ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk fakturering

Transkript

1 ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk fakturering

2 Indholdsfortegnelse Opsætning 3 Debitoropsætning 4 Opsætning af afsendelsesmodulet 6 Check af anden opsætning 11 Elektronisk fakturering 13

3 Opsætning Denne vejledning beskriver, hvad der skal foretages i regnskabet inden elektronisk fakturering af offentlige myndigheder og andre virksomheder, der kan modtage en elektronisk faktura. 3

4 Debitoropsætning 1) EAN-nummer. EAN-nummer skal oplyses. Dette er den elektroniske adresse, som oplyses af kunden, der skal modtage elektroniske fakturaer. Opsættes på den pågældende debitor under knappen Opsætning ude til højre. Herefter Eksterne koder. Her skrives EAN i feltet Kode. Ekstern kodedefinition er til evt. beskrivelse på eksterne dokumenter. Sæt et flueben i standardkode og lav en beskrivelse i feltet Beskrivelse. I feltet Værdi indtastes den 13 cifrede EAN-kode. Der er tjek ciffer -kontrol på ved brugen, så eventuelle indtastningsfejl vil blive fanget inden afsendelsen. 2) Kontaktperson. Knappen Opsætning ude til højre. Vælg Kontaktperson. 4

5 Indtast relevant information. Andre muligheder: Flere EAN-numre på kunden. Det er også muligt at sætte EAN-nummer på den enkelte kontaktperson, således at der reelt kan sendes til forskellige EAN-numre hos den samme kunde blot ved at vælge en anden kontaktperson. Via denne mulighed er det også muligt at opsætte afsendelse til et CVR-nummer, hvis dette ønskes. Se under Yderligere information bagerst i denne vejledning. 5

6 Opsætning af afsendelsesmodulet Så skal vi til opsætning af afsendelsesmodulet. Gå i ServiceHosting+ menupunktet, vælg LayoutDesigner Opsætning Afsendelse. Du åbner afsendelsesmodulet og stiller dig i vinduet ude til venstre og trykker Ctrl+N. I kolonnen Rapporter trykker du på den knækkede pil og vælger Faktura, hvis det er fra Debitor-modulet, du skal afsende. Du vælger TimePlus+, hvis du skal sende fra TimePlus+, eller Projektfaktura, hvis du skal fakturere fra Projektmodulet. I kolonnen Kontokode vælger du den kategori, du ønsker at sende elektronisk faktura til. Alle vil medføre, at fakturaer til alle kunder kan afsendes elektronisk med den valgte opsætning. Dette forudsætter, at alle kunder er ens, hvilket sjældent er tilfældet. Vælger du Gruppe, er det kun den valgte debitorgruppe, der kan faktureres elektronisk med den valgte opsætning, og vælger du Tabel, kan du vælge den enkelte debitor, der kan sendes til med den valgte opsætning. Du kan lave flere opsætninger efter behov. Tabel har 1. prioritet således, at hvis der 6

7 ligger en opsætning på en specifik kunde, er det den, der bliver valgt frem for Gruppe-opsætningen. I eksemplet her er der valgt Gruppe, hvor vi har en debitorgruppe, der hedder off Offentlige kunder. Gå over til højre del af skærmen, og tryk for ny linje (Ctrl+N). Som Type vælges Elektronisk faktura. Format sættes automatisk til XML, når du tab er videre. Så skal vi lige sætte loggen op. I Filnavn skrives Efak og der sættes flueben i Log. Tryk på knappen Log, så kan du se loggen over de afsendte fakturaer. Her kan du nu se, om afsendelsen er gået godt eller skidt. Eksempel: Luk loggen igen ved at trykke på Esc-tasten eller ikonet for luk et vindue. 7

8 Nu skal du vælge det format, der skal sendes i, og det gøres i nederste højre del af vinduet. Vælg OIOUBLNES, hvis det er fra Debitormodulet, der skal afsendes. Der er kommet en række nye muligheder, som du kan se i billedet herunder, men det er vores anbefaling, at der vælges OIOUBLNES, med mindre kunden har gjort opmærksom på andre forhold, der skal tilgodeses. Se den lille tabel bagerst i denne vejledning, og kontakt os, hvis du har spørgsmål til denne opsætning. Så skal du have tjekket, om den nødvendige software for afsendelse er installeret på din pc. Tryk derfor på knappen Funktioner. Så skifter den til Kontroller OIO afsendelses Objekt. Den trykker du på, og hvis det er ok, får du besked som vist Afsendelses OIO objekt eksisterer, Alt er ok. Hvis du mangler noget, kommer beskeden: 8

9 Du trykker på Ja, og får det nødvendige software lagt ind på din pc. Så er du færdig med den forberedende opsætning af afsendelsesmodulet. Aktivering af opsætningen Når du får en klarmelding fra Deloitte IT Solutions på, at din oprettelse hos KMD er klar, får du samtidig et brugernavn og en adgangskode. Disse skal du indsætte i de oprettede definitioner, idet alle definitionerne skal have indsat brugernavn og adgangskode, se nedenstående billede. TIPS: Du vil efterfølgende kunne kopiere password fra en definition til den næste, selvom der blot står en masse prikker. Inden skærmbilledet forlades, skal definitionen aktiveres. Der sættes flueben i begge de små Aktiv-bokse for at aktivere valget. Så er du næsten klar til at gå i gang. 9

10 Format OIOXML eller OIOUBL Når du taler med din kunde om elektronisk fakturering, kan du passende spørge til, om standarden skal være OIOXML (det velkendte format, der har været anvendt siden starten på elektronisk fakturering) eller OIOUBL (også kaldet Nemhandel-formatet). 10

11 Check af anden opsætning For at undgå fejl ved afsendelsen skal du tjekke, at du har sat en ISO-kode på danske kroner. Det gør du i Økonomi, Opsætning, Valutakurser. Her indsætter du DKK i kolonnen ISO-valutakode. Så skal du også tjekke, om du har en ISO-landekode på landet DK, og at du i dine egne virksomhedsoplysninger har sat en landekode på. Du skal ned i Basis, Opsætning, Adresser, Lande. Der skal stå DK i ISO-kolonnen. En tredje ting, der er nødvendig at tjekke, er, om der er sat sprogkode på enhedsbetegnelserne. Dette gøres nede i Basis, Opsætning, Enheder, Opsætningsknappen ude til højre, vælg Enhedstekster. 11

12 Og til allersidst. I Firmaoplysninger skal du tjekke, at der er sat landekode på din egen adresse, samt at dit CVR-nummer/SE-nummer står i CVR-feltet. Der må ikke være mellemrum mellem tallene i CVR-nummeret! Der kan være kunder, der har bedt om yderligere information på fakturaen, se under afsnittet Yderligere information, bagerst i denne vejledning. Ellers er du nu klar til afsendelse af elektroniske fakturaer. 12

13 Elektronisk fakturering Herefter faktureres på normal vis. I stedet for knappen OK, trykkes på knappen LD afsendelse, og den elektroniske faktura afsendes automatisk. Valget af printer i denne sammenhæng er underordnet. Fritekstfakturering foregår via Fakturajournalen, se næste side. Alle bogførte fakturaer gemmes fortsat i fakturajournalen Debitor, Forespørgsler, Journaler, Faktura. 13

14 Fra Fakturajournalen kan man genfremsende en faktura, hvis der skulle være opstået en fejl i forsendelsen, eller hvis modtageren beder om en kopi af det fremsendte. Fakturajournalen bruges også til førstegangsafsendelse af Fritekstfakturaer. Den udvidede fakturajournal Man kan med fordel opsætte sit regnskab til at bruge den nye fakturajournal, når man afsender elektroniske fakturaer eller PDF-fakturaer. Den nye viser flere informationer om fakturaer på en nyere og synes vi - mere brugbar måde. Her findes information om EAN eller CVR-nummer, som der er sendt til, og også information om, hvis de blev afvist i den videre forsendelse. 14

15 15

16 TimePlus+ Elektronisk fakturering af TimePlus+-fakturaer sker fra TimePlus+ fakturapuljen, se nedenstående. Her vælges LD afsendelse, og udskriv original. Opsætningen i Afsendelsesmodulet skal stadig være sat korrekt op for den valgte debitor eller debitorgruppe. Printervalgbilledet kommer op, og man kan udskrive til skærm eller printer samtidig med, at afsendelsen sker, når der trykkes på OK-knappen. 16

17 Yderligere informationer I forbindelse med etablering af grundlaget for fakturaen kan det være relevant at påsætte nogle yderligere informationer. Informationer på salgsordre De to næste ting, der skal/kan specificeres, er: Rekvisitionsnummer Kundereference Disse indtastes begge, når salgsordren oprettes, og Kontaktpersonen vælges, se eksemplet herunder: På den enkelte vare kan der under Generelt-fanebladet påsættes en Dimensionskonto, hvis kunden ønsker dette. Dette sker i Ordrelinje-billedet, se eksemplet herunder: 17

18 Fritekstfaktura Hvis der faktureres via Fritekstfaktura, sker opsætning af informationerne, når fakturaen oprettes. Kontaktpersonen vælges, og de to andre informationer indtastes. Her er ligeledes mulighed for at angive Dimensionskonto, hvis dette er oplyst og ønsket af kunden (se eksemplet herunder). Husk lige at afsendelse af Fritekstfaktura sker fra Fakturajournalen. Flere EAN-numre på samme debitor Det er muligt i ectrl at angive flere EAN-numre på den samme debitor. Hvis dette ønskes, skal man ikke anvende opsættelsen af EAN-numre på eksterne koder, men derimod opsætte EAN-numrene direkte på den enkelte kontaktperson via knappen EAN på debitoren. På vores hjemmeside under Hjælp til selvhjælp, Generelt, ligger der en vejledning Flere EAN-numre på samme debitor, der beskriver, hvordan denne funktionalitet anvendes. Nemhandel, XML eller UBL-format Pr. 1. maj 2011 blev der indført et nyt begreb, kaldet Nemhandel. Har man en kunde, der ønsker at modtage faktura under Nemhandel, skal denne 18

19 kunde opsættes lidt anderledes end alle de andre kunder, der kører på den gammeldags maner. Det kan klares ved fx at oprette en ny debitorgruppe, og så lave en selvstændig opsætning for denne gruppe, hvor der i stedet for OIOINVOICE vælges OIOUBLNES. Du kan som kunde på ectrl modtage i både det nye og det gamle format, uden at foretage dig yderligere. Du skal være opmærksom på, at du ved modtagelse af Nemhandel-faktura, vil blive faktureret for trafiktaksten, pt. 4 kr. pr. faktura. 19