Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 1-14,

Transkript

1 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Telefon: aau@aau.dk Dato: BT/hph Sagsnr.: Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 1-14, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Hélen Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Camilla Bundgaard Christensen (CBC) Søren Valgreen Knudsen (SVK) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam (rektor) Inger Askehave (prorektor) Peter Plenge (universitetsdirektør) Morten Winterberg (økonomidirektør) Fraværende Til stede Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 9.00 Mødet sluttede kl.: Referent: Bettina Thomsen / Lene Krogh-Jørgensen Næste ordinære møde: Dekan Hanne Kathrine Krogstrup, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet, deltog under punkt 6. Fuldmægtig Morten Denaa og controller Thomas Olesen, Økonomiafdelingen, deltog under punkt 7. Teknisk chef Ane Lyngø deltog under punkt 10. 1

2 1. Fotografering 2. Godkendelse af dagsorden Universitetsdirektøren giver en præsentation af Teknisk Forvaltning under punkt 10. Dagsordenen blev godkendt. 3. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 5-13 den 16. december 2013 (LUKKET PUNKT referat åbent) Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 5-13, af Punkt 7, afsnit 2 ændres til: Det blev aftalt, at bestyrelsen får en orientering om gennemførselstiden på AAU og om data vedr. grupperumsareal pr. studerende. Tillidsrepræsentanterne har spurgt, om bestyrelsens drøftelser i større omfang kan optages i referaterne. Ifølge bestyrelsens forretningsorden optages bestyrelsens beslutninger i et begrundet beslutningsreferat. Bestyrelsen fastholdt den nuværende form. Referatet blev godkendt. 4. Valg til bestyrelsen 2014 Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Valgsekretariatets skrivelse af vedr. valgresultat for valggruppe studerende Bestyrelsen tog valgresultatet til efterretning og bød Camilla Bundgaard Christensen velkommen i bestyrelsen. Studenterrepræsentanterne foreslog at flytte tidspunktet for afholdelse af valg med henblik på at opnå større valgdeltagelse. Til aprilmødet udarbejdes der et notat vedr. eventuelle problemstillinger ved at flytte valgtidspunktet. Det blev desuden aftalt, at der på bestyrelsens junimøde skal tages en generel drøftelse af valg på AAU med sigte på at skabe et større engagement og større valgdeltagelse. 5. Indstilling af eksternt medlem til bestyrelsen (LUKKET PUNKT - referat åbent) Bilag: A. Sagsfremstilling af Bestyrelsen besluttede at indstille Ann-Helén Bay til genudpegning hos universitetets udpegningsorgan for perioden Et samlet udpegningsorgan har efterfølgende godkendt bestyrelsens indstilling om genudpegning af Ann-Helén Bay som eksternt medlem af AAU s bestyrelse for en ny 4-års periode, ref. 2

3 6. Præsentation af Det Samfundsvidenskabelige Fakultets udviklingsplaner Dekanen indledte præsentationen med en orientering om, at årsresultatet på SAMF p.t. forventes at ende på et underskud på 17 mio. kr. Knap halvdelen af underskuddet skyldes en overbudgettering på STÅ, mens resten skyldes interne ændringer som følge af AAU s budgetmodel, herunder bibliometri, ekstraregning fra Teknisk Forvaltning, feriepengeforpligtelser mv. Ifølge dekanen er der taget højde for disse problemstillinger i budget I perioden har SAMF gennemgået en turn around-strategi for at gøre fakultetet parat til forandringer, og der er fra 2014 en ny strategi for uddannelse, forskning og for AAU CPH. Fakultetet vil sætte sig 10 ambitiøse strategiske mål, der skal have til formål at gøre SAMF på AAU til landets bedste samfundsvidenskabelige fakultet. Forandringerne sker ved en dialogbaseret og inddragende proces, og der er stor opbakning fra medarbejderne på SAMF. Det er en udfordring at gennemføre undervisningen, og det lave taxameter hænger ikke sammen med kravet om øget fastlærerdækning. For at skabe balance i budgettet arbejdes der på at reducere huslejeomkostningerne og skabe balance mellem TAP og VIP. Desuden vil dekanen snarest starte en rebudgettering af 2014-budgettet, idet der er behov for reduktioner som følge af det forøgede underskud i Formanden orienterede om, at det på opfordring i en fælles henvendelse fra formændene for de akademiske råd overvejes at igangsætte høringsprocessen for budgetmodellen tidligere, hvilket vil betyde, at processen vedr. budgetmodel 2015 skal igangsættes nu. Forslaget evalueres lige nu i økonomiafdelingen. Det blev aftalt, at der skal laves en analyse af laboratorieomkostningernes indvirkning i huslejemodellen til et senere møde. Bestyrelsen takkede for oplægget. 7. Valg af institutionsrevisor for perioden (LUKKET PUNKT referat åbent) Bilag: A. Sagsfremstilling af Formanden orienterede om, at PwC blev midlertidigt forlænget i et år, og der skal nu vælges revisor for de næste fire år. Økonomidirektøren orienterede om, at der har været gennemført et miniudbud baseret på en lang række mindstekrav samt en række ønsker til revisionsopgaven. Der er modtaget fire tilbud, og arbejdsgruppen bag miniudbuddet har konkluderet, at Deloittes tilbud samlet set er det mest attraktive. Konklusionen er bl.a. baseret på, at Deloitte afgav det prismæssigt bedste tilbud, at Deloitte har et stærkt effektiviseringsfokus samt at der gøres tydeligt rede for, at Deloitte vil benytte sig af AAU s interne controllerteam. Bestyrelsen opfordrede til, at institutionsrevisor besøger forskellige miljøer på universitetet for at opnå et større kendskab til universitetsverdenen. Bestyrelsen udpegede Deloitte som institutionsrevisor for perioden

4 8. Godkendelse af investeringsbudget 2014 (LUKKET PUNKT referat åbent) Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Investeringsbudget 2014 Økonomidirektøren orienterede kort om årsresultatet, som p.t. forventes at ende på et underskud på 58 mio. kr. en forbedring på 6 mio. kr. i forhold til periode 2-estimatet. HUM og SAMF kommer ud med et underskud væsentligt større end forventet ved 2. periodeopfølgning, mens TEKNAT er lykkes godt med de igangsatte tiltag for at bremse op. Økonomidirektøren orienterede om investeringsbudgettet som et nyt styringstiltag. Fremadrettet vil investeringsbudgettet være en del af det samlede budget. Universitetets samlede investeringsbudget udgør 143 mio. kr., hvilket er en stigning på 25 mio. kr. i forhold til investeringsniveauet i Der forventes en stigning i den eksterne finansiering, og universitetets samlede egeninvestering i henhold til budgetforslaget udgør 96 mio. kr., hvilket er 9 mio. kr. mindre end i En del af de bygningsmæssige investeringer relaterer sig til ønskede ombygninger på HUM i København. Da bestyrelsesformanden var blevet bekendt med merforbruget på HUM, havde han umiddelbart bedt om at få dette ombygningsprojekt stoppet. På baggrund af senere oplysninger fra prorektor, er formanden indstillet på at give tilladelse til, at projektet gennemføres, dog med en understregning af, at underskuddet på HUM i 2013 skal indhentes i Dette tilsluttede bestyrelsen sig. I tilknytning til investeringsbudgettet drøftede bestyrelsen de generelle fordelingsprincipper og deres virkning for ressourcefordelingen mellem fakulteterne. Spørgsmålet tages op i forbindelse med drøftelse af budgetprincipperne på bestyrelsesmødet i april. Bestyrelsen godkendte den samlede ramme for investeringsbudget Orientering fra bestyrelsesformanden Formanden orienterede om status på introduktion af Per Michael Johansen, som har haft og er i gang med en række introduktionsmøder med rektoratet, dekaner, institutledere, interne bestyrelsesmedlemmer og studerende m.fl. Det blev oplyst, at såvel nuværende rektor Finn Kjærsdam som kommende rektor Per Michael Johansen har tiltrådt en forlængelse af dekanerne for TEKNAT og SAMF i yderligere tre år. Dekanen på HUM og direktøren for SBi blev sidste år forlænget i tre år. 10. Orientering fra rektor Bilag: A. Sagsfremstilling af Rektor orienterede om den igangværende diskussion om, hvorvidt vi har for mange uddannelser i Danmark bl.a. inden for humaniora. En nærmere undersøgelse har dog vist, at kun 1 af de nye bacheloruddannelser i Danmark er oprettet inden for HUM, mens der er oprettet 2 inden for SUND, 9 inden for SAMF, 10 inden for NAT og 20 inden for TEK i overensstemmelse med de nationale prioriteringer. AAU ligger næsthøjest i en undersøgelse af, hvorvidt kandidaterne er beskæftigede pr. 1. maj efter dimissionsåret. På AAU er fakulteternes beskæftigelsesniveau nogenlunde lige. 4

5 Gennemførselsprocenten for bachelorer på AAU i København i forhold til Aalborg ligger nogenlunde ensartet. For kandidaterne på SAMF i København er gennemførselsprocenten derimod nede på 65 %, men den stiger løbende. Rektor orienterede om, at forskellen på gennemførselstiden inklusiv merit kontra eksklusiv merit er på kun 0,1 år. Bestyrelsen har spurgt ind til grupperumsareal pr. studerende på universitetets campusser. Der er væsentlige forskelle på fakulteterne, som i det væsentlige modsvarer forskellene i taxameterindplacering og laboratoriebehov i forbindelse med projektarbejdet. Forskellene mellem campus i hhv. Aalborg, København og Esbjerg svarer til forskellene mellem de forskellige fakulteters tilstedeværelse. Rektor orienterede om, at der afholdes jubilæumsfest den 11. april, hvor kronprinsen deltager. Kronprinsessen deltager i åbningen af Forskningens Døgn i Aalborg den 24. april. Ministeriet har meddelt, at det vil fremrykke opgørelsestidspunktet for STÅ med en måned, hvilket kommer til at koste SAMF og HUM omkring 12 mio. kr. En henstilling fra universiteterne om at udsætte den nye frist i et år er ikke imødekommet. Beslutningen er begrundet i et ønske fra Finansministeriet Universitetsdirektøren orienterede om styringen af bygningsområdet. Hovedområderne rekvirerer lokaler, lejemål og inventar inden for budgetrammen. Teknisk Forvaltning (TF), som i princippet ingen midler har selv, er leverandør og skal holde sig inden for de aftalte rammer. Rekvirenterne har i nogle tilfælde overladt rekvireringen til stedfortrædere, ligesom TF har foretaget indkøb til lager i forventning om efterfølgende rekvirering. Denne praksis medvirkede til, at der i 2012 blev foretaget dispositioner, som ikke havde budgetmæssig dækning. I 2011 og 2012 blev der rekvireret hhv. 9 og 16 nye lejemål, mens der i 2013 blev opsagt 19 lejemål. Mens TF tidligere arbejdede med langsigtede fysiske udbygningsplaner, skiftede perspektivet i 2013 karakter til kortsigtede rokadeplaner, der har til formål at nedbringe huslejeomkostningerne. Dette stiller en række nye krav til TF om tæt samarbejde med rekvirenterne, godt overblik over den samlede huslejeøkonomi, situationsbestemt planlægning og proaktiv rådgivning af rekvirenterne. For at imødekomme de nye rammevilkår er der taget skridt til opstramning og forbedring af TF s økonomistyring, beslutnings- og godkendelsesprocedurer og organisation. Det nye budgetprincip fra 2014, om at et evt. overtræk på budgettet skal modregnes i Fællesområdets budget for det følgende år, skal forhindre, at der opstår ikke-budgetterede ekstraudgifter til hovedområderne, og der kan således ikke sendes ekstraregninger til hovedområderne i løbet af året, medmindre det er godkendt i direktionen. Med udgangspunkt i PwC-handleplanen har TF opstillet et katalog af procedurebeskrivelser, som vil blive gjort tilgængelige for rekvirenter og andre via AAU Håndbogen. Den organisatoriske ramme i TF vil blive ændret således, at økonomi, planlægning, ledelsessekretariat og visse andre funktioner placeres i en ny administrativ søjle under en nyoprettet sekretariatsleder. Økonomidirektøren orienterede desuden om, at der er et projekt i gang med anskaffelse af et centralt disponerings- og indkøbssystem med henblik på at opnå indkøbsbesparelser, muliggøre effektiviseringer og sikre bedre økonomistyring gennem transparens i den disponerede økonomi. 11. Orientering fra økonomidirektøren Økonomidirektøren gav en status på PwC s handlingsplan, som med deadline ultimo 2013 omhandlede opdaterede procedurer på bygningsområdet, månedsperiodiserede budgetter, implementering af udestående regnskabsmæssige månedsafstemninger samt en gennemgang af væsentlige 5

6 projekter. Vedr. sidstnævnte konkluderer teamet bag undersøgelserne, at der ikke gøres tilstrækkeligt brug af de stamdata, som bliver registreret på projekterne, at der er en for svag debitoropfølgning, samt at der skal arbejdes mere på den organisatoriske forankring. Bestyrelsen fik en orientering om fordelingsmekanismerne fra fakulteterne og ud til institutterne. Fakulteterne bruger forskellige grader af gearing af de enkelte incitamenter, men incitamenterne for bevillinger fra niveau 2 til niveau 3 understøtter overordnet set de parametre, der gør sig gældende fra niveau 1 til niveau Meddelelser Bilag: A. Status på kvalitetssikrings- og akkrediteringsarbejdet på uddannelsesområdet på Aalborg universitet B. Budget 2014 (tekst korrigeret jf. møde 5-13) C. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen Præsentationen af SUND s udviklingsplaner vil evt. blive udskudt på baggrund af omstruktureringer i Region Nordjylland. Der skal evt. byttes om på præsentationen af TEKNAT og SBi på hhv. oktober- og decembermødet, ligesom der skal sættes tid af til rundvisning i SBi s lokaler. En eventuel udskydelse af tidspunktet for afholdelse af valg drøftes på aprilmødet, og der tages en generel drøftelse af valg på AAU på junimødet. På junimødet skal bestyrelsen drøfte rollefordelingen mellem bestyrelsen og rektoratet. Det overvejes, om junimødet 2015 skal afholdes i Esbjerg evt. i forbindelse med indvielsen af nyt byggeri. 13. Eventuelt Ingen bemærkninger. 6