Oversigt over retningslinjer og procedurer på Vadehavsskolen Redigeret marts 2011. 1. Budgetlægning Budgetønsker afleveres til skolens ledelse senest medio december. Ønsker til indkøb af bøger og andet undervisningsmateriale skal være angivet med antal, ISBN nr. og pris Skoleledelsen fremlægger budgetforslaget i pædagogisk råd, hvorefter det endelige budget vedtages i MED-udvalget og i skolebestyrelsen. Personalet har mulighed for at afholde formøde inden den endelige vedtagelse i MED-udvalget. Budgetproceduren forventes at være afsluttet senest i slutningen af februar måned. 2. Timefordelingsplan / fagfordeling / skemalægning Forslag til timefordelingsplan samt øvrige elementer i skoleårets tilrettelæggelse drøftes så tidligt som muligt med skolens tillidsrepræsentant. Skolens ledelse fremlægger forslag til timefordelingsplan og øvrige arbejdsrelaterede forhold i pædagogisk råd, hvorefter det endeligt vedtages i MED-udvalget og i skolebestyrelsen. Personalet har mulighed for at afholde formøde inden den endelige vedtagelse i MED-udvalget. Fagfordelingen sker over to omgange. Fagønsker, der kan betegnes som fortsætterfag, har første prioritet. Øvrige fagønsker sker i åben fagfordeling, hvor alle har mulighed for at byde ind. I den endelige fagfordelingen tages der hensyn til såvel pædagogiske- og faglige kompetencer. Den endelige fagfordeling præsenteres i skolebestyrelsen. Inden skemalægningen har personalet mulighed for at fremkomme med faglige og pædagogiske ønsker. Efter skemalægningen fremlægges lærer- og elevskemaer med mulighed for småjusteringer. Elevskemaer udleveres efter aftale, dog senest i den sidste uge op til sommerferien. 3. Kommunikationspolitik Brug af SkoleIntra skal sikre, at skolens ansatte, forældre og elever oplever en god og ligeværdig kommunikation. Brug og opdatering af ForældreIntras opslagstavle, invitationer, fælles beskeder, lektier mv. er klasse- og faglærernes ansvar. Ledelsen har ansvaret for opdatering af øvrige informationer, der tilgår alle hjem. ForældreIntra kan ikke erstatte en personlig kontakt. Brug af ForældreIntra: Forældre kan forvente et svar indenfor et rimeligt tidsrum. Intranettet bør tilgås dagligt af både lærere og hjem! Personalets telefonnumre er tilgængelige på ForældreIntra. Opringninger til personalets hjemtelefoner kan foregå på hverdage indtil kl. 18.00, medmindre andet er aftalt. Hjem uden netadgang skal altid have en udskrift af alle informationer. Etik: Brug en ordentlig tone i kommunikationen gennem et klart, præcist og letforståeligt sprog. Typografi skal ikke bruges til at udtrykke følelser. Er man usikker på, om en mail er negativ, så skriv tilbage og bed om en afklaring. Vær bevidst om, at mails er lette at videresende og forvent ikke, de forbliver private. I øvrigt henvises til Esbjerg Kommunes kommunikationspolitik.
4. Teamsamarbejde Teamsamarbejdet anses som et vigtigt omdrejningspunkt i det daglige samarbejde. Skolen er organiseret i følgende team: 1. LP-team (A B C og D) 2. Årgangsteam 3. Klasseteam 4. Fagteam Det betyder, at hvert team udarbejder en kalenderoversigt med en møderække Refleksion i et trygt anerkendende team er forudsætningen for at teamsamarbejdet lykkes. Derfor er et sideløbende udviklingsmål at sætte fokus på: refleksion i forhold til egen praksis refleksion i forhold til teamets praksis vidensdeling og erfaringsudveksling I samarbejde med skolens tillidsmand afsættes hvert år en akkord til opgaveløsningen. 5. Skole-hjem samtaler Jf. skolens værdigrundlag vægtes skole-hjemsamarbejdet meget højt. Skole-hjemsamtalerne er en del af den løbende evaluering, der foregår mellem læreren og den enkelte elev. Der forventes at elever og forældre deltager i to årlige samtaler på hvert klassetrin. Forældre med fælles forældremyndighed inviteres til deltagelse i samtalerne Forældre uden fælles forældremyndighed kan efter anmodning en gang årligt bede om en redegørelse af deres barns skolegang. En eventuel udeblivelse fra skole-hjemsamtalerne forpligtiger ikke lærerne til på et senere tidspunkt at invitere til en ny samtale. Elevplaner udleveres mindst en gang årligt og tager udgangspunkt i den enkelte elevs læringsmål. Forældreansvarsloven Et grundlæggende princip i loven er, at alle afgørelser skal træffes efter, hvad der er bedst for barnet. 23 omhandler orientering om barnet, til en forælder, som ikke har forældremyndigheden. Den forælder som ikke har forældremyndigheden har ret til: Efter anmodning, at få orientering om barnets forhold fra skoler, børneinstitutioner, social- og sundhedsvæsenet samt private sygehuse, privat praktiserende læger og tandlæger.
Denne forældre har desuden ret til at få udleveret dokumenter om barnets forhold, hvis disse findes på skoler og i børneinstitutioner. Der må ikke gives fortrolige oplysninger om forældremyndighedsindehaveren. En forælder, som ikke har forældremyndigheden, har ret til efter anmodning at få orientering om generelle sociale aktiviteter på barnets skole og børneinstitution fra den pågældende skole og institution og har adgang til at deltage i disse aktiviteter. Ovennævnte institutioner m.v. kan nægte at give konkrete oplysninger og udlevere dokumenter om barnets forhold og kan nægte orientering om deltagelse i aktiviteter, hvis det må antages at være til skade for barnet. Iflg. Vejledning nr. 9859 af 6. september 2007 Vejledning om forældremyndighed og barnets bopæl afsnit 7.1 indtræder pligten til at videregive oplysninger om barnet kun, hvis der foreligger en konkret og individuel anmodning fra den forælder, der ikke har forældremyndigheden. Institutionen m.v. har således ikke pligt til at give løbende orientering om barnets forhold, og en stående anmodning om generelt at bliver orienteret skal ikke imødekommes. I tilfælde hvor forældre har fælles forældremyndighed, men hvor barnet bor hos den ene forældre, træffes de væsentlige beslutninger om barnet af forældrene i fællesskab. Det er dog ikke alle beslutninger, der skal træffes i fællesskab. Overordnede beslutninger om barnets dagligdag kan bopælsforælderen træffe. Derfor er det som udgangspunkt, den forælder, hvor barnet bor hos, der modtager oplysninger m.v. fra skolen. 6. Oprydning i klasselokaler og i gangarealerne Lær eleverne at rydde op efter sig gerne efter hver lektion. Hver lektion afsluttes med at efterse om lokalet og gangarealerne kan overlades til en kollega. (overtøj, sko og materialer) Alle voksne er ansvarlige for at der løbende sker en oprydning også selv om man bare går forbi. Skal klassen have undervisning i andet faglokale efter kl. 12.00, - sørger faglæreren for inden undervisningsstarten at efterse om klasse- og gangarealet er i orden. Klasselokalet låses og tasker og overtøj bringes med til faglokalet. At eleverne i 3. klasse bringer deres tasker og tøj ned til Sælen, når de skal i SFO. At slukke lyset hver gang et klasselokale forlades. Stolene på dækket stables efter hver lektion. Eleverne må ikke selv hente bærbare computere.
7. Ulykker på skolen A) Forholdsregler på ulykkesstedet Den/de lærere, der først er til stede, sørger for, at skolelederen bliver underrettet og forsøger, så godt som muligt, at holde eleverne væk fra ulykkesstedet. Skolelederen overlader til lærerne at være opmærksomme på og tage sig specielt af dem, der har været vidne til ulykken. Hvis det er nødvendigt, hentes klasselæreren eller andre lærere og eventuelt sundhedsplejersken. Behov for en skriftlig meddelelse til de berørte elevers hjem, vurderes i hvert enkelt tilfælde. Der sørges for voksenkontakt til de elever, som ikke bør være alene efter skoletid. B) Underretning Skolelederen underretter elevens/elevernes hjem om ulykken. Ved ulykker med døden til følge underrettes familien af politiet evt. sammen med en lærer eller skolens ledelse. (se retningslinjer for en elevs dødsfald eller en ansats dødsfald.) Skolelederen informerer personalet. Skolelederen underretter skolevæsenets ledelse. Klasselærerne informerer deres klasser. Tal åbent og konkret om det, som er sket. Lad eleverne snakke om det, de tænker og føler. Klasselæreren sørger for, at ingen af de berørte elever kommer hjem til tomt hus. C) Opfølgning Reaktionsmønstrene efter en ulykke er ikke ens. Vær opmærksom på, at mange som ikke umiddelbart ser ud til at reagere, kan få reaktionerne senere. Ved skader, der fører til længere sygehusophold, holder klasselæreren kontakt med eleven. Hvis en elev får varige mén efter ulykken, følges dette specielt op af klasselæreren med hensyn til genforeningen med klasse- og skolemiljøet. Skolens ledelse og personale kan under hele forløbet kontakte PPR for råd og vejledning. 8. Krise / kaossituationer Skilsmisse, alvorlig sygdom, kaossituationer o.l. Når ovenstående erfares, orienteres klasselæreren. Klasselæreren er forpligtet til, at alle omkring klassen, SFO, servicepersonale og kontoret orienteres. Klasselæreren evt. sammen med en anden ressourceperson (evt. SFO ellen en anden kollega) kontakter hjemmet for at finde ud af: Hvad der skal gøres. Hvem der skal orienteres. Hvilken rolle skolen skal have. Aftalen skal også indeholde anvisning på orientering af kammerater. Aftalen forelægges nødvendige personer. Klasselæreren sørger for opfølgning. 9. En elevs dødsfald A) Lige efter dødsfaldet Skoleleder underretter klasselæreren og det øvrige personale. Sundhedsplejerske eller kriseskolepsykolog kontaktes for evt. at være til stede. Elevens klasse underrettes af klasselæreren, som beholder klassen resten af skoledagen. Tal åbent og konkret om det, der er sket.
Lad eleverne tale om det, de tænker og føler, men uden at presse. Klasselæreren sørger for, at ingen elev er alene, når han/hun kommer hjem. Skolens øvrige klasser underrettes af deres lærere. Når samtlige klasser er underrettet, hejses flaget på halv stang. Sognepræsten inviteres til at være medvirkende ved en mindehøjtidelighed med tændte lys. Den afdøde elevs klasse bør have en kort skriftlig meddelelse med hjem. Forsalg til tekst: Klassen har i dag modtaget den triste besked, at... er død. Dette er noget som vi alle, og især klassens elever, berøres stærkt af. I de nærmeste dage vil vi derfor bruge megen tid på at tale om det, som er sket. Dagen afsluttes med et fællesmøde, hvor krisepsykolog er til stede. Mindestund i elevens klasse, helst dagen efter meddelelsen om dødsfaldet (evt. blomster på elevens plads, 1 min. stilhed). B) Om begravelsen Skolen (evt. klasselæreren) spørger de pårørende, om de ønsker at lade elevens klassekammerater deltage i begravelsen. Dette kan ske i forbindelse med et evt. besøg i hjemmet. Hvis forældre ønsker dette, får elevens klasse en kortfattet meddelelse med hjem om deltagelsen i begravelsen. Det vil være godt, at så mange af eleverne som muligt kan være med ved begravelsen, da det kan være af betydning for bearbejdningen af sorgen i den nærmeste tid. Det anbefales at eleverne har en voksen med sig. Forslag til orienteringstekst (de mindre klassetrin): Det er bestemt at...s, begravelse finder sted...dag den... kl.... i... I forståelse med...s familie, vil klassen kunne deltage i begravelsen. Deltagelsen er naturligvis frivillig, men det vil være godt, hvis så mange som muligt deltager i følge med en voksen. Dette vil være af betydning for bearbejdningen af reaktionen i den følgende tid. Tal indgående i klassen om, hvad der skal ske ved begravelsen, hvad enten børnene skal deltage eller ej. På begravelsesdagen holder klasselæreren klassen samlet. Børn, som har brug for og mulighed for at være sammen med deres forældre, skal have lov til det. Der flages på begravelsesdagen og der kan lægges blomster foran skolen.. C) Opfølgning. Det er vigtigt, at klasselæreren får støtte og hjælp af kollegerne og øvrige faggrupper. Vær opmærksom på elevernes forskellige reaktioner. Nogle bearbejder hurtigt sorgen efter, at dødsfaldet er blevet kendt. Andre vil først få mærkbare reaktioner noget efter. Skyldfølelse er typisk udslag af sorgreaktioner hos børn og unge mennesker. Hos børn forbindes skyldfølelsen ofte med, om de fortsat kan lege og have det sjovt. Både hos børn og teenagere forbindes den tit med magisk tænkning : Døde hun/han på grund af noget jeg sagde eller gjorde? I denne sammenhæng er rådgivning og vejledning meget vigtig. Sorgens fire faser: 1. Chokfasen 2. Reaktionsfasen 3. Bearbejdningsfasen 4. Nyorienteringsfasen Samtaler i klassen, hvor man sætter ord på tanker og følelser i forbindelse med det skete, vil fortsat have en stor betydning.
10. En elev mister en af sine nærmeste A) Lige efter dødsfaldet Når skolen får meddelelsen om dødsfaldet orienteres elevens klasse efter aftale med familien. Aftal med hjemmet, om det vil være en god ide at tage emnet nærmere op i klassen. Tal åbent om det i klassen. Fortæl om muligt, hvad der er sket. Forbered kammeraterne på, at eleven kan være mere sårbar end ellers, og at de derfor bør vises ekstra omtanke. B) Opfølgning Klasselæreren tager sig særligt af eleven. Vær opmærksom på elevens sorgreaktion. Nogle bearbejder hurtigt sorgen efter, at dødsfaldet er blevet kendt. Andre vil først få mærkbare reaktioner noget efter. Skyldfølelser er typisk udslag af sorgreaktioner hos børn og unge mennes- ker. Hos børn forbindes skyldfølelsen ofte med, om de fortsat kan lege og have det sjovt. Både hos børn og teenagere forbindes den tit med magisk tænkning : Døde hun/han på grund af noget jeg sagde eller gjorde? I denne sammenhæng er rådgivning og vejledning meget vigtig. Skolens ledelse og personale kan under hele forløbet kontakte PPR for råd og vejledning. Den samme procedure følges ved andre situationer som vedrører barnet. 11. En ansats dødsfald A) Lige efter dødsfaldet. Skoleleder underretter personalet og tager kontakt til krisepsykolog. Klasserne informeres. Hvor det er klasselæreren, der er død, må klassen informeres af en lærer, den kender. Denne bør derefter beholde klassen resten af skoledagen. Man bør endvidere sørge for, at ingen elev kommer hjem til et tomt hus. Tal konkret om det, der er sket. Lad eleverne tale om det, de tænker og føler. Skolens øvrige klasser underrettes af deres lærere. Når samtlige klasser har fået besked, samles man til en mindestund og flaget hejses på halv stang. Eleverne får en kortfattet skriftlig meddelelse med hjem. Der afholdes fællesmøde efter sidste lektion eventuelt med deltagelse af krisepsykolog. B) Om begravelsen Skolelederen spørger de pårørende, om de ønsker deltagelse af skolens personale/elever i begravelsen. Dette kan ske i forbindelse med besøg i hjemmet. Skolelederen informerer personalet om begravelsen. Når dagen for begravelsen er fastsat, får den/de berørte klasser en kortfattet meddelelse med hjem om deltagelse i begravelsen. Det anbefales at det i meddelelsen nævnes, at det er vigtigt, at eleverne har voksne at være sammen med ved begravelsen. Forslag til orienteringstekst: Det er bestemt at...s begravelse finder sted...dag den... kl.... i...
Deltagelsen er naturligvis frivillig, men det vil være godt, hvis så mange som muligt deltager. Dette vil være af betydning for bearbejdningen af reaktionerne i den nærmest følgende tid. Skolens personale vil deltage, men det er vigtigt, at børnene også har en anden voksen med sig. Tal indgående med den/de berørte klasser om alt det, der skal foregå ved begravelsen. Dette er vigtigt, hvad enten børnene skal deltage i begravelsen eller ej. C) Opfølgning Det er vigtigt med kollegial støtte og hjælp. Vær opmærksom på elevernes og personalets forskellige reaktioner. Nogle bearbejder hurtigt sorgen efter, at dødsfaldet er blevet kendt. Andre vil først få mærkbare reaktioner noget efter. Skyldfølelser er typisk udslag af sorgreaktioner hos børn og unge mennesker. Hos børn forbindes skyldfølelsen ofte med, om de fortsat kan lege og have det sjovt. Både hos børn og teenagere forbindes den tit med magisk tænkning : Døde hun/han på grund af noget jeg sagde eller gjorde? I denne sammenhæng er rådgivning og vejledning meget vigtig. Sorgens fire faser: 1. Chokfasen 2. Reaktionsfasen 3. Bearbejdningsfasen 4. Nyorienteringsfasen Samtaler i klassen/personalegruppen, hvor man sætter ord på tanker og følelser i forbindelse med det skete, vil fortsat have stor betydning. 12. Retningslinjer for Når forældrene klager 1. Læreren skal have klagen forelagt skriftlig (evt. som notat) Punktet følger af offentlighedslovens og forvaltningslovens bestemmelser. I henhold til forvaltningsloven kan der ikke stilles formkrav til borgeren om, at klagen skal indgives skriftlig. Hvis klage indgives mundtligt, er den omfattet af 6, stk. 1 i offentlighedsloven. Bestemmelsen er formuleret således: Det skal fremgå af notatet hvem, der har givet oplysningerne. Klagen skal altså altid foreligge skriftligt enten fra borgerens side eller som notat vedrørende de modtagne oplysninger. 2. Den ansatte og tillidsrepræsentanten får hver udleveret en kopi af klagen. Hvis klagen indeholder oplysninger, som er omfattet af skolelederens tavshedspligt, skal disse oplysninger fjernes fra kopien til tillidsrepræsentanten, med mindre den ansatte har givet samtykke til at oplysningerne videregives til tillidsrepræsentanten. En klage er ikke udelukkende et individuelt anliggende for den enkelte lærer. Hele lærergruppen omkring en klasse og undertiden hele lærergruppen ved skolen påvirkes af en konflikt mellem forældre og kolleger. Derfor bør tillidsrepræsentanten inddrages i sådanne sager.
3. Skolelederen indkalder den ansatte og tillidsrepræsentanten til et orienterende møde. Indkaldelse sker skriftligt med angivelse af dagsorden. På mødet skal den ansatte have mulighed for at kommentere klagen, og skolelederen skal orientere den ansatte om den videre behandling af klagen. Bemærk, at mødet er af orienterende karakter. Den medarbejder, som klagen vedrører, vil under alle omstændigheder føle sig truet. Medarbejderen bør som det mindste gives den tryghed, at vedkommende har overblik over, hvad sagen vedrører, og hvad der videre foretages i sagen. Tillidsrepræsentanten bør deltage af samme grund som anført ovenfor under ad. 2. 4. Den ansatte og tillidsrepræsentanten orienteres løbende om sagens forløb, indtil klagesagen er afsluttet. Evt. nye dokumenter i sagen gives løbende i kopi til den ansatte og tillidsrepræsentanten. Medarbejderen bør have den tryghed at vide, at intet sker bag ryggen på vedkommende. Medarbejderen bør i alle faser indtil sagens afgørelse vide, hvad der sker. Tillidsrepræsentanten bør deltage af samme grund som anført ovenfor. 5. Hvis der skal afholdes møder med forældre og/eller elever, aftaler skolelederen med den ansatte, hvordan denne inddrages. Efter omstændighederne kan der være forskellige måder at inddrage medarbejderen på. I nogle sager kan det ske ved at medarbejderen og lederen diskuterer sagen grundigt igennem forud for lederens møde med brugerne. Læreren kan herunder forsyne lederen med relevante oplysninger. I andre sager kan det findes hensigtsmæssigt, at læreren selv deltager i mødet, f.eks. for at kaste lys over misforståelser eller for at genskabe et positivt samarbejde. Der kan være fordele og ulemper ved begge fremgangsmåder. Det er derfor vigtigt, at lærer og ledelse gør sig klart, hvad der vil være den bedste fremgangsmåde i situationen. Hvis der i forbindelse med klagesagen skal findes tjenstlig samtale sted, følges retningslinjerne for tjenstlige samtaler. 13. Procedure ved brandalarm / brandinstruks Opstået brand på skolens område meddeles hurtigst muligt til kontoret. Kontoret slår alarm via skolens samtaleanlæg (opkald: 01+A) og der gives besked om hvor, hvad og hvorledes det brænder. Kontoret tilkalder brandvæsenet - tryk 1-1-2. (Egebækvej 28) Den enkelte lærer / pædagog sikrer sig, at de elever vedkommende har ansvaret for sammen forlader bygningen. (eleverne optælles) Opstår der brand i elevernes pause, sørger den enkelte lærer/ pædagog som skal have klassen i den efterfølgende lektion, at samle eleverne. Eleverne går herefter klassevis sammen med læreren / pædagogen til opsamlingsstedet, som er ved sportshallens hovedindgang. (det er vigtigt at bevare roen så der ikke opstår panik!!) I tilfælde af dårligt vejr benyttes hallen som opsamlingssted. Klasselærerne (pædagogerne) samler sin klasse ved hallen, optæller elever og bevarer kontrollen over dem til nærmere besked foreligger. Viceinspektøren har det overordnede ansvar herfor. Ved viceinspektørens fravær overdrages ansvaret til tillidsmanden, SFO-lederen eller pedellen. (nævnte rækkefølge) Når børnene er under kontrol, påbegyndes det almindelige redningsarbejde til brandvæsenet møder frem, hvorefter ansvaret overgår til brandvæsenets indsatsleder. Skolen foranlediger, at en vejviser (pedellen) for brandvæsenet placeres ved indkørslen til skolen.
Alle ansatte skal have kendskab til placeringen af skolens brandslukningsmateriel. Dersom ledelsesteamet (skoleledelsen og SFO-lederen) ikke er til stede, overtager tillidsmanden dennes funktion. 14. Procedure ved forsvundne bøger Efter en måned sendes 1. rykker med barnet hjem. Rykkeren svarer til udskrift fra bibliotekets udlånsmaskine. Efter 2 måneder sendes 2. rykker med barnet hjem. Rykkeren svarer til udskrift fra bibliotekets udlånsmaskine. I forløbet foretager skolebibliotekaren en yderligere eftersøgning på hylder samtidig med at klasselæreren eftersøger i klasselokalet. Efter 3 måneder sendes regning via kommunen.(prisen for bogen) 15. Klassedannelsesforløb i børnehaveklassen Klassedannelsen af de kommende børnehaveklasser sker op til efterårsferien. Hensigten med at rykke klassedannelsesforløbet er at børnehaveklasselederne bliver en del af forløbet. Klassedannelserne udmeldes til forældregruppen op til efterårsferien. Førskoleperioden fra d. 1. april til sommerferien: Pædagogerne i førskoleordningen har deres opmærksomhed rettet på børnenes sociale- og faglige relationer. Arbejdsopgaven er uændret i forhold til tidligere indsats. Efter sommerferien og frem til efterårsferien: Eleverne opdeles frem til efterårsferien på forskellige hold. Teamet bag børnehaveklasserne udarbejder i perioden en fælles planlægning frem til efterårsferien med en fokusering på elevernes sociale- og faglige kompetencer. Teamet afgør selv periodelængderne af de enkelte holddannelsesforløb. Teamet afholder fælles informationsmøde med den samlede forældregruppe i starten af det nye skoleår. Teamet danner 2 nye klasser jf. skolens principper på området. Skole hjemsamtaler i børnehaveklassen afvikles efter efterårsferien.