Beredskabsplan 2013
Indhold Indledning 3 Læsevejledning 4 Proces 5 Tidsplan 5 Om beredskabsplanen 2013 6 Beredskabsplanens centrale principper 6 Planens ajourføring og afprøvning 7 1. Aktivering af kriseledelse 8 1.1. Målet med aktivering og drift af kriseledelse 8 1.2. Modtagelse af varsler, alarmer mv. 8 1.3. Aktivering af kriseledelse 8 1.4. Støtte for kriseledelsen 11 1.5. Kontakt til andre myndigheder 11 2. Information om krisen 12 2.1. Målet med håndtering af informationer 12 2.2. Tilgang af informationer om krisen 12 2.3. Kriseledelsens behandling af informationer 13 3. Koordinering af handlinger 14 3.1 Målet med koordinering af handlinger/ressourcer 14 3.2 Typiske samarbejdspartnere under kriser 14 3.3 Forholdsregler 14 3.4 Overblik over ressourcer 14 3.5 Anmodninger om kommunens bistand 15 3.6 Ændringer i situationen 15 3.7 Handlinger og ressourceanvendelse 15 4. Krisekommunikation 16 4.1 Målet med krisekommunikation 16 4.2 Organisering af krisekommunikationen 16 4.3 Kommunikationsopgaver 17 4.4 Det videre kommunikationsarbejde 18 4.5 Afslutning af krisekommunikationsarbejdet 18 5. Delplaner 19 5.1 Delplaner for generelle indsatser 20 5.2 Delplaner for selskaber og institutioners indsats 21 5.3 Lister over ressourcer 21 6. Operativ indsats 22 6.1 Aktivering og drift af kriseledelse 22 6.2 Informationer om krisen 30 6.3 Koordinering 33 6.4 Krisekommunikation 34 Beredskabsplan 2013 er udarbejdet af Jammerbugt Kommune og vedtaget af kommunalbestyrelsen den 12.12.2013. Jammerbugt Kommune Toftevej 43 9440 Aabybro www.jammerbugt.dk raadhus@jammerbugt.dk Fotos fra colourbox.dk, Martin Damgaard, Jørgen Weber, Carsten Ullerup og Jammerbugt Kommune
Indledning Beredskabsplan 2013 er et praktisk og funktionelt ledelsesværktøj, som gør Jammerbugt Kommune i stand til at yde en forsvarlig indsats også i ekstraordinære situationer, som berører flere fagområder og som kræver ekstra ressourcer. Beredskabslovens 25 stiller krav om at kommunerne skal vedtage en beredskabsplan i hver valgperiode. Beredskabsplanen beskriver, hvordan hele organisationen og det daglige beredskab kan omstilles til at håndtere mere omfattende hændelser. Beredskabsplanen gælder for hele Jammerbugt Kommune, herunder alle Jammerbugt Kommunes selskaber og decentrale enheder. Jammerbugt Kommunes ca. 3.100 ansatte udgør en personaleressource, der i en beredskabssituation vil kunne anvendes overalt i kommunen uden hensyntagen til evt. faggrænser. Offentlige ansatte og ansatte i private virksomheder har i tilfælde af krisesituationer pligt til at udføre de opgaver, de bliver pålagt af redningsberedskabet og den civile sektors beredskab (jf.beredskabslovens 57). Lovgrundlag Beredskabslovens 25 Beredskabslovens 57 Gyldighedsområde Beredskabsplanen gælder for hele det geografiske område af Jammerbugt Kommune. Faktaoplysninger om kommunens administration, organisering og decentrale områder ses på www.jammerbugt.dk Ingstrup V. Hjermitslev Saltum Brø Alstrup Blokhus Sdr. Saltum Hune Pandrup Moseby Kaas Kaas Hede Ryaa Birkelse Slettestrand V. Svenstrup Thorupstrand Aabybro Biersted Bratbjerg Nørhalne Biersted Mejeriby Hjortdal Tranum Vust Fjerritslev V. Thorup Kollerup Ny Skovsgaard Øster Svenstrup Klim Husby Arentsminde Halvrimmen Skovsgaard Skræm Gøttrup Brovst Bonderup Trekroner Korsholm Skerping Torslev Gjøl Hammershøy Østerby Attrup Aalborg Manstrup Haverslev Bejstrup Hovedby Landsby Beredskabsplan 2013 3
Læsevejledning Den samlede beredskabsplan består af En generel del med krisestyringsorganisation, information, koordinering og krisekommunikation Delplaner for indsatser ved en række hændelser Instrukser, skabeloner, formularer og lister til både den generelle del Den generelle del af beredskabsplanen ses i kapitel 1-4, hvor der i de røde bokse er henvisning til skabeloner, instrukser og lister, som fi ndes i kapitel 6. De enkelte delplaner fi ndes i kapitel 5, og listen af delplaner og deres indhold vil løbende blive revideret og udbygget. Instrukser, lister mv. er udarbejdet som et hjælpeværktøj ved hændelser, som ligger ud over alle de dagligdagssituationer, som organisationen er vant til at håndtere. Hændelser, hvor der skal besluttes og handles under tidspres i en stresset og unormal situation. Beredskabsplanen fi ndes på kommunens hjemmeside, på intranet samt som papirudgaver hos direktion og beredskabschef. Beredskabsplanen er udarbejdet med et sprog og ordvalg, som svarer til indholdet af øvrige planer og procedurer for Jammerbugt Kommune. Det betyder at det er tilstræbt at anvende dagligdagsord i stedet for ord som stab og log eller andre almindelige forkortelser inden for beredskabet. Der er eksempelvis anvendt ordet krise for alle typer hændelser både i fredstid og krigslignende tilstande. Generel beredskabsplan Indledning 1. Akt. af krisestab 2. Information 3. Koordinering 4. Krisekommunikation Bilagsdel: 5. Oversigt over delplaner 6. Bilag til generel plan Instrukser 5.2 5.1 Delplan Børnehave A Delplan Skole A Delplan Plejecenter A Indsatsplan Oversvømmelse Indsatsplan Brand Indsatsplan Pandemi 5.3 Lister Oversigter Oversigt over beredskabsplanens opbygning Skabeloner Formularer Lister Instrukser Skabeloner Formularer Lister 6.1-6.4 4 Generel del
Proces Beredskabsplanen er udarbejdet som en helhedsorienteret beredskabsplan med udgangspunkt i Beredskabsstyrelsens anbefalinger i vejledningen Helhedsorienteret beredskabsplanlægning, der bygger på de principper, der er angivet i illustrationen nederst på siden. Beredskabsplan 2013 tager også afsæt i de politikker, målsætninger og organisering af opgaver, som er gældende i Jammerbugt Kommune, jf. den blå boks til højre. Beredskabsplan 2013 erstatter Beredskabsplan 2009 Perioden 2009-2013 er der i Jammerbugt Kommune allerede gjort en række erfaringer med den risikobaserede dimensionering af beredskabet, som er beskrevet i årsberetninger fra beredskabet. I de senere år er der i andre kommuner gjort erfaringer med krisehåndtering, bl.a. ved fyrværkeriulykke i Seest, oversvømmelse i København, drikkevandsforurening i fl ere byer, heriblandt Køge, gaseksplosion i Århus, strømafbrydelse på Læsø, brand i affaldsdeponi i Løgstør, infl uenza-epidemi mv. Derfore er det meget relevant, at vi også i Jammerbugt Kommune forbereder os på mulige scenarier og trusler. Vedtagne politikker Kommunikationspolitikkens afsnit om krisekommunikation Vedtagne mål Helhedsplan 2012-21 s politikområde 11 Infrastruktur og beredskab Risikobaseret dimensionering af redningsberedskabet, 2012. Institutioner Tidsplan I løbet af 2015 vil kommunens forskellige kritiske funktioner blive opdateret og mulige trusler vil blive identifi ceret, med henblik på systematisk at få revideret og suppleret kommunens eksempelbank med delplaner og instrukser ved hjælp af en risiko- og sårbarhedsanalyse inden for alle forvaltningsområder. Arbejdet vil tage udgangspunkt i ROS-modellen, der fi ndes på beredskabsstyrelsens hjemmeside www.brs.dk. Nedsatte råd mm. Beredskabskommission Beredskabsplanen er for hele organisationen, og der vil i de kommende år ske en indsats for gennem forebyggelse, øvelser og uddannelse at gøre hele organisationen rustet til at håndtere en større hændelse i overensstemmelse med principperne for helhedsorienteret beredskabsplanlægning. Helhedsorienteret beredskabsplanlægning - kort fortalt 1. Ledelse - som bør være omdrejningspunktet i beredskabsplanlægning 2. Planlægningsgrundlag - analyser og løbende aktiviteter, som understøtter planlægningen på de øvrige områder 3. Forebyggelse - præventive tiltag, der kan forhindre hændelser eller reducere deres sandsynlighed og konsekvenser 4. Uddannelse - for alle ansatte med en rolle i organisationens beredskab 5. Øvelser - som alle i organisationer i målgruppen bør afholde og deltage i 6. Evalueringer - for at udnytte læringspotentialet fra hændelser og øvelser 7. Beredskabsplaner - som beskriver, hvordan man har forberedt sig på at håndtere ekstraordinære hændelser. Evalueringer Øvelser Ledelse Uddannelse Det daglige afhjælpende beredskab med beredskabsstationer i hovedbyerne Frivilligenheden Beredskabsplaner Planlægningsgrundlag Forebyggelse Beredskabsplan 2013 5
Om beredskabsplanen 2013 Beredskabsplanen skal sikre en effektiv varetagelse af Jammerbugt Kommunes ansvar og opgaver. Målet med planen er at give borgerne den bedst mulige kommunale service under alle forhold, så kommunen er et trygt sted at bo, færdes og opholde sig også i en ekstraordinær situation og at det inden for en kort periode er muligt at danne sig et samlet overblik over ressourcerne i kommunen, således at man i tilfælde af en krisesituation kan koordinere indsatsen og yde den optimale hjælp Eksempler Følgende eksempler illustrerer i hvilke tænkte tilfælde at beredskabsplanens indhold aktiveres: Influenzaepidemi, hvor store dele af kommunens udførende medarbejdere er ramt Brand i klitplantage, hvor et større antal landejendomme og sommerhuse er beskadiget Oversvømmelse pga. digebrud, hvor evakuering af et større antal personer/dyr bliver relevant Trafikulykke med kemikalieudslip (farlig gods), så hovedtrafi kåre afspærres i en længere tidsperiode Forsyningssvigt af fjernvarme i en hovedby i vinterperiode Forsyningssvigt af el i en længere periode Længerevarende systemnedbrud på IT-citrix server, så afvikling af borgerrelaterede serviceydelser lammes Beredskabsplanens centrale principper Beredskabsplanen bygger på et princip om, at den forvaltning, der har ansvaret for en funktion i det daglige også har ansvaret ved ulykker og i krisesituationer. Desuden bygger planen på nærhedsprincippet, så beredskabsopgaverne løses så tæt på borgeren som muligt, så længe den pågældende myndighed er relevant og egnet til opgaven. Denne generelle beredskabsplan bygger på, at der i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer, er mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af kriseledelsen 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Planen bygger på Jammerbugt Kommunes almindelige organisation suppleret med etablering af en kriseledelse og tilhørende krisesekretariat. Kriseledelsen er omdrejningspunktet for Jammerbugt Kommunes samlede krisestyring. Kriseledelsen ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise. Afhængigt af den konkrete krise løser Jammerbugt Kommune en række opgaver i organisationen uanset om der er etableret delvis eller fuld bemanding af kriseledelsen. Kriseledelsens krisesekretariat består af medarbejdere, som til dagligt arbejder med sekretariatsarbejde og beredskabssituationer samt ad hoc medlemmer fra andre relevante stabe og forvaltninger, som kender til kommunikation, ressourcer og dialogpartnere omkring den opståede hændelse. 6 Generel del
Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring, og at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at krisemøderne ikke anvendes til orienteringer, men alene til koordination og beslutning. Et nøgledokument er det samlede situationsbillede, som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for Jammerbugt Kommunes krisestyring. Bidrag til Jammerbugt Kommunes kriseledelse og til det samlede situationsbillede skal afl everes på krise@jammerbugt.dk. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne delplaner, instrukser mv. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet, eller aktiveres den nationale operative stab, beslutter kriseledelsen i Jammerbugt Kommune, hvilke beredskabsforanstaltninger kommunen skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter Jammerbugt Kommune har indhentet politisk godkendelse. Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau eller ej, kan Jammerbugt Kommune iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov, dog mindst én gang i hver valgperiode. Direktionen er ansvarlig for ajourføring af denne generelle plan, og at gøre vedtagne delplaner og instrukser tilgængelige for ansatte og samarbejdspartnere. Beredskabschefen skal planlægge og gennemføre en øvelse i hver valgperiode, hvor Jammerbugt Kommune afprøver beredskabsplanen eller væsentlige dele heraf. Beredskabschefen har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige forvaltninger og stabe skal bidrage til evalueringen. Beredskabsplan 2013 7
1. Aktivering af kriseledelse 1.1. Målet med aktivering og drift af kriseledelse Målet med aktivering og drift af Jammerbugt Kommunes kriseledelse er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise. Jammerbugt Kommune skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Kriseledelsen (inklusive krisesekretariatsfunktion) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest tre timer efter det er besluttet at aktivere kriseledelsen og skal kunne drives på dette niveau i fl ere døgn. 1.2. Modtagelse af varsler, alarmer mv. Varsler, alarmer mv. modtages enten af organisationen eller af ansvarlig medarbejder (uden for normal arbejdstid) De typiske varsler, alarmer mv. består af: vejrvarsler trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler aktivering af den lokale beredskabsstab og/eller den nationale operative stab varsler og alarmer fra internationale organisationer informationer fra medierne Læs mere... Instruks for håndtering af varsler og alarmer Organisationsdiagram over Jammerbugt Kommunes kriseledelsen og krisesekretariat Fuldmagter til kriseledelse 1.3. Aktivering af kriseledelse Kommunen har en krisestyringsorganisation, som består af ledere og medarbejdere fra de i situationen berørte forvaltninger og selskaber. Det er normalt beredskabschefen der, efter kontakt til kommunaldirektøren, sammensætter og etablerer krisestyringsorganisationen. Det politiske niveau herunder beredskabskommissionen bliver løbende holdt orienteret af kommunaldirektøren og beredskabschefen om væsentlige ændringer i beredskabet samt inddraget i relevante problemstillinger. 1.3.1. Beslutning om aktivering af kriseledelsen Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af Jammerbugt Kommunes daglige beredskab skal vedkommende kontakte følgende i nævnte rækkefølge: Kommunaldirektøren Direktør fagområde Beredskabschefen Oplysninger om telefonnumre og adresser fi ndes i medarbejderalbummet på TRYK (intranet). 8 Generel del
Herefter beslutter den pågældende chef: om kriseledelsen skal aktiveres på hvilket aktiveringsniveau (jf. illustration nedenfor) med hvilke medlemmer og støttefunktioner Når disse beslutninger er truffet, aktiveres kriseledelsen. FULDT ETABLERET BEREDSKAB Indkaldelse af den samlede krisestab Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at Jammerbugt Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Krigslignende tilstand eller terror MARKANT FORHØJET BEREDSKAB Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse mv. i Jammerbugt Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Jammerbugt Kommunes opgaver. Naturkatastrofe - syreudslip / brand i plantage FORHØJET BEREDSKAB Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Beredskabschefen eller den vagthavende medarbejder kontakter chefer eller souschefer (jf. pkt. 1.3.1), som derefter kontakter egne medarbejdere. Brand på skole eller plejehjem VAGTHAVENDE INDSATSLEDER Dagligt beredskab som kommunens daglige beredskab er dimensioneret til at håndtere uden aktivering af kriseledelse. Trafi kulykke, hvor centrale dele af overordnet infrastruktur spærres Beredskabsplan 2013 9
1.3.2. Sammensætningen af kriseledelse Følgende personer er faste medlemmer af Jammerbugt Kommunes kriseledelse: Borgmesteren Kommunaldirektør Direktør for Teknik og Miljø Direktør for Børn og Familie Direktør for Beskæftigelse, Social og Sundhed Beredskabschef Stabschef (kommunikation) Herudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc medlemmer fra Jammerbugt Kommunes øvrige forvaltninger og stabe. Alle dele af organisationen skal kunne indgå i kriseledelsen. 1.3.3. Indledende opgaver vedrørende aktivering af kriseledelsen Inden for normal arbejdstid varetager et særligt krisesekretariat de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af kriseledelsen. Uden for normal arbejdstid varetager den ansvarlige disse opgaver. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Klargøring af kriselokalet, mødelokale 77 på Rådhuset i Aabybro Orientering af fremmødte/medlemmer i kriseledelsen Etablering og bemanding af krisesekretariat Opstart af krisereferat samt status på belastning af telefon og mail Generel orientering af Jammerbugt Kommunes medarbejdere, herunder hvilket niveau kriseledelsen er aktiveret på. Kommunaldirektør (kriseleder) KRISESEKRETARIATET Direktør Teknik og Miljø Borgmester Beredskabsansat Ressourcer Sekretær (referat) Direktør Social, Sundhed og beskæftigelse Kommunikantionsansvarlig chef GIS Krisekommunikation hjemmeside Direktør Børn og Familie Beredskabschef IT Krisekommunikation telefoni, email Princip for organisering af Andre Logistik Andre kriseledelse og krisesekretariat 10 Generel del
1.3.4. Gennemførelse af krisemøder På første krisemøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af kommunaldirektøren og gennemføres ud fra dagsorden for første krisemøde. Kriseledelsen fastlægger, hvem der skal deltage på efterfølgende krisemøder. Mødet ledes normalt af kommunaldirektøren, og gennemføres ud fra dagsorden for krisemøder. 1.4. Støtte for kriseledelsen Kriseledelsen kan efter behov få støtte fra medarbejdere med forskellige kompetencer. Disse medarbejdere udgør krisesekretariatet. Krisesekretariatet bemandes med kvalifi cerede medarbejdere fra forskellige stabe og forvaltninger, når kriseledelsen er aktiveret. Læs mere om Meddelelse til medarbejderne om aktivering af Jammerbugt kommunes kriseledelse Instruks for klargøring af kriselokale Dagsorden for krisemøder Instruks for journalisering Instruks for krisesekretariatets opgaver Krisesekretariatet yder sekretariatsbistand til kriseledelse og kommunaldirektør og sikrer, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Krisesekretariatet udarbejder desuden Jammerbugt Kommunes situationsbillede. Ansvaret for udførelse og bemanding af de forskellige støttefunktioner ligger hos de ansvarlige i kriseledelsen, der også til daglig har ansvaret for opgaverne. Kontaktinformationer for ressourcepersoner ses i afsnit 5.3. Stabschefen har det overordnede ansvar for Jammerbugt Kommunes informationer til borgere og medier om krisen, for overvågningen af mediernes dækning af situationen mv. Beredskabschefen har det overordnede ansvar for Jammerbugt Kommunes interne logistik (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel mv.). Beredskabschefen har det overordnede ansvar for at betjene Jammerbugt Kommunes sikrede kommunikationsmidler (SINE), samt at modtagne og afsendte klassifi cerede informationer bliver journaliseret efter gældende bestemmelser. IT-afdelingen har det overordnede ansvar for, at kriseledelsens IT fungerer, og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer. GIS Jammerbugt har det overordnede ansvar for at betjene Jammerbugt Kommunes geografi ske informationssystem (GIS) i krisesekretariatet. 1.5. Kontakt til andre myndigheder Kriseledelsen er forpligtet til at skabe kontakt til andre kriseberedskaber, som er aktiviteret eller har et forhøjet beredskab under krisen. Det kan eksempelvis være den National Operativ Stab, regioner, politiet og andre kommuner. Beredskabsplan 2013 11
2. Information om krisen 2.1. Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at Jammerbugt Kommunes kriseledelse til stadighed har et overblik over den samlede situation, som kan indgå i grundlaget for at træffe beslutninger samt indgå i grundlaget for at varetage en effektiv krisekommunikation. Første udgave af Jammerbugt Kommunes situationsbillede skal foreligge hurtigst muligt efter aktiveringen af kriseledelsen og fordeles til medlemmerne før næste planlagte møde i kriseledelsen. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Jammerbugt Kommunes krisereferat. 2.2. Tilgang af informationer om krisen Under krisen vil kriseledelsen modtage informationer fra forskellige kilder, herunder: Befolkningen Jammerbugt Kommunes decentrale enheder og institutioner Jammerbugt Kommunes administrative organisation Nabokommuner Regionen Politiet Nationale og internationale samarbejdspartnere Nationale og internationale medier Informationer udefra vil typisk tilgå Jammerbugt Kommune via: Telefon og SMS (hovednummer, lokalnumre, personlige numre) Mail (hovedpostkasse, enhedernes postkasser, personlige mailadresser) Sikrede kommunikationssystemer (SINE) Fax I forbindelse med første krisemøde træffer kriseledelsen beslutning om: hvilke telefonnumre, mailadresser og andre kommunikationssystemer, der skal anvendes til kommunikation under krisen iværksættelse af en rapporteringsordning fra institutioner, selskaber mv. Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til kriseledelsen uanset hvor og hvordan informationerne modtages. Mails kan under en krise altid sendes til krise@jammerbugt.dk, som alle i kriseledelse og krisesekretariat har adgang til. 12 Generel del
2.3. Kriseledelsens behandling af informationer Alle vigtige informationer og beslutninger skal noteres, så der er enighed om og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af kriseledelsen. Det er kommunaldirektørens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv. Kriseledelsen skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. I forbindelse med vurderingen skal kriseledelsen i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Læs mere om... Skabelon for indrapportering fra decentrale enheder Dagsorden for krisemøder Instruks for journalisering Skabelon for situationsbillede Instruks for opstilling af situationsbilledet Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Jammerbugt Kommunes side afl everes direkte til kommunaldirektøren. Øvrige informationer sendes til krisesekretariatet, som udarbejder Jammerbugt Kommunes samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse. På samme måde vil de enkelte forvaltninger og selskaber have delplaner for, i hvilke situationer de selv informerer borgerne, de ansatte og medierne, og hvornår der er behov for koordineret information. Den kommunikationsansvarlige chef har ansvar for at borgere, ansatte og medierne bliver grundigt informeret om hændelsens karakter og om evt. nødvendige forholdsregler. Den information tager højde for særlige befolkningsgrupper f.eks. blinde, døve og etniske gruppers særlige behov. Krisesekretariatet har det overordnede ansvar for at opstille og ajourføre Jammerbugt Kommunes samlede situationsbillede. Beredskabsplan 2013 13
3. Koordinering af handlinger 3.1 Målet med koordinering af handlinger/ressourcer Målet med kriseledelsens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Jammerbugt Kommunes kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen kan normaliseres hurtigst muligt. Ved anmodninger om bistand fra Jammerbugt Kommunes decentrale enheder, selskaber eller eksterne aktører skal kriseledelsen hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet; enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Ved ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling skal kriseledelsen hurtigst muligt opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse. Den koordinerende regionale stab Består i Nordjylland af repræsentanter fra Region Nordjylland Beredskabsstyrelsen Sygehusberedskabet Kommunerne Falck 3.2 Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Jammerbugt Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Samarbejdspartner i en krisesituation kan f.eks. være region, politi, beredskabskorps, nabokommuner og private entreprenører og vognmænd. En af de vigtigste samarbejdspartnere er den koordinerende regionale stab for Region Nordjylland. Konkrete samarbejdspartnere identifi - ceres på første krisemøde, jf. dagsorden for første krisemøde. 3.3 Forholdsregler Jammerbugt Kommunes decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer indtil kriseledelsen beslutter andet. Kommunaldirektøren har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Læs mere... Instruks for opstilling af overblik over ressourcer Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse Instruks for journalisering Liste med samarbejdspartnere 3.4 Overblik over ressourcer Kriseledelsen skal løbende have et overblik over Jammerbugt Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i kriseledelsen af krisesekretariatet med udgangspunkt i indrapporteringer fra Jammerbugt Kommunes decentrale enheder, og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) 14 Generel del
Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. I beredskabssituationer er det kommunens daglige ressourcer, der bliver anvendt, dvs. at det daglige personale og materiale bliver inddraget efter behov. Alle forvaltninger og institutioner skal selv lave en plan for eget beredskab. Denne plan skal beskrive hvilke tilfælde og hvordan dette beredskab forøges. 3.5 Anmodninger om kommunens bistand Anmodninger om Jammerbugt Kommunes bistand kan komme enten fra Jammerbugt Kommunes decentrale enheder eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afl everes direkte til kommunaldirektøren, som tager stilling den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag. 3.6 Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag mv. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Jammerbugt Kommunes side afl everes direkte til kommunaldirektøren. 3.7 Handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Jammerbugt Kommunes bistand eller ved ændringer i situationen, skal kriseledelsen opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Kommunaldirektøren beslutter hvilke enheder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Kriseledelsen har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Jammerbugt Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, at Jammerbugt Kommune har indhentet politisk godkendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter kriseledelsen hvilke tiltag, Jammerbugt Kommune skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på krisemøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer kommunaldirektøren kriseledelsen på næste ordinære krisemøde. Alle beslutninger indføres i Jammerbugt Kommunes krisereferat, og kriseledelsen udarbejder i nødvendigt omfang instrukser til Jammerbugt Kommunes organisation og de decentrale enheder. Beredskabsplan 2013 15
4. Krisekommunikation 4.1 Målet med krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er at få direkte berørte eller truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier, Jammerbugt Kommunes ansatte m.fl. For at nå disse mål skal kommunikationsarbejdet være en integreret del af krisestyringen. Kommunikationsarbejdet skal tage afsæt i modtagernes situation og baseres på løbende analyser af mediebilledet, målgrupper og det aktuelle situationsbillede. Kommunikationen skal ske gennem både direkte dialog, massekommunikation (tv og radio) og elektroniske medier (hjemmesider, sms og email). Varsler og andre handlingsanvisende budskaber til direkte berørte/truede befolkningsgrupper skal være troværdige og målrettede. Derfor skal Jammerbugt Kommune kommunikere: åbent og ud fra en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter, rettidigt, let forståeligt og via fl ere kommunikationskanaler. Kommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: befolkningen og eksterne medier har nem adgang til at komme i dialog med Jammerbugt Kommune pårørende, befolkningen, medier, Jammerbugt Kommunes ansatte m.fl. tidligt og løbende bliver orienteret om situationen og Jammerbugt Kommunes handlinger, vurderinger og anbefalinger fejl i eksterne mediers dækning af hændelsen bliver korrigeret 4.2 Organisering af krisekommunikationen Den kommunikationsansvarlige chef leder kommunikationsdelen af krisesekretariatet. Krisesekretariatet har til opgave at rådgive kriseledelsen og varetage Jammerbugt Kommunes kommunikationsopgaver under krisen. Den kommunikationsansvarlige chef indkalder medarbejdere med kompetencer om forskellige kommunikationsmidler og brug af disse. Krisesekretariatet skal så vidt muligt mødes inden første møde i Jammerbugt Kommunes kriseledelse. På mødet orienteres om situationen, og den planlagte ansvars- og opgavefordeling for krisesekretariatet justeres i forhold til den aktuelle hændelse og bemanding. 16 Generel del
4.3 Kommunikationsopgaver En lang række initiativer kan med fordel sættes i gang hurtigst muligt og i tæt samarbejde med kriseledelsen. Krisesekretariatet iværksætter systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter første møde i krisesekretariatet. Overvågning og analyse af mediebillede skal bidrage til Jammerbugt Kommunes samlede situationsbillede, den skal danne grundlag for Jammerbugt Kommunes pressestrategi samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Analysen overdrages til den kommunikationsansvarlige i kriseledelsen. I forbindelse med kriser vil medierne hurtigt henvende sig for at få udtalelser fra Jammerbugt Kommune. Krisesekretariatet skal derfor hurtigt få fastlagt og godkendt en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Strategien bør som minimum omfatte følgende: Hvem udtaler sig på Jammerbugt Kommunes vegne Foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter). Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen. Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af kriseledelsen kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Orienteringen sendes som en email til redaktionerne og bør som minimum indeholde: Læs om... Opgavebeskrivelse for krisesekretariatets krisekommunikation Oversigt for kommunikations-/ presseansvarlige hos eksterne samarbejdspartnere Oversigt for kommunikations-/ presseansvarlige i egen organisation Instruks for medieovervågning Skabelon til det aktuelle mediebillede Instruks for aktivering af telefonomstilling Instruks for produktion af tekster og grafi k under kriser Instrukser til presseorienteringer Skabelon til pressestrategi En kort orientering om hændelsen og Jammerbugt Kommunes involvering i håndteringen. Oplysninger om Jammerbugt Kommunes talsmand, og hvordan pressen bør kontakte Jammerbugt Kommune. Tidspunkt for hvornår Jammerbugt Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information. For at synliggøre over for offentligheden og medarbejdere, at Jammerbugt Kommune er i færd med at håndtere konsekvenserne af den indtrufne hændelse, skal der offentliggøres en kort nyhed på Jammerbugt Kommunes hjemmeside og intranet. Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Jammerbugt Kommunes involvering i håndteringen En foreløbig vurdering af konsekvenserne Faktaoplysninger om Jammerbugt Kommunes beredskab Nyheden udarbejdes på dansk, tysk og engelsk og godkendes af kommunaldirektøren inden offentliggørelse. For at sikre koordination af kommunikationsarbejdet skal krisesekretariatet tage kontakt til de presseansvarlige hos relevante samarbejdsparter for at aftale: Beredskabsplan 2013 17
Hvem der er kontaktpersoner Hvem der er ansvarlig for formidlingen til offentligheden Særlige strategiske eller sikkerhedsmæssige hensyn Procedure for gensidige orienteringer, fx tidspunkter for næste telefonmøde. Den kommunikationsansvarlige repræsenterer krisesekretariatet under krisemøderne. Andre af krisesekretariatets s ressourcepersoner kan efter behov deltage som observatører, så at de ikke efterfølgende skal opdateres om situationsbilledet, beslutninger mv. Inden krisemødet skal krisesekretariatet sende en kortfattet analyse af mediebilledet til kriseledelsen. Krisesekretariatet forbereder følgende oplæg til første krisemøde: Hidtidige strategier og initiativer. Krisesekretariatets behov for ressourcepersoner og anden støtte fra organisationen. Samarbejde med Jammerbugt Kommunes decentrale enheder og eksterne aktører. Beslutning af kommende kommunikationsinitiativer og -strategier. 4.4 Det videre kommunikationsarbejde Hvis kriseledelsen har godkendt, at krisesekretariatet styrker bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige del af organisationen, skal krisesekretariatet vurdere behovet for yderligere personale, både umiddelbart og senere som led i en afl øsning. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere. Behov for kontakt til andre beredskaber og støtte til decentrale enheder. Krisens forventede varighed. Som grundlag for det videre kommunikationsarbejde udarbejder krisesekretariatet en plan for den videre indsats. Planen ajourføres efter behov og distribueres til kriseledelsen, Jammerbugt Kommunes foresatte enhed og relevante dele af Jammerbugt Kommunes egen organisation. Krisesekretariatet skal hurtigst muligt tilpasse forberedte (scenariebaserede) tekster til den aktuelle hændelse, breve til berørte mv. Krisesekretariatet skal desuden holde kontakt med presseansvarlige og talsmænd i og uden for organisationen. 4.5 Afslutning af krisekommunikationsarbejdet Kriseledelsen beslutter, hvornår informations og kommunikationsarbejdet skal afsluttes, og hvordan opgaver der bør fortsætte overdrages til relevante enheder i Jammerbugt Kommunes organisation. 18 Generel del
5. Delplaner I dette kapitel fi ndes en oversigt over delplaner, som på særlige områder indeholder handlingsorienterede anvisninger. Oversigten er dynamisk og indholdet af delplanerne vil blive tilpasset og revideret i kraft af evaluering af øvelser, anbefalinger fra samarbejdspartnere mv. Delplaner og lister mv. rettes efter behov, eller når der sker ændringer, dog mindst én gang om året. Alle delplaner fremsendes, efter godkendelse i de respektive fagudvalg/kommissioner, til beredskabschefen til orientering og registrering. Beredskabschefen sender én gang om året en revideret udgave af beredskabsplanen med tilhørende delplaner til direktionen. Beredskabsplan 2013 19
5.1 Delplaner for generelle indsatser Alfabetisk oversigt over delplaner til generelle indsatser, som går på tværs af fagområder. Enkelte af delplanerne har sammenhæng med mere detaljerede delplaner for institutioner og selskaber. Delplaner for indsats ved... Biologisk eller kemisk stof udslip Brandslukning i kommunens bygninger Brændstof tildeling i mangelsituation Børnepasning i ekstraordinær situation Evakuering Forsyningssvigt af el Forsyningssvigt af vand Forsyningssvigt af kloak Forsyningssvigt af varme Forsyningssvigt af IT Forsyningssvigt af telefoni Forurening af drikkevand Frivillige alarmeres GIS og digitale kort Hedebølge Indvartering og forplejning IT-genopretning Kriseledelse alarmeres Madudbringning ekstraordinær situation Miljøuheld Naturgasudslip Nødlagring af kommunens data Nødslagtning af dyr Orkan Oversvømmelse ved digebrud, pumpesvigt Pandemisk influenza Psykologisk bistand til ansatte Renseanlæg svigt eller udslip Skoler som kan øge elevtal i ekstraord. sit. Skybrud / voldsom regn Snemængder (store/ekstreme) Stormfl od Strejke blandt personalegrupper Terror Transport (nød-) Trafi kuheld / infrastruktur nedbrudt Uroligheder i by / turistområde *)Der er i løbet af de seneste år udarbejdet 15 af ovennævnte delplaner. De hidtidige planer revideres og de resterende planer udarbejdes i løbet af 2014-2017 i overensstemmelse med principperne for helhedsorientetet beredskabsplanlægning. 20 Delplaner
5.2 Delplaner for selskaber og institutioners indsats Alfabetisk oversigt over indholdet af punkter i delplaner ved de enkelte institutioner som skoler, plejecentre, renseanlæg mv. Indhold af institutionernes delplan ved indsatser med... Brandslukning i kommunens bygninger Forøgelse af kapacitet i ekstraordinær situation Evakueringsplan Forsyningssvigt af el Forsyningssvigt af vand Forsyningssvigt af kloak Forsyningssvigt af varme Forsyningssvigt af IT Forsyningssvigt af telefoni (sikrede telefoner) Hedebølge Information til brugere, borgere og medier IT-genopretning Klimatilpasning Kritiske funktioner Oversvømmelse Periodisk kontrol af beredskabsudstyr Periodisk opdatering af delplaner Psykologisk bistand til ansatte Rekruttering af ekstra mandskab Ressourceoversigt (mandskab og materiel) *)Delplanerne for institutionerne omfatter i dag typisk kun elementer som branslukning og evakuering, mens de i løbet af 2014-2017 udbygges med ovennævnte punkter i overensstemmelse med principperne for helhedsorienteret beredskabsplanlægning (www.brs.dk/planlægning) 5.3 Lister over ressourcer Alfabetisk oversigt over lister med kontaktdata, mandskab og materiel Generelle Lister Telefonliste kriseledelse Telefonliste krisesekretariat/kommunikation Telefonliste samarbejdspartnere under kriser Oversigt over hjertestartere Oversigt over nødstrømanlæg Oversigt over vandværker og pumpestationer Oversigt over indkvarteringssteder og kapacitet Oversigt over relevante fi rmaer og virksomheder Liste med sikrede telefoner *)Listerne er tilgængelige på TRYK, og opdateres mindst én gang årligt Beredskabsplan 2013 21
6. Operativ indsats I dette kapitel fi ndes en oversigt over delplaner, indsatsplaner, instrukser, skabeloner mv. som på særlige områder indeholder handlingsorienterede anvisninger. 6.1 Aktivering og drift af kriseledelse 6.1.1 Instruks for håndtering af varsler og alarmer 6.1.2 Organisationsdiagram over kriseledelse 6.1.3 Meddelelse til medarbejdere om aktivering af kriseledelse 6.1.4 Fuldmagter til kriseledelsen 6.1.5 Instruks vedrørende klargøring af kriselokale 6.1.6 Dagsorden for krisemøder 6.1.7 Instruks for krisesekretariatets opgaver 22 Operativ indsats
6.1.1 Instruks for håndtering af varsler og alamer Modtagelse af varsler og alarmer - som giver anledning til aktivering af kriseledelsen, sker i de tilfælde, hvor vi vil imødegå hændelser eller en udvikling af hændelser, der kan true: liv, ejendom, miljø, velfærd, tillid og troværdighed eller opretholdelse af samfundets funktioner. Inden for alle områder og aktører kan der opleves kriser, som kan være en eller fl ere af følgende hændelser, som er angivet i nedenstående liste: Bombetrussel Brande og eksplosioner Drikkevandsforurening Drukneulykke Forgiftningsulykker Hedebølge Isvinter IT-angreb IT-nedbrud Orkan/kraftig storm Oversvømmelse Pludselige dødsfald Sabotage Sammenstyrtninger Skybrud Snestorm Strømafbrydelse Svigt i fødevaresikkerhed Svigt i IT-sikkerhed Terror - biologiske, kemiske eller konventionelle våben Transportulykker (vej, vand, luft) Udbrud af smitsomme husdyrsygdomme Udbrud af særlig farlige sygdomme, epidemi eller pandemi blandt mennesker Uheld med farlige/forurende stoffer Ødelæggelse af vigtige bygninger eller installationer Ved kendskab til denne type hændelser og vurdering af at hændelsen kan true kritiske funktioner i Jammerbugt Kommune kontaktes nærmeste chef, der kontakter de andre ansvarlige chefer for afvejning af krisens omfang og beslutter at alamere kriseledelsen, som angivet i afsnit 1.3. Beredskabsplan 2013 23
6.1.2 Organisationsdiagram over kriseledelse Kriseledelsen organiseres på følgende måde, hvor kommunaldirektøren er kriseleder. Kommunaldirektør (kriseleder) KRISESEKRETARIATET Direktør Teknik og Miljø Borgmester Beredskabsansat Ressourcer Sekretær (referat) Direktør Social, Sundhed og beskæftigelse Kommunikantionsansvarlig chef GIS Krisekommunikation hjemmeside Direktør Børn og Familie Beredskabschef IT Krisekommunikation telefoni, email Andre Logistik Andre 6.1.3 Meddelelse til medarbejdere om aktivering af kriseledelse Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte kriseledelsen (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Indhold af pressestrategi, hvor... udtaler sig på vegne af Jammerbugt Kommune Yderligere oplysninger kan fås hos... og... Læs mere på TRYK og på www.jammerbugt.dk/krise som løbende vil blive opdateret. 6.1.4 Skabelon til fuldmagter til kriseledelse Ikke udarbejdet. 24 Operativ indsats
6.1.5 Instruks for klargøring af kriselokale Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Krisesekretariatet skal føre en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Hvis der indkaldes til krisemøde skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden. Klargøring af kriselokalet Kriseledelsen anvender mødelokale 77 på Rådhuset i Aabybro. Hvis ikke kriselokalet kan være klar inden 1. krisemøde afholdes mødet i mødelokale 83. Kriselokalet er indrettet med internet, intranet, telefoner og radiosystemer. Der tilgængelige bærbare computere med GIS-kort, beredskabsplan, instrukser og skabeloner mv. Faciliteterne er indrettet så man kan opholde sig i længere tid. Er der behov for nødstrømsning og/eller egen vandforsyning, skal der fi n- des et alternativt mødested, se instruks for krisesekretariatets opgaver. Orientering af fremmødte/medlemmer i kriseledelsen I indgangspartiet ved borgerservice opsættes der et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, f.eks. afholdelse af krisemøde. Indholdet i opslaget aftales med den chef/ direktør, der har besluttet, at Jammerbugt Kommunes kriseorganisation skal aktiveres. Opstart af krisereferat samt overvågning af telefon og mail Jammerbugt Kommunes krisereferat startes og overvågningen af hovedtelefonnummer 7257 7777 og hovedpostkasse raadhus@jammerbugt. dk forstærkes, når der er truffet beslutning om at aktivere kriseledelsen. Krisereferatet føres af fællessekretariatet indtil opgaven kan overdrages til krisesekretariatet. Generel orientering af Jammerbugt Kommunes medarbejdere Jammerbugt Kommunes ansatte orienteres via mail og TRYK (intranettet) om situationen, herunder hvilket niveau kriseledelsen er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte kriseledelsen (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. (Se endvidere 6.1.3) Beredskabsplan 2013 25
6.1.6 Dagsorden for krisemøder Punkter på dagsordnen for første krisemøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Organisationens opgave 4. Udpegning af kriseleder og pressenalsvarlig 5. Fastlæggelse af organisationen - Daglig organistion - Delvis eller fuld bemanding 6. Bemanding af kriseorganisationen - Afgivelse og omfordeling 7. Identifi kation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer - Modtagelse og fordeling af informationer - Iværksættelse af rapporter fra decentrale enheder - Økonomi - Bemyndigelser 9. Status vedr. tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisestyringskommunikation 11. Orientering af kommunens personale 12. Erfaringsopsamling 13. Evt. 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde 16. 26 Operativ indsats
Punkter til næste krisemøde 1. Deltagere og referent 2. Status og opdatering - Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede - Nøgleopgaver 3. Koordination og beslutning - Opgave... - Opgave... (Opfølgning på iværksatte tiltag og status) 4. Krisekommunikation 5. Erfaringsopsamling 6. Evt. 7. Opsummering af væsentlige beslutninger 8. Næste møde Beredskabsplan 2013 27
6.1.7 Instruks for krisesekretariatets opgaver Opgaven er omfattende, og derfor skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Telefoner omstilles til kriselokalets hovednummer eller telefonbeskeder overdrages til kommunaldirektøren. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til kommunaldirektøren. Krisesekretariatet har det overordnede ansvar for dialog med samarbejdspartnere, og fungerer som et personligt forbindelsesled mellem Jammerbugt Kommunes kriseledelse og både interne og eksterne samarbejdspartnere, bidrager til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Hvis kriselederen og kommunaldirektøren efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der gennemføres afl øsning af hele kriseledelsesorganisationen. Krisesekretariatet indkalder afl øserne, og fører en liste, hvor det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i kriseledelsen. Afl øsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et krisemøde. Såfremt kriseledelse ikke kan anvende Jammerbugt Kommunes normale lokaler og faciliteter på Toftevej 43, 9440 Aabybro samles kriseledelsen på en anden egnet lokalitet. Alternative placeringer kan være Administrationsbygninger: Borgervænget, 9460 Brovst Lundbakvej, 9490 Pandrup Danmarksgade, 9690 Fjerritslev Decentrale institutioner som skoler, plejehjem, renseanlæg mv. Erhvervsvirksomheder Haller eller messecentre 28 Operativ indsats
6.1.8 Instruks for journalisering Sekretariatet yder sekretariatsbistand til kommunaldirektøren. Det indebærer bl.a.: Kriseledelsens krisereferatførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt kriseledelsens beslutninger i Jammerbugt Kommunes krisereferat. Det skal tydeligt fremgå af krisereferatet, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Kriseledelsens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under krisemøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Indhold og beslutning af kriseledelsens møder skal omhyggeligt noteres for alle punkter på dagsordnen jf. pkt. 6.16. Kommunaldirektøren godkender inden fordeling. Kriseledelsen skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Jammerbugt Kommunes krisereferat ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). Skriftlig information er vigtig for senere behandling af erstatningsspørgsmål, forsikringssager og ansvar ved genopretning af situationen igen. Beredskabsplan 2013 29
6.2 Informationer om krisen 6.2.1 Skabelon for indrapportering fra decentrale enheder 6.2.2 Instruks for opstilling af situationsbillede 6.2.3 Skabelon for situationsbillede 6.2.1 Skabelon for indrapportering fra decentrale enheder Decentrale enheder som institutioner, afdelinger og stabe samt selskaber anvender nedenstående situationsmelding i kommunikation med kriseledelsen. Indrapportering kan ske til krise@jammerbugt.dk Situationsmelding Fra Tidspunkt for hændelsen Hvad er der sket? Hvor er det sket? Hvordan er situationen? Hvad er iværksat Udfærdigelsestidspunkt Godkendelse 30 Operativ indsats
6.2.2 Instruks for opstilling af situationsbillede Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal krisesekretariatet være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Jammerbugt Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder, jf. beredskabsplanens generelle del pkt. 2.2. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete krise og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata) og andre relevante former for illustrationer. Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for Jammerbugt Kommunes samlede situationsbillede se 6.2.3. Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassifi cerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Jammerbugt Kommunes samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte krisemøde (eksempelvis hver 3. time) eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i kriseledelsen, Jammerbugt Kommunes basisorganisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifi kke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afl everes på krise@jammerbugt.dk senest 1 time inden næste planlagte krisemøde. Jammerbugt Kommunes samlede situationsbillede fordeles til medlemmer af kriseledelsen senest 15 minutter før næste planlagte møde i kriseledelsen. Med kommunaldirektørens godkendelse fordeles Jammerbugt Kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter krisemødet. Beredskabsplan 2013 31