Sønderborg d. 22 nov. 16 Sendt til: Bestyrelsen SYC Bestyrelsesmøde Referat fra møde: D. 21. nov. 16 kl. 19:30, Klubhuset Fraværende: Michael Hampen 1. Seneste nyt fra formanden og øvrige: a. Intet nyt 2. Godkendelse af referat fra forrige møde a. OK godkendt. 3. Post og indkomne sager: a. Ingen ny post modtaget a. Postmodtager på vegne af SYC er Michael Hampen. Michael skal sørge for ændring af dette til SYC formelle adresse, som er Marina Alle 12, 6400 Sønderborg. Finn H vil fremadrettet tømme postkassen hver uge. b. SYC hjemmeside vedligehold: Hans Henrik Rasmussen har tilbudt sin assistance til at vedligeholde hjemmesiden. Det tager vi gerne imod, Brian sætter et møde op med Hans Henrik, hvor også Finn H., Brian og Søren S. og Flemming deltager. i. Junior og kapsejlads hjemmeside er i dag på et andet system, inkl. hjemmesiden for vores handicap afdeling, så det kunne være en opgave for Hans Henrik at samle alle 3 hjemmesider på det nye system. ii. Det nuværende system Memberlink er et fælles system for vores hjemmeside, kontingent opkrævninger og medlemskaber. c. Henvendelse fra Århus Sejlklub forespørgsel om hjælp til sejlads i 2018 det tager vi på et senere tidspunkt. 4. Økonomi, nye medlemsskaber Årsregnskab/budget a. Flemming fremlagde budget for 2016/17 med status for det nye regnskabsår. På bagrund af et højt kapsejlads aktivitetsniveauet i september måned forventes resultatet for 2016/17, at blive bedre end budgettet. Efter ændring af regnskabsåret, er der endnu 10,5 måneder
tilbage, hvorfor forventningerne er forbundet med usikkerhed. Fremadrettet bliver det et fast punkt på dagsorden. 5. Specifikke emner: Konstituering af SYC s bestyrelse: a. Formand Flemming Clausen b. Næstformand: Finn Halberg c. Juniorformand: Brian Lybæk Petersen d. Sekretær: Bodil Lindhard e. Kasserer: Michael Hampen (interim indtil substitut/ny løsning er fundet) f. Bestyrelsesmedlem: Søren S. Møller g. Bestyrelsesmedlem: Christian P.H. Duus h. Bestyrelsesmedlem/suppleant: Jens Godbersen Kassererposten: a. Postering/bogføring: Outsourcing Flemming undersøger mulighederne b. Betaling af regninger: Outsourcing Flemming undersøger mulighederne - alternativ er Bodil c. Kontingentopkrævning, medlemsregister, rykke, restanceliste Bodil i. Første gang Michael, Flemming og Bodil sætter sig sammen. a. Bankfuldmagt til konto + online banking for konto i Sydbank. Ansøgning for Bodil Lindhard og Finn Halberg er udfyldt. Kræver kopi af godkendt referat fra generalforsamlingen samt fra dette møde. Ændring af bestyrelses kontakter på hjemmesiden er gjort. Alle skal uploade billeder. Fordeling af Bestyrelseskontakter for SYC s faste Udvalg, se bilag side 5 Fastlæggelse af møde datoer og tider 2016/7: se bilag, side 4 Emner fra generalforsamlingen der kræver handling: a. Vedtægtsændringer som er godkendt af generalforsamlingen, skal også godkendes ved DS og DIF. Finn H undersøger hvem det skal sendes til. Klubhus projekt, fondsansøgninger: tages næste gang. Bodil tager fat i Poul F. for nye ansøgninger. Husk at søge SydEnergifonden. Ohøj materialer, annoncer og deadline a. Annonce indtægt d.d. er på 30.300 DKK. Søger fortsat flere annoncører. Forslag om at tage kontakt til Mommark Havn.
b. Deadline for materialer/indlæg er 3/12 16 til Christian Duus. 6. Nyt fra udvalgene: Intet nyt 7. Eventuelt 8. Næste møde er den 7/12 kl 19 i klubhuset standard agenda plus: a. Studenterafdelingen b. All bør til næste møde evaluere SYC s stærke sider og udfordringer, samt hvor vil vi gerne være om 4 år. c. Facebook side opdatering og vedligeholdelse. MVH Bodil Lindhard Sekretær
Bilag: Mødetidspunkter 2016/2017 Information Titel Indhold 1. Nytårskur 21. januar 17, kl 11-14 2. Udvalgsseminar forår 9.marts 17, kl 19.00 uden fortæring 3. Stander Hejsning 22.april 17, kl 12. 4. Redningsvest kontrol 5. Velkomst aften nye medlemmer 6. Udvalgsseminar efterår 22. april 17, kl10. 25. april 17 (koordinere med Lars Reugboe sejlerskolen) 12.oktober 17, kl 18.30 - smørrebrød 7. Stander-nedhaling 22. oktober 17, kl 15 kaffe og kage 8. Generalforsamling 16. november 17, kl 19.00 ostemad 9. Konstituering af bestyrelsen 10. Bestyrelses møder dato og tid 20. november 17, kl 19.00 7. december 16, kl 19, 9. januar, kl 19.00, 8. februar, kl 19.00 6. marts, kl 19.00 3. april, kl 19.00 8. maj, kl 19 12. juni, kl 19.00 4. september, kl 19.00 2. oktober, kl 19.00 6. november, kl 19.00
Bilag: SYC s Faste Udvalg Afdeling Udvalgsformand Bestyrelses-kontakt 1. Juniorafdelingen Brian Lybæk Brian Lybæk 2. Kapsejladsudvalget Flemming Clausen Flemming Clausen Finde en ny: forslag Kjeld Ibsen eller Hans Henrik Michelsen 3. Mini-12-udvalget Christian Duus Christian Duus 4. Sejlerskolen Lars Reugboe Søren S. Møller 5. Studenterafdelingen NN Lars Reugboe?? Jens Godbersen 6. Tursejlerudvalget Henning Michelsen?? Udvalget vælge ny formand Jens Godbersen 7. Jollemorudvalget Ove Madsen Finn Halberg 8. Klubhusudvalget Niels Henrik Nielsen Brian Lybæk 9. Mastehusudvalget Troels Fenneberg Brian Lybæk 10. Kranudvalget Jørn Schulz Finn Halberg 11. OHØJ-redaktion Christian Duus Christian Duus 12. Brudestensudvalget Jørn Iversen Søren S Møller 13. Traktorudvalget Jørn Iversen Søren S Møller 14. Festudvalget Finn Larsen Finn Hallberg 15. Sikkerhedsambassadør (ny) Mathias Rousing Finn Halberg