynet får oplyst, at inddragelsen af beboernes ressourcer, i en travl hverdag, kan være svært at tilgodese da det ofte kan opleves, som værende en mere tidskrævende opgave. I forhold til den ernæringsmæssige indsats, leveres maden nu fra Madservice Viborg. Den varme mad serveres til aften og medarbejderne fungerer som måltidsværter. Der er mulighed for, at beboerne kan indtage alle måltider i fællesskab med de andre beboere. Medarbejderne oplyser at man fortsat er opmærksomme på at inddrage beboerne i aktiviteter omkring måltiderne, hvilket bekræftes i gennemgangen af dokumentationen, hvor det i en af beboernes døgnrytmeplan fremgår, at beboerens ressourcer bør inddrages i praktiske opgaver som borddækning og skrælning af grøntsager. 6

7 I forhold til aktivitetsmulighederne, er der en bred vifte af aktivitetstilbud for beboerne. Der foregår bl.a. aktiviteter i cafeteriet i stueetagen, men medarbejderne og ledelsen er meget opmærksomme på, at aktiviteter også foregår i de enkelte afsnit, hvor også frivillige ligeledes varetager og bidrager til aktiviteter. Birkegården har desuden en bus til rådighed til aktiviteter ud af huset. Viborg Kommune er blevet bevilget en andel af finansministeriets pulje til løft på ældreområdet (Ældrepuljen) i forhold til styrkelse af aktivitets- og omsorgsniveauet på plejecentrene i ydertimerne. Det er optil det enkelte plejecenter, at ansætte medarbejdere i forhold til hvilke opgaver, man ønsker og anser som værende relevante for det pågældende sted. Der er tale om ansættelse af faglært personale med enten en sundhedsfaglig eller pædagogisk baggrund. På Birkegården er der ansat en medarbejder svarende til 22 timer ugentlig til, at varetage disse særlige aktivitets og omsorgstimer. Stillingerne er tidsbegrænsede indtil udgangen af Det er medarbejdernes oplevelse, at de ekstra ressourcer gør en forskel for beboerne. Birkegården har et Bruger / pårørenderåd bestående af både beboere, pårørende, medarbejdere og ledelsen. Der er en fast mødeaktivitet med rådet, der aktuelt er meget engagerede i den politiske beslutning om, at ændringen i modellen for Leve-bo miljø på plejecenteret. Reglerne om magtanvendelse overholdes, herunder registrering og indberetning, samt udarbejdelse af handleplaner. Tilsynet vurderer, at medarbejderne har kendskab til reglerne og der er fokus på socialpædagogiske tiltag i bestræbelserne på, at undgå magtanvendelser. Tilsynet kan konstatere, at der ikke er indberettet og registeret nogen magtanvendelser på Birkegården siden sidste års kommunale tilsyn. 9. Medicinhåndtering, herunder UHT Medicinhåndteringen på tilbuddet foregår både via dosispakket medicin fra apoteket og medicin doseret i doseringsæsker af personalet eller i en kombination af de to muligheder. Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering. De lovmæssige retningslinjer for medicinhåndtering og medicinadministration, herunder dosispakket medicin følges. Gennemgang af hvorvidt medicinæsker og bokse er relevant mærket og om medicinskemaet er udfyldt efter gældende retningslinjer, er ikke indgået i dette tilsyn. Sundhedsstyrelsens Embedslægetilsyn afspejler dette. Utilsigtede hændelser indrapporteres til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database) efter gældende retningslinjer. 10. Beboernes økonomi Medarbejderne har som udgangspunkt ingen administration med beboernes økonomi. Denne varetages via banken, værge eller af pårørende. Medarbejdernes omgang med beboernes økonomi kan omhandle støtte til håndtering af lommepenge. Ændring i modellen for leve bo miljøet har betydet, at hvor beboerne tidligere indbetalte et beløb til fælles kostkasse, der udover omkostninger til ernæringen også dækkede udgifter til aktiviteter m.m., er der nu en egenbetaling til Madservice Viborg, som udelukkende dækker omkostninger, der er forbunden med maden. Aktuelt er der for særligt Æblehaven og Stokrosens vedkommende, et overskud fra den tidligere kostkasse, som kan dække kommende udgifter til aktiviteter og indkøb af blomster m.m. Da Blommehaven 7

8 ikke har eksisteret så længe som de to andre afsnit, har de ikke oparbejdet den sammen kassebeholdning og der pågår aktuelt drøftelser om hvorvidt, der skal oprettes en fælles beboerkasse, der kan dække nogle at de udgifter, der tidligere blev dækket af kostkassen. Tilsynet får oplyst at der formentlig, vil blive tale om et beløb i størrelsesordenen af cirka kr. 25 om måneden. Der er politisk godkendt et frikommuneforsøg, der giver beboerne mulighed for at benytte sig af en række tilkøbsydelser. Forvaltningen har modtaget godkendelse af taksterne fra ministeriets side og beboerne har fået udleveret pjece med informationsmateriale om muligheden. Leder har endnu ikke modtaget nogen henvendelser fra nogle beboere eller pårørende, der ønsker at benytte sig at muligheden. Frikommuneforsøget er som udgangspunkt muligt i en periode fra medio marts til udgangen af 2015, men der pågår aktuelt politiske drøftelser på om perioden skal forlænges. 11. Tema: Tavshedspligt En beboer på et plejecenter har ret til, at kræve fortrolighed med hensyn til de oplysninger personalet får i forbindelse med udførelsen af deres erhverv, om beboerens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger. Dette krav på fortrolighed, modsvares af personalets tavshedspligt. Tavshedspligten betyder bl.a. at personalet ikke må videregive oplysninger til uvedkommende. Under tilsynet drøftes temaet med medarbejderne og det er tilsynets oplevelse og indtryk af, at medarbejderne på Birkegården generelt er opmærksomme på deres tavshedspligt og oplyser, at det typisk er i forbindelse med beboernes indbyrdes interesse og omsorg for hinanden, at tavshedspligten kan blive udfordret. 12. Dokumentation Tilsynet har gennemgået dokumentationen i det elektroniske system Rambøll Care hos tre beboere. Hos ingen af de beboere, hvor tilsynet gennemgik dokumentationen, foreligger en myndighedsafgørelse på den indsats der leveres. Samtlige beboere har som alternativ løsning som tidligere nævnt fået fremsendt en orienteringsskrivelse vedr. ydelsestildeling og klagemuligheder. Der foreligger en opdateret døgnrytmeplan for beboerne. Døgnrytmeplanen er en individuel plejeplan med informationer om den samlede pleje - omsorgsindsats gældende for hele døgnet. Den skal tage udgangspunkt i beboerens ressourcer, behov, vaner og ønsker. Der vurderes at der kan gives en kvalificeret pleje ud fra døgnrytmeplanerne da beboernes behov for pleje og omsorg er velbeskrevet og den daglige tilrettelæggelse af plejeopgaverne fremgår. Det vurderes desuden, at der sammenhæng mellem plejeopgaver og det aktuelle behov hos beboerne. Der foreligger en opdateret Sundhedsfaglig status på beboerne. En sundhedsfaglig status på beboerne, indeholder en aktuel sundhedsbeskrivelse af beboernes aktuelle fysiske psykiske sociale samt sundhedstilstand. Problem - / indsatsområderne er udarbejdet ud fra sundhedsstyrelsens sygeplejefaglige optegnelser. Hos en beboer foreligger både døgnrytmeplan og sundhedsfaglige status som kladdeversioner udover den tilladte uge, der fremgår af de interne retningslinjer for dokumentationsområdet (Database for håndbøger). 8

9 Medarbejderne er introduceret til og anvender handleplaner i dokumentationen. Handleplaner skal indeholde en beskrivelse af en aktuel problemstilling, mål for indsatsen, herunder forventet resultat, planlagt indsats for at nå målet, samt evaluering af den udførte indsats. Handleplaner skal løbende evalueres og tilrettes, og når problemet anses for løst, skal handleplanen gøres inaktiv. Handleplaner oprettes når der er grundlag for et fremadrettet øget faglig fokus af et specifikt indsatsområde/problemområde. Der er handleplaner for flere relevante indsatsområder. Det ses at handleplanerne bruges fremadrettet da de indeholder mål, handlinger og evalueringer. De eksisterende handleplaner vurderes værende aktuelle og at der er sammenhæng mellem status, handleplaner og indsatsområder. Samtykke: Plejecenteret har en fast rutine med henblik på at vurdere, om beboerne selv er i stand til, at varetage deres helbredsmæssige interesser. Dette fremgår af den sundhedsfaglige status om det er beboeren selv eller en pårørende/ værge, der giver informeret samtykke til behandling. Det blev oplyst, at der altid blev indhentet informeret samtykke til behandling. Der er ved tilsynet observeret, at samtykkereglerne anvendes og dokumenteres, men informationen fremgår ikke rutinemæssigt og konsekvent. Den enkelte beboers og/eller de pårørendes/værgens tilkendegivelse fremgik dermed ikke systematisk. 13. Medarbejder og medarbejderforhold Den faglige sammensætning hos de medarbejdere, der varetager direkte pleje - og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne, består fortsat af social og sundhedshjælpere og social og sundhedsassistenter. Leder oplyser at der siden sidste års tilsyn, er sket en stigning i antallet af assistenter. Det er ledelsens oplevelse, at den nuværende medarbejdersammensætning, tilgodeser behovet hos beboerne, men at der fremadrettet fortsat, vil være fokus på ansættelse af social og sundhedsassistenter grundet den sygeplejefaglige kompleksitet hos beboerne. Antallet af fremmødte udgøres i dagvagt af to faste medarbejdere i hvert af de tre afsnit / teams. Dertil kommer personer ansat i elever, praktikanter m.m. I aftenvagt fremmøder en person i hvert team og nattevagten udgøres af en person til hele Birkegården. Medarbejderne oplyser at den ændrede leve bo model har betydet, at hvor der før var en ekstra medarbejder om aftenen en såkaldt springer, er denne person nu erstattet af en medarbejder fra Madservice. Det er medarbejdernes oplevelse, at denne ændring er mindre fleksibel i forhold til at kunne imødekomme pludselige opståede behov hos beboerne da ressourcerne til de direkte pleje og omsorgsmæssige opgaver er blevet mindre. Leder oplyser at hun aktuelt er i gang med ansættelse af personer i fleksjobordning, der kan afhjælpe de manglende ressourcer. De pågældende personer vil skulle fungere som måltidsværter og generelt bidrage til aktivitetsniveauet. Medarbejderne beskriver en hverdag med tilfredsstillende forhold i forhold til både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Der er perioder med travlhed, der særlig mærkes ved sygdom i antallet af fremmødte, men ellers er det medarbejdernes oplevelse, at der er sammenhæng mellem arbejdsopgaver og de tilstedeværende ressourcer. Det er dog af afgørende betydning, at der er elever der kan bidrage med deres arbejdskraft. Medarbejderne fremhæver i særlig grad de gode kollegiale forhold og et velfungerende forhold til ledelsen, der er præget af åbenhed og tillid, som afgørende faktorer for det gode arbejdsmiljø. 9

10 I forhold til de kollegiale forhold er disse præget af kollegial støtte og hjælpsomhed både internt i teamene, men også på tværs. I forhold til sygefraværet, får tilsynet oplyst, at der er et meget tilfredsstillende korttidssygefravær. Medarbejderne oplever at få tilstrækkelig med formidling af information og beslutninger fra ledelsens side. Denne foregår bl.a. via mail eller til personalemøder der afholdes cirka fire gange årligt. Leder oplyser at hun prioriterer åbenhed og et stort informationsniveau, herunder om den økonomiske ramme plejecenteret er underlagt. Der er ledelsesmæssig opmærksomhed på at sikre, at de nødvendige faglige kompetencer er til stede og på, at de medarbejdermæssige forhold er tilfredsstillende og tilsynet bemærker, at der er iværksat initiativer for begge områder. Faglig udvikling Nyt personale (inkl. afløsere og vikarer) oplæres og introduceres i forhold til plejen og dokumentationsdelen. Der er udarbejdet et introduktionsprogram og nye medarbejdere indgår i en introperiode for at sikre en optimal introduktion. Medarbejderne oplever, at der er tilfredsstillende rammer og muligheder for intern vidensdeling og erfaringsudveksling. Der er fastlagte møder til dette formål i form af teammøder hver 4. uge af to times varighed, hvor der både er beboer og medarbejderrelaterede emner på dagsordnen. Leder oplyser at hun prioriterer deltagelse i disse møder højt og at der desuden er deltagelse fra både teamkoordinator og centersygeplejerske. Der udover mødes de fremmødte hver morgen i et af afsnittene til en fælles koordinering. Her er der ligeledes deltagelse af både teamkoordinator og centersygeplejerske. Medarbejderne beskriver at det pågældende morgenmøde bidrager til at give et godt overblik. Sygeplejerskerne og social og sundhedsassistenterne har desuden fælles mødeaktivitet. I forhold til at sikre den nødvendige faglige sparring, fortæller medarbejderne, at de værdsætter at centersygeplejersken nu udelukkende kan koncentrere sig om beboerne på Birkegården og ikke længere har opgaver i hjemmeplejen. De årlige medarbejderudviklingssamtaler skulle i november / december 2014, have været gennemført som TMUS samtaler, men grundet ændring af leve bo modellen, der på tidspunkt fyldte meget, blev disse udsat. Leder oplyser at medarbejderne i den nærmeste fremtid, bliver forelagt en valgmulighed i forhold til, om de i 2015 ønsker samtalerne afviklet som enten TUS eller MUS samtaler. Leder oplyser at hun i 2015 vil have stort fokus på, at sikre medarbejdernes faglige udvikling, herunder kursus og efteruddannelse og at hun aktuelt er i gang med, at undersøge mulighederne for kompetenceudvikling. Der vil i den forbindelse være fokus på bl.a. kommunikation og coaching i forhold til at understøtte det velfungerende psykiske arbejdsmiljø. Viborg Kommune (forvaltningen Sundhed og Omsorg) har samlet relevante retningslinjer, instrukser og vejledninger i en elektronisk database Databasen for Håndbøger. Det er tilsynets indtryk, at medarbejderne har kendskab til databasen og at denne indgår og benyttes som et fagligt redskab. 14. Tilbudsportalen er at finde på Tilbudsportalen. 10

11 Oplysningerne den ændrede model for leve-bo miljøet på plejecenteret er ikke blevet opdateret, og svarer derfor ikke til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket ikke er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr af 19. december 2013 om Tilbudsportalen. Desuden fremgår det fortsat, at der er et større antal midlertidige pladser. Tilbuddet opfordres derfor til at gennemgå og opdaterer oplysningerne på portalen. 15. Fysiske rammer Der er adgang til udendørsfaciliteter (have og terrasser) og disse vurderes værende handicapvenlige. Der er indkøbsmuligheder og adgang til offentlige transportmidler i nærmiljøet. Der er i de fælles indendørsarealer for beboerne fælles opholds arealer, som giver mulighed for at samles til aktiviteter, spisning m.m. Der er i de fysiske rammer taget hensyn til beboere med særlige behov, herunder gangbesværede. De fysiske rammer vurderes generelt at være egnede i forhold til målgruppen. I fællesarealer for medarbejderne forefindes rum, hvor der er mulighed for at afholde møder. Der er mulighed for håndhygiejne, tilgængelighed af flydende sæbe, engangshåndklæder, håndsprit m.m. Rengøringsstandard af fællesarealerne vurderes at være tilfredsstillende. I forhold til fødevarehåndtering/levnedsmiddelkontrol er Birkegården registreret hos Fødevareregionen og har ved seneste tilsyn i april 204 fået tildelt en Elite smiley. I forhold til de sikkerhedsmæssige forhold forefindes der røgalarmer og der er udarbejdet evakuerings og beredskabsplan. 11