Holbæk Kommunes generelle Beredskabsplan Plan for fortsat drift August 2015
Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 1.1 Formål 3 1.2 Opgaver 3 1.3 Ansvar 3 1.4 Planens gyldighedsområde 3 1.5 Planens centrale præmisser 3 1.5.1 Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation 4 1.6 Planens ajourføring og afprøvning 7 1.7 Placering af beredskabsplaner i Holbæk Kommune 7 2 Aktivering og drift af Holbæk Kommunes stabe 8 2.1 Målet med aktivering og drift af Holbæk Kommunes stabe 8 2.2 Krav til stabene 8 2.3 Modtagelse af varsler og alarmer mv. 8 2.4 Aktivering af Holbæk Kommunes stabe 8 2.4.1 Niveau 1 - Beslutning om aktivering af afdelingsstaben 8 2.4.2 Niveau 2 - Beslutning om aktivering af beredskabsstaben 9 2.4.3 Niveau 3 - Beslutning om aktivering af krisestaben 10 2.4.4 Gennemførelse af 1. stabsmøde. 11 2.4.5 Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder 12 2.4.6 Krisestabens støttefunktioner 12 2.5 Udsendelse af forbindelsesofficerer 13 2.6 Afløsning af stabsmedlemmerne 13 2.7 Holbæk Kommunes alternative krisestyringscenter (2nd site) 13 2.8 Deaktivering af en stab 13 3 Informationshåndtering 14 3.1 Målet med håndtering af informationer 14 3.2 Tilgang af informationer om hændelsen 14 3.3 Dokumentation af informationer 15 3.3.1 Log og journalisering 15 3.3.2 Referat og aktionsliste 15 3.4 Opstilling af Holbæk Kommunes situationsbillede 15 3.5 Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer 16 4 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 17 4.1 Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 17 4.1.1 Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer 17 Holbæk Kommune 1
4.1.2 Typiske samarbejdspartnere under kriser 17 4.2 Bemyndigelse 17 4.3 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse 18 4.4 Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer 18 4.5 Modtagelse af anmodninger Holbæk Kommunes bistand 18 4.6 Ændringer i situationen 18 4.7 Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse 18 4.8 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse 19 4.9 Opfølgning på iværksatte tiltag 19 4.10 Krisekommunikation 19 4.11 Krisestabens hasteprocedure 19 5 Kommunikation 20 5.1 Målet med kommunikationsindsatsen 20 5.2 Indledende kommunikationsopgaver 20 5.3 Generelle kommunikationsopgaver 20 6 Operativ indsats 21 7 Oversigt over Holbæk Kommunes delplaner, indsatsplaner mv. 22 Bilag 1 Dagsorden for 1. stabsmøde 24 Bilag 2 Dagsorden for stabsmøder 24 Bilag 3 Bemandingsplan for krisestaben (niveau 3) 26 Bilag 4 Instruks for håndtering af varsler og alarmer 27 Bilag 5 Instruks for alarmering af Holbæk Kommunes Krisestab 29 Bilag 6 Instruks for klargøring af krisestyringscenter - SITCEN 31 Bilag 7 Huskeliste til Holbæk Kommunes forbindelsesofficerer 34 Bilag 8 Skabelon for indrapportering fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger 35 Bilag 9 Skabelon for hastemeldinger (SITREP) 35 Bilag 10 Skabelon for Holbæk Kommunes samlede situationsbillede 37 Bilag 11 Operationsprocedurer for krisekommunikationsberedskabet 38 Bilag 12 Brutto over mulige samarbejdspartnere 39 Bilag 13 - Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse 40 Bilag 14 - Instruks for Log og Journalisering 41 Bilag 15 - Instruks for operative indsatsplaner 44 Bilag 16 - Vagtplanlægning for stabe 45 Holbæk Kommune 2
1 Indledning 1.1 Formål Holbæk Kommunes Beredskabsplan for fortsat drift anvendes ved hændelser, hvor der er behov for at etablere en krisestyringsorganisation til at håndtere en eller flere hændelser. Planen har således til formål at beskrive forhold vedrørende etablering af en krisestyringsorganisation, der gør det muligt for Holbæk Kommune hurtigt og effektivt at løse sine opgaver. 1.2 Opgaver Beredskabsplanen er en rammeplan, som skal anvendes af den kommunale ledelse ved løsning af de kommunale beredskabsmæssige opgaver såvel i daglige - som i ekstraordinære situationer. Beredskabsplanlægning er en løbende proces, der i størst mulig udstrækning bør indgå i daglig drift på alle niveauer. Beredskabsplanen fungerer på baggrund af et antal udarbejdede delplaner og instrukser, som de kommunens forskellige fagområder, afdelinger, skoler og institutioner m.fl. selv udarbejder og kontinuerligt holder opdateret. Disse delplaner og instrukser er ikke medtaget i denne plan, men opbevares, der hvor de påtænkes at skulle anvendes. 1.3 Ansvar Det overordnede lovgrundlag for beredskabsplanlægningen er Beredskabsloven. Beredskabsplanen bygger på sektoransvarsprincippet. Princippet indebærer, at det direktørområde, der har ansvaret for en funktion i det daglige, også har ansvaret ved ulykker og i krisesituationer. Derudover indebærer nærhedsprincippet, at beredskabsopgaverne bør løses så tæt på borgerne som muligt, så længe den pågældende myndighed er relevant og egnet til opgaven. 1.4 Planens gyldighedsområde Denne beredskabsplan er gældende for hele Holbæk Kommune, og danner den overordnede ramme for Holbæk Kommunes krisestab og -organisation. Visse specifikke planer for forskellige fagområder findes som instrukser og bilag til denne plan. Holbæk Kommunes decentrale afdelinger udarbejder egne beredskabsplaner, delplaner og instrukser, som skal være i overensstemmelse med denne overordnede beredskabsplan for Holbæk kommune. Afdelingerne skal udarbejde nødvendige planer, instrukser og bilag, som er nødvendige i forhold til denne beredskabsplan. Alle udarbejdede beredskabsplaner, delplaner, instrukser og bilag sendes til Beredskabet i Holbæk Kommune.(beredskab@holb.dk) og gøres tilgængelige på Holbæk Kommunes intranet (Holbækken), http://intranet/beredskabsplaner. 1.5 Planens centrale præmisser Denne overordnede beredskabsplan er baseret på Holbæk Kommunes almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af stabe og tilhørende stabsstøttefunktioner. Planen er baseret på fire overordnede principper: Holbæk Kommune 3
Sektoransvarsprincippet: Den enhed, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven i stabene. Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst muligt omfang også i krisestyringsorganisationen. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Fleksibilitetsprincippet: Planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet. Beredskabsplanen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: Aktivering og drift af Holbæk Kommunes stabe, Informationshåndtering, koordinering af handlinger og disponering af ressourcer, kommunikation og operativ indsats. Krisestaben er omdrejningspunktet for Holbæk Kommunes samlede krisestyring. Krisestaben ledes, organiseres og bemandes afhængigt af den konkrete hændelse. Beredskabschefen eller dennes stedfortræder (afsnit 2.4) leder staben (stabschef) frem til og med 1. stabsmøde, hvorefter der tages beslutning om ledelse og opgavefordelingen. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med krisestaben. Alle berørte enheder skal også uden for arbejdstid og efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne planer og instrukser. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme, og anvender aktiveringstrinene fra den Nationale Operative STab (NOST). Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Holbæk Kommune normalt efter forudgående drøftelse med Forsvarsministeriet eller Midt- og Vestsjællandspoliti iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. 1.5.1 Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation består af 3 niveauer, en afdelingsstab, en beredskabsstab og en krisestab med tilhørende syv stabsstøttefunktioner. Procedurer for aktivering og drift af krisestyringsorganisationen fremgår af afsnit 2.4. Holbæk Kommune 4
Holbæk Kommunes stabsberedskabs tre niveauer: Niveau Bestående af: Funktion Niveau 1: Afdelingsstaben Niveau 2: Beredskabsstaben Niveau 3: Krisestaben Direktør, afdelingsledere, teamledere/institutionsledere Beredskabet Repræsentant Kommunikation Ad hoc medlemmer Borgmesteren Kommunaldirektøren Beredskabschefen (stabschef) Repræsentant beredskabet Repræsentant kommunikation Talsmand for Holbæk Kommune Ledelsessekretariatet (log/referat) Ad hoc medlemmer Koordinerer og håndterer hændelser, der kan klares internt af afdelingen. Koordinerer og håndterer større eller flere samtidige hændelser i kommunen, som ikke kræver indkaldelse af krisestaben. Koordinerer den samlede kommunale indsats ved en hændelse. 1.5.1.1 Niveau 1 Afdelingsstaben Afdelingsstaben håndterer og koordinerer ekstraordinære hændelser, som kan klares internt i afdelingen. I tilfælde af aktivering af niveau 2 og 3 kan niveau 1, afdelingstabene, blive aktiveret til at løse opgave inden for den enkelte afdelings ressortområde. Stabens medlemmer: Afdelingsstaben består af de for opgaven nødvendige medlemmer, som kan være direktør (direktionsrepræsentant), afdelingsledere, teamledere/institutionsledere, samt relevante ad hocmedlemmer. Stabsstøttefunktionerne Afdelingsstaben kan suppleres med støttefunktioner. Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at staben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. Støttefunktioner kan være kommunikation, psykologbistand og lignende. 1.5.1.2 Niveau 2 Beredskabsstaben Beredskabsstaben skal medvirke til sikre, at beredskabet i Holbæk Kommune yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser, større eller flere samtidige hændelser. For at løse denne opgave skal staben opstille og opretholde et overblik over situationen, koordinere handlinger og disponere ressourcer. Stabens medlemmer: Ledelsesrepræsentanter fra beredskabet, viceberedskabschef eller dennes stedfortræder (stabsleder) Repræsentanter fra beredskabet (log, sekretærfunktion og andet efter behov) Repræsentant fra Kommunikationsafdelingen Relevante ad hoc-medlemmer, eks. politiet Holbæk Kommune 5
Holbæk Kommune 6
Stabsstøttefunktionerne Stabsstøttefunktionerne kan suppleres med støttefunktioner. Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at beredskabsstaben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. Støttefunktioner kan være GIS, psykologbistand og lignende. 1.5.1.3 Niveau 3 - Holbæk Kommunes krisestab Krisestaben skal sikre, at Holbæk Kommune samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. For at løse denne opgave skal staben opstille og opretholde et overblik over situationen, koordinere handlinger og disponere ressourcer samt koordinere Holbæk Kommunes interne og eksterne kommunikation om hændelsen. Holbæk Kommunes krisestab består af seks faste medlemmer samt ad hoc-medlemmer fra relevante kontorer i Holbæk Kommune. Stabens faste medlemmer: Borgmesteren Beredskabschefen (stabschef) Repræsentanter fra direktionen, kommunaldirektør Repræsentant fra Ledelsessekretariatet Repræsentant fra Kommunikationsafdelingen Holbæk Kommunes talsmand Repræsentant fra Beredskabet, Viceberedskabschef Stabscheffunktionen varetages som udgangspunkt af beredskabschefen og talsmandsfunktionen varetages som udgangspunkt af repræsentanten fra direktionen. Den videre varetagelse af funktionerne som stabschef og talsmand aftales på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde (Bilag 1). Der skal planlægge for, at alle de faste medlemmer kan indgå i staben samt for eventuelle stedfortrædere. De faste medlemmer er ansvarlige for udvælgelsen af stedfortrædere. Afdelingerne inddrages ud fra en vurdering af behovet for deres deltagelse i staben. Alle afdelinger skal derfor planlægge for at kunne indgå i staben med en repræsentant samt en stedfortræder. Stabsstøttefunktionerne Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at staben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. De ansvarlige enheder skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan (bilag 3), som afdelinger udarbejder i samarbejde med beredskabet og de ansvarlige enheder. Stabsstøttefunktionerne omfatter syv afdelinger: Operationssektion: Ansvarlig: Beredskabet (beredskabschefen og viceberedskabschefen) Stabssekretariat: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet Situationsbillede: Ansvarlig: Beredskabet Logistik: Ansvarlig: Beredskabet Administration: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet IT: Ansvarlig: IT-afdelingen GIS: Ansvarlig: GIS-afdelingen og beredskabet Holbæk Kommune 7
De nævnte afdelinger er ansvarlige for at kunne aktivere og drive stabsstøttefunktionerne. 1.6 Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov af den/de ansvarlige afdelinger i Holbæk Kommune. Beredskabet i Holbæk Kommune er i samarbejde med kontaktgruppen ansvarlig for koordineret ajourføring af denne plan. Beredskabet i Holbæk Kommune skal mindst 1 gang hvert andet år planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Holbæk Kommune afprøver planen eller væsentlige dele heraf. Politiet (Midt og Vestsjællands politi) deltager i planlægning og afholdelse af øvelser i det omfang det findes formålstjeneligt. Beredskabet i Holbæk kommune har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. 1.7 Placering af beredskabsplaner i Holbæk Kommune Holbæk Kommunes beredskabsplaner vil blive placeret på VBAF Vækst og Bæredygtigheds lokale-drev, under Teams Beredskab Godkendte planer. Dette link vil give mulighed for direkte adgang til mappen Godkendte planer. T:\Borger\Holbæk Brandvæsen\Godkendte beredskabsplaner http://intranet/beredskabsplaner Holbæk Kommune 8
2 Aktivering og drift af Holbæk Kommunes stabe 2.1 Målet med aktivering og drift af Holbæk Kommunes stabe Målet med aktivering og drift af en stab i Holbæk Kommune er, at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en hændelse/krise. Omfanget og typen af en hændelse er afgørende for hvilken stabstype (niveau eller niveauer), der skal aktiveres. 2.2 Krav til stabene Holbæk Kommune skal til enhver tid kunne aktivere en stab. Stabene skal kunne fungere i operationsberedskab hurtigst muligt, for krisestaben dog senest en time efter det er besluttet at aktivere den. En stab skal derudover kunne drives på dette niveau, så længe det er nødvendigt. Holbæk Kommune skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til andre eksterne stabe mv. Udsendelsen skal kunne opretholdes så længe, det er nødvendigt. 2.3 Modtagelse af varsler og alarmer mv. Varsler og alarmer mv. modtages primært af borgerservice, vagtcentral (Falck), vagthavende indsatsleder eller beredskabet i Holbæk Kommune. De typiske varsler og alarmer mv. består af: Varsler om farligt vejr Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler Aktivering af den lokale beredskabsstab (LBS) ved Midt- og Vestsjællandspoliti Aktivering af NOST/Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab (DCOK) Medieomtale af større hændelser, der kan have interesse for Holbæk Kommune Uheld eller andre hændelser, der i øvrigt kan vedrøre Holbæk Kommunes sektoransvar Se Instruks for håndtering af varsler og alarmer (bilag 4) 2.4 Aktivering af Holbæk Kommunes stabe Beskrivelsen af aktiveringen af Holbæk Kommunes stabe er opdelt og beskrevet for de enkelte niveauer. 2.4.1 Niveau 1 - Beslutning om aktivering af afdelingsstaben Ved en eller flere hændelser, som berører en enkelt afdeling på en måde, at der ikke vil kunne håndteres effektivt eller hurtigt nok af afdelingens daglige drift (beredskab), skal afdelingen aktivere afdelingsstaben for den pågældende afdeling. Afdelingsstaben aktiveres af direktøren eller en afdelingsleder. Stabsleder er, som udgangspunkt afdelingslederen eller dennes stedfortræder. Indledende opgaver vedrørende aktivering af afdelingsstaben Afdelingen varetager selv de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af afdelingsstaben. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og stabsstøttefunktioner. Ansvarlig: Fastlægges af den enkelte afdeling Holbæk Kommune 9
Klargøring af stabslokale i for hændelsen egnet lokale. Ansvarlig: Fastlægges af den enkelte afdeling Orientering af fremmødte medlemmer til staben. Stabschefen udarbejder og opsætter et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer der er besluttet. Ansvarlig: Stabschef Orientering af andre afdelinger, som klan blive berørte af hændelsen, som eksempelvis borgerservice, kommunikation og andre. Ansvarlig: Stabschef Start af log (referat) og overvågning af Holbæk Kommunes hovedtelefon og hovedpostkasse, samt relevante afdelings telefonnumre og mailadresser. Ansvarlig: Stabschefen Generel orientering af afdelingens medarbejdere via mail og/eller intranet. Det skal fremgå af orienteringen, at alle afdelingens medarbejdere er forpligtet til at støtte staben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen 2.4.2 Niveau 2 - Beslutning om aktivering af beredskabsstaben Vagthavende indsatsleder skal kontakte den operative leder af brandtjenesten (viceberedskabschefen eller stedfortræder), som aktivere beredskabsstaben. Stabsleder er, som udgangspunkt operative leder af brandtjenesten (viceberedskabschefen) eller dennes stedfortræder. Indledende opgaver vedrørende aktivering af beredskabsstab Beredskabet varetager de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af beredskabsstaben. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og stabsstøttefunktioner. Ansvarlig: Viceberedskabschef/beredskabschef eller en stedfortræder Klargøring af stabslokale i for hændelsen egnet lokale. Ansvarlig: Beredskabet Orientering af fremmødte medlemmer til staben. Stabschefen udarbejder og opsætter et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer der er besluttet. Ansvarlig: Stabschef Orientering af andre afdelinger, som kan blive berørte af hændelsen, som eksempelvis borgerservice, kommunikation og andre. Ansvarlig: Stabschef Holbæk Kommune 10
Start af log (referat) og overvågning af Holbæk Kommunes hovedtelefon og hovedpostkasse, samt relevante afdelings telefonnumre og mailadresser. Ansvarlig: Stabschefen Generel orientering af afdelingens medarbejdere via mail og/eller intranet. Det skal fremgå af orienteringen, at alle afdelingens medarbejdere er forpligtet til at støtte staben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen 2.4.3 Niveau 3 - Beslutning om aktivering af krisestaben Ved modtagelsen af et varsel, en alarm eller lignende vurderer modtageren, om hændelsen kan berøre Holbæk Kommunes virke, og om hændelsen ikke vil kunne håndteres effektivt eller hurtigt nok af Holbæk Kommunes daglige beredskab, skal modtageren kontakte vagthavende indsatsleder i Holbæk Kommune, Viceberedskabschefen eller Beredskabschefen. Vagthavende indsatslederen skal sikre, at der opnås kontakt til Viceberedskabschefen eller stedfortræder, som informere om situationen til, i nævnte rækkefølge: Beredskabschefen Borgmesteren Chefer/direktører for involverede afdelinger Souschefer for involverede afdelinger Ovennævnte chefer/souschefer kan kontaktes direkte eller via ledelsessekretariatet. Herefter beslutter pågældende chef/direktør i sammenråd med beredskabet: Om staben skal aktiveres Hvilke(t) niveau(er), der skal aktiveres (1, 2 og/eller 3) På hvilket aktiveringstrin (jf. tabel nedenfor) Hvilke medlemmer, støttefunktioner og ad hoc medlemmer, der skal indkaldes til 1. stabsmøde (se bilag 3). Når disse beslutninger er truffet, beder stabschefen (beredskabschefen, afdelingslederen eller denne stedfortræder), den vagthavende medarbejder i kommunikationsafdelingen eller ledelsessekretariatet om at iværksætte aktiveringen, med mindre aktivering kan foretages internt. Holbæk Kommune 11
Aktiveringstrin Informationsberedskab (Varsling af chefer/direktører og nøglepersoner) Se (Bilag 5) Stabsberedskab (Indkaldelse af chefer/direktører og nøglepersoner) Operationsberedskab Indkaldelse af den samlede stab Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere staben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Receptionen, chefer eller berørte kontakter chefer eller souschefer, som derefter kontakter egne medarbejdere. Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse mv. i Holbæk Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Holbæk Kommunes opgaver. Indkaldelse af den samlede stab anvendes i en situation, hvor der er behov for at Holbæk Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyrings relevante opgaver med det samme og i længere tid. Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestab Beredskabet varetager de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og stabsstøttefunktioner. Ansvarlig: Beredskabet + Ledelsessekretariatet Etablering og bemanding af operationssektion i operationsrummet i SITCEN Ansvarlig: Beredskabet se Instruks for klargøring af stabsrum (Bilag 6) Klargøring af krisestyringscentret (SITCEN) i lokale 1A-1D, Kanalstræde 2. Ansvarlig: Beredskabet, se Instruks for klargøring af lokale 1A-1D, Bilag 6. Orientering af Midt- og Vestsjællandspoliti, samt evt. Forsvarsministeriet om aktivering af Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation. Ansvarlig: Stabschef/beredskabschef Orientering af fremmødte medlemmer til staben. Ledelsessekretariatet udarbejder og opsætter et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer der er besluttet. Indholdet i opslaget aftales med stabschefen. Ansvarlig: Stabschef Start af Holbæk Kommunes log og overvågning af hovedtelefon og hovedpostkasse, samt relevante beredskabs- og krise telefonnumre og mailadresser. Ansvarlig: Beredskabet se Instruks for logføring og journalisering + vejledning (Bilag 14) Generel orientering af Holbæk Kommunes medarbejdere via mail og/eller intranet. Holbæk Kommune 12
Holbæk Kommunes medarbejdere orienteres via e-mail og/eller Holbæk kommunes intranet (Holbækken) om situationen, herunder hvilket niveau staben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle afdelinger og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen 2.4.4 Gennemførelse af 1. stabsmøde. På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold herunder hvem, der varetager funktionerne som stabschef, talsmand, referent og log-føre i forbindelse med den konkrete hændelse/krise. Mødet ledes af stabschefen og gennemføres jf. dagsorden for 1. stabsmøde. For niveau 3 beslutter krisestaben ligeledes på 1. møde, om SITCEN skal aktiveres og bemandes. Se Dagsorden for 1. stabsmøde (bilag 1) 2.4.5 Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Stabsmedlemmerne fastlægges af direktionen og stabschefen. Møderne ledes normalt af stabschefen og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Se Dagsorden for stabsmøde (Bilag 2) 2.4.6 Krisestabens støttefunktioner Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at staben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. De ansvarlige afdelinger skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan (bilag 3), som beredskabet udarbejder i samarbejde med relevante og ansvarlige afdelinger. Stabsstøttefunktionerne omfatter syv enheder: Operationssektion Operationssektionen bistår stabschefen med at varetage ledelsen af de operative aspekter af den aktuelle situation. Involverer den aktuelle hændelse Holbæk Kommunes operative ressourcer bistår operationssektionen stabschefen med at lede indsatsen og opretholde et overblik over Holbæk Kommunes ressourcer. Ansvarlig: Beredskabschefen, Viceberedskabschefen eller stedfortræder Stabssekretariat Stabssekretariatet bistår stabschefen og varetager opgaver vedrørende overvågning og fordeling af informationer fra mail, telefon, fax og sikrede kommunikationssystemer, logføring, udarbejdelse af referater og aktionslister, journalisering samt afsendelse af informationer til eksterne aktører. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen/Ledelsessekretariatet Situationsbillede Enheden skal opstille og løbende opdatere Holbæk Kommunes situationsbillede. Ansvarlig: Beredskabet (beredskabet i Holbæk Kommune) Logistik Logistikenheden sørger for forplejning, kørsel, indretning af lokaler mv. Ansvarlig: Beredskabet (beredskabet i Holbæk Kommune) Holbæk Kommune 13
Administration Administrationsenheden løser administrative opgaver, der relaterer sig til den aktuelle hændelse. Dette kan blandt andet omfatte afklaring af kontraktlige forhold, juridisk støtte, personaleadministrativ vejledning, indkaldelse/udsendelse af personel, økonomiske beregninger og udarbejdelse af budgetter. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet IT IT-afdelingen i Holbæk Kommune sørger for at krisestabens IT fungerer, og yder øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-problemer. Ansvarlig: IT afdelingen i Holbæk Kommune GIS (geografiske informationssystem) Geodata afdelingen og beredskabet har det overordnede ansvar for at betjene Holbæk Kommunes GIS-system i krisestaben. Ansvarlig: GIS-afdelingen De nævnte afdelinger er ansvarlige for at kunne aktivere og drive stabsstøttefunktionerne. 2.5 Udsendelse af forbindelsesofficerer Holbæk Kommune er forpligtet til at kunne udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af følgende stabe mv.: Den lokale beredskabsstab (LBS) ved Midt- og Vestsjællandspoliti Kriseberedskabsgruppen (KBG) National Operativ Stab (NOST) Det centrale operative kommunikationsberedskab (DCOK) International Operativ Stab (IOS) Holbæk Kommunes (eventuelle) decentrale afdelinger deltager i stabe, jf. deres egne planer. Andre stabe efter vurdering af Holbæk Kommunes krisestab. Se Huskeliste til Holbæk Kommunes forbindelsesofficerer (bilag 7) Stabschefen har ansvaret for udsendelse af forbindelsesofficererne. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et bindeled mellem Holbæk Kommunes stab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab. 2.6 Afløsning af stabsmedlemmerne Ved længerevarende indsatser, hvor en stab er i operationsberedskab, har stabschefen ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af stabsmedlemmerne. Alle berørte afdelinger er ansvarlige for, at der foretages en planlægning for stabenes bemanding i en konkret situation og herunder, at der udpeges afløsere til de bemandede funktioner. Stabssekretariatet indkalder afløserne, og fører en liste, hvoraf det fremgår, hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Skema til planlægning af afløsere (bilag 16) Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. Holbæk Kommune 14
2.7 Holbæk Kommunes alternative krisestyringscenter (2nd site) Såfremt krisestaben ikke kan anvende Holbæk Kommunes normale lokaler og faciliteter på Kanalstræde 2, bruges Holbæk Kommunes lokaler på det gamle rådhus, Rådhusvej 1 (byrådssalen med tilstødende lokaler) som alternativ lokalitet. Delplan for det alternative mødested udarbejdes separat. Ansvarlig: Stabschefen/beredskabet 2.8 Deaktivering af en stab Når der ikke længere er behov for en krisestyringsorganisation/stab, og de eventuelt resterende opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses i basisorganisationen (daglig drift), træffer stabschefen efter drøftelse med stabens medlemmer beslutning om deaktivering af staben og stabsstøttefunktionerne. Holbæk Kommune 15
3 Informationshåndtering 3.1 Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at staben til stadighed har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere forløbet. 3.2 Tilgang af informationer om hændelsen I forbindelse med en hændelse, hvor Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation er aktiveret, vil krisestaben løbende modtage information fra forskellige kilder. Information vil tilgå fra samarbejdspartnere og Holbæk Kommunes egne afdelinger. For at sikre, at relevante informationer kommer frem til staben, kan der iværksættes følgende foranstaltninger: Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler Overvågningen omfatter Holbæk Kommunes hovedmailadresse, hovedtelefonnumre, beredskabets mailadresser og telenumre samt sikrede kommunikationsmidler. Afdelingerne er selv ansvarlige for at overvåge egne postkasser. Ansvarlig: Beredskabet og borgerservice Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationsafdelingen vil løbende overvåge de for hændelsen nødvendige medier. Der henvises til Holbæk Kommunes krisekommunikationsplan. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen Se Operationsprocedurer for Krisekommunikationsberedskabet (Bilag 11) Iværksættelse af rapportering Staben kan iværksætte en løbende rapporteringsordning fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger, forbindelsesofficerer m.fl. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet Se Skabelon for indrapportering fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger (Bilag 8) Hastemeldinger fra decentrale afdelinger m.fl. (SITREP) Holbæk Kommunes decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til staben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Ansvarlig: Holbæk Kommunes decentrale afdelinger, forbindelsesofficerer m.fl. Se Skabelon for hastemeldinger (SITREP) (Bilag 9) Intern fordeling af mails og telefonopkald Fordeling af mail til staben fra Holbæk Kommunes hovedpostkasse Alle mails til staben vedrørende hændelsen fordeles efter konkret vurdering til stabens postkasse. Ansvarlig: Beredskabet i Holbæk Kommune og borgerservice Viderestilling af telefoner Alle opkald til Holbæk Kommune viderestilles til staben eller beredskabet, subsidiært overdrages telefonbeskeder til stabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til stabschefen. Beredskabsplan for borgerservice aktiveres. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet og borgerservice Holbæk Kommune 16
3.3 Dokumentation af informationer Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af staben. Det er stabschefens ansvar under inddragelse af stabssekretariatet at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv. 3.3.1 Log og journalisering Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Holbæk Kommunes ESDH-system (Acadre). Alt udgående post sendes cc. til beredskabet beredskab@holb.dk, så al udgående kommunikation kan registreres og senere journaliseres. Al indgående post registreres af stabssekretariatet (med henblik på senere journalisering). Ansvarlig: Stabschefen/Beredskabet Se Instruks for logføring og journalisering + vejledning (Bilag 14) 3.3.2 Referat og aktionsliste Der tages beslutningsreferat under hvert stabsmøde. Referatet udarbejdes normalt af ledelsessekretariatet/beredskabet. Referatet fordeles til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde. Referatet skal godkendes af stabschefen før fordeling. Der udarbejdes en fortløbende aktionsliste, som indeholder informationer om hvilke tiltag, staben har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen ( gennemført, under udførelse, afventer ). Ansvarlig: Ledelsessekretariatet/Beredskabet 3.4 Opstilling af Holbæk Kommunes situationsbillede For at sikre et højt og ensartet informationsniveau, der kan danne grundlag for beslutninger i staben, skal der opstilles et situationsbillede, som opsummerer de væsentligste informationer om Holbæk Kommunes andel af hændelsen. Det samlede overblik over hændelsen opretholdelses ved hjælp af det nationale situationsbillede, der udarbejdes af NOST (nationale operative stab). Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Holbæk Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete hændelse og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Informationerne præsenteres i skabelonen for Holbæk Kommunes situationsbillede Ansvarlig: Stabschefen/Beredskabet Se Skabelon for Holbæk Kommunes situationsbillede (Bilag 10) Ajourførte versioner af Holbæk Kommunes situationsbillede fordeles til medlemmerne af staben senest 15 minutter før næstkommende stabsmøde. Holbæk Kommune 17
3.5 Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer Staben skal løbende have et generelt overblik over Holbæk Kommunes decentrale afdelingers disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer, der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Dette overblik tilvejebringes i operationssektionen. Ansvarlig: Beredskabet Se Instruks for operative indsatsplaner (Bilag 15) Holbæk Kommune 18
4 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.1 Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Målet med stabens koordinering af handlinger og disponering af ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Holbæk Kommunes kapaciteter, så konsekvenserne af hændelsen kan begrænses, og situationen kan normaliseres hurtigst muligt. 4.1.1 Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer Krisestaben skal sørge for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt for at den operative indsats kan forløbe effektivt. Krisestaben bør være særlig opmærksom på følgende forhold: Operative handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale. Operative dispositioner, som vil indebære store udgifter for Holbæk Kommune, andre aktører eller for det danske samfund som helhed. Beredskabsforanstaltninger, som kan få langvarige eller meget indgribende konsekvenser for det danske samfund og/eller vil have stor politisk signalværdi. Beredskabsforanstaltninger, som kan påvirke relationer til andre lande. (Listen er ikke udtømmende.) Ved relevante anmodninger om bistand fra Holbæk Kommunes afdelinger eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet, enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. 4.1.2 Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Holbæk Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere under krisen (Bilag 12) 4.2 Bemyndigelse Krisestaben kan inddrage ressourcer fra afdelinger, enheder eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Dette gælder også personer, der ikke normalt er inddraget i krisestyringssammenhæng. Holbæk Kommunes decentrale afdelinger kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil krisestaben beslutter andet. Krisestaben kan centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressource anvendelse i hele Holbæk Kommune. Holbæk Kommune 19
4.3 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Holbæk Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, at Holbæk Kommune har indhentet politisk godkendelse. Krisestaben kan i samråd med direktionen udarbejde en plan for opretholdelse og videreførelse for de daglige arbejdsopgaver, herunder foretage en prioritering af opgaverne, udskyde tidsfrister osv. Krisestaben kan ligeledes allokere ressourcer til afdelinger/enheder, der er hårdt belastet af hændelsen. 4.4 Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Holbæk Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller om disponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af Beredskabet i Holbæk Kommune (beredskabschefen eller dennes stedfortræder) med udgangspunkt i indrapporteringer fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger (se bilag 8), og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse (Bilag 13) 4.5 Modtagelse af anmodninger Holbæk Kommunes bistand Anmodninger om Holbæk Kommunes bistand kan komme enten fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til afdelingslederen, som tager stilling den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag. 4.6 Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Holbæk Kommunes side afleveres direkte til stabschefen. 4.7 Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Holbæk Kommunes bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Stabschefen beslutter hvilke enheder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Holbæk Kommune 20
4.8 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Holbæk Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter at krisestaben har indhentet politisk godkendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben hvilke tiltag, Holbæk Kommune skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer stabschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i Holbæk Kommunes log og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Holbæk Kommunes enkelte afdelinger og decentrale afdelinger. 4.9 Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Holbæk Kommunes log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). 4.10 Krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er at få direkte berørte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier, Holbæk Kommunes ansatte m.fl. Krisekommunikation ved større hændelser skal koordineres mellem kommunens krisekommunikationsteam (KKT), beredskabet og politiet. Procedurer og instrukser vedrørende krisekommunikation fremgår af plan for Holbæk Kommunes krisekommunikation 4.11 Krisestabens hasteprocedure Hvis en anmodning om støtte fra Holbæk Kommune har særligt hastende karakter, rådfører stabschefen sig med direktionens repræsentant i krisestaben, eventuelt pr. telefon. Stabschefen træffer herefter beslutning om den videre behandling, herunder om anmodningen skal forelægges for det politiske niveau. Stabschefen orienterer hurtigst muligt, herefter medlemmerne af krisestaben. Holbæk Kommune 21
5 Kommunikation 5.1 Målet med kommunikationsindsatsen Målet med kommunikationsindsatsen i forbindelse med ekstraordinære hændelser inden for Holbæk Kommunes virkefelt er at sikre: at Holbæk Kommune kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved en pludseligt opstået informationsefterspørgsel. at Holbæk Kommune er i stand til at opretholde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartere og befolkning samt til Holbæk Kommunes egne medarbejdere og pårørende i langvarige perioder med stor efterspørgsel efter information. 5.2 Indledende kommunikationsopgaver I tilfælde af en ekstraordinær hændelse vil der ofte opstå et akut behov for meget hurtigt at forsyne pressen med information og for at bevare et overblik over mediernes omtale af hændelsen og Holbæk Kommunes andel i hændelsen. Kommunikationsafdelingen er ved ekstraordinære hændelser derfor bemyndiget til, hurtigst muligt og inden afholdelsen af 1. stabsmøde at iværksætte en række indledende kommunikationsopgaver, som kan foretages udelukkende med reference til Holbæk Kommunes direktion: at udpege talsmænd, som kan stå til rådighed for medierne ved pressehenvendelser. Den/de pågældende skal som udgangspunkt fritages for andre opgaver: at aktivere Holbæk Kommunes krisekommunikationsplan at udarbejde en indledende pressestrategi for Holbæk Kommune samarbejde med andre stabe, herunder den lokale beredskabstab. 5.3 Generelle kommunikationsopgaver I tilfælde af en aktivering af Holbæk Kommunes krisestab, varetager kommunikationsafdelingen følgende opgaver: Forstærket medieovervågning Forstærket pressebetjening Udarbejdelse af relevant ekstern og intern kommunikation Kommunikationsopgaverne iværksættes i henhold til Holbæk Kommunes krisekommunikationsplan og kommunikationsafdelingens interne instrukser. Se Operationsprocedurer for Krisekommunikationsberedskabet (bilag 11). Til møderne i Holbæk Kommunes stab gør kommunikationsafdelingen rede for mediebilledet og indkomne pressehenvendelser til Holbæk Kommune samt udarbejdet og påtænkt ekstern og intern kommunikation såsom nyheder til www.holbaek.dk, til intranettet (Holbækken) og pressemeddelelser. Herudover afleverer kommunikationsafdelingen en sammenfatning af mediebilledet, pressehenvendelserne samt ekstern og intern kommunikation til stabschefen til brug for udarbejdelsen af Holbæk Kommunes samlede situationsbillede (se kapitel 3, pkt. 3.5). Holbæk Kommune 22
6 Operativ indsats Holbæk Kommunes plan for fortsat drift består af denne overordnede plan, beredskabets procedurer og planer for indsats, diverse delplaner, indsatsplaner samt de enkelte afdelinger beredskabsplaner. Fordeling over allerede udarbejdede planer findes under punkt 7. Beredskabet og afdelingerne er selv ansvarlige for drift og vedligeholdelse af planerne. Beredskabsplanerne bliver med et endnu ikke fastsat interval evalueret af beredskabet gennem evalueringer og øvelser. Det tilstræbes, at alle beredskabsplaner for Holbæk Kommune kan findes centralt på kommunens intranet (Holbækken) på følgende adresser: http://intranet/beredskabsplaner Holbæk Kommune 23
7 Oversigt over Holbæk Kommunes delplaner, indsatsplaner mv. Holbæk Kommune har udarbejdet følgende beredskabs- og delplaner - Holbæk Kommunes krisekommunikationsplan - Holbæk Kommunes plan for indkvartering og forplejning - Sundhedsberedskabsplan 2015 - Holbæk Kommunes plan for vandforsyning til brandslukning - Holbæk Kommunes plan for brandhaner Holbæk Kommune har indsatsplaner for følgende - I-1: FDO lager S6 - I-2:FDO lager S7 - I-3 FDO lager S4 - I-4: Strandmøllen, Roskildevej - I-5: Rensningsanlægget, Holbæk Havn (under udarbejdelse) Derudover udarbejdes der indsatsplaner i forbindelse med særlige arrangementer Holbæk Kommune 24
Bilagsliste Bilag 1: Dagsorden for 1. stabsmøde Bilag 2: Dagsorden for stabsmøde Bilag 3: Bemandingsplan Bilag 4: Instruks for håndtering af varsler og alarmer Bilag 5: Instruks for alarmering af Holbæk Kommunes Krisestab Bilag 6: Instruks for klargøring af stabsrum SITCEN Bilag 6: Fortsat Bilag 7: Huskeliste til Holbæk Kommunes forbindelsesofficerer Bilag 8: Skabelon for indrapportering fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger Bilag 9: Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Bilag 10: Skabelon for Holbæk Kommunes samlede situationsbillede Bilag 11: Operationsprocedurer for krisekommunikationsberedskabet Bilag 12: Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere under krisen Bilag 13: Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse Bilag 14: Instruks for logføring og journalisering + vejledning Bilag 15: Instruks for operative indsatsplaner Bilag 16 - Vagtplanlægning for stabe Holbæk Kommune 25
Bilag 1 Dagsorden for 1. stabsmøde Dagsorden, 1. stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Holbæk Kommunes opgave 4. Udpegning af kriseleder, stabschef og presseansvarlig 5. Fastlæggelse af organisation (daglig organisation, skeletbemanding af staben eller fuld bemanding af staben) 6. Bemanding af staben (afgivelser og omfordeling) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale afdelinger m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 9. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisekommunikation 11. Orientering af Holbæk Kommunes personale 12. Erfaringsopsamling 13. Eventuelt 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde Holbæk Kommune 26
Bilag 2 Dagsorden for stabsmøder Dagsordener, stabsmøder Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Krisekommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde Holbæk Kommune 27
Bilag 3 Bemandingsplan for krisestaben (niveau 3) Stabens faste medlemmer: Borgmesteren Beredskabschefen (stabschef) Kommunaldirektøren eller repræsentant fra direktionen Repræsentant fra Beredskabet, viceberedskabschef Repræsentant fra Ledelsessekretariatet Repræsentant fra Kommunikationsafdelingen Holbæk Kommunes talsmand Stabsstøttefunktionerne omfatter syv afdelinger: Operationssektion: Ansvarlig: Beredskabet (beredskabschefen og viceberedskabschefen) Stabssekretariat: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet Situationsbillede: Ansvarlig: Beredskabet Logistik: Ansvarlig: Beredskabet Administration: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet IT: Ansvarlig: IT-afdelingen GIS: Ansvarlig: GIS-afdelingen og beredskabet Ad hoc-medlemmer udvælges ud fra den konkrete hændelse: Holbæk Kommune 28
Bilag 4 Instruks for håndtering af varsler og alarmer Instruks for håndtering af varsler og alarmer Formål Ansvar Situation Instruksen skal sikre ensartet modtagelse og korrekt formidling af indgående varsler og alarmer fra eksterne instanser uden for Holbæk Kommune. Ved varsler og alarmer forstås: Varsel om ekstreme vejrligssituationer som f.eks. oversvømmelse, orkan, kraftigt snefald eller lignende der vil true kommunens daglige drift, som infrastruktur, medarbejdere eller bygninger. Alarm om større ulykker med et stort antal tilskadekomne eller større udslip/forurening der truer et stort geografisk område af kommunen. Alarm ved omfattende, længerevarende driftsmæssige forstyrrelser ved eksempelvis nedbrud af it, telefoni, el, vand, kloak, varmeforsyning m.v. Varsel om Epidemi Trusselsvurdering fra Politiet (PET) om ændring af trusselsbillede Direkte anmodning fra den Lokale Beredskabsstab Direkte anmodning fra Beredskabsstyrelsen Direkte Anmodning fra Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) Andre hændelser der påvirker kommunens evne til at opretholde den normale infrastruktur Basisorganisationen (ansvarlige/berørte afdeling) i driftstiden, og/eller vagthavende medarbejdere typisk uden for normal arbejdstid. Vagthavende medarbejdere i Holbæk Kommune kan være: Vagthavende Indsatsleder fra Beredskabet Drift- og Anlægsvagten Miljøvagten Varsler og alarmer kan indgå enten fra eksterne instanser som eks. Politiet (typisk via 1-1-2), DMI (vejrligsvarsler), Regionen (Sygehusberedskabet) og Medierne Eller fra Kommunens egne sektorer som eks. Holbæk-forsyning (Nedbrud på vand, varme m.v.), IT og Digitalisering (IT nedbrud) osv. Opgave Varsler og alarmer kan indgå til Basisorganisationen i normal driftstid eller vagthavende medarbejdere typisk uden for normal driftstid. Basisorganisationen: Når Basisorganisationen i normal driftstid modtager en varsel eller alarm, afgøres hvorvidt den opståede situation kan håndteres ved brug af det daglige beredskab. Hvis det daglige beredskab vurderes utilstrækkeligt, skal den pågældende afdelingschef iværksætte aktivering af Krisestaben. Vagthavende medarbejdere: Når Vagthavende medarbejdere modtager en varsel eller alarm vurderes ligeledes om situationen kan håndteres ved hjælp at det stående beredskab. Såfremt det stående beredskab vurderes utilstrækkeligt, kontakter den vagthavende medarbejder sin Holbæk Kommune 29
nærmeste chef som derefter iværksætter aktivering af krisestaben. Såfremt kontakt til den nærmeste chef ikke kan opnås, iværksætter den vagthavende medarbejder selv aktivering af krisestaben, alternativt via Beredskabets vagthavende Indsatsleder. Udførelse Opfølgning Aktivering af Krisestaben sker ved at kontakte vagthavende indsatsleder eller en af direktørerne i Holbæk Kommune. Kontakt forsøges opnået til følgende (i angivet rækkefølge): Beredskabschefen/viceberedskabschefen Borgmesteren Kommunaldirektøren Direktionen Kontaktoplysninger hentes fra Adressekartoteket i Outlook. Efter aktivering af krisestaben er foretaget klargøres til varsling/indkaldelse af Kommunikationsafdelingen samt andre relevante støttefunktioner. Der skal oprettes en liste over varslede og indkaldte personer, hvor den forventede fremmødetid anføres. Såfremt det meddeles fra den underrettede direktør, at Krisestaben samles, skal klargøring af stabsrum iværksættes. Holbæk Kommune 30
Bilag 5 Instruks for alarmering af Holbæk Kommunes Krisestab Indkaldelse af krisestaben i Holbæk Kommune Udløsende årsager Alarmering af Holbæk Kommunes krisestab skal iværksættes når der indtræder ekstraordinære hændelser, som kan sætte kommunens serviceniveau under pres. Eksempelvis svigt i forsyningssikkerheden (vand, varme, el), oversvømmelse, pandemi/større influenzaepidemi el. lign. Se endvidere generel plan for Holbæk Kommune afsnit 2.4, aktiveringsniveau. Krisestabens aktivering Krisestaben aktiveres af Borgmesteren, en af Holbæk Kommunes rådmænd, et medlem af Holbæk Kommunes koncernledelse, Beredskabschefen eller en af ovenfor anførte funktioners stedfortrædere. Repræsentant for beredskabet i Holbæk Kommune iværksætter oprettelsen af krisestyringscenter og påbegynder tilkaldelsen krisestabens medlemmer efter den interne telefonliste. Jf. pkt. 2.4.2 består krisestaben af borgmesteren, repræsentant fra koncerndirektion, beredskabschefen repræsentant for ledelsessekretariatet, repræsentant for kommunikation, samt repræsentant for beredskabet. Det er disse medlemmer, der skal tilkaldes. Stabsmedlemmerne tilkaldes jf. den interne telefonliste. Krisestaben skal kunne træde sammen med 1 times varsel året rundt, døgnet rundt. Krisestaben træder sammen i Stabsrummet 1A, ved Holbæk Kommune,, med mindre andet er meldt ud. Holbæk Kommune 31
Koncernledelse Navn/område Tlf. arbejde Tlf. mobil Borgmester Kommunaldirektør Direktør Læring og trivsel Uddannelse til alle unge Alle kan bidrage Aktiv hele livet Direktør Koncernservice Økonomi og Effekt Strategi og Udvikling Ansvar for fremtiden Vækst og bæredygtighed Kultur Ledelsessekretariatet Afdeling Navn/område Tlf. arbejde Tlf. mobil Ledere Læring og trivsel Uddannelse til alle unge Ledere Alle kan bidrage Aktiv hele livet Ledere Vækst og bæredygtighed Ledere Kultur- og fritidssekretariatet Ledere Strategi og udvikling Ledere Økonomi og effekt Ledere Koncernservice Ledere Socialtilsyn Øst Funktion Navn/område Tlf. arbejde Tlf. mobil Beredskabschef Viceberedskabschef Kommunikationschef Afdelingsleder Borgerservice GIS-formidler Holbæk Kommune 32
Bilag 6 Instruks for klargøring af krisestyringscenter - SITCEN Instruks for klargøring af krisestyringscenter (SITCEN) Opgave: Ledelse: Organisation: Bemanding: Procedurer: Klargøring af krisestabens faciliteter Denne instruks tages i brug, når krisestaben aktiveres på niveau 3. Stabschefen (Beredskabschef) Normal organisation (ikke behov for ekstern forstærkning) Inden for normal arbejdstid: Medarbejderne i Ledelsessekretariatet og beredskabet. Uden for normal arbejdstid: Vagthavende indsatsleder og beredskabet. A. Indretning af krisestabens mødelokale Mødelokalet indrettes jf. oversigten (se næste side) med det udstyr der fremgår af materiellisten. B. Opstart af computere og AV-udstyr Alle computere i mødelokalet startes op og der kontrolleres for netadgang på hver enkelt maskine. Projektere stilles op og tændes, hvor det kontrolleres at der er signal fra tilsluttede computere. C. Kontrol af kommunikationsudstyr Alle telefoner kontrolleres for klartone. Alle SINE terminales tændes og kontrolleres, der etableres kontakt til indsatsleder D. Forplejning Der stilles kaffe, te, koldt vand samt engangskopper og servietter frem i mødelokalet. E. Afrapportering Medarbejderne melder tilbage til stabschefen så snart krisestabens mødelokale er klar til brug. Stabschefen melder tilbage til ledelsessekretariatet så snart krisestabens mødelokale er klar til brug. Holbæk Kommune 33
Bilag 6 fortsat Principskitse for krisestyringscenter Holbæk Kommune 34