Sådan opretter du nyt regnskab i SmallBizz Når du logger ind på SmallBizz, starter du automatisk op i regnskabet Min kontoplan. Når du logger ind med brugernavn og password, kan du på Startsiden se, hvilken rolle du har samt hvilket regnskab du står i. I dette eksempel er rollen Ejer (også kaldet Virksomhedsejer), og vi står i regnskabet Min kontoplan. I SmallBizz er der som standard tre regnskaber; Min kontoplan, Standard CRONUS Danmark DEMO og Tomt regnskab. Når du skal oprette nyt regnskab i SmallBizz, skal du først vælge, om du vil starte i et Tomt regnskab eller bruge den foruddefinerede skabelon med Min kontoplan. 1. Opret nyt regnskab ud fra et Tomt regnskab 2. Opret nyt regnskab ud fra et foruddefineret regnskab (med Min kontoplan) Side 1 af 13
1. Opret nyt regnskab ud fra et Tomt regnskab Denne fremgangsmåde beskriver, hvordan du opretter et nyt regnskab ud fra et Tomt regnskab i SmallBizz. Du starter med at gå op i højre hjørne og klikke på det runde ikon. Gå ind under Mine indstillinger. Klik på knappen [>] ud for feltet Virksomhed. Vælg Tomt regnskab i stedet for Min kontoplan. Klik på OK. Herefter får du en informationsboks frem med følgende besked: Ændringerne træder i kraft, når du har logget af og derefter logget på igen. Side 2 af 13
Du skal derfor nu logge af og på igen, som du ligeledes gør i højre hjørne på det runde ikon. Du er nu logget ind i et Tomt regnskab. Når du logger ind i det tomme regnskab, kan du gå i gang med at indtaste dine firmaoplysninger. Du er nu klar til at angive virksomhedens stamoplysninger. Klik på Opsætning i båndet i toppen, hvor du starter med at vælge Virksomhedsoplysninger (tryk på Handlinger hvis båndet med Opsætning ikke automatisk er foldet ud). Side 3 af 13
Her kan du angive Generelt, Kommunikation, Betaling og Leveringsoplysninger for virksomheden. Du kan også vælge at indsætte et logo, som kommer med i sidehovedet på nogle af standardudskrifterne. Du kan ændre virksomhedsnavnet fra Tomt regnskab til dit eget firmanavn (eller hvad du ønsker, regnskabet skal hedde). Det gør du ved at gå i Avanceret Finans. Vælg Virksomheder. Du får herefter vist en liste over de regnskaber/virksomheder, som er oprettet i din Smallbizz. I båndet vælger du Rediger liste. Herefter åbner et nyt vindue, hvor du kan overskrive med netop dit valg af regnskabsnavn. Side 4 af 13
2. Opret nyt regnskab ud fra et foruddefineret regnskab (med Min kontoplan) Denne fremgangsmåde beskriver, hvordan du opretter et nyt regnskab ud fra et foruddefineret regnskab med Min kontoplan. Med dette regnskab kan du benytte den simple oprettede kontoplan og bogføringsopsætning, der allerede findes i SmallBizz. Inden du opretter nyt regnskab, skal du først tage stilling til, hvilke af disse to måder du ønsker at starte dit nye regnskab op på: A. Kopier et nyt regnskab ud fra skabelonen Min kontoplan B. Arbejd direkte i skabelonen Min kontoplan Bemærk, vi anbefaler, at du vælger punkt A og kopierer et nyt regnskab ud fra skabelonen Min kontoplan. Det skyldes, at hvis du på et senere tidspunkt har brug for at oprette et nyt regnskab, som skal være baseret på Min kontoplan, så skal du bevare en uredigeret skabelon deraf. Du må derfor ikke rette, ændre eller indsætte data direkte i skabelonen, før du har lavet en kopi af den. Ved du derimod, at du aldrig vil få brug for mere end ét regnskab, kan du vælge at arbejde direkte i skabelonen. I så fald kan du vælge punkt B og arbejde direkte i skabelonen Min kontoplan, som beskriver, hvordan du bruger det foruddefinerede regnskab ved at arbejde direkte i skabelonen. Side 5 af 13
A. Kopier et nyt regnskab ud fra skabelonen Min kontoplan Du starter med at kopiere regnskabet. Det gør du ved at gå i Avanceret Finans. Vælg Virksomheder. Du får herefter vist en liste over de regnskaber/virksomheder, som er oprettet i din Smallbizz. I båndet vælger du Kopier. Side 6 af 13
Herefter åbner et nyt vindue, hvor du kan angive netop dit valg af regnskabsnavn. Klik OK. Systemet vil stå og arbejde et øjeblik, efter du har klikket OK. Herefter kan du i din liste over Virksomheder nu se dit nye regnskab, hvor du har kopieret alt opsætning, som er foruddefineret i regnskabet Min kontoplan. Side 7 af 13
I dette eksempel vist som regnskab XXXXX. Du kan nu skifte regnskab til det nye kopierede regnskab. Det gør du ved at gå op i højre hjørne og klikke på det runde bruger-ikon. Vælg Mine indstillinger. Side 8 af 13
Klik på knappen [>] ud for feltet Virksomhed. Vælg navnet på dit nye oprettede regnskab, i stedet for Min kontoplan. Klik på OK. Herefter får du en informationsboks frem med følgende besked: Ændringerne træder i kraft, når du har logget af og derefter logget på igen. Du skal derfor nu logge af og på igen. Det gør du ligeledes i højre hjørne på det runde bruger-ikon. Side 9 af 13
Du er nu logget ind i dit nyoprettede regnskab. Når du logger ind i dit nye regnskab, kan du gå i gang med at indtaste dine firmaoplysninger (her regnskabet XXXXX). Du er nu klar til at angive virksomhedens stamoplysninger. Klik på Opsætning i båndet i toppen, hvor du starter med at vælge Virksomhedsoplysninger. Her kan du angive Generelt, Kommunikation, Betaling og Leveringsoplysninger for virksomheden. Du kan også vælge at indsætte et logo, som kommer med i sidehovedet på nogle af standardudskrifterne. Side 10 af 13
B. Arbejd direkte i skabelonen Min kontoplan Hvis du vil arbejde direkte i skabelonen Min kontoplan, uden først at lave en kopi af skabelonen, kan du bruge denne fremgangsmåde til at starte dit regnskab op. Du står allerede i det foruddefinerede regnskab, som hedder Min kontoplan, hvilket du kan se på din startside. Du kan nu gå i gang med at indtaste dine firmaoplysninger. Du er nu klar til at angive virksomhedens stamoplysninger. Klik på Opsætning i båndet i toppen, hvor du starter med at vælge Virksomhedsoplysninger. Side 11 af 13
Her kan du angive Generelt, Kommunikation, Betaling og Leveringsoplysninger for virksomheden. Du kan også vælge at indsætte et logo, som kommer med i sidehovedet på nogle af standardudskrifterne. Sådan ændrer du navn på regnskabet Du kan ændre navnet på regnskabet/virksomheden fra Min kontoplan til dit eget firmanavn, eller hvad du ønsker, regnskabet skal hedde. Det gør du ved at gå i Avanceret Finans. Side 12 af 13
Vælg Virksomheder. Du får herefter vist en liste over de regnskaber/virksomheder, som er oprettet i din SmallBizz. I båndet vælger du Rediger liste. Herefter åbner et nyt vindue, hvor du kan overskrive med netop dit valg af regnskabsnavn. Side 13 af 13