Tidsplan til årsafslutningen 2014

Tidsplan til årsafslutningen 2014 Tidsplanen henvender sig til kunder og medarbejdere i. Tidsplanen indeholder en beskrivelse af hvilke opgaver der skal løses, i forbindelse med årsafslutningen. Der er angivet hvilke opgaver kunderne er ansvarlige for, og hvilke opgaver er ansvarlig for. I kolonnen Ansvarlig er felter farvet med rød s ansvar, farvet med grøn kundens ansvar og med gult er både og kunden ansvarlig. Opgaverne er beskrevet i den rækkefølge de skal løses, med angivelse af dato for deadline, eller periode hvori opgaven skal løses. Hvor opgaven er beskrevet i Vejledning i årsafslutning udgivet af Moderniseringsstyrelsen (MODST), henvises der hertil. Vejledning i årsafslutning finder du på: http://www.modst.dk/regnskab/aarsafslutning- 2014. Det anbefales at hele vejledningen fra MODST læses igennem. Hvor opgaven er beskrevet i Lønårsafslutning 2014 på lønområdet, henvises til medsendte vejledning. Dato Opgave Vejledning Ansvarlig Nu Opret nyt år Vejledning i årsafslutning, afsnit 1 Nu Opret ny bilagsnummerserie Vejledning i årsafslutning, afsnit 2 Nu Årsafslutningskonti Inden årsafslutningen skal opsætningen for alle årsafslutningskonti kontrolleres i NS. Vejledning i årsafslutning, afsnit 11 Nu Periode 01.2015 Periode for indrapportering i Navision til periode 01.2015 er åbnet Nu Arbejdsdato For at anvende bilagsnummer for nyt år, og accept af E-bilag for nyt år, husk at skifte arbejdsdato. Vejledning i årsafslutning, afsnit 3 Nu Årsafslutning på Sende forespørgsel til kunder, om de ønsker dimensionsniveau årsafslutning foretaget på dimensionsniveau. Skal anvendes 15. januar i forbindelse med 01.01.15 15.01.15 Periode 12 husk at anvende 30.12.2014 Nulstil Finans Husk at datoen 31.12.2014 først må anvendes fra periode 13.1, efter den 15.01.2015 og efter kørslen afslut år. Vejledning i årsafslutning, afsnit 6 I periode 12 anvendes datoen 30.12.2014, hvor dags dato ikke kan anvendes. og 08.12.2014 Afleveringsfrist LK2 Afleveringsfrist til SLS 2. lønkørsel 15.12.2014 Indrapporteringsfrist LK2 Seneste indrapportering til SLS 2. lønkørsel er kl. 12 15.12.2014 Regnskabserklæring udsender regnskabserklæring for periode 11. 17.12.2014 Indlæsning af løn Data fra SLS 2. lønkørsel kan indlæses i Navision Vejledning i årsafslutning, afsnit 5 17.12.2014 Interne fakturaer Interne fakturaer dvs. fakturaer til andre

statsinstitutioner, sendes således at fakturaen kan være godkendt af den modtagne institution, og returneret til senest 06.01.2015. 19.12.2014 Betalinger i banken Alle betalinger der ønskes registreret i banken i 2014 skal være i hænde senest den 19.12.2014. For korrekt bankafstemning anvendes forfaldsdato 29.12.2014. Datoen den 31.12.2014 er ikke en bankdag. 23.12.2014 12.delsrater Moderniseringsstyrelsen udbetaler 12- delsrater for periode 12, som skal indtægtsføres på konto 1011 i institutionernes regnskaber 23.12.2014 Rejseafregninger/udlæg Opfølgning på rejseafregninger/udlæg for 2014 der ikke er færdigbehandlet. 23.12.2014 RejsUd Der skal, indtastes en tilfældigt linje (med et kontonummer) i købskladden til RejsUd poster, så alt lander i integrationsbatchen som behandlingsfejl. Det er efterfølgende muligt, at vælge arbejdsdato/bogføringsdato inden de relevante batches manuelt behandles. 24.12.2014 Juleferie holder juleferie. Kunden kan evt. indgå 01.01.2015 individuel aftale med -team. 01.01.2015 Bogføringsopsætning Vi skal huske, at opsætte tilladt bogf.til 30.04.15. Det sikre, at der ikke fejlagtigt bogføres pr. 30.12.2015. og og 02.01.2015 Afleveringsfrist LK1 Frist for aflevering til SLS 1. lønkørsel 06.01.2015 Feriepengehensættelse Frist for fremsendelse af materiale til beregning af feriepengeforpligtigelsen. Lønårsafslutning 2014. 07.01.2015 Indrapporteringsfrist LK1 Frist for indrapportering til SLS 1. lønkørsel er kl. 12 09.01.2015 RejsUd Sidste dag for godkendelse af afregninger i RejsUd der skal med i 2014. I RejsUd kan der ikke arbejdes både i nyt og gammelt år. RejsUd batch der modtages i efter den 09.01.2015, vil blive bogført i 2015. Er der behov for en længere periode i gammelt år, kan der aftales en senere skæringsdato mellem kunde og regnskabsteam, dog senest 14.01.2015 Vejledning i årsafslutning, afsnit 17 10.01.2015 Bankkonti Afstemning af SKB/Navision, der må ikke bogføres på SKB-konti efter periode 12 er lukket se Vejledning i årsafslutning, afsnit 4 12.01.2015 Sidste frist for indsendelse af bilag til periode 12 Sidste dag for indrapportering til regnskab periode 12. tømmer DDI og IndFak helt frem til 14.01.2015 kl. 14.00. 13.01.2015 Feriepengehensættelse fremsender samlet opgørelse til godkendelse og evt. bogføring af differencer. Lønårsafslutning 2014.

13.01.2015 Frist for lønbilag 2014 Afleveringsfrist for lønbilag i finansår 2014 Lønårsrsafslutning 2014. 13.01.2015 Afleveringsfrist LK2 Frist for aflevering til SLS 2. lønkørsel 14.01.2015 Afskrivning og Afskrivninger og afstemning foretages med afstemning af anlæg bogføringsdatoen 30.12.2014. 15.01.2015 Periode 12 Periode 12 lukker, husk der kan ikke bogføres i periode 13, før kørslen afslut år er foretaget og 16.01.2015 Indlæsning af løn Data fra SLS 1. lønkørsel kan indlæses og bogføres i Navision, se Vejledning i årsafslutning afsnit 9. Indlæsning af løn kan først ske når p.13 er startet p.g.a. dato 31.12.2014 16.01.2015 Afslut år foretager kørslen afslut år i Navision, inden der kan bogføres i periode 13.1, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 6 16.01.2015 Bogføringsdato for gammelt år Husk at anvende datoen 31.12.2014 for posteringer i gammel periode, evt. ændre arbejdsperiode se Vejledning i årsafslutning, kunder og 16.- 29.01.2015 20.01.2015, senest Kl. 12.00 Periode 13.1 Regnskabserklæring periode 12 afsnit 3 Institutionernes efterposteringsperiode. Detailplanlægning med departement for perioden 26.01.14 til 29.01.2014 udsender regnskabserklæring for periode 12 med indhold til følgende punkter: Punkt 0 Bogføringskredsspecifikke forhold Punkt 1 Er der overensstemmelse mellem SKS og NS Punkt 2 Er der overensstemmelse mellem SLS og NS Punkt 4 Har afstemning af debitorer givet anledning til bemærkninger Punkt 5 Har afstemning af kreditorer givet anledning til bemærkninger Punkt 8 Har afstemning af bankmodulet givet anledning til bemærkninger, i givet fald hvilke Punkt 9 Er lønnen indlæst Punkt 10 Har momssandsynliggørelsen givet anledning til bemærkninger, og i givet fald hvilke Punkt 14 Indeholder SLS alt rettidigt modtaget materiale Punkt 15 Er der rettidigt foretaget ansøgning for refusionsanmodninger Punkt 16 Feriepengeforpligtigelsen er beregnet (kun ved årsafslutning) Punkt 18 Er E-indkomst for perioden afstemt, og vedhæftet Punkt 19 Lønteamets øvrige bemærkninger til perioderegnskabet. Røde tal i debet/kredit kontrol kommenteres. Beholdningsafstemninger vedlægges og kommenteres. Evt. rettelser som følge af regnskabserklæringen kan således bogføres i periode 13.1. 20.01.2015 Indrapporteringsfrist LK2 Frist for indrapportering til SLS 2. lønkørsel er kl. 12 22.01.2015 Indlæsning af løn Data fra SLS 2. lønkørsel kan indlæses og bogføres i Navision, se Vejledning i

årsafslutning, afsnit 9 22.01.2015 Salgsprovenu af anlæg Investering i Nationalregnskaber. Ompostering af salgprovenu for salg af anlægsaktiver 2014. 23.01.2015 Bevillingsafregning Bevillingsafregning skal fremsendes til bogføring hos senest den 23/1 kl. 12.00 Vi bogfører samme dag. Mail med bestillings nr. til teamet. 23.01.2015 12.dels rater Moderniseringsstyrelsen udbetaler 12. delsrater for periode 1, som skal indtægtsføres på konto 1011 i institutionernes regnskaber for 2015. 23.01.2015 Likviditetsflytning FF4 Likviditetsflytning FF4 langfristet gæld 26.01.- 30.01.2015 Periode 13.1 foretages inden udgangen af januar måned. Departementerne kan vælge efterposteringsperiode til bogføring- og kontrol af resultatdisponering. Bogføring i denne periode kræver godkendelse af eget departement. 28.01.2015 Anlægsafstemning Anlæg skal afstemmes fra scratch, afstemningen skal vedlægges i RE P 13. 29.01.2015 Frist for efterposteringer via DDI Sidste frist for fremsendelse af rettelser til regnskabsposter i periode 13.1. Bevillingsregnskab er sidste postering. Individuel aftale med kunden. kunder og 29.01.2015 Frist for resultatdisponering Sidste frist for fremsendelse af bogføring af via DDI resultatdisponering i periode 13.1. 29.01.2015 Afleveringsfrist LK1 Frist for aflevering til SLS 1. lønkørsel 30.01.2015 Periode 13.1 Periode 13.1 lukker i Navision. Afstem periode 13.1, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 10 30.01.2015 Ekstraordinær afskrivningskørsel Kun såfremt der er foretaget rettelser i periode 13.1. i anlægsmodulet, skal der køres en afskrivningskørsel med dato 31.12.14 for de Inden 13.02.2015 Nulstil finans pågældende anlæg. I denne periode kan kørslen nulstil finans foretages, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 12 05.02.2015 Indrapporteringsfrist LK1 Frist for indrapportering til SLS 1. lønkørsel er kl. 12 06.02.2015 Periode 13.2 Periode 13.2 lukker, måneds- og kvartalskørsel for periode 13.2 i SKS og for hele 2014. Afstem periode 13.2, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 10 06.02.2015 Periode 13.2 Sidste dag i periode 13.2 for de Navisionbrugere, som har fået tilladelse til eller krav fra Moderniseringsstyrelsen (eller Finansministeriet) om at foretage yderligere posteringer til 2013. Husk at nulstille finans på ny. og 12.02.2015 Regnskabserklæringer udsender regnskabserklæring for periode 13.

13.02.2015 Nulstil finans Sidste frist for at foretage kørslen Nulstil finans Vejledning i årsafslutning, afsnit 12 19.02.2015 Godkendelse af Sidste frist for at Departementerne skal ministerområderegnskab udfylde og underskrive den særlige godkendelse af ministerområderegnskab regnskabserklæring og derefter fremsende 01.03.2015 FF5 afstemning og likvitidtsflytning den elektronisk til statsregnskab@modst.dk Inden udgangen af 1. kvartal skal der flyttes midler mellem FF5 uforrentede konto og FF7 finansieringskontoen. Dvs. der skal flyttes mellem FF5 TRANS til IND eller udbetalingskontoen. Beregningsgrundlaget skal godkendes af kunden og derefter vedlægges i RE P 03.15 som dokumentation når likviditeten er flyttet Lønårsafslutning 2014 Nedenfor er oplyst frister samt øvrige vigtige oplysninger, I skal være opmærksomme på i forbindelse med årsafslutningen 2014 på lønområdet. Skattekort SKAT sender automatisk et nyt skattekort til SLS, når der sker ændringer som følge af ændret forskudsangivelse, nye restancer mv. Frikort bliver opdateret af SKAT efter hver lønudbetaling. Frivillig forhøjelse af trækprocent Medarbejdere kan en gang årligt anmode arbejdsgiveren om en forhøjelse af trækprocenten. Vær opmærksom på, at forhøjelsen af trækprocenten skal være oprettet på løndel 250 i SLS for at undgå, at et eventuelt nyt skattekort automatisk overskriver forhøjelsen. Da e-skattekortet bliver indlæst automatisk, skal I bede jeres medarbejdere om at være opmærksomme på, om deres skatteoplysninger er korrekte. Trækkes der f.eks. på bikort, hvor det skulle være hovedkort eller lign.? Skatteår og indkomstår 2014 og 2015 Som hovedregel gælder det, at det er udbetalingstidspunktet, der afgør hvilken trækprocent og hvilket fradrag, der skal bruges. Dvs. at alt, der udbetales i januar 2015, vil indgå i medarbejderens A-indkomst i 2015, også selv om beløbet vedrører f.eks. merarbejde for december 2014. Hvis I har medarbejdere, der ved en fejl, først får et beløb udbetalt i 2015, der skulle have været udbetalt i gammelt skatteår 2014, kan I ændre skatteåret i SLS indtil 13. januar 2015 og der vil blive dannet en supplerende oplysningsseddel. I skal være opmærksomme på, at I skal påføre skatteår på lønbilaget, hvis beløbet skulle have været på medarbejderens skatteår 2014.

Oplysningssedler Der udsendes ikke oplysningssedler. Medarbejderne kan se oplysningspligtige beløb, indkomst m.v. i deres personlige skattemappe på www.skat.dk. Finansår 2014 og 2015 Skatteår og finansår følges ikke nødvendigvis ad. Lønbilag, der indrapporteres i SLS med dato i gammelt år 2014, vil til og med 2. lønkørsel i januar 2015 blive udgiftsført i regnskabet/finansåret for 2014. Dvs. at f.eks. merarbejde, som vedrører december 2014 og udbetales i januar 2015, vil indgå i medarbejderens A-indkomst i 2015, men lønudgiften vil belaste finansår 2014. Afleveringsfristen for lønbilag i finansår 2014 er den 13. januar 2015. Det er meget vigtigt, at alle lønbilag, der vedrører 2014, og som skal udgiftsføres i 2014, afleveres til tiden, således at jeres regnskab bliver så korrekt som muligt. holder som udgangspunkt lukket mellem jul og nytår, dvs. fra den 24. december 2014 til og med den 1. januar 2015. Der bør derfor, så tidligt som muligt, træffes særskilt aftale, hvis der er væsentlige/større opgaver i årsafslutningsperioden. Ferieafregning til FerieKonto Der kan ikke indrapporteres ferieafregning for forudlønnede i 2. kørsel i december, da disse kan få udbetalt løn både for december og januar samtidig med, at ferietotalerne flyttes på lønregistrene. Det er dog rettidigt at afregne til 1. lønkørsel i januar 2015, hvis den ansatte er fratrådt den 31. december 2014. Feriepengehensættelse 2014 I forbindelse med hensættelse af feriepenge foretager beregning af feriepengeforpligtelsen for alle institutioner, som ønsker det. Opgørelsen skal godkendes af institutionen i periode 13.1 2014 (som lukker den 30. januar 2015) og institutionen skal, inden periode 13.1 2014 lukker, anmode deres regnskabsteam om at bogføre eventuelle differencer i forhold til det med udgangen af 2013 hensatte beløb. Formlen for beregning af feriepengeforpligtelsen er: Antal årsværk (leveres af ) * antal tilgodehavende feriedage med udgangen af året i gennemsnit pr. medarbejder (leveres af institutionen) * en gennemsnitlig pris pr. feriedag (leveres af ). Det betyder, at der, når s bistand anvendes, er følgende proces for dannelse af korrekte data: Fra og med 06.01.2015 Institutionen fremsender antal tilgodehavende feriedage i gennemsnit pr. medarbejder, pr. 31.12.2014 til lønpostkassen for deres lønteam med angivelse af institutionsnavn i emnefeltet (statens gennemsnit er 34,5 tilgodehavende dage ved årets udgang).

Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af bestilling fremsender samlet opgørelse til institutionen til godkendelse og evt. bogføring af difference. Ratepension Hvis den ansatte ønsker at indbetale ekstraordinære bidrag til sin ratepension vedr. skatteåret 2014, skal det indrapporteres senest til 2. kørsel i december 2014. Kan det ikke nås, må den ansatte selv indbetale beløbet og rette henvendelse til SKAT for at få udbetalt skat og arbejdsmarkedsbidrag herfor. Forhåndsregistrering af refusioner i forbindelse med årsafslutning 2014 For at der ikke skal opstå tvivl om, hvorvidt alle refusioner vedrørende finansåret registreres korrekt, beskrives hermed til orientering processen i. I årets første 3 kvartaler arbejder med de frister, som er gældende inden for de forskellige refusionsordninger, men i forbindelse med årsafslutningen skal alle refusioner for året være forhåndsregistreret i SLS senest ved 2. lønkørsel i januar (20. januar 2015), da der ellers ikke kan aflægges et retvisende regnskab for finansår 2014. I den forbindelse er det meget vigtigt, at der hurtigst muligt i januar 2015 fremsendes oplysninger omkring fravær på fx deltidssyge, så alt kan blive søgt så korrekt som muligt. Kørselskalender 2015 LG LK Afleveringsfrist Seneste indrapp. Dispositionsdato 02/15 1. 2. januar 7. januar 15. januar 02/15 2. 13. januar 20. januar 30. januar 03/15 1. 29. januar 5. februar 13. februar 03/15 2. 10. februar 17. februar 27. februar 04/15 1. 26. februar 5. marts 13. marts 04/15 2. 12. marts 19. marts 31. marts 05/15 1. 31. marts 7. april 15. april 05/15 2. 13. april 20. april 30. april 06/15 1. 27. april 4. maj 12. maj 06/15 2. 11. maj 18. maj 29. maj 07/15 1. 28. maj 4. juni 15. juni 07/15 2. 11. juni 18. juni 30. juni

08/15 1. 29. juni 6. juli 14. juli 08/15 2. 14. juli 21. juli 31. juli 09/15 1. 29. juli 5. august 13. august 09/15 2. 12. august 19. august 31. august 10/15 1. 28. august 4. september 14. september 10/15 2. 11. september 18. september 30. september 11/15 1. 28. september 5. oktober 13. oktober 11/15 2. 13. oktober 20. oktober 30. oktober 12/15 1. 29. oktober 5. november 13. november 12/15 2. 11. november 18. november 30. november 01/16 1. 27. november 4. december 14. december 01/16 2. 9. december 16. december 30. december