ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk rering

Transkript

1 ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk rering

2 Indholdsfortegnelse Opsætning 3 Debitoropsætning 4 Opsætning af afsendelsesmodulet. 6 Check af anden opsætning. 11 Elektronisk fakturering. 13

3 Opsætning Denne vejledning beskriver hvad der skal foretages i regnskabet inden elektronisk fakturering af offentlige myndigheder og andre virksomheder der kan modtage en elektronisk faktura.

4 Debitoropsætning 1) EAN nummer. Skal oplyses. Dette er den elektroniske adresse, som oplyses af kunden der skal modtage elektroniske fakturaer. Opsættes på den pågældende debitor under knappen Opsætning ude til højre. Herefter Eksterne koder. Her skrives EAN i feltet Kode. Ekstern kodedefinition er til evt. beskrivelse på eksterne dokumenter. Sæt et flueben i standardkode, og lav en beskrivelse i feltet Beskrivelse. I feltet Vædi indtastes den 13 cifrede EAN kode. Der er checkciffer kontrol på ved brugen, så eventuelle indtastningsfejl vil blive fanget inden afsendelsen. 2) Kontaktperson. Knappen Opsætning ude til højre. Vælg Kontaktperson. Indtast relevant information.

5 Andre muligheder: Flere EAN numre på kunden. Det er også muligt at sætte EAN nummer på den enkelte kontaktperson, således at der reelt kan sendes til forskellige EAN numre hos den samme kunde, blot ved at vælge en anden kontaktperson. (se under Yderligere information bagerst i denne vejledning.)

6 Opsætning af afsendelsesmodulet. Så skal vi til opsætning af afsendelsesmodulet. Gå i ServiceHosting+ menupunktet, vælg LayoutDesigner Opsætning Afsendelse. Du åbner afsendelsesmodulet og stiller dig i vinduet ude til venstre. Trykker Ctrl+N. I kolonnen Rapporter, trykker du på den knækkede pil og vælger Faktura, hvis det er fra Debitor modulet du skal afsende. Du vælger TimePlus+ hvis du skal sende fra TimePlus+ eller Projektfaktura hvis du skal fakturere fra Projektmodulet. I kolonnen Kontokode vælger du den kategori du ønsker at sende elektronisk faktura til. Alle vil medføre at Fakturaer til alle kunder kan afsendes elektronisk, med den valgte opsætning. Dette forudsætter at alle kunder er ens hvilket sjældent er tilfældet. Vælger du Gruppe er det kun den valgte debitorgruppe der kan faktureres elektronisk med den valgte opsætning og vælger du Tabel, kan du vælge den enkelte debitor der kan sendes til med den valgte opsætning. Du kan lave flere opsætninger efter behov. Tabel har 1.prioritet, således at hvis der

7 ligger en opsætning på en specifik kunde, er det den der bliver valgt frem for Gruppe opsætningen. I eksemplet her er der valgt Gruppe, hvor vi har en debitorgruppe der hedder off Offentlige kunder. Så over til højre del af skærmen, som Type vælges Elektronisk faktura. Format sættes automatisk til XML når du tab er videre. Så skal vi lige sætte loggen op. I Filnavn skrives Efak og der ættes flueben i Log. Tryk på knappen Log, så kan du se loggen. Det er her de afsendte fakturaer gemmes, og det er her du kan se om afsendelsen er gået godt eller skidt. Luk loggen igen ved at trykke på den røde boks. Så skal du lige over på fanebladet Opsætning, for at vælge det format der skal sendes i. Vælg OIOUBLNES hvis det er fra Debitormodulet der skal afsendes. Der er kommet en række nye muligheder som du kan se i billedet

8 herunder, men det er vores anbefaling at der vælges OIOUBLNES, med mindre kunden har gjort opmærksom på andre forhold der skal tilgodeses. Se den lille tabel bagerst i denne vejledning, og kontakt os hvis du har spørgsmål til denne opsætning. Så skal du have checket om du har den nødvendige software installeret på din pc. Specielt nyere pcer er født uden dette, men tryk på knappen Funktioner. Så skifter den til Kontroller OIO afsendelses Objekt, den trykker du på, og hvis det er ok får du besked som vist. Afsendelses OIO objekt eksisterer, Alt er ok. Hvis du mangler noget kommer beskeden:

9 Du trykker på Ja, og får det nødvendige software lagt ind på din pc. Så er du færdig med den forberedende opsættelse af afsendelsesmodulet. Aktivering af opsætningen. Når du får en klarmelding fra Deloitte IT Solutions på at din oprettelse hos KMD er klar, får du samtidig et brugernavn og en adgangskode. Disse skal du indsætte i de oprettede definitioner, idet alle definitionerne skal have indsat brugernavn og adgangskode, se efterfølgende billede. TIPS: Du vil efterfølgende kunne kopiere password fra en definition til den næste, selvom der blot står en masse prikker.

10 Inden skærmbilledet forlades skal definitionen aktiveres. Der sættes flueben i begge de små Aktiv bokse for at aktivere valget. Så er du næsten klar til at gå i gang. Nyt format fra 1.maj 2011, obligatorisk for offentlige kunder pr 1.december Format OIOXML eller OIOUBL Når du taler med din kunde om elektronisk fakturering, kan du passende spørge til om standarden skal være OIOXML (det velkendte format der har været anvendt siden starten på elektronisk fakturering) eller OIOUBL (også kaldet Nemhandel formatet)

11 Check af anden opsætning. For at undgå fejl ved afsendelsen skal du checke at du har sat en ISO kode på danske kroner. Det gør du i Økonomi, Opsætning, Valutakurser. Her indsætter du DKK i kolonnen ISO- valutakode. Så skal du også checke at du har en ISO landekode på Landet DK og at du i dine egne virksomhedsoplysninger har sat en landekode på. Du skal ned i Basis, Opsætning, Adresser, Lande. Der skal stå DK i ISO kolonnen. En tredje ting der er nødvendigt er at checke er om der er sat sprogkode på enhedsbetegnelserne. Dette gøres nede i Basis, Opsætning, Enheder, Opsætningsknappen ude til højre, vælg Enhedstekster.

12 Og til allersidst. I Firmaoplysninger skal du checke at der er sat landekode på din egen adresse samt at dit CVR nummer / SE nummer står i CVR feltet. Der må ikke være mellemrum mellem tallene i CVR nummeret! Der kan være kunder der har bedt om yderligere information på fakturaen, se under afsnittet Yderligere information bagerst i denne vejledning. Ellers er du nu klar til afsendelse af elektroniske fakturaer.

13 Elektronisk fakturering. Herefter faktureres på normal vis. I stedet for knappen OK, trykkes på knappen LD afsendelse, og den elektroniske faktura afsendes automatisk. Valget af printer i denne sammenhæng er underordnet. Fritekstfakturering foregår via Fakturajournalen. Se næste side. Alle bogførte fakturaer gemmes fortsat i fakturajournalen. Debitor, Forespørgsler, Journaler, Faktura.

14 Fra Fakturajournalen kan man genfremsende en faktura hvis der skulle være opstået en fejl i forsendelsen, eller hvis modtageren beder om en kopi af det fremsendte. Fakturajournalen bruges også til førstegangs afsendelse af Fritekstfakturaer.

15 TimePlus+ Elektronisk fakturering af TimePlus+ fakturaer sker fra TimePlus+ fakturapuljen. Se nedenstående. Her vælges LD afsendelse, og udskriv original. Opsætningen i Afsendelsesmodulet skal stadig være sat korrekt op for den valgte debitor eller debitor gruppe. Printer valg billedet kommer op og man kan udskrive til skærm eller printer samtidig med at afsendelsen sker når der trykkes på OK knappen. Yderligere informationer I forbindelse med etablering af grundlaget for fakturaen kan det være relevant at påsætte nogle yderligere informationer.

16 Informationer på salgsordre De to næste ting der skal/kan specificeres er: Rekvisitionsnummer. Kundereference. Disse indtastes begge når salgsordren oprettes, og Kontaktpersonen vælges. (se eksemplet herunder) På den enkelte vare kan der under Generelt fanebladet påsættes en Dimensionskonto hvis kunden ønsker dette. Dette sket i Ordrelinje billedet (se eksemplet herunder).

17 Fritekstfaktura. Hvis der faktureres via Fritekstfaktura sker opsætning af informationerne når fakturaen oprettes. Kontaktpersonen vælges og de to andre informationer indtastes. Her er ligeledes mulighed for at angive Dimensionskonto, hvis dette er oplyst og ønsket af kunden. (se eksemplet herunder). Husk lige at afsendelse af Fritekstfaktura sker fra Fakturajournalen. Flere EAN numre på samme debitor. Det er i ectrl muligt at angive flere EAN numre på den samme debitor. Hvis dette ønskes skal man ikke anvende opsættelsen af EAN numre på eksterne koder, men derimod opsætte EAN numrene direkte på den enkelte kontaktperson, via knappen EAN på debitoren. På vores hjemmeside under Hjælp til selvhjælp, Generelt, ligger der en vejledning Flere EAN numre på samme debitor, der beskriver hvordan denne funktionalitet anvendes. Nemhandel, XML eller UBL format. Pr 1.maj 2011 er der indført et nyt begreb de kaldes Nemhandel. Har man en kunde der ønsker at modtage faktura under Nemhandel, skal denne kunde opsættes lidt anderledes end alle de andre kunder, der kører på den gammeldags maner. Det kan klares ved f.eks. at oprette en ny debitorgruppe, og så lave en selvstændig opsætning for denne gruppe, hvor der i stedet for OIOINVOICE vælges OIOUBLNES. Du kan som kunde på ectrl modtage i både det nye og det gamle format, uden at foretage dig yderligere. Du skal være opmærksom på at du ved modtagelse af Nemhandel faktura, vil blive faktureret for trafiktaksten, pt 4 kr. pr faktura.