Notat Til Styreforms- og Strukturudvalget Den 9. november 2012 Samarbejde på tværs i Aarhus Kommune 1) Det formelle grundlag Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Magistraten I henhold til styrelsesvedtægtens 7 er den umiddelbare forvaltning i Aarhus Kommune henlagt under Magistraten. Magistraten forbereder de sager, der forelægges Byrådet, udfører Byrådets beslutninger, og har den udøvende myndighed i kommunens anliggender. Magistraten har overfor Byrådet ansvaret for, at ethvert beløb, der passerer til indtægt eller udgift, har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning, og at beløbet er bogført i kommunens regnskaber. Magistraten kontrollerer endvidere, at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden Byrådets samtykke. Magistraten består jf. styrelsesvedtægtens 5 af Borgmesteren og fem rådmænd, som vælges af Byrådet på det konstituerende møde ved samlet forholdstalsvalg. MBA-Borgmester og Ledelsessekretariatet 8100 Aarhus C Sagsnr. 12/013899-1 Journalnr. Sagsbeh. Peter Marker Telefon 8940 2000 Direkte telefon Fax E-mail pm@aarhus.dk www.aarhus.dk Den umiddelbare forvaltning er således delt mellem Borgmesteren og rådmændene ( delt administrativ ledelse ), og Magistraten er med udgangspunkt i forholdstalsvalgmåden sammensat af rådmænd fra de forskellige partier og partigrupper i Byrådet. I umiddelbar forlængelse af Byrådets konstituerende møde afholder Magistraten et konstituerende møde, hvori de valgte rådmænd, i den orden hvori de er valgt, bestemmer, hvilken magistratsafdeling de ønsker at forestå.
Magistratsafdelingerne Den under Magistraten hørende umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender er jf. 8 henlagt til de enkelte magistratsmedlemmer til udførelse på disses eget ansvar inden for rammerne af de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb og øvrige beslutninger fastsat af Byrådet. I forlængelse heraf er videre i 8 fastlagt, hvilke opgaver der hører under de enkelte afdelinger af Magistraten. Det fremgår således éntydigt af styrelsesvedtægten, at rådmændene overfor Byrådet har ansvaret for den umiddelbare forvaltning på hver af deres respektive områder. Såfremt en sag vedrører to eller flere magistratsafdelinger, udarbejdes fælles indstilling fra de pågældende rådmænd eller Borgmesteren og en/flere rådmænd samtidig. I sager der berører flere magistratsafdelinger kan også indhentes udtalelser eller høringssvar fra de berørte magistratsafdelinger, som så vedlægges som bilag til indstillingen ved fremsendelsen til Magistraten og Byrådet. Når der i lovgivningen står at kommunalbestyrelsen gør/sikrer osv., er det således i Aarhus Kommune reelt Magistraten og de enkelte rådmænd og magistratsafdelinger, som varetager de udførende funktioner på vegne af Byrådet (kommunalbestyrelsen). Undtaget herfra er jf. 7 kun enkelte opgaver, hvor den umiddelbare forvaltning jf. lovgivningen er henlagt til særlige udvalg eller kommissioner, samt enkelte områder hvor der er delegationsforbud, dvs. hvor beslutninger i henhold til lovgivningen skal træffes af Byrådet i sit møde, dvs. når hele Byrådet er samlet. Borgmesteren Borgmesteren har en række særlige beføjelser og funktioner i forhold til Magistraten, og en række overordnede opgaver i relation til kommunens forvaltning. Borgmesteren er formand for Magistraten og fører forsædet i dets møder. Sagerne afgøres jf. 6 i møder af den samlede Magistrat ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed gør Borgmesterens stemme udslaget.
Borgmesteren fordeler endvidere i henhold til 4 sagerne til de respektive magistratsafdelinger i overensstemmelse med styrelsesvedtægten, og påser at sagerne fremmest mest muligt. Magistratsafdelingerne har pligt til på begæring at meddele Borgmesteren oplysninger om de sager, der er henlagt under dem, herunder sagernes ekspedition. Desuden indhentes jf. styrelsesvedtægtens 4, stk. 3 Borgmesterens erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens økonomiske, overordnede planlægningsmæssige eller administrative forhold, forinden spørgsmålet forelægges Magistraten til beslutning eller udfærdigelse af indstilling til Byrådet. Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling varetager i henhold til styrelsesvedtægtens 8 sekretariatsbetjeningen af Byrådet, Magistraten og Borgmesteren. Med hjemmel heri sagsbehandler Borgmesterens Afdeling på vegne af Borgmesteren og som sekretariat for Magistraten indstillingerne fra de respektive rådmænd, inden de fremsendes til Magistraten og Byrådet. I forbindelse med sagsbehandlingen kontrolleres, at indstillingerne overholder Økonomi- og Indenrigsministeriets bevillingsregler, Byrådets beslutninger vedr. de økonomiske styringsprincipper i Aarhus Kommune, tidligere byrådsbeslutninger på området, teknisk indberetning af bevillingsændringer til økonomisystemet, juridiske og personalemæssige forhold m.v. På baggrund af Borgmesterens Afdelings sagsbehandling udarbejdes et forslag til Borgmesterens Afdelings påtegning, som godkendes af Borgmesteren. Herefter fremsendes sagerne med Borgmesterens Afdelings påtegning til Magistraten og Byrådet. Foruden sekretariatsbetjeningen i forhold til Byrådet, Magistraten og Borgmesteren fremgår det af styrelsesvedtægtens 8, at Borgmesterens Afdeling endvidere varetager en række overordnede funktioner i Aarhus Kommune. Disse omfatter kommunens overordnede juridiske funktion og det almindelige tilsyn med kommunens forvaltning, kommunens økonomi og overordnede fysiske planlægning, den overordnede løn- og personalefunktion, kommunens it-strategi og organisation, samt kommunens tværgående udvikling og koordinering, herunder af integrationsindsatsen.
2) Samarbejde på tværs Samarbejde på administrativt niveau Jf. ovenstående henhører ansvaret for den umiddelbare forvaltning af opgaverne i Aarhus Kommune under rådmændene for de forskellige magistratsafdelinger. Borgmesterens Afdeling varetager de overordnede funktioner inden for de administrative opgaver som går på tværs af magistratsafdelingerne (budget, regnskab, HR, organisationsudvikling, løn og personale, arbejdsmiljø, arbejdsskadesadministration, forsikringer, juridisk rådgivning, IT, indkøb, hjemmeside m.v.). Tidligere blev flere af driftsfunktionerne indenfor de administrative opgaver som f.eks. bogføring, IT, personalejura osv. udført af Borgmesterens Afdeling. Samtidig blev den tværgående styring og koordinering fastlagt af Borgmesterens Afdeling i form af instruktioner til magistratsafdelingerne, med bindende regler og detaljerede retningslinjer i forhold til opgaveløsningen på de enkelte områder. Op igennem 1990 erne skete der imidlertid en udvikling, hvor der på mange områder i kommunen i blev vedtaget decentraliseringsordninger og indført mål- og rammestyring. I forbindelse med decentraliseringsordningerne vedtog Byrådet på de forskellige områder at hæve bevillingsniveauet til sektorniveau, og give hver sektor en økonomisk ramme med adgang til overførsel af over-/underskud og opsparing op til et vist niveau, indenfor nogle fastsatte udsvingsgrænser. Samtidig fremgik det af decentraliseringsordningerne, at Byrådet eksplicit delegerede det faglige, økonomiske og personalemæssige ansvar til de respektive rådmænd og magistratsafdelinger. Udviklingen betød, at magistratsafdelingerne gradvist overtog flere og flere af de administrative funktioner, som tidligere blev varetaget af Borgmesterens Afdeling, og i højere og højere grad selv varetog de forskellige administrative funktioner indenfor økonomi, IT, HR, personale, indkøb, kommunikation osv. Samtidig hermed fik alle magistratsafdelinger direktørordninger, hvor der blev ansat en direktør som øverste administrative chef i hver af magistratsafdelingerne.
Som følge heraf ændrede Borgmesterens Afdelings rolle sig også fra at være kontrollerende og udførende til mere at være koordinerende, med fokus på at sikre koordinering, samarbejde, udvikling og tværgående helhedssyn på tværs af kommunen. Den tværgående koordinering inden for de administrative opgaver foregår i praksis i det daglige i Direktørgruppen, Strategisk Ledelsesforum, i de tværmagistratslige styregrupper, samt i en lang række projekt- og arbejdsgrupper på de forskellige områder. Direktørgruppen Direktørgruppen består af Stadsdirektøren og direktørerne fra hver af magistratsafdelingerne. Endvidere deltager Økonomidirektøren, Afdelingschefen for HR og Jura, samt Digitaliseringschefen fra Borgmesterens Afdeling. Direktørgruppen blev oprindeligt etableret omkring ca. 1990 som Budgetstyregruppen, som koordinerede udarbejdelsen af sparekatalogerne ifbm. de tre store sparerunder i Aarhus Kommune op gennem 1990 erne. I forbindelse med den sidste magistratsreform blev Direktørgruppen med baggrund i Ad Hoc-udvalgets betænkning formaliseret og formelt tillagt en række opgaver i forhold til den overordnede og tværgående koordinering i Aarhus Kommune. Det fremgår heraf, at Direktørgruppen er et koordinerende forum med opgaver, der er delegeret ved særskilt byrådsbeslutning eller kan afledes af Magistratens koordinerende funktioner. Direktørgruppens kan med udgangspunkt heri varetage tværgående koordineringsopgaver i Aarhus Kommune, f.eks. inden for økonomi, personale, IT, organisation, borgerservice, jura, kommunikation, indkøb m.v. I tilknytning hertil kan Direktørgruppen medvirke i forberedelse af byrådsindstillinger om tværgående forhold og udførelse af tilsvarende beslutninger, herunder gennemførelse af udrednings- og analysearbejder. Endvidere kan Direktørgruppen oprette tværmagistratslige arbejdsgrupper, og fungere som styregruppe for tværmagistratslige arbejdsgrupper og projekter af strategisk karakter.
Oprindelig startede Direktørgruppen med kun at beskæftige sig med økonomi og budget. Efterhånden er der sket en glidende udvikling, hvor flere og flere af de generelle, administrative opgaver i kommunen er drøftet i Direktørgruppen (personalepolitikken, ledelsespolitik, arbejdsmiljø, IT, indkøb m.v.). Direktørgruppen spillede en væsentlig koordinerende rolle i forbindelse med Strukturreformen og overtagelsen af opgaverne fra Aarhus Amt pr. 1. januar 2007. Direktørgruppen har desuden særligt spillet en rolle ifbm. etableringen af både den fælles IT-funktion (IT-SOS) og samlingen af lønadministrationen i Lønhuset. Herudover har Direktørgruppen haft en koordinerende rolle på integrationsområdet (integrationspolitikken, Helhedsplan for Gellerup m.v.), samt i de seneste år også ifht. innovation. Oprindeligt mødtes Budgetstyregruppen/Direktørgruppen kun ad hoc. Senere op i 2000 erne blev det til møder i Direktørgruppen hver 14. dag (2 timers varighed). Inden for det seneste år er både mødernes længde og mødefrekvensen øget, så Direktørgruppen nu mødes hver uge, i 2 eller 3 timer. Desuden holdes 2-3 gange årligt længere direktørgruppemøder/seminarer. Borgmesterens Afdeling sekretariatsbetjener Direktørgruppen, og udarbejder dagsordener med bilag osv. Der tages referat fra Direktørgruppens møder, som er tilgængelige i kommunens mødesystem for forvaltningscheferne og de centrale administrative medarbejdere i kommunen. Strategisk Ledelsesforum Strategisk Ledelsesforum består af Stadsdirektøren, direktørerne for magistratsafdelingerne, chefer med direkte reference til direktørerne, samt afdelingscheferne i Borgmesterens Afdeling, dvs. de ca. 60 øverste chefer i Aarhus Kommune. Formålet med Strategisk Ledelsesforum er på administrativt niveau at styrke kommunens strategiske ledelse. Endvidere har Strategisk Ledelsesforum til formål at fremme helhedsledelsen i Aarhus Kommune. Der afholdes møder i Strategisk Ledelsesforum 2-4 gange årligt af to timers varighed. Desuden holdes 1-2 gange årligt et seminar af to dages varighed.
Mødernes tema fastlægges i Direktørgruppen, der ligeledes nedsætter en praktisk forberedelsesgruppe fra gang til gang. Gruppen sammensættes på baggrund af det valgte tema. Borgmesterens Afdeling er tovholder i forberedelsesgruppen. Dagsordener og bilag fra tidligere møder i Strategisk Ledelsesforum findes i mødesystemet. Tværmagistratslige styregrupper Foruden Direktørgruppen og Strategisk Ledelsesforum findes på administrativt niveau også en række forskellige tværmagistratslige styregrupper indenfor forskellige områder. De tværmagistratslige styregruppers antal, ressortområder, opgaver og kompetence er efter indstilling fra Borgmesterens Afdeling fastlagt i Direktørgruppen i maj-juni 2008, i forlængelse af den seneste magistratsreform. De fleste af styregrupperne var en videreførelse af eksisterende mødefora, dog med nye navne/betegnelser som styregrupper, nye udvidede kommissorier, og evt. ændret bemanding. Styregrupperne omfattede dels styregrupperne inden for de administrative opgaver (Personalestyregruppen, IT-styregruppen, Bygningsstyregruppen, Indkøbsstyregruppen, Kommunikationsstyregruppen, samt Styregruppen for Ledelsesinformation og Målstyring). Efterfølgende blev i 2009 også etableret Økonomistyregruppen. Herudover er nedsat tværmagistratslige styregrupper på en række øvrige tværgående politikområder, hvor kommunen leverer kerneydelser rettet mod henholdsvis borgerne og bysamfundet (Styregruppen for Borgerservice, Integrationsstyregruppen, Styregruppen for udsatte bydele, Sundhedsstyregruppen, Styregruppen for Tilgængelighed, Styregruppen for det internationale arbejde, Styregruppen for støtte Byevents m.fl.). Endelig findes tværgående styregrupper, som kun omfatter de magistratsafdelinger, som har den styrelsesmæssige kompetence på området (Kommuneplanstyregruppen, Styregruppen for 95%-målsætningen, Styregruppen for Udsatte Børn og Unge m.v.). Styregrupperne er bemandet med forvaltningschefer eller andre i organisationen med den fornødne beslutningskompetence i forhold til politikområdet.
Formandskab og sekretariatsbetjening af styregrupperne varetages af den magistratsafdeling, som har det overordnede ansvar for politikområdet. Borgmesterens Afdeling varetager således formandskab og sekretariatsbetjening af de fleste af de tværmagistratslige styregrupper. Undtaget heraf er Bygningsstyregruppen hvor formandskabet er placeret i Teknik og Miljø, Styregruppen for Borgerservice som varetages af Kultur og Borgerservice, samt Sundhedsstyregruppen som varetages af Sundhed og Omsorg. Styregrupperne har alt efter behovet indenfor det pågældende politikområde til opgave at følge udviklingen på politikområdet og på baggrund heraf komme med input til strategier, politikker, nye programmer og større strategiske projekter til Direktørgruppen. Desuden har styregrupperne til opgave at koordinere gennemførelsen af de af Byrådet vedtagne politikker og strategier samt de af Direktørgruppen vedtagne programmer indenfor politikområdet. Styregrupperne har formelt kompetence til at rådgive Direktørgruppen og koordinere indsatsen indenfor området. Styregruppernes medlemmer refererer til linjeorganisationen. Det fordres af styregruppernes medlemmer, at de løbende får afsøgt deres mandat i forhold til de opgaver, der skal behandles i styregrupperne. Den operationelle del af opgaver og projekter, dvs. driften, er forankret i magistratsafdelingerne. Styregrupperne har hver for sig ansvaret for at organisere opgaveløsningen i styregruppen mest hensigtsmæssigt, og kan til det formål oprette en eller flere undergrupper. Med udgangspunkt i ovenstående udarbejdede hver af styregrupperne i løbet af 2008-2009 kommissorier, som blev forelagt for Direktørgruppen til godkendelse. Kommissorierne er tilgængelige under beskrivelsen af hver af de respektive styregrupper på Medarbejderportalen. I Direktørgruppens beslutning fra juni 2008 er endvidere ud fra inddeling af styregrupperne i forskellige kategorier fastlagt, hvad der er Direktørgruppens ansvar og rolle er i forhold til hvert af politikområderne og styregrupperne.
I forhold til nogle af styregrupperne er defineret, at Direktørgruppen har en strategisk rolle, og skal forelægges oplæg til strategiske drøftelser (økonomi, ledelsesinformation, personale, IT, kommunikation, integration, udsatte boligområder og borgerservice). På andre områder har Direktørgruppen alene en rolle i forhold til at afklare konkrete sager, der ikke kan skabes enighed om på lavere styregruppeniveau, samt løbende blive holdt orienteret om udviklingen på området (indkøb, bygninger, sundhed, internationalt samarbejde, større byevents). Som der fremgår, er de tværmagistratslige styregrupper ikke formelt etableret med reference til Direktørgruppen som kollegium. Direktørgruppen har fastlagt styregruppernes antal og ressortområder, godkendt kommissorierne for styregrupperne, og skal have forelagt større, strategiske emner til drøftelse. Men repræsentanterne i styregrupperne refererer hver især tilbage til linjeorganisationen i hver af de respektive magistratsafdelinger, dvs. til de respektive direktører og rådmænd. Det samme gælder repræsentanterne fra hver af magistratsafdelingerne, som deltager i tværgående projekt- og arbejdsgrupper på administrativt niveau. Såfremt det ikke er muligt at opnå enighed i styregrupperne, kan der fremsendes beslutningsoplæg til Direktørgruppen. Her forudsætter beslutning tilslutning fra hver af direktørerne fra magistratsafdelingerne på vegne af de respektive magistratsafdelinger. Hvis der ikke kan opnås enighed i Direktørgruppen, må afklaring ske enten ved forhandling mellem Borgmester og den/de pågældende rådmænd, eller ved fremsendelse af indstilling fra Borgmesterens Afdeling til Magistraten. Mange sager på det administrative niveau vil imidlertid være for små til, at de kan bære at skulle afklares på det politiske niveau. I langt de fleste tilfælde skal afklaring dog ved samarbejde i de forskellige styregrupper. Inddragelsen af magistratsafdelingerne i fastlæggelsen af de overordnede beslutninger vedrørende de administrative opgaver i styregrupperne og de mange forskellige arbejds- og projektgrupper bidrager således i høj grad til at sikre, at beslutningerne efterfølgende implementeres og efterleves i det daglige arbejde.
I vedhæftede bilag 1 er vist en oversigt over de mange forskellige tværgående styregrupper, arbejdsgrupper etc. i kommunen i alt ca. 75 mødefora. Dagsordener, bilag og mødereferater fra de tværmagistratslige styregrupper, arbejds- og projektgrupper findes ligesom for Direktørgruppens og Strategisk Lederforums møder i mødesystemet. Fællesmøder mellem Magistraten og Direktørgruppen Foruden de nævnte samarbejds- og mødefora skal også nævnes fællesmøderne mellem Magistraten og Direktørgruppen. Der har siden 2006 været afholdt fællesmøder mellem Magistraten og Direktørgruppen (tidligere 3-4 møder årligt, de seneste år 2010-2012 1 møde årligt). Temaerne for møderne har typisk været aktuelle, tværgående emner af overordnet karaktér for Aarhus Kommune som organisation eller udviklingen af Aarhus som by. Eksempler på temaer indenfor de seneste år har f.eks. revision af budgetbemærkninger og mål, branding af Aarhus Kommune som attraktiv arbejdsplads, udfordringer som følge af befolkningstilvækst (boligudbygning, infrastruktur, skolekapacitet m.v.), modernisering, innovation og fornyelse m.v. Tværgående programmer Endelig skal afslutningsvis i forhold til samarbejdet på tværs af den formelle opdeling af magistratsafdelingerne bemærkes, at Byrådet i henhold til styrelsesvedtægtens 9 har mulighed for med kvalificeret flertal på 3/4 at iværksætte tværgående programmer. Ved et tværgående program forstås et eller flere større udviklingsarbejder, som styres og koordineres af en magistratsafdeling, og hvor der i en nærmere fastsat periode på maksimalt 2 år flyttes ressourcer, økonomisk og/eller personalemæssigt, fra en eller flere magistratsafdelinger til en anden. Muligheden for at beslutte tværgående programmer med henvisning til 9 i styrelsesvedtægten har dog endnu ikke været anvendt i Aarhus Kommune.