Torvegade 74. 6700 Esbjerg Dato 13. feb. 2012 Journal nr. Sagsbehandler Per Godiksen Beslutningsoplæg: Vækstfremmepulje ved Esbjerg Kommune Beslutningsoplægget er fastlagt af styregruppen, som har ansvar for at koordinere vækstfremmepuljen. Beslutningsoplægget omfatter de styrings- og kommunikationsmæssig rammer for disponering af puljen. Formål med vækstfremmepuljen Formålet med vækstfremmepuljen er, at: Understøtte og fremme vækst og erhvervsudvikling og gerne styrke samarbejdet mellem flere aktører i kommunen gennem konkrete projekter Synliggøre Esbjerg som en aktiv kommune, som udfordrer den bestående praksis og som understøtter nytænkning Baggrund Vækstfremmepuljen blev etableret i 2011 i forbindelse med beslutning af Budget 2012-15. Puljen omfatter kr. 10 mio. til vækstfremme. Etablering af vækstfremmepuljen skal ikke blot ses i sammenhæng med kommunens Vækststrategi, men også efterfølgende vækstinitiativer og tværkommunale initiativer, fx: Intensiveret brug af energiteknologi Destination Sydvest Jylland (turisme) Vidensstrategi Energimetropol Velfærdsteknologi Tilflytning / tiltrækning til kommunen Telefon 76 16 16 16 Telefax 76 16 16 17 p-u@esbjergkommune.dk www.esbjergkommune.dk
Økonomiudvalget prioriterer vækstfremmepuljen højt, og har nedsat følgende styregruppe til at koordinere arbejdet: Kommunaldirektør Otto Jespersen (formand) Direktør for Sundhed & Omsorg, Arne Nikolajsen Planchef Peter Bagge Økonomichef Eddie Dydensborg Personale- og udviklingschef Christian Bertelsen Dan Madsen, Deputy Director i Rambøll Oil and Gas Henrik Larsen, Rektor for Erhvervsakademi Syd Vest Økonomiudvalget ønsker med den brede repræsentation i styregruppen at sætte høj fokus på vækstfremmepuljen. Sammensætningen af styregruppen signalerer desuden, at midler fra vækstfremmepuljen kan tildeles et bredt spekter af aktører i kommunen, fx: Private virksomheder, brancheorganisationer, uddannelsesinstitutioner, Esbjerg Erhvervs Udvikling (EEU) osv. Forvaltninger og afdelinger i Esbjerg Kommune Tværgående samarbejde mellem flere interessenter. Styregruppen indkalder forslag, og vil lægge vægt på at involvere repræsentanter fra et bredt udsnit af interessenter i kommunen. Styregruppen prioriterer også højt, at vækstfremmepuljen kommunikeres og markedsføres tilpasset de forskellige faser i forløbet ikke blot til kommunen, men også til regionalt og nationalt niveau samt til relevante interessenter. Der tages undervejs forskellige medier i brug, som fx hjemmesider, orienteringsmøder og fagblade. Kommunikation og markedsføring skal ikke blot ske i tilknytning til udmelding og indkaldelse af ansøgninger, men også når resultatet af de enkelte indsatser præsenteres. De fastlagte rammer for disponering af vækstfremmepuljen fremgår nedenfor. Kriterier for ansøgning om midler fra vækstfremmepuljen Ansøger fastlægger mål og beskriver indsatsen. Følgende indsatsområder prioriteres særlig højt: Energi Turisme (oplevelsesøkonomi) Velfærdsteknologi - 2 -
Tiltrækning / tilflytning til kommunen Mål og beskrivelse af indsatsen skal tage udgangspunkt i følgende kriterier: 1. Indsatsen skal være et konkret projekt som understøtter nytænkning samt udvikling af kommunen, og som medvirker til at profilere Esbjerg Kommune, fx: Nytænkning kan fx være innovative tiltag, overførsel og afprøvning af kendt viden til nye områder, udbredelse af initiativer fra en privat virksomhed til hele branchen (fx energibesparende foranstaltninger) Indsatsens nyhedsværdi med henblik på profilering af kommunen ikke blot til den øvrige geografiske kommune, men også til region, nationalt niveau samt relevante interessenter 2. Indsatsen skal understøtte og fremme vækst og erhvervsudvikling - samarbejde mellem flere aktører i kommunen omkring konkrete projekter prioriteres særlig højt Understøtte og fremme vækst og erhvervsudvikling kan række fra etablering af nye produkter og tjenesteydelser til skabelse af betingelser for den videre udvikling af kommunen, så den fremstår som en attraktiv kommune. Et samarbejde mellem flere aktører kan fx være projekt, som gennemføres i samarbejde mellem en privat/offentlig virksomhed og med en uddannelsesinstitution eller der kan være tale om tværkommunale indsatser som koordineres via Esbjerg Erhvervsudvikling eller andre bredt favnende organisationer. Ved valg af indsats vil så vidt muligt blive lagt vægt på at prioritere 3-4 større projekter samt et større antal mindre projekter. Hvem kan søge Ejer / ejere af indsatsen skal have tilknytning til Esbjerg kommune og /eller den foreslåede indsats skal have effekt for kommunen. Ejeren kan være: Enkeltstående ejere Der kan fx være tale om enkeltstående private virksomheder, brancheorganisationer, uddannelsesinstitutioner, kulturelle enheder, Esbjerg Erhvervsudvikling osv. Et arbejdsområde ved virksomheden Esbjerg Kommune kan ikke være enkeltstående ejer. Ejer af indsatsen kan være et samarbejde mellem flere - 3 -
af de nævnte interessenter Samspil mellem forskellige interessenter prioriteres særlig højt. Det kan være mellem en uddannelsesinstitution og en privat eller offentlig virksomhed, velfærdsteknologiske partnerskaber mellem en privat og en offentlig virksomhed, tværgående initiativer iværksat af Esbjerg Erhvervsudvikling osv. Indsatsen kan være et særligt politisk prioriteret fokusområde Det kan fx være Intensiveret brug af energiteknologi, Destination Sydvest Jylland (turisme), Energimetropol, en attraktiv bosætningskommune og styrke universiteterne Omkostningsdækning Der kan højst søges om dækning af 50% af budgettet for den samlede indsats. Overskridelse af budgettet dækkes ikke af vækstfremmepuljen. Budget og regnskab Ved fremsendelse af ansøgning vedlægges et budget. Når indsatsen er afsluttet afleverer modtageren et regnskab. Formkrav Indsendelse og godkendelse af ansøgning skal ske elektronisk og omfatter: 1. Beskrivelse af indsatsen Beskrivelsen af indsatsen skal være på 2-3 sider, og omfatte: 2-3 hovedmål / succeskriterier ledsaget af en beskrivelse af den konkret indsats. Hovedmål / succeskriterier udformes, så det er mulighed for en efterfølgende konkret målopfølgning og evaluering. Det accepteres, at effekter af visse indsatser først viser sig efter nogle år. Mål og succeskriterier skal fastlægges i forhold hertil. Målgruppen for indsatsen, fx opgaveområdet / virksomheden / kundegruppen. Særskilt redegøres for, hvordan evalueringen / målopfølgningen skal finde sted og hvem der skal forestå denne. Der etableres et elektronisk ansøgningsskema på Esbjerg - 4 -
Kommunes hjemmeside >...link...< Efter aftale mellem Styregruppen og ansøger, kan det aftales at ansøgningen udformes som en kortere præsentation af en ide. Hvis styregruppen indstiller det besluttes at arbejde videre med ideen skal ansøger være indstillet på efterfølgende at udforme en fyldestgørende beskrivelse. 2. Plan for realisering af den konkrete indsats, herunder tidsplan Tidsplanen skal som minimum omfatte hoved-milepæle. Tidsplanen kan højst strække sig over en 1-2 årig periode med mindre andet aftales. 3. Budget for den samlede indsats Der opstilles et budget med angivelse af hovedposter. Når indsatsen er afsluttet 4. Når indsatsen er afsluttet iflg. den fastlagte tidsplan indsender ejeren af indsatsen: Evaluering med opfølgning på mål / succeskriterier. Regnskab. Styregruppen tager efter behov kontakt til ejeren af indsatsen og koordinerer herefter forelæggelse for Økonomiudvalget. Ejeren af indsatsen skal være indstillet på at forelægge resultatet af indsatsen for Økonomiudvalg o.a. relevante parter samt deltage i øvrige markedsføringstiltag. Ophavsret o.a. juridiske forhold Ejer af indsatsen har det fulde ejerskab over indsatsen hvad angår ophavsret, patentrettigheder mv. Ejer skal være indforstået med, at egen markedsføring skal ske efter nærmere aftale med styregruppen, så formålet om en profilering af den samlede kommune tilgodeses. Ejeren må endvidere være indforstået med, at Esbjerg Kommune vil bruge indsatsen i markedsføringsøjemed. Evt. nærmere vilkår aftales i tilknytning til godkendelse af midler til projektet fra vækstfremmepuljen. Nærmere vilkår kan være hensyn til lovmæssige forhold som fx konkurrencelovgivning og den kommunale styrelseslov. Ansøgningsprocessen i 2012 Hovedmilepælene er (jf. også den følgende procesplan): - 5 -
1. Første og andet kvartal 2012: Markedsføring af nærværende rammer gennem relevante medier, herunder deltage i arrangementer hos eksterne aktører eller indkalde disse til orienteringsmøder. 2. Juni 2012: Ansøgningsfrist for aflevering af ansøgning til styregruppen, herunder screening. 3. August 2012: Styregruppen indstiller til Økonomiudvalget, som fastlægger det endelige valg af indsatser. Ansøgerne får herefter besked. Ansøgerne skal være indstillet på at præsentere forslaget til indsats for Økonomiudvalget. Ud over den beskrevne ansøgningsproces er der også mulighed for løbende at sende ansøgninger. Kommunikation og markedsføring Mulighed for støtte og vejledning Der etableres en kommunikationsplan for hele forløbet. Ejer(ne) af en indsats, som får midler fra vækstfremmepuljen, har i en vist grad mulighed for at kontakte Esbjerg Kommune for at drøfte juridiske, økonomiske og procesmæssige forhold. Desuden kan Esbjerg kommune hjælpe med at formidle kontakt til andre samarbejdspartnere. - 6 -
Procesplan Tid Aktivitet Kommunikation Dec. 2011 Opstartsmøde i styregruppe Jan. og feb. 2012 Drøftelse på afdelingschefmødet den 10. Jan. 2012 Godkendelse af beslutningsoplæg i styregruppen den 3. Feb. 2012. Endeligt godkendelse af oplæg i Økonomiudvalget i slutningen af feb. 2012. Markedsføringsplan udarbejdes og forelægges Styregruppen Orienteringer: 4/1: Rotary 12/1: Nytårskur (erhvervslivet) 26/1: Fælles ledermøde Etablering af Sekretariat Der etableres et sekretariat, som kan svare på spørgsmål, koordinere forespørgsler mv. Hjemmeside etableres jan./primo feb.: Hjemmesiden udbygges i takt med de forskellige faser i arbejdet med at formidle vækstfremmepuljen Udarbejdelse af materialer: Pressemeddelelse fx folder. slides, spm.-svar, nyhedsbreve Marts-Maj 2012 Kontakt til interne og eksterne interessenter samt udmelding af muligheden for at søge midler. Desuden tilbydes, at et medlem af styregruppen kan give en orientering om puljen for relevante interessenter. Koncentreret markedsføring umiddelbart efter beslutning: Pressemeddelelse sendes ud Annoncering i JV, Ugeavis, hjemmeside mv. Artikler i relevante medier, bl.a. JV, Ugeavis fagblade mv. Elektronisk ansøgningsskema bliver tilgængelig på hjemmesiden Aftaler indgås med de interessenter, som en repræsentant fra styregruppen gerne vil besøge Øvrige interessenter tilsendes en info-pakke. Følgende interessenter kontaktes aktivt med henblik på besøg i marts-april: Esbjerg Rektorkollegium De større turistaktører Esbjerg Havn - 7 -
Bymidtesamarbejdet Off-shore center Danmark Esbjerg Erhvevsudvikling Juni 2012 Aug, 2012 Ansøgningsfrist for modtagelse af ansøgninger er 1. Juni 2012: Styregruppen screener og bedømmer. Screeningen indebærer typisk en præsentation for styregruppen Ved indkaldelse til præsentation for styregruppe og siden Økonomiudvalg skal aftales med den enkelte ansøger, at denne skal være indstillet på at deltage i ikke blot screening, men også præsentation for Økonomiudvalg samt den afsluttende forelæggelse efter endt indsats. Styregruppen udarbejder indstilling til godkendelse i Økonomiudvalget. Umiddelbart efter 1. juni: Pressemeddelelse / Artikel udarbejdes til JV, Ugeavis og hjemmeside. Der gives et overblik over forløbet af de sidste måneder, et billede af interessen for ordningen og udstikke hvad der så sker herefter. Umiddelbart efter Økonomiudvalgets beslutning Ansøgerne præsenterer sit forslag til projekt for Økonomiudvalget. Efter godkendelse i Økonomiudvalget kontaktes alle der har fået godkendt en ansøgning om midler. Efter beslutning i Økonomiudvalget fastlægges og udmeldes en evt. tidsplan for indhentning af yderligere ansøgninger i 2013. Alle ideer forelægges på pressemøde, i atriumgården eller på anden vis, så et bredt udsnit af pressen får adgang til at se ideerne. Det er ejerne af indsatserne der selv præsenterer. Projektforløbet Styregruppen følger implementering af indsatserne og kan efter behov tage kontakt til ejerne af en indsats. Efter behov kan udarbejdes tematiserede artikler, samt formidles kontakt mellem medier og de, der arbejder med at implementere indsatsen. Afslutning af et projekt Når et projekt er afsluttet sender ejeren af en indsats en rapport med målopfølgning, evaluering og regnskab til styregruppen Med baggrund heri udarbejde styregruppen en status som herefter forelægges Direktionen og ØU. Ejer af indsatsen skal være indstillet på at give Økonomiudvalget en orientering / præsentation af det færdige projekt samt at deltage i andre markedsføringsrelaterede aktiviteter. - 8 -
- 9 -