Boligselskabet Futura Fredericia Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 27. juni 2011 kl. 16.30, med efterfølgende repræsentantskabsmøde, i fælleshuset, Thygesmindevej 81, 7000 Fredericia Endelig dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Boligselskabet Futura Fredericia... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Bestyrelsesforhold... 3 2.3 Bestyrelseshonorar... 3 2.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 2.5 Revisionsprotokol... 4 2.6 Bestyrelsens årsberetning... 4 2.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 2.8 Boligselskabets budget... 5 2.9 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår... 5 2.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 6 2.11 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 2.12 Bestyrelsens forretningsorden... 6 2.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 2.14 Udlejningsforhold... 7 2.15 Regulering af indskud ved genudlejning... 8 2.16 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea... 8 2.17 Personaleforhold Generel orientering... 9 2.18 Personaleforhold - Uddannelsespolitik... 9 2.19 Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer...10 3 Nybyggeri... 11 4 Boligselskabets afdelinger... 11 4.1 Årsregnskaber...11 4.2 Driftsbudgetter...11 4.3 Orientering om driftsforhold...12 4.4 4505 Hybyhus - Lundingsvej 17 B renoveringsprojekt...12 4.5 4506 Fynsgade Altaner...13 5 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Jonna Kristiansen Jørgensen, formand Henning Due Lorentzen, næstformand Elisabeth Kristensen, medlem Hanne Lumby, medlem John Christian Larsen, medlem Svend Hviid Mogensen, medlem Vibeke Johansen, medlem Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Jørn Ravn, Adm. direktør Domea Michael Jensen, Domea Ib Hansen, ejd. mester Kjeld Hermansen, ejd. mester Domea Boligcenter Haderslev, den 28. juni 2011
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Bestyrelsen godkendte dagsordnen. 2 Boligselskabet Futura Fredericia 2.1 Orientering fra formanden Jonna Jørgensen gav følgende beretning på mødet. Velkommen til årets organisations møde her i Boligselskabet Futura Fredericia. Vi byder særlig Direktør Jørgen Ravn fra Domea velkommen. Svend Mogensen samt evt. Kom. udpeget Hanne Lumby velkommen. Året har været præget af vores nybyggeri i Kongensgade i Fredericia, vi har prøvet at have vores godkendelser i orden hele vejen rundt i byrådet, og forskellige udvalg; men så kom der medie storm i aviser og TV Syd. Men nu er det sådan al omtale såvel negativ som positiv kan udnyttes til egen fordel. Således er vi endt med en enstemmig godkendelse efter tilpasning. Byggeriet bliver flot, og vi glæder os til byggeriet. Vi har fået godkendt byggeriet med boliger med udsigt til havn og vest havn. Regionschef Erik Lønne Gottfredsen har været meget aktiv for vores Boligselskab Futura for nye aktiviteter i byen. ELG og JKJ har været på besøg for evt. opkøb af grund, dette er i en meget spæd begyndelse, men også et tegn på positiv aktivitet. Vi har et godt samarbejde med de relevante udvalg i Fredericia byråd. ELG JKJ har deltaget i møde på Fredericia rådhus med samtlige bolig organisationer i Fredericia, her er der tilkendegivet, at vi vil deltage i et fællesskab omkring bolig politikken og arbejde omkring de socialt belastede områder. Boligselskabet Futura har arbejdet målrettet med vores formål, at sparre på vand og el. Vi kan takke KH og IH for at vores mål er opfyldt for dette. Hybyhus er endda for første gang med positiv på bund linjen. JKJ modtager meget ros fra de forskellige afdelinger over vores ejendomsmestre IH KH. Denne vinter har været særlig træls dog har sne beredskabet været udført til vores tilfredshed. Året har været præget af, at Domeas Regionskontor i Haderslev har haft en vikar inde over, da vores drift chef Michael Jensen har været udlånt til Domea København for implementering af nyt IT system. Der er kommet frustrationer fra flere sider om manglende dialog og svar respons fra afløser. Dette håber JKJ snarest bliver genoprettet. MIC er kommet tilbage igen, dette vil indebære, at vores bestyrelser i afdelingerne 4501 4502 ved formændene ITP VJ. Forventer en bedre hurtigere besvarelse på spørgsmål. Der forventes en bedre forberedelse til fællesmøder. VJ ønsker også der fremover ved indkaldelse til afdelingsmøde at dagsorden godkendes af bestyrelsen/ formand. Vi glæder os til det nye IT værktøj kommer i gang, her har vi valgt ITP som web ansvarlig for hele boligselskabet på nær afdeling 4502. De har valgt egen web redaktør. JKJ HDL vil gerne takke for samarbejdet til alle afdelinger i Futura - Domea København - Domea Haderslev regions chef regionskontor Ejendomsmestre og Fredericia kommune. Bestyrelsen godkendte Jonna Jørgensens beretning. Side 2 af 13
2.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Jonna Kristiansen Formand Repræsentantskabet 2012 Jørgensen Henning Due Lorentzen Næstformand Repræsentantskabet Udpeget af kommunen 2011 2013 Elisabeth Kristensen Medlem Repræsentantskabet 2011 Hanne Lumby Medlem Udpeget af kommunen 2013 John Christian Larsen Medlem Repræsentantskabet 2011 Vibeke Johansen Medlem Repræsentantskabet 2012 Svend Hviid Mogensen Medlem Udpeget af Domea 2011 John Poulsen Suppleant Repræsentantskabet 2011 Liselotte Brandt Kyed Suppleant Repræsentantskabet 2011 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at næstformand Henning Due Lorentzen, Elisabeth Kristensen og John Christian Larsen er på valg på efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen godkendte orienteringen. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, og næstformanden 1 ½ portion. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte fordelingen at honorar fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, og næstformanden 1 ½ portion. 2.4 Boligselskabets årsregnskab Side 3 af 13
Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 01.01.2010 31.12.2010 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 11.749. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 28 til 30. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte og underskrev årsregnskabet. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.01.2010 31.12.2010 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 til 21 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Bestyrelsen godkendte såvel den mundtlige som den skriftlige beretning. 2.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Side 4 af 13
Bestyrelsen gav udtryk for stor tilfredshed med materialet, og godkendte herefter styringsrapporten. 2.8 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01.01.2012 31.12.2012 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Bestyrelsen godkendte boligselskabets budget. 2.9 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret 2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr. 2.633 pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr. 372.179 svarende til kr. 1.662 pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der i budget 2012 opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen. Bestyrelsen godkendte indstilling. Side 5 af 13
2.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Futura Fredericia kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 2 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Formand og næstformand blev indstillet til Domeas repræsentantskab. 2.11 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Futura Fredericia kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Vibeke Johansen og Ingward Te pas blev indstillet til BL 7. kreds. 2.12 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Ny forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Forretningsorden blev godkendt, og underskrevet af bestyrelsen. 2.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indar- Side 6 af 13
bejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Bestyrelsen godkendte indstillingen og foresætter med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 2.14 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 500 personer. Heraf har 195 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets seniorboliger afd. 45/03 er for tiden opnoteret 38 personer. Heraf har 21 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig 4501 Thygesmindevej 2 19 24 17 41 1,26 3 23 48 37 85 2,08 4 8 47 21 68 5,8 I alt i afdelingen 50 119 75 194 4502 Thygesminde 2 15 24 17 41 1,6 Alle 3 22 62 42 104 2,81 4 9 55 25 80 6,1 I alt i afdelingen 46 141 84 225 4503 Stenhøjparken 3 13 25 13 38 1,92 4 2 17 8 25 8,5 I alt i afdelingen 15 42 21 63 4505 Hybyhus 1 15 0 0 0 0 2 69 0 0 0 0 I alt i afdelingen 84 0 0 0 4506 Fynsgade 2 6 17 14 31 2,83 3 18 28 22 50 1,55 I alt i afdelingen 24 45 36 81 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Ventelistesituationen er tilfredsstillende, der er dog behov for særlige indsatser eller overvejelser i afd. 45/06. Fraflytningsstatistik for perioden 01.06.2010 31.05.2011 for samtlige afdelinger vedlægges til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 7 af 13
Bestyrelsen godkendte orienteringen. 2.15 Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger har hidtil kun kunnet gennemføres med kommunal godkendelse. Med virkning fra 1. januar 2011 kan indskud imidlertid reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 216,00 /m 2 for den enkelte bolig. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For afdelingerne i Boligselskabet Futura Fredericia kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afdeling Indskud/m2/gennemsnit 4501 - Thygesmindevej kr. 191,74 4502 - Thygesminde Allé kr. 218,93 4503 - Stenhøjparken kr. 223,93 4505 - Hybyhus kr. 228,90 4506 - Norgesgade kr. 294,02 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres til kr. 216,00 pr. m 2 ved genudlejning i afdelingerne 4501. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdeling 4501. Bestyrelsen godkendte, at indskuddet i afdeling 4501 hæves til 216,00, pr. m² ved genudlejning. 2.16 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. tillæg til forretningsføreraftale. Side 8 af 13
På regionsmøderne i foråret 2010 blev ideen om en fælles dispositionsfond i Domea præsenteret og drøftet, og på det ordinære repræsentantskabsmøde den 11. juni 2010 blev det besluttet at etablere en fælles dispositionsfond for Domeas administrerede boligorganisationer pr. 1. januar 2011. Dispositionsfonden har til formål at sikre boligorganisationernes og de enkelte afdelingers fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af boligorganisationen eller dens afdelinger. Fondens midler fremkommer på baggrund af årlige bidrag fra de tilsluttede boligorganisationer baseret på antallet af administrerede boligenheder. De tilsluttede boligorganisationer forpligter sig til med virkning fra den 1. januar 2011 - at betale et årligt bidrag på kr. 100,00 pr. lejemål (2011-niveau), der vil blive opkrævet sammen med administrationsbidraget til Domea. Alle boligorganisationer, som i dag administreres af Domea, har indtil den 30. juni 2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil fra det tidspunkt hvor beslutningen træffes være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig på et senere tidspunkt, har som hoved regel mulighed for dette, men vil være omfattet af 2 års karenstid. Støtte fra fonden kan kun ydes til formål i de tilsluttede boligorganisationer. De nærmere vilkår er beskrevet i vedlagte Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. Hvis boligorganisationen vælger at tilslutte sig den fælles dispositionsfond, skal der udfærdiges et tillæg til den gældende forretningsføreraftale. Eksempel vedlægges. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Bestyrelsen godkendte boligorganisationens tilslutning til Domeas fælles dispositionsfond, herefter blev 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale underskrevet. 2.17 Personaleforhold Generel orientering Lukket dagsorden. 2.18 Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Boligselskabet Futura. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af Boligselskabet Futura - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Side 9 af 13
Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr. 4.000 pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr. 24.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr. 5.000 pr. medarbejder pr. år, Dog en maks. samlet ramme på kr. 25.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Bestyrelsen godkendte tiltrædelse af uddannelsespolitikken. 2.19 Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Bilag: Brev af 21. januar 2011 Med vedlagte brev af 21. januar 2011 til organisationsbestyrelsens formand har Domea anbefalet et obligatorisk uddannelsesforløb for boligorganisationens ledende ejendomsfunktionærer og disses stedfortrædere. Forløbet indebærer en afklaring af Side 10 af 13
medarbejdernes aktuelle kompetenceniveau og et efterfølgende tilpasset kursusforløb. Det noteres for god ordens skyld, at boligorganisationen har tilsluttet sig det obligatoriske kursusforløb. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning. 3 Nybyggeri Lukket dagsorden. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.01.2010 31.12.2010 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 4501: overskud på kr. 53.030 Afdeling 4502: overskud på kr. 29.884 Afdeling 4503: overskud på kr. 81.804 Afdeling 4505: overskud på kr. 146.585 Afdeling 4506: underskud på kr. 88.840 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 22. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingens årsregnskaber. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.01.2012 31.12.2012 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 4501: Side 11 af 13
Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.205.000 og indebærer en lejeregulering på 3,31 % pr. 01.01.2012. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 30. maj 2011. Afdeling 4502: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.312.000 og indebærer en lejeregulering på 3,08 % pr. 01.01.2012. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 14. juni 2011. Afdeling 4503: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.035.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % 01.01.2012. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 30. maj 2011. Afdeling 4505: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 6.983.000 og indebærer en lejeregulering på 2,74 % pr. 01.01.2012. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 31. maj 2011. Afdeling 4506: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1-640.000 og indebærer en lejeregulering på 8,42 % pr. 01.01.2012. Budgettet er ikke godkendt, idet der ikke er valgt en afdelingsbestyrelse i afdelingen. Afdeling 50201: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.243.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01.01.2012. Budgettet er godkendt af Fredericia Kommune den 31. maj 2011. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4.3 Orientering om driftsforhold Michael Jensen gav orientering på mødet. Afdelingerne 45/01 og 45/02: Sammenlægning afdelingerne blev ikke godkendt på afd. 45/02 afdelingsmøde. Afdelingerne 4501 og 4502: Afdelingerne har været udsat for tyveri, traktoren som var godt 2 år gammel og havde en værdi af 380.000 kr. blev stjålet. Vi har købt samme maskine igen, betalt af forsikringen. Den ny maskine er udstyret med en GPS. Afdeling 4501: har fået nye komfurer. Ventilationsanlægget er renset for første gang. Afdelingen lider af knirkende gulv, som forsøges løst via øget drift. Afdeling 4502: der er lagt nyt asfalt på afdelingens stamvej. Afdeling har en udfordring i deres varmecentral, hvilket forsøges løst via øget drift. Yderdørene i afdelingen er utætte, problemet løses via øget drift. 4.4 4505 Hybyhus - Lundingsvej 17 B renoveringsprojekt Michael Jensen gav orientering på mødet. Side 12 af 13
16 af afdelingens lejemål skal renoveres, estimeret omkostninger beløber sig til ca. 4.500.000. kr. Renoveringen omfatter ny isolering på taget, nye vinduer, nye varmekilder og nye udestuer på gavlene. For at renoveringen er så lidt til gene for beboerne som muligt, projekteres der ikke med genhusning, således vil arbejdet som skal udføres inde i boligen skulle færdiggøres på en dag. Arbejdet forventes igangsat primo september 2011 og afsluttet ultimo december 2011. Der er tegnestuen Thomas Thomasen som er rådgiver. 4.5 4506 Fynsgade Altaner Michael Jensen gav orientering på mødet. Endelig tilladelse til montering af to altaner på Norgesgade 25 1. tv og 25 2. tv, forligger, monteringen forventes at ske i uge 34. 5 Eventuelt Københavnertur den 30. september 2011 Der indstilles, at det kun er repræsentantskabet som deltager i Københavner turen. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 13 af 13