GUIDE TIL BRND CLUB Få flere medlemmer og spar tid på administration Version 1.0
Indholdsfortegnelse KAPITEL 1 Introduktion til BRND CLUB 1 Velkommen til Aktiv portalen 2 3 gratis værktøjer 3 Krav og tilbud 4 Hjælp KAPITEL 2 Foreningens profil 5 Vælg profil 6 Start med din personlige profil 7 Opdater foreningens stamdata 8 Specielt for hovedforeninger 9 Invitér bestyrelsesmedlemmer 10 Invitér trænere 11 Invitér medarbejdere 12 Vælg kontaktpersoner til kommunen 13 Opret hold
KAPITEL 1 Introduktion til BRND CLUB
Vi udvikler fremtidens foreningsløsning BRND CLUB
Velkommen til Aktiv portalen Du har nu fået adgang til BRND CLUB gennem kommunen og dermed også adgang til en række nye spændende digitale muligheder. Aktiv Portalen, bygger på en ide om at gøre det lettere at drive forening i kommunen igennem at fokusere på foreningsudvikling, fastholde nuværende medlemmer, samt at tiltrække nye. 3 gratis værktøjer Med BRND CLUB får foreningen mulighed for at: Markedsføre foreningens tilbud via Aktiv portalen Aktiv portalen vil blive markedsført i pressen, af kommunen, Idrætsanlæg og byens foreninger, for i fællesskab at skabe en dynamisk portal, der gør det let for byens borgere at finde noget at gå til, samlet på ét sted. Sælge medlemsskaber Kommunen har lanceret Aktiv portalen, med det formål at give byens borgere et samlet overblik over alle kommunens foreninger, foreningernes hold og øvrige stamoplysninger. For de foreninger, der er interesseret, vil det også være muligt, at sælge medlemsskaber direkte fra Aktiv portalen. Foreningen kan også tilkøbe en betalingsgateway og modtage betaling via kreditkort, mobilepay, bankoverførsel, eller henvise til egen hjemmeside for betaling. Det vil også være muligt at tilkøbe sin egen hjemmeside hvor salg af medlemsskaber og alle data, direkte er integreret i Aktiv portalen. Minimere administration Aktiv Portalen, rummer også al foreningskontakt til kommunen. Her vil foreningerne både kunne søge om ledige tider, tilskud og oprette hold, trænere og medlemsskaber, ligesom der løbende, vil blive udviklet, en stribe værktøjer der gør det lettere at drive en forening. Det er frivilligt for foreningerne om de ønsker at gøre brug af BRND CLUB, udover de obligatoriske mindstekrav. For de foreninger der ønsker at gøre brug af løsningen, er det målet at digitalisere alle arbejdsgange og ved at genbruge data, overflødiggøre alle unødvendige arbejdsgange. Krav og tilbud Det er et krav, for at leve op til kommunens regler og for at få adgang til Aktiv portalen, at man som minimum vedligeholder nedenstående data: Stamdata (Ret profil) Bestyrelse (Organisation) Hold (Hold og medlemmer) Foreningens kontaktperson (Kommunen) Foreningens bookingansvarlige (Kommunen) Alle andre muligheder, er at betragte som et tilbud til kommunens foreninger og kan benyttes efter eget ønske og behov. (Parentesen) angiver de steder i menuen, hvor du finder og vedligeholder de ovenstående obligatoriske data. Hjælp Du finder hjælp til løsningen, i x menuen, under menupunktet hjælp, og der er hele 4 muligheder: GUIDE TIL BRND CLUB (PDF) Quick guide til mindste krav BRND Academy Facebook gruppen BRND CLUB ERFA Hold øje med de 4 ovenstående, som løbende vil blive opdateret med nye muligheder.
KAPITEL 2 Foreningens profil
Vælg profil BRND Club bygger på at du først og fremmest har din personlige profil og du her kan have tilknyttet mange forskellige roller. Både i form af din rolle i foreningen, eller du har måske roller i flere foreninger? Når du har valgt profil kan du skifte profil ved at klikke på: Gå til profil i menuen og du vil herefter, få præsenteret de data og muligheder du har fået rettigheder til. Ret profil Din første opgave, er at rette foreningens profil, herunder foreningens stamdata og står du ikke på foreningens profil, kan du skifte profil ved at finde menupunktet Gå til profil : eller du kan klikke på initialerne oppe til højre på siden: I begge tilfælde, vil menuen folde sig ud og du vil få mulighed for at vælge Ret profil.
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Start med at udfylde din personlige profil Personlige profil Data fra din personlige profil, danner grundlag for brug af dine data i rollen som bestyrelsesmedlem. Og for andre brugere, vil data bliver brugt under medarbejdere eller i en rolle under trænerstaben. Når du har valgt Ret profil i menuen, får du nu dette billede der viser alle dine muligheder. Bemærk: Hvis du vælger at være anonym på din personlige profil, slår det automatisk igennem andre steder i BRND CLUB, fx under rollen som medlem af bestyrelsen. Hvis du vælger at dit billede ikke skal vises, slår det automatisk igennem andre steder i BRND CLUB, fx under rollen som træner. Under de enkelte roller i BRND CLUB, er det kun dig, der kan vælge om du skal ophæve din anonymitet. Vidste du at: Den personlige profil I BRND CLUB, giver borgeren mulighed for at styre sine medlemsskaber og samle alle familiens aktiviteter, bookinger, kalendere, billetter, adgangskontrol og online betalinger, såfremt foreningerne benytter BRND betalingsgateway.
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata Foreningens profil Ligesom med din egen personlige profil, skal du nu opdatere foreningens stamdata og du vælger igen profil i menuer og går til den profil du vil redigere og vælger menupunktet Ret profil : Du får nu dette billede der viser alle dine muligheder: 1 2 3 4 5 6 Her finder du nogle gode råd til de enkelte bjælker: 1. Foreningens stamdata Faktura e-mail er den mail kommunen benytter til at sende fakturaer til foreningen. CFR nummer, vil gøre det muligt senere, at integrere data med det centrale foreningsregister og dermed spare foreningen for administration. 2. Initialer Den runde cirkel, gør det let for dig at holde øje med hvilken profil du er logget ind med og du kan til enhver tid selv vælge dine initialer. 3. Foreningsgruppe og aktiviteter Du skal vælge begge dele for at foreningen bliver vist på Aktiv portalen og hvis felterne er blanke, fremtræder foreningen ikke i nogen søgninger. 4. Logo og tekst Dette markedsfører foreningen på portalen og bør være kortfattet og letlæseligt. Specifikationer for logoet er angivet og brug lidt energi på at finde en ordentligt version af logoet så både din forening og Aktiv portalen fremstår indbydende. 5. Roller og rettighedsstyring Her får du i løbet af kort tid, mulighed for, enten at benytte de af BRND CLUB definerede rettigheder for rollerne, eller selv give rettigheder til områder i løsningen. Det er kun bestyrelsen der kan give rettigheder til andre bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere eller trænerstaben. 6. Billedgalleri (se næste side)
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata 6. Billedgalleri Du kan uploade billeder til siden og ved at vælge ét af dem som det primære billede, giver du BRND CLUB mulighed for at fremhæve og benytte dette, i fremtidige opdateringer. Du gemmer alle ændringer ved at klikke på: Hvis du klikker på Slet profil, vil du lukke foreningen på Aktiv portalen, adgangen for alle bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere, trænerstaben og eventuelle medlemmer. Du bliver advaret med denne besked og såfremt det er sket ved en fejl, skal du kontakte kommunen, som har mulighed for at genaktivere profilen. Vidste du at: I BRND CLUB, taster man kun data én gang og data kan vedligeholdes mange steder og af mange forskellige personer?. Kommunens sagsbehandlingssystem er også integreret i BRND CLUB og såfremt foreningen ønsker sin egen hjemmeside eller en større BRND CLUB løsning, er det de samme data der benyttes.
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata Specielt for hovedforeninger Der oprettes en separat profil for hver forening. Hovedforeningen skal angive sin aktivitet til Hovedforening og lade underafdelingerne markedsføre de enkelte aktiviteter. Øvrige forhold er de samme for en hovedforening og der vil i en senere release blive lavet en tættere kobling mellem foreninger og hovedforeninger. Invitér bestyrelsesmedlemmer Når du skal angive hvem de øvrige bestyrelsesmedlemmer er, skal du gå ind og vælge menupunktet Organisation. Her finder du en bjælke der hedder Bestyrelse og klikker du på den, vil du kunne se din egen rolle i bestyrelsen. Her kan du vælge at uploade et billede og du kan beslutte om du vil bruge den samme mail og mobiltelefon, som du bruger i din private profil, eller om du vil oprette en ny. Du kan skifte rolle i bestyrelsen, under bestyrelsesrolle på din bestyrelsesprofil og ved at klikke på GEM. Du kan slette din eller andres roller i bestyrelsen, ved at klikke på skraldespanden yderst til højre. Hvis du har flere bestyrelsesmedlemmer, skal du invitere dem og de skal formelt acceptere deres rolle i bestyrelsen. Det foregår ved at du klikker på + og så kommer der en mulighed for at vælge opret person. Når du har valgt opret person, kan du vælge hvilken type bestyrelsesmedlem du vil invitere. (Fortsætter på næste side)
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata (Fortsat fra forrige side) Udfyld navn, rolle og e-mail, klik på opret og herefter, vil der blive sendt en mail til personen sammen med en anvisning til hvordan vedkommende skal gøre. Du kan se mailen her:
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata Når personen har inviteret rollen, får vedkommende adgang til BRND CLUB og foreningens data, ud fra de rettigheder der er koblet til rollen eller de udvidede eller begrænsede rettigheder du har givet vedkommende. Bemærk: Personen skal GODKENDE sin tilknytning før den får status af bekræftet i foreningen og personen kan vises online. Man godkender ved at klikke i checkboxen og status ændres fra Afventer til Bekræftet. For at godkende tilknytninger skal du klikke her. Vidste du at: Som medlem af bestyrelsen i foreningen, har du rettigheder til alt. Trænerstaben og medarbejdere har begrænsede rettigheder og bestyrelsen vil kunne vælge præcist hvem der må se hvad.
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata Når personen har inviteret rollen, får vedkommende adgang til BRND CLUB og foreningens data, ud fra de rettigheder der er koblet til rollen eller de udvidede eller begrænsede rettigheder du har givet vedkommende. Bemærk: at bjælken med bestyrelse er rød, når bestyrelsen ikke lever op til mindstekravet i forhold til kommunerne. I første omgang, er mindstekravet blot en formand. Invitér medarbejdere Når du skal invitere en medarbejder, er proceduren den sammen. Eneste undtagelse er, at du skal angive vedkommendes stilling manuelt. Invitér trænerstaben Når du skal invitere en person til trænerstaben, skal du, ligesom med bestyrelsesmedlemmerne, vælge vedkommendes rolle i trænerstaben. Vælg kommunens kontaktpersoner Kommunen vil gerne have at du angiver hvem der er den primære kontaktperson og hvem der står for bookingerne i foreningen. Når du har oprettet bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere, er det let for dig at vælge de 2 personer. Du går ind under Kommunen i menuen og herefter klikker du på bjælken med stjernen Foreningens status hos kommunen.
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata Opret hold Når du skal oprette et hold, skal du gå ind under menupunktet Hold og medlemmer. For at oprette et hold, skal du klikke på + og så får du mulighed for at angive holdets navn og type.
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdata Opdater foreningens stamdata Vælg handlingen Opret hold for at oprette hold. 1 2 3 4 Under holdet kan du angive hele trænerstaben, som også kan vises på Aktiv portalen. 1. Opret hold: Du skal give holdet et navn. 2. Holdtype: Du skal vælge Klubhold medmindre det er foreningsfitness. 3. Aktivitet: Foreningens aktiviteter oprettes under ret profil og vil blive vist her. 4. Trænerstab: Her skal du første have oprettet trænerne før de kan tilknyttes holdet. (Fortsætter på næste side) Vidste du at: Når du opretter hold, vil alle bookinger kunne påføres hold, vises på infoskærme, kalender på web og du vil kunne oprette medlemsskaber tilknyttet hold. Det vil være muligt at sende aflysninger direkte til medlemmer på et hold, hvis tiden fx aflyses.
Kapitel 2/Foreningens profil/opdater foreningens stamdatav Opdater foreningens stamdata Klik på bjælken for at opdatere alle informationer om holdet. 4 5 6 7 8 (Forsat fra forrige side) Under holdet kan du angive hele trænerstaben, som også kan vises på Aktiv portalen. 4. Billeder og tekst: Vil blive vist på Aktiv portalen. 5. Alder min og max: Angiver aldersgruppen for medlemmerne når der søges på Aktiv portalen. 6. Max antal deltagere: Angiver hvor mange der er plads til på holdet 7. Max antal på venteliste: Angiver hvor mange der maximalt kan være på venteliste 8. Startdato tilmelding: Angiver fra hvilken dato man kan tegne et medlemskab fra Aktiv portalen eller foreningens egen hjemmeside Bemærk: Max antal deltagere og venteliste, giver mulighed for at styre tilmeldinger og give automatisk besked, såfremt der benyttes BRND medlemskaber og betalingsgateway.
Kommende releases i BRND CLUB l Oversigt over foreningens bookinger l Booking l Beskeder l Oprettelse af medlemsskaber l Betalingsgateway til at modtage online betalinger l Roller og rettigheder l Trænerens værktøjer l Mail l SMS l Foreningskalender l Tilskud