Emne Bestyrelsesmøde Dato: 06. marts 2014 kl. 17:30 20:00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Johnny Hansen (JH) Majbritt Brændeholm (MB) Henrik Østerbye (HØ) Fraværende: Referent: MB Næste møde: Mandag den 07. april kl. 17.30 afbud JH Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab Opfølgning likviditet 4. Bestyrelsen Vision Golfspilleren i Centrum hvad er det? 5. Regel- og etiketteudvalg 6. Husudvalget Golfbolden, Restaurant & Café Rengøring 7. Baneudvalg Hul 16 Gæsteservice Annoncering i 2014. Golf-foredrag med Henrik Knudsen 9. ITudvalg 10. Sportsudvalg 11. Klubberne i klubben 12. Administration Restanter Udbetaling af obligation Bagmærker Travlhed i administrationen Førstehjælpskursus Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 13. Eventuelt 14. Næste møde 8. Markedsførings- og sponsorudvalg Ringstedmessen Markedsføring- og sponsorudvalg Side 1
1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab Regnskabet for 2013 er udsendt med indkaldelsen til generalforsamlingen. Bestyrelsen er yderst tilfreds med samarbejdet med vores nye revisor Steen Fugmann, som har forestået regnskabsafslutningen i 2013. Opfølgning likviditet MØ udarbejder et likviditetsbudget, som sendes til vores bank. 4. Bestyrelsen Vision Skovbo Golfklubs bestyrelse og medarbejdere har deltaget i et visionsmøde, hvor DGU har været mødeleder. Resultatet af visionsmødet blev, at Skovbo Golfklub i 2014 vil lægge vægt på elementer der har fokus på at udvikle et servicekoncept ved hjælp af værktøjet Golfspilleren i Centrum. Grundlaget er en servicemission, der afspejler de elementer, der har fokus på, at alle skal føle sig hjemme i Skovbo Golfklub. Servicemissionen kunne lyde sådan: Golfklubben, hvor både medarbejdere, medlemmer og gæster føler sig hjemme og får gode oplevelser. Servicemissionen skal skabe forståelse og mening for bestyrelsen, medarbejderne og de frivillige, og bør være en samlet beskrivelse af, hvad der skal gøres hvornår, hvordan og af hvem. Værktøjet, der kan hjælpe os med at binde missionen og visionen sammen med, og sørge for implementeringen i golfklubben er præsenteret nedenfor. Golfspilleren i Centrum hvad er det? I sæson 2014 er alle danske golfklubber blevet introduceret for Golfspilleren i Centrum (efterfølgende GiC), som er et webbaseret dialog- og rapportværktøj, der er udviklet af Dansk Golf Union og har til formål at hjælpe golfklubber til at komme i dialog med sine gæster og medlemmer og på den baggrund at arbejde strategisk, analytisk og skabe den bedste oplevelse for medlemmer og gæster på alle områder. Side 2
Vi lever i en tid, hvor konkurrence i oplevelsesindustrien og presset på danskernes fritid aldrig har været større. En konkurrencesituation som tvinger golfsporten til at blive bedre til at fastholde nuværende medlemmer, rekruttere flere nye golfspillere og øge omsætningen pr. golfspiller i den enkelte golfklub. Udfordringerne skal vi løse ved at sætte medlemmer og gæster i centrum. Vi skal lytte til deres feedback og tilpasse vores organisation, så vi leverer den bedst mulige oplevelse for vores kunder. Gode oplevelser skaber positive ambassadører og dårlige oplevelser det modsatte. GiC sætter fokus på, hvad der kræves for at golfklubben får flere positive ambassadører blandt medlemmer og gæster. Og udpeger de forandringspotentialer, som skaber den bedste økonomi og kontinuerligt måler på, om golfklubben udvikler sig i den ønskede retning. Bestyrelsen ser GiC, som et værdiskabende arbejdsredskab, som kan være med til at afdække, hvad medlemmer og gæster synes er vigtigt i forhold til den gode oplevelse. Derfor har bestyrelsen besluttet at indgå et samarbejde med DGU i 2014. Bestyrelsen, medarbejderne og flere udvalgsformænd har allerede været på seminar, hvor GiC blev gennemgået. Implementeringen af GiC, kan bestyrelsen og medarbejderne ikke klare alene, hvorfor der vil blive udpeget nogle nøglepersoner, der skal være behjælpelig med selve implementeringen i Skovbo Golfklub. 5. Regel- og etiketteudvalg Regel- og etiketteudvalget mangler frivillige til udvalget. Er du regelkyndig eller har lyst til at blive uddannet til regelinstruktør, kan interesserede henvende sig til Henning Brændeholm på mail: hbraendeholm@mail.dk. 6. Husudvalget Golfbolden, Restaurant & Café Den første marts startede Jette & Jan som nye forpagtere i Skovbo Golfklub, som vi hermed byder velkommen, og glæder os til samarbejdet. Rengøring Køges Rengøring vil i fremtiden varetage rengøringsarbejdet. Ris og ros skal meddeles husudvalgsformand, Johnny Hansen på mail: johnnyhansen57@gmail.com. 7. Baneudvalg Hul 16 I henhold til masterplan har greenkeeperne henover vinteren ændret hul 16 green bunkers, som er blevet nedlagt til fordel for et run off område. Baggrunden for ændringerne er primært, at de pågældende bunkers krævede uforholdsmæssig megen pasning især efter kraftige regnskyl. Gæsteservice Side 3
Det er desværre svært at finde frivillige til gæsteservice i weekenderne. Da det er et vigtigt område i vores servicevision for fremtiden, vil vi ansætte nogle lønnede medarbejdere til at tage weekendvagterne. JH tager kontakt til Mogens Florentz. 8. Markedsførings- og sponsorudvalg Ringstedmessen Skovbo Golfklub vil være præsenteret på Ringstedmessen lørdag den 15. og søndag 16. april fra kl. 10.00 til 17.00. Vi henviser til hjemmesiden for nærmere information. Markedsføring- og sponsorudvalg Der har været forskellige opfattelser af, hvem der kan tegne sponsoraftaler i klubben. Udvalget her vil præcisere, at det er udvalgsmedlemmer i sponsorudvalget, som indgår sponsorkontrakter. Der skal etableres et fælles bibliotek, som kan tilgås af både kontoret og sponsorudvalget, hvor skabeloner for kontrakter er tilgængelige. Dette gør, at sponsorudvalget kan tegne en kontrakt på stedet med en ny sponsor, og ikke først runde administrationen. Annoncering i 2014. Ved hjælp at Golfboxs markedsføringsmodul, vil greenfee gæster, efter deres besøg i Skovbo Golfklub modtage en mail, hvor vi spørger ind til, hvorfra de har hørt om Skovbo Golfklub. Derefter vil udvalget vurdere vores fremtidige annonceringer for 2014. Udvalget arbejder i øjeblikket på en flyer, som skal omdeles i nærområdet, inden Golfens Dag d. 27. april 2014 Golf-foredrag med Henrik Knudsen Laurits.com har til fordel for Kræftens Bekæmpelse haft en auktion i udbud med golfexperten Henrik Knudsen kendt fra Viasat Golf. Lone har været inde og byde på foredraget og vandt. Når vi har fastlagt en dato for afholdelse af foredraget, vil vi sende invitationen ud via golfbox. Vi kan her løfte sløret for, at foredraget vil give os et indblik i golfspillets fascinerende historie samt hvordan det egentlig fungerer bag kulisserne. Foredraget vil blive krydret med personlig oplevelser og anekdoter fra Henrik Knudsens 20 årige arbejde med golf. Vi planlægger at lægge foredraget til maj/juni måned. 9. ITudvalg 10. Sportsudvalg Side 4
Begynderklubben har efterlyst lidt fortæring til udvalgsmedlemmerne når de afholder møder, hvilket bestyrelsen accepterede. 11. Klubberne i klubben 12. Administration Restanter Der er desværre rigtig mange medlemmer, som ikke betaler deres kontingent til tiden. Dette bruger kontoret desværre uforholdsmæssig meget tid på. Udbetaling af obligation Kontoret modtager flere henvendelser fra tidligere medlemmer, som ønsker at få oplyst hvilket nummer de står på ventelisten til at få deres obligation. Da vi ikke i 2013 har udbetalt nogle obligationer, har kontoret haft flere ubehagelige samtaler med tidligere medlemmer, som har vist deres utilfredshed. Bestyrelsen foreslår på den kommende generalforsamling jf vedtægterne, at der anvendes 20 % af overskuddet i 2013 til at indløse obligationslån for udmeldte medlemmer. Bagmærker Bagmærker kan udenfor kontorets åbningstider, afhentes i cafeen eller ved gæsteservice. Travlhed i administrationen Det har været en mild vinter, og banen har kun været lukket i ganske få dage. Dette har betydet, at administrationen har haft uforholdsmæssigt travlt årstiden taget i betragtning. I februar måned har kontoret modtaget over 1000 mails, som alle skal besvares i en eller anden form. På grund af dette, og sammenholdt med de overarbejdstimer der løber op hen over højsæsonen, har bestyrelsen besluttet, at give Lone 5 timer mere om ugen. Derudover opfordrer bestyrelsen til, at åbnings- og telefontiden på kontoret håndhæves, så det kan give mere arbejdsro til de opgaver der ligger og venter. Vi beder vores medlemmer have forståelse for dette og uanset det kan være nok så hyggeligt at runde kontoret for en kort snak, så går der desværre alt, alt for megen tid med det fra de egentlige opgaver på kontoret. Så når døren til kontoret er lukket, så er der lukket! Førstehjælpskursus Ungdommen og greenkeeper personalet har efterlyst et førstehjælpskursus. Vi har fået et tilbud fra Røde Kors, som afholder et kursus for 16 personer. De pladser, der er tilovers, er blevet tilbudt udvalgsformænd, som kan få et medlem hver med på kurset. Kurset bliver afholdt lørdag den 05.04.14 fra kl. 09.00 til kl. 17.00. Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: Side 5
År Medlemsstatus Antal jan. mdr. Antal pr. 05. marts 1 18 Fuldtidsmedlemmer 48 46 19-26 Fuldtidsmedlemmer 18 17 26 99 Fuldtidsmedlemmer 646 649 65 + Pensionistmedlemmer 48 47 Fleksmedlemmer 109 111 Aktive i alt 869 870 Passive medlemmer 36 37 Prøvemedlemmer 3 6 Par-3 medlemmer 69 64 Senior + medlemmer 1 1 I alt - ikke DGU medlemmer 109 108 13. Eventuelt 14. Næste møde Mandag den 07. april kl. 17.30 Side 6