KVALIFIKATIONSLØN Juli 2014
Forord Løn- og bonussystemer kan efter deres opbygning opdeles i 4 hovedtyper - produktivitetsbonus - resultatbonus - kvalifikationsløn og - funktionsløn samt kombinationer heraf. Dansk Erhverv Arbejdsgiver har udarbejdet en folder om hver af typerne, hvor denne folder behandler kvalifikationsløn. Hensigten er at give en kort indføring i bonussystemernes virkemåde, anvendelsesområde og de forhold, man skal tage i betragtning ved beslutning om indførelse af et bonussystem. Derudover er der vist nogle kommenterede eksempler på opbygning af aftalerne. Folderne er ikke tænkt at skulle stå alene, men de skal indgå i dialogen med Dansk Erhvervs konsulenter, når et konkret bonussystem er under etablering. København, juli 2014 Dansk Erhverv Arbejdsgiver - 2 -
Kvalifikationsløn Kvalifikationsløn er et individuelt og differentieret lønsystem tilpasset den enkelte virksomhed, hvor individuelle lønforskelle kan begrundes objektivt. Gennem kvalifikationsløn giver virksomheden bonus for de kvalifikationer en medarbejder er i besiddelse af, uanset hvilke arbejdsopgaver han udfører. Et kvalifikationstillæg kan betragtes som et personligt tillæg. Tillæg for at udføre bestemte job hører ikke hjemme i et kvalifikationslønsystem, og må ordnes på andre måder, f.eks. som jobtillæg eller funktionstillæg, der kun udbetales, når jobbet udføres. Sådan fungerer kvalifikationsløn Kort fortalt fungerer kvalifikationsløn på den måde, at virksomheden finder en række kvalifikationsfaktorer, som er af betydning for virksomheden, som forventes at have økonomisk betydning, og som virksomheden derfor er villig til at honorere medarbejderne for at være i besiddelse af. Kvalifikationsfaktorerne skal være af objektiv og ikke af personlig art. For hver kvalifikationsfaktor kan man beskrive forskellige grader, f.eks. en rangordning af forskellige uddannelser under faktoren Uddannelse. Hver grad eller hvert trin under hver faktor tildeles et antal point, ideelt set ud fra, hvor stor en økonomisk værdi medarbejderens besiddelse af netop denne faktor har for virksomheden. Herefter kan der laves et regnestykke, se eksemplet senere, hvor ét point tillægges en kroneværdi. Antallet af point for hver medarbejder opgøres ud fra, hvilke kvalifikationer medarbejderen har, og hvilke pointværdier disse er tillagt. Hermed kan medarbejderens individuelle kvalifikationstillæg beregnes. Når man en gang har givet en medarbejder et kvalifikationstillæg, er det op til virksomheden at udnytte medarbejderens kvalifikationer. Fordi medarbejderen kun i meget få tilfælde vil miste sine erhvervede kvalifikationer, vil medarbejderen i praksis for altid beholde sit kvalifikationstillæg. - 3 -
Sådan etableres et kvalifikationslønsystem Mange kvalifikationer kan komme på tale, men det anbefales, at nedenstående kvalifikationer indgår som faktorer i et kvalifikationslønsystem: arbejdskendskab fleksibilitet uddannelse ansvar. Der kan naturligvis i den enkelte virksomhed aftales andre. Virksomheden bør finde de kvalifikationsfaktorer, som er af værdi for virksomheden. Der skal være en eller anden sammenhæng mellem det økonomiske udbytte virksomheden får af, at flere medarbejdere erhverver kvalifikationerne og så det tillæg, der betales. Herefter fastlægges det for hver af kvalifikationsfaktorerne, hvilke niveauer de kan gradueres i. Ser vi f.eks. på arbejdskendskab kunne et eksempel på en graduering af kvalifikationerne være: Niveau A: Niveau B: Niveau C: lagerarbejde og pakkearbejde varemodtagelse og ekspedition procesoperatør. Antallet af gradueringer kan være flere eller færre alt efter kvalifikationsfaktor og virksomhed. Der kan også indgå kvalifikationer, som i en given overenskomst aflønnes med et overenskomstmæssigt fastlagt beløb. Her skal der blot i beregningen tages højde for, at kvalifikationen mindst aflønnes med det overenskomstmæssigt fastlagte beløb. Når alle kvalifikationsfaktorerne er opdelt i graduerede niveauer, skal der ske en indbyrdes vægtning af niveauerne. Det gøres nemmest ved at stille alle niveauerne op ved siden af hinanden og tildele dem point, f.eks. fra 0 til 1000. Denne afvejning vil i nogen grad være subjektiv, men ved pointgivningen opnår man en indbyrdes rangordning. Herefter kan der foretages et regnestykke til bestemmelse af de enkelte points kroneværdi. Først vurderes samtlige medarbejdere på alle de opstillede faktorer. For hver medarbejder tælles - 4 -
vedkommendes samlede point. Dernæst lægges alle medarbejderes samlede point sammen til virksomhedens samlede point. Ud fra dette kan man beregne, hvad der i gennemsnit er givet i point til hver medarbejder. Ved at dividere dette gennemsnit op i det beløb, man er blevet enig om at lægge ind i aftalen, fremkommer den værdi, hvert point er værd. Eksempel: Hansen er blevet vurderet til at have 100 point for arbejdskendskab, 50 point for fleksibilitet, 50 point for uddannelse og 100 point for ansvar, i alt 300 point. Tilsvarende er virksomhedens øvrige 19 medarbejdere bedømt fra 275 til 500 point. Medarbejdernes nuværende samlede pointtal er 8.200 point. I gennemsnit har hver medarbejder 8.200 : 20 medarbejdere = 410 point. I virksomheden er man enig om, at medarbejdernes særlige tillæg ud over overenskomstlønnen eller den individuelt aftalte løn på i alt 10,82 kr./time skal lægges ind i kvalifikationslønnen. Værdien af et enkelt point bliver så 1082 øre/time : 410 point = 2,64 øre/time pr. point. Herefter kan man beregne hver medarbejders kvalifikationstillæg, ved at gange hans/hendes point med pengeværdien pr. point. Den ovenfor omtalte medarbejder med 300 point vil så få 300 point x 2,64 øre/time = 7,92 kr./time. Lønspredning Det er en god idé inden systemet igangsættes, at finde den lønspredning, som systemet vil give. I eksemplet var det mindste pointantal pr. medarbejder 275 point og det største 500 point. I dette tilfælde vil lønspredningen ligge fra: 275 x 2,64 øre/time = 7,25 kr./time til 500 x 2,64 øre/time = 13,20 kr./time. Hvis denne spredning er for stor eller for lille, er man nødt til at gå tilbage til den indbyrdes vægtning af niveauerne, og rette til. - 5 -
Skriftlig aftale om kvalifikationslønsystemet Det er mest hensigtsmæssigt at udforme en skriftlig aftale om kvalifikationsløn. Der er vist et eksempel på en aftale efter dette afsnit. Den bør indeholde nedennævnte punkter: aftaleparterne hvilket arbejde er omfattet af aftalen hvilke medarbejdergrupper er omfattet af aftalen systemets opbygning kvalifikationsfaktorerne, gradueringerne og pointene lønberegningen nye medarbejderes indplacering regler ved omplacering nyerhvervede kvalifikationer adgangen til revurdering regler for ændring af kvalifikationsfaktorer, graduering, point og betaling regler for opsigelse af aftalen Man skal være opmærksom på, at et kvalifikationslønsystem til stadighed skal holdes ved lige i takt med, at nye kvalifikationer bliver ønskelige, eller allerede medtagede kvalifikationer skifter vægt med virksomhedens udvikling og ændrede konkurrencevilkår. Der skal altså være adgang til at genforhandle aftalen i takt med virksomhedens udvikling. Uddannelsesplanlægning Som en naturlig effekt af at indføre kvalifikationsløn vil alle medarbejderne gerne tilegne sig de kvalifikationer, som giver point og dermed løn. Presset på efteruddannelse kan hurtigt blive så stort, at det hverken er praktisk muligt på en gang at sende så mange medarbejdere på uddannelse, eller at der er råd og plads i et enkelt budgetår. Endelig er det heller ikke sikkert, at virksomheden har brug for, at alle medarbejderne har alle kvalifikationerne. Det kan derfor anbefales, at virksomheden i forbindelse med indførelse af kvalifikationsløn samtidig indfører uddannelsesplanlægning, f.eks. i forbindelse med MUS (Medarbejder Udviklings Samtale). - 6 -
Ved at indføre uddannelsesplanlægning får man dels givet medarbejderne en klar opfattelse af, hvilke kvalifikationsgivende uddannelser virksomheden er interesseret i at medarbejderne erhverver og ikke mindst hvornår, dels får virksomheden en bedre mulighed for at planlægge uddannelsesindsatsen. På det efterfølgende bilag er vist et eksempel på udformning af en aftale om kvalifikationsløn. Eksempel på aftaletekst I det efterfølgende eksempel er kommentarer indsat i kasser og skrevet med kursiv, mens den øvrige tekst er forslag til aftaletekst. - 7 -
Eksempel på opbygning af en Lokalaftale om kvalifikationsløn I aftalen skal det præciseres, hvem aftalen omfatter og i nogle tilfælde, hvem den ikke omfatter, f.eks. alle lagerarbejdere, men ikke chauffører. Eksempel: Mellem nedennævnte parter er truffet følgende aftale om kvalifikationsløn for de på ovennævnte virksomhed beskæftigede lagermedarbejdere inden for områderne: - varemodtagelse - ekspedition Formål Kvalifikationslønsystemet har til formål på en systematisk og objektiv måde at fastsætte en medarbejders løn i forhold til vedkommendes kvalifikationerne. Kvalifikationsfaktorer Kvalifikationslønnen baseres på følgende kvalifikationsfaktorer: 1. arbejdskendskab 2. fleksibilitet 3. uddannelse 4. ansvar. Faktorerne er mere udførligt beskrevet i tillægget til denne aftale. Point For hver kvalifikationsfaktor er der nedenfor fastsat et interval for, hvor mange point netop denne kvalifikation kan give. Kvalifikationsfaktorerne er her valgt til maksimalt at kunne give 1.000 point og som minimum 50 point. De indsatte tal er kun eksempler. Hver kvalifikationsfaktor bør vægtes i overensstemmelse med dens økonomiske betydning for virksomheden og for medarbejdernes udvikling. 1 Arbejdskendskab 50-450 point 2 Fleksibilitet 0-250 point 3 Uddannelse 0-150 point 4 Ansvar 0-150 point I alt 50-1.000 point - 8 -
Vurdering af den enkelte medarbejder Vurderingen af den enkelte medarbejders kvalifikationer på de udvalgte områder foretages af ledelsen og forelægges bagefter den enkelte medarbejder, eventuelt sammen med dennes tillidsrepræsentant. Mindst en gang årligt, eller når virksomheden finder behov for det, foretages en revurdering af samtlige medarbejdere, der har været ansat i virksomheden i mere end 3 måneder. Hvis en medarbejder ved en sådan revurdering vurderes lavere end tidligere, beholder medarbejderen det tidligere kvalifikationstillæg. Ved senere overenskomstmæssige lønstigninger eller eventuelle opvurderinger kan der modregnes heri. Fastsættelse af pointværdi Medarbejderens opnåede pointtal sammentælles. Kvalifikationstillægget i kr./time, findes ved at gange summen af pointene med kr.. Ved sammentællingen benyttes vedlagte kvalifikationsskema, Bilag 1. Der kan ikke ske modregning af kvalifikationstillægget i overenskomstmæssige lønreguleringer. Derimod skal der ved overenskomstmæssige stigninger i tillæg, der indgår i kvalifikationslønnen, ændres i pointtildelingen for netop disse kvalifikationer, således at det sikres, at de berørte medarbejdere får den overenskomstmæssige stigning. Overgangstillæg Når der indføres kvalifikationsløn efter den beskrevne fremgangsmåde, altså at den samlede omkostning til de hidtidige tillæg ikke øges, men omfordeles, vil det altid betyde, at nogle medarbejdere går ned i løn, mens andre vil stige i løn. Det vil som regel være vanskeligt at få medarbejderne eller tillidsrepræsentanten med til, at nogen går ned i løn. Derfor må man finde en overgangsløsning, der som regel indebærer, at virksomheden i en overgangsperiode får øgede omkostninger. Her er beskrevet en mulig overgangsløsning. Ved indgåelsen af denne aftale vil der ikke finde en nedsættelse sted af den hidtil gældende samlede timeløn for den enkelte medarbejder. Hvis en medarbejders hidtil gældende samlede timeløn er mindre end den samlede timeløn efter den ny kvalifikationsvurdering gives forskellen som et personligt overgangstillæg. Fremtidige overenskomstmæssige stigninger og stigninger i henhold til kvalifikationsvurderingen bliver modregnet i overgangstillægget, indtil dette er indhentet. - 9 -
Nye medarbejdere Nyansatte medarbejdere vurderes senest efter 3 måneders ansættelse og indgår i systemet i første hele lønperiode efter vurderingen. Indtil dette tidspunkt udbetales et midlertidigt kvalifikationstillæg på kr./time. Genansatte Genansættes en medarbejder inden for måneder, får vedkommende sit tidligere kvalifikationstillæg ved genansættelsen, og indgår herefter i den normale revurderingsprocedure. Ikrafttræden og opsigelse Det er en forudsætning for en aftale af denne type, at det er beskrevet, hvordan parterne kan komme ud af den igen. Opbygningen kan være, at der er en relativ kort opsigelsesfrist i en aftalt prøveperiode, hvor begge parter har tid til at vurdere aftalens effekt. Efter prøveperioden bør parterne stole på aftalen og give den en længere opsigelsesfrist. Endelig bør der være en bestemmelse som kan få aftalen til at falde bort, hvis den decideret misligholdes af en af parterne, f.eks. ved bevidst snyd. Det er ikke rimeligt, at den anden part skal være tvunget til at skulle fortsætte med en aftale, som har været misligholdt af modparten. Eksempel: For aftalen gælder en prøvetid på måneder, i hvilken aftalen kan opsiges med dages varsel til en lønperiodes udløb. Efter prøveperiodens udløb kan aftalen opsiges med 3 måneders varsel til en lønperiodes udløb. Inden opsigelsesvarslets udløb skal der afholdes et møde mellem de underskrivende parter om aftalens eventuelle revision og videreførelse. Det er nødvendigt at aftale, hvad lønnen skal være, hvis aftalen bortfalder. Det kan være fristende, at aftale et egentligt beløb til erstatning for aftalens provenu, men ingen af parterne kan forudse et kommende handlingsforløb, der kunne føre til opsigelse af aftalen. Derfor er det bedst for begge parter, at aftale den individuelt aftalte løn eller den overenskomstmæssige løn, og derefter være tvunget til at forhandle en for begge parter tilfredsstillende løsning ud fra de faktiske forhold på opsigelsestidspunktet. Eksempel: Efter aftalens bortfald aflønnes alene med den overenskomstmæssigt aftalte løn eller den individuelt aftalte løn. Hvis der i kvalifikationstillæggene indgår overenskomstmæssige tillæg, skal disse således udbetales efter overenskomstens ordlyd. Denne kvalifikationslønaftale træder i kraft den / 20xx. Sted og dato - 10 -
Aftalen skal underskrives af de aftaleberettigede, nemlig virksomheden og enten medarbejderen eller medarbejdernes repræsentant. For nogle overenskomsters vedkommende kan medarbejdernes repræsentant være den lokale afdeling af fagforbundet, hvis der ikke er valgt en tillidsrepræsentant. Eksempel: Medarbejderen / for medarbejderne Virksomheden eller Fagforbund, Afdeling X og evt. Fagforbund, Afdeling Y - 11 -
Kvalifikationsløn Bilag 1 Skema til sammentælling af point og beregning af kvalifikationstillæg for Navn: Funktion: Kvalifikationsfaktor Arbejdskendskab Fleksibilitet Uddannelse Ansvar Sum Betaling pr. point i kr./time: Kvalifikationstillæg: Point kr./time Forelagt den / 200x XX-købing, den / 200x Medarbejderens underskrift Virksomhedens underskrift - 12 -
Eksempel på kvalifikationsfaktorer Bilag 2 Faktor nr. 1 - Arbejdskendskab Under denne faktor er grupperet forskellige typiske job i virksomheden, og de tilhørende kvalifikationer, der er nødvendige for at bestride jobbene beskrevet. Jobbene i samme niveau har samme pointværdi. Værdien for virksomheden af medarbejdernes kvalifikationer stiger således i forhold til jobbenes stigende krav om arbejdskendskab. Anciennitet og betaling herfor er som hovedregel allerede beskrevet i overenskomsten og giver ikke i sig selv kvalifikationstillæg. I skemaet nedenfor er virksomhedens forskellige job rangordnet og pointintervallerne fastsat i 3 jobniveauer. Skema til vurdering af kvalifikationer Arbejdskendskab Trin Arbejdskendskab Point 1 Jobniveau A: Nyansat uden særlige forudsætninger 50 fra andre lignende job 2 Jobniveau B: Har opnået rutine i ekspedition på 250 virksomhedens lager 3 Jobniveau C: Har opnået rutine i både ekspedition på virksomhedens lager og rutine i varemodtagelsens arbejdsopgaver 450 Faktor nr. 2 - Fleksibilitet Herunder regnes medarbejderens alsidighed og fleksibilitet. Ved alsidighed og fleksibilitet forstås medarbejderens evne og vilje til at bestride flere forskellige job i virksomheden. Medarbejderens alsidighed og fleksibilitet kan være af værdi for virksomheden i forbindelse med erstatning f.eks. ved sygdom, ferie, kursus og fridage. Skema til vurdering af kvalifikationer Fleksibilitet Trin Fleksibilitet Point 1 Medarbejderen kan og vil, udover jobbene i egen afdeling, 50 udføre jobbene i varemodtagelse/ekspedition eller omvendt inden for eget jobniveau 2 Medarbejderen kan og vil, udover jobbene både i ekspeditionen 100 og varemodtagelsen i eget jobniveau, udføre jobbet som teamleder 3 Medarbejderen kan og vil udover jobbene både i ekspeditionen og varemodtagelse i eget jobniveau, og jobbet som teamleder, udføre jobbet som stedfortræder for afdelingslederen 250-13 -
Faktor nr. 3 - Uddannelse Herunder regnes særlige uddannelser, som ligger udenfor den almindelige oplæring i ekspeditionen og varemodtagelsen. Skema til vurdering af kvalifikationer Uddannelse Trin Uddannelse Point 1 Medarbejderen har taget uddannelsesmodulet om 50 kontrol og indgangsregistrering af ankommende gods 2 Medarbejderen har herudover taget uddannelsesmodulet 100 om oprettelse og sletning af leverandører og vognmænd 3 Medarbejderen har herudover taget uddannelsesmodulet om udkørselsplanlægning og planlægning af ankommende gods 150 Faktor nr. 4 - Ansvar Herunder regnes medarbejderens vilje til at påtage sig ansvar, der ligger udover det normale inden for eget arbejdsområde. Det generelle ansvar, der påhviler alle medarbejdere inden for eget arbejdsområde for at overholde gældende regler, sikkerhedsforskrifter og for at udvise normalt hensyn ved brug af materialer og maskiner, giver ikke kvalifikationstillæg. Det udvidede ansvar foreligger f.eks., når en bestemt medarbejder er udpeget til at varetage en instruktion, og når instruktionsopgaven foreligger skriftligt. Instruktionsopgaven skal således være personbestemt og afhænge af medarbejderens øvrige arbejdsfunktioner. Ellers giver det ikke kvalifikationstillæg. Skema til vurdering af kvalifikationer Ansvar Trin Udvidet ansvar i forhold til eget arbejdsområde Point 1 Medarbejderen har særligt ansvar for at planlægge 50 teamets arbejdsdag 2 Medarbejderen har ansvar for oplæring og instruktion 75 af andre. 3 Medarbejderen har ansvaret for andres arbejdsresultater og fungerer i praksis som formand for andre. 150-14 -
Kvalifikationsløn eksempel Skema til sammentælling af pointintervaller i hovedgrupperne og beregning af kvalifikationstillæggenes variation. Navn: Funktion: Søren Hansen Ekspedient Kvalifikationsfaktor Pointinterval Arbejdskendskab 200 Fleksibilitet 100 Uddannelse 50 Ansvar 0 Sum 350 Betaling pr. point i kr./time: 0,0264 Kvalifikationstillæggenes interval 9,24 kr./time - 15 -