Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K Statusrapport for projekt samt anmodning om udbetaling af tilskud Projektdata: Projektnummer og titel: 0901627 Bred anvendelse af teletolkning per videokonference i hele sundhedssektoren. Journalnummer (fremgår af tilskudsbrev): Tilskudsmodtager: MedCom Adresse: Rugårdsvej 15, 2. sal Postnr. & by: 5000 Odense Tlf: 30 54 87 33 E-mail: lho@medcom.dk Projektleder: Lone Høiberg Projektstart: 1. januar 2009 Statusperiode: 1. januar 31. marts 2012 Status Regionerne Alle regioner forventer, at de har implementeret videotolkning på 90 % af alle relevante afdelinger i december 2012. Region Midtjylland har haft store organisatoriske ændringer, og nedskrevet deres relevante afdelinger fra 157 til 100. Region Hovedstaden har meddelt at der har 116 relevante afdelinger nu, det er 7 færre. Region Syddanmark medtager 10 ekstra afdelinger, svarende til 404 afd. Samlet er der implementeret videotolkning på 146 afdelinger, svarende til 36 %, yderligere 80 afdelinger er teknisk klar og undervist, svarende til 19 %. 1
Oversigt over antal afdelinger, der videotolker, holdt op projektets mål. 500 400 300 200 100 0 Relevante afdelinger Afdelinger, der teletolker Milepæle Region Syddanmark har implementeret videotolkning på mere end 90 % af alle deres relevante afdelinger. De øvrige 4 regioner har implementeret videotolkning på 13-20 % af egne relevante afdelinger. Der er nationalt gennemført 3494 videotolkninger, langt størstedelen - 93 % af de gennemførte videotolkninger er gennemført i region Syddanmark. Det er generelt meget få videotolkninger pr. afdeling i de øvrige regioner. Regionerne kan frikøbe en person dedikeret til projektet, så snart de er teknisk klar med videotolkning på 25 % af alle relevante afdelinger. Region Syddanmark har etableret frikøbet, region Hovedstaden, Nordjylland og Midtjylland kan frikøbe deres person. Region Hovedstaden har 116 relevante afdelinger. Der er i alt 21 afdelinger, som videotolker, svarende til 18 %, og 13 afdelinger er teknisk klar, svarende til knap 11 %. De har gennemført 49 videotolkninger i perioden. Incitamentet for at anvende videotolkning er besparelse af tolkens kørsel, afdelinger kan booke en videotolkesession ned til 15 minutter, og har mulighed for at få en akut tolk. Region Sjælland har 30 relevante afdelinger. Videotolkning er implementeret på i alt 4 afdelinger, svarende til 13 %, yderligere 3 afdelinger et teknisk klar og undervist, svarende til 10 %. Der er gennemført 26 videotolkninger i perioden. Styregruppen har tildelt projektet flere ressourcer for at sikre fremdrift. Ledelsen har meldt ud, at videotolkning skal anvendes. Incitamenter som fremhæves for at anvende videotolkning; Kvaliteten af videotolkning er bedre end nuværende telefontolkning, Videoudstyret også kan anvendes til fx døvetolkning og videomøder. Region Syddanmark har 102 relevante afdelinger til projektet, men har taget yderligere 10 afdelinger med. Videotolkning er implementeret på i alt 96 afdelinger, svarende til 94 % af de 102 tilmeldte afdelinger. Milepælen med 90 % af alle relevante afdelinger er gennemført. Der er yderligere 16 afdelinger, svarende til knap 16 %, der er teknisk klar, men mangler at gennemføre 1. videotolkning. På sygehusledelsesmødet d. 28. marts 2012 er det besluttet, at psykiatrisygehuset skal anvende videotolkning, som den fortrukne tolkemetode fra den 16. april 2012. Det forventes derfor, at anvendelsesgraden af videotolkning igangsættes og stødt vil stige i løbet af de næste måneder. Der er gennemført 3273 videotolkninger i perioden. Region Midtjylland har 100 relevante afdelinger til projektet. Videotolkning er implementeret på 15 afdelinger, svarende til 15 %, og 13 afdelinger er teknisk klar, svarende til 13 %. Der er gennemført 137 videotolkninger. Implementeringen i Århus er genoptaget efter afregningspriserne for videotolkning er genforhandlet, så det ikke er dyrere at videotolke, for at styrke indsatsen der, tilføres personaleressourcer, dedikeret til udbredelsesprocessen. Der gennemføres udbud på tolkning, som effektueres pr. 1. oktober 2012. Region Nordjylland har 49 relevante afdelinger. Videotolkning er implementeret på 10 afdelinger, svarende til 20 %, yderligere 35 afdelinger, svarende til 71 % er teknisk klar, men mangler at gennemføre 1. videotolkning. Afdelingsledelserne er informeret om, at videotolkning skal benyttes. Af forskellige årsager hænger projektet med 1. videotolkning gennemført. Det er derfor besluttet på møde i dag, at styrke projektet med en minikampagne, hvor vi vil reklamere for videotolkning. Kampagnen går i luften umiddelbart efter sommerferien. Grunden til det ikke bliver før er, at vi har store it-projekter, som optager ressourcerne på sygehusene her i første halvår af 2012. Der er gennemført 9 videotolkninger. På Ålborg sygehus benyttes videoudstyret også til andre formål, fx udskrivningskonferencer med kommuner og til interne møder. 2
Gennemførte videotolkninger på sygehusene 2010 Hovedstaden Sjælland Syddanmark Midtjylland Nordjylland I alt nuar 0 0 62 0 0 62 Februar 2 0 104 0 0 106 Marts 0 0 60 1 0 61 April 4 0 63 5 0 72 Maj 7 0 110 8 0 125 Juni 7 0 107 Juli 2 0 42 144 2 August 4 0 57 0 September 0 0 87 Oktober 0 0 116 November 2 0 134 December 0 0 113 2011 2 367 227 2 681 1. kvartal 77 2 663 475 2 1219 2. kvartal 66 12 1648 196 1 1923 3. kvartal 55 17 1898 182 2 2154 4. kvartal 72 32 2108 100 6 2318 2012 1. kvartal 49 26 3273 137 9 3494 Total 347 89 10.645 1475 26 12.582 Kommuner Pilotafprøvningen af videotolkning indenfor det kommunale område skal indhente praktisk erfaring vedrørende anvendelsesmuligheder og potentiale for kvalitetsforbedringer samt mere effektiv udnyttelse af tolkeressourcerne indenfor forskellige kommunale forvaltningsområder. Potentialet for den kommunale anvendelse af videotolkning har jf. de første erfaringer vist sig større end forventet, idet eksempelvis muligheden for at gennemføre akutte tolkninger har givet mulighed for hurtig sagsgang. Samtlige afsluttede pilotprojekter har affødt beslutning om at fortsætte med udbredelse til drift. Pr. april 2012 er følgende kommuner involveret i pilotprojekter under Medcom s teletolkeprojekt: Odense kommune: Har afsluttet pilotafprøvningen pr. januar 2011 med udarbejdelse af en mini MTV, der på baggrund af erfaringerne fra pilotprojektet konkluderer, at implementering af teletolkning indenfor relevante forvaltninger vil være en fordel, idet der kan peges på både økonomiske fordele og kvalitetsforbedringer. Odense kommune kører nu i drift med videotolkning. Århus kommune: Har afsluttet pilotprojekt og har udarbejdet MTV. Videotolkning anvendes i drift i Århus kommune. Kolding kommune: Kolding kommune har afsluttet pilotprojekt med udarbejdelse af en MTV. På baggrund af projektets positive udfald, er det besluttet, at implementere videobaseret teletolkning på tværs af alle forvaltninger i Kolding Kommune. Pilotprojektet har vist, at det er tidsbesparende, der spares kørselsafgift, kilometerpenge, og der er mulighed for akut tolkning. Københavns kommune: Jobcenter København (NV) har pr. juni 2011 igangsat et pilotprojekt baseret på anvendelse af teletolkning i jobcentrets reception, som har stort behov for akutte tolkninger i forbindelse med borgerhenvendelser. Esbjerg kommune: Har gennemført pilotafprøvning af teletolkning indenfor Jobcenteret. Pilotprojektet er afsluttet og der arbejdes imod at fortsætte videotolkning i drift. Varde kommune: Har igangsat pilotprojekt i november 2011. Fredericia kommune: Har gennemført pilotafprøvning indenfor sundhedsområdet, med ønske om bl.a. at afprøve mobile løsninger, hvilket har vist sig udfordrende idet de mobile bredbåndsforbindelser ikke kan levere videotolkning af tilstrækkelig høj kvalitet og stabilitet. Projektet er afsluttet og evalueret, og der 3
arbejdes på udbredelse til drift. Vejen kommune: Har gennemført pilotprojekt i Integrationsteamet under Socialafdelingen og Jobcentret under Arbejdsmarkedsafdelingen pr. maj 2011. Der er gennemført relativt mange videotolkninger i projektet og der er allerede taget initiativ til at udvide anvendelsen. Projektet er afsluttet og evalueret og der arbejdes på udbredelse til drift. Middelfart kommune: Har igangsat pilotafprøvning i Jobcenter og Borgerservice fra november 2011. For Jobcentrets vedkommende med den vinkel, at der ønskes afprøvet mulighed for videotolkning i forbindelse med jobkonsulenternes besøg på virksomheder. Favrskov kommune: Har indgået samarbejdsaftale om pilotprojekt indenfor Social indsats, Jobcenter og Børne og Familieafdelinger. Pilotprojektet er igangsat i marts 2012. Disse 10 kommuner udgør det samlede antal af kommunale pilotprojekter i Tolkeprojektet. Der vil ikke blive indgået flere samarbejdsaftaler, men generelt er der stor interesse for ibrugtagning af videotolkning blandt kommunerne, og flere kommuner er i gang med at implementere anvendelse af videokonferenceudstyr til tolkning og andre formål. Videotolkning er flere steder et krav i de kommunale udbud ift. sprogtolkning. MedCom bidrager med support ift. den tekniske og organisatoriske implementering i kommunerne. En mulighed for at gennemføre tolkning via mobilt videoudstyr, eksempelvis i borgerens hjem, vurderes yderst relevant pga. kommunernes udadrettede borgerkontakt, og flere af kommunerne er interesserede i netop denne mulighed. Imidlertid er de tekniske muligheder (netværk og videoklienter til det mobile udstyr) på nuværende tidspunkt ikke af tilstrækkelig høj kvalitet til en klinisk afprøvning. Teknik VDX kører med en oppetid på 100 %, der har ikke været problemer siden sidste status VCS og VCS-X er blevet opdateret til seneste software p.g.a. et sikkerhedshul i tidligere versioner. Vi afventer ny release af TMS, hvorefter vi vil gå over til en ny provisioneringsmodel. Vi har lavet en samarbejsaftale med Seevia omkring en fælles video telefonbog som snart vil blive introduceret. Vi er i dialog med Synergyconsulting om at få lavet et statistik modul til VDX til fælles afbenyttelse. VDX-statistik er tilgængelig her: http://www.medcom.dk/wm112143 Delprojekt Booking Pilotafprøvningen er i gang, og forventes afsluttet 1. juni, hvor der også foreligger en evaluering. De øvrige regioner er løbende informeret om projektet. Sideprojekt Telepsykiatri Pilotprojekterne er gennemført, og evalueringen i gang. Evalueringsrapporten er forsinket, da det først var muligt at indhente erfaringer fra den sidste afdeling ultimo marts. Rapporten vil foreligge medio maj. Projektplan (skal fylde 2-3 sider): Følger projektet den i projektansøgningen angivne projektplan? Ved nej udfyldes bilaget revideret projektplan og indsendes som del af projektets afrapportering. (Ved forsinkelser i tids- og leveranceplan, skal en ny projektplan godkendes af fonden). Hvis nej, beskrives her hvilke forhold, der har ændret sig: Projektet har ikke nået milepælen 1. april 2012; 75 % af alle relevante afdelinger videotolker. Beskriv indhold af de milepæle og leverancer, som projektet har færdiggjort i indeværende projektperiode: 4
Milepæl Udbredelse af videotolkning på mere end 75 % af alle relevante sygehusafdelinger er ikke nået, forventes gennemført i 3. kvartal 12 Leverancer Indgået samarbejdsaftaler med i alt 10 kommuner Yderligere 2 kommuner har afsluttet pilotprojekt medfølgende en evalueringsrapport, i alt har 6 kommuner afsluttet deres pilot. Undervisning, foregår løbende Udbud på Projektets slutevaluering er gennemført. Region Midtjylland, Center for Forskning og Kvalitet, er valgt som leverandør Projektet har udarbejdet en checkliste som inspiration ved udbud Igangværende leverancer Delprojekt Booking: Pilotafprøvning i gang Sideprojekt Telepsykiatri: Pilotprojekter afsluttet, evaluering i gang. Fælles adressebog 4 kommuner er i gang med deres pilotprojekt Regionerne har implementeret videotolkning på 36 % af alle relevante afdelinger Regionerne har yderligere 19 % af alle relevante afdelinger, som er teknisk klar og undervist Hvad viser de foreløbige resultater, som er opnået i projektet? Regionerne skal arbejde målrettet for at nå milepælene i teletolkeprojektet. Ledelsesopbakningen sammen med tæt kontakt med lokale implementeringsansvarlige er forsat vigtigt for at nå målene. Flere regioner har interesse for flere initiativer for at udbrede videotolkning i praksis. De kommuner, som har gennemført pilotprojekter, er forsat i drift eller arbejder hen mod dette Tolkeudbyder i region Syddanmark har etableret et tolkekontor med 20 tolkepladser Det har stor betydning, at der gennemføres udbud, som sikrer gode rammer for anvendelse af videotolkning. Der skal være økonomisk incitament for at kunne implementere videotolkning, også selvom videotolkning giver et kvalitativt løft Er der eksempler på, at foreløbige effekter er forankret hos målgruppen(erne)? På Odense Universitetshospital gennemføres 50 % af alle tolkninger som videotolkninger. Kommunerne er interesserede i videotolkning og har samtidig stort fokus på anden anvendelse af videokonferenceudstyr Klinikerne giver udtryk for tilfredshed med videotolkning, oplever en tættere kontakt med patienten, når tolken deltager via en skærm Det totale antal videotolkninger er forsat stødt stigende Hvilken konsekvens har de opnåede resultater og effekter i projektet? Når de fleste afdelinger får implementeret videotolkning så sent i projektet, vil vi ikke i projektets levetid få det fulde udbytte på 5
dækningsgraden. Erfaringerne fra region Syddanmark viser en stødt stigende anvendelse af videotolkning. På baggrund af projektplanen angives de milepæle, som er nået til næste afrapportering: o Telepsykiatri evalueringsrapporten er udarbejdet og tilgængelig for alle interesserede (Eventuelt flere kan tilføjes) Ledelses- og ejerforhold: Er der ændringer i projektets ledelses- og/eller ejerforhold? Hvis ja tages der kontakt til ABT-fonden. Hvis ja, beskriv ændringerne [SKRIV HER] Potentialevurdering: Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre potentialevurderingen i projektet? Hvis ja udfyldes bilaget revideret arbejdskraftbesparende potentiale og indsendes som del af projektets afrapportering Hvis ja, beskriv årsagen til afvigelsen mellem forventet og observeret forandring: [SKRIV HER] Hvis ja, beskriv hvilke nye årsagsmæssige sammenhænge, disse observationer giver anledning til at arbejde med i projektet: [SKRIV HER] Risikovurdering: Hvilke udfordringer har projektet været igennem og hvordan håndteredes udfordringerne? Projektets største udfordring er udbredelse til 90 % af alle relevante afdelinger på relativ kort tid. Regionernes styregrupperepræsentant har præsenteret projektets status for RSI s styregruppe i november for at få øget ledelsesopbakning til projektet. Dette er fulgt op med, at alle regioner har udfyldt et skema til RSI omkring egen fremdrift og handlinger. Derudover frikøber projektet en medarbejder dedikeret til projektet regionalt når den enkelte region har implementeret videotolkning på 25 % af alle relevante afdelinger. Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre risikovurderingen i projektet? Hvis ja udfyldes bilaget Revurderet risikoanalyse. Hvis ja, beskriv hvilke resultater, der har givet anledning til at ændre 6
risikovurderingen: Risikoen på fremdrift af implementering af videotolkning går ikke længere på, om implementering af videotolkning på 75 % af alle relevante afdelinger nås, men på projektets slutmål 90 %. Selv om alle regioner melder ud, de forventer at nå projektet mål med at videotolke på 90 % af alle relevante afdelinger pr. 31. december 12, er der en risiko. Budget, regnskab og udbetalingsanmodning: Er der ændringer til det samlede projektbudget? Hvis ja udfyldes bilaget Anmodning om ændring i projektbudget. ABT-fonden anmodes om udbetaling af 1.291.751 kr. Bilaget Anmodning om udbetaling skal udfyldes og indsendes som del af projektets afrapportering. Bemærkning: Der er på grund af fejl ved periodeforskydning, omfordelt penge under Andet, så budgettet nu stemmer. Dato og underskift: Jeg erklærer på tro og love, at de fremsendte oplysninger er korrekte: 7