Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Telefon: 9940 9940 Email: aau@aau.dk Dato: 19. juli 2013 BT/lt Sagsnr.:2013-012-00037 Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 3-2013, 17.06.2013 EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Hélen Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Tina Bujakewitz (TB) Søren Valgreen Knudsen (SVK) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam (rektor) Inger Askehave (prorektor) Peter Plenge (universitetsdirektør) Fraværende Til stede Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 9.00 Mødet sluttede kl.: 21.45 Referent: Bettina Thomsen / Lene Krogh-Jørgensen Næste ordinære møde: Mandag den 28. oktober 2013 HR-chef Kjeld Lanng deltog under punkt 3 og 4. Formand for Ligestillingsudvalget, forskningsdirektør Lene Lange deltog under punkt 4. Økonomichef Erik Grave Kristensen og 1
specialkonsulent Gitte Hartung, Økonomiafdelingen, deltog under punkt 5 og 6. Dekan Eskild Holm Nielsen og specialkonsulent Henrik Blach Poulsen, TEK-NAT, deltog under punkt 11. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 2-2013, 17.-18.06.2013 B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 2-13, 29.-30.04.13 af 14.05.13 Referatet blev godkendt. 3. Drøftelse af profilen for den nye rektor B. Oplæg til drøftelse af rektorprofil af 10.06.13 C. Baggrundspapir fra rektoransættelsen på AU af 10.12.12 D. Baggrundspapir fra rektoransættelsen på KU af 17.12.12 E. Artikel fra Forskerforum: Top-uni er ledes af topforskere af marts 2013 F. Revideret tidsplan for ansættelsesprocessen af 03.06.13 Der har været en samtalerunde med forskellige interessenter med henblik på at få input til profilen for den nye rektor. Ansættelsesudvalget har hentet input fra nuværende rektor, direktion, VIP er, TAP er, øvrige universitetsformænd samt forsker i universitetsledelse Søren Barlebo. På baggrund af interessenternes input drøftede bestyrelsen profilen for den nye rektor. 4. Godkendelse af strategi for ligestilling 2012-2015 samt status for ligestilling på Aalborg Universitet B. Strategi for ligestilling 2012-2015 C. Ligestillingsudvalgets notat om arbejdet med ligestilling på Aalborg Universitet i 2012 af 03.06.13 Rektor redegjorde for overgangsfrekvenserne i de videnskabelige stillinger på AAU, som generelt ser positive ud. Der tabes for mange kvinder i overgangen fra kandidat til ph.d., hvilket formentlig kan forklares med, at der på AAU oprettes flest ph.d.-stillinger på de områder, der producerer flest mandlige kandidater. LLA redegjorde for ligestillingsstrategien, handlingsplanen samt status for ligestillingen på AAU. Ligestillingsudvalget har arbejdet mest med køn og oprindelse, hvor sidstnævnte dækker over såvel etnicitet, kultur, nationalitet, social oprindelse mv. Udvalget har arbejdet frem imod, at universitetet ikke skal have en kvote for ligestilling, men at ligestilling skal være del af almindelig god ledelse på alle niveauer. LLA oplyste, at AAU i forvejen levede op til alle krav i den nye lov om ligestilling. Med baggrund i universitetets tradition for at arbejde med mønsterbrydning blev det foreslået, at universitetet profilerer sig på, at bryde mønstre i sammensætningen af mænd og kvinder evt. også på fakultetsniveau. 2
Ligestillingsudvalget vil desuden søge at afdække, hvorvidt indførelsen af adgangsbegrænsninger på visse uddannelser vil få konsekvenser i forhold til ligestilling. Bestyrelsen godkendte strategien for ligestilling 2012-2015 og takkede for det inspirerende og afbalancerede oplæg. 5. Drøftelse af budgetprincipper 2014 Bilag: A. Sagsfremstilling af 10.06.13 B. Budgetprincipper 2014 af 10.06.13 Rektor præsenterede forslag til budgetprincipper 2014, som baserer sig på de nuværende principper med nogle få modifikationer i fordelingsmodellen for basisforskningsmidler, rektors rådighedssum og AAU It Services. Rektor foreslog, at basismidlerne som hidtil først fordeles sådan, at der tildeles fri forskningstid til adjunkter (50 %), lektorer og professorer (40 %) samt den dertil hørende bevilling til husleje, laboratorier og TAP. Den resterende basisbevilling residualen - fordeles mellem fakulteterne med 25 % efter produktion af BFI-points, 20 % efter eksterne forskningsindtægter, 10 % efter produktion af ph.d.-grader og 10 % efter ph.d.-optag (25-20-10-10-modellen). Denne model relaterer klart til centrale produktionsmål, og vil ikke medføre væsentlige omfordelinger mellem fakulteterne i forhold til den eksisterende model, ifølge hvilken ph.d.-midlerne fordeles uden for modellen. AAU It Services oprettes fra 2014 som et selvstændigt budgetteknisk hovedområde under AAU Fælles og finansieres gennem bidrag fra alle hovedområder. Bestyrelsen godkendte budgetprincipperne med den bemærkning, at AAU It Services egenkapital skal inkluderes i AAU Fælles egenkapital. Bestyrelsen imødekom således ikke indstillingen om etablering af et særskilt profitcenter for IT-services. Rektors rådighedssum budgetteres under AAU Fælles, hvor også de finansielle poster placeres. Bestyrelsen drøftede, hvorvidt der skal indføres centrale principper for, hvordan midlerne fordeles fra hovedområderne og længere ud i organisationen. Der udarbejdes til næste møde et notat, der beskriver fordelingsmekanismerne til fakulteterne og fakulteternes interne fordelingsmekanismer. 6. Periodeopfølgning og forslag til efterbevilling som følge af stigning i optag Bilag: A. Sagsfremstilling af 10.06.13 B. Periodeopfølgning 1-2013 C. Flerårsprognose 2014-2015 af juni 2013 Rektor redegjorde for periodeopfølgning 1, der viser et realiseret overskud på 8,3 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 7,9 mio. Der forventes et underskud på 21 mio. kr. i 2013 mod et budgetteret underskud på 33 mio. Den største udfordring i forbindelse med økonomistyringen er ifølge EGK at styre de eksterne projekter. I forbindelse med det skærpede tilsyn har Økonomiafdelingens controllere gennemgået prognoserne for de eksterne projekter på institutterne på TEK- NAT. Formanden anmodede om, at de ekstra 9 mio. fra regnskabsafslutningen i 2012 inddrages og beskrives i periodeopfølgningen fremadrettet. 3
Udkastet til flerårsprognosen viser tilnærmelsesvis balance i 2014 og 2015. Budgetterne skal balancere, hvilket betyder, at der skal laves et budget inden for den beregnede indtægtsramme fradraget et eventuelt budgetunderskud fra det foregående år. Der vil blive gennemført adgangsbegrænsning på en række uddannelser, hvor stigningen i studentertal i modsat fald vil medføre et væsentligt merforbrug. Bestyrelsen fandt det bekymrende, at der med bortfald af globaliseringsmidlerne sker en bevægelse i retning af at blive et øget undervisningsuniversitet. Dette er et strukturelt problem, der særligt rammer de universiteter, der har lave basisforskningsbevillinger. Der bliver færre midler til den forskningsbaserede undervisning og til medfinansiering af eksterne projekter. Formanden påpegede, at en god styring er forudsætning for, at der kan frigøres midler. Det er derfor vigtigt at få synliggjort prioriteringerne mellem forskning og undervisning. Bestyrelsen havde på sidste møde bedt rektor om et oplæg til, hvordan det kan undgås at et evt. øget optag i år medfører fald i undervisningskvaliteten. Rektor præsenterede i lyset heraf forslag om træk på egenkapitalen i 2013, dimensioneret ud fra den andel af øget STÅ, der forventes tilført i 2014 men udløst af aktiviteter i 2013. Bestyrelsen drøftede forslaget om at lade fakulteterne trække på en del af stigningen i de uddannelsesindtægter, der først vil blive udbetalt i 2014. Den eventuelle ekstra bevilling skal bruges til undervisning og lokaler med det formål at undgå et fald i uddannelseskvaliteten. Bestyrelsen besluttede, at fakulteterne via rektor kan ansøge formandskabet om den ekstra bevilling, når de endelige ansøgertal kendes til juli. Der udsendes en orientering til bestyrelsen om det endelige ansøgertal. Bestyrelsen tog afsked med økonomichef Erik Grave Kristensen og takkede for det gode samarbejde. 7. Opfølgning og drøftelse af Aalborg Universitets strategi Bilag: A. Sagsfremstilling af 10.06.13 B. Status for udmøntning af AAU s strategi af 03.06.13 C. Status for udmøntning af Strategi for AAU 2010-2015 (Institutionens generelle indsats) af 10.06.13 Rektor fulgte op på udmøntningen af strategien, herunder om at fastholde universitetets placering blandt de 5 % bedste universiteter i verden samt at styrke udvalgte forskningsmiljøer i verdensklasse, udvikle nationalt førende forskningsområder samt sikre fri forskning og internationalt stærke forskningsmiljøer inden for alle universitetets fagområder. I forhold til universitetets placering på rankinglisterne påpegede rektor, at det kan være svært for et dansk universitet at komme længere op. AAU er desuden blandt verdens bedste i PBL, og bestyrelsen bakkede op om et fortsat fokus herpå. I forhold til at styrke og udvikle forskningsmiljøer drøftede bestyrelsen vægtningen mellem forskning og undervisning. Der bliver færre midler til forskning, og der skal findes en balance mellem at støtte eksterne projekter via medfinansiering og at satse på flere studerende. Der blev udtrykt bekymring omkring faren for at miste forskningstyngde gennem reorganisering af midler til ren undervisning. 4
Rektor udarbejder til næste møde et oplæg om, hvor stor en ekstrabevilling, der er behov for, såfremt forskningsniveauet for 2012 skal opretholdes. Rektor gjorde dog opmærksom på, at dette ikke er økonomisk realistisk, idet flere studerende uundgåeligt vil sætte basisforskningsmidlerne under pres. Bestyrelsen tog status til efterretning og bakkede entydigt op om den fortsatte fokus på PBL, tværfaglighed og innovation. 8. Evaluering af bestyrelsens arbejde Bilag: A. Sagsfremstilling af 30.05.13 B. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af 04.06.13 Punktet blev begæret lukket til bestyrelsens drøftelser, men referatet offentliggøres. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med den professionelle sagsforberedelse og sekretariatsbetjeningen generelt. Der var enighed om, at bestyrelsen er yderst velfungerende. Medlemmerne er alle deres ansvar bevidste, og der var enighed om, at såvel bestyrelsen som formandskabet har håndteret den økonomiske situation korrekt. Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med mødeledelsen. Det blev dog påpeget, at formandskabet på et tidligere tidspunkt skulle have orienteret den øvrige bestyrelse, herunder især de interne medlemmer, om de tiltag, der blev igangsat på baggrund af den økonomiske situation. Det blev desuden påpeget, at tidsplanen især på lange møder evt. bedre kan holdes ved længere pauser og strengere mødeledelse. Det blev aftalt, at der skal arbejdes på et bedre præsentationsværktøj til nye medlemmer, herunder studenterrepræsentanterne. Bestyrelsen ønsker fremover at holde møde med direktionen en gang årligt. Den konference mellem bestyrelsen og universitetets medarbejdere, som blev udskudt pga. den økonomiske situation, forsøges afholdt i efteråret/vinterperioden. Slutteligt besluttede bestyrelsen at prioritere punkter, som bestyrelsen konkret bør forholde sig til samt problemstillinger af strategisk betydning, som bestyrelsen skal forholde sig til, jf. bestyrelsens ansvar. Fremover udarbejdes en skriftlig status, som udsendes som meddelelsespunkt. På baggrund af ovenstående udgår punktet om status for trivsel, sundhed og arbejdsmiljø (APV) fra dagsordenen til oktober-mødet. Der udsendes i stedet et statusnotat. 9. Orientering fra bestyrelsesformanden Formanden orienterede om, at han selv og rektor har deltaget i det årlige uddannelsesmøde på tværs af universiteter og professionshøjskoler, hvor hovedtemaet i år var kvalitet. Der er ansat en ny økonomichef, som skal afløse Erik Grave Kristensen, som går på pension pr. 1. juli 2013. 5
Der er møde med Bygningsstyrelsen i juli, som bl.a. handler om, at AAU må betale mere end markedsprisen, når styrelsen bygger nye bygninger til universitetet. Formanden orienterede desuden om forhandlingen af lejekontrakten vedr. Hollesenhallen i København. Bestyrelsen gav opbakning til, at der ikke indgås lejekontrakt, såfremt udlejer fortsat nægter et loft over lejereguleringen. 10. Orientering fra rektor B. Orientering fra rektor af 03.06.13 C. APV-2012 - hovedresultater Rektor orienterede om, at ministeriet nu har lagt op til en model, der ligner AAU s fremgangsmåde i forhold til balancen mellem ind- og udgående studerende, hvor der gives taxameter for udgående studerende og ingen taxameter for indgående. Rektor indbyder ministeren til et møde om fordelingen af basismidler. 11. Præsentation af TEK-NAT s genopretningsplan Dekan Eskild Holm Nielsen gennemgik genopretningsplanen for TEK-NAT. Fakultetet fik i 2012 færre STÅ end budgetteret samtidig med øgede personale- og forbrugsomkostninger. De sidste reguleringer kom meget sent, men der skulle have været bremset hårdere op efter 2. periodeopfølgning. EHN forklarede fakultetets budgetprincipper, som grundlæggende følger universitetets overordnede model. EHN har igangsat en række stramninger, herunder reduktion af budgettet, strukturelt begrundede afskedigelser, bedre styring af huslejeområdet, reduktion af institutbevillinger og en generel fokus på effektivisering og tilbageholdenhed. Fremadrettet skal der ske en mere konservativ indtægtsbudgettering, ligesom der skal spares op, før nye initiativer igangsættes. EHN oplyser dog, at stramningerne sker på en måde, der ikke går ud over kvaliteten i undervisningen og som samtidig sikrer et højt forskningsniveau. EHN oplyste, at den største usikkerhed fremadrettet er på STÅ-området. Der er lavet en ny prognose, som vil være mere på plads i løbet af sommeren. Bestyrelsen takkede for præsentationen og udtrykte tillid til, at EHN har igangsat de nødvendige tiltag. EHN orienterer om fakultetets udviklingsplaner på februar-mødet. 12. Meddelelser Bilag: A. Endelig udgave af Årsrapport 2012 http://www.okonomi.aau.dk/digitalassets/69/69062_--rsrapport-2012--- komprimeret.pdf B. ACE Denmarks publikation: Tværfaglighed på dagsordenen Udfordringer og potentialer http://acedenmark.dk/fileadmin/user_upload/billeder_til_website/nyheder_event s/trykklar_fil_tvaerfaglighed.pdf 6
Ingen bemærkninger. 13. Eventuelt Ingen bemærkninger. 7